Thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ đúng quy trình 2025

Thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ là một bước quan trọng trong quá trình vận hành và mở rộng doanh nghiệp. Khi công ty chuyển văn phòng sang địa điểm mới, việc cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp duy trì sự minh bạch trong giao dịch với đối tác, cơ quan thuế và ngân hàng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn do chưa nắm rõ quy trình, giấy tờ cần thiết và các thủ tục hậu kiểm sau khi thay đổi. Nếu không thực hiện đúng, công ty có thể bị xử phạt hành chính hoặc gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.

Tại Cần Thơ – thành phố trung tâm vùng ĐBSCL, nhu cầu thay đổi địa chỉ công ty ngày càng tăng do quá trình mở rộng văn phòng, thuê địa điểm mới, hoặc chuyển trụ sở về khu công nghiệp, khu công nghệ cao. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến cập nhật với cơ quan thuế và Sở Kế hoạch & Đầu tư. Dù bạn đang chuyển trong cùng quận hay sang địa bàn khác, hãy theo dõi đầy đủ để tránh sai sót không đáng có.

Khi nào cần thay đổi địa chỉ công ty?

Chuyển văn phòng do thuê địa điểm mới

Một trong những lý do phổ biến khiến doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ công ty là do kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại hoặc tìm được địa điểm mới phù hợp hơn. Việc chuyển địa điểm có thể xuất phát từ yếu tố chi phí (giảm tiền thuê), diện tích (cần không gian lớn hơn hoặc nhỏ hơn), hoặc thay đổi khu vực để thuận tiện cho nhân viên và khách hàng.

Khi đã chuyển văn phòng, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đăng ký ban đầu. Trường hợp không cập nhật kịp thời có thể dẫn đến vi phạm hành chính, gây rắc rối trong giao dịch với ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế.

Thay đổi trụ sở để thuận tiện kinh doanh

Một số doanh nghiệp chọn thay đổi trụ sở chính nhằm mục đích chiến lược như mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng mục tiêu, hoặc đơn giản là muốn hoạt động trong một khu vực kinh tế sôi động hơn.

Ví dụ, công ty chuyển từ huyện về thành phố Cần Thơ để dễ thu hút nhân lực chất lượng, hoặc từ quận này sang quận khác để tiếp cận nguồn khách hàng lớn. Dù lý do là gì, việc thay đổi địa chỉ công ty phải đi kèm thủ tục pháp lý đầy đủ nhằm đảm bảo tính hợp lệ trong hoạt động và tránh rủi ro pháp lý sau này.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ gồm những gì?

Biểu mẫu thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp

Để thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, trong đó quan trọng nhất là:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

Quyết định và biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật)

Bản sao giấy tờ tùy thân của người nộp

Thông báo phải ghi rõ địa chỉ mới, mã phường/xã, quận/huyện và kèm theo ngày hiệu lực thay đổi.

Hợp đồng thuê trụ sở mới và tài liệu liên quan

Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm làm trụ sở mới, cần nộp kèm:

Hợp đồng thuê trụ sở mới (có chữ ký, thời hạn rõ ràng)

Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà/đất tại địa chỉ mới

Giấy tờ tùy thân của bên cho thuê (nếu là cá nhân) hoặc giấy phép kinh doanh (nếu là tổ chức cho thuê)

Nếu địa chỉ mới nằm khác quận/huyện trong thành phố Cần Thơ hoặc chuyển tỉnh thành, doanh nghiệp cần thực hiện thêm thủ tục chốt thuế và chuyển hồ sơ thuế tại chi cục cũ sang chi cục mới trước khi nộp hồ sơ thay đổi tại Sở KH&ĐT. Việc này nhằm đảm bảo đồng bộ dữ liệu giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế quản lý.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong phạm vi cùng quận/huyện, thủ tục tương đối đơn giản. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

– Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1TV) hoặc của Hội đồng thành viên/Hội đồng cổ đông (nếu có)

– Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2TV trở lên hoặc công ty cổ phần)

– Hợp đồng thuê địa điểm mới và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đó (sổ hồng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…)

– Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua dịch vụ hoặc người đại diện không trực tiếp đi nộp)

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở KHĐT

Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn), sau đó nộp bản giấy nếu được yêu cầu.

– Thời gian xử lý: 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ

– Phí công bố thông tin thay đổi: 100.000 đồng

Lưu ý: Do cùng quận nên không cần thay đổi mã số thuế hoặc thông báo chuyển cơ quan thuế.

Bước 3: Nhận kết quả và cập nhật thông tin

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (có địa chỉ đã thay đổi), doanh nghiệp cần:

– Cập nhật thông tin mới trên hệ thống thuế, ngân hàng, hóa đơn điện tử

– Thông báo cho các đối tác liên quan về thay đổi địa chỉ

– Lưu trữ hồ sơ thay đổi để phục vụ thanh tra, kiểm tra khi cần thiết

Việc thay đổi địa chỉ trong cùng quận không phát sinh thủ tục phức tạp nhưng cần làm đúng quy trình để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và được duyệt nhanh chóng.

Thủ tục chuyển địa chỉ công ty sang quận/huyện khác

Cập nhật thông tin với cơ quan thuế

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận/huyện khác (dù trong cùng thành phố hay tỉnh khác), bắt buộc phải chuyển cơ quan quản lý thuế. Các bước cụ thể:

– Nộp hồ sơ chốt thuế tại Chi cục Thuế cũ gồm: thông báo thay đổi, tờ khai thuế, báo cáo tài chính, quyết toán thuế (nếu yêu cầu)

– Nhận thông báo xác nhận chốt thuế, mã số thuế được giữ nguyên nhưng sẽ chuyển cơ quan quản lý về địa phương mới

– Cập nhật thông tin mã số thuế trên hệ thống thuế quốc gia

Thời gian hoàn tất thủ tục chuyển thuế thường từ 5–7 ngày làm việc, tuy nhiên có thể kéo dài nếu doanh nghiệp còn nợ nghĩa vụ thuế hoặc hồ sơ chưa đầy đủ.

Điều chỉnh giấy phép đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn tất chuyển thuế, doanh nghiệp thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như sau:

– Chuẩn bị hồ sơ tương tự khi thay đổi trong cùng quận, nhưng cần bổ sung xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế của Chi cục Thuế cũ

– Nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin điện tử và bổ sung hồ sơ giấy nếu được yêu cầu

– Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận địa chỉ tại quận/huyện mới

Tiếp đó, doanh nghiệp cần thực hiện:

– Cập nhật hóa đơn điện tử và đăng ký lại mẫu hóa đơn với cơ quan thuế mới

– Cập nhật thông tin trên tài khoản ngân hàng

– Thông báo với đối tác, khách hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội, sở công thương (nếu có giấy phép con liên quan đến địa bàn)

Việc chuyển địa chỉ khác quận đòi hỏi nhiều thủ tục hơn và cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan: Sở KHĐT – Chi cục Thuế – Ngân hàng – BHXH, để tránh bị gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh có gì khác?

Cần chốt thuế và xin chuyển mã số thuế

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh khác, việc đầu tiên cần thực hiện là thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở cũ. Điều này nhằm đảm bảo doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi chuyển sang địa điểm mới. Hồ sơ chốt thuế bao gồm:

Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST).

Công văn xin chốt thuế chuyển tỉnh.

Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật).

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi hoàn tất, cơ quan thuế sẽ cấp Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu 09-MST), là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo.

Đăng ký lại hồ sơ tại tỉnh mới

Tiếp theo, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh mới. Hồ sơ bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông (tùy loại hình doanh nghiệp).

Bản sao điều lệ công ty đã sửa đổi.

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại.

Giấy ủy quyền (nếu có).

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ trụ sở chính tại tỉnh mới. Lưu ý, mã số doanh nghiệp và mã số thuế không thay đổi, chỉ thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Chi phí thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ hiện nay

Lệ phí nhà nước và phí dịch vụ

Chi phí thay đổi địa chỉ công ty bao gồm:

Lệ phí nhà nước:

Lệ phí nộp hồ sơ và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới tại Sở Kế hoạch và Đầu tư: 200.000 đồng.

Lệ phí công bố thay đổi thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia: 300.000 đồng.

Lệ phí khắc lại con dấu (nếu thay đổi địa chỉ khác quận/huyện/tỉnh): khoảng 400.000 đồng.

Phí dịch vụ:

Nếu sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn, phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty trọn gói tại Cần Thơ dao động từ 1.000.000 đến 2.000.000 đồng, tùy thuộc vào phạm vi công việc và đơn vị cung cấp dịch vụ.

Các chi phí phát sinh cần lưu ý

Ngoài các khoản chi phí nêu trên, doanh nghiệp cần lưu ý một số chi phí phát sinh khác:

Chi phí chốt thuế: Nếu doanh nghiệp không tự thực hiện thủ tục chốt thuế, có thể thuê dịch vụ với mức phí khoảng 1.500.000 đồng.

Chi phí cập nhật thông tin: Sau khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin trên hóa đơn, tài khoản ngân hàng, chữ ký số, bảo hiểm xã hội, v.v. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ có thể hỗ trợ trọn gói các công việc này với mức phí thỏa thuận.

Việc sử dụng dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý.

Câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ

Có cần cập nhật hóa đơn không?

Có. Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ, việc cập nhật thông tin trên hóa đơn là bắt buộc nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các chứng từ. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, cần đăng nhập vào hệ thống phát hành hóa đơn (như Vinvoice, MISA, Viettel…) để cập nhật địa chỉ mới trước khi tiếp tục sử dụng. Đối với hóa đơn giấy còn tồn, doanh nghiệp cần làm thông báo điều chỉnh thông tin gửi cơ quan thuế để tiếp tục sử dụng số còn lại.

Việc không cập nhật địa chỉ trên hóa đơn có thể dẫn đến vô hiệu hóa hóa đơn hoặc bị xuất hóa đơn sai thông tin, làm ảnh hưởng đến quá trình kê khai thuế và tính chi phí hợp lý.

Có bị phạt nếu không thay đổi địa chỉ kịp thời?

Có. Theo quy định, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi địa chỉ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thay đổi. Nếu không thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 1.000.000 – 5.000.000 đồng, tùy theo mức độ vi phạm.

Ngoài ra, việc chậm thay đổi địa chỉ có thể ảnh hưởng đến quyền lợi doanh nghiệp như không nhận được thông báo từ cơ quan nhà nước, bị sai lệch thông tin khi đối tác tra cứu, thậm chí không thể hoàn tất các giao dịch ngân hàng, ký kết hợp đồng, nộp hồ sơ khác. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ khác quận/huyện mà không chốt thuế, cơ quan thuế mới có thể không cấp mã số thuế mới, gây gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ uy tín – nhanh chóng

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ pháp lý

Sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh và làm việc với cơ quan thuế. Ngoài ra, các đơn vị uy tín còn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các vấn đề liên quan như cập nhật hóa đơn, thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng, thông báo đến các đối tác.

Dịch vụ chuyên nghiệp đảm bảo quy trình đúng pháp luật, hạn chế tối đa sai sót hồ sơ và tránh bị phạt do chậm trễ.

Lưu ý khi lựa chọn đơn vị tư vấn

Doanh nghiệp cần ưu tiên chọn các đơn vị có kinh nghiệm pháp lý, chuyên tư vấn thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ, có địa chỉ rõ ràng và minh bạch phí dịch vụ. Không nên chọn các dịch vụ “giá rẻ bất thường” mà không có cam kết cụ thể. Đồng thời, nên yêu cầu hợp đồng dịch vụ rõ ràng để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro trong quá trình xử lý hồ sơ.

Thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ là thủ tục không phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác trong từng bước thực hiện. Việc nắm rõ trình tự, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ đúng quy định pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian. Trong quá trình thay đổi, đừng quên cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác và trên hóa đơn để đảm bảo thông tin được đồng bộ.

Nếu bạn không có thời gian thực hiện thủ tục hoặc sợ xảy ra sai sót, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Cần Thơ từ các đơn vị chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm thực hiện hàng trăm hồ sơ tương tự, các đơn vị này sẽ giúp bạn hoàn tất nhanh chóng với chi phí hợp lý. Hãy để việc pháp lý được thực hiện đúng chuẩn, để bạn an tâm phát triển kinh doanh tại văn phòng mới.