Xin giấy phép logistics tại TPHCM 2025 – Điều kiện & Hồ sơ chuẩn
Xin giấy phép logistics tại TPHCM là bước quan trọng để doanh nghiệp hợp pháp hóa hoạt động trong lĩnh vực logistics – một ngành có tốc độ phát triển nhanh nhất Việt Nam hiện nay. Tại TPHCM, nhu cầu cung cấp dịch vụ vận tải, giao nhận, kho bãi và chuyển phát tăng mạnh, kéo theo yêu cầu tuân thủ chặt chẽ các thủ tục pháp lý. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn bởi chưa nắm rõ loại hình kinh doanh logistics nào cần giấy phép chuyên ngành và cơ quan nào có thẩm quyền cấp. Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần hiểu rõ từng bước hồ sơ và điều kiện theo quy định mới nhất. Bài viết này được xây dựng nhằm giúp bạn tiếp cận quy trình một cách đơn giản, dễ hiểu và đầy đủ. Nội dung bao gồm điều kiện pháp lý, yêu cầu kỹ thuật, mẫu hồ sơ và các lưu ý quan trọng. Khi chuẩn bị đúng ngay từ đầu, thời gian xin giấy phép sẽ được rút ngắn đáng kể. Và đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp nhanh chóng triển khai hoạt động logistics tại TPHCM.
Tổng quan về xin giấy phép logistics tại TPHCM
TPHCM là trung tâm thương mại – xuất nhập khẩu lớn nhất cả nước, nơi tập trung hàng chục nghìn doanh nghiệp vận tải, kho bãi, giao nhận và logistics thương mại điện tử. Vì vậy, nhu cầu xin giấy phép logistics tại TPHCM ngày càng tăng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp muốn cung cấp dịch vụ trọn gói từ lưu kho – đóng gói – vận chuyển – khai thuê hải quan đến phân phối hàng hóa.
Logistics là một ngành nghề rộng, bao gồm nhiều nhóm dịch vụ khác nhau, và không phải loại hình nào cũng yêu cầu giấy phép riêng. Tuy nhiên, với các dịch vụ đặc thù như vận tải hàng hóa đường bộ, đại lý hải quan, kinh doanh kho ngoại quan, vận tải đa phương thức… doanh nghiệp bắt buộc phải xin giấy phép tại các cơ quan chuyên ngành như Sở GTVT, Tổng cục Hải quan, Bộ Công Thương. Việc xác định đúng loại hình logistics và phạm vi dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn thủ tục phù hợp, tránh đăng ký sai hoặc thiếu hồ sơ.
Quy trình xin giấy phép logistics tại TPHCM thường bao gồm các bước: đăng ký đúng mã ngành, chuẩn bị hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, đáp ứng điều kiện về kho bãi – phương tiện – nhân sự, và nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền tương ứng. Mỗi loại hình có yêu cầu khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần nắm rõ quy định của Nghị định 163/2017/NĐ-CP và các văn bản liên quan.
Dưới đây là ba nội dung nền tảng giúp doanh nghiệp hiểu rõ phạm vi dịch vụ logistics và khi nào cần xin giấy phép:
Logistics là gì? Phạm vi và dịch vụ được cấp phép
Logistics là quá trình quản lý, tối ưu dòng hàng hóa từ khâu lưu trữ, vận chuyển, phân phối đến khi hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Trong phạm vi pháp lý Việt Nam, logistics bao gồm 3 nhóm dịch vụ chính: dịch vụ kho bãi, dịch vụ vận tải và dịch vụ hỗ trợ logistics.
Khi xin giấy phép logistics tại TPHCM, doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều loại hình dịch vụ như:
– Lưu trữ – bảo quản hàng hóa tại kho;
– Bốc xếp – đóng gói – phân loại;
– Vận tải hàng hóa đường bộ – đường thủy – đường hàng không;
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).
– Giao nhận – xử lý đơn hàng – fulfillment;
– Khai báo hải quan – đại lý vận tải quốc tế;
– Quản lý tồn kho, dịch vụ phân phối và trung chuyển.
Tùy mô hình kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn đăng ký một phần hoặc toàn bộ chuỗi dịch vụ.
Các nhóm dịch vụ logistics theo Nghị định 163/2017/NĐ-CP
Nghị định 163/2017/NĐ-CP phân dịch vụ logistics thành 3 nhóm lớn, làm cơ sở để doanh nghiệp xác định thủ tục cấp phép:
- Nhóm dịch vụ logistics cơ bản
– Bốc xếp hàng hóa
– Kho bãi và lưu trữ hàng hóa
– Đại lý vận tải, giao nhận
– Vận tải hàng hóa đường bộ, đường biển, đường thủy, hàng không
- Nhóm dịch vụ logistics liên quan
– Đóng gói, phân loại, ghi nhãn, lưu kho thương mại điện tử
– Quản lý hàng tồn kho, phân phối hàng hóa
– Vận tải đa phương thức
- Nhóm dịch vụ tích hợp (logistics trọn gói)
– Giao nhận quốc tế
– Xử lý đơn hàng (fulfillment)
– Dịch vụ logistics theo hợp đồng (3PL – 4PL)
Tùy mỗi nhóm, doanh nghiệp phải xin giấy phép chuyên ngành tương ứng, đặc biệt là vận tải và đại lý hải quan.
Khi nào doanh nghiệp cần xin giấy phép logistics?
Doanh nghiệp cần xin giấy phép logistics tại TPHCM khi:
– Thực hiện vận tải hàng hóa bằng xe ô tô, container hoặc xe đông lạnh;
– Làm đại lý hải quan hoặc khai thuê hải quan;
– Kinh doanh kho ngoại quan, kho dự trữ hoặc kho lạnh quy mô lớn;
– Tham gia vận tải đa phương thức (road – sea – air);
– Cung cấp dịch vụ giao nhận quốc tế (forwarder).
Nếu doanh nghiệp chỉ cung cấp dịch vụ kho bãi thông thường, fulfillment nội địa hoặc hỗ trợ logistics không liên quan đến vận tải hay hải quan, thì không cần xin giấy phép riêng, chỉ cần đăng ký đúng mã ngành khi thành lập doanh nghiệp.
Điều kiện xin giấy phép logistics tại TPHCM
Để được cấp giấy phép logistics tại TPHCM, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Luật Thương mại, Nghị định 163/2017/NĐ-CP và các quy định chuyên ngành liên quan đến vận tải, kho bãi và giao nhận. TPHCM là trung tâm logistics lớn nhất phía Nam với nhu cầu lưu kho – phân phối – vận chuyển hàng hóa rất cao, vì vậy thủ tục xin phép và điều kiện thẩm định của cơ quan quản lý được áp dụng khá chặt chẽ. Doanh nghiệp muốn cung cấp dịch vụ logistics không chỉ phải có hồ sơ pháp lý đúng quy định mà còn phải đảm bảo năng lực hạ tầng, trang thiết bị, nhân sự và phương tiện vận tải để đáp ứng đúng loại hình dịch vụ mà mình đăng ký.
Các điều kiện này giúp cơ quan quản lý đánh giá mức độ an toàn, khả năng vận hành và mức độ đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của doanh nghiệp trước khi cấp phép. Dưới đây là ba nhóm điều kiện quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải chuẩn bị.
Điều kiện về pháp lý – hồ sơ doanh nghiệp
Điều kiện pháp lý là yêu cầu tiên quyết trong hồ sơ xin giấy phép logistics tại TPHCM. Doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ:
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
– Điều lệ công ty và danh sách cổ đông/thành viên
– Mã ngành kinh doanh logistics theo Nghị định 163/2017/NĐ-CP (kho bãi – giao nhận – hỗ trợ vận tải – phân phối)
– Hợp đồng thuê trụ sở hợp pháp (không đặt tại căn hộ để ở)
– Giấy tờ nhân sự của người đại diện theo pháp luật và người điều hành
Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng đề án hoạt động logistics, mô tả mô hình dịch vụ, quy trình giao nhận – vận tải – lưu kho và khả năng đáp ứng điều kiện PCCC, an toàn hàng hóa. Hồ sơ hợp lệ và mã ngành đúng sẽ là căn cứ quan trọng để cơ quan nhà nước cấp giấy phép nhanh chóng.
Điều kiện về kho bãi – trang thiết bị – hệ thống quản lý
Kho bãi là yếu tố cốt lõi trong điều kiện xin giấy phép logistics tại TPHCM, đặc biệt đối với dịch vụ lưu kho, phân phối, trung chuyển và giao nhận. Cơ sở kho bãi phải đáp ứng:
– Diện tích phù hợp với quy mô (tối thiểu từ 50–200 m² tùy mô hình)
– Hệ thống PCCC theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP: bình chữa cháy, lối thoát hiểm, báo cháy tự động
– Kệ chứa hàng, pallet, máy nâng, xe nâng, bàn nâng, dụng cụ bốc xếp
– Hệ thống camera giám sát 24/7 và bảo vệ kho
– Phần mềm quản lý kho (WMS) hoặc hệ thống nhập – xuất – tồn tối thiểu
– Khu vực bốc xếp, đóng gói, phân loại hàng hóa
Nếu doanh nghiệp sử dụng kho thuê, hợp đồng thuê kho phải hợp lệ và thời hạn tối thiểu từ 6 tháng trở lên. Với kho lạnh, kho mát hoặc kho chứa hàng đặc thù, yêu cầu về thiết bị, nhiệt độ, tiêu chuẩn vệ sinh và an toàn càng nghiêm ngặt hơn.
Điều kiện về phương tiện vận tải – định vị – an toàn
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải hoặc giao nhận trong chuỗi logistics phải đảm bảo đầy đủ yêu cầu về phương tiện và thiết bị giám sát hành trình:
– Xe tải, xe container, xe đông lạnh phải có đăng ký, đăng kiểm hợp lệ
– Lắp thiết bị giám sát hành trình đạt chuẩn và truyền dữ liệu về Tổng cục Đường bộ
– Camera hành trình đối với xe container, xe đầu kéo và xe vận tải đường dài
– Bãi đỗ xe phù hợp, có hợp đồng thuê bãi (nếu không sở hữu)
– Bảo hiểm phương tiện và bảo hiểm trách nhiệm hàng hóa
Ngoài ra, lái xe phải có bằng cấp đúng hạng, hợp đồng lao động và chứng chỉ tập huấn nghiệp vụ vận tải – logistics. Đây là điều kiện quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, minh bạch và đúng quy định pháp luật khi doanh nghiệp xin giấy phép logistics tại TPHCM.
Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh logistics
Sau khi thành lập công ty logistics tại TPHCM, tùy theo loại hình dịch vụ logistics mà doanh nghiệp cung cấp (kho bãi, giao nhận, vận tải đa phương thức, đại lý vận tải, dịch vụ hỗ trợ vận chuyển…), doanh nghiệp có thể phải xin thêm Giấy phép kinh doanh dịch vụ logistics tại cơ quan có thẩm quyền. Nhiều dịch vụ logistics thuộc nhóm ngành kinh doanh có điều kiện, yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh năng lực cơ sở vật chất, nhân sự, quản lý và hồ sơ pháp lý đầy đủ.
Hồ sơ xin giấy phép logistics bao gồm nhiều nhóm tài liệu: đơn đề nghị cấp phép, hồ sơ về điều kiện cơ sở vật chất (kho bãi, bãi xe, thiết bị lưu trữ, hệ thống PCCC), hồ sơ chứng minh năng lực nhân sự (người quản lý logistics, nhân sự vận hành, lái xe…), và bộ hồ sơ pháp lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, thuận lợi trong việc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ logistics với đối tác và tránh rủi ro bị kiểm tra hoặc đình chỉ. Dưới đây là nội dung chi tiết từng hạng mục hồ sơ.
Đơn đề nghị cấp giấy phép logistics
Đơn đề nghị là tài liệu quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xin giấy phép logistics, thể hiện rõ nhu cầu và phạm vi dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ cung cấp.
Đơn đề nghị thường bao gồm:
– Thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở)
– Loại hình dịch vụ logistics xin cấp phép: kho bãi, giao nhận, vận tải đường bộ, vận tải đa phương thức, đại lý vận tải…
– Số lượng phương tiện, thiết bị, kho bãi
– Cam kết tuân thủ quy định pháp luật về logistics
Đơn được ký bởi người đại diện theo pháp luật và đóng dấu doanh nghiệp.
Tài liệu chứng minh điều kiện cơ sở vật chất
Đối với dịch vụ kho bãi, lưu kho, giao nhận hoặc vận tải đa phương thức, doanh nghiệp phải chứng minh năng lực cơ sở vật chất phù hợp với từng loại hình. Tài liệu bao gồm:
– Hợp đồng thuê kho, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng kho bãi
– Bản thiết kế mặt bằng kho, sơ đồ bố trí lối thoát hiểm, khoang lưu trữ
– Hồ sơ nghiệm thu PCCC theo Nghị định 136
– Tài liệu về hệ thống camera, chiếu sáng, bãi đỗ xe
– Hình ảnh kho bãi, thiết bị nâng hạ, pallet, container, giá kệ
– Đối với vận tải: danh sách xe, giấy đăng ký xe, đăng kiểm, thông tin phù hiệu
Những hồ sơ này giúp cơ quan cấp phép đánh giá năng lực thực tế của doanh nghiệp khi xin giấy phép logistics, đặc biệt đối với kho lạnh, kho bảo quản thực phẩm và kho ngoại quan.
Tài liệu chứng minh năng lực nhân sự và quản lý
Nhân sự là yếu tố bắt buộc khi cấp giấy phép logistics. Doanh nghiệp phải cung cấp:
– Hồ sơ người quản lý logistics (kinh nghiệm, bằng cấp, chứng chỉ)
– Hợp đồng lao động với người điều hành logistics
– Hồ sơ nhân sự vận hành: lái xe, nhân viên kho, nhân viên giao nhận
– Chứng chỉ nghiệp vụ đại lý hải quan (nếu cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan)
Việc chứng minh nhân sự đủ năng lực cho thấy doanh nghiệp có khả năng vận hành hệ thống logistics an toàn và đúng quy chuẩn.
Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp: Giấy ĐKKD, chứng minh địa chỉ
Đây là nhóm tài liệu cơ bản nhưng không thể thiếu trong hồ sơ xin giấy phép kinh doanh logistics. Bao gồm:
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao chứng thực)
– Điều lệ công ty
– Danh sách thành viên/cổ đông
– CMND/CCCD của người đại diện pháp luật
– Tài liệu chứng minh trụ sở hợp lệ: hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của địa chỉ cho thuê
– Thông tin ngành nghề đăng ký: đặc biệt phải có mã 5229, 5210, 5224 hoặc các mã khác thuộc nhóm logistics theo Quyết định 27
Hồ sơ pháp lý đầy đủ là điều kiện để cơ quan cấp phép xác nhận doanh nghiệp đủ tư cách triển khai dịch vụ logistics theo đúng quy định.
Quy trình xin giấy phép logistics tại TPHCM
Để doanh nghiệp có thể triển khai đầy đủ các dịch vụ trong hệ thống logistics, ngoài việc thành lập công ty logistics tại TPHCM, doanh nghiệp còn phải xin các loại giấy phép con tương ứng với từng hoạt động như giao nhận, kho bãi, vận tải, đại lý hải quan, dịch vụ phân phối – trung chuyển hoặc vận tải đa phương thức. Việc xin phép đúng cơ quan, đúng dịch vụ và theo đúng quy định pháp luật giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, ký hợp đồng với đối tác và tránh rủi ro thanh kiểm tra.
Tùy vào loại hình logistics mà quy trình xin phép có sự khác nhau. Với vận tải đường bộ, cơ quan thẩm quyền là Sở Giao thông Vận tải TPHCM; với kho bãi hoặc logistics thương mại, cơ quan thẩm quyền có thể là Sở Công Thương; với đại lý hải quan, thẩm quyền thuộc Tổng cục Hải quan. Tuy vậy, toàn bộ quy trình đều tuân theo 4 bước cơ bản dưới đây:
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ theo từng loại dịch vụ logistics
Doanh nghiệp cần xác định rõ đang cung cấp loại hình dịch vụ logistics nào để chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Một số loại hình phổ biến gồm:
– Vận tải hàng hóa bằng ô tô
– Kho bãi, kho lạnh, kho ngoại quan, ICD
– Giao nhận – đại lý vận tải
– Dịch vụ phân phối – trung chuyển hàng hóa
– Đại lý làm thủ tục hải quan
– Vận tải đa phương thức quốc tế (MTO)
Hồ sơ thường bao gồm:
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
– Phương án kinh doanh phù hợp từng dịch vụ
– Hồ sơ kho bãi (PCCC, môi trường, hợp đồng thuê kho…) đối với dịch vụ lưu kho
– Hồ sơ phương tiện và lái xe đối với vận tải đường bộ
– Chứng chỉ nghiệp vụ hải quan đối với đại lý hải quan
– Hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với MTO
Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi xin giấy phép logistics tại TPHCM, tránh bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở GTVT / Sở Công Thương
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nộp đến cơ quan có thẩm quyền theo từng hoạt động:
– Sở Giao thông Vận tải TPHCM: vận tải hàng hóa bằng xe ô tô, phù hiệu xe, cấp phép phương tiện
– Sở Công Thương: dịch vụ kho bãi, trung tâm logistics, phân phối – trung chuyển
– Tổng cục Hải quan: giấy phép đại lý làm thủ tục hải quan
– Bộ Giao thông Vận tải: cấp giấy phép vận tải đa phương thức quốc tế
Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ công trực tuyến tùy từng cơ quan. Trong quá trình tiếp nhận, chuyên viên sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu thông tin doanh nghiệp và hướng dẫn bổ sung nếu có thiếu sót.
Nộp đúng cơ quan và đúng loại hình là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp sớm nhận được giấy phép theo quy định.
Bước 3 – Thẩm định, kiểm tra điều kiện, bổ sung hồ sơ
Cơ quan thẩm quyền sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ và kiểm tra điều kiện thực tế như:
– Bãi đỗ xe, phương tiện, thiết bị giám sát hành trình (đối với vận tải)
– Hệ thống PCCC, lối thoát hiểm, diện tích kho (đối với kho bãi)
– Chứng chỉ nghiệp vụ, phần mềm kết nối hải quan (đối với đại lý hải quan)
Nếu hồ sơ thiếu, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung trong thời hạn nhất định. Giai đoạn này đặc biệt quan trọng vì quyết định việc doanh nghiệp có được cấp phép hay không.
Bước 4 – Nhận giấy phép và triển khai hoạt động
Khi hồ sơ đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận giấy phép theo loại hình đăng ký. Sau đó, có thể triển khai các bước tiếp theo như:
– Xin phù hiệu xe (đối với vận tải)
– Đăng tải thông tin kho bãi, vận hành hệ thống PCCC (đối với kho)
– Ký hợp đồng dịch vụ logistics với đối tác
Từ đây, doanh nghiệp chính thức được phép hoạt động logistics hợp pháp tại TPHCM.
Giấy phép bắt buộc đối với từng loại hình logistics
Trong chuỗi cung ứng hiện đại, mỗi phân ngành logistics có tính chất hoạt động khác nhau nên yêu cầu pháp lý và giấy phép chuyên ngành cũng khác nhau. Việc nắm rõ giấy phép bắt buộc đối với từng loại hình logistics giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng điều kiện pháp lý, tránh rủi ro bị xử phạt hoặc đình chỉ hoạt động. Tại TPHCM – nơi tập trung số lượng lớn doanh nghiệp vận tải, kho bãi, giao nhận và fulfillment – việc xin giấy phép đúng quy định càng quan trọng vì mức độ kiểm tra rất chặt chẽ.
Theo Nghị định 163/2017/NĐ-CP và các quy định chuyên ngành như Nghị định 10/2020/NĐ-CP (vận tải), Nghị định 136/2020/NĐ-CP (PCCC), Luật Giao thông đường bộ và các văn bản của Tổng cục Hải quan, doanh nghiệp logistics bắt buộc phải xin giấy phép đối với các nhóm dịch vụ có tính rủi ro cao: vận tải hàng hóa, kho bãi quy mô lớn, giao nhận quốc tế, đại lý hải quan và chuyển phát nhanh.
Dưới đây là phân loại chi tiết:
Dịch vụ vận tải phải xin giấy phép tại Sở GTVT
Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa bằng xe ô tô, việc xin Giấy phép kinh doanh vận tải tại Sở Giao thông Vận tải là bắt buộc theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP.
Giấy phép này áp dụng cho tất cả loại hình vận tải:
– Vận tải hàng hóa bằng xe tải, xe container, xe đầu kéo;
– Vận tải lạnh bằng xe đông lạnh;
– Vận tải liên tỉnh – nội thành;
– Trung chuyển hàng hóa – giao nhận last-mile (nếu sử dụng xe tải).
Điều kiện xin giấy phép vận tải gồm:
– Doanh nghiệp có đăng ký ngành nghề vận tải hàng hóa;
– Xe phải đăng kiểm đúng quy định, có thiết bị GPS/hộp đen;
– Lái xe có bằng cấp phù hợp và hợp đồng lao động;
– Doanh nghiệp có bộ phận điều hành vận tải.
Không có giấy phép, phương tiện sẽ không được cấp phù hiệu xe tải/container và bị xử phạt 4–12 triệu đồng khi hoạt động.
Dịch vụ kho bãi – lưu trữ cần chứng nhận PCCC – môi trường
Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kho bãi – lưu trữ hàng hóa, giấy phép bắt buộc không phải “giấy phép logistics” mà là các chứng nhận về an toàn PCCC và môi trường, gồm:
– Thẩm duyệt thiết kế PCCC (đối với kho mới xây dựng);
– Nghiệm thu PCCC (theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP);
– Phương án chữa cháy – nội quy – biển báo;
– Đánh giá tác động môi trường hoặc kế hoạch bảo vệ môi trường (tùy quy mô kho);
– Hồ sơ đăng ký an toàn lao động và bảo quản hàng hóa.
Kho chứa hàng thực phẩm, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng, hóa chất hoặc hàng có nguy cơ cháy nổ cao sẽ phải áp dụng tiêu chuẩn PCCC nghiêm ngặt hơn. Không có chứng nhận PCCC, kho bãi bị buộc tạm dừng hoạt động ngay khi kiểm tra đột xuất.
Dịch vụ giao nhận – đại lý vận tải – chuyển phát nhanh
Nhóm dịch vụ giao nhận – đại lý vận tải hàng hóa chịu sự quản lý của Bộ Công Thương, Bộ GTVT và Tổng cục Hải quan. Tùy mô hình, doanh nghiệp cần xin các giấy phép sau:
- Đại lý hải quan
– Nhân viên phải có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan;
– Doanh nghiệp phải đăng ký với Tổng cục Hải quan để được cấp mã đại lý.
- Giao nhận quốc tế – đại lý vận tải quốc tế
– Đăng ký theo quy định của Bộ GTVT hoặc Hiệp hội VLA/FIATA (tùy loại hình);
– Phải có hợp đồng ủy quyền của hãng tàu – hãng hàng không (nếu làm đại lý).
- Chuyển phát nhanh
– Nếu cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh liên tỉnh, doanh nghiệp phải xin Giấy phép bưu chính theo Luật Bưu chính.
Các loại hình giao nhận không trực tiếp vận tải hoặc không liên quan đến hải quan thì không cần xin giấy phép, chỉ cần đăng ký đúng mã ngành logistics.
Chi phí xin giấy phép logistics tại TPHCM
Khi doanh nghiệp muốn hoạt động trong lĩnh vực lưu kho – giao nhận – phân phối – vận tải, việc dự trù chi phí xin giấy phép logistics tại TPHCM là bước cần thiết để chủ động ngân sách và tránh phát sinh ngoài dự kiến. Tùy vào mô hình logistics (kho bãi, vận tải, giao nhận nội địa, giao nhận quốc tế, logistics tổng hợp…), cơ quan nhà nước sẽ yêu cầu các loại giấy phép con khác nhau. Từ đó chi phí thẩm định, hồ sơ và đầu tư cơ sở vật chất cũng có sự khác biệt đáng kể. Dưới đây là các nhóm chi phí chính doanh nghiệp cần tính toán trước khi xin giấy phép.
Chi phí thẩm định – lệ phí cấp phép
Lệ phí thẩm định hồ sơ và cấp giấy phép logistics được thu theo mức quy định của Sở Công Thương và Sở GTVT, tùy loại hình logistics mà doanh nghiệp đăng ký. Bao gồm:
– Phí tiếp nhận và xử lý hồ sơ
– Phí thẩm định điều kiện doanh nghiệp (kho bãi – nhân sự – phương tiện)
– Lệ phí cấp giấy phép vận tải (nếu doanh nghiệp có xe tải, xe container)
– Lệ phí xin phù hiệu phương tiện
Tổng chi phí trung bình dao động từ 2.000.000 – 6.000.000 đồng, tùy phạm vi hoạt động và số lượng giấy phép con phải xin. Đây là khoản chi cố định và bắt buộc trong quá trình xin giấy phép logistics tại TPHCM.
Chi phí chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ bắt buộc
Hồ sơ xin giấy phép logistics thường gồm nhiều tài liệu pháp lý như điều lệ doanh nghiệp, hợp đồng thuê kho, chứng chỉ nhân sự, hồ sơ PCCC, hồ sơ phương tiện và đề án logistics. Nếu doanh nghiệp tự chuẩn bị, chi phí phát sinh chủ yếu ở việc công chứng, in ấn và chuẩn bị hồ sơ pháp lý (khoảng 500.000 – 1.000.000 đồng).
Nếu sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, chi phí sẽ bao gồm:
– Tư vấn điều kiện logistics
– Soạn toàn bộ hồ sơ
– Đại diện nộp và nhận kết quả
– Hỗ trợ điều chỉnh hồ sơ khi bị yêu cầu bổ sung
Tổng chi phí dịch vụ dao động từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng, tùy loại hình logistics mà doanh nghiệp đăng ký.
Chi phí lắp đặt thiết bị, thuê kho bãi, đầu tư phương tiện
Đây là nhóm chi phí lớn nhất khi xin giấy phép logistics tại TPHCM, đặc biệt đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu kho – phân phối – vận tải. Bao gồm:
– Thuê kho bãi: 8.000.000 – 60.000.000 đồng/tháng tùy diện tích
– Lắp đặt PCCC: 5.000.000 – 50.000.000 đồng tùy diện tích và cấu trúc kho
– Trang bị giá kệ, pallet, xe nâng: 10.000.000 – 200.000.000 đồng
– Phần mềm quản lý kho (WMS): 300.000 – 2.000.000 đồng/tháng
– Phương tiện vận tải: 300.000.000 – 1.5 tỷ/xe tùy chủng loại
– Thiết bị định vị và camera: 1.500.000 – 4.000.000 đồng/xe
Những khoản chi này cần dự trù đầy đủ để doanh nghiệp có thể đáp ứng điều kiện cấp phép ngay từ đầu.
Thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép logistics
Khi doanh nghiệp đã thành lập công ty logistics tại TPHCM và bắt đầu chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép logistics, vấn đề được quan tâm nhất chính là thời gian thẩm định và cấp phép. Tùy từng loại hình dịch vụ logistics (kho bãi, giao nhận, vận tải đa phương thức, đại lý vận tải…), thời gian xử lý có thể dao động từ 7–15 ngày làm việc, thậm chí lâu hơn nếu hồ sơ thiếu hoặc điều kiện cơ sở vật chất chưa đạt chuẩn.
Việc nắm rõ thời gian xử lý từng giai đoạn giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch vận hành, chuẩn bị kho bãi – phương tiện – nhân sự và không bị chậm tiến độ khi ký hợp đồng với đối tác. Dưới đây là chi tiết thời gian theo từng bước.
Thời gian thẩm định hồ sơ
Thẩm định hồ sơ là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình xin giấy phép logistics. Thời gian trung bình: 5–7 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ.
Nội dung thẩm định bao gồm:
– Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
– Đối chiếu ngành nghề logistics đã đăng ký
– Thẩm định điều kiện cơ sở vật chất: kho bãi, PCCC, bãi xe, thiết bị hỗ trợ
– Thẩm định năng lực nhân sự và hồ sơ điều hành
Nếu cơ quan thẩm định nhận thấy kho bãi, PCCC hoặc điều kiện nhân sự chưa phù hợp → có thể yêu cầu cung cấp thêm hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế.
Thời gian bổ sung/chỉnh sửa khi bị yêu cầu
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thành lập công ty logistics tại TPHCM phải bổ sung hồ sơ từ 1–2 lần do thiếu chứng từ PCCC, hợp đồng thuê kho chưa hợp lệ hoặc hồ sơ nhân sự chưa đủ.
Thời gian bổ sung thông thường: 3–5 ngày làm việc, tùy mức độ thiếu sót.
Nếu bị yêu cầu chỉnh sửa lớn (ví dụ: kho bãi không đạt chuẩn hoặc thiếu giấy tờ pháp lý của địa điểm), thời gian có thể kéo dài hơn do phải hoàn thiện lại điều kiện trước khi nộp lại cho cơ quan thẩm định.
Thời gian cấp giấy phép chính thức
Sau khi hồ sơ hợp lệ và được thẩm định thành công, cơ quan chức năng sẽ cấp:
– Giấy phép kinh doanh dịch vụ logistics
– Hoặc Giấy phép vận tải đa phương thức, tùy loại hình
Thời gian cấp chính thức thường từ 2–3 ngày làm việc.
Như vậy, tổng thời gian xử lý hoàn chỉnh hồ sơ thường dao động 7–15 ngày, tùy mức độ đầy đủ của hồ sơ và loại hình logistics doanh nghiệp đăng ký.
Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ xin giấy phép logistics bị từ chối
Trong quá trình thành lập công ty logistics tại TPHCM và xin các loại giấy phép con như vận tải đường bộ, kho bãi, đại lý hải quan hoặc vận tải đa phương thức, rất nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng hồ sơ bị trả về nhiều lần. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc không nắm rõ điều kiện pháp lý hoặc chuẩn bị thiếu các tài liệu bắt buộc theo quy định. Điều này khiến thời gian xin giấy phép kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ khởi động hoạt động logistics và ký kết hợp đồng với khách hàng.
Dưới đây là 3 lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ xin giấy phép logistics bị từ chối và cách doanh nghiệp có thể tránh những sai sót này để đảm bảo quy trình xét duyệt diễn ra thuận lợi.
Thiếu chứng minh kho bãi – hợp đồng thuê không hợp lệ
Đối với doanh nghiệp xin giấy phép kho bãi, kho lạnh hoặc trung tâm logistics, hồ sơ về quyền sử dụng kho là tiêu chí quan trọng nhất. Lỗi phổ biến nhất là:
– Hợp đồng thuê kho không đủ thời hạn (yêu cầu tối thiểu 12 tháng)
– Kho không nằm trong khu vực quy hoạch hoặc không phù hợp ngành nghề đăng ký
– Thiếu hồ sơ PCCC hoặc bản vẽ mặt bằng
– Không có giấy tờ chứng minh chủ kho hợp pháp
Nếu thiếu một trong các điều kiện trên, hồ sơ gần như chắc chắn bị từ chối. Để tránh lỗi này, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hợp đồng thuê, xác minh quyền sở hữu kho và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kỹ thuật trước khi nộp hồ sơ.
Thiếu hồ sơ năng lực nhân sự – không có quản lý điều hành
Một số loại giấy phép logistics — đặc biệt là vận tải hàng hóa bằng xe ô tô và đại lý làm thủ tục hải quan — yêu cầu nhân sự phải có nghiệp vụ chuyên môn. Lỗi phổ biến gồm:
– Không có quản lý vận tải có chứng chỉ nghiệp vụ
– Nhân viên khai thuê hải quan không có mã số hải quan
– Không có hợp đồng lao động hoặc không chứng minh được lao động hợp pháp
Khi thiếu hồ sơ nhân sự, cơ quan thẩm quyền sẽ từ chối cấp phép vì doanh nghiệp không đảm bảo năng lực vận hành. Do đó, trước khi xin giấy phép logistics tại TPHCM, doanh nghiệp cần rà soát nhân sự và bổ sung chứng chỉ bắt buộc.
Không chứng minh được phương tiện hoặc thiết bị giám sát hành trình
Đối với giấy phép vận tải đường bộ, doanh nghiệp phải chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp phương tiện. Hồ sơ thường bị từ chối do:
– Xe không thuộc sở hữu doanh nghiệp
– Thuê xe thời vụ, không phải thuê tài chính hoặc dài hạn
– Chưa gắn thiết bị giám sát hành trình hợp chuẩn
– Thiếu đăng kiểm hoặc bảo hiểm bắt buộc
Đây là điều kiện then chốt theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ phương tiện đầy đủ trước khi nộp, đảm bảo xe đạt chuẩn kỹ thuật và phù hợp loại hình vận tải dự kiến.
Dịch vụ xin giấy phép logistics tại TPHCM của Gia Minh
TPHCM là thị trường logistics sôi động nhất cả nước, yêu cầu pháp lý khá phức tạp đối với các doanh nghiệp kinh doanh vận tải, kho bãi, giao nhận quốc tế và đại lý hải quan. Để giúp doanh nghiệp tránh sai sót hồ sơ, tiết kiệm thời gian và xin đúng loại giấy phép, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh cung cấp dịch vụ xin giấy phép logistics tại TPHCM trọn gói – xử lý từ A đến Z cho mọi loại hình logistics.
Gia Minh đã có hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp – logistics, am hiểu quy định của Sở GTVT, Sở Công Thương, Tổng cục Hải quan và Nghị định 163/2017/NĐ-CP. Với quy trình làm việc minh bạch, đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và cam kết nhận kết quả đúng hẹn, Gia Minh giúp doanh nghiệp yên tâm triển khai hoạt động logistics ngay khi có giấy phép.
Tư vấn loại hình logistics phù hợp – tránh xin nhầm giấy phép
Điểm mạnh lớn nhất của Gia Minh là tư vấn chính xác loại hình dịch vụ mà doanh nghiệp dự định triển khai để tránh đăng ký sai hoặc xin nhầm giấy phép. Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa kho bãi – giao nhận nội địa – vận tải hàng hóa – đại lý hải quan, dẫn đến mất thời gian chỉnh sửa hồ sơ. Gia Minh sẽ phân tích:
– Doanh nghiệp có sử dụng xe tải hay không;
– Có làm thủ tục hải quan hay chỉ giao nhận nội địa;
– Có kinh doanh kho lạnh, kho thương mại điện tử hay kho ngoại quan;
– Có làm dịch vụ quốc tế (forwarder – FIATA) hay 3PL/4PL.
Từ đó, Gia Minh xác định đúng nhóm giấy phép cần xin: giấy phép vận tải, đại lý hải quan, giấy phép bưu chính, PCCC kho bãi hoặc các thủ tục logistics khác.
Soạn hồ sơ – đại diện nộp tại Sở GTVT/Sở Công Thương
Gia Minh thực hiện trọn gói hồ sơ xin giấy phép logistics gồm:
– Hồ sơ xin Giấy phép kinh doanh vận tải tại Sở GTVT;
– Hồ sơ đăng ký đại lý hải quan tại Tổng cục Hải quan;
– Hồ sơ giấy phép bưu chính (nếu cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh);
– Hồ sơ PCCC và môi trường cho kho bãi;
– Hồ sơ đăng ký logistics theo mã ngành quy định.
Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp giấy tờ cơ bản, Gia Minh sẽ đại diện nộp, theo dõi và nhận kết quả tại cơ quan nhà nước. Quy trình được chuẩn hóa giúp tránh bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Cam kết thời gian xử lý nhanh – hỗ trợ pháp lý trọn gói
Gia Minh cam kết:
– Thời gian xử lý nhanh 3–5 ngày đối với giấy phép vận tải;
– 5–7 ngày đối với giấy phép bưu chính;
– Theo đúng lịch hẹn đối với hồ sơ đại lý hải quan và PCCC;
– Không phát sinh chi phí trong quá trình thực hiện;
– Hỗ trợ pháp lý trọn đời doanh nghiệp.
Ngoài giấy phép, Gia Minh còn hỗ trợ đăng ký thuế, chữ ký số, hoá đơn điện tử và tư vấn vận hành logistics đúng pháp luật.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Xin giấy phép logistics mất bao lâu?
Tùy loại hình dịch vụ:
– Giấy phép vận tải: 5–7 ngày (Gia Minh hỗ trợ nhanh 3–5 ngày).
– Giấy phép bưu chính: 5–7 ngày xét duyệt hồ sơ.
– Đăng ký đại lý hải quan: phụ thuộc Tổng cục Hải quan (7–15 ngày).
– PCCC kho bãi: 7–20 ngày tùy quy mô kho.
Thời gian nhanh hay chậm phụ thuộc hồ sơ đầy đủ và việc doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện chuyên ngành.
Có bắt buộc phải có kho bãi mới xin giấy phép không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp chỉ cần xin giấy phép tương ứng với dịch vụ logistics đang triển khai.
– Nếu làm vận tải → Xin Giấy phép kinh doanh vận tải.
– Nếu làm đại lý hải quan → Không cần kho bãi.
– Nếu làm fulfillment TMĐT → Trụ sở + địa điểm lưu giữ hàng là đủ.
Chỉ khi doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan, kho lạnh hoặc kho quy mô lớn, mới bắt buộc phải có hồ sơ PCCC – môi trường.
Không có phương tiện vận tải có đăng ký logistics được không?
Có thể. Doanh nghiệp vẫn có thể đăng ký logistics nếu chỉ làm:
– Kho bãi – lưu trữ hàng hóa;
– Giao nhận – gom hàng;
– Fulfillment;
– Quản lý tồn kho;
– Đại lý hải quan.
Chỉ khi doanh nghiệp sử dụng xe tải để vận chuyển hàng hóa thì mới bắt buộc phải xin giấy phép vận tải.
Giấy phép logistics có thời hạn bao lâu?
Tùy từng loại giấy phép:
– Giấy phép kinh doanh vận tải: không thời hạn (chỉ cần duy trì điều kiện phương tiện – GPS – lái xe).
– Giấy phép bưu chính: 5 năm.
– Đại lý hải quan: duy trì theo quy định và năng lực nhân sự.
– Chứng nhận PCCC kho bãi: có hiệu lực theo từng đợt kiểm tra định kỳ.
Xin giấy phép logistics tại TPHCM không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bước khởi đầu quan trọng để doanh nghiệp hoạt động đúng chuẩn trong lĩnh vực logistics. Khi hiểu rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa rủi ro bị trả hồ sơ. TPHCM là trung tâm logistics lớn nhất cả nước nên các thủ tục được quản lý chặt chẽ nhằm đảm bảo an toàn và chất lượng dịch vụ. Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ về kho bãi, phương tiện, nhân sự và hệ thống công nghệ sẽ giúp quy trình cấp phép diễn ra nhanh hơn. Với hướng dẫn này, bạn có thể chủ động triển khai từng bước theo đúng quy định. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ toàn diện, các dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp sẽ rút ngắn thời gian xử lý đáng kể. Hãy đảm bảo tuân thủ đầy đủ để hoạt động logistics được vận hành ổn định và bền vững. Đó chính là nền tảng cho sự phát triển dài hạn trong ngành logistics tại TPHCM.
