Thủ tục thực hiện đăng ký mã vạch tại Bắc Giang – Hướng dẫn & dịch vụ trọn gói

228
07/11/2025

Rate this post

Thủ tục thực hiện đăng ký mã vạch tại Bắc Giang là một trong những bước quan trọng đối với các doanh nghiệp và cơ sở sản xuất. Việc đăng ký mã vạch không chỉ giúp các sản phẩm dễ dàng lưu thông trên thị trường mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong quản lý hàng hóa. Các doanh nghiệp tại Bắc Giang cần tuân thủ quy trình này để đảm bảo tính minh bạch, nâng cao uy tín và phát triển bền vững. Đăng ký mã vạch đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt hồ sơ và kiến thức pháp lý. Mã vạch không chỉ là công cụ giúp nhận diện sản phẩm mà còn hỗ trợ các quy trình bán hàng, kiểm kê hàng tồn kho một cách hiệu quả. Việc thiếu mã vạch có thể gây khó khăn trong quá trình xuất khẩu và tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy, để thành công, các doanh nghiệp cần nắm vững quy định và thủ tục thực hiện đăng ký mã vạch tại Bắc Giang.

Dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói tại Bắc Giang

Tổng quan về mã số mã vạch

Mã số mã vạch (MSMV) là hệ thống định danh chuẩn hóa toàn cầu cho sản phẩm, đơn vị logistics và điểm bán, cho phép nhận diện nhanh – chính xác – tự động bằng máy quét hoặc camera. Hạt nhân của hệ thống là mã số (ví dụ GTIN) gán cho từng đơn vị thương mại và mã vạch thể hiện mã số đó dưới dạng vạch đen–trắng theo chuẩn (EAN/UPC, ITF-14, GS1-128…). Khi áp dụng MSMV, dữ liệu sản phẩm được đồng bộ từ nhà sản xuất → kho → vận tải → bán lẻ → thương mại điện tử, giảm lỗi nhập tay, rút ngắn thời gian kiểm kê, tăng tốc thanh toán và truy xuất nguồn gốc.

Tại Bắc Giang, nơi các KCN như Quang Châu, Vân Trung, Đình Trám, Song Khê–Nội Hoàng quy tụ nhiều doanh nghiệp sản xuất – gia công, MSMV là “ngôn ngữ chung” để kết nối chuỗi cung ứng với siêu thị, sàn TMĐT và đối tác xuất khẩu. Doanh nghiệp gắn mã đúng chuẩn sẽ: (i) vào nhanh kênh modern trade (siêu thị/chuỗi), (ii) đáp ứng yêu cầu EDI/WMS của đối tác logistics, (iii) sẵn sàng triển khai truy xuất nguồn gốc, tem điện tử chống giả, và (iv) mở rộng kênh bán đa nền tảng. Về quản trị, MSMV giúp chuẩn hóa master data, giảm trùng SKU, tối ưu kiểm kê, định mức bao bì và đóng gói. Khi tiến lên các chuẩn mới (ví dụ 2D code/GS1 Digital Link), doanh nghiệp có thể nhúng URL sản phẩm, lô, hạn dùng để phục vụ truy xuất và tương tác người tiêu dùng.

Tóm lại, MSMV không chỉ là “mã để quét” mà là hệ sinh thái định danh gắn với dữ liệu sản phẩm xuyên suốt vòng đời—từ R&D, sản xuất, kho vận, bán lẻ đến bảo hành và thu hồi—giúp doanh nghiệp Bắc Giang tăng tính chuyên nghiệp, minh bạch và khả năng mở rộng trong nước và quốc tế.

GS1 là gì? Lợi ích khi gắn mã vạch cho sản phẩm

GS1 là tổ chức phi lợi nhuận toàn cầu xây dựng và quản lý chuẩn định danh như GTIN, GLN, SSCC, GS1-128, DataMatrix/QR theo GS1 Digital Link. Tại Việt Nam, doanh nghiệp đăng ký qua GS1 Việt Nam để được cấp tiền tố (company prefix), từ đó tự tạo GTIN cho từng SKU.

Lợi ích khi gắn mã vạch:

Kết nối kênh bán: bắt buộc/ưu tiên tại hầu hết siêu thị, sàn TMĐT; hỗ trợ POS quét nhanh, hạn chế sai giá/tên.

Chuỗi cung ứng trơn tru: đồng bộ dữ liệu với WMS/TMS/ERP, giảm lỗi nhập liệu, rút ngắn giao – nhận.

Truy xuất & chống giả: kết hợp mã lô, hạn dùng, tem điện tử; hỗ trợ chương trình thu hồi có mục tiêu.

Quản trị SKU & phân tích: chuẩn hóa master data, dễ theo dõi doanh số–tồn kho–vòng quay; nền tảng cho bán đa kênh.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Xuất khẩu: nhận diện toàn cầu, đáp ứng yêu cầu đối tác/khách hàng quốc tế.

Khi triển khai, cần thống nhất quy tắc cấp GTIN, kiểm soát đổi bao bì/khối lượng để quyết định tạo GTIN mới hay giữ GTIN cũ, đồng thời kiểm tra chất lượng in/độ tương phản để đạt chuẩn quét.

Phân loại GTIN-8/GTIN-12/GTIN-13/GTIN-14 và ứng dụng thực tế

GTIN-8 (EAN-8): 8 số, dùng cho sản phẩm rất nhỏ (kẹo thanh nhỏ, mỹ phẩm mini) khi không đủ diện tích in EAN-13.

GTIN-12 (UPC-A/UPC-E): 12 số, phổ biến ở Bắc Mỹ; tương đương chức năng với EAN-13.

GTIN-13 (EAN-13): 13 số, phổ biến nhất tại Việt Nam; dùng ở đơn vị bán lẻ quét tại POS.

GTIN-14 (ITF-14/GS1-128): 14 số, dùng cho đơn vị đóng gói bậc cao (thùng/carton) để quản lý kho, vận tải; không dùng tại POS bán lẻ.

Ứng dụng:

Bao bán lẻ: in EAN-13 (hoặc UPC nếu xuất sang Mỹ) ở mặt sau/dưới, vùng trống tối thiểu để bảo đảm quét nhanh.

Đóng gói vận chuyển: dùng ITF-14 (in trực tiếp thùng sóng) hoặc GS1-128 kèm dữ liệu mở rộng (lô, hạn dùng).

Pallet/đơn vị logistics: dùng SSCC (serial shipping container code) trong nhãn vận chuyển để theo dõi lô hàng.

Khi nào doanh nghiệp Bắc Giang cần đăng ký mã vạch?

Vào siêu thị/chuỗi cửa hàng hoặc bán trên sàn TMĐT yêu cầu mã chuẩn GS1.

Chuẩn hóa kho – vận tải: cần kết nối WMS/TMS/ERP, quét thùng/pallet.

Xuất khẩu/nhà phân phối yêu cầu mã GTIN/nhãn logistics.

Triển khai truy xuất nguồn gốc/tem điện tử, cần tích hợp lô–hạn dùng–nơi sản xuất.

Khuyến nghị: đăng ký prefix GS1 ngay khi chốt danh mục SKU – bao bì – kênh bán, lập quy trình cấp GTIN nội bộ, quy định khi nào tạo GTIN mới (đổi quy cách, dung tích, thành phần…), chuẩn hóa vị trí – kích thước – độ tương phản mã vạch để đảm bảo tỷ lệ quét >99% tại kho và POS.

Căn cứ & nguyên tắc quản lý mã vạch tại Việt Nam

Nguyên tắc cấp mã doanh nghiệp và mã sản phẩm

Tại Việt Nam, doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch GS1 (ví dụ: EAN-13, UPC-A, GTIN-8/12/13/14) dựa trên mã doanh nghiệp (Company Prefix) do tổ chức GS1 cấp. Cấu trúc GTIN thường gồm: mã quốc gia (VN = 893), mã doanh nghiệp, mã tham chiếu sản phẩm do doanh nghiệp tự gán, và chữ số kiểm tra (check digit) tính theo thuật toán Modulo-10. Sau khi được cấp Company Prefix, doanh nghiệp: (1) xây quy tắc đặt mã nội bộ để tránh trùng; (2) mở sổ đăng ký GTIN (số, tên SP, quy cách, đơn vị đo, bao bì, ngày hiệu lực); (3) đảm bảo một GTIN cho một thực thể thương mại (SKU/đơn vị bán lẻ/đơn vị logistics). Khi sản phẩm thay đổi thuộc tính trọng yếu (tên, thương hiệu, khối lượng tịnh, quy cách, thành phần, mục đích sử dụng…), cần cấp GTIN mới theo quy tắc đổi mã. Đối với đơn vị logistics (thùng, kiện, pallet), dùng GTIN-14 hoặc SSCC cho theo dõi chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm duy trì hiệu lực (gia hạn), cập nhật dữ liệu đúng thực tế và ngừng sử dụng mã đã thu hồi.

Quy định về thông tin sản phẩm, đơn vị đo lường, bao bì cấp 1–3

Mỗi GTIN phải khớp thông tin công bố: tên sản phẩm, thương hiệu, quy cách – dung tích/khối lượng, đơn vị đo lường chuẩn SI, thành phần/chủng loại, NSX/NK (nếu áp dụng). Quản lý theo cấp bao bì:

Cấp 1 (bán lẻ/consumer unit): gắn EAN-13/UPC-A để quét tại POS.

Cấp 2 (inner pack/thùng lẻ): có thể dùng ITF-14/GS1-128 biểu diễn GTIN-14, kèm dữ liệu bổ sung (hạn dùng, lô) bằng AI (Application Identifier).

Cấp 3 (thùng/kien master, pallet): ưu tiên GS1-128 cho dữ liệu chuỗi cung ứng; với đơn vị vận chuyển đơn nhất dùng SSCC (Serial Shipping Container Code).

Tất cả cấp bậc phải liên kết logic (cây bao bì) và được khai báo trong sổ GTIN/ERP để hạn chế nhầm lẫn khi đặt hàng – giao nhận – tồn kho.

Tiêu chuẩn in, bố cục, vùng yên tĩnh, độ tương phản khi in barcode

Mã vạch cần độ tương phản cao (vạch sẫm/nền sáng), vùng yên tĩnh (quiet zone) tối thiểu ≥ 10X (X = độ rộng thanh nhỏ nhất) hai bên; không đặt trên mép gấp, đường hàn, bo cong gắt. Kích thước danh nghĩa EAN-13: chiều cao ≥ 22,85 mm, phóng to/thu nhỏ trong khoảng 80%–200% vẫn phải đạt grade ≥ C theo ISO/IEC 15416. Đặt tại mặt phẳng dễ quét, song song cạnh đáy, cách mép ≥ 5 mm. In offset/flexo cần kiểm soát độ tràn mực, digital/thermal cần dpi phù hợp (≥ 300 dpi cho in bao bì, ≥ 200 dpi cho nhãn thermal). Trước sản xuất hàng loạt, nên kiểm định chất lượng quét bằng verifier để hạn chế hàng trả lại tại điểm bán.

Chuẩn bị trước khi đăng ký mã vạch tại Bắc Giang(≈400 từ)

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp/hộ kinh doanh & thông tin người đại diện

Trước khi nộp hồ sơ đăng ký mã vạch, hãy chuẩn bị đầy đủ pháp lý để quá trình thẩm định diễn ra suôn sẻ. Với doanh nghiệp: bản scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ/tờ khai thuế ban đầu (nếu có), thông tin mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, email. Với hộ kinh doanh: Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, MST cá nhân/hộ, địa chỉ kinh doanh rõ cấp đơn vị hành chính. Thông tin người đại diện: họ tên, chức danh, CCCD/hộ chiếu, số liên hệ; nếu ủy quyền cho đơn vị dịch vụ, cần Giấy ủy quyền ghi rõ phạm vi nộp–nhận–bổ sung. Chuẩn bị con dấu/chữ ký số để ký hồ sơ điện tử và thanh toán phí trực tuyến. Khuyến nghị scan tài liệu chuẩn 300 dpi, đặt tên file thống nhất (VD: 2025-11_DN_BacGiang_GCN-DKDN.pdf) và tạo thư mục dùng chung để phối hợp nội bộ, giúp tiết kiệm thời gian khi cần chỉnh sửa, bổ sung.

Danh mục sản phẩm dự kiến, quy cách – dung tích – khối lượng

Lập bảng danh mục sản phẩm dự kiến gắn mã ngay từ đầu, gồm: tên sản phẩm, quy cách đóng gói (hộp/tuýp/chai/túi), dung tích/khối lượng tịnh, biến thể (hương vị, màu sắc, size), SKU nội bộ, đơn vị đo lường (ml, g, kg, lít…), ảnh minh họa. Xác định cấp mã muốn áp dụng: mã đơn vị bán lẻ (EAN-13/UPC-A), mã thùng/case (ITF-14), mã logistics (SSCC) nếu có chuỗi kho vận. Với thực phẩm/Cosmetics, lưu ý quy chuẩn ghi NTP/NSX/HSD trên bao bì; với sản phẩm có nhiều biến thể, mỗi biến thể (màu/size) nên gán mã khác nhau để quản trị tồn kho – bán hàng. Đặt quy tắc đặt tên đồng nhất giữa ERP/POS để tránh trùng lặp, đồng thời dự phòng 10–20% mã cho sản phẩm phát triển trong 6–12 tháng tới.

Lựa chọn dải mã doanh nghiệp phù hợp quy mô

Dải mã doanh nghiệp (prefix) quyết định số lượng mã sản phẩm bạn có thể tạo. Doanh nghiệp danh mục hẹp (≤100 SKU) chọn prefix ngắn hơn (ít số dùng cho sản phẩm), tối ưu chi phí; doanh nghiệp có nhiều biến thể/định hướng mở rộng nên chọn dải lớn để không phải đổi prefix về sau. Cân nhắc kênh bán hàng (siêu thị, sàn TMĐT, xuất khẩu) vì yêu cầu mã thùng/SSCC sẽ làm nhu cầu mã tăng. Trước khi chốt, rà soát kế hoạch R&D 12–24 tháng, danh mục quà tặng/bao bì khuyến mãi và sản phẩm OEM/ODM để ước lượng tổng mã cần dùng, đảm bảo dải mã đủ “dư địa” phát triển.

Hồ sơ đăng ký mã vạch – thành phần bắt buộc

Để đăng ký và sử dụng mã vạch phục vụ bán hàng – quản trị kho – thương mại điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đủ – đúng – đồng bộ theo yêu cầu của tổ chức cấp mã (ví dụ: GS1 Việt Nam). Trọng tâm gồm ba nhóm: (1) Tài liệu pháp lý & liên hệ để xác thực chủ thể đăng ký; (2) Tờ khai thông tin sản phẩm theo chuẩn dữ liệu, kèm quy tắc đặt tên tối ưu cho SEO lẫn tiêu chuẩn quét; (3) Cam kết sử dụng & cập nhật nhằm bảo đảm tính duy nhất, khả năng truy xuất và tuân thủ quy tắc gán mã (GTIN). Nên số hóa toàn bộ hồ sơ (PDF rõ nét, đủ trang), đặt tên file mạch lạc (01_GiayDKDN.pdf; 02_CCCD.pdf; 03_BienBan_uyquyen.pdf; 04_ToKhai_SanPham.xlsx…) và chuẩn bị một bảng kiểm (checklist) theo mốc thời gian để theo dõi việc nộp – bổ sung – kích hoạt mã.

Tài liệu doanh nghiệp: Giấy ĐKDN/CCCD, thông tin liên hệ, email xác thực

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Hộ kinh doanh (bản sao hợp lệ) hoặc quyết định thành lập (đơn vị sự nghiệp).

Giấy tờ định danh của người đại diện pháp luật/người được ủy quyền: CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực.

Giấy ủy quyền/Hợp đồng dịch vụ (nếu ủy quyền nộp thay), kèm CCCD của người được ủy quyền.

Thông tin liên hệ chuẩn hóa: tên DN, MST, địa chỉ trụ sở, website, email xác thực dùng để kích hoạt tài khoản và nhận thông báo; số điện thoại người phụ trách mã vạch.

Thông tin xuất hóa đơn & thanh toán phí: để hoàn tất lệ phí cấp/duy trì mã.

(Khuyến nghị) Logo/brand guideline dạng số để đồng bộ cách viết tên thương hiệu trên tờ khai.

Mẹo thực tế: dùng một email quản trị (ví dụ: gs1@tencongty.vn) nhằm tránh thất lạc mã kích hoạt; kiểm tra mã bưu chính, định dạng địa chỉ theo chuẩn hành chính để khớp với hệ thống tra cứu (GEPIR/GS1 Registry). Nếu người ký số khác người đại diện, cần thiết lập chữ ký số và phân quyền ngay từ đầu.

Tờ khai thông tin sản phẩm và quy tắc đặt tên chuẩn SEO & chuẩn quét

Bộ dữ liệu sản phẩm tối thiểu cho mỗi GTIN: Tên thương mại, thương hiệu, mô tả ngắn (USP), quy cách định lượng (khối lượng/thể tích, số cái), kích thước–khối lượng, loại bao gói (đơn vị bán/đơn vị thùng), hình ảnh chuẩn (nền sạch, mặt chính diện).

Quy tắc đặt tên (chuẩn SEO + chuẩn dữ liệu):

[Thương hiệu] + [Dòng/Model] + [Biến thể] + [Dung lượng/kích cỡ] + [Dạng bao gói].

Ví dụ: “Gia Minh Foods Nước mắm truyền thống 500ml – Chai thủy tinh”. Tránh viết tắt mơ hồ, tránh ký tự đặc biệt (#, /, %…), không viết HOA toàn bộ, giữ tiếng Việt có dấu và đơn vị đo lường chuẩn SI.

Chuẩn quét – in ấn: đảm bảo vùng trống (quiet zone), độ tương phản nền–vạch cao, kích cỡ phóng đại 80–200% theo thực tế bao bì; in trên bề mặt không bóng lóa, đặt xa nếp gấp/đường hàn; kiểm tra bằng máy soi/ứng dụng kiểm định để đạt bậc chất lượng khuyến nghị (ví dụ ≥ C/1.5/670).

Cấp độ đóng gói: gán GTIN riêng cho đơn vị bán lẻ, đơn vị đa gói (inner), thùng (case) nếu bán theo nhiều cấp; khai liên hệ cha–con giữa các cấp trong tờ khai.

Sàn TMĐT/ERP: đồng bộ tên – mô tả – ảnh – GTIN giữa website, sàn, phần mềm kho để tránh trùng mã/đụng SKU.

Cam kết sử dụng mã & quy định cập nhật thay đổi

Không tái sử dụng GTIN cho sản phẩm khác trong thời hạn quy định; mỗi biến thể (mùi vị, kích cỡ, màu) là một GTIN độc lập.

Cập nhật kịp thời khi có thay đổi thuộc tính trọng yếu (thương hiệu, dung tích, thành phần/công thức, kích thước bao bì, mục đích dùng…): nhiều trường hợp phải cấp GTIN mới theo quy tắc GS1.

Duy trì phí thường niên và thông tin DN/sản phẩm trên hệ thống; bảo đảm dữ liệu đồng nhất giữa hồ sơ đăng ký, bao bì, website và kênh bán.

Kiểm soát chất lượng in – vị trí mã trước mỗi đợt sản xuất; có SOP kiểm mã tại kho/điểm nhận hàng để tránh lỗi không quét được.

Thu hồi/Ngưng sử dụng: khi ngừng sản phẩm, cập nhật trạng thái ngừng phát hành, tránh tồn tại GTIN “mồ côi” trên thị trường.

Tuân thủ các cam kết trên giúp mã vạch duy nhất – dễ quét – dễ tra cứu, hỗ trợ SEO, phân phối và kiểm soát chuỗi cung ứng trơn tru.

Quy trình nộp hồ sơ đăng ký mã vạch tại Bắc Giang & cấp tài khoản

Đăng ký mã số mã vạch (MSMV) GS1 cho doanh nghiệp tại Bắc Giang hiện được thực hiện trực tuyến qua cổng tiếp nhận của GS1 Việt Nam (thuộc Tổng cục TCĐLCL). Quy trình chuẩn gồm ba chặng: (1) Tạo tài khoản & kê khai hồ sơ doanh nghiệp; (2) Chọn gói mã doanh nghiệp (prefix) & khai danh mục sản phẩm; (3) Thanh toán phí – lệ phí, nhận xác nhận & kích hoạt tài khoản. Điểm mấu chốt để “đỗ” ngay vòng đầu là tính nhất quán dữ liệu giữa Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện, MST, email/điện thoại, cùng file scan rõ nét (300 dpi). Doanh nghiệp nên xác định sớm nhu cầu số lượng mã để chọn độ dài tiền tố doanh nghiệp (company prefix) phù hợp (ví dụ 10, 9, 8, 7 chữ số… – tiền tố càng ngắn thì kho mã sản phẩm càng lớn). Sau khi được cấp tài khoản GS1, doanh nghiệp khai tạo GTIN cho từng sản phẩm, sinh mã vạch EAN-13/UPC và tải tem/ảnh mã chuẩn in ấn. Trong quá trình khai báo, cần tuân thủ quy tắc mô tả sản phẩm (tên, quy cách, dung tích/khối lượng, bao bì, thương hiệu), gắn mã danh mục nội bộ (SKU) để thuận tiện quản trị. Về kỹ thuật in ấn, nên yêu cầu nhà in đảm bảo độ tương phản, độ phân giải, kích thước tối thiểu và chọn chất liệu tem phù hợp môi trường bảo quản – vận chuyển (ẩm, lạnh, ma sát). Sau khi kích hoạt, duy trì phí duy trì hằng năm đúng hạn, cập nhật kịp thời thay đổi sản phẩm (đổi quy cách, bao bì, thương hiệu) để tránh trùng lặp/nhầm lẫn trong chuỗi cung ứng. Dưới đây là ba bước chi tiết.

Bước 1 – Tạo tài khoản, kê khai doanh nghiệp trên cổng đăng ký

Khởi tạo tài khoản doanh nghiệp bằng email công ty/số điện thoại có người phụ trách theo dõi lâu dài. Xác thực tài khoản, đăng nhập và chọn dịch vụ đăng ký cấp mã doanh nghiệp GS1. Nhập thông tin pháp lý: tên doanh nghiệp, MST/GCN ĐKDN, địa chỉ trụ sở tại Bắc Giang (ghi đủ số nhà – đường – phường/xã – TP/huyện – tỉnh), người đại diện theo pháp luật, thông tin liên hệ (email, số điện thoại). Đính kèm file scan: GCN ĐKDN, giấy tờ người đại diện/ủy quyền (nếu nộp qua đại diện), logo/nhãn hiệu (không bắt buộc nhưng nên có để quản lý về sau). Kiểm tra tính nhất quán dữ liệu giữa tờ khai và file đính kèm; đặt quy ước đặt tên tệp rõ ràng (VD: GCN_DKDN.pdf, CCCD_Giam_doc.pdf). Cấu hình tài khoản quản trị: người giữ vai trò “Admin” chịu trách nhiệm duy trì phí, cập nhật danh mục, phân quyền người dùng nội bộ (kế toán/kho/IT). Trước khi gửi, rà soát nhu cầu số lượng mã (danh mục hiện có + tăng trưởng 12–24 tháng) để chuẩn bị sang bước chọn gói mã chính xác, tránh phải nâng cấp gói sớm.

Bước 2 – Chọn gói mã doanh nghiệp, khai sản phẩm, gửi hồ sơ trực tuyến

Chọn gói mã doanh nghiệp (company prefix) dựa trên quy mô danh mục: tiền tố ngắn (kho mã lớn) phù hợp doanh nghiệp nhiều SKU/định mở rộng, còn tiền tố dài tối ưu chi phí cho danh mục nhỏ. Hệ thống thường hiển thị ước lượng số mã sản phẩm có thể tạo theo từng gói để bạn so sánh. Sau khi chọn gói, khai danh mục sản phẩm dự kiến: tên thương mại, quy cách (kích thước/dung tích/khối lượng), loại bao bì (hộp, túi, chai…), thương hiệu, hình ảnh (nếu có). Xây quy tắc đặt tên nội bộ (VD: “Brand–Dạng–Quy_cách”), chuẩn hóa đơn vị (ml, g, cm), và mã SKU nội bộ để đồng bộ giữa bán hàng – kho – kế toán. Hệ thống sẽ tự sinh GTIN khi bạn gán số thứ tự sản phẩm dưới tiền tố doanh nghiệp; kiểm tra checksum và tải file ảnh mã vạch (PNG/SVG/EPS) đúng chuẩn in.

Hoàn thiện hồ sơ trực tuyến: xác minh lại thông tin doanh nghiệp, gói mã, danh mục sản phẩm, người liên hệ – địa chỉ nhận chứng từ; đính kèm giấy ủy quyền (nếu có). Gửi hồ sơ và nhận mã hồ sơ/biên nhận. Trong quá trình thẩm định, có thể được yêu cầu bổ sung (ví dụ: sửa tên sản phẩm còn mô tả chung chung, thiếu quy cách, trùng lặp). Phản hồi đúng mục – đúng hạn, cập nhật ngay trên hệ thống để không trễ lịch kích hoạt.

Bước 3 – Thanh toán phí cấp mã, nhận xác nhận & kích hoạt tài khoản

Khi hồ sơ đạt yêu cầu, hệ thống phát hành thông báo phí gồm phí cấp mã ban đầu và phí duy trì năm đầu (mức phí phụ thuộc gói tiền tố). Doanh nghiệp thanh toán trực tuyến/chuyển khoản theo hướng dẫn, lưu biên lai điện tử. Sau khi đối soát, bạn sẽ nhận xác nhận cấp mã và thông tin tài khoản GS1 đã kích hoạt. Đăng nhập để kiểm tra: tiền tố doanh nghiệp (company prefix), mã địa điểm toàn cầu (GLN) (nếu hệ thống cấp/đăng ký kèm), danh sách GTIN đã tạo.

Thiết lập quy trình nội bộ sau kích hoạt:

Gán GTIN vào phần mềm bán hàng/kho/ERP; đồng bộ với hóa đơn điện tử và tem nhãn in ấn.

Quy định kích thước – vị trí in mã vạch, tiêu chuẩn tương phản, thử quét tại kho – POS trước khi sản xuất hàng loạt.

Lập quy trình thay đổi khi đổi bao bì/quy cách (khi nào cần mã GTIN mới theo quy tắc đổi nội dung trọng yếu).

Phân quyền “Admin/Editor/Viewer” cho các bộ phận; đặt lịch phí duy trì hằng năm, gắn nhắc việc trước hạn 15–30 ngày.

Duy trì nhật ký thay đổi (đổi tên, quy cách, dừng sản phẩm) để tránh trùng/thiếu mã trong chuỗi cung ứng và hệ thống bán lẻ.

Mẹo thực tế: xác định kênh phân phối (siêu thị/chuỗi cửa hàng/thương mại điện tử) để chọn định dạng tem và chất liệu chịu môi trường (ẩm/lạnh/ma sát). Với sản phẩm thực phẩm – mỹ phẩm, chuẩn hóa thông tin nhãn bắt buộc song song cùng mã vạch để tránh “in lại” do thay đổi nhỏ. Từ thời điểm kích hoạt, mọi phát sinh mã – sửa đổi danh mục nên thực hiện trên cùng tài khoản GS1 và lưu bộ PDF/ảnh mã theo quy ước thư mục (Prefix/GTIN/SKU) để tra cứu nhanh khi cần.

Phí cấp mã vạch tại Bắc Giang & phí duy trì hàng năm

Đăng ký mã số mã vạch (MSMV) tại Bắc Giang được thực hiện qua GS1 Việt Nam (cấp tiền tố doanh nghiệp – company prefix). Tổng chi phí gồm (1) phí cấp lần đầu theo dải mã doanh nghiệp chọn (10/100/1.000 số GTIN) và (2) phí duy trì hằng năm để giữ hiệu lực tiền tố, quyền sử dụng trên sản phẩm, thùng carton và đơn vị logistics. Khi lập ngân sách, doanh nghiệp nên gắn quy hoạch SKU 12–24 tháng với chiến lược kênh bán (siêu thị, TMĐT, xuất khẩu) để chọn dải mã tối ưu: đủ dùng nhưng không lãng phí. Nguyên tắc chung: dải mã càng lớn → đơn giá/GTIN càng thấp, nhưng phí năm đầu & phí duy trì tăng theo bậc.

Về quy trình, sau khi nộp hồ sơ và phí, doanh nghiệp nhận tiền tố GS1 để tự tạo GTIN cho từng SKU, ITF-14 cho thùng, SSCC cho pallet. Từ đó cần chuẩn hóa quy tắc đặt mã (ai được cấp, quy trình xin/duyệt mã mới, khi nào phải đổi GTIN khi thay đổi quy cách/bao bì), lập danh mục master data và đồng bộ sang ERP/WMS/POS. Lưu ý: phí duy trì là điều kiện bắt buộc để GTIN tiếp tục hợp lệ trong hệ sinh thái bán lẻ – logistics. Nếu dự định mở rộng mạnh danh mục hoặc nhảy vào modern trade/xuất khẩu trong năm, nên cân nhắc nâng bậc dải mã ngay từ đầu để tối ưu chi phí đơn vị và tránh xin nâng cấp gấp (có thể phát sinh thời gian điều chỉnh).

Cách tính phí theo dải mã (10/100/1.000 số) & lộ trình tăng giảm

Phí được tính theo bậc dải mã doanh nghiệp đăng ký (ví dụ: 10, 100, 1.000 số). Phí cấp ban đầu gồm: lệ phí xét duyệt – cấp tiền tố và phí năm đầu ứng với bậc dải mã. Phí duy trì hằng năm tiếp tục tính theo bậc dải mã đang sở hữu tại thời điểm gia hạn. Nếu nâng bậc (từ 10 → 100 hoặc 100 → 1.000), doanh nghiệp thanh toán phần chênh theo hướng dẫn hiện hành và được mở rộng không gian GTIN cho SKU mới; nếu giảm bậc, thường cần làm thủ tục điều chỉnh/thu hồi tiền tố liên quan (không khuyến khích vì ảnh hưởng mã đã dùng).

Cách chọn bậc thực tế:

<10 SKU bán lẻ, ít biến thể (màu/dung tích): bậc 10 số.

10–80 SKU hoặc có kế hoạch mở rộng line trong năm: bậc 100 số.

>200 SKU, nhiều quy cách – bao bì – combo – khuyến mãi, hoặc làm nhãn riêng/OBM cho đối tác: bậc 1.000 số.

Nguyên tắc “dùng đến đâu, mở bậc đến đó” nhưng đừng sát ngưỡng: còn buffer 15–20% cho SKU phát sinh để không bị động.

Dự trù chi phí in tem, kiểm tra chất lượng bản in

Ngoài phí GS1, cần ngân sách in ấn:

Bao bì in trực tiếp EAN-13/UPC: tính vào chi phí khuôn/plate, mực, kiểm tra tương phản.

Tem dán (label): chi phí giấy/film, mực, gia công; với thùng/carton dùng ITF-14 có thể in trực tiếp 1 màu để tối ưu.

Kiểm tra chất lượng: đo độ tương phản, quiet zone, kích thước theo chuẩn; test quét đa thiết bị (POS, handheld, camera). Với GS1-128/Datamatrix/QR GS1, kiểm tra thêm dữ liệu ứng dụng (AI): lô, hạn dùng, serial…

Khuyến nghị: thiết lập SOP duyệt mã–duyệt file in, mẫu in “golden sample”, định kỳ verify mã theo lô sản xuất để duy trì tỷ lệ quét >99% ở kho và quầy.

Lịch đóng phí duy trì, hậu quả khi chậm/gián đoạn

Phí duy trì đóng hằng năm theo mốc thông báo của GS1 Việt Nam (doanh nghiệp cần gắn lịch nhắc nội bộ). Nếu chậm/không đóng, tiền tố có thể bị tạm ngưng/thu hồi, dẫn tới GTIN mất hiệu lực: siêu thị/đối tác từ chối quét, hệ thống EDI/POS báo lỗi, hàng có nguy cơ bị trả/đổi tem. Khi đã bị ngưng, muốn khôi phục có thể phải làm thủ tục tái kích hoạt và thanh toán phí còn nợ + phí phát sinh, thậm chí phải đổi GTIN nếu tiền tố cũ không còn hiệu lực. Vì vậy, hãy duy trì đúng hạn, giao một đầu mối quản lý mã và đối soát với kế toán hằng năm.

Đăng ký, quản trị sản phẩm sau khi được cấp mã vạch tại Bắc Giang

Tạo – sửa – khóa mã GTIN; quản lý phiên bản bao bì

Sau khi được cấp Company Prefix/GS1, doanh nghiệp cần một quy trình vòng đời GTIN rõ ràng:

Tạo mới: cấp một GTIN cho một thực thể thương mại (SKU bán lẻ/đơn vị logistics). Trước khi tạo, chốt thuộc tính định danh: tên, thương hiệu, quy cách, dung tích/khối lượng, mùi/vị/biến thể, đơn vị đo lường.

Sửa đổi nhỏ (không đổi GTIN): thay đổi không ảnh hưởng nhận diện cốt lõi (ví dụ cập nhật claim marketing, ảnh bao bì, điều chỉnh nhỏ layout) → cập nhật master data và ngày hiệu lực.

Sửa đổi lớn (đổi GTIN): đổi thương hiệu/tên sản phẩm, quy cách định lượng, thành phần chính, mục đích sử dụng, kích thước gói ảnh hưởng tới quầy tính tiền/chuỗi cung ứng → phát hành GTIN mới, khóa GTIN cũ sau thời gian chuyển tiếp.

Khóa/thu hồi: khi ngừng kinh doanh, đặt trạng thái “inactive”, chặn tái sử dụng trong thời gian GS1 quy định; lưu toàn bộ hồ sơ truy vết (ảnh bao bì, thông số, biên bản đổi mã).

Quản lý phiên bản bao bì: đánh số v1, v2… gắn với GTIN tương ứng; với thay đổi cần đổi mã, luôn in GTIN mới ở tất cả cấp bao bì (cấp 1–3) và cập nhật cây bao bì (unit → inner → master/pallet) trong ERP/WMS.

Đồng bộ dữ liệu với sàn TMĐT/siêu thị, kiểm tra quét thử

Tạo một bộ dữ liệu chuẩn (Item Master) gồm: GTIN, tên đầy đủ, mô tả ngắn, thuộc tính (kích thước, trọng lượng, hạn dùng), ảnh bao bì mặt quét, mã ngành hàng, đơn vị tính, EAN/UPC tương thích POS. Đồng bộ về: sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki…), siêu thị/nhà bán lẻ (qua cổng đối tác hoặc GDSN/Excel template), và hệ thống DMS/ERP nội bộ. Trước khi mở bán, thực hiện “scan test”: in nhãn thử theo tỷ lệ danh nghĩa, kiểm tra độ tương phản, vùng yên tĩnh, quét trên máy đọc đa chuẩn (CCD/laser/imager) tại quầy POS mô phỏng. Tại kho, kiểm tra tính nhất quán giữa cấp 1 (EAN-13), cấp 2 (ITF-14/GS1-128), cấp 3 (GS1-128/SSCC). Khi sàn/nhà bán lẻ yêu cầu ảnh barcode dung lượng/độ phân giải tối thiểu, xuất từ file gốc (vector/PDF/X) thay vì chụp điện thoại để tránh méo/moire. Mọi thay đổi GTIN phải push thông báo đến tất cả kênh và đặt ngày hiệu lực để tránh lệch tồn kho.

Lỗi thường gặp khi gán mã cho combo, set, multipack

Dùng lại GTIN lẻ cho combo: sai. Combo/multipack là thực thể thương mại mới → cần GTIN riêng (thường GTIN-14 ở cấp logistics, EAN-13 nếu bán lẻ).

Không cập nhật cây bao bì: inner/master không liên kết với đơn vị bán lẻ → lệch tồn – sai giao nhận.

Trộn biến thể trong cùng GTIN: mùi A & mùi B chung mã → sai quét tại POS.

In lệch chuẩn: phóng nhỏ <80%, thiếu quiet zone, đặt trên đường hàn/bo cong → rớt chất lượng quét.

Khắc phục: chuẩn hóa quy tắc gán mã combo, cập nhật BOM bao bì, kiểm tra quét trước sản xuất, lock GTIN cũ khi đổi quy cách để tránh “song song mã”.

In & kiểm tra mã vạch đạt chuẩn

Quy định vị trí đặt mã trên bao bì; kích thước tối thiểu

Ưu tiên đặt mã vạch (EAN-13/UPC/ITF-14…) ở bề mặt phẳng, không gập nếp, không bo cong quá mạnh. Tránh vùng đường may, mí dán, nếp gấp hộp. Khoảng trống yên tĩnh (quiet zone) hai bên mã phải sạch hình/ chữ/ họa tiết; tối thiểu bằng nhiều lần bề rộng vạch nhỏ (X-dimension) để máy quét “lấy đà” đọc. Canh tương phản cao: nền sáng (trắng/kem) – vạch đậm (đen/đậm màu). Trên hộp, đặt cách mép tối thiểu ~8–10 mm để không bị cắt khi bế hộp. Trên túi mềm/bao bì dẻo, đặt ở vùng không nhăn khi đóng gói. Kích thước: với mã bán lẻ (EAN-13), nên dùng hệ số phóng đại khoảng 80%–200% so với kích thước danh định; tránh thu nhỏ dưới mức khuyến nghị vì dễ rớt chất lượng in. Chiều cao vạch đủ để quét đa hướng (không “cắt đầu” vạch); nếu cần thu gọn chiều ngang, ưu tiên tăng cao thay vì nén chiều rộng. In một mã/đơn vị bán lẻ tại vị trí nhất quán, hạn chế in trùng nhiều mã trên cùng mặt.

Kiểm tra chất lượng in (verify) – chỉ số độ tương phản, lỗi méo

Áp dụng chuẩn kiểm định theo ISO/IEC 15416 (mã tuyến tính) với thang điểm A–F (4.0–0.0). Mục tiêu cho kênh bán lẻ: đạt từ C/1.5 trở lên. Các chỉ số chính: Symbol Contrast (SC) – độ tương phản giữa vạch và nền; Modulation (MOD) – độ đồng đều ở vạch hẹp; Decodability (DEC) – mức chính xác kích thước theo thuật toán giải mã; Defects – đốm bẩn/lõm; Unevenness/Voids – vỡ nét; Axial Non-Uniformity – méo theo trục. Thực hành: đo trên mẫu thực tế sau in (không chỉ proof), ở nhiều điểm/lot; kiểm tra cả khi cán màng/bế/ép nhũ vì các công đoạn sau có thể làm giảm độ phản xạ. Khi điểm rớt do tương phản thấp: tăng mực/đổi nền sáng hơn. Khi méo/nén: kiểm tra nhiệt/áp lực in, độ giãn vật liệu, bù trừ co rút trong file. Luôn in mã kiểm soát (control sample) mỗi ca để làm mốc.

Khuyến nghị vật liệu tem & mực in theo ngành hàng

Hàng FMCG khô/hộp giấy: giấy couche + ribbon wax/mực offset tiêu chuẩn.
Thực phẩm lạnh/ướt: PP/PET film + ribbon wax-resin (chống ẩm, xước).
Hóa mỹ phẩm/hoá chất nhẹ: PP bạc/PE + ribbon resin (chịu dung môi).
Kho vận/thùng carton: tem chuyển nhiệt TT hoặc in trực tiếp ITF-14 nét đậm.

Dù chọn vật liệu nào, ưu tiên nền sáng mờ, vạch đậm, giữ quiet zone sạch và test quét trên thiết bị thực tế (POS, cổng quét, handheld) trước khi sản xuất hàng loạt.

Những lỗi phổ biến và cách khắc phục khi cấp mã vạch tại Bắc Giang

Khai sai tên/quy cách sản phẩm, trùng mã – cách rà soát

Lỗi thường gặp nhất khi đăng ký mã vạch là đặt tên sản phẩm không theo chuẩn (thiếu thương hiệu/biến thể/dung lượng), mô tả quy cách mơ hồ hoặc khai trùng GTIN giữa các biến thể. Hệ quả: hồ sơ bị yêu cầu sửa, dữ liệu trên sàn TMĐT/ERP không khớp, dễ gây nhầm lẫn tại nhà kho và POS. Cách khắc phục: áp dụng công thức đặt tên [Thương hiệu] + [Dòng/Model] + [Biến thể] + [Dung lượng/Kích cỡ] + [Dạng bao gói]; ví dụ: “Gia Minh Foods Mứt dứa Hương quế 250g – Túi zip”. Trước khi gán mã, tạo bảng mapping SKU → GTIN gồm: hình ảnh, quy cách, thuộc tính phân biệt (mùi vị, size, màu). Dùng GEPIR/GS1 Registry để dò trùng và kiểm tra chủ thể mã. Với danh mục lớn, thiết lập quy tắc đặt mã theo cấp đóng gói (đơn vị bán lẻ/inner/case) và quy trình duyệt 2 lớp (người lập – người kiểm). Khi phát hiện trùng, khóa GTIN sai, cấp GTIN mới cho biến thể đúng và cập nhật đồng bộ website, ERP, tem nhãn.

In sai tỉ lệ, đặt sai vị trí gây khó quét tại POS

Một lỗi phổ biến khác là in mã dưới 80% kích thước quy định, chọn nền bóng làm giảm tương phản, hoặc đặt mã lên đường hàn – nếp gấp bao bì khiến máy quét POS đọc kém. Khắc phục theo 4 bước: (1) Thiết kế chuẩn: xuất file vector/PNG 300 dpi, giữ quiet zone sạch theo chuẩn; chọn độ phóng đại 80–200% tùy diện tích bao bì. (2) Chọn vật liệu in: nền mờ/nhám, mực đen đậm; tránh bạc, hologram, màu tối. (3) Vị trí: đặt trên mặt phẳng, cách mép gấp/hàn ít nhất 8–10 mm; với chai/lon cong, ưu tiên mặt nhãn sau ít cong. (4) Kiểm định trước sản xuất: dùng máy soi/ứng dụng chấm điểm (khuyến nghị đạt ≥ C/1.5/670), thử quét trên POS thực tế và cổng nhận hàng của đối tác bán lẻ. Nếu điểm thấp, điều chỉnh kích thước – độ tương phản – vị trí rồi in thử lại trước khi chạy đại trà.

Quên gia hạn phí duy trì, bị khóa tài khoản – quy trình mở lại

Không ít doanh nghiệp quên phí duy trì hằng năm, dẫn đến tài khoản mã vạch bị khóa, GTIN không còn hiển thị tra cứu. Cách xử lý: (1) Kiểm tra email thông báo từ tổ chức cấp mã; (2) Nộp phí còn thiếu và phí khôi phục (nếu có); (3) Gửi biên lai + đề nghị mở lại kèm danh sách GTIN đang dùng; (4) Sau khi được khôi phục, rà soát danh mục sản phẩm, cập nhật trạng thái đang lưu hành/ngừng cho từng mã. Để phòng ngừa, thiết lập nhắc việc định kỳ (lịch năm tài chính), dùng email quản trị riêng (vd: gs1@tencongty.vn

) và phân công người phụ trách mã vạch. Khi có thay đổi pháp lý/địa chỉ/brand, cập nhật hồ sơ doanh nghiệp trước rồi mới phát hành GTIN mới, tránh bị tạm khóa do dữ liệu chủ thể không trùng khớp.

Kinh nghiệm triển khai cấp mã vạch tại Bắc Giang

Triển khai mã số mã vạch (MSMV) GS1 ở Bắc Giang sẽ trơn tru nếu doanh nghiệp chuẩn bị tốt ba “trục”: dữ liệu pháp lý nhất quán, kế hoạch prefix phù hợp tăng trưởng SKU, và quy chuẩn tem – in – kiểm tra ngay từ giai đoạn thử nghiệm. Tại TP Bắc Giang (DN thương mại – dịch vụ), ưu tiên tốc độ tạo tài khoản, chọn gói mã vừa đủ và chuẩn hóa quy tắc đặt tên sản phẩm để đẩy nhanh đưa hàng lên kênh bán lẻ/online. Ở cụm Việt Yên – Yên Dũng (CN phụ trợ), trọng tâm là đồng bộ mã với BOM/định mức sản xuất, GLN kho xưởng, và tiêu chuẩn quét tại dây chuyền/đối tác FDI. Với Lục Nam – Lạng Giang (nông sản – thực phẩm), tập trung độ bám dính – chống ẩm – chống mài mòn của tem, kiểm soát kích thước – độ tương phản để quét tốt trong môi trường lạnh/ẩm. Dù mô hình nào, hãy xây sổ tay MSMV nội bộ: quy tắc đặt tên, khi nào cấp GTIN mới (đổi quy cách, dung tích, thương hiệu), quy trình kiểm thử trước khi in hàng loạt, lịch duy trì phí GS1 hằng năm và lưu trữ hồ sơ GTIN theo thư mục (Prefix/GTIN/SKU) để truy xuất nhanh khi kiểm tra chuỗi cung ứng.

Lộ trình nhanh cho doanh nghiệp mới ở TP Bắc Giang

Bước 1: Khởi tạo tài khoản GS1 bằng email công ty, cấu hình người quản trị (Admin). Bước 2: Kê khai pháp lý trùng khớp GCN ĐKDN/MST/địa chỉ – người đại diện; scan màu 300 dpi, đặt tên tệp rõ ràng. Bước 3: Chọn gói prefix theo nhu cầu 12–24 tháng (dự phòng 20–30% mã tăng trưởng). Bước 4: Tạo quy tắc đặt tên sản phẩm (Brand–Dạng–Quy_cách), chuẩn hóa đơn vị (ml/g) và ảnh minh họa. Bước 5: Sinh GTIN và tải file mã vạch (PNG/SVG/EPS); in thử tem, test quét trên điện thoại và máy quét POS/kho. Bước 6: Đồng bộ GTIN với phần mềm bán hàng, kho, hóa đơn điện tử. Bước 7: Lập lịch duy trì phí GS1, thiết lập quy trình khi thay đổi bao bì/quy cách để quyết định có cần GTIN mới hay không, tránh xung đột mã.

Tối ưu hồ sơ cho DN CN phụ trợ tại Việt Yên, Yên Dũng

Ưu tiên đồng bộ kỹ thuật: mapping GTIN với mã nội bộ/SKU, mã linh kiện, BOM, quy ước version (Rev) cho bán thành phẩm – thành phẩm. Đăng ký/ghi nhận GLN cho nhà xưởng, kho, line để theo dõi nội bộ và đối tác FDI. Chuẩn hóa tem công nghiệp: vật liệu chịu dầu/ma sát/nhiệt (nhựa PET/PP, ribbon resin), kích thước tương thích vị trí dán (mép hộp, túi chống tĩnh điện). Thiết lập MES/ERP nhận GTIN tự động, in tem tại chỗ (on-demand) theo lệnh sản xuất, kiểm tra độ tương phản/độ lỗi trước khi xuất xưởng. Soạn quy trình thay đổi kỹ thuật: khi đổi nhà cung cấp, đổi định mức/part number, đổi quy cách đóng gói → đánh giá có cần GTIN mới; lưu vết thay đổi để đối tác audit. Duy trì báo cáo truy xuất (lot/serial) gắn với GTIN phục vụ yêu cầu chất lượng.

Lưu ý bảo quản tem in đối với nông sản, thực phẩm Lục Nam, Lạng Giang

Chọn chất liệu tem chịu ẩm/lạnh (PP/PET tráng keo lạnh), mực ribbon resin chống nhòe; kích thước tem đủ lớn để mật độ vạch đạt chuẩn, dễ quét khi bề mặt cong/nhăn. Dán trên bề mặt khô – sạch – phẳng; nếu bảo quản lạnh/đông, dán trước khi vào kho lạnh để keo bám tốt. Bao bì thấm nước cần tem phủ laminate hoặc dán trên thẻ treo. Kiểm tra định kỳ khả năng quét tại điểm thu hoạch/đóng gói/kho lạnh/điểm bán; nếu đổi bao bì, quy cách, dung lượng, đánh giá lại kích thước – vị trí tem và cân nhắc cấp GTIN mới khi thay đổi là “trọng yếu” (ảnh hưởng nhận diện sản phẩm).

Dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói của Gia Minh

Để đưa sản phẩm nhanh chóng vào siêu thị, sàn TMĐT và chuỗi phân phối, Gia Minh triển khai gói đăng ký mã số mã vạch (MSMV) trọn gói theo chuẩn GS1 – tối ưu từ khâu tư vấn dải mã (10/100/1.000 số) đến bàn giao tài khoản, hướng dẫn quản trị GTIN và kiểm tra chất lượng bản in. Chúng tôi không chỉ “xin mã”, mà còn chuẩn hóa master data SKU, xây quy tắc cấp GTIN nội bộ và đồng bộ dữ liệu với ERP/WMS/POS, giúp doanh nghiệp Bắc Giang sẵn sàng kết nối đối tác tại KCN Quang Châu, Vân Trung, Đình Trám, Song Khê–Nội Hoàng và hệ thống bán lẻ toàn quốc.

Ưu điểm gói dịch vụ: thời gian nhanh, hồ sơ đúng chuẩn GS1 Việt Nam, chi phí minh bạch, kế hoạch dự trù dải mã theo lộ trình SKU 12–24 tháng, và hậu kiểm sau cấp mã (in tem – verify – nhắc phí duy trì). Với doanh nghiệp có kế hoạch xuất khẩu hoặc triển khai truy xuất nguồn gốc/QR GS1 Digital Link, Gia Minh thiết kế sẵn khung dữ liệu mở rộng (lô, hạn dùng, serial) để bạn nâng cấp mượt mà khi cần. Kết quả cuối cùng là: mã hợp lệ quét 1 lần ăn ngay, dữ liệu sản phẩm đồng bộ, quy trình cấp mã không lệ thuộc cá nhân, giảm lỗi phát sinh khi đổi bao bì hay mở dòng sản phẩm mới.

Tư vấn chọn gói mã – chuẩn hóa danh mục sản phẩm – nộp hồ sơ

Chúng tôi bắt đầu bằng khảo sát kênh bán & lộ trình SKU: số lượng hiện tại, biến thể dung tích/màu, kế hoạch OBM/nhãn riêng, nhu cầu ITF-14 cho thùng và SSCC cho pallet. Từ đó, đề xuất dải mã (10/100/1.000) với buffer 15–20% cho phát sinh. Tiếp theo, Gia Minh lập bảng master data: tên sản phẩm, quy cách, thương hiệu, đơn vị đo lường, kích thước – khối lượng, ảnh packshot; song song soạn quy tắc đặt tên & phiên bản để quyết định khi nào phải tạo GTIN mới.

Hồ sơ GS1 Việt Nam được chuẩn hóa – nộp trực tuyến (hoặc đại diện nộp), theo dõi phê duyệt và nhận tiền tố (company prefix). Ngay khi có tiền tố, chúng tôi mapping GTIN cho từng SKU, cấu trúc ITF-14 cho cấp thùng, và chuẩn bị template nhãn logistics. Mọi tài liệu (quy tắc cấp mã, sổ đăng ký GTIN, file hướng dẫn in) được gom vào bộ hồ sơ số, giúp doanh nghiệp tự chủ mở rộng về sau.

Bàn giao tài khoản, hướng dẫn quản trị & đào tạo nội bộ

Gia Minh bàn giao tài khoản GS1 và tổ chức training nội bộ theo mô hình “cầm tay chỉ việc”:

Quản trị GTIN: tạo/sửa/ngừng sử dụng; quy trình phê duyệt nội bộ và phân quyền (marketing – R&D – kho – kế toán).

Quy tắc thay đổi bao bì/quy cách: tiêu chí nào giữ GTIN vs tạo GTIN mới; check-list khi đổi trọng lượng tịnh, thành phần, số lượng trong pack.

Tích hợp hệ thống: cách đồng bộ GTIN sang ERP/WMS/POS, quy tắc chống trùng SKU, đặt mã bậc thùng (ITF-14) và SSCC cho vận chuyển.

Tài liệu chuẩn: sổ đăng ký GTIN, SOP cấp mã, form yêu cầu mã mới, form ngừng mã.

Sau buổi đào tạo, đội ngũ nắm rõ vòng đời mã và biết cách kiểm soát rủi ro (sai mã, trùng mã, in nhòe), giảm lệ thuộc vào cá nhân và đảm bảo tính liên tục dữ liệu.

Hỗ trợ in – kiểm tra mã, bảo trì dữ liệu & nhắc phí định kỳ

Chúng tôi thiết lập template mã vạch (EAN-13/ITF-14/GS1-128/QR GS1) đúng quiet zone – kích thước – độ tương phản, bàn giao file vector cho nhà in/bao bì. Trước khi sản xuất hàng loạt, Gia Minh verify mẫu in (golden sample), test quét đa thiết bị tại kho & POS; với GS1-128/DataMatrix, kiểm tra AI – lô – hạn dùng – serial.

Sau triển khai, chúng tôi bảo trì master data (cập nhật SKU mới, ngừng mã lỗi thời), đối soát dữ liệu với ERP và nhắc lịch phí duy trì GS1 để tiền tố luôn hiệu lực. Khi phát sinh sự cố (đổi bao bì, không quét được, đối tác yêu cầu chuẩn khác), Gia Minh xử lý trong ngày: hiệu chỉnh artwork, khuyến nghị vật liệu tem/mực/in-line, và phát hành biên bản kiểm tra mã kèm ảnh chứng minh để đối tác yên tâm nhận hàng.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về cấp mã vạch tại Bắc Giang

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn gói mã nào để tiết kiệm?

Nguyên tắc là chọn dung lượng mã phù hợp số SKU 12–24 tháng tới, không nhất thiết mua gói quá lớn. Nếu chỉ có vài sản phẩm và ít biến thể, bạn có thể bắt đầu bằng company prefix dung lượng nhỏ (đủ gán mã cho từng biến thể + cấp bao bì 1–3). Với DN mới, thường tính: số sản phẩm x số biến thể (màu/mùi/vị/quy cách) + phần trăm dự phòng 20–30% cho dòng mới hoặc thay đổi bao bì cần cấp GTIN mới. Khi nhu cầu tăng, có thể mở rộng dải (nâng cấp dung lượng) thay vì mua mới hoàn toàn. Mẹo tiết kiệm: chuẩn hoá danh mục ngay từ đầu (tránh cấp mã nhầm cho combo/inner pack), và tái sử dụng dải số chưa phát hành trước khi cân nhắc mở rộng.

Bao lâu nhận được tài khoản và có thể in tem ngay?

Sau khi hoàn tất hồ sơ và lệ phí, tài khoản GS1 (hoặc thông tin company prefix) thường được cấp trong vài ngày làm việc nếu dữ liệu hợp lệ; thời gian có thể dài hơn vào đợt cao điểm hoặc khi cần bổ sung. Về thực tế, bạn có thể in tem ngay khi: (1) đã có company prefix, (2) tạo GTIN hợp lệ cho từng SKU, (3) sinh mẫu EAN-13/UPC/ITF-14 đúng chuẩn, và (4) test quét đạt grade theo tiêu chuẩn (ISO/IEC 15416). Hãy in mẫu proof trước, kiểm tra độ tương phản, vùng yên tĩnh, kích thước danh nghĩa và thử quét bằng máy đọc khác nhau (POS, handheld). Song song, đừng quên đồng bộ GTIN lên sàn TMĐT/siêu thị và hệ thống nội bộ để tránh lệch dữ liệu khi xuất bán.

Có bắt buộc đăng ký từng biến thể màu/mùi/vị không?

Theo quy tắc GS1, mỗi thực thể thương mại có thể mua/bán riêng tại POS phải có GTIN riêng. Vì vậy, biến thể làm thay đổi nhận diện người mua (màu, mùi, vị, size, dung tích, số lượng viên/gói…) cần mã khác nhau. Ngược lại, thay đổi nhỏ về thiết kế bao bì (không ảnh hưởng tên/thương hiệu/quy cách định lượng) thường không cần đổi GTIN—chỉ cần cập nhật dữ liệu. Lưu ý: combo/multipack bán như một đơn vị độc lập là một GTIN mới (không dùng lại mã đơn chiếc). Quy tắc này giúp quầy POS, kho và nhà bán lẻ phân biệt tồn – giá – khuyến mãi chính xác, hạn chế nhầm lẫn khi đối soát công nợ và đổi trả.

Liên hệ & báo giá cấp mã vạch tại Bắc Giang

Hotline – Zalo – Email Gia Minh; quy trình tiếp nhận nhanh

Gia Minh – Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh (MST 3301732066)
Địa chỉ: Lô 34-17, Đường số 8, KDC Ngân Thuận, P. Bình Thủy, TP. Cần Thơ, Việt Nam
Hotline 1: 0939 456 569 (Zalo) – Hotline 2: 0932 785 561 (Zalo)
Email chung: dvgiaminh@gmail.com
Kênh kế toán – thuế: 0868 458 111 (Zalo/Hotline) – Email: dvgiaminh@gmail.com

Quy trình tiếp nhận nhanh (≤15 phút thao tác phía khách):

Nhắn Zalo/Email gửi thông tin pháp lý & nhu cầu dải mã.

Chuyên viên phản hồi trong giờ làm việc, xác nhận phạm vi – thời gian – chi phí dự kiến.

Gửi đề xuất/báo giá trọn gói kèm checklist và thời gian triển khai.

Ký Hợp đồng dịch vụ (online) – nhận hướng dẫn nộp hồ sơ điện tử.

Gia Minh theo dõi hồ sơ, cập nhật trạng thái từng mốc và bàn giao kết quả – hóa đơn đầy đủ.

Những tài liệu cần gửi để nhận báo giá chính xác

Để báo giá sát thực tế và rút ngắn thời gian, vui lòng gửi:

Pháp lý cơ bản: GCN đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh (scan rõ), MST, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện (họ tên, chức danh, CCCD/hộ chiếu, số liên hệ).
Nhu cầu sử dụng mã: quy mô dự kiến (số SKU 6–12 tháng tới), kênh bán (siêu thị/sàn TMĐT/xuất khẩu), có dùng mã thùng ITF-14/SSCC hay không.
Danh mục sản phẩm dự kiến (file Excel/PDF): tên sản phẩm, quy cách – dung tích/khối lượng, biến thể (màu/size/hương), SKU nội bộ, hình ảnh (nếu có).
Hình thức in dự kiến (tem dán/bao bì in sẵn) và vật liệu (giấy/PP/PET…) để tư vấn kích thước – vị trí – chất lượng in đạt chuẩn.
Yêu cầu đặc thù (deadline, chứng từ cần xuất, hóa đơn điện tử, nhu cầu dịch thuật/công chứng).

Gửi đủ các mục trên, Gia Minh sẽ khóa chi phí trọn gói – không phát sinh, kèm timeline chi tiết và hướng dẫn triển khai “từ A-Z”, giúp bộ mã vạch của bạn đúng chuẩn – quét mượt ngay từ lô hàng đầu tiên.

Chi phí đăng ký mã vạch uy tín trọn gói tại Bắc Giang

Thủ tục thực hiện đăng ký mã vạch tại Bắc Giang là yếu tố không thể thiếu trong việc phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đăng ký mã vạch thành công không chỉ giúp sản phẩm dễ dàng tiếp cận thị trường mà còn đảm bảo sự tuân thủ pháp luật. Các doanh nghiệp cần chú trọng thực hiện đầy đủ các bước từ chuẩn bị hồ sơ đến nộp đơn để tránh sai sót. Việc áp dụng mã vạch sẽ mang lại nhiều lợi ích lâu dài trong quản lý, phân phối sản phẩm. Cuối cùng, thủ tục thực hiện đăng ký mã vạch tại Bắc Giang là công cụ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh trên thị trường.