Cập nhật thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại Cần Thơ năm 2025

Cập nhật thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại Cần Thơ năm 2025 là một bước quan trọng đối với các doanh nghiệp đang hoạt động tại địa phương này. Việc thay đổi trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn liên quan đến nhiều thủ tục pháp lý cần được thực hiện đúng quy định. Năm 2025, các quy định pháp luật liên quan đến việc thay đổi trụ sở công ty có nhiều điểm mới, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị, và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại Cần Thơ theo quy định mới nhất.

Tổng quan về việc thay đổi trụ sở công ty tại Cần Thơ năm 2025

Lý do và tầm quan trọng của việc thay đổi trụ sở công ty

Trong bối cảnh kinh doanh liên tục biến đổi, việc thay đổi trụ sở công ty là một quyết định mang tính chiến lược, giúp doanh nghiệp:

Mở rộng quy mô, chuyển tới vị trí thuận tiện hơn về giao thông hoặc thị trường;

Đáp ứng yêu cầu của đối tác, khách hàng hoặc cơ quan nhà nước;

Giải thể trụ sở cũ do hết thời gian thuê, thay đổi định hướng kinh doanh hoặc tái cấu trúc.

Tại Cần Thơ – trung tâm kinh tế lớn của khu vực ĐBSCL – nhiều công ty đang dịch chuyển trụ sở từ các quận trung tâm như Ninh Kiều, Cái Răng sang các khu công nghiệp, khu hành chính mới như Thốt Nốt, Bình Thủy để tối ưu chi phí và thuận tiện hoạt động logistics.

Thay đổi trụ sở cũng là thủ tục pháp lý bắt buộc phải đăng ký lại với Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT), cơ quan thuế, ngân hàng, và các bên liên quan nhằm đảm bảo tính hợp pháp, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.

Những điểm mới trong quy định pháp luật năm 2025 liên quan đến thay đổi trụ sở

Theo quy định mới tại Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2024 và Nghị định 18/2025/NĐ-CP, việc thay đổi trụ sở có một số cập nhật quan trọng như:

Bắt buộc cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận Giấy đăng ký doanh nghiệp mới;

Không cần xin xác nhận của địa phương nếu địa chỉ mới không nằm trong khu dân cư có quy hoạch treo;

Trong trường hợp chuyển quận/huyện hoặc tỉnh, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thuế tại nơi cũ trước khi đăng ký địa chỉ mới;

Bổ sung quy định về hợp đồng thuê trụ sở phải có hiệu lực tối thiểu 6 tháng nếu trụ sở là đi thuê.

Do đó, khi thay đổi địa chỉ trụ sở tại Cần Thơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tiến hành đúng quy trình pháp lý mới để không bị gián đoạn kinh doanh.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi trụ sở công ty

Việc thay đổi trụ sở công ty yêu cầu hồ sơ rõ ràng, đầy đủ để được Sở KH&ĐT chấp thuận. Các thành phần hồ sơ bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Đây là tài liệu chính thức theo mẫu II-1 (Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) thể hiện thông tin địa chỉ trụ sở mới, mã số doanh nghiệp, ngày đề nghị thay đổi và người đại diện pháp luật ký tên.

Nội dung cần chính xác tuyệt đối, đặc biệt là phần địa chỉ: phường, quận, tỉnh, số nhà, tên đường – vì đây là căn cứ để xác định cơ quan thuế, bảo hiểm và quản lý hành chính sau này.

Quyết định của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên

Tùy theo loại hình doanh nghiệp:

Công ty TNHH 1 thành viên: có Quyết định của chủ sở hữu.

Công ty TNHH 2 TV trở lên hoặc CTCP: cần Quyết định và Biên bản họp Hội đồng thành viên/HĐQT.

Nội dung văn bản ghi rõ: thay đổi địa chỉ từ đâu đến đâu, lý do thay đổi, giao cho ai thực hiện thủ tục.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại

Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN) sẽ được thu hồi và cấp bản mới có địa chỉ thay đổi. Do đó, doanh nghiệp phải nộp bản gốc hoặc bản sao y có công chứng kèm hồ sơ.

Lưu ý: trong thời gian chờ cấp GCN mới, doanh nghiệp không nên ký hợp đồng lớn hoặc xuất hóa đơn nếu địa chỉ không còn đúng.

Các giấy tờ khác liên quan

Tùy vào việc thay đổi trong cùng quận/huyện, khác quận, hoặc chuyển tỉnh, có thể bổ sung thêm:

Hợp đồng thuê địa điểm trụ sở mới hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện);

Giấy tờ tùy thân của người nộp: CCCD/CMND còn hiệu lực;

Công văn giải trình (nếu doanh nghiệp đang bị cưỡng chế, nợ thuế, hoặc đang trong diện kiểm tra).

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại Cần Thơ

Khi doanh nghiệp tại Cần Thơ có nhu cầu chuyển trụ sở, việc thực hiện đúng quy trình là điều kiện bắt buộc để được cơ quan chức năng chấp thuận và đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động kinh doanh sau này.

Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Cần Thơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính, bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu II-1)

Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông

Hợp đồng thuê trụ sở mới hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có)

Nơi nộp: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Cần Thơ.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời gian xử lý và nhận kết quả

Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xử lý trong 03 – 05 ngày làm việc (không kể ngày lễ, tết). Kết quả nhận được:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi đúng địa chỉ trụ sở cập nhật

Nếu hồ sơ bị từ chối: nhận được văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung

Lưu ý: Phải kiểm tra thông tin trên giấy phép mới và tiến hành thay đổi thông tin ở các cơ quan liên quan ngay sau khi nhận kết quả.

Cập nhật thông tin với cơ quan thuế và các đối tác liên quan

Sau khi được cấp giấy phép mới, doanh nghiệp cần thực hiện:

Thông báo thay đổi với cơ quan thuế qua phần mềm hoặc trực tiếp

Cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử, chữ ký số

Điều chỉnh thông tin tại ngân hàng, bảo hiểm xã hội, phòng cháy chữa cháy (nếu có)

Gửi thông báo đến đối tác, khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn

Xem thêm: Thủ tục pháp lý thay đổi địa giới hành chính tại TP.HCM

Những lưu ý quan trọng khi thay đổi trụ sở công ty

Việc chuyển trụ sở không chỉ đơn thuần là thay đổi địa chỉ hành chính mà còn ảnh hưởng đến nhiều yếu tố pháp lý và hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Kiểm tra tính hợp pháp của địa chỉ mới

Trước khi làm thủ tục, doanh nghiệp cần kiểm tra:

Trụ sở mới có phù hợp để đăng ký kinh doanh hay không (ví dụ: không được đặt tại căn hộ chung cư để ở)

Địa chỉ phải có giấy tờ chứng minh hợp pháp như hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Tránh chọn địa chỉ nằm trong khu vực quy hoạch hoặc tranh chấp pháp lý

Thông báo kịp thời cho các bên liên quan

Việc không thông báo sớm địa chỉ mới có thể gây:

Gián đoạn giao dịch, hợp đồng

Trễ hạn thanh toán, hóa đơn

Khó khăn trong việc nhận thư, thông báo từ cơ quan nhà nước

Do đó, doanh nghiệp nên thông báo ít nhất 3–5 ngày trước khi chuyển trụ sở, đặc biệt là với cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm và các đối tác lớn.

Đảm bảo không gián đoạn hoạt động kinh doanh

Việc thay đổi địa chỉ nên được lên kế hoạch cụ thể để tránh làm gián đoạn hoạt động:

Đăng ký thời gian chuyển trụ sở trùng vào cuối tuần hoặc thời điểm thấp điểm

Đảm bảo hệ thống dữ liệu, kế toán, nhân sự được cập nhật đồng bộ

Chuẩn bị các thông báo công khai trên website, fanpage, hóa đơn… về việc thay đổi địa chỉ

Câu hỏi thường gặp về thay đổi trụ sở công ty tại Cần Thơ

Thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại Cần Thơ là một trong những hoạt động pháp lý phổ biến. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục:

Có cần phải thay đổi con dấu công ty không?

Tùy trường hợp, việc thay đổi con dấu có thể cần hoặc không cần:

Nếu con dấu của công ty KHÔNG chứa địa chỉ, thì không bắt buộc làm lại dấu.

Nếu con dấu có khắc địa chỉ trụ sở cũ, doanh nghiệp nên:

Khắc lại con dấu mới, cập nhật địa chỉ theo giấy phép kinh doanh mới.

Gửi Thông báo mẫu dấu mới đến Phòng Đăng ký kinh doanh theo Mẫu II-9 (Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

Tại Cần Thơ, hầu hết doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang sử dụng con dấu không chứa địa chỉ, nhờ đó tiết kiệm chi phí và thời gian khi có thay đổi về trụ sở.

Thủ tục có khác nhau giữa các loại hình doanh nghiệp không?

Có sự khác biệt nhỏ tùy theo loại hình doanh nghiệp:

Công ty TNHH một thành viên: Chỉ cần quyết định của chủ sở hữu công ty.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Cần có biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên.

Công ty cổ phần: Phải có biên bản họp và quyết định của Hội đồng quản trị.

Tuy nhiên, điểm chung là:

Cùng sử dụng Phụ lục II-1 để thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Đều nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Cần Thơ.

Chi phí thực hiện thủ tục là bao nhiêu?

Chi phí thực hiện bao gồm:

Lệ phí nhà nước:

Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/lần (nếu nộp trực tiếp).

Miễn lệ phí nếu nộp hồ sơ qua mạng trên dangkykinhdoanh.gov.vn.

Chi phí khác (nếu có):

Phí khắc lại con dấu: Từ 300.000 – 500.000 đồng tùy loại dấu.

Phí dịch vụ nếu thuê đơn vị thực hiện: Dao động 800.000 – 1.500.000 đồng, tùy độ phức tạp hồ sơ.

Cập nhật thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại Cần Thơ năm 2025 là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và hợp pháp. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, và thực hiện đúng các bước theo quy định sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro pháp lý. Đồng thời, việc thông báo kịp thời cho các cơ quan chức năng và đối tác liên quan cũng là yếu tố quan trọng để duy trì mối quan hệ hợp tác và uy tín trên thị trường. Hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích để doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở một cách hiệu quả và đúng luật.