Tờ khai cấp hộ chiếu trẻ em (TK01a): Hướng dẫn chi tiết 2025

Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) là biểu mẫu bắt buộc khi làm hộ chiếu phổ thông cho trẻ dưới 14 tuổi. Bài viết này tổng hợp đầy đủ: đối tượng áp dụng, trường hợp phải nộp mẫu TK01a, danh mục hồ sơ kèm theo, hướng dẫn điền từng mục (thông tin trẻ, cha mẹ/giám hộ, nơi cư trú, ảnh 4×6, chữ ký, xác nhận địa phương), cũng như cách nộp trực tiếp, online hoặc bưu điện, lệ phí tham khảo và mốc thời gian xử lý thường thấy. Ngoài ra, bạn sẽ có checklist nhanh khi chuẩn bị hồ sơ, danh sách lỗi thường gặp và phương án khắc phục để tránh bị trả hồ sơ. Nội dung bám sát thực tế triển khai tại cơ quan xuất nhập cảnh địa phương, phù hợp phụ huynh cần làm hộ chiếu cho trẻ em lần đầu, xin cấp lại do mất/hỏng/hết hạn, hoặc tách hộ chiếu riêng cho trẻ. Kết thúc bài, bạn nắm rõ cách thao tác, tránh sai sót, tối ưu thời gian.

1) Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) dùng khi nào? Đối tượng áp dụng

1.1. Trường hợp bắt buộc dùng mẫu

• Cấp hộ chiếu lần đầu cho trẻ dưới 14 tuổi.

• Cấp lại hộ chiếu do mất, hỏng, hết hạn đối với trẻ dưới 14 tuổi.

• Tách hộ chiếu riêng cho trẻ nếu trước đây từng ghi chung hộ chiếu với cha/mẹ.

• Trẻ cần hộ chiếu để đi học ở nước ngoài, đoàn tụ gia đình, chữa bệnh, du lịch hoặc mục đích cá nhân hợp pháp khác.

Lưu ý: Người kê khai phải có giấy tờ chứng minh quan hệ hợp pháp với trẻ (giấy khai sinh, quyết định giám hộ, quyết định nuôi con sau ly hôn…).

1.2. Ai là người kê khai?

• Cha/mẹ là người kê khai chính.

• Người giám hộ hợp pháp (ông/bà, cô/chú hoặc tổ chức) kê khai khi có quyết định giám hộ của cơ quan có thẩm quyền.

• Trong mọi trường hợp, người ký phải xuất trình CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực để đối chiếu.

1.3. Khi nào cần xác nhận của địa phương?

• Nếu nộp hồ sơ tại địa phương (trẻ chưa có CCCD gắn chip) hoặc nộp qua bưu điện, thường cần xác nhận của Công an cấp xã/phường nơi cư trú.

  Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com
  
  Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

• Nếu trẻ đã có CCCD gắn chip và nộp trực tiếp có mặt đối chiếu, nhiều nơi không yêu cầu xác nhận địa phương.

2) Danh mục hồ sơ kèm theo TK01a

2.1. Hồ sơ bắt buộc

• Mẫu TK01a: điền đủ, ký đúng, dán ảnh 4×6 nền trắng (chụp ≤6 tháng).

• Giấy khai sinh của trẻ: bản sao kèm bản chính đối chiếu (hoặc bản sao chứng thực).

• CMND/CCCD/hộ chiếu của cha/mẹ hoặc người giám hộ: bản sao kèm bản chính đối chiếu.

• Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú (nếu địa phương còn áp dụng/được yêu cầu khi đối chiếu).

• 02 ảnh 4×6 đạt chuẩn (nộp bổ sung nếu cơ quan yêu cầu).

2.2. Trường hợp đặc biệt cần giấy tờ bổ sung

• Giấy ủy quyền có công chứng: khi một phụ huynh đi nộp thay cho người còn lại (trừ khi giấy khai sinh chỉ thể hiện một người là cha/mẹ).

• Quyết định giám hộ: nếu không phải cha/mẹ trực tiếp nộp.

• Bản án/quyết định ly hôn & quyền nuôi con: nếu liên quan quyền đại diện.

• Giấy xác nhận của trường học/cơ sở y tế: theo yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận (không phải lúc nào cũng cần).

Mẹo: Tất cả bản sao nên rõ ràng, không tẩy xóa; nếu nộp qua bưu điện, ưu tiên bản sao y chứng thực để hạn chế bị trả hồ sơ.

3) Hướng dẫn điền TK01a từng mục (đúng – đủ – khớp giấy tờ)

3.1. Thông tin trẻ em

• Họ và tên: viết IN HOA, không viết tắt, đúng như giấy khai sinh.

• Ngày sinh: theo định dạng dd/mm/yyyy (ví dụ: 04/05/2020).

• Giới tính: tích đúng Nam/Nữ.

• Nơi sinh: đủ 3 cấp hành chính (xã/phường – huyện/quận – tỉnh/thành phố).

• Số giấy khai sinh: ghi đúng số và ký hiệu trên bản gốc/bản sao.

3.2. Thông tin cha mẹ/người giám hộ

• Họ tên cha, mẹ (hoặc người giám hộ).

• Số CMND/CCCD/hộ chiếu: còn hiệu lực.

• Quan hệ với trẻ: đánh dấu Cha/Mẹ/Người giám hộ.

• Số điện thoại: đang sử dụng, dễ liên hệ.

3.3. Nơi cư trú & nơi đăng ký khai sinh

• Nơi cư trú của trẻ: theo thường trú/tạm trú hiện tại.

• Nơi đăng ký khai sinh: ghi đúng cơ quan cấp trên giấy khai sinh.

• Nơi nộp hồ sơ: chọn Phòng Quản lý xuất nhập cảnh công an tỉnh/thành nơi trẻ cư trú (hoặc theo hướng dẫn địa phương).

Lưu ý: Nếu trẻ đã chuyển nơi cư trú, vẫn phải khai đúng nơi đăng ký khai sinh theo giấy khai sinh gốc. Trường hợp cư trú ở nước ngoài, ghi địa chỉ nước ngoài (khi xử lý tại CQ đại diện Việt Nam).

3.4. Ảnh & chữ ký – tiêu chuẩn kỹ thuật

• Ảnh 4×6 nền trắng, rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính màu, chụp ≤6 tháng.

• Dán ảnh đúng vị trí trên mẫu, không gấp/nhòe/ố màu.

• Chữ ký người kê khai: trùng chữ ký trên giấy tờ tùy thân.

• Xác nhận Công an xã/phường: cần khi nộp tại địa phương hoặc qua bưu điện (tùy quy định từng nơi).

Quan trọng: Không ký thay chữ ký của trẻ nếu trẻ ≥14 tuổi (trường hợp này trẻ phải tự ký trong hồ sơ khác với quy trình của mẫu TK01a).

4) Cách nộp TK01a: trực tiếp, online hay bưu điện?

4.1. Nộp trực tiếp tại cơ quan xuất nhập cảnh

Quy trình:

1. Chuẩn bị mẫu TK01a đã điền + hồ sơ kèm theo.

2. Lấy số, nộp tại quầy tiếp nhận hộ chiếu trẻ em.

3. Cán bộ kiểm tra – hướng dẫn bổ sung (nếu có) – in biên nhận và hẹn trả kết quả.

4. Nộp lệ phí theo quy định địa phương (thường thấy 200.000–350.000đ/lần cấp).

Phù hợp khi: cần trao đổi trực tiếp, ảnh chụp tại quầy, hoặc muốn xử lý nhanh theo thực tế từng nơi.

4.2. Nộp online qua Cổng dịch vụ công

Các bước:

1. Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng định danh.

2. Chọn “Cấp hộ chiếu phổ thông” → mục dành cho trẻ dưới 14 tuổi.

3. Điền TK01a điện tử, tải lên ảnh, giấy khai sinh, giấy tờ liên quan.

4. Kiểm tra – Gửi hồ sơ – nhận mã theo dõi.

5. Khi hồ sơ được duyệt: đến nhận kết quả hoặc đăng ký chuyển phát bưu điện.

Ưu điểm: tiết kiệm thời gian di chuyển, theo dõi trạng thái online.

Yêu cầu: thiết bị & kỹ năng thao tác, chuẩn bị file ảnh rõ nét.

4.3. Nộp qua bưu điện

• In sẵn mẫu TK01a, dán ảnh, ký tay rõ ràng.

• Sao y giấy tờ cần thiết (ưu tiên bản sao chứng thực).

• Gửi theo hướng dẫn của cơ quan xuất nhập cảnh địa phương.

• Theo dõi mã bưu gửi và biên nhận (khi được cấp).

5) Lệ phí tham khảo, thời hạn và trả kết quả

• Lệ phí: thường ghi nhận 200.000–350.000đ/lần cấp hộ chiếu cho trẻ (mức cụ thể tùy địa phương/thời điểm).

• Thời gian xử lý: phụ thuộc khối lượng hồ sơ và cách nộp (trực tiếp/online/bưu điện); thường vài ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ, đúng chuẩn.

• Nhận kết quả: trực tiếp tại cơ quan hoặc qua bưu điện nếu đã đăng ký dịch vụ chuyển phát.

Gợi ý: Lên kế hoạch sớm hơn lịch xuất cảnh ít nhất 2–3 tuần để chủ động xử lý phát sinh.

6) Lỗi thường gặp khi điền TK01a & cách khắc phục

6.1. Ghi sai số giấy khai sinh/địa chỉ

• Nguyên nhân: điền theo trí nhớ, thiếu ký hiệu, sai định dạng, địa chỉ không khớp cư trú.

• Cách tránh: đối chiếu bản gốc trước khi điền; ghi đủ ký hiệu, đủ 3 cấp địa danh; cập nhật giấy xác nhận cư trú nếu cần.

6.2. Thiếu chữ ký xác nhận/người đại diện không đúng thẩm quyền

• Nguyên nhân: quên ký tên, người nộp thay không có ủy quyền, thiếu quyết định giám hộ.

• Cách tránh: kiểm tra mục ký tên, chuẩn bị giấy ủy quyền hoặc quyết định giám hộ (bản sao hợp lệ).

6.3. Ảnh không đạt chuẩn

• Nguyên nhân: nền không trắng, đèo kính màu, đội mũ, ảnh chụp quá 6 tháng.

• Cách tránh: chụp lại theo chuẩn ICAO đơn giản: nền trắng, nhìn thẳng, không phụ kiện che mặt.

6.4. Sai nơi nộp hồ sơ

• Nguyên nhân: chọn nhầm địa phương không có thẩm quyền.

• Cách tránh: nộp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh nơi trẻ cư trú (hoặc theo hướng dẫn địa phương).

7) Cách điền nhanh: ví dụ minh họa (tham khảo)

• Họ tên trẻ: NGUYỄN VĂN A

• Ngày sinh: 04/05/2020

• Nơi sinh: Phường 7, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh

• Số giấy khai sinh: 123/2020/UBND-P7 (ghi đúng ký hiệu)

• Cha: NGUYỄN VĂN B – CCCD 0123… – Quan hệ: Cha – SĐT: 09…

• Mẹ: TRẦN THỊ C – CCCD 0456… – Quan hệ: Mẹ – SĐT: 09…

• Nơi cư trú: 25 Lê Văn Sỹ, P.12, Q.Phú Nhuận, TP.HCM

• Ảnh: 4×6 nền trắng, chụp ≤6 tháng, dán đúng khung

• Chữ ký: Người khai ký trùng chữ ký trên CCCD

• Xác nhận: Công an phường (nếu địa phương yêu cầu/đi bưu điện)

8) Nộp online cho tờ khai hộ chiếu trẻ em: mẹo tối ưu duyệt nhanh

• Chuẩn bị file ảnh 4×6 dung lượng vừa phải, nền trắng, khuôn mặt rõ.

• Scan giấy khai sinh, CCCD/CMND, giấy ủy quyền/giám hộ (nếu có) rõ, thẳng, không lóa.

• Kiểm tra chính tả họ tên, dấu tiếng Việt chuẩn; soát địa chỉ 3 cấp.

• Theo dõi mã hồ sơ; nếu có yêu cầu bổ sung, phản hồi sớm trong giờ hành chính.

11) Lưu ý pháp lý & triển khai thực tế

• Nội dung biểu mẫu và cách vận dụng có thể khác nhau đôi chút giữa các địa phương; nên xem thông báo trên trang của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh nơi bạn nộp.

• Khi thông tin dân cư đã đồng bộ, một số xác nhận có thể được miễn/giảm yêu cầu; tuy nhiên vẫn nên mang theo giấy tờ gốc để đối chiếu khi cần.

• Nếu làm gấp, ưu tiên nộp trực tiếp, chuẩn bị đủ hồ sơ để giảm lượt đi lại.

👉 Tải mẫu TK01a tại đây: Tờ khai TK01a bản Word mới nhất

Liên hệ ngay:

• Điện thoại: 0932 785 561 – 0939 456 569 – 0868 458 111
• Email: dvgiaminh@gmail.com
• Zalo: 0932 785 561

Gia Minh – Giải pháp kế toán trọn gói, chính xác và bảo mật cho mọi phòng khám tư nhân.

Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) là bước quan trọng quyết định hồ sơ có được tiếp nhận suôn sẻ hay không. Khi nắm rõ mẫu TK01a, chuẩn bị đủ giấy tờ kèm theo, điền đúng từng mục, chọn cách nộp phù hợp (trực tiếp, online hay bưu điện) và tránh lỗi thường gặp, bạn sẽ rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, hạn chế việc bổ sung hay bị trả hồ sơ. Hãy lưu lại checklist và mẹo trong bài để áp dụng cho mọi lần làm thủ tục, đồng thời chia sẻ cho người thân đang cần làm hộ chiếu cho trẻ em. Nếu bạn muốn, mình có thể tùy biến thêm mẫu TK01a bản in kèm checklist 1 trang để bạn tải về và dùng ngay.

CÁC BÀI VIẾT THAM KHẢO:

Địa chỉ làm hộ chiếu tại Bạc Liêu #1

Hộ chiếu phổ thông làm ở đâu – Hướng dẫn chi tiết 2025

Thủ tục cấp hộ chiếu tại Hà Nội