Tư vấn kế toán cho quán cà phê

Tư vấn kế toán cho quán cà phê là một trong những nhu cầu thực tế và ngày càng phổ biến của các chủ quán hiện nay, đặc biệt trong bối cảnh thị trường F&B cạnh tranh khốc liệt. Nhiều quán cà phê khởi đầu với niềm đam mê nhưng lại gặp khó khăn trong quản lý tài chính, lập báo cáo thuế hay kê khai doanh thu – chi phí đúng luật. Không ít quán sau thời gian hoạt động đã bị truy thu thuế do sai sót kế toán, không biết cách hạch toán hàng tồn kho hoặc không phân biệt được chi phí hợp lý và không hợp lý.

Hiểu được điều đó, dịch vụ tư vấn kế toán cho quán cà phê ra đời nhằm hỗ trợ chủ kinh doanh nắm bắt kiến thức kế toán cơ bản, đồng thời cung cấp giải pháp trọn gói giúp kiểm soát hiệu quả các dòng tiền. Từ việc ghi nhận doanh thu hàng ngày, theo dõi nguyên vật liệu đầu vào đến việc phân tích lợi nhuận từng tháng, tất cả đều cần sự chính xác và nhất quán trong sổ sách.

Vậy cụ thể một quán cà phê cần làm những gì để đảm bảo đúng quy định về kế toán? Nên thuê kế toán ngoài hay tự quản lý bằng phần mềm? Bài viết này sẽ giải đáp toàn diện những thắc mắc trên, kèm theo các ví dụ thực tế và lời khuyên từ chuyên gia kế toán ngành F&B.

Tại sao cần tư vấn kế toán cho quán cà phê

Ngành F&B nói chung và mô hình quán cà phê nói riêng có tốc độ luân chuyển tiền mặt và hàng hóa rất cao, đồng thời phát sinh nhiều chi phí vận hành nhỏ lẻ hằng ngày. Việc tổ chức hệ thống kế toán bài bản sẽ giúp chủ quán không chỉ kiểm soát hiệu quả doanh thu – chi phí mà còn tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế và hóa đơn. Đây chính là lý do dịch vụ tư vấn kế toán cho quán cà phê ngày càng được nhiều chủ quán lựa chọn, thay vì tự xử lý thủ công sổ sách như trước.

Một quán cà phê nhỏ nếu không có người theo dõi kế toán cụ thể thường gặp tình trạng thiếu sót chứng từ, thất thoát nguyên liệu, không xác định được lời lỗ thực tế mỗi tháng và dẫn tới việc nộp thuế thiếu hoặc sai quy định. Điều này không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn có thể bị xử phạt hành chính về thuế. Dưới đây là những lý do nên quan tâm đến kế toán trong lĩnh vực F&B.

Đặc thù kế toán trong ngành F and B – quán cà phê

Kế toán cho quán cà phê có một số đặc điểm rất riêng như:

Doanh thu thường phát sinh hằng ngày và chủ yếu từ tiền mặt hoặc chuyển khoản qua máy POS, cần được ghi chép đầy đủ theo từng ca làm việc

Chi phí nguyên vật liệu như cà phê, sữa, đá, đường, ly nhựa, ống hút… rất phân tán, dễ bị thất thoát nếu không kiểm kê thường xuyên

Lương nhân viên làm theo ca hoặc thời vụ, thường không ký hợp đồng chính thức nên khó xác định thuế thu nhập cá nhân

Có thể phát sinh hóa đơn mua hàng không hợp lệ nếu mua từ chợ hoặc cửa hàng nhỏ không có hóa đơn VAT

Việc áp dụng đúng phương pháp kế toán sẽ giúp quán theo dõi lời lỗ chính xác, xác định giá vốn bán hàng, tính thuế hợp lệ và giảm rủi ro pháp lý.

Những rủi ro khi không có hệ thống kế toán bài bản

Khi quán cà phê hoạt động mà không có hệ thống kế toán cụ thể, rủi ro dễ xảy ra gồm:

Không kiểm soát được lãi – lỗ thực tế, dễ chi vượt định mức mà không nhận ra

Không có sổ sách lưu trữ hợp lệ dẫn đến không chứng minh được chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra

Không phân loại được doanh thu theo thời gian, theo ca làm hoặc sản phẩm nên khó xác định mặt hàng nào sinh lời cao

Dễ bị mất cân đối giữa tồn kho thực tế và số liệu trên giấy, gây thất thoát nguyên vật liệu

Không thực hiện báo cáo thuế đúng hạn hoặc kê khai sai thuế suất dẫn đến bị xử phạt, truy thu

Đây là những vấn đề phổ biến khiến nhiều quán cà phê lỗ kéo dài hoặc ngừng hoạt động chỉ sau vài tháng khai trương.

Các nghiệp vụ kế toán cần thiết cho quán cà phê

Để một quán cà phê vận hành hiệu quả và bền vững, không thể thiếu hệ thống kế toán rõ ràng. Các nghiệp vụ kế toán cần thiết không chỉ là ghi sổ mà còn bao gồm kiểm soát nguyên vật liệu, tính giá vốn, quản lý dòng tiền và lập báo cáo thuế định kỳ. Dịch vụ tư vấn kế toán cho quán cà phê thường cung cấp đầy đủ các đầu việc này, giúp chủ quán yên tâm vận hành và theo dõi kết quả kinh doanh minh bạch.

Ghi chép doanh thu bán hàng hằng ngày

Đây là bước cơ bản và quan trọng nhất trong kế toán quán cà phê. Dịch vụ kế toán sẽ giúp thiết lập quy trình ghi nhận doanh thu:

Ghi nhận doanh thu theo từng ca làm việc hoặc theo ngày

Tách biệt doanh thu tiền mặt, chuyển khoản và doanh thu qua các ứng dụng giao hàng

Lập bảng kê tổng hợp doanh thu và nộp kèm hóa đơn đầu ra nếu có đăng ký thuế giá trị gia tăng

Đối chiếu dữ liệu doanh thu thực tế với báo cáo từ phần mềm bán hàng để phát hiện chênh lệch

Ghi chép chính xác giúp chủ quán kiểm soát hiệu suất kinh doanh và xác định đúng mức thuế phải nộp.

Quản lý chi phí nguyên vật liệu và hàng tồn kho

Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động của quán cà phê, nên cần có quy trình theo dõi cụ thể:

Thiết lập định mức nguyên vật liệu cho từng món đồ uống: cà phê, trà, sữa, đá, topping…

Theo dõi lượng nhập – xuất – tồn kho hằng ngày, tránh thất thoát và gian lận nội bộ

Ghi nhận chi phí nguyên vật liệu vào sổ sách kế toán theo phương pháp nhập trước xuất trước hoặc bình quân gia quyền

Định kỳ kiểm kê kho và đối chiếu với sổ sách để đảm bảo chính xác

Ngoài ra, dịch vụ kế toán còn tư vấn lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo có hóa đơn VAT để được khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lệ.

Cách tính giá vốn hàng bán trong quán cà phê

Đối với các quán cà phê, việc tính giá vốn hàng bán (COGS) là yếu tố then chốt để xác định lợi nhuận thực tế. Nếu không kiểm soát tốt nguyên liệu, định mức pha chế và tồn kho, bạn sẽ gặp tình trạng lệch lãi – lỗ trên sổ sách so với thực tế vận hành.

Phương pháp định lượng và định giá nguyên liệu

Việc tính giá vốn bắt đầu từ bước định lượng nguyên liệu cho từng sản phẩm. Ví dụ:

Một ly cà phê sữa cần: 25g cà phê xay, 60ml sữa đặc, 5 viên đá.

Một ly trà đào cần: 100ml trà đậm, 1 quả đào ngâm, 1 thìa syrup.

Sau đó áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền hoặc FIFO để định giá:

Cà phê nguyên chất 1kg nhập với giá 180.000đ ⇒ 1 ly dùng 25g tương đương 4.500đ

Sữa đặc 1 lon 380g giá 25.000đ ⇒ 1 ly dùng 60g tương đương 3.950đ

Đá, đường, nước lọc thường tính chi phí cố định theo ngày

Bạn nên sử dụng phần mềm quản lý định lượng để mỗi sản phẩm đều có giá vốn rõ ràng, từ đó tính biên lợi nhuận gộp (gross margin) chính xác cho từng món trong menu.

Cách kiểm kê định kỳ và xử lý chênh lệch

Ngoài việc định giá đầu vào, bạn cần kiểm kê kho định kỳ (theo tuần hoặc tháng) để so sánh giữa tồn kho thực tế và tồn kho sổ sách. Quy trình gồm:

In danh mục nguyên liệu tồn kho cuối kỳ

Kiểm đếm thực tế tại quán

Đối chiếu số lượng và giá trị

Ghi nhận phần chênh lệch (hao hụt, thừa kho) vào sổ kế toán

Nếu chênh lệch nhỏ do pha chế sai định mức, có thể xử lý như chi phí hợp lý. Nếu mất mát lớn do hỏng hóc hoặc gian lận, cần phân rõ trách nhiệm để tránh thất thoát.

Lưu ý: Nên quy định rõ trách nhiệm kiểm kê thuộc về nhân sự quản lý kho/nguyên liệu. Kết quả kiểm kê cũng là căn cứ điều chỉnh định mức định lượng để phù hợp thực tế pha chế.

Lập sổ sách kế toán cho quán cà phê theo quy định

Dù quy mô nhỏ hay lớn, quán cà phê vẫn cần tuân thủ nguyên tắc lập sổ sách kế toán để quản lý hiệu quả và chứng minh tính minh bạch khi cần làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng hoặc đối tác đầu tư.

Những loại sổ cần lập – sổ quỹ, sổ chi phí, sổ doanh thu

Tùy mô hình (hộ kinh doanh hay công ty), quán cà phê cần duy trì ít nhất các loại sổ sau:

Sổ quỹ tiền mặt: Ghi nhận các khoản thu – chi trong ngày

Sổ doanh thu bán hàng: Theo dõi từng ngày, từng ca (buổi sáng, chiều, tối)

Sổ chi phí nguyên vật liệu: Tổng hợp các khoản nhập nguyên liệu, chi phí điện nước, gas

Sổ lương nhân viên: Theo dõi công, tiền lương, phụ cấp ca kíp

Sổ kho nguyên liệu: Theo dõi nhập – xuất – tồn cà phê, sữa, đường, trà…

Bạn có thể ghi sổ tay theo mẫu Excel, hoặc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp để tiện tra cứu, tổng hợp báo cáo nhanh.

Quy định về hóa đơn, chứng từ hợp lệ

Dù là hộ kinh doanh, nếu có sử dụng hóa đơn thì vẫn phải tuân thủ các quy định về chứng từ hợp lệ, bao gồm:

Hóa đơn đầu vào phải có mã số thuế, tên hộ kinh doanh, không viết tay

Hóa đơn đầu ra (nếu có yêu cầu từ khách, nhất là công ty) phải xuất hóa đơn điện tử

Phiếu thu, phiếu chi nội bộ cần có chữ ký xác nhận người lập – người nhận – người duyệt

Chứng từ chuyển khoản (nếu thanh toán nguyên liệu qua ngân hàng) cần lưu rõ nội dung chuyển

Ngoài ra, việc lưu trữ hóa đơn – chứng từ tối thiểu 5 năm theo Luật kế toán là bắt buộc. Bạn nên có bản in và bản mềm lưu trong Google Drive hoặc phần mềm quản lý để dễ tra soát khi cần quyết toán thuế hoặc chứng minh chi phí hợp lệ.

Kê khai và nộp thuế cho quán cà phê

Các loại thuế bắt buộc đối với mô hình hộ kinh doanh/công ty

Dù quán cà phê hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể hay công ty TNHH, đều phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định. Dưới đây là các loại thuế bắt buộc bạn cần biết:

Lệ phí môn bài: Nộp đầu năm, tùy theo mức vốn đăng ký hoặc doanh thu năm trước.

Hộ kinh doanh doanh thu dưới 100 triệu/năm được miễn.

Công ty thường phải nộp 1.000.000 – 3.000.000 đồng/năm.

Thuế GTGT (Giá trị gia tăng):

Hộ kinh doanh kê khai theo phương pháp khoán (thường 3–5% doanh thu).

Doanh nghiệp tính theo hóa đơn và được khấu trừ đầu vào.

Thuế TNCN (Thu nhập cá nhân):

Hộ kinh doanh đóng theo tỷ lệ doanh thu.

Công ty khấu trừ thuế TNCN từ lương nhân viên hoặc hợp đồng dịch vụ.

Thuế TNDN (Thu nhập doanh nghiệp):

Áp dụng với công ty có lợi nhuận, tỷ lệ thuế phổ biến là 20%.

Ngoài ra, nếu có sử dụng nhân viên, bạn còn cần khai báo bảo hiểm xã hội và các khoản trích nộp theo quy định lao động hiện hành.

Cách kê khai thuế GTGT, TNCN, TNDN đúng hạn

Việc kê khai và nộp thuế đúng hạn giúp quán cà phê tránh bị xử phạt hành chính và duy trì hoạt động ổn định. Tùy mô hình, cách kê khai thuế sẽ khác nhau:

Hộ kinh doanh nhỏ lẻ thường được cơ quan thuế khoán doanh thu và thông báo số thuế phải nộp theo quý. Chủ hộ chỉ cần nộp đúng hạn (trong 30 ngày đầu quý), không phải làm báo cáo chi tiết.

Doanh nghiệp thì phải nộp tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN theo tháng hoặc quý:

Hạn nộp tờ khai tháng: ngày 20 tháng sau

Hạn nộp tờ khai quý: ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo

Báo cáo tài chính năm: hạn chót 31/3 năm sau

Ngoài việc kê khai, doanh nghiệp còn cần xuất hóa đơn điện tử khi có giao dịch bán hàng – đặc biệt khi phục vụ khách doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Để đảm bảo chính xác, quán nên sử dụng phần mềm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán để hỗ trợ lập báo cáo thuế định kỳ, hạn chế rủi ro kê khai sai, nộp thiếu dẫn đến bị truy thu hoặc phạt chậm nộp.

Sử dụng phần mềm kế toán cho quán cà phê

Ưu điểm của phần mềm chuyên dụng trong ngành dịch vụ ăn uống

Việc sử dụng phần mềm kế toán cho quán cà phê mang lại nhiều lợi ích đáng kể, nhất là trong ngành dịch vụ ăn uống – nơi dòng tiền vào ra hàng ngày rất nhanh và phức tạp.

Một số ưu điểm nổi bật:

Tự động ghi nhận doanh thu theo ca bán hàng, giúp chủ quán dễ dàng theo dõi lãi – lỗ từng khung giờ, từng món.

Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng POS, tự động chuyển dữ liệu sang phần mềm kế toán, giảm thao tác thủ công và tránh sai sót.

Quản lý tồn kho nguyên liệu như cà phê, sữa, đá, đường… chính xác theo từng đơn vị gram/ml.

Tính lương và phân bổ chi phí nhân sự, thuê mặt bằng, điện nước theo từng tháng dễ dàng.

Tự động lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ theo chuẩn mẫu của Tổng cục Thuế.

Ngoài ra, với các chuỗi quán cà phê có nhiều chi nhánh, phần mềm còn giúp quản lý dữ liệu tập trung, theo dõi hiệu quả kinh doanh từng điểm bán và đồng bộ báo cáo cho chủ đầu tư.

Gợi ý một số phần mềm kế toán dễ dùng

Hiện nay, có nhiều phần mềm kế toán được thiết kế phù hợp cho mô hình kinh doanh quán cà phê, từ hộ cá thể đến chuỗi thương hiệu. Dưới đây là một số lựa chọn dễ dùng, phổ biến:

MISA AMIS Kế toán:

Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tích hợp quản lý hóa đơn điện tử, thuế, kho, ngân hàng.

Có thể sử dụng độc lập hoặc kết nối với phần mềm bán hàng MISA CUKCUK.

KiotViet:

Dễ sử dụng, phù hợp với các quán nhỏ – vừa.

Tích hợp bán hàng, tồn kho, thu chi, in hóa đơn và báo cáo doanh thu theo ca.

Sapo POS + Sapo Kế toán:

Giao diện thân thiện, có thể kết hợp cả quản lý bán hàng lẫn kế toán.

Phù hợp với các quán muốn tập trung vào trải nghiệm quản trị tổng thể.

Bravo, Fast Accounting, 1C:

Dành cho mô hình doanh nghiệp lớn, chuỗi cà phê có quy mô từ 3 điểm bán trở lên.

Hệ thống nhiều phân hệ và khả năng tùy biến cao.

Khi chọn phần mềm, nên ưu tiên nền tảng có hỗ trợ kê khai thuế điện tử, bảo mật dữ liệu tốt, có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ nhanh chóng và dễ dàng mở rộng khi quán phát triển.

Dịch vụ kế toán trọn gói cho quán cà phê

Nội dung dịch vụ bao gồm những gì?

Dịch vụ kế toán trọn gói cho quán cà phê thường được thiết kế riêng để phù hợp với đặc thù ngành F&B: nhiều chi phí nhỏ lẻ, dòng tiền thu – chi hằng ngày, cần theo dõi sát tồn kho nguyên vật liệu và doanh thu theo ca, theo ngày.

Nội dung dịch vụ cơ bản bao gồm:

Hạch toán thu – chi hàng ngày từ sổ bán hàng, máy POS hoặc app quản lý quán.

Ghi nhận chi phí đầu vào: nguyên vật liệu, tiền thuê mặt bằng, điện nước, lương nhân viên…

Lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế môn bài (nếu có).

Lập báo cáo tài chính định kỳ (nếu quán hoạt động theo mô hình doanh nghiệp).

Tư vấn tối ưu hóa chi phí, quản lý công nợ nhà cung cấp và lương nhân viên.

Với các quán nhỏ hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh, dịch vụ còn hỗ trợ quản lý sổ sách đơn giản theo yêu cầu của cơ quan thuế, giúp hạn chế rủi ro bị kiểm tra hoặc bị loại chi phí không hợp lệ.

Gợi ý đơn vị uy tín chuyên kế toán F&B

Nếu bạn đang vận hành hoặc sắp mở quán cà phê và cần tìm đơn vị kế toán hiểu rõ lĩnh vực F&B, nên ưu tiên các công ty có kinh nghiệm chuyên sâu trong ngành ẩm thực – đồ uống. Những đơn vị này không chỉ hiểu về mô hình quán, mà còn biết cách tư vấn cắt giảm chi phí, theo dõi giá vốn định kỳ, tránh lỗ âm thầm vì chi tiêu thiếu kiểm soát.

Gợi ý một số đơn vị uy tín:

Kế Toán Lộc Phát: chuyên cho chuỗi quán trà sữa – cà phê nhượng quyền, có phần mềm hỗ trợ theo dõi lãi lỗ từng ngày.

Kế Toán MISA Partner: có kinh nghiệm xử lý kế toán cho quán nhỏ đến hệ thống đa chi nhánh, ứng dụng tốt phần mềm quản lý bán hàng.

Tâm Việt Accounting: hỗ trợ từ lập hồ sơ hộ kinh doanh đến báo cáo tài chính cho quán hoạt động theo mô hình công ty.

Những đơn vị này đều có chính sách bảo mật số liệu và hỗ trợ quyết toán thuế khi cần, đặc biệt phù hợp với quán cà phê vừa – nhỏ hoặc chủ quán không rành về tài chính.

Câu hỏi thường gặp khi làm kế toán quán cà phê

Quán cà phê nhỏ có cần lập báo cáo tài chính?

Đối với quán cà phê nhỏ hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể, pháp luật không bắt buộc phải lập báo cáo tài chính hàng năm như doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn vẫn cần ghi chép doanh thu, chi phí và lưu trữ hóa đơn – chứng từ để cơ quan thuế đối chiếu khi kiểm tra đột xuất hoặc theo kế hoạch.

Nếu quán được cấp mã số thuế, có sử dụng hóa đơn điện tử và thuê nhiều nhân viên, bạn nên lập sổ sách định kỳ và tổng hợp tình hình tài chính nội bộ để:

Biết được lợi nhuận thực tế từng tháng.

Quản lý hiệu quả chi phí nguyên vật liệu và lương nhân viên.

Dễ dàng mở rộng quy mô hoặc vay vốn ngân hàng khi cần.

Có cần tách biệt chi phí cá nhân và chi phí quán không?

Câu trả lời là rất cần thiết. Một sai lầm phổ biến khi làm kế toán cho quán cà phê là sử dụng chung tài khoản hoặc ngân sách cá nhân với tài chính của quán. Điều này khiến việc theo dõi chi phí – doanh thu thiếu minh bạch, dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc không xác định được lợi nhuận thực sự.

Việc tách riêng tài chính giúp bạn:

Xác định đúng chi phí hợp lệ phục vụ kinh doanh.

Dễ dàng hạch toán khấu hao tài sản, kiểm soát chi tiêu.

Hạn chế bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra (nếu kê khai theo phương pháp khấu trừ).

Nên mở tài khoản riêng cho quán, lưu giữ chứng từ đầy đủ và phân loại rõ ràng hóa đơn mua hàng cho kinh doanh – sinh hoạt cá nhân.

Tư vấn kế toán cho quán cà phê không chỉ đơn thuần là xử lý các con số trên giấy tờ, mà còn là giải pháp quản lý tài chính giúp chủ quán vận hành hiệu quả, hợp pháp và phát triển bền vững. Một hệ thống kế toán tốt sẽ phản ánh đúng tình hình kinh doanh, hỗ trợ đưa ra các quyết định hợp lý về giá bán, chi phí marketing và kế hoạch mở rộng.

Trong thực tế, nhiều quán cà phê nhỏ lẻ chỉ tập trung vào chất lượng đồ uống mà bỏ quên việc kê khai thuế đúng hạn, ghi nhận doanh thu đầy đủ hoặc phân loại chi phí chính xác. Điều này dẫn đến rủi ro kiểm tra thuế, bị phạt vi phạm hành chính hoặc thất thoát lợi nhuận mà không rõ nguyên nhân.

Việc tìm đến các đơn vị dịch vụ kế toán trọn gói cho quán cà phê sẽ giúp bạn an tâm hơn, vì mọi nghiệp vụ từ báo cáo thuế đến kiểm tra hóa đơn đều được xử lý chuyên nghiệp, nhanh chóng. Dù bạn là quán cà phê quy mô nhỏ hay chuỗi nhiều chi nhánh, việc xây dựng nền tảng kế toán bài bản là điều không thể thiếu.

Hãy liên hệ với đơn vị uy tín để được tư vấn cụ thể và tùy chỉnh dịch vụ phù hợp theo mô hình quán của bạn – đó chính là chìa khóa để kinh doanh hiệu quả và bền vững.