Thủ tục chuyển địa chỉ công ty tại Hải Phòng theo quy định mới

Thủ tục chuyển địa chỉ công ty tại Hải Phòng theo quy định mới là một trong những vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần quan tâm trong năm 2025. Việc điều chỉnh địa giới hành chính theo Nghị quyết 1232/NQ-UBTVQH15 đã ảnh hưởng đến địa chỉ trụ sở của nhiều công ty trên địa bàn thành phố. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng pháp luật, các doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình và thủ tục chuyển địa chỉ theo quy định mới. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các bước cần thiết, hồ sơ cần chuẩn bị, cũng như những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ công ty tại Hải Phòng.

Tổng quan về việc chuyển địa chỉ công ty tại Hải Phòng năm 2025

Nguyên nhân và bối cảnh thay đổi địa giới hành chính

Trong năm 2025, thành phố Hải Phòng tiếp tục thực hiện chiến lược điều chỉnh địa giới hành chính cấp xã, huyện nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển đô thị, quản lý dân cư và hạ tầng. Một số quận, huyện như Thủy Nguyên, Dương Kinh, Kiến An được quy hoạch lại ranh giới, sáp nhập hoặc chia tách địa bàn nhằm đảm bảo diện tích, dân số phù hợp theo Nghị định 54/2022/NĐ-CP.

Việc điều chỉnh này kéo theo sự thay đổi tên gọi địa phương và ranh giới hành chính trong các giấy tờ pháp lý, đặc biệt là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, nhiều doanh nghiệp trên địa bàn Hải Phòng cần thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ công ty để cập nhật đúng thông tin theo địa giới mới.

Tác động đến doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh

Việc thay đổi địa giới hành chính có thể tác động trực tiếp đến:

Địa chỉ đăng ký trụ sở chính trên giấy phép kinh doanh;

Thông tin in trên hóa đơn điện tử, con dấu doanh nghiệp, tài khoản ngân hàng;

Quản lý thuế, mã số địa bàn, cơ quan quản lý thuế trực tiếp (nếu thay đổi quận/huyện);

Cập nhật trên hệ thống bảo hiểm xã hội, lao động, hợp đồng với đối tác.

Nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời, có thể gặp rủi ro khi kiểm tra thuế, ký hợp đồng, hoặc bị cơ quan chức năng xử phạt vì thông tin không khớp. Chính vì vậy, việc nắm rõ quy định và quy trình pháp lý khi chuyển địa chỉ công ty tại Hải Phòng năm 2025 là hết sức cần thiết.

Quy định pháp lý liên quan đến việc chuyển địa chỉ công ty

Nghị quyết 1232/NQ-UBTVQH15 và các văn bản hướng dẫn

Nghị quyết số 1232/NQ-UBTVQH15 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội (ban hành tháng 3/2025) quy định rõ về việc điều chỉnh địa giới hành chính tại một số địa phương, trong đó có Hải Phòng. Cụ thể:

Sáp nhập một số đơn vị hành chính cấp xã, điều chỉnh ranh giới giữa các huyện;

Đổi tên địa danh hành chính liên quan đến tên xã, phường, thị trấn.

Căn cứ theo Nghị quyết này, UBND TP Hải Phòng và Sở Kế hoạch & Đầu tư đã ban hành các văn bản hướng dẫn doanh nghiệp:

Cập nhật địa chỉ đăng ký kinh doanh theo địa danh hành chính mới;

Thủ tục chuyển trụ sở nội quận, liên quận và liên tỉnh;

Miễn lệ phí thay đổi trong trường hợp địa chỉ thay đổi do điều chỉnh địa giới (không do doanh nghiệp chủ động chuyển địa điểm).

Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT và mẫu hồ sơ liên quan

Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết về:

• Mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu II-1);
• Danh mục hồ sơ, thủ tục nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Hải Phòng bao gồm:

• Thông báo thay đổi địa chỉ (Mẫu II-1);
• Quyết định của chủ sở hữu (Công ty TNHH 1TV), hoặc biên bản họp + quyết định của Hội đồng thành viên/cổ đông (TNHH 2TV trở lên, cổ phần);
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản gốc để đổi;
• Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền nộp hồ sơ).

Trong trường hợp chỉ thay đổi tên đơn vị hành chính (do Nhà nước điều chỉnh) mà không thay đổi thực tế địa điểm, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thủ tục cập nhật để đảm bảo đồng bộ thông tin trên hệ thống đăng ký quốc gia và tránh bị xử phạt.

Khi nào cần thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ công ty?

Các trường hợp phổ biến cần thay đổi trụ sở

Việc thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục bắt buộc phải thực hiện khi doanh nghiệp chuyển trụ sở chính sang địa điểm mới. Một số trường hợp phổ biến bao gồm:

• Doanh nghiệp mở rộng quy mô: Khi công ty phát triển, cần trụ sở lớn hơn, chuyên nghiệp hơn.
• Hết thời hạn thuê địa điểm cũ: Hợp đồng thuê hết hạn hoặc chủ nhà không tiếp tục cho thuê.
• Tối ưu vị trí giao thương hoặc nhân sự: Chuyển trụ sở để gần khách hàng, đối tác hoặc khu vực tập trung nhân sự phù hợp.
• Yêu cầu từ chủ đầu tư/khu công nghiệp: Một số dự án bất động sản, khu công nghiệp yêu cầu doanh nghiệp chuyển đi để phục vụ quy hoạch.

Phân loại chuyển địa chỉ theo mức độ phức tạp

Tùy theo phạm vi thay đổi địa chỉ, thủ tục sẽ có sự khác nhau về hồ sơ, thời gian và cơ quan tiếp nhận:

• Chuyển trụ sở trong cùng quận, huyện: Thủ tục đơn giản, không cần làm việc với cơ quan thuế.
• Chuyển khác quận, huyện trong TP. Hải Phòng: Phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại chi cục thuế cũ, rồi chuyển dữ liệu sang cơ quan thuế mới.
• Chuyển sang tỉnh/thành phố khác: Phức tạp nhất – yêu cầu thay đổi cơ quan thuế, mã số thuế chi cục, cập nhật lại hóa đơn, chữ ký số…

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Hải Phòng gồm những gì?

Hồ sơ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở KH&ĐT Hải Phòng)

Để thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tại Hải Phòng, doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu II-1 theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
• Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng cổ đông (tùy theo loại hình công ty)
• Biên bản họp (áp dụng với công ty có từ 2 thành viên trở lên)
• Hợp đồng thuê trụ sở mới hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ

Hồ sơ gửi Cục Thuế (nếu chuyển khác quận)

Khi chuyển trụ sở công ty sang quận khác trong địa bàn TP. Hải Phòng, doanh nghiệp cần làm thủ tục thuế:

• Mẫu 08-MST: Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế
• Biên bản đối chiếu thuế (đối với doanh nghiệp đang hoạt động có phát sinh nghĩa vụ thuế)
• Công văn đề nghị chốt nghĩa vụ thuế tại chi cục cũ

Lưu ý: Phải hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế tại địa chỉ cũ trước khi được chuyển cơ quan quản lý sang địa chỉ mới.

Quy trình thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ công ty tại Hải Phòng

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc phải thực hiện đúng quy định pháp luật. Dưới đây là quy trình chi tiết theo Luật Doanh nghiệp và Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu quy định

Trước tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn của Phòng Đăng ký kinh doanh. Hồ sơ bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo Mẫu II-1)

Quyết định và Biên bản họp của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (tùy loại hình công ty)

Hợp đồng thuê địa điểm mới hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp

Giấy ủy quyền nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp

Nếu chuyển địa chỉ sang tỉnh/thành phố khác, công ty cần thực hiện giải thể chi nhánh (nếu có) và thay đổi cơ quan quản lý thuế.

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư

Hồ sơ được nộp:

Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty dự định chuyển đến

Hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: dangkykinhdoanh.gov.vn

Sau 3 – 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ đã cập nhật.

Cập nhật thông tin trên các giấy tờ và hệ thống liên quan

Sau khi thay đổi địa chỉ thành công, doanh nghiệp cần cập nhật:

Hóa đơn điện tử: thay đổi địa chỉ trên mẫu hóa đơn

Tài khoản ngân hàng: cập nhật thông tin tại ngân hàng

Cơ quan bảo hiểm xã hội: thông báo và điều chỉnh mã đơn vị

Hệ thống con dấu điện tử hoặc khắc lại dấu tròn (nếu có địa chỉ trên con dấu)

Giao dịch thương mại, hợp đồng, văn bản hành chính

Những lưu ý quan trọng khi chuyển địa chỉ công ty

Ngoài việc thực hiện đúng quy trình pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố sau để đảm bảo việc chuyển địa chỉ không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Thời hạn thực hiện và các mốc thời gian quan trọng

Phải thực hiện thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định chuyển địa chỉ có hiệu lực

Cần thông báo kịp thời đến chi cục thuế cũ và mới để tránh bị chậm trễ trong nghĩa vụ thuế

Nếu đang sử dụng hóa đơn giấy chưa sử dụng hết, cần làm thủ tục hủy và phát hành hóa đơn mới

Ảnh hưởng đến các hợp đồng và giao dịch hiện tại

Việc chuyển địa chỉ có thể gây ảnh hưởng đến các hoạt động:

Hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng tín dụng, bảo lãnh

Các gói thầu đang tham gia: cần thông báo để cập nhật hồ sơ năng lực

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc thay đổi địa chỉ cần cập nhật với Tổng cục Hải quan để tiếp tục khai báo điện tử

Do đó, cần rà soát toàn bộ các hợp đồng hiện hành để có phụ lục điều chỉnh hoặc thông báo chính thức.

Cập nhật thông tin với khách hàng và đối tác

Cuối cùng, doanh nghiệp cần chủ động:

Gửi thông báo chính thức qua email, văn bản cho đối tác, khách hàng

Cập nhật địa chỉ mới trên website, mạng xã hội, bảng hiệu, hóa đơn…

Thông báo với bưu điện, đơn vị vận chuyển, nhà cung cấp để đảm bảo không gián đoạn hoạt động

Việc cập nhật đầy đủ và minh bạch sẽ giúp giữ vững uy tín doanh nghiệp và tránh những hiểu lầm không đáng có.

Hướng dẫn cụ thể cho từng loại hình doanh nghiệp

Việc chuyển địa chỉ công ty tuy có chung một nguyên tắc pháp lý, nhưng hồ sơ và quy trình lại có một số điểm khác nhau tùy theo loại hình doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Công ty TNHH một thành viên

Quyết định của chủ sở hữu công ty là đủ, không cần biên bản họp.

Hồ sơ gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu II-1).

Quyết định của chủ sở hữu.

Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân (nếu chủ sở hữu là cá nhân).

Sau khi được cấp GCN mới, cần cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng, hóa đơn, chữ ký số.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Bắt buộc có biên bản họp của Hội đồng thành viên và quyết định thay đổi trụ sở.

Các thành viên cần thống nhất và ký vào hồ sơ.

Các thủ tục khác tương tự với công ty TNHH một thành viên, tuy nhiên cần lưu ý thêm:

Nếu có thành viên nước ngoài, cần dịch thuật – công chứng giấy tờ nếu liên quan.

Công ty cổ phần

Phải có:

Biên bản họp của Hội đồng quản trị

Quyết định của HĐQT

Các nội dung cần thống nhất gồm: địa chỉ mới, lý do thay đổi, thời gian áp dụng.

Sau khi hoàn tất hồ sơ, nộp qua Cổng thông tin dangkykinhdoanh.gov.vn hoặc tại Sở KH&ĐT.

Doanh nghiệp tư nhân

Hồ sơ đơn giản:

Thông báo thay đổi địa chỉ.

Bản sao công chứng CCCD của chủ DNTN.

Không cần biên bản họp hay quyết định.

Tuy nhiên, nếu địa chỉ thay đổi sang tỉnh/thành phố khác, cần đăng ký thuế mới và làm thủ tục chốt thuế tại nơi cũ.

Dịch vụ chuyển địa chỉ công ty tại Hải Phòng – Trọn gói, nhanh gọn

Lợi ích khi dùng dịch vụ thay đổi trụ sở doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp chưa quen thủ tục hành chính hoặc muốn tiết kiệm thời gian, nên lựa chọn dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Hải Phòng. Một số lợi ích:

• Được tư vấn rõ ràng về điều kiện, thủ tục và rủi ro pháp lý
• Soạn toàn bộ hồ sơ đúng chuẩn quy định mới nhất
• Thay mặt doanh nghiệp làm việc với Sở KH&ĐT, cơ quan thuế
• Hỗ trợ chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn, ngân hàng, chữ ký số sau khi hoàn tất

Cam kết – Chi phí – Thời gian thực hiện

Thông thường, chi phí dịch vụ chuyển địa chỉ dao động:

• Chi phí: Từ 1.200.000 VNĐ đến 3.000.000 VNĐ (tùy hồ sơ và loại hình công ty)
• Thời gian: Từ 3 đến 7 ngày làm việc (tùy cấp độ phức tạp)
• Cam kết: Ra giấy chứng nhận mới đúng hạn – hỗ trợ kê khai, xử lý các vấn đề phát sinh

Ngoài ra, một số đơn vị cung cấp thêm gói hỗ trợ trọn đời như tư vấn thuế sau chuyển, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, kê khai mẫu 08, đăng ký tài khoản ngân hàng trụ sở mới…

Câu hỏi thường gặp về việc chuyển địa chỉ công ty

Dưới đây là những câu hỏi phổ biến liên quan đến việc thay đổi trụ sở doanh nghiệp:

Có bắt buộc phải thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không?

Có. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

Mọi thay đổi về địa chỉ trụ sở chính phải được cập nhật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN).

Nếu không thay đổi, sẽ gây ảnh hưởng khi:

Xuất hóa đơn sai địa chỉ.

Cơ quan thuế, ngân hàng từ chối hồ sơ vì thông tin không trùng khớp.

Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

Thủ tục có mất phí không?

Lệ phí nhà nước: 50.000 đồng (nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở KH&ĐT).

Miễn phí nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ qua mạng điện tử.

Nếu thay đổi địa chỉ kéo theo việc khắc lại con dấu: phí dao động từ 300.000 – 500.000 đồng.

Phí dịch vụ (nếu thuê ngoài): Tùy từng đơn vị cung cấp, trung bình từ 800.000 – 1.500.000 đồng.

Thời gian xử lý hồ sơ là bao lâu?

Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư: từ 1 – 3 ngày làm việc (không tính thứ 7, CN).

Tại cơ quan thuế:

Nếu chuyển trụ sở khác quận/huyện/tỉnh: cần chốt nghĩa vụ thuế, mất 3 – 7 ngày làm việc tùy địa phương.

Nếu chuyển trụ sở trong cùng quận/huyện: không cần thay đổi cơ quan thuế nên xử lý nhanh hơn.

Thời gian tổng thể có thể từ 3 – 10 ngày làm việc tùy mức độ thay đổi.

📌 Lưu ý: Doanh nghiệp cần đồng bộ cập nhật thông tin địa chỉ mới với ngân hàng, bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử, hợp đồng với khách hàng để tránh sai lệch hoặc vướng mắc pháp lý sau này.

Xem thêm: Thủ tục pháp lý thay đổi địa giới hành chính tại TP.HCM

Thủ tục chuyển địa chỉ công ty tại Hải Phòng theo quy định mới là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi trong hệ thống hành chính. Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bước theo quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động kinh doanh mà còn giúp duy trì uy tín và sự tin tưởng từ khách hàng và đối tác. Trong bối cảnh pháp luật ngày càng chặt chẽ và minh bạch, việc nắm rõ và tuân thủ các thủ tục hành chính là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp phát triển bền vững. Do đó, các công ty cần chủ động cập nhật thông tin, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ một cách kịp thời và chính xác.