Trích lục Hồ sơ Doanh nghiệp

432
08/05/2024

Rate this post

Trích lục Hồ sơ Doanh nghiệp

Trích lục là 1 cụm từ nghe thì khá quen thuộc nhưng không phải ai cũng hiểu được chính xác nghĩa của trích lục theo đúng quy định pháp luật. Và đặc biệt, khi bạn muốn trích lục hồ sơ doanh nghiệp thì trình tự thủ tục và cách thức thực hiện như thế nào? Mời bạn tham khảo bài viết Trích lục Hồ sơ Doanh nghiệp được Gia Minh trình bày dưới đây để nắm được thông tin.

Cơ sở pháp lý Thủ tục trích lục hồ sơ doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp 2020

Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp

Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là gì?

Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp là điều kiện cần để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định đối với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau:

Đối với doanh nghiệp tư nhân: quy định tại Điều 19 Luật Doanh nghiệp 2020

Đối với công ty hợp danh, công ty TNHH, công ty cổ phần: quy định lần lượt tại các Điều 20, 21 và 22 Luật Doanh nghiệp 2020.

Cụ thể:

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Đối với doanh nghiệp tư nhân:

Căn cứ Điều 19 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.

Đối với công ty hợp danh

Căn cứ Điều 20 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Điều lệ công ty

Danh sách thành viên.

Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.”

Đối với công ty TNHH:

Căn cứ Điều 21 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Điều lệ công ty.

Danh sách thành viên.

Bản sao các giấy tờ sau đây:

Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.”

Đối với công ty cổ phần

Căn cứ Điều 22 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Điều lệ công ty.

Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

Bản sao các giấy tờ sau đây:

Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.”

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 đã có sự phân hóa về mặt loại hình doanh nghiệp dự định đăng ký và được đánh giá là tương đối chặt chẽ. Với mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì hồ sơ đăng ký thành lập là khác nhau.

Khái niệm về Trích lục

Trước tiên phải khẳng định rằng, mặc dù các văn bản có nhiều quy định về trích lục nhưng lại chưa có định nghĩa chung, thống nhất về thủ tục này.

Hiện nay mới chỉ có định nghĩa về trích lục hộ tịch, cụ thể, theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 quy định:

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Còn bản sao trích lục hộ tịch bao gồm:

Bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch;

Bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Tuy nhiên, trong thực tế rất nhiều giấy tờ, hồ sơ cần trích lục như trích lục bản đồ địa chính, ghi chú ly hôn hay hồ sơ hành chính bên cạnh những loại trích lục phổ biến như trích lục khai sinh, trích lục kết hôn, trích lục hộ khẩu, trích lục thông tin đăng ký doanh nghiệp

Theo đó, có thể hiểu, trích lục là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ, hồ sơ của người có yêu cầu.

Giá trị pháp lý của Bản trích lục

Như đã trình bày ở trên, bản sao trích lục có 02 loại là bản sao trích lục được cấp từ sổ gốc và bản sao trích lục được chứng thực từ bản chính.

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thêm vào đó khoản 2 Điều này quy định, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, bản sao trích lục có giá trị tương tự như bản chính được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Trích lục hồ sơ là gì?

Hiện nay, mặc dù pháp luật Việt Nam có nhiều quy định về các loại trích lục hồ sơ khác nhau nhưng lại chưa có định nghĩa cụ thể trích lục là gì. Vậy trích lục hồ sơ có thể hiểu như sau:

Trích lục hồ sơ là việc cá nhân yêu cầu và cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong một số lĩnh vực nhất định chấp nhận cấp bản sao của giấy tờ, hồ sơ. Trong trường hợp bị mất giấy tờ gốc, công dân đều có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp bản trích lục.

Thủ tục xin trích lục hồ sơ sẽ khác nhau giữa các loại trích lục và đối tượng xin cấp Ví dụ như mẫu công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh sẽ khác với xin trích lục bản án, quyết định ly hôn.

Quy định về trích lục hồ sơ doanh nghiệp

Theo Điều 33, Luật doanh nghiệp 2020 tổ chức, cá nhân có quyền đề nghị Cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh và Cơ quan đăng ký kinh doanh cung cấp thông tin được lưu giữ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí theo quy định của pháp luật.

Cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh và Cơ quan đăng ký kinh doanh có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin.

Các nội dung của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin có thể xin được trích lục đã được các Doanh nghiệp thông báo trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo Điều 32, Luật doanh nghiệp 2020. Các thông tin được thông báo gồm:

Ngành, nghề kinh doanh;

Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (nếu có).

Và nếu trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp có thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì các nội dung thay đổi này cũng sẽ được các doanh nghiệp thông báo công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2, Điều 32, Luật doanh nghiệp 2020.

Như vậy, khi có yêu cầu các tổ chức, cá nhân có quyền đề nghị cơ quan có thẩm quyền cung cấp hồ sơ của doanh nghiệp theo các căn cứ trên.

Thủ tục trích lục hồ sơ doanh nghiệp

Theo quy định tại điều 36 nghị định 01/2021/NĐ-CP có quy định về việc các tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ doanh nghiệp cụ thể như sau:

Thông tin được cung cấp công khai, miễn phí trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ , bao gồm: tên doanh nghiệp; mã số doanh nghiệp; địa chỉ trụ sở chính; ngành, nghề kinh doanh; họ và tên người đại diện theo pháp luật; tình trạng pháp lý của doanh nghiệp.

Tổ chức, cá nhân có nhu cầu cung cấp hồ sơ doanh nghiệp theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Luật Doanh nghiệp 2020 gửi đề nghị cung cấp thông tin đến cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc Cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh hoặc Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để được cung cấp thông tin.

Theo đó trong trường hợp tổ chức cá nhân có yêu cầu trích lục hồ sơ doanh nghiệp của đối tác qua cổng hồ sơ doanh nghiệp trực tuyến thì sẽ truy cập địa chỉ https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn. Điều kiện để các cá nhân, tổ chức có thể trích lục hồ sơ kinh doanh của đối tác thông qua cổng thông tin trực tuyến là phải có tài khoản. Tổ chức, cá nhân có thể tạo tài khoản thông qua link hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để trích lục hồ sơ kinh doanh của đối tác

Trường hợp Tổ chức, cá nhân có nhu cầu cung cấp hồ sơ doanh nghiệp tại cơ quan có thẩm quyền thì tiến hành gửi đơn đề nghị tới cơ quan tiếp nhận đơn.

Như vậy, các tổ chức, cá nhân có thể việc yêu cầu cung cấp thông tin doanh nghiệp có thể yêu cầu qua cổng thông tin điện tử quốc gia dangkykinhdoanh.gov.vn hoặc nộp trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Các bước thực hiện thủ tục trích lục Hồ sơ doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ xin trích lục tại cơ quan có thẩm quyền

Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú chuẩn bị hồ sơ như đã hướng dẫn trên, tiến hành nộp hồ sơ tại Cơ quan có thẩm quyền, phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ xin trích lục

Sau khi tiếp nhận hồ sơ xin trích lục, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra và đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của các giấy tờ liên quan.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Những giấy tờ xuất trình khi xin trích lục, cán bộ tiếp nhận đối chiếu với thông tin trong Tờ khai cấp bản sao trích lục. Sau đó trả lại cho người xin trích lục và không được yêu cầu người xin trích lục nộp thêm bản sao giấy tờ đó.

Trường hợp nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm phải hướng dẫn người xin trích lục bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp luật. Trong trường hợp, không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ xin trích lục phải lập thành văn bản nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần hoàn thiện.

Đối với những hồ sơ xin trích lục sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì cán bộ tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ xin trích lục. Tuy nhiên, việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

Bước 3: Tiến hành cấp bản sao trích lục theo yêu cầu

Sau khi hồ sơ xin trích lục đầy đủ và phù hợp quy định pháp luật, công chức căn cứ vào Cơ sở dữ liệu cấp trích lục bản sao giấy đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp có yêu cầu.

Đơn đề nghị trích lục hồ sơ doanh nghiệp

Khi các tổ chức, cá nhân muốn trích lục hồ sơ doanh nghiệp tại cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh và cơ quan đăng ký kinh doanh cung cấp thông tin được lưu trữ trên hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các tổ chức, cá nhân sẽ làm đơn đề nghị trích lục hồ sơ doanh nghiệp trình bày rõ lý do và loại thông tin cần cung cấp. Đơn đề nghị gồm các nội dung chính sau:

Quốc hiệu, tiêu ngữ

Địa điểm, thời gian viết đơn

Tên cơ quan tiếp nhận đơn

Tên đơn vị xin trích lục

Địa chỉ

Tên doanh nghiệp cần được trích lục

Mã số thuế, địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

Lý do viết đơn

Nội dung các thông tin cần được trích lục

Hướng dẫn soạn mẫu công văn xin trích lục hồ sơ

Công văn xin trích lục hồ sơ sẽ bao gồm các nội dung như sau:

Quốc hiệu, tiêu ngữ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Tên đơn vị làm công văn xin trích lục hồ sơ

Địa điểm, thời gian làm công văn

Tên công văn, nơi nhận công văn (cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục hồ sơ)

Thông tin đơn vị xin trích lục công văn (tên đơn vị, mã số, trụ sở chính, thông tin người đại diện, chức vụ người đại diện)

Nội dung xin trích lục

Căn cứ pháp luật (nếu có)

Chữ ký, họ và tên người có thẩm quyền ký công văn

Hướng dẫn điền công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh:

Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đăng ký thành lập doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp xin trích lục

(Mã số doanh nghiệp – chính là mã số thuế của doanh nghiệp

Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Họ và tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Chức danh người đại diện theo pháp luật đang đảm nhiệm

Ngày thành lập doanh nghiệp

Nội dung cần xin trích lục (ví dụ ngành nghề kinh doanh)

Thủ tục trích lục thông tin đăng ký doanh nghiệp

Cơ quan tiếp nhận đơn đề nghị trích lục hồ sơ doanh nghiệp

Tổ chức, cá nhân muốn trích lục hồ sơ doanh nghiệp có thể nộp đơn đề nghị tại: Cơ quan đăng ký kinh doanh

Cơ quan đăng ký kinh doanh là cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký và cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho các tổ chức, cá nhân.

Cơ quan đăng ký kinh doanh được tổ chức ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Các phòng đăng ký kinh doanh có con dấu riêng.

Ở cấp tỉnh: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (sau đây gọi chung là Phòng Đăng ký kinh doanh).

Phòng Đăng ký kinh doanh có thể tổ chức các điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Phòng Đăng ký kinh doanh tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh.

Thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh có thể thành lập thêm một hoặc hai Phòng Đăng ký kinh doanh và được đánh số theo thứ tự. Việc thành lập thêm Phòng Đăng ký kinh doanh do Ủy ban nhân dân thành phố quyết định sau khi thống nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Ở cấp huyện: Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện nhiệm vụ đăng ký hộ kinh doanh (sau đây gọi chung là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện).

Trên đây bài viết Trích lục Hồ sơ Doanh nghiệp do Gia Minh cung cấp. Hi vọng sau khi tham khảo xong bài viết quý độc giả sẽ nắm được hồ sơ thủ tục cũng như cách thức thực hiện thủ tục xin trích lục hồ sơ doanh nghiệp. Trường hợp quý khách hàng vẫn còn vướng mắc hoặc không có thời gian đi lại, hãy liên hệ ngay với Gia Minh để chúng tôi được hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng.