Thành lập công ty cần những giấy tờ gì?
Thành lập công ty cần những giấy tờ gì?
Thành lập công ty cần những giấy tờ gì? Đây là câu hỏi mà rất nhiều cá nhân và tổ chức quan tâm khi có ý định khởi nghiệp hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh. Việc thành lập công ty không chỉ đơn thuần là điền vào một vài biểu mẫu mà còn phải tuân thủ các quy định pháp lý chặt chẽ của Nhà nước. Để doanh nghiệp có thể hoạt động hợp pháp, các nhà sáng lập cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm nhiều loại giấy tờ quan trọng như giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông, chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật. Ngoài ra, còn có các giấy tờ liên quan đến vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh và địa chỉ trụ sở chính. Nếu công ty đăng ký ngành nghề có điều kiện, chủ doanh nghiệp còn phải bổ sung các loại giấy phép con theo quy định. Việc chuẩn bị hồ sơ cần được thực hiện cẩn thận, chính xác để tránh mất thời gian chỉnh sửa hoặc bị từ chối khi nộp lên cơ quan chức năng. Trong thời đại số hóa, nhiều thủ tục đăng ký doanh nghiệp đã được thực hiện trực tuyến, giúp giảm bớt quy trình hành chính rườm rà. Tuy nhiên, để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và đúng quy định, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn nhờ đến các công ty tư vấn luật hoặc dịch vụ kế toán kiểm toán chuyên nghiệp. Vì vậy, hiểu rõ các loại giấy tờ cần thiết khi thành lập công ty là bước đầu tiên để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.
Thành lập công ty cần những giấy tờ gì?
Thành lập công ty là bước đầu tiên để hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh và xây dựng thương hiệu trên thị trường. Tuy nhiên, để đăng ký doanh nghiệp hợp lệ, chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật. Vậy khi thành lập công ty, cần những giấy tờ gì? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng loại giấy tờ cần thiết và quy trình thực hiện.
1. Hồ Sơ Đăng Ký Thành Lập Công Ty
Để thành lập công ty, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp. Dưới đây là danh sách các giấy tờ quan trọng cần có:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Đây là văn bản do chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật ký tên, nộp lên Sở Kế hoạch và Đầu tư để yêu cầu cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Nội dung chính bao gồm:
Tên công ty dự kiến đăng ký.
Địa chỉ trụ sở chính.
Ngành nghề kinh doanh.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Vốn điều lệ của công ty.
Thông tin về người đại diện theo pháp luật.
Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (nếu có).
Điều lệ công ty
Điều lệ công ty là văn bản quy định về tổ chức, quản lý và hoạt động của doanh nghiệp.
Nội dung bao gồm quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu, cách thức quản lý, điều hành công ty, cơ cấu vốn và hoạt động kinh doanh.
Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập
Tùy theo loại hình doanh nghiệp, cần chuẩn bị danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập:
Công ty TNHH 1 thành viên: Không cần danh sách thành viên, chỉ cần thông tin của chủ sở hữu.
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Danh sách các thành viên góp vốn, tỷ lệ sở hữu.
Công ty cổ phần: Danh sách cổ đông sáng lập, số cổ phần sở hữu.
Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên/cổ đông
Các cá nhân tham gia thành lập công ty cần cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ:
Công dân Việt Nam: CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực.
Người nước ngoài: Hộ chiếu hợp lệ.
Nếu thành viên/cổ đông là tổ chức thì cần có:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức.
Quyết định cử người đại diện phần vốn góp.
CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện tổ chức.
Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ)
Nếu chủ doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh mà ủy quyền cho bên thứ ba, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.
Kèm theo đó là CMND/CCCD của người được ủy quyền.
2. Các Giấy Tờ Cần Chuẩn Bị Sau Khi Thành Lập Công Ty
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện thêm một số thủ tục và chuẩn bị các giấy tờ liên quan để đảm bảo hoạt động hợp pháp.
Khắc Dấu Công Ty Và Công Bố Mẫu Dấu
Công ty cần khắc dấu tròn và công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Dấu công ty không bắt buộc phải có nhưng rất quan trọng trong quá trình ký kết hợp đồng và giao dịch kinh doanh.
Mở Tài Khoản Ngân Hàng Doanh Nghiệp
Công ty cần chuẩn bị bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và CMND/CCCD của người đại diện pháp luật để mở tài khoản ngân hàng.
Sau khi mở tài khoản, công ty phải thông báo số tài khoản với cơ quan thuế.
Đăng Ký Chữ Ký Số Và Khai Thuế Điện Tử
Chữ ký số là công cụ để doanh nghiệp kê khai thuế trực tuyến.
Công ty cần mua chữ ký số từ nhà cung cấp uy tín như Viettel, VNPT, FPT, MobiFone…
Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử
Doanh nghiệp cần đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch, bán hàng hợp pháp.
Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Cho Nhân Viên
Nếu công ty có lao động, phải đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) với cơ quan BHXH.
Bảo hiểm bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm hưu trí cho nhân viên.
Xin Giấy Phép Kinh Doanh Đặc Thù (Nếu Cần)
Một số ngành nghề kinh doanh yêu cầu giấy phép con, chẳng hạn như:
Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm (đối với ngành thực phẩm, đồ uống).
Giấy phép môi trường (đối với ngành sản xuất, chế biến).
Giấy phép kinh doanh vận tải (đối với ngành vận tải, logistics).
3. Những Lưu Ý Khi Chuẩn Bị Giấy Tờ Thành Lập Công Ty
✅ Đảm bảo thông tin chính xác: Các giấy tờ phải được điền đúng, không sai sót để tránh mất thời gian sửa đổi.
✅ Kiểm tra ngành nghề kinh doanh: Một số ngành nghề có điều kiện đặc biệt cần giấy phép bổ sung.
✅ Chuẩn bị đủ vốn điều lệ: Vốn điều lệ phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh để tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.
✅ Sử dụng dịch vụ hỗ trợ: Nếu không có kinh nghiệm, bạn có thể thuê dịch vụ tư vấn để hỗ trợ hoàn tất thủ tục nhanh chóng.
Kết Luận
Thành lập công ty đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, thủ tục pháp lý để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp. Bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty gồm các giấy tờ quan trọng như Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông và giấy tờ tùy thân. Sau khi thành lập, doanh nghiệp còn phải hoàn thành các thủ tục khác như mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế, phát hành hóa đơn điện tử…
Điều lệ công ty và những nội dung quan trọng cần có
1. Giới thiệu về điều lệ công ty
Điều lệ công ty là văn bản pháp lý quan trọng, quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý doanh nghiệp. Đây là một trong những tài liệu bắt buộc khi đăng ký thành lập công ty và là cơ sở để giải quyết các vấn đề nội bộ, tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông.
Điều lệ công ty không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành một cách chuyên nghiệp, minh bạch mà còn đảm bảo quyền lợi của tất cả các bên liên quan, bao gồm cổ đông, nhà đầu tư và người lao động.
Bài viết này sẽ trình bày những nội dung quan trọng trong điều lệ công ty và những lưu ý khi soạn thảo.
2. Những nội dung quan trọng cần có trong điều lệ công ty
Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, điều lệ công ty cần bao gồm các nội dung chính sau:
(1) Tên, trụ sở chính và thông tin pháp lý của công ty
Tên công ty: Ghi rõ tên đầy đủ bằng tiếng Việt, tên giao dịch quốc tế (nếu có) và tên viết tắt.
Trụ sở chính: Địa chỉ công ty, số điện thoại, email (nếu có).
Mã số doanh nghiệp, ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
(2) Ngành nghề kinh doanh của công ty
Cần liệt kê rõ ngành nghề công ty đăng ký, dựa trên hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam.
Nếu có ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần nêu rõ giấy phép con cần có để hoạt động.
(3) Vốn điều lệ và phương thức góp vốn
Vốn điều lệ: Tổng số vốn mà các thành viên/cổ đông cam kết góp vào công ty.
Hình thức góp vốn: Có thể là tiền mặt, tài sản, quyền sở hữu trí tuệ hoặc quyền sử dụng đất…
Thời hạn góp vốn: Không quá 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Quyền và nghĩa vụ của thành viên góp vốn: Cách xử lý khi một thành viên không góp đủ vốn đúng thời hạn.
(4) Cơ cấu tổ chức quản lý công ty
Điều lệ cần quy định về cơ cấu tổ chức, bao gồm:
Đối với công ty TNHH: Chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Giám đốc/Tổng Giám đốc.
Đối với công ty cổ phần: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát (nếu có), Giám đốc/Tổng Giám đốc.
Cơ chế bổ nhiệm, bãi nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận.
(5) Quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông
Quyền của thành viên/cổ đông:
Được chia lợi nhuận theo tỷ lệ vốn góp/cổ phần.
Quyền tham gia quản lý công ty, biểu quyết trong các cuộc họp.
Chuyển nhượng phần vốn góp/cổ phần cho người khác.
Nghĩa vụ của thành viên/cổ đông:
Góp vốn đầy đủ, đúng thời hạn.
Chịu trách nhiệm về nghĩa vụ tài chính của công ty trong phạm vi vốn góp.
(6) Nguyên tắc hoạt động và quyết định trong công ty
Quy định về cách thức tổ chức các cuộc họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
Nguyên tắc thông qua quyết định: theo tỷ lệ biểu quyết bao nhiêu phần trăm (thường là 51%, 65% hoặc 75%).
Cách thức biểu quyết: bỏ phiếu kín, biểu quyết trực tuyến, đồng thuận bằng văn bản.
(7) Chia lợi nhuận và xử lý lỗ lũy kế
Cách chia lợi nhuận sau khi công ty có lãi (chia theo tỷ lệ vốn góp, thời gian đầu tư…).
Nguyên tắc bù lỗ khi công ty gặp khó khăn tài chính.
(8) Chuyển nhượng phần vốn góp/cổ phần
Quy định về điều kiện, trình tự chuyển nhượng phần vốn góp hoặc cổ phần.
Quyền ưu tiên mua lại của các thành viên/cổ đông hiện hữu trước khi bán ra bên ngoài.
(9) Điều kiện giải thể hoặc phá sản công ty
Điều kiện giải thể: hết thời hạn hoạt động, theo quyết định của chủ sở hữu, công ty không còn khả năng kinh doanh…
Thủ tục giải thể: thanh toán nợ, thanh lý tài sản, thông báo với cơ quan thuế và đăng ký kinh doanh.
Trách nhiệm của thành viên/cổ đông trong quá trình giải thể.
(10) Giải quyết tranh chấp nội bộ công ty
Cách thức xử lý tranh chấp giữa thành viên/cổ đông.
Trình tự giải quyết: thông qua thương lượng, hòa giải, trọng tài kinh tế hoặc khởi kiện tại tòa án.
3. Những lưu ý khi soạn thảo điều lệ công ty
(1) Soạn thảo điều lệ chi tiết nhưng linh hoạt
Điều lệ cần bao quát tất cả các hoạt động quan trọng, tránh sơ hở gây tranh chấp sau này.
Đồng thời, điều lệ cũng cần đủ linh hoạt để dễ dàng điều chỉnh khi công ty phát triển.
(2) Tuân thủ pháp luật hiện hành
Điều lệ phải phù hợp với Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư và các văn bản pháp luật khác.
Tránh các điều khoản trái luật, có thể dẫn đến việc điều lệ bị vô hiệu.
(3) Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân
Các quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông cần quy định rõ ràng để tránh mâu thuẫn nội bộ.
Nếu có điều khoản về bồi thường thiệt hại hoặc xử lý vi phạm cam kết góp vốn, cần ghi cụ thể.
(4) Xây dựng điều lệ có tính dài hạn
Điều lệ không nên quá chi tiết về các quy trình nhỏ lẻ mà nên tập trung vào những nguyên tắc quan trọng.
Dễ dàng điều chỉnh khi công ty mở rộng quy mô hoặc thay đổi mô hình hoạt động.
(5) Có sự đồng thuận của các thành viên/cổ đông trước khi ban hành
Điều lệ cần có sự thống nhất giữa các thành viên/cổ đông để tránh tranh chấp về sau.
Khi có thay đổi trong điều lệ, cần tổ chức họp và lấy ý kiến biểu quyết theo quy định.
4. Kết luận
Điều lệ công ty là tài liệu quan trọng giúp công ty hoạt động đúng định hướng, đảm bảo quyền lợi của các thành viên/cổ đông và tuân thủ pháp luật. Một điều lệ chi tiết, rõ ràng sẽ giúp công ty vận hành hiệu quả, tránh tranh chấp nội bộ và tạo nền tảng phát triển bền vững.
Khi soạn thảo điều lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của pháp luật, cân nhắc kỹ lưỡng về quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan. Nếu cần thiết, có thể nhờ luật sư tư vấn để đảm bảo điều lệ chặt chẽ và phù hợp với thực tế hoạt động của công ty.
Quy trình nộp hồ sơ thành lập công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Thành lập công ty là bước quan trọng để cá nhân hoặc tổ chức hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh. Một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình này là nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT). Vậy, quy trình nộp hồ sơ được thực hiện như thế nào? Cần lưu ý những gì để đảm bảo hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện.
1. Chuẩn Bị Hồ Sơ Đăng Ký Thành Lập Công Ty
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Bộ hồ sơ bao gồm:
✅ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
✅ Điều lệ công ty (có chữ ký của các thành viên/cổ đông sáng lập).
✅ Danh sách thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập (áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
✅ Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và các thành viên góp vốn (có công chứng).
✅ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu có thành viên là tổ chức.
✅ Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác nộp hồ sơ thay).
�� Lưu ý: Nếu công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện, cần bổ sung giấy phép hoặc chứng nhận liên quan trước khi hoạt động.
2. Cách Thức Nộp Hồ Sơ Thành Lập Công Ty
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai cách chính:
Nộp Hồ Sơ Trực Tiếp Tại Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư
Doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và mang đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT tại địa phương đặt trụ sở chính.
Cán bộ tại bộ phận một cửa sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và hướng dẫn bổ sung nếu cần.
Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận sẽ cấp Giấy biên nhận ghi rõ thời gian hẹn trả kết quả.
Nộp Hồ Sơ Trực Tuyến Qua Cổng Thông Tin Quốc Gia
Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
Đăng ký tài khoản và điền thông tin theo mẫu hướng dẫn.
Đính kèm hồ sơ bản scan có đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu có).
Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống sẽ gửi email thông báo về tình trạng hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp mang hồ sơ gốc lên Sở KH&ĐT để đối chiếu và nhận kết quả.
�� Ưu điểm của nộp trực tuyến: Tiết kiệm thời gian đi lại, dễ dàng theo dõi tiến độ xét duyệt hồ sơ.
3. Thời Gian Xử Lý Và Nhận Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp
Thông thường, trong 3 – 5 ngày làm việc, Sở KH&ĐT sẽ xem xét hồ sơ.
Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN).
Nếu hồ sơ có sai sót hoặc thiếu giấy tờ, Sở KH&ĐT sẽ thông báo để doanh nghiệp sửa đổi và nộp lại.
�� Lưu ý:
Hồ sơ sẽ bị từ chối nếu thiếu thông tin, sai sót về ngành nghề kinh doanh, hoặc không đúng quy định pháp luật.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp để tránh mất thời gian chỉnh sửa.
4. Các Thủ Tục Sau Khi Nhận Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp
Sau khi nhận được GCN ĐKDN, doanh nghiệp cần hoàn thành một số thủ tục quan trọng khác để đi vào hoạt động hợp pháp.
Công Bố Nội Dung Đăng Ký Doanh Nghiệp
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận GCN ĐKDN, doanh nghiệp phải đăng công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia.
Nếu không thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10 – 15 triệu đồng.
Khắc Dấu Công Ty
Doanh nghiệp cần khắc dấu tròn và tự quyết định hình thức, nội dung con dấu.
Mẫu dấu không cần đăng ký với cơ quan nhà nước nhưng phải đảm bảo hợp pháp.
Mở Tài Khoản Ngân Hàng Cho Doanh Nghiệp
Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch tài chính.
Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp phải thông báo số tài khoản với Sở KH&ĐT.
Đăng Ký Chữ Ký Số (Token) Và Khai Thuế Điện Tử
Chữ ký số là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kê khai thuế trực tuyến.
Cần đăng ký sử dụng chữ ký số với nhà cung cấp uy tín như Viettel, VNPT, FPT, MobiFone…
Đăng Ký Nộp Thuế Ban Đầu Và Kê Khai Thuế
Doanh nghiệp cần liên hệ Chi cục thuế tại địa phương để đăng ký kê khai thuế.
Nộp thuế môn bài theo quy định (từ 1 – 3 triệu đồng/năm, tùy theo vốn điều lệ).
Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử
Trước khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
5. Một Số Lưu Ý Khi Nộp Hồ Sơ Thành Lập Công Ty
�� Chọn đúng loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân… phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
�� Ngành nghề kinh doanh: Cần kiểm tra ngành nghề có điều kiện hay không để chuẩn bị giấy tờ bổ sung.
�� Vốn điều lệ: Quyết định mức vốn phù hợp, tránh đăng ký quá thấp hoặc quá cao so với thực tế.
�� Kiểm tra hồ sơ kỹ trước khi nộp: Tránh sai sót về thông tin, giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng.
Kết Luận
Nộp hồ sơ thành lập công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư là bước quan trọng để doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định, lựa chọn hình thức nộp hồ sơ phù hợp (trực tiếp hoặc trực tuyến), và thực hiện các thủ tục cần thiết sau khi được cấp GCN ĐKDN.
Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ thành lập công ty
Thành lập công ty là bước quan trọng để chính thức đi vào hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong quá trình chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nhiều cá nhân và tổ chức thường mắc phải những lỗi khiến việc xét duyệt bị chậm trễ hoặc bị từ chối. Để tránh mất thời gian và chi phí không đáng có, hãy cùng điểm qua những lỗi thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ thành lập công ty và cách khắc phục.
1. Sai Thông Tin Trong Giấy Đề Nghị Đăng Ký Doanh Nghiệp
Lỗi thường gặp:
Ghi sai tên công ty hoặc tên trùng với doanh nghiệp đã đăng ký.
Nhập sai loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, tư nhân…).
Sai thông tin người đại diện theo pháp luật, số CMND/CCCD.
Sai địa chỉ trụ sở chính (không đúng theo quy định pháp luật, nằm trong khu vực cấm).
Cách khắc phục:
✔ Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp.
✔ Tra cứu tên doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
✔ Đảm bảo địa chỉ hợp lệ (không phải chung cư, đất nông nghiệp…).
2. Điều Lệ Công Ty Không Hợp Lệ
Lỗi thường gặp:
Không có đầy đủ chữ ký của các thành viên sáng lập.
Nội dung không phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
Mâu thuẫn giữa Điều lệ công ty và các giấy tờ khác trong hồ sơ.
Cách khắc phục:
✔ Xem xét kỹ nội dung Điều lệ để đảm bảo đúng quy định.
✔ Đảm bảo tất cả các thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập đều ký tên đầy đủ.
✔ Nếu không chắc chắn, có thể tham khảo mẫu Điều lệ chuẩn từ cơ quan chức năng hoặc dịch vụ tư vấn pháp lý.
3. Sai Danh Sách Thành Viên/Cổ Đông Sáng Lập
Lỗi thường gặp:
Thiếu thông tin cá nhân của thành viên/cổ đông.
Ghi sai tỷ lệ góp vốn của các thành viên.
Thành viên góp vốn không đủ điều kiện pháp lý.
Cách khắc phục:
✔ Kiểm tra kỹ thông tin của từng thành viên/cổ đông.
✔ Đảm bảo tỷ lệ góp vốn khớp với Điều lệ công ty.
✔ Nếu có tổ chức góp vốn, cần bổ sung thêm giấy tờ pháp lý của tổ chức đó.
4. Hồ Sơ Bản Sao CMND/CCCD/Hộ Chiếu Không Đúng Quy Định
Lỗi thường gặp:
CMND/CCCD/Hộ chiếu không còn hiệu lực.
Bản sao không có công chứng hoặc công chứng quá thời hạn quy định.
Chữ ký trong hồ sơ không khớp với CMND/CCCD.
Cách khắc phục:
✔ Kiểm tra giấy tờ tùy thân còn hiệu lực.
✔ Công chứng bản sao trong vòng 6 tháng trước khi nộp hồ sơ.
✔ Ký tên nhất quán trên toàn bộ hồ sơ.
5. Đăng Ký Ngành Nghề Kinh Doanh Không Chính Xác
Lỗi thường gặp:
Ghi ngành nghề không có trong hệ thống mã ngành Việt Nam.
Đăng ký thiếu mã ngành kinh doanh chính.
Đăng ký ngành nghề có điều kiện nhưng không bổ sung giấy phép kèm theo.
Cách khắc phục:
✔ Tra cứu mã ngành kinh doanh trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
✔ Ghi đúng mã ngành cấp 4 theo hệ thống quy chuẩn của Việt Nam.
✔ Nếu ngành nghề có điều kiện, bổ sung thêm các giấy phép cần thiết trước khi hoạt động.
6. Sai Vốn Điều Lệ Khi Đăng Ký Kinh Doanh
Lỗi thường gặp:
Đăng ký vốn điều lệ quá thấp hoặc quá cao so với thực tế.
Ngành nghề yêu cầu mức vốn pháp định nhưng đăng ký không đủ.
Cách khắc phục:
✔ Đăng ký vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính của công ty.
✔ Kiểm tra quy định về vốn pháp định đối với từng ngành nghề kinh doanh.
7. Không Chuẩn Bị Giấy Ủy Quyền Khi Nộp Hồ Sơ Qua Người Khác
Lỗi thường gặp:
Ủy quyền không có chữ ký hoặc công chứng hợp lệ.
Không có giấy tờ chứng minh nhân thân của người được ủy quyền.
Cách khắc phục:
✔ Soạn thảo giấy ủy quyền đầy đủ nội dung.
✔ Công chứng giấy ủy quyền theo quy định.
✔ Người được ủy quyền cần mang theo CMND/CCCD khi đi nộp hồ sơ.
8. Lỗi Khi Nộp Hồ Sơ Trực Tuyến
Lỗi thường gặp:
Hồ sơ không được scan rõ ràng, thiếu chữ ký số.
Không đúng định dạng file khi tải lên hệ thống.
Không kiểm tra email phản hồi từ cơ quan đăng ký.
Cách khắc phục:
✔ Scan rõ ràng, đúng định dạng PDF.
✔ Kiểm tra kỹ email phản hồi để kịp thời sửa đổi nếu có lỗi.
✔ Đảm bảo ký số chính xác trước khi nộp.
9. Không Công Bố Nội Dung Đăng Ký Doanh Nghiệp Đúng Hạn
Lỗi thường gặp:
Quên công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia.
Chậm trễ quá thời hạn 30 ngày dẫn đến bị phạt hành chính.
Cách khắc phục:
✔ Thực hiện công bố ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
✔ Kiểm tra lại thông tin công bố để tránh sai sót.
10. Thiếu Hồ Sơ Đăng Ký Con Dấu, Chữ Ký Số Và Tài Khoản Ngân Hàng
Lỗi thường gặp:
Quên đăng ký mẫu dấu hoặc không có con dấu hợp pháp.
Chưa đăng ký chữ ký số để kê khai thuế điện tử.
Chưa mở tài khoản ngân hàng cho công ty.
Cách khắc phục:
✔ Đăng ký mẫu dấu ngay sau khi có giấy phép kinh doanh.
✔ Mua chữ ký số từ nhà cung cấp uy tín và đăng ký với cơ quan thuế.
✔ Mở tài khoản ngân hàng theo đúng quy định.
Kết Luận
Việc chuẩn bị giấy tờ thành lập công ty đòi hỏi sự cẩn trọng để tránh những lỗi phổ biến gây mất thời gian và chi phí. Để đảm bảo quá trình thành lập diễn ra thuận lợi, bạn cần kiểm tra kỹ từng bước, đảm bảo hồ sơ đầy đủ và đúng quy định. Nếu không chắc chắn, bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để giúp hoàn thiện thủ tục nhanh chóng và chính xác. ��
Có cần công chứng giấy tờ khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp?
Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, một trong những vấn đề mà nhiều người quan tâm là việc công chứng giấy tờ trong hồ sơ có bắt buộc hay không. Việc chuẩn bị giấy tờ đúng quy định sẽ giúp quá trình xét duyệt hồ sơ diễn ra thuận lợi và tránh tình trạng bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định liên quan đến công chứng giấy tờ khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, các loại giấy tờ cần công chứng, cũng như những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện.
1. Công Chứng Giấy Tờ Khi Nộp Hồ Sơ Đăng Ký Doanh Nghiệp Có Bắt Buộc Không?
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, phần lớn các giấy tờ không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, trừ một số trường hợp cụ thể. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ chấp nhận bản sao hợp lệ, tức là bản sao có thể được chứng thực hoặc bản scan màu rõ ràng của bản gốc khi nộp hồ sơ trực tuyến.
Tuy nhiên, trong thực tế, để tránh việc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ do sai sót, nhiều cá nhân và tổ chức vẫn lựa chọn công chứng một số giấy tờ quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cao hơn.
2. Những Giấy Tờ Cần Công Chứng Khi Nộp Hồ Sơ Đăng Ký Doanh Nghiệp
Dưới đây là các loại giấy tờ mà doanh nghiệp có thể cần công chứng hoặc chứng thực khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh:
a) Giấy Tờ Tùy Thân Của Người Thành Lập Doanh Nghiệp
Đối với cá nhân: CMND/CCCD/hộ chiếu của chủ doanh nghiệp, thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập.
Đối với tổ chức góp vốn: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đó (nếu là tổ chức nước ngoài thì cần hợp pháp hóa lãnh sự).
�� Lưu ý:
✔ Có thể nộp bản sao không công chứng nếu nộp hồ sơ online.
✔ Nếu nộp hồ sơ trực tiếp, một số cơ quan đăng ký kinh doanh vẫn yêu cầu bản sao có công chứng.
b) Điều Lệ Công Ty
Điều lệ công ty là văn bản nội bộ quan trọng quy định về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên, phương thức hoạt động…
Không bắt buộc công chứng, nhưng phải có đầy đủ chữ ký của tất cả thành viên/cổ đông.
�� Lưu ý:
✔ Đảm bảo nội dung Điều lệ phù hợp với quy định pháp luật.
✔ Không cần công chứng, nhưng nếu có bên thứ ba tham gia ký kết, nên công chứng để tăng tính pháp lý.
c) Giấy Ủy Quyền Khi Nộp Hồ Sơ Qua Người Khác
Nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác, cần có giấy ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực.
�� Lưu ý:
✔ Người được ủy quyền cần mang theo CMND/CCCD khi đi nộp hồ sơ.
✔ Giấy ủy quyền cần có công chứng tại văn phòng công chứng hoặc UBND phường/xã để đảm bảo hợp lệ.
d) Hồ Sơ Chứng Minh Địa Chỉ Trụ Sở Công Ty (Nếu Cần)
Theo quy định, công ty không thể đặt trụ sở tại chung cư, nhà tập thể có chức năng để ở. Do đó, nếu cần chứng minh địa điểm hợp lệ, doanh nghiệp có thể phải nộp hợp đồng thuê văn phòng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của chủ sở hữu.
Nếu hợp đồng thuê văn phòng có sự tham gia của bên thứ ba, một số trường hợp cần công chứng để đảm bảo tính pháp lý.
�� Lưu ý:
✔ Hợp đồng thuê nhà không bắt buộc công chứng, nhưng nếu thuê của cá nhân, nên công chứng để tránh tranh chấp.
3. Trường Hợp Không Cần Công Chứng Giấy Tờ Khi Nộp Hồ Sơ Đăng Ký Doanh Nghiệp
Hiện nay, với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp thực hiện đăng ký kinh doanh trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, các giấy tờ có thể được nộp dưới dạng bản scan màu từ bản gốc mà không cần công chứng.
�� Lưu ý khi nộp hồ sơ online:
✔ Định dạng file PDF, dung lượng không quá lớn.
✔ Chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký doanh nghiệp phải hợp lệ.
✔ Kiểm tra email để theo dõi phản hồi từ cơ quan đăng ký kinh doanh.
4. Lợi Ích Khi Công Chứng Giấy Tờ Trong Hồ Sơ Đăng Ký Doanh Nghiệp
Mặc dù không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng công chứng giấy tờ có thể mang lại nhiều lợi ích như:
✅ Tăng tính pháp lý: Giấy tờ công chứng có giá trị pháp lý cao hơn, tránh tranh chấp hoặc từ chối hồ sơ.
✅ Tiết kiệm thời gian: Giảm nguy cơ phải bổ sung hồ sơ do sai sót.
✅ Dễ dàng sử dụng về sau: Một số giấy tờ (như CMND/CCCD công chứng) có thể sử dụng nhiều lần cho các thủ tục khác nhau.
5. Một Số Lưu Ý Khi Công Chứng Giấy Tờ Đăng Ký Doanh Nghiệp
�� Công chứng ở đâu?
Các văn phòng công chứng.
UBND xã, phường, thị trấn.
�� Thời hạn công chứng có hiệu lực bao lâu?
CMND/CCCD/hộ chiếu công chứng: 6 tháng tính từ ngày công chứng.
Giấy ủy quyền công chứng: Tùy theo nội dung và thời gian hiệu lực ghi trong giấy ủy quyền.
6. Kết Luận
Tóm lại, công chứng giấy tờ khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng trong một số trường hợp cụ thể, doanh nghiệp vẫn nên thực hiện để đảm bảo tính hợp lệ và tránh phải bổ sung giấy tờ.
�� Các giấy tờ cần công chứng:
✔ CMND/CCCD/hộ chiếu của thành viên góp vốn.
✔ Giấy ủy quyền khi nộp hồ sơ thay.
✔ Giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở công ty (nếu có yêu cầu).
�� Các giấy tờ không cần công chứng:
✔ Điều lệ công ty.
✔ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Để tránh sai sót trong quá trình đăng ký doanh nghiệp, bạn nên kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp, hoặc có thể tham khảo dịch vụ tư vấn để đảm bảo hồ sơ hoàn chỉnh và hợp lệ ngay từ lần đầu tiên.
Hồ sơ kê khai thuế ban đầu sau khi thành lập công ty
1. Giới thiệu
Sau khi thành lập công ty và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục kê khai thuế ban đầu tại Cơ quan Thuế quản lý. Đây là bước quan trọng để công ty có thể hoạt động hợp pháp, xuất hóa đơn, kê khai thuế và tuân thủ các quy định tài chính.
Việc kê khai thuế ban đầu cần được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày công ty nhận được giấy phép kinh doanh. Nếu không kê khai đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định pháp luật.
Dưới đây là các bước chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế ban đầu và những lưu ý quan trọng khi thực hiện.
2. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu sau khi thành lập công ty
Hồ sơ kê khai thuế ban đầu gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau, tùy theo mô hình công ty và quy định của từng cơ quan thuế. Tuy nhiên, các tài liệu bắt buộc bao gồm:
(1) Tờ khai đăng ký thuế (Mẫu 08-MST)
Đây là tờ khai đăng ký thuế ban đầu, giúp doanh nghiệp chính thức được cơ quan thuế quản lý và cấp mã số thuế hoạt động.
Nội dung tờ khai bao gồm:
Thông tin công ty (Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh).
Phương thức kê khai thuế (kê khai theo tháng hoặc quý).
Lựa chọn hình thức kế toán (hình thức chứng từ, báo cáo tài chính theo quyết định nào).
(2) Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Bản sao công chứng)
Đây là giấy tờ chứng minh doanh nghiệp đã được cấp phép hoạt động hợp pháp.
(3) Quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng
Nếu công ty có kế toán trưởng, cần có Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng để kê khai thuế.
Nếu chưa có kế toán trưởng, công ty có thể bổ nhiệm một người phụ trách kế toán tạm thời.
(4) Mẫu 06/GTGT – Đăng ký phương pháp kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT)
Doanh nghiệp cần đăng ký phương pháp kê khai thuế VAT:
Phương pháp khấu trừ (nếu doanh nghiệp có doanh thu trên 1 tỷ đồng hoặc tự nguyện đăng ký).
Phương pháp trực tiếp (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể).
(5) Giấy đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp mới được phát hành và sử dụng hóa đơn hợp lệ.
(6) Công văn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (nếu có)
Nếu công ty muốn đặt in hóa đơn giấy, cần làm công văn đề nghị sử dụng hóa đơn.
Tuy nhiên, hiện nay đa số doanh nghiệp đều chuyển sang hóa đơn điện tử.
(7) Hợp đồng thuê trụ sở chính (Bản sao công chứng)
Nếu công ty thuê văn phòng/trụ sở, cần nộp bản sao hợp đồng thuê để chứng minh địa điểm kinh doanh hợp pháp.
Nếu là nhà riêng, cần giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.
(8) Đăng ký chữ ký số (Token) và khai thuế điện tử
Doanh nghiệp cần mua chữ ký số điện tử để kê khai thuế trực tuyến.
Sau khi đăng ký chữ ký số, cần khai báo với cơ quan thuế để thực hiện các thủ tục kê khai thuế online.
3. Quy trình kê khai thuế ban đầu sau khi thành lập công ty
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Thu thập đầy đủ các giấy tờ như đã liệt kê ở trên.
Kiểm tra lại thông tin chính xác để tránh sai sót khi nộp hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cơ quan Thuế quản lý
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi đặt trụ sở chính.
Có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 3: Nhận thông báo chấp thuận từ Cơ quan Thuế
Sau khi kiểm tra hồ sơ, Cơ quan Thuế sẽ chấp nhận và cấp Xác nhận đăng ký thuế ban đầu.
Nếu hồ sơ có sai sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung và sửa đổi.
Bước 4: Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với Cơ quan Thuế
Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để thực hiện giao dịch tài chính.
Sau đó, gửi thông báo số tài khoản ngân hàng đến Cơ quan Thuế.
Bước 5: Đăng ký nộp thuế điện tử
Sau khi có tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử tại trang web của Tổng cục Thuế.
Bước 6: Hoàn tất việc khai thuế ban đầu và sẵn sàng hoạt động
Khi hoàn tất thủ tục kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp có thể hoạt động hợp pháp và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định.
4. Những lưu ý quan trọng khi kê khai thuế ban đầu
Thực hiện đúng thời hạn: Doanh nghiệp phải kê khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày kể từ ngày cấp giấy phép kinh doanh. Nếu chậm trễ, có thể bị phạt từ 2 – 10 triệu đồng.
Lựa chọn phương pháp tính thuế phù hợp: Doanh nghiệp cần xác định rõ hình thức kê khai thuế (khấu trừ hoặc trực tiếp) để tránh sai sót về thuế.
Đăng ký hóa đơn điện tử sớm: Việc đăng ký hóa đơn điện tử giúp công ty có thể phát hành hóa đơn hợp lệ ngay khi bắt đầu hoạt động.
Lưu trữ hồ sơ thuế đầy đủ: Doanh nghiệp cần giữ bản sao các giấy tờ đã nộp để đối chiếu khi cần thiết.
5. Kết luận
Việc kê khai thuế ban đầu sau khi thành lập công ty là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tuân thủ quy định về tài chính.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thực hiện đúng quy trình và nộp đúng thời hạn để tránh vi phạm. Nếu chưa có kinh nghiệm, công ty có thể thuê dịch vụ kế toán thuế để hỗ trợ hoàn tất thủ tục nhanh chóng và chính xác.
Thành lập công ty cần những giấy tờ gì? Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi bắt đầu hoạt động. Một bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ không chỉ giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi mà còn tạo nền tảng vững chắc để công ty hoạt động đúng pháp luật. Nếu doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu, họ sẽ tránh được những rắc rối về pháp lý trong tương lai, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc đăng ký kinh doanh ngày nay đã trở nên đơn giản hơn nhờ ứng dụng công nghệ và sự hỗ trợ từ các cơ quan chức năng. Tuy nhiên, sự cẩn trọng trong khâu chuẩn bị vẫn là điều cần thiết, đặc biệt là đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Dù tự thực hiện hay nhờ đến các dịch vụ tư vấn, doanh nghiệp cũng cần nắm rõ quy trình để có thể chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh sau này. Thành lập công ty là một bước đi quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu của một hành trình kinh doanh đầy thử thách nhưng cũng nhiều cơ hội. Vì vậy, việc tìm hiểu kỹ các giấy tờ cần thiết không chỉ giúp doanh nghiệp sớm đi vào hoạt động mà còn tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.
CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Thành lập công ty cơ khí chế tạo máy
Thành lập công ty suất ăn công nghiệp
Thành lập công ty sản xuất bột ngũ cốc
Thành lập công ty chế biến lâm sản
Thành lập công ty chế biến thực phẩm
Các bước thành lập công ty sản xuất cà phê
Thủ tục thành lập công ty xuất khẩu nông sản
Thủ tục đăng ký kinh doanh sản xuất và phân phối trà
Kinh nghiệm làm thủ tục mở công ty in ấn và quảng cáo
CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH
Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111
Zalo: 085 3388 126
Gmail: dvgiaminh@gmail.com
Website: giayphepgm.com – dailythuegiaminh.com
