Thuế phải nộp khi thành lập công ty – Chi tiết nghĩa vụ thuế 2025

Thuế phải nộp khi thành lập công ty là một trong những nội dung quan trọng nhất mà các doanh nghiệp mới cần nắm rõ để vận hành đúng pháp luật. Nhiều chủ doanh nghiệp lần đầu khởi sự kinh doanh thường chỉ tập trung vào thủ tục đăng ký mà bỏ quên nghĩa vụ thuế sau khi thành lập. Tuy nhiên, việc kê khai và nộp thuế đúng thời hạn quyết định trực tiếp đến tính hợp pháp của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Một số sắc thuế bắt buộc như thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN hay thuế TNCN đều có những quy định riêng mà doanh nghiệp phải thực hiện. Nếu không hiểu rõ, doanh nghiệp có thể bị truy thu, phạt chậm nộp hoặc kiểm tra đột xuất. Đây cũng là giai đoạn quan trọng để doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản trị tài chính minh bạch và ổn định lâu dài. Nắm vững nghĩa vụ thuế sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động an toàn và phát triển bền vững. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng khoản thuế cần nộp ngay từ khi thành lập công ty.

Tổng quan về thuế phải nộp khi thành lập công ty

Khi thành lập công ty tại địa phương bất kỳ (Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng hay các tỉnh như Bình Thuận, Phú Yên…), bên cạnh giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải “bước chân” vào hệ thống quản lý thuế. Ngay sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, dữ liệu công ty sẽ được chuyển sang cơ quan thuế địa phương (Cục Thuế/Chi cục Thuế quận, huyện), và từ đó phát sinh hàng loạt nghĩa vụ thuế: lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có trả lương cho nhân sự, cùng nghĩa vụ khai báo hóa đơn điện tử, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế định kỳ.

Điểm nhiều chủ doanh nghiệp mới hay nhầm là “chưa có doanh thu thì chưa phải quan tâm đến thuế”. Thực tế, rất nhiều nghĩa vụ mang tính định kỳ hoặc theo năm, không phụ thuộc doanh thu cao hay thấp, ví dụ: lệ phí môn bài, tờ khai thuế kỳ đầu, thông báo áp dụng phương pháp tính thuế, đăng ký tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế, đăng ký chữ ký số để nộp tờ khai online… Nếu bỏ sót thời hạn, doanh nghiệp vẫn bị phạt chậm nộp dù chưa xuất được hóa đơn nào.

Ngoài khung quy định chung của Luật Quản lý thuế, từng địa phương còn có cách triển khai, hướng dẫn nội bộ và “văn hóa làm việc” khác nhau: nơi yêu cầu doanh nghiệp giải trình rất kỹ trước khi cấp hóa đơn điện tử, nơi kiểm tra chặt việc kê khai ban đầu, nơi lại tập trung nhắc nhở về hóa đơn và nợ thuế. Vì vậy, hiểu rõ bức tranh tổng quan về các loại thuế phải nộp, thời điểm phát sinh và thói quen kiểm tra của cơ quan thuế tại tỉnh/thành phố mình đặt trụ sở sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, tránh rơi vào thế bị động, bị phạt oan vì thiếu thông tin.

Doanh nghiệp mới thành lập cần tuân thủ những quy định nào?

Ngay khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần “check list” lại các quy định thuế bắt buộc tại địa phương. Thông thường, trong 30 ngày (hoặc theo thời hạn hướng dẫn cụ thể), doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài, đăng ký hình thức kế toán, năm tài chính, phương pháp khấu hao tài sản, đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hay trực tiếp – nếu còn áp dụng), đăng ký tài khoản ngân hàng và chữ ký số để giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

Tại một số Chi cục Thuế quận/huyện, doanh nghiệp mới còn được yêu cầu nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, kèm theo hợp đồng thuê trụ sở, giấy tờ chứng minh địa điểm thực có (ảnh mặt tiền, biển hiệu…). Đây là bước nhiều nơi dùng để “lọc” doanh nghiệp ma, nên nếu chuẩn bị sơ sài rất dễ bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian kích hoạt hóa đơn điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp phải tuân thủ các kỳ kê khai thuế tháng/quý, nộp báo cáo tài chính năm đúng hạn. Việc nắm rõ lịch nộp tờ khai mà Chi cục Thuế địa phương áp dụng, chủ động lưu lịch và nhờ kế toán/đơn vị dịch vụ theo sát là cách tốt nhất để không vướng phạt chậm nộp, dù doanh nghiệp mới chỉ đang trong giai đoạn hoàn thiện bộ máy.

Vai trò của việc nộp thuế đúng hạn đối với doanh nghiệp

Nhiều chủ doanh nghiệp mới thành lập thường tập trung toàn lực vào bán hàng, tìm khách, mà coi nghĩa vụ thuế là việc “làm cho xong”. Thực tế, nộp thuế và tờ khai đúng hạn mang ý nghĩa lớn hơn nhiều so với việc tránh vài triệu tiền phạt. Trước hết, lịch sử tuân thủ thuế sạch sẽ là “tấm hộ chiếu” cực kỳ quan trọng khi doanh nghiệp xin vay vốn ngân hàng, tham gia thầu, ký hợp đồng với đối tác lớn hoặc làm việc với cơ quan nhà nước khác tại địa phương. Chỉ cần vài lần nộp chậm, bị phạt nhiều kỳ, doanh nghiệp rất dễ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, rủi ro tuân thủ.

Bên cạnh đó, việc nộp thuế đúng hạn giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền tốt hơn: biết rõ kỳ nào phải nộp bao nhiêu, chủ động cân đối doanh thu – chi phí, tránh dồn cục cuối năm. Ở nhiều tỉnh/thành, cơ quan thuế còn phân loại doanh nghiệp theo mức độ tuân thủ để lựa chọn đối tượng thanh tra, kiểm tra. Doanh nghiệp “ngoan” – kê khai và nộp thuế đầy đủ, ít sai sót – thường được ưu tiên nhắc nhở mềm, hỗ trợ hướng dẫn trước khi áp dụng biện pháp xử lý mạnh. Nói cách khác, tuân thủ thuế là một khoản “đầu tư niềm tin” với cơ quan thuế địa phương, giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và phát triển lâu dài.

Thuế môn bài – Thuế đầu tiên phải nộp sau khi thành lập công ty

Khi vừa nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhiều chủ công ty tại Cần Thơ hoặc các địa phương khác thường nghĩ ngay tới việc mở tài khoản ngân hàng, khắc dấu, làm hóa đơn… mà quên mất một “cột mốc” rất quan trọng: thuế môn bài (nay pháp luật gọi là lệ phí môn bài). Đây gần như là khoản thuế/ lệ phí đầu tiên mà doanh nghiệp phải thực hiện sau khi thành lập, thể hiện việc công ty chính thức “ra mắt” và đi vào hoạt động với cơ quan thuế quản lý.

Tại mỗi địa phương như Cần Thơ, TP.HCM, Hà Nội…, cơ quan thuế sẽ có cách tuyên truyền, hướng dẫn khác nhau, nhưng mức thu và nguyên tắc thu lệ phí môn bài được áp dụng thống nhất trên toàn quốc theo Nghị định của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính. Điểm chung là: thuế môn bài không tính theo doanh thu thực tế, mà tính dựa trên vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Vì là khoản phải nộp định kỳ hằng năm, nếu doanh nghiệp mới tại Cần Thơ lơ là, không nắm thời hạn kê khai – nộp tiền hoặc không biết mình được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu, rất dễ:

•       Bị phạt vi phạm hành chính do nộp chậm, kê khai chậm.
  
•       Bị tính tiền chậm nộp, dù số tiền lệ phí môn bài không lớn.
  
•       Khó khăn khi làm các thủ tục tiếp theo như thông báo phát hành hóa đơn, hoàn thiện hồ sơ vay vốn, hồ sơ đấu thầu… vì bị “vướng” nợ thuế.
  

Ngược lại, nếu chủ doanh nghiệp hiểu rõ mức thu, thời hạn kê khai – nộp, các trường hợp miễn ngay từ khi mới thành lập công ty, việc quản lý nghĩa vụ thuế sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Chủ doanh nghiệp có thể chủ động làm việc với chi cục thuế quận/huyện tại địa phương, lập kế hoạch dòng tiền, và không còn cảm giác “bị động” khi cơ quan thuế gửi thông báo.

Đặc biệt, những năm gần đây, pháp luật có nhiều chính sách hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập, trong đó có quy định miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập nếu đáp ứng điều kiện. Việc “nhận diện đúng” xem công ty mình tại Cần Thơ hay các tỉnh thành khác có thuộc diện miễn hay không là cách để tối ưu chi phí hợp pháp, tránh nộp thừa chỉ vì thiếu thông tin.

Mức thuế môn bài theo vốn điều lệ

Đối với doanh nghiệp, lệ phí môn bài (thuế môn bài) được chia theo bậc vốn điều lệ/vốn đầu tư. Hiểu đơn giản: vốn càng lớn, mức lệ phí môn bài hằng năm càng cao, nhưng vẫn nằm trong một khung cố định, không tăng theo doanh thu.

Thực tế tại Cần Thơ, khi bạn đăng ký thành lập công ty tại Sở KH&ĐT và được cấp mã số thuế, cơ quan thuế quản lý (Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế quận/huyện) sẽ căn cứ vốn điều lệ trên giấy phép để xác định mức lệ phí môn bài. Khung phổ biến hiện nay như sau (mang tính tham khảo, có thể được điều chỉnh theo quy định mới):

•       Doanh nghiệp có vốn điều lệ/ vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: áp dụng mức lệ phí môn bài cao nhất hằng năm.
  
•       Doanh nghiệp có vốn điều lệ/ vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: áp dụng mức thấp hơn.
  
•       Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: mức lệ phí môn bài riêng, thấp hơn mức của công ty mẹ.
  

Khi lựa chọn vốn điều lệ ban đầu, ngoài việc cân nhắc uy tín với đối tác, khả năng chịu trách nhiệm tài chính, doanh nghiệp cũng nên để ý ảnh hưởng đến bậc lệ phí môn bài. Nhiều công ty tại Cần Thơ chọn vốn điều lệ ở mức hợp lý vừa đảm bảo hình ảnh, vừa không phải gánh mức lệ phí môn bài quá cao mà không cần thiết.

Thời hạn kê khai – thời hạn nộp thuế môn bài

Sau khi thành lập công ty, bước tiếp theo mà doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý là mốc thời gian kê khai và nộp lệ phí môn bài. Quy định về thời hạn có thay đổi qua các năm, nhưng tinh thần chung là:

•       Doanh nghiệp mới thành lập: thực hiện kê khai lệ phí môn bài một lần (thông thường trong năm đầu hoạt động hoặc theo hạn được pháp luật quy định tại thời điểm thành lập).
  
•       Sau khi đã kê khai, các năm tiếp theo chỉ cần nộp tiền lệ phí môn bài, không phải nộp lại tờ khai nếu không thay đổi bậc vốn/ quy mô.
  

Tại Cần Thơ, Chi cục Thuế thường có hướng dẫn cụ thể và có thể gửi thông báo qua hệ thống thuế điện tử (eTax) hoặc thông qua email đăng ký. Tuy vậy, trách nhiệm chủ động vẫn thuộc về doanh nghiệp:

•       Doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn kê khai lần đầu; nếu kê khai muộn so với quy định, sẽ bị xử phạt hành chính.
  
•       Việc nộp tiền lệ phí môn bài hằng năm thường phải hoàn tất trước một mốc thời gian nhất định (thường là đầu năm tài chính). Nộp chậm sẽ bị tính tiền chậm nộp và có nguy cơ ảnh hưởng đến các thủ tục khác như xin hoàn thuế, xin xác nhận nghĩa vụ thuế.
  

Do đó, khi lập kế hoạch tài chính năm đầu tiên, doanh nghiệp tại Cần Thơ nên đưa lệ phí môn bài vào danh sách những khoản phải chi cố định và giao cho kế toán/ đơn vị dịch vụ thuế theo dõi sát sao.

Các trường hợp được miễn thuế môn bài

Một điểm nhiều doanh nghiệp mới tại Cần Thơ chưa tận dụng hết là chính sách miễn lệ phí môn bài trong một số trường hợp. Theo quy định hiện hành, có các nhóm đối tượng và thời gian miễn cụ thể, phổ biến như:

•       Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh (nếu đáp ứng điều kiện ưu đãi).
  
•       Doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc theo thời gian được Chính phủ quy định.
  
•       Một số trường hợp đặc thù khác theo nghị định mới ban hành (ví dụ doanh nghiệp trong khu vực khó khăn, lĩnh vực ưu đãi…).
  

Hiểu rõ mình có thuộc diện miễn hay không sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí hợp pháp, nhất là trong giai đoạn đầu nhiều khoản đầu tư dồn dập.

Thuế giá trị gia tăng (GTGT) cho công ty mới thành lập

Khi mới thành lập doanh nghiệp, bên cạnh việc chạy đua hoàn tất hồ sơ pháp lý, mở tài khoản ngân hàng, tuyển nhân sự…, rất nhiều chủ công ty thường “bị ngợp” trước khái niệm thuế giá trị gia tăng (GTGT). Tuy nhiên, hiểu đúng và làm đúng thuế GTGT ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tại địa phương bạn hoạt động bài bản, tránh phạt chậm nộp, đồng thời tối ưu chi phí thuế về lâu dài.

Thuế GTGT là loại thuế gián thu, đánh trên phần “giá trị tăng thêm” của hàng hóa, dịch vụ trong từng khâu từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Người nộp thuế là doanh nghiệp, nhưng người chịu thuế thực sự là người mua hàng hóa, dịch vụ. Với doanh nghiệp mới, việc lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT, cách lập hồ sơ kê khai hàng tháng/quý, thời điểm ghi nhận thuế GTGT đầu ra – đầu vào theo hóa đơn… là các bước hết sức quan trọng.

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần đăng ký phương pháp tính thuế GTGT phù hợp (nếu thuộc trường hợp được lựa chọn), đồng thời thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số để đủ điều kiện xuất hóa đơn GTGT khi phát sinh doanh thu. Tại các địa phương như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng…, cơ quan thuế đều yêu cầu doanh nghiệp chủ động thực hiện kê khai thuế GTGT theo đúng kỳ khai (tháng hoặc quý) ngay từ kỳ đầu tiên phát sinh nghĩa vụ, kể cả khi chưa có doanh thu vẫn phải nộp tờ khai “số 0”.

Bên cạnh đó, công ty mới cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng: hóa đơn đầu vào phải được kiểm tra thông tin người bán, mã số thuế, nội dung hàng hóa, ngày hóa đơn; hóa đơn đầu ra phải xuất đúng thời điểm, đúng đối tượng, đúng thuế suất. Nếu không, rủi ro bị loại trừ chi phí, bị ấn định thuế hoặc truy thu là rất lớn. Việc áp dụng phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử ngay từ đầu cũng là một lợi thế để doanh nghiệp quản lý tốt thuế GTGT theo từng hóa đơn, từng khách hàng, từng địa điểm kinh doanh tại địa phương.

Tóm lại, thuế GTGT không chỉ là “nghĩa vụ phải làm” mà còn là công cụ quản trị tài chính: hiểu cơ chế khấu trừ, cơ chế hoàn thuế, thời điểm ghi nhận thuế giúp doanh nghiệp mới thành lập chủ động kế hoạch dòng tiền, nhất là trong giai đoạn đầu vốn mỏng, áp lực chi phí lớn.

Doanh nghiệp thuộc phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp

Khi mới thành lập, doanh nghiệp thường nghe nhắc đến hai phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp. Mỗi phương pháp có cách tính, đối tượng áp dụng và tác động khác nhau đến giá bán cũng như dòng tiền của doanh nghiệp.

Với phương pháp khấu trừ, thuế GTGT phải nộp được xác định theo công thức:

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp này phải lập đầy đủ hóa đơn GTGT đầu ra, lưu giữ hóa đơn chứng từ đầu vào hợp lệ, thực hiện chế độ kế toán – sổ sách theo quy định. Phương pháp khấu trừ phù hợp với doanh nghiệp có doanh thu lớn, đầu vào có thuế GTGT đáng kể, khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu lấy hóa đơn để khấu trừ.

Ngược lại, phương pháp trực tiếp tính thuế GTGT dựa trên tỷ lệ % trên doanh thu (không được khấu trừ thuế đầu vào). Phương pháp này thường áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh, hoặc một số trường hợp doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp không thực hiện hoặc không đáp ứng điều kiện về chế độ kế toán. Tuy thủ tục sổ sách đơn giản hơn, nhưng số thuế thực nộp có thể cao hơn, vì không được trừ phần thuế GTGT đã trả trong hóa đơn đầu vào.

Hồ sơ kê khai thuế GTGT hàng tháng/quý

Đối với công ty mới thành lập, việc nắm rõ hồ sơ kê khai thuế GTGT theo tháng/quý là bước then chốt để không bị phạt do chậm nộp tờ khai. Về cơ bản, bộ hồ sơ kê khai thuế GTGT điện tử thường bao gồm:

•       Tờ khai thuế GTGT theo mẫu do cơ quan thuế quy định, lập trên cổng khai thuế điện tử hoặc phần mềm hỗ trợ kê khai.
  
•       Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ: ghi nhận toàn bộ hóa đơn GTGT đầu ra đã xuất cho khách hàng, phân theo thuế suất, doanh thu không chịu thuế…
  
•       Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào: ghi nhận hóa đơn đầu vào đủ điều kiện khấu trừ (đối với phương pháp khấu trừ).
  
•       Các tài liệu giải trình (nếu có) khi cơ quan thuế yêu cầu: hợp đồng, phiếu xuất – nhập kho, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt…
  

Doanh nghiệp có thể được kê khai theo tháng hoặc quý, tùy doanh thu và quy định hiện hành. Dù là kỳ nào, bạn cũng cần xây dựng thói quen chốt sổ, đối chiếu hóa đơn, gửi tờ khai đúng hạn theo thông báo của Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Tại nhiều địa phương, cơ quan thuế còn gửi thông báo, tin nhắn nhắc hạn nộp tờ khai, nhưng doanh nghiệp không nên ỷ lại mà phải chủ động theo dõi lịch nộp trên hệ thống.

Thuế GTGT phát sinh theo hóa đơn

Thuế GTGT gắn chặt với hóa đơn – đây là “chứng cứ” pháp lý để xác định thuế đầu ra, đầu vào.

•       Thuế GTGT đầu ra phát sinh khi doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng, không phụ thuộc khách đã thanh toán hay chưa (trừ một số trường hợp đặc biệt theo hợp đồng).
  
•       Thuế GTGT đầu vào được xem xét khấu trừ khi hóa đơn mua vào hợp lệ, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế và đáp ứng điều kiện về thanh toán.
  

Vì thế, với công ty mới thành lập, mỗi hóa đơn phát hành hay nhận vào đều phải được kiểm soát kỹ, lưu trữ khoa học; sai một hóa đơn có thể kéo theo sai cả tờ khai thuế GTGT của kỳ đó.

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) – Doanh nghiệp phải lưu ý

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là “điểm chốt” mà bất kỳ công ty nào cũng phải tính đến ngay từ khi bắt đầu kinh doanh, không chỉ khi đã có lãi. Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế, doanh nghiệp tại địa phương bạn (quận/huyện, tỉnh/thành phố) đã bước vào “vòng đời” quản lý thuế: kê khai, tạm nộp thuế TNDN theo quý và quyết toán theo năm.

Khác với thuế GTGT chủ yếu đánh vào giao dịch mua – bán, thuế TNDN đánh vào phần lợi nhuận sau khi trừ chi phí hợp lý. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ nguyên tắc xác định doanh thu tính thuế, chi phí được trừ và không được trừ, rất dễ dẫn đến tình trạng: trên thực tế thì “lãi ít”, nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra lại thành “lãi nhiều” và phải nộp thêm thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp.

Tại mỗi địa phương, Chi cục Thuế/Cục Thuế đều có hướng dẫn cụ thể về tạm nộp thuế, hạn nộp hồ sơ quyết toán, mẫu biểu kê khai. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, công ty mới thành lập thường chỉ tập trung vào doanh thu, hợp đồng, quên mất việc ước tính lợi nhuận và chủ động tạm nộp thuế TNDN. Đến cuối năm tài chính hoặc khi lập báo cáo tài chính, con số thuế phải nộp mới “lộ diện” và dễ gây áp lực dòng tiền.

Vì vậy, doanh nghiệp không chỉ cần kế toán biết hạch toán, mà còn phải lập kế hoạch thuế TNDN bám sát đặc thù địa phương: chính sách ưu đãi khu công nghiệp, khu kinh tế, lĩnh vực công nghệ cao, hỗ trợ khởi nghiệp… Nắm rõ cách tính thuế TNDN tạm tính theo quý, thuế TNDN theo báo cáo tài chính năm và phân loại được chi phí được trừ – không được trừ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, hạn chế rủi ro thanh tra, kiểm tra thuế và tối ưu lợi nhuận sau thuế.

Thuế TNDN tạm tính theo quý

Thuế TNDN tạm tính theo quý là khoản thuế doanh nghiệp ước tính dựa trên lợi nhuận phát sinh trong quý để tạm nộp vào ngân sách nhà nước tại Chi cục Thuế/Cục Thuế nơi đặt trụ sở. Thực tế, nhiều doanh nghiệp địa phương chỉ nhìn vào doanh thu, không lập báo cáo lãi – lỗ theo quý nên không biết mình đang lãi hay lỗ, dẫn đến tình trạng hoặc là không nộp, hoặc nộp “cho có”, đến cuối năm mới bị truy thu.

Về nguyên tắc, doanh nghiệp cần lập báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ theo từng quý: xác định doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí tài chính… Từ đó ước tính lợi nhuận trước thuế, áp dụng thuế suất TNDN tương ứng để ra số thuế tạm nộp. Việc tạm nộp này cần bám sát thực tế kinh doanh tại địa phương: mùa cao điểm – thấp điểm, đặc thù ngành nghề, chính sách ưu đãi thuế nếu có.

Nếu doanh nghiệp tạm nộp thấp hơn nhiều so với số phải nộp theo quyết toán năm, phần chênh lệch có thể bị tính tiền chậm nộp. Ngược lại, nếu chủ động theo dõi số liệu ngay từ quý, doanh nghiệp vừa tránh bị dồn áp lực cuối năm, vừa thể hiện ý thức tuân thủ tốt với cơ quan thuế trên địa bàn.

Thuế TNDN theo báo cáo tài chính năm

Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế TNDN gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đây là bước “chốt sổ” toàn bộ hoạt động kinh doanh trong năm: doanh thu, chi phí, lợi nhuận trước thuế, các khoản điều chỉnh tăng/giảm theo quy định thuế.

Số thuế TNDN phải nộp theo năm được xác định dựa trên lợi nhuận tính thuế sau khi loại trừ các khoản chi không được trừ, cộng các khoản thu nhập khác theo quy định. Sau đó, doanh nghiệp đối chiếu với số thuế TNDN đã tạm nộp theo quý tại địa phương: nếu nộp thiếu thì nộp thêm, nếu nộp thừa thì được bù trừ hoặc đề nghị hoàn.

Giai đoạn quyết toán là lúc cơ quan thuế dễ dàng phát hiện sai sót trong hạch toán, kê khai. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng từ đầy đủ, sổ sách kế toán rõ ràng và nên rà soát nội bộ trước khi nộp để hạn chế rủi ro bị truy thu và xử phạt.

Các khoản được trừ – không được trừ khi tính TNDN

Khi tính thuế TNDN, không phải chi phí nào cũng được trừ. Nguyên tắc chung là chi phí phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất – kinh doanh; thanh toán đúng quy định (nhất là các khoản chi lớn phải chuyển khoản).

Các khoản thường được trừ: tiền lương, tiền công, bảo hiểm bắt buộc, khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê văn phòng, điện nước, marketing… nếu có chứng từ hợp lệ. Các khoản không được trừ phổ biến: chi phí không có hóa đơn; chi vượt khung (tiếp khách, công tác… vượt mức); tiền phạt vi phạm hành chính; chi cho cá nhân không liên quan hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp tại địa phương nên xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, lưu trữ chứng từ khoa học để chứng minh chi phí hợp lý khi cơ quan thuế kiểm tra.

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi công ty có nhân viên

Khi doanh nghiệp bắt đầu có nhân viên chính thức hoặc thuê lao động thời vụ tại địa phương, câu chuyện thuế thu nhập cá nhân (TNCN) lập tức trở thành “bài toán bắt buộc” phải nắm rõ. Không chỉ đơn thuần là trích vài phần trăm trên lương, thuế TNCN gắn liền với uy tín của doanh nghiệp khi làm việc với cơ quan thuế, đặc biệt là Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở (quận/huyện, tỉnh/thành phố). Chỉ cần xử lý sai một bước nhỏ, doanh nghiệp rất dễ bị truy thu, phạt chậm nộp, hoặc bị “soi” kỹ hơn trong các kỳ thanh tra, kiểm tra.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, nhiều chủ công ty tập trung toàn lực cho bán hàng, tuyển người, phát triển khách hàng mà quên mất phải thiết lập quy trình khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN ngay từ những tháng đầu có lao động. Thực tế tại các địa phương cho thấy, không ít doanh nghiệp nhỏ chỉ trả lương “net” cho nhân viên, không khấu trừ thuế, không đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động, cũng không nộp tờ khai khấu trừ TNCN theo tháng/quý. Đến khi cơ quan thuế rà soát dữ liệu hóa đơn, chi phí lương, bảo hiểm… mới phát hiện ra và truy ngược nhiều năm, gây áp lực tài chính rất lớn.

Thuế TNCN khi công ty có nhân viên không chỉ ảnh hưởng đến doanh nghiệp mà còn tác động trực tiếp đến quyền lợi người lao động tại địa phương: được giảm trừ gia cảnh, được hoàn thuế nếu nộp thừa, được xác nhận thu nhập khi vay ngân hàng, mua nhà, làm hồ sơ xuất cảnh, định cư… Do đó, doanh nghiệp làm đúng ngay từ đầu vừa xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, vừa giữ chân nhân sự tốt, vừa tránh các rủi ro tranh chấp sau này.

Trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN của doanh nghiệp

Khi chi trả tiền lương, tiền công cho nhân viên, doanh nghiệp trở thành “tổ chức chi trả thu nhập” và có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi trả tiền thực nhận cho người lao động. Nói cách khác, doanh nghiệp là “người thu hộ – nộp hộ” thuế TNCN cho cơ quan thuế địa phương. Trách nhiệm này áp dụng cho cả nhân viên chính thức ký hợp đồng dài hạn, lẫn lao động thời vụ, cộng tác viên nếu thu nhập thuộc diện chịu thuế.

Cụ thể, doanh nghiệp phải: (1) thu thập thông tin cá nhân của người lao động để đăng ký mã số thuế TNCN; (2) xác định loại hợp đồng, tình trạng cư trú, mức thu nhập… để áp dụng cách khấu trừ phù hợp; (3) khấu trừ thuế ngay khi chi trả tiền lương, thù lao; (4) kê khai – nộp số thuế đã khấu trừ cho Chi cục Thuế quản lý; (5) cấp chứng từ khấu trừ thuế, cung cấp bảng lương, xác nhận thu nhập khi người lao động yêu cầu.

Tại các địa phương, cơ quan thuế ngày càng siết chặt việc đối chiếu dữ liệu: chi phí lương trên báo cáo tài chính, bảo hiểm xã hội, hóa đơn chi phí liên quan… Doanh nghiệp không khấu trừ, kê khai đúng sẽ bị loại chi phí tiền lương, điều chỉnh thuế TNDN, đồng thời truy thu và phạt về thuế TNCN. Vì vậy, trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc chứ không phải “làm được thì làm, không thì thôi”.

Mức thuế và biểu thuế đối với lao động thời vụ – lao động chính thức

Về nguyên tắc, người lao động cư trú ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên sẽ áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần, tính trên thu nhập tính thuế sau khi trừ các khoản được giảm trừ (giảm trừ gia cảnh bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện đủ điều kiện…). Doanh nghiệp thường tính lương theo lương gross – trừ bảo hiểm – trừ giảm trừ – trừ thuế, sau đó ra lương net. Biểu thuế lũy tiến có nhiều bậc, thuế suất tăng dần theo mức thu nhập, nên nếu doanh nghiệp không tư vấn rõ cho nhân viên, dễ phát sinh cảm giác “bị trừ thuế quá nhiều”.

Đối với lao động thời vụ, cộng tác viên, hợp đồng dưới 03 tháng, nếu tổng chi trả cho mỗi lần từ 2 triệu đồng trở lên và không có cam kết đủ điều kiện, doanh nghiệp thường phải khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi chi trả. Cách tính này đơn giản cho doanh nghiệp nhưng đôi khi người lao động nộp thuế nhiều hơn thực tế phải nộp (vì không được tính giảm trừ). Cuối năm, họ có thể làm thủ tục quyết toán, hoàn thuế trực tiếp với cơ quan thuế nếu đủ điều kiện.

Thời hạn kê khai và quyết toán TNCN

Khi đã khấu trừ thuế TNCN tại nguồn, doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai và nộp thuế đúng hạn cho cơ quan thuế địa phương theo tháng hoặc theo quý, tùy mức doanh thu, số thuế phát sinh. Thời hạn nộp tờ khai khấu trừ thường rơi vào ngày 20 của tháng sau đối với kê khai tháng, hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau đối với kê khai quý.

Cuối năm, doanh nghiệp còn phải lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN, tổng hợp toàn bộ số thuế đã khấu trừ, số phải nộp, số nộp thừa, thiếu… và nộp cho cơ quan thuế chậm nhất khoảng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Việc nộp trễ không chỉ bị phạt về thủ tục mà còn phát sinh tiền chậm nộp, ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp tại địa phương.

Các loại thuế đặc thù tùy ngành nghề

Khi thành lập công ty, ngoài các sắc thuế “cơ bản” như thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN, nhiều doanh nghiệp tại các địa phương như Cần Thơ, Bình Thuận, Hà Nội… còn phải lưu ý thêm các loại thuế, phí đặc thù theo ngành nghề. Đây thường là những khoản gắn với đặc điểm sản phẩm, mức độ tiêu thụ, mức độ khai thác tài nguyên hoặc tác động đến môi trường, nên nếu không tìm hiểu kỹ ngay từ khâu lập kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp rất dễ tính sai chi phí, báo giá thiếu hoặc bị truy thu sau này.

Tuỳ vào ngành như kinh doanh rượu bia, thuốc lá, dịch vụ karaoke – vũ trường, xăng dầu, ô tô dung tích lớn (chịu thuế tiêu thụ đặc biệt); hay khai thác cát, đá, thủy sản tự nhiên, sản xuất xi măng, nhiệt điện (chịu thuế tài nguyên, phí bảo vệ môi trường)… mà nghĩa vụ thuế sẽ khác nhau đáng kể giữa từng loại hình. Bên cạnh đó, mỗi tỉnh/thành còn có các khoản phí, lệ phí chuyên ngành riêng theo nghị quyết HĐND tỉnh, như phí sử dụng hạ tầng cảng biển, phí bảo vệ môi trường đối với nước thải, phí khai thác khoáng sản, lệ phí cấp phép ngành nghề có điều kiện,…

Vì vậy, khi lập kế hoạch thành lập công ty, chủ doanh nghiệp không chỉ hỏi “thuế gì phải nộp?” mà cần hỏi sâu hơn: “ngành nghề của mình có bị áp loại thuế, phí đặc thù nào không?”, “địa phương nơi đặt trụ sở có quy định gì riêng?”. Việc này giúp xây dựng mô hình giá bán, cơ cấu chi phí và chiến lược lợi nhuận sát thực tế, tránh rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế, Sở Tài nguyên & Môi trường, Sở Công Thương hoặc các cơ quan chuyên ngành khác vào kiểm tra.

Thuế tiêu thụ đặc biệt

Thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) là loại thuế đánh vào một số hàng hóa, dịch vụ đặc biệt như rượu bia, thuốc lá, xăng, xe ô tô dung tích lớn, dịch vụ karaoke, vũ trường, casino, đặt cược… nhằm điều tiết tiêu dùng và tăng thu ngân sách. Khi doanh nghiệp dự định mở quán bar, karaoke, kinh doanh rượu bia, nhập khẩu – phân phối ô tô cao cấp, xăng dầu… tại địa phương, cần tính ngay yếu tố thuế TTĐB vào bài toán giá bán và lợi nhuận.

Tại các thành phố du lịch như Nha Trang, Đà Nẵng, Phú Quốc, Cần Thơ…, dịch vụ vui chơi giải trí phát triển mạnh, nên việc quản lý và kiểm tra thuế TTĐB thường rất chặt. Doanh nghiệp phải kê khai, nộp thuế đúng thời hạn, chứng từ mua bán rõ ràng, hoá đơn đầy đủ. Nếu kê khai sai, bỏ sót doanh thu chịu thuế TTĐB hoặc cố tình chia nhỏ hoạt động để né thuế, doanh nghiệp dễ bị truy thu, phạt chậm nộp, thậm chí bị đình chỉ kinh doanh. Chủ doanh nghiệp nên trao đổi kỹ với kế toán, tư vấn thuế để lựa chọn mô hình phù hợp, tối ưu nghĩa vụ TTĐB ngay từ đầu.

Thuế tài nguyên – phí bảo vệ môi trường

Với các doanh nghiệp khai thác cát, đá, sỏi, khoáng sản, khai thác nước ngầm, khai thác thủy sản tự nhiên, sản xuất xi măng, nhiệt điện, xăng dầu…, thuế tài nguyên và phí bảo vệ môi trường là những khoản bắt buộc phải tính đến khi lập kế hoạch kinh doanh. Tại các địa phương có thế mạnh về khoáng sản hoặc xây dựng như Quảng Ninh, Nghệ An, Bình Thuận, Đồng Nai…, mức thu thuế tài nguyên và phí bảo vệ môi trường thường được HĐND tỉnh ban hành chi tiết theo từng loại tài nguyên, trữ lượng, công suất khai thác.

Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ quy hoạch khai thác, giấy phép của Sở Tài nguyên & Môi trường, mức thu từng loại thuế, phí để đưa vào cơ cấu giá thành. Nhiều đơn vị do chỉ tập trung vào chi phí máy móc, nhân công, mà quên tính hoặc tính rất “mơ hồ” các khoản thuế tài nguyên, phí môi trường nên khi bị kiểm tra, truy thu sẽ ảnh hưởng lớn đến dòng tiền. Nếu doanh nghiệp sản xuất gây xả thải (như chế biến thủy sản, dệt nhuộm, chăn nuôi…), còn có thể chịu thêm phí nước thải công nghiệp, phí xử lý chất thải, nên càng phải dự trù và tuân thủ đúng quy định địa phương.

Các khoản phí, lệ phí ngành nghề đặc biệt

Ngoài thuế, nhiều ngành nghề còn gắn liền với các loại phí, lệ phí chuyên ngành do cơ quan địa phương quy định. Ví dụ: doanh nghiệp logistics, xuất nhập khẩu tại Cần Thơ, Hải Phòng, TP.HCM phải nộp phí sử dụng hạ tầng cảng biển, phí xếp dỡ, phí soi chiếu container; doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, gas phải trả lệ phí cấp giấy phép đủ điều kiện kinh doanh; cơ sở karaoke, massage, khách sạn phải đóng lệ phí cấp phép an ninh trật tự, PCCC, giấy phép môi trường, giấy phép quảng cáo ngoài trời…

Mỗi tỉnh/thành có thể ban hành mức thu khác nhau và điều chỉnh theo từng giai đoạn, nên khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần tra cứu nghị quyết HĐND tỉnh, quyết định của UBND tỉnh, biểu phí của các sở ngành để ước tính chi phí đầy đủ. Việc này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có mô hình cần nhiều giấy phép như: trung tâm ngoại ngữ, phòng khám, nhà thuốc, cơ sở sản xuất thực phẩm, bến bãi, kho hàng… Chủ động tính trước các khoản phí, lệ phí giúp doanh nghiệp không bị “khớp” khi triển khai, đồng thời tránh tình trạng hoạt động nhưng chưa có giấy phép do ngại tốn chi phí, dẫn đến bị phạt hoặc buộc tạm dừng kinh doanh.

Quy trình kê khai thuế ban đầu cho công ty mới

Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử

Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bước đầu tiên mà công ty mới cần thực hiện là đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc này giúp doanh nghiệp nộp tờ khai, nộp thuế môn bài, kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN… hoàn toàn online, hạn chế phải đi lại nhiều lần đến Chi cục Thuế địa phương. Doanh nghiệp chuẩn bị sẵn: mã số thuế, thông tin người đại diện pháp luật, số điện thoại, email liên hệ và chữ ký số (nếu đã mua).

Tùy từng địa phương, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản trực tiếp trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, sau đó chọn cơ quan thuế quản lý theo quận/huyện nơi đặt trụ sở. Một số Chi cục Thuế còn có bộ phận hỗ trợ riêng cho doanh nghiệp mới thành lập, hướng dẫn chi tiết từng bước kích hoạt tài khoản, gắn chữ ký số, đăng ký ngân hàng phối hợp thu. Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử sớm giúp công ty chủ động hơn trong việc nộp tờ khai đúng hạn, tránh bị coi là “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” hoặc bỏ sót các nghĩa vụ thuế ban đầu tại địa phương.

Kê khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế

Sau khi đã có tài khoản giao dịch thuế điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện bộ hồ sơ kê khai thuế ban đầu theo yêu cầu của Chi cục Thuế quản lý. Thông thường, nội dung sẽ bao gồm: tờ khai lệ phí môn bài (nộp theo năm), đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hay trực tiếp), đăng ký hình thức kế toán, năm tài chính, kỳ kê khai thuế (theo tháng hoặc theo quý), thông tin kế toán trưởng/người phụ trách kế toán… Mỗi địa phương có thể có thêm một số mẫu biểu riêng hoặc yêu cầu doanh nghiệp gửi kèm file scan quyết định bổ nhiệm kế toán, hợp đồng thuê trụ sở, giấy tờ chứng minh ngành nghề kinh doanh thực tế.

Kê khai thuế ban đầu là bước thể hiện sự “ra mắt” chính thức của công ty với cơ quan thuế địa phương, làm căn cứ để theo dõi tình hình hoạt động, doanh thu và nghĩa vụ thuế về sau. Nếu kê khai thiếu hoặc sai, doanh nghiệp có thể phải làm lại, bị chậm thời hạn nộp lệ phí môn bài hoặc bị xử phạt hành chính. Vì vậy, khi thực hiện bước này, doanh nghiệp nên đọc kỹ hướng dẫn của Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở, tham khảo mẫu hồ sơ chuẩn hoặc nhờ đơn vị dịch vụ kế toán – thuế tại địa phương hỗ trợ, đặc biệt với các doanh nghiệp mới lần đầu thành lập, chưa quen quy trình làm việc với cơ quan thuế.

Mở tài khoản ngân hàng – thông báo tài khoản – đặt mua hóa đơn

Song song với kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp nên mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty tại một ngân hàng thương mại trên địa bàn để thuận tiện giao dịch, nộp thuế điện tử và nhận thanh toán từ khách hàng. Sau khi mở, công ty phải thực hiện thủ tục thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế theo quy định (thông thường thực hiện qua cổng thuế điện tử). Nhiều Chi cục Thuế địa phương kiểm tra rất kỹ việc thông báo tài khoản, vì đây là căn cứ theo dõi dòng tiền và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Bước tiếp theo là đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: lựa chọn nhà cung cấp giải pháp, lập hồ sơ đăng ký, gửi cơ quan thuế chấp thuận, sau đó phát hành thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Khi đã hoàn tất các bước mở tài khoản – thông báo tài khoản – đăng ký hóa đơn, doanh nghiệp gần như đã hoàn thiện “bộ khung” tuân thủ thuế ban đầu, sẵn sàng xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu đúng quy định ngay tại địa phương mình hoạt động.

Những sai lầm doanh nghiệp mới thường gặp về thuế

Khi mới thành lập công ty, đa số chủ doanh nghiệp ưu tiên tìm khách, tuyển nhân sự, xây dựng sản phẩm… hơn là ngồi đọc Luật Quản lý thuế hay Thông tư hướng dẫn. Chính tâm lý “để sau tính” này khiến rất nhiều doanh nghiệp ở các địa phương (từ Hà Nội, TP.HCM đến các tỉnh như Bình Thuận, Phú Yên, Cần Thơ…) vướng hàng loạt sai lầm về thuế ngay trong 1–2 năm đầu hoạt động. Sai lầm không chỉ nằm ở việc “quên nộp tờ khai” mà còn là không hiểu mình đang áp dụng phương pháp thuế gì, phải nộp những sắc thuế nào, lưu trữ chứng từ ra sao để sau này giải trình với cơ quan thuế.

Một lỗi rất phổ biến là không kê khai thuế đúng thời hạn: tờ khai lệ phí môn bài, tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN tạm tính, báo cáo sử dụng hóa đơn, quyết toán thuế năm… mỗi loại có một mốc thời gian riêng. Mỗi Chi cục Thuế tại địa phương lại có cách nhắc nhở khác nhau: nơi gọi điện, nơi gửi email, nơi chỉ đăng thông báo chung trên cổng thông tin. Doanh nghiệp không có người theo dõi lịch thuế dễ bị “vỡ trận” ngay kỳ đầu.

Sai lầm thứ hai là nộp thiếu thuế GTGT – TNDN – TNCN do hạch toán doanh thu, chi phí chưa đúng, không kiểm soát hết hóa đơn đầu ra – đầu vào, hoặc nhầm lẫn tỷ lệ thuế phải nộp theo ngành nghề. Nhiều doanh nghiệp địa phương dùng dịch vụ kế toán rời rạc, không có quy trình bàn giao chứng từ, dẫn đến số liệu kê khai không trùng với thực tế, về sau bị truy thu và phạt chậm nộp rất nặng.

Cuối cùng, không lưu trữ chứng từ – hóa đơn hợp lệ theo đúng chuẩn là sai lầm kinh điển. Nhiều nơi vẫn có thói quen nhận tiền mặt, không lấy hóa đơn, dùng hóa đơn mua ngoài, hoặc lưu chứng từ lộn xộn, thất lạc. Khi cơ quan thuế địa phương xuống kiểm tra, doanh nghiệp không đủ hồ sơ chứng minh chi phí hợp lý – hợp lệ, dẫn đến bị loại chi phí, tăng thu nhập chịu thuế, gánh thêm tiền thuế và tiền phạt.

Không kê khai thuế đúng thời hạn

Không kê khai thuế đúng thời hạn là “căn bệnh” chung của doanh nghiệp mới, đặc biệt ở các địa phương mà chủ doanh nghiệp tự lo hết mọi việc, chưa thuê kế toán chuyên trách. Hệ thống thuế hiện hành quy định rất rõ: có kỳ kê khai theo tháng, theo quý, theo năm; có tờ khai đầu kỳ (lệ phí môn bài, kê khai ban đầu) và tờ khai định kỳ (GTGT, TNDN, TNCN, sử dụng hóa đơn…). Dù doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu, vẫn phải nộp tờ khai “số 0” nếu thuộc diện kê khai.

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng “không có doanh thu thì không cần nộp tờ khai”, hoặc chờ đến khi cơ quan thuế địa phương nhắc mới làm. Hậu quả là chỉ sau vài kỳ, trên hệ thống đã ghi nhận vi phạm chậm nộp, phát sinh tiền phạt và tiền chậm nộp. Ở một số Chi cục Thuế, lịch sử vi phạm còn là tiêu chí để đưa doanh nghiệp vào danh sách theo dõi, kiểm tra. Giải pháp thực tế là ngay từ khi thành lập, doanh nghiệp nên lập “lịch thuế” riêng theo hướng dẫn của Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở, phân công rõ người chịu trách nhiệm hoặc thuê dịch vụ kế toán theo dõi sát các mốc thời hạn để không bỏ sót.

Nộp thiếu thuế GTGT – TNDN – TNCN

Nộp thiếu thuế GTGT – TNDN – TNCN thường xuất phát từ gốc rễ: không kiểm soát được số liệu. Nhiều doanh nghiệp bán hàng qua chuyển khoản, tiền mặt, sàn thương mại điện tử, nhưng không tổng hợp đầy đủ, dẫn tới doanh thu trên sổ sách thấp hơn thực tế. Chi phí thì dùng cả hóa đơn cá nhân, hóa đơn không hợp lệ, chi tiền mặt không chứng từ… nên khi tính thuế, phần chi phí được trừ thấp, thu nhập chịu thuế tăng.

Thuế TNCN cũng hay bị “bỏ quên”: doanh nghiệp trả lương nhưng không đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân sự, không khấu trừ – kê khai đúng tỷ lệ, đến khi quyết toán mới phát hiện thiếu, bị truy thu nhiều kỳ. Tại các địa phương, cơ quan thuế thường đối chiếu dữ liệu ngân hàng, hóa đơn điện tử, báo cáo của bên thứ ba, nên hành vi kê khai thiếu ngày càng khó “lọt”. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thu thập doanh thu – chi phí, bảng lương rõ ràng để đảm bảo số liệu thuế chính xác.

Không lưu trữ chứng từ – hóa đơn hợp lệ

Không ít doanh nghiệp mới tại các tỉnh/thành vẫn coi chứng từ – hóa đơn chỉ là “giấy tờ kế toán giữ”. Thực tế, đây chính là bằng chứng pháp lý để bảo vệ doanh nghiệp khi cơ quan thuế kiểm tra. Nếu hóa đơn không đủ thông tin, mua từ nguồn không hợp pháp, hoặc bị thất lạc, chi phí đó rất dễ bị loại khi quyết toán, làm tăng thu nhập chịu thuế TNDN.

Doanh nghiệp nên quy định rõ: mọi khoản chi từ một ngưỡng nhất định phải có hóa đơn hợp lệ, thanh toán đúng quy định; đồng thời thiết lập hệ thống lưu trữ (file giấy, file scan, lưu trên phần mềm) theo tháng/quý, giúp việc tra cứu, giải trình với Chi cục Thuế địa phương nhanh chóng, giảm rủi ro tranh chấp.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán – thuế cho công ty mới

Trong giai đoạn mới thành lập, hầu hết chủ doanh nghiệp tại Cần Thơ đều tập trung vào bán hàng, tìm khách, xây dựng thương hiệu… nên phần lớn không rành về chế độ kế toán, thuế, hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính. Tuy nhiên, cơ quan thuế lại yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ, đúng hạn ngay từ những tháng đầu hoạt động. Khoảng “lệch nhịp” này chính là lý do khiến nhiều công ty mới bị phạt, bị truy thu thuế dù doanh thu chưa nhiều.

Thay vì tự loay hoay, ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Cần Thơ lựa chọn dịch vụ kế toán – thuế cho công ty mới để có một “bộ phận kế toán ngoài doanh nghiệp” nhưng làm việc như kế toán nội bộ. Đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ trọn gói: đăng ký thuế ban đầu, kê khai thuế môn bài, tư vấn sử dụng hóa đơn điện tử, lập báo cáo thuế hàng quý, báo cáo tài chính cuối năm, giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu… Chủ doanh nghiệp chỉ cần cung cấp chứng từ đầu vào – đầu ra, phần còn lại được xử lý đúng quy định.

Việc sử dụng dịch vụ kế toán – thuế mang lại ba lợi thế lớn cho công ty mới:

•       Thứ nhất, giảm rủi ro vi phạm pháp luật thuế – kế toán, hạn chế tối đa việc bị phạt do sai sót hồ sơ, kê khai thiếu hoặc chậm.
  
•       Thứ hai, tối ưu chi phí vận hành, không phải tuyển kế toán toàn thời gian khi khối lượng chứng từ còn ít, đồng thời tiết kiệm thời gian quản lý cho chủ doanh nghiệp.
  
•       Thứ ba, doanh nghiệp được tư vấn chiến lược thuế, dòng tiền, chứng từ ngay từ đầu, tạo nền tảng tốt để sau này mở rộng quy mô, vay vốn ngân hàng, tham gia thầu, gọi vốn.
  

Đặc biệt với doanh nghiệp mới tại Cần Thơ, nơi hoạt động kinh doanh đa dạng từ thương mại, xây dựng, logistics đến dịch vụ ăn uống – lưu trú, một đơn vị kế toán – thuế am hiểu địa phương sẽ giúp doanh nghiệp chọn đúng chính sách, đúng phương án kê khai, tránh vừa làm vừa sửa.

Giảm rủi ro vi phạm pháp lý

Rủi ro lớn nhất của công ty mới không phải là “chưa có lãi”, mà là vô tình vi phạm quy định thuế – kế toán do thiếu kinh nghiệm. Những lỗi thường gặp tại Cần Thơ có thể kể đến như: không nộp tờ khai thuế môn bài đúng hạn, chậm nộp tờ khai quý, sử dụng hóa đơn sai thời điểm, kê khai thiếu doanh thu, lưu trữ chứng từ không đầy đủ… Các lỗi này dễ dẫn đến biên bản xử phạt, truy thu thuế kèm tiền phạt và tiền chậm nộp, gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp trong giai đoạn còn non trẻ.

Khi sử dụng dịch vụ kế toán – thuế cho công ty mới tại Cần Thơ, doanh nghiệp có một đội ngũ chuyên nghiệp theo dõi sát các mốc thời gian, cập nhật kịp thời quy định mới, rà soát chứng từ trước khi kê khai. Mọi báo cáo gửi cơ quan thuế đều được kiểm tra nhiều lớp, hạn chế tối đa sai số. Đơn vị dịch vụ cũng tư vấn cho doanh nghiệp cách lập hợp đồng, lập phiếu thu – chi, xuất hóa đơn đúng quy định, từ đó giảm thiểu nguy cơ sai sót pháp lý, tránh bị “soi” khi quyết toán thuế sau này.

Tối ưu chi phí và thời gian vận hành

Đối với công ty mới thành lập tại Cần Thơ, chi phí nhân sự luôn là bài toán đau đầu. Tuyển một kế toán có kinh nghiệm, nắm vững luật thuế, phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử… thường tốn mức lương khá cao, trong khi số lượng chứng từ những tháng đầu không nhiều. Nếu chọn kế toán ít kinh nghiệm để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp lại đối mặt với nguy cơ sai sót, phải thuê thêm người sửa sổ sách, làm lại báo cáo.

Sử dụng dịch vụ kế toán – thuế giúp doanh nghiệp:

•       Tiết kiệm chi phí nhân sự: chỉ trả phí dịch vụ theo tháng/ quý, thường thấp hơn nhiều so với lương, thưởng, bảo hiểm cho một kế toán toàn thời gian.
  
•       Không mất chi phí đào tạo: đội ngũ kế toán dịch vụ luôn được cập nhật quy định mới, doanh nghiệp không phải tự đào tạo hay lo nhân sự nghỉ việc.
  
•       Tối ưu thời gian của chủ doanh nghiệp: thay vì ngồi tra cứu luật, học cách dùng phần mềm, chủ doanh nghiệp có thể tập trung cho bán hàng, chăm sóc khách, phát triển sản phẩm.
  

Tại Cần Thơ, nhiều đơn vị dịch vụ kế toán – thuế còn hỗ trợ làm việc hoàn toàn online: nhận chứng từ qua email, Zalo, phần mềm kế toán, ký số và nộp tờ khai điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp giảm tối đa thời gian đi lại đến chi cục thuế, ngân hàng, kho bạc. Mỗi cuối tháng hoặc cuối quý, doanh nghiệp chỉ cần xem báo cáo tình hình thuế, lợi nhuận, dòng tiền, từ đó ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn mà không bị “ngợp” bởi chi tiết nghiệp vụ kế toán.

Nhờ đó, dịch vụ kế toán – thuế không chỉ là chi phí, mà là khoản đầu tư thông minh giúp công ty mới vận hành gọn nhẹ, tuân thủ pháp luật và sẵn sàng tăng tốc khi thị trường thuận lợi.

Thuế phải nộp khi thành lập công ty là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp vận hành hợp pháp và ổn định ngay từ ngày đầu. Khi nắm rõ từng loại thuế và thời hạn kê khai, bạn có thể tránh được những sai sót dẫn đến bị xử phạt hoặc truy thu. Những doanh nghiệp mới thường dễ mắc lỗi về hồ sơ, kê khai và quản lý chứng từ, do đó việc chuẩn bị bài bản là điều cần thiết. Kế toán thuế đóng vai trò như bộ phận giám sát tài chính giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch. Khi nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ, doanh nghiệp sẽ tạo được uy tín khi làm việc với đối tác và cơ quan nhà nước. Đây cũng là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp mở rộng quy mô trong tương lai. Bài viết này giúp bạn định hình rõ các khoản thuế phải nộp khi thành lập công ty theo quy định 2026. Hy vọng bạn sẽ chủ động và tự tin hơn trong quá trình vận hành doanh nghiệp mới.