Kế toán hộ kinh doanh thời trang – Dịch vụ uy tín

Kế toán hộ kinh doanh thời trang là nội dung quan trọng giúp chủ shop thời trang, shop quần áo online – offline, cửa hàng phụ kiện… thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và kiểm soát doanh thu hiệu quả. Dù hình thức hộ kinh doanh không yêu cầu lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy định về thuế GTGT, thuế TNCN, lệ phí môn bài và lưu giữ chứng từ liên quan. Việc hiểu rõ cách tính thuế theo phương pháp khoán, cách xác định doanh thu chịu thuế, chi phí hợp lý và quy định về hóa đơn – sổ sách sẽ giúp hộ kinh doanh thời trang tránh rủi ro bị truy thu, bị phạt và tối ưu hóa lợi nhuận. Bài viết này sẽ hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu nhất để chủ hộ kinh doanh thời trang áp dụng đúng quy định pháp luật.

Tổng quan về kế toán hộ kinh doanh thời trang: quy trình chi tiết

Hộ kinh doanh thời trang (shop quần áo, giày dép, phụ kiện…) nhìn bề ngoài có vẻ “đơn giản”: nhập hàng – treo lên – bán – thu tiền. Nhưng phía sau là cả một bài toán phức tạp: mẫu mã cực nhiều, vòng đời sản phẩm ngắn, hàng tồn kho lớn, giảm giá liên tục, bán đa kênh. Nếu không có kế toán – sổ sách tối thiểu, chủ shop rất dễ rơi vào tình trạng “bán rất đông nhưng không biết lãi thật bao nhiêu”.

Kế toán hộ kinh doanh thời trang không bắt buộc phải phức tạp như doanh nghiệp, nhưng vẫn cần một quy trình chi tiết: ghi nhận nhập hàng (theo mã, size, màu), ghi nhận doanh thu theo từng kênh (bán tại shop, online, sàn TMĐT), theo dõi hàng tồn – hàng lỗi – hàng giảm giá, kiểm soát chi phí (thuê mặt bằng, nhân viên, marketing, livestream…) và quản lý công nợ (đại lý, cộng tác viên, nhà cung cấp).

Bên cạnh đó, hộ kinh doanh thời trang còn phải nắm nghĩa vụ thuế: môn bài, thuế khoán theo doanh thu, trường hợp xuất hóa đơn theo yêu cầu khách… Việc ghi chép doanh thu, chi phí rõ ràng sẽ giúp chủ shop vừa quản lý tài chính, vừa có cơ sở làm việc với cơ quan thuế khi cần.

Một quy trình kế toán tốt không chỉ giúp biết được món nào bán chạy, nhóm hàng nào đang “chôn vốn”, mà còn hỗ trợ quyết định nhập hàng, xả hàng, chuyển kênh bán, mở rộng hoặc thu hẹp mô hình. Nói cách khác, kế toán hộ kinh doanh thời trang chính là hệ thống “cảnh báo sớm” cho chủ shop, tránh việc chỉ nhìn doanh thu mà bỏ quên lợi nhuận thực tế.

Đặc thù ngành thời trang: mẫu mã nhiều, vòng đời sản phẩm ngắn

Ngành thời trang có một số đặc thù khiến công tác kế toán – quản lý khó hơn nhiều ngành khác. Trước hết là mẫu mã cực kỳ đa dạng: mỗi sản phẩm có nhiều size, màu, form, chất liệu; bộ sưu tập thay đổi liên tục theo mùa, trend. Nếu không quản lý theo mã hàng, rất dễ thất lạc, nhầm lẫn, không biết còn bao nhiêu cái, giá vốn là bao nhiêu.

Thứ hai, vòng đời sản phẩm rất ngắn: một mẫu áo, đôi giày có thể bán rất chạy trong một thời gian, sau đó nhanh chóng “hết mốt”, buộc phải giảm giá sâu, xả kho, thậm chí bán lỗ để thu hồi vốn. Điều này làm cho việc tính lãi lỗ càng phải dựa trên giá vốn – vòng quay hàng tồn chứ không chỉ nhìn vào giá bán.

Thứ ba, thời trang thường có tỷ lệ đổi trả, hàng lỗi, hàng tồn kho cao. Nếu không theo dõi rõ nhập – xuất – tồn, phân loại hàng nguyên giá, hàng giảm giá, hàng hư hỏng, chủ shop sẽ không biết mình đang “chôn vốn” bao nhiêu trong kho. Đó là lý do ngành này cần quy trình kế toán – quản lý kho chi tiết hơn mức nhiều chủ hộ vẫn tưởng.

Vai trò của kế toán trong hộ kinh doanh shop quần áo, giày dép, phụ kiện

Trong hộ kinh doanh thời trang, kế toán không chỉ là “ghi sổ thu – chi” mà còn là công cụ quản trị. Trước hết, kế toán giúp theo dõi doanh thu theo kênh bán: tại shop, trên Facebook/TikTok, trên sàn TMĐT, qua cộng tác viên… để biết kênh nào hiệu quả, kênh nào đang lỗ do chi phí quảng cáo quá cao.

Thứ hai, kế toán giúp quản lý giá vốn và hàng tồn kho: mỗi lô hàng nhập về với giá vốn khác nhau, chương trình khuyến mãi khác nhau. Nếu ghi nhận rõ ràng, chủ shop sẽ biết những mã nào đang “giam vốn”, cần xả sớm; mã nào bán tốt để tập trung nhập thêm.

Thứ ba, kế toán là “cầu nối” với cơ quan thuế: ghi nhận doanh thu, chi phí để giải trình mức khoán, lưu trữ hóa đơn nhập hàng, hợp đồng thuê mặt bằng, chi phí marketing… Khi bị kiểm tra, một bộ sổ sách gọn gàng sẽ giúp shop vừa bảo vệ được quyền lợi của mình, vừa tránh rủi ro bị ấn định thuế quá cao. Tóm lại, làm tốt kế toán đồng nghĩa với việc giữ tay trên nhịp đập tài chính của shop.

Hộ kinh doanh thời trang và nghĩa vụ thuế, sổ sách cần nắm

Dù bán hàng tại shop hay bán online đa kênh, khi đã đăng ký hộ kinh doanh thời trang, chủ shop cần quan tâm đến hai nhóm chính: nghĩa vụ thuế và sổ sách – chứng từ tối thiểu. Về thuế, hộ thời trang thường thuộc diện nộp thuế khoán theo doanh thu, bao gồm thuế GTGT, thuế TNCN và lệ phí môn bài hàng năm. Một số trường hợp có xuất hóa đơn cho khách doanh nghiệp có thể phát sinh thêm nghĩa vụ kê khai theo hóa đơn.

Sổ sách tối thiểu mà shop nên có gồm: sổ nhập hàng (ghi rõ mã hàng, size, màu, giá vốn, số lượng), sổ doanh thu (theo ngày, theo kênh bán), sổ chi phí (thuê mặt bằng, lương nhân viên, ship hàng, marketing, điện nước…), sổ tồn kho và sổ công nợ (nếu bán sỉ, bán cho đại lý, cộng tác viên). Dù pháp luật không bắt buộc hộ kinh doanh phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng việc có sổ sách rõ ràng sẽ giúp chủ shop chủ động hơn rất nhiều trong quản lý.

Khi làm việc với cơ quan thuế, hồ sơ cơ bản gồm: giấy đăng ký hộ kinh doanh, thông báo thuế khoán, biên lai nộp thuế, cùng các hóa đơn mua hàng, hợp đồng thuê mặt bằng, chứng từ thanh toán, bảng kê doanh thu – chi phí. Nếu mức khoán không phù hợp với thực tế (quá cao so với doanh thu), đây chính là căn cứ để đề nghị điều chỉnh.

Điểm quan trọng là: đừng chỉ “làm kế toán vì sợ thuế”, mà hãy coi đó là công cụ bắt buộc để shop thời trang vận hành chuyên nghiệp, kiểm soát được dòng tiền, không rơi vào cảnh “bán nhiều – nhập nhiều – tồn nhiều – nhưng lúc nào cũng thiếu tiền mặt”.

Các loại thuế hộ kinh doanh thời trang phải nộp: thuế môn bài, thuế khoán, thuế theo hóa đơn

Hộ kinh doanh thời trang thường gặp ba nhóm nghĩa vụ chính:

Lệ phí môn bài: nộp hàng năm, căn cứ vào doanh thu/năm hoặc mức bậc hộ kinh doanh. Đây là khoản “vé vào cửa” cho hoạt động kinh doanh, dù shop có lãi hay lỗ vẫn phải nộp nếu còn hoạt động.

Thuế khoán (GTGT và TNCN): cơ quan thuế ấn định doanh thu khoán/tháng dựa trên quy mô shop (vị trí, diện tích, lượng khách, mức giá bán…) và áp dụng tỷ lệ thuế tương ứng với ngành thời trang (bán hàng hóa). Từ đó tính ra số thuế GTGT, TNCN khoán mà shop phải nộp định kỳ.

Thuế theo hóa đơn: nếu shop có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách doanh nghiệp (ví dụ bán số lượng lớn cho công ty, thương hiệu), có thể phát sinh nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo hóa đơn phát sinh bên cạnh phần thuế khoán. Khi đó, chủ hộ cần trao đổi kỹ với cơ quan thuế hoặc kế toán để tránh nộp trùng, nộp thiếu.

Hiểu rõ từng loại nghĩa vụ giúp chủ shop dự trù trước chi phí thuế trong cấu trúc giá bán.

Hộ kinh doanh thời trang có bắt buộc làm kế toán không? Quy định và thực tế

Về mặt pháp lý, hộ kinh doanh không phải lập báo cáo tài chính, không bắt buộc phải có kế toán trưởng như doanh nghiệp. Nhiều shop thời trang vì thế chỉ ghi chép sơ sài, thậm chí không ghi gì, “có bao nhiêu tiền trong két thì biết vậy”.

Tuy nhiên, nghĩa vụ thuế vẫn tồn tại: phải chứng minh doanh thu, giải trình khi cơ quan thuế đánh giá mức khoán, xuất trình hóa đơn đầu vào – chứng từ khi bị kiểm tra. Nếu hoàn toàn không có sổ sách, khi có tranh chấp về doanh thu hoặc bị ấn định thuế cao, chủ shop gần như không có cơ sở để tự bảo vệ mình.

Thực tế, đa số shop thời trang nên có hình thức kế toán đơn giản: sổ doanh thu – chi phí, sổ nhập – xuất – tồn, lưu hóa đơn. Có thể tự làm hoặc thuê dịch vụ kế toán ngoài với chi phí không quá cao. Đây là lựa chọn thực tế để cân bằng giữa yêu cầu pháp lý và khả năng của hộ.

Lợi ích khi làm kế toán chuẩn ngay cả với shop nhỏ

Ngay cả với shop nhỏ, làm kế toán chuẩn mang lại rất nhiều lợi ích:

Biết rõ lãi lỗ theo tháng, theo dòng sản phẩm, tránh ảo tưởng “bán đông là lãi”.

Kiểm soát hàng tồn kho, phát hiện mã hàng “chết”, quyết định xả hàng kịp thời.

Có căn cứ rõ ràng để làm việc với cơ quan thuế, không bị ấn định doanh thu, thuế khoán quá cao.

Dễ dàng mở rộng quy mô, mở thêm chi nhánh, vì đã có sẵn “bộ khung” quản trị tài chính.

Nói ngắn gọn, kế toán tốt giúp shop thời trang bán bền, không chỉ bán đông.

Tham khảo: Dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh

Nguyên tắc cơ bản trong kế toán hộ kinh doanh thời trang: quy trình chi tiết

Để làm kế toán cho hộ kinh doanh thời trang một cách bài bản nhưng vẫn đơn giản, chủ shop có thể dựa trên ba nhóm nguyên tắc cơ bản: ghi nhận doanh thu theo kênh bán, ghi nhận chi phí và chương trình khuyến mãi, và lưu trữ chứng từ – hóa đơn đầy đủ.

Bước 1, với doanh thu, cần phân tách rõ theo kênh bán: bán tại shop (tiền mặt, quẹt thẻ), bán online qua mạng xã hội, bán trên sàn TMĐT, bán sỉ cho đại lý, cộng tác viên. Mỗi ngày, cuối ca hoặc cuối ngày, tổng hợp doanh thu từng kênh, ghi vào sổ doanh thu ngày, kèm theo báo cáo từ phần mềm bán hàng (nếu có).

Bước 2, với chi phí, ngoài chi phí nhập hàng (giá vốn), cần ghi nhận các khoản: thuê mặt bằng, lương nhân viên và hoa hồng bán hàng, chi phí livestream, quảng cáo, trang trí shop, túi hộp, móc treo, phí sàn TMĐT, phí vận chuyển… Đồng thời, cần phân loại rõ chiết khấu, giảm giá, khuyến mãi để biết đâu là chi phí marketing, đâu là giảm giá trực tiếp trên hàng tồn.

Bước 3, về chứng từ và hàng tồn kho, mọi lần nhập hàng phải có hóa đơn (hoặc chứng từ thay thế), phiếu nhập kho, ghi nhận mã hàng – size – màu. Khi bán ra, nếu dùng phần mềm, cần thiết lập hệ thống mã hàng thống nhất với sổ nhập. Định kỳ kiểm kho, so sánh tồn thực tế với sổ, xử lý chênh lệch do thất thoát, hư hỏng, tặng, khuyến mãi.

Quy trình chi tiết có thể tóm tắt: Nhập hàng → Ghi nhận kho + giá vốn → Bán hàng theo kênh → Ghi doanh thu + chi phí liên quan → Kiểm kho định kỳ → Tổng hợp lãi lỗ theo tháng. Dù thực hiện bằng sổ tay, Excel hay phần mềm, điều quan trọng là chủ shop duy trì đều đặn mỗi ngày, thay vì “dồn một lần rồi bỏ”.

Nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo kênh bán: tại shop, online, sàn TMĐT

Để quản lý và phân tích đúng, cần ghi nhận doanh thu tách theo từng kênh bán:

Tại shop: ghi doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ. Mỗi cuối ngày nên in báo cáo từ máy POS hoặc phần mềm bán hàng, kẹp với phiếu thu, hóa đơn (nếu có).

Online mạng xã hội: tổng hợp đơn từ Facebook, TikTok, Zalo… vào một file/ứng dụng. Cuối ngày chốt số đơn giao thành công, doanh thu, tiền COD, tiền chuyển khoản.

Sàn TMĐT: sử dụng báo cáo doanh thu của sàn (Shopee, Lazada…), ghi nhận doanh thu bán hàng, đồng thời tách riêng phí sàn, phí vận chuyển, hoàn/ hủy đơn.

Nguyên tắc chung là: doanh thu phải là giá trị bán hàng chưa trừ những chi phí mà shop phải tự chịu (phí sàn, phí quảng cáo…), nhưng cần theo dõi song song cả tiền thực nhận để biết dòng tiền. Ghi nhận theo kênh giúp chủ shop đánh giá kênh nào có doanh thu và biên lợi nhuận tốt nhất, từ đó phân bổ ngân sách marketing hợp lý.

Nguyên tắc ghi nhận chi phí, chiết khấu, khuyến mãi

Trong thời trang, chiết khấu và khuyến mãi xuất hiện rất nhiều: giảm giá theo chương trình, sale mùa, tặng quà, freeship, chiết khấu cho đại lý, hoa hồng cộng tác viên… Nếu không tách bạch, chủ shop sẽ không biết mình đang “đốt” bao nhiêu vào marketing.

Nguyên tắc là:

Chi phí mua hàng (giá vốn) ghi riêng theo từng đợt nhập, từng mã hàng.

Chiết khấu cho khách, giảm giá trực tiếp trên sản phẩm: ghi nhận vào chi phí khuyến mãi hoặc giảm doanh thu, nhưng cần theo dõi để biết tổng mức giảm.

Chi phí marketing khác: chạy quảng cáo, thuê KOL, chụp ảnh, livestream, in ấn… ghi vào nhóm chi phí bán hàng/marketing.

Chiết khấu cho đại lý, hoa hồng cộng tác viên: ghi nhận riêng, vì đây là chi phí để duy trì kênh phân phối.

Khi tổng hợp lãi lỗ, bạn sẽ nhìn thấy rõ doanh thu – giá vốn – chi phí marketing để đánh giá hiệu quả từng chương trình khuyến mãi, tránh “sale cho vui” nhưng thực tế đang lỗ nặng.

Nguyên tắc lưu trữ hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu đổi trả

Hóa đơn, chứng từ là “xương sống” của kế toán:

Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập: lưu theo nhà cung cấp, theo đợt nhập, kèm bảng kê mã hàng – giá vốn.

Phiếu xuất bán, phiếu giao hàng: lưu theo ngày, theo kênh, dùng để đối chiếu doanh thu.

Phiếu đổi trả, biên bản giảm giá, thanh lý hàng tồn: lưu riêng để giải thích chênh lệch tồn kho, doanh thu giảm.

Tối thiểu nên lưu chứng từ trong 5 năm, sắp xếp theo tháng/năm. Khi cơ quan thuế kiểm tra, bộ hồ sơ gọn gàng sẽ giúp shop giải trình dễ dàng, giảm rủi ro bị ấn định thuế hoặc nghi ngờ gian lận.

Xây dựng hệ thống mã hàng và quản lý hàng tồn kho cho shop thời trang

Với shop thời trang, hàng hóa rất đa dạng: mỗi mẫu váy/áo/quần lại có nhiều size, màu, chất liệu, chưa kể các đợt nhập khác nhau. Nếu không có hệ thống mã hàng – tồn kho rõ ràng, bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng: không biết còn size nào, màu nào, có khi bán trùng, mất kiểm soát, thất thoát mà không hay.

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt giúp bạn:

Biết chính xác số lượng tồn từng mẫu, từng size, từng màu.

Kiểm soát được hàng bán chạy – hàng chậm, từ đó quyết định nhập thêm hay xả hàng.

Hạn chế thất thoát, nhầm lẫn khi giao – nhận ca, khi có nhiều nhân viên bán hàng.

Để làm được điều này, shop cần bắt đầu từ việc thiết lập mã SKU hợp lý, chuẩn hóa quy trình nhập hàng – cập nhật tồn kho – kiểm tra chất lượng, và có nguyên tắc rõ ràng khi xử lý hàng lỗi, hàng đổi trả, hàng sale để kế toán không rối.

Thiết lập mã SKU theo mẫu, size, màu để dễ quản lý

SKU (Stock Keeping Unit) là mã quản lý riêng cho từng biến thể sản phẩm. Thay vì chỉ ghi “Váy đen”, bạn nên mã hóa thành:

Mã mẫu: VD: V001 (váy mẫu 001), A015 (áo mẫu 015)…

Mã màu: BK (Black – đen), WH (trắng), RD (đỏ)…

Mã size: S, M, L, XL…

Ví dụ:

Váy suông mẫu 001, màu đen, size M → V001-BK-M

Áo sơ mi mẫu 015, màu trắng, size L → A015-WH-L

Nguyên tắc:

Mã phải dễ đọc, dễ hiểu, thống nhất giữa chủ shop – nhân viên – kế toán.

Mỗi SKU chỉ đại diện cho một sản phẩm cụ thể (mẫu + màu + size).

Không nên thay đổi mã SKU tùy hứng; nếu đổi, phải cập nhật đồng loạt trên sổ, Excel, phần mềm, tag sản phẩm.

Khi dùng mã SKU chuẩn, bạn chỉ cần nhìn báo cáo tồn kho theo SKU là biết ngay mẫu nào còn nhiều, mẫu nào gần hết, tránh cảnh “nhìn tủ đồ mà vẫn không biết có gì”.

Quy trình nhập hàng: phiếu nhập, cập nhật tồn kho, kiểm tra chất lượng

Quy trình nhập hàng chuẩn cho shop thời trang nên gồm 3 bước:

Nhận hàng & kiểm tra thực tế

Đối chiếu số lượng – mẫu – màu – size với đơn đặt hàng/hóa đơn từ nhà cung cấp.

Kiểm tra chất lượng: đường may, vải, khóa, nút…; tách riêng sản phẩm lỗi ngay từ đầu.

Lập phiếu nhập kho

Dù là shop nhỏ, bạn vẫn nên có phiếu nhập (giấy hoặc trên Excel/phần mềm) ghi rõ:

Ngày nhập, nhà cung cấp.

Danh sách SKU, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Phiếu nhập là căn cứ để kế toán ghi nhận giá vốn và cập nhật tồn kho.

Cập nhật tồn kho

Nếu dùng Excel: cập nhật thêm số lượng nhập cho từng SKU.

Nếu dùng phần mềm bán hàng: tạo phiếu nhập trên hệ thống; tồn kho sẽ tự động tăng.

Cuối cùng, sắp xếp hàng lên kệ theo mẫu – size – màu, gắn tag mã SKU (in sẵn hoặc ghi tay) để khi bán, nhân viên lấy đúng mẫu, tránh nhầm lẫn.

Xử lý hàng lỗi, hàng đổi trả, hàng sale – ghi nhận kế toán như thế nào

Trong thời trang, hàng lỗi – hàng đổi trả – hàng sale là chuyện thường gặp, nhưng nếu không ghi nhận rõ, tồn kho và giá vốn sẽ rất “lung tung”.

Hàng lỗi do nhà cung cấp:

Lập danh sách SKU lỗi, số lượng, lý do.

Nếu trả lại được: làm phiếu xuất trả lại NCC, giảm tồn kho và giá trị hàng tồn.

Nếu được giảm giá/đổi hàng: cập nhật lại giá vốn theo thỏa thuận.

Hàng đổi trả từ khách:

Khi khách trả hàng, lập phiếu nhập hàng trả lại (ghi rõ SKU, lý do).

Nếu hàng còn đẹp có thể bán lại → nhập lại kho bình thường.

Nếu lỗi nhẹ chỉ bán với giá sale → có thể tạo SKU riêng cho hàng sale hoặc ghi chú giảm giá trên hệ thống.

Hàng sale, xả kho:

Khi giảm giá sâu, vẫn nên ghi nhận doanh thu theo giá bán thực tế, để phân tích hiệu quả.

Cuối kỳ, kế toán có thể phân tích tỷ lệ hàng sale/hàng thường để rút kinh nghiệm nhập hàng, tránh tồn kho quá nhiều.

Kế toán hộ kinh doanh thời trang: quy trình chi tiết quản lý doanh thu bán hàng

Với hộ kinh doanh thời trang, doanh thu thường đến từ nhiều nguồn: bán trực tiếp tại cửa hàng, bán online, bán qua sàn, COD, chuyển khoản, ví điện tử… Nếu không có quy trình quản lý doanh thu rõ ràng, bạn sẽ rất khó biết mình thực sự bán được bao nhiêu, lãi hay lỗ, và khi cơ quan thuế kiểm tra cũng khó giải trình.

Quy trình tốt nên tách thành 3 phần: quản lý doanh thu tại cửa hàng, quản lý doanh thu online, và đối chiếu doanh thu với sao kê ngân hàng – ví điện tử – sổ sách. Mục tiêu là mỗi ngày có báo cáo doanh thu tổng hợp, mỗi tháng có số liệu rõ ràng để tính lãi lỗ, tính thuế và đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Quản lý doanh thu tại cửa hàng: phiếu thu, máy POS, sổ bán hàng

Tại cửa hàng, doanh thu thường gồm:

Tiền mặt tại quầy.

Thanh toán qua máy POS, QR, chuyển khoản ngay tại cửa hàng.

Để quản lý:

Sử dụng phiếu thu/sổ bán hàng

Mỗi đơn bán, nhân viên ghi: ngày, SKU, số lượng, giá bán, tổng tiền, hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản).

Cuối ngày, cộng tổng doanh thu và bàn giao tiền cho chủ/thu ngân trưởng ca.

Sử dụng máy POS hoặc phần mềm bán hàng

Mỗi lần tính tiền, hệ thống sẽ lưu đơn hàng: sản phẩm, giá, chiết khấu, phương thức thanh toán.

Cuối ngày, in báo cáo doanh thu theo ca/ngày, so với tiền thực thu trong két.

Đối chiếu tiền mặt

Tổng tiền mặt theo sổ/báo cáo POS phải khớp với tiền thực tế trong ngăn kéo (sau khi trừ tiền thối đầu ngày).

Nếu chênh lệch, cần kiểm tra ngay: có sai sót ghi chép, hoàn tiền, giảm giá mà chưa cập nhật, hay thất thoát.

Quản lý doanh thu online: website, Facebook, TikTok, sàn TMĐT, COD

Doanh thu online của shop thời trang thường rất đa dạng:

Đơn đặt trên website → thanh toán online hoặc COD.

Đơn qua Facebook, TikTok, Zalo → khách chuyển khoản hoặc COD.

Đơn trên sàn TMĐT → tiền về qua ví sàn, rồi chuyển về tài khoản ngân hàng.

Quy trình nên như sau:

Tổng hợp đơn hàng mỗi ngày từ tất cả kênh: file Excel, báo cáo từ sàn, từ đơn vị vận chuyển.

Ghi nhận giá trị từng đơn: tiền hàng, phí ship, giảm giá, hoàn/huỷ đơn.

Đối với đơn COD: theo dõi riêng tiền “đang nằm ở đơn vị vận chuyển” và tiền “đã được chuyển về tài khoản”.

Đối với thanh toán chuyển khoản: lưu chứng từ (ảnh chuyển khoản, sao kê), đánh dấu “đã thanh toán” trên hệ thống hoặc sổ theo dõi.

Mục tiêu: cuối ngày hoặc cuối tuần, bạn có thể biết doanh thu online theo từng kênh, không để sót kênh nào, tránh nhầm lẫn giữa đơn đã thu và đơn còn chờ thu.

Đối chiếu doanh thu giữa sổ sách, sao kê ngân hàng, ví điện tử

Để đảm bảo số liệu doanh thu chính xác và minh bạch, mỗi tháng (hoặc ít nhất mỗi quý) bạn nên:

In/ xuất sao kê ngân hàng, ví điện tử dùng cho kinh doanh.

So sánh tổng tiền vào với tổng doanh thu theo sổ/Excel/phần mềm:

Tiền mặt → đã nộp vào ngân hàng chưa, hay còn tại két?

Tiền COD → đã nhận đủ so với báo cáo của đơn vị vận chuyển?

Tiền từ sàn TMĐT → khớp với báo cáo đối soát của sàn?

Ghi rõ các khoản chênh lệch hợp lý:

Đơn hàng đã bán nhưng khách chưa chuyển khoản (công nợ).

Tiền COD đang trên đường chuyển.

Hoàn tiền/huỷ đơn.

Quản lý chi phí cho hộ kinh doanh thời trang

Nhóm chi phí hàng hóa: giá vốn, phí vận chuyển nhập hàng, phụ liệu

Với hộ kinh doanh thời trang, chi phí hàng hóa luôn là khoản chi lớn nhất và quyết định trực tiếp đến biên lợi nhuận. Trước hết, bạn cần nắm rõ giá vốn hàng bán: mỗi mẫu quần áo, váy, túi, phụ kiện nhập vào bao nhiêu, có được chiết khấu theo số lượng hay không, có phát sinh chênh lệch do đổi tỷ giá, phí trung gian… Không nên chỉ nhìn “giá trên bill” mà bỏ qua các chi phí cộng thêm.

Tiếp theo là phí vận chuyển nhập hàng: phí ship nội địa từ nhà cung cấp đến kho, phí ship quốc tế nếu nhập từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan…, phí thông quan nếu có. Nhiều shop thời trang bỏ qua khoản này khi tính giá vốn, dẫn đến việc định giá bán quá thấp, tưởng lãi nhưng thực ra lời rất mỏng. Tốt nhất, hãy phân bổ phí vận chuyển vào từng lô hàng hoặc bình quân trên tổng số sản phẩm trong lô.

Ngoài ra, còn có phụ liệu như túi zipper, hộp đựng, móc áo, tag mác, tem giá, dây buộc, giấy gói… Đây là những chi phí nhỏ nhưng góp phần tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho shop. Hãy theo dõi chúng như một phần của chi phí hàng hóa: lập bảng theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn, tính chi phí bình quân trên mỗi đơn hàng để từ đó điều chỉnh giá bán và chính sách khuyến mãi cho hợp lý.

Chi phí vận hành: mặt bằng, điện nước, nhân viên, phần mềm bán hàng

Ngoài chi phí hàng hóa, hộ kinh doanh thời trang phải kiểm soát chặt chi phí vận hành để không “ăn hết” lợi nhuận. Đầu tiên là chi phí mặt bằng: tiền thuê shop, kho hàng, hoặc một phần diện tích nhà ở dùng làm cửa hàng. Bạn nên xác định rõ mỗi tháng tốn bao nhiêu cho mặt bằng và tỷ lệ chi phí mặt bằng trên doanh thu khoảng bao nhiêu phần trăm để đánh giá mức độ “gồng” của shop.

Tiếp theo là chi phí điện, nước, internet, 3G/4G, phần mềm: hệ thống đèn, điều hòa, máy tính, wifi, máy in bill, phần mềm bán hàng – quản lý kho, phần mềm kế toán… Nên tổng hợp các khoản này thành chi phí vận hành cố định hàng tháng, tránh chi kiểu “nhỏ nhỏ lẻ lẻ” mà không biết tổng là bao nhiêu.

Chi phí nhân viên cũng cần được lập kế hoạch rõ ràng: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng doanh số cho nhân viên bán hàng, livestream, chốt đơn. Đồng thời, đừng quên tính chi phí cho phần mềm bán hàng/CRM – tuy là khoản chi không quá lớn nhưng giúp kiểm soát tồn kho, doanh thu, công nợ tốt hơn rất nhiều, từ đó giảm thất thoát và sai sót trong quản lý.

Chi phí marketing: chạy quảng cáo, KOL, mini game, livestream

Trong ngành thời trang, chi phí marketing là “chìa khóa” để tạo doanh thu, nhưng nếu không quản lý tốt sẽ trở thành “lỗ đen nuốt tiền”. Bạn cần tách bạch các nhóm chi phí:

Quảng cáo trả phí: chạy Facebook Ads, TikTok Ads, quảng cáo trên các sàn TMĐT.

Chi phí KOL/KOC: review sản phẩm, livestream chung, bài PR.

Chi phí tổ chức mini game, giveaway: quà tặng, voucher, freeship.

Chi phí sản xuất nội dung: chụp lookbook, quay video, thuê mẫu, make up…

Mỗi chiến dịch nên có mục tiêu rõ ràng (tăng nhận diện, kéo tương tác, chốt đơn…) và ngân sách cụ thể. Sau chiến dịch, nên ghi lại doanh thu, số đơn, số khách mới để tính được chi phí marketing trên mỗi đơn hàng hoặc trên mỗi khách hàng mới. Khi theo dõi đều đặn, bạn sẽ biết kênh nào hiệu quả, kênh nào “đốt tiền”, từ đó phân bổ ngân sách thông minh hơn và tránh tình trạng “bán đông mà vẫn lỗ”.

Lập sổ sách kế toán đơn giản cho hộ kinh doanh thời trang

Các loại sổ nên có: sổ doanh thu, sổ chi phí, sổ quỹ, sổ tồn kho

Dù là hộ kinh doanh nhỏ, việc lập sổ sách kế toán đơn giản sẽ giúp bạn nhìn rõ lời – lỗ và làm việc với cơ quan thuế dễ dàng hơn. Tối thiểu, một shop thời trang nên có 4 loại sổ:

Sổ doanh thu: ghi nhận toàn bộ doanh thu mỗi ngày theo kênh (bán trực tiếp, Facebook, Shopee, TikTok…). Nội dung gồm: ngày, số hóa đơn/đơn hàng, số lượng sản phẩm, doanh thu tiền mặt, doanh thu chuyển khoản.

Sổ chi phí: ghi tất cả các khoản chi, phân loại thành: hàng hóa, vận chuyển nhập, thuê mặt bằng, lương, marketing, công cụ dụng cụ… Mỗi dòng kèm chứng từ: hóa đơn, phiếu chi, ảnh chuyển khoản.

Sổ quỹ tiền mặt – tiền gửi: theo dõi biến động tiền trong két và tài khoản ngân hàng (thu, chi, tồn cuối ngày).

Sổ tồn kho: theo dõi nhập – xuất – tồn từng mã sản phẩm, size, màu. Điều này rất quan trọng với shop thời trang vì sản phẩm đa dạng, dễ thất thoát nếu không kiểm soát số lượng.

Khi 4 loại sổ này được cập nhật đều, bạn có thể dễ dàng tổng hợp báo cáo lãi lỗ đơn giản theo tháng, quý và năm.

Hướng dẫn lập file Excel kế toán cho shop thời trang siêu nhỏ

Nếu chưa dùng phần mềm, bạn có thể tự tạo một file Excel kế toán đơn giản gồm nhiều sheet:

Sheet 1 – Doanh thu: Cột ngày, mã đơn, kênh bán, số lượng, doanh thu, phương thức thanh toán. Có thể thêm cột “ghi chú” (khách mới/khách cũ, mã khuyến mãi…).

Sheet 2 – Chi phí: Cột ngày, nội dung chi, nhóm chi phí (hàng hóa, marketing, lương, vận hành…), số tiền, chứng từ kèm theo.

Sheet 3 – Quỹ tiền mặt/Ngân hàng: Mỗi dòng là một nghiệp vụ thu/chi, có cột số dư sau mỗi giao dịch.

Sheet 4 – Tồn kho: Cột mã hàng, tên hàng, size, màu, số lượng đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.

Bạn có thể dùng hàm SUMIF, FILTER, PIVOT TABLE để tổng hợp doanh thu theo ngày, theo kênh, tổng chi phí theo nhóm, từ đó tự động tính lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng. Chỉ cần dành thời gian thiết kế file ban đầu, các tháng sau chỉ việc nhập số liệu hằng ngày, việc thống kê – báo cáo sẽ nhẹ đi rất nhiều.

Ví dụ mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh thời trang: quy trình chi tiết từ số liệu thực tế

Giả sử một ngày, shop bán được:

5 váy trên Facebook (2 triệu).

3 áo sơ mi trên Shopee (1,2 triệu).

2 quần jean bán tại cửa hàng (800 nghìn).

Bạn ghi vào sổ doanh thu 3 dòng tương ứng, tổng doanh thu ngày là 4 triệu. Cùng ngày, shop chi: nhập hàng 6 triệu, chạy ads 1,5 triệu, trả lương nhân viên theo ca 500 nghìn, tiền ship nhập hàng 200 nghìn. Tất cả được ghi vào sổ chi phí với ngày, nội dung, nhóm chi phí, số tiền, chứng từ kèm theo.

Cuối ngày, bạn cập nhật sổ quỹ: số dư đầu ngày + 4 triệu thu – (6 + 1,5 + 0,5 + 0,2) triệu chi, tính ra số dư cuối ngày. Đồng thời, cập nhật sổ tồn kho: giảm số lượng các mã hàng đã bán, tăng số lượng các mã vừa nhập. Nếu làm đều đặn, cuối tháng bạn chỉ cần tổng hợp trong Excel là biết ngay doanh thu, chi phí, tồn kho, lãi lỗ – không cần “mò mẫm” từng đơn như trước.

giải trình với cơ quan thuế về doanh thu thực tế của shop thời trang.

Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp trong ngành thời trang

Ngành thời trang, đặc biệt là bán sỉ – bán cho shop, đại lý rất hay phát sinh công nợ: bán chịu cho khách quen, nhập hàng ký gửi, thanh toán trả chậm cho nhà cung cấp… Nếu không quản lý kỹ, bạn rất dễ rơi vào tình trạng “hàng thì ra khỏi kho nhưng tiền chưa về”, vốn bị giam, xoay không kịp, thậm chí mất trắng một số khoản nợ khó đòi.

Đối với công nợ khách hàng, thói quen phổ biến là cho khách quen “mua trước, trả sau”, cộng dồn qua nhiều lần mà không có bảng kê, không hạn thanh toán. Đến lúc tổng kết mới giật mình vì khách nợ quá nhiều, nhắc thì ngại, không nhắc thì thiếu vốn nhập hàng mới. Vì vậy, ngay cả với khách thân, bạn cũng nên thiết lập hạn mức nợ và thời hạn thanh toán rõ ràng, kèm bảng theo dõi chi tiết từng lần mua – trả.

Với công nợ nhà cung cấp, nhiều hộ thời trang nhập hàng theo dạng trả chậm, hoặc ký gửi hàng (bán được mới trả tiền). Đây là cơ hội tốt để giảm áp lực vốn, nhưng cũng dễ gây nhầm lẫn: không rõ lô nào đã thanh toán, lô nào còn nợ, chiết khấu được áp dụng cho đơn nào… Nếu không có bảng công nợ rõ ràng, bạn có thể trả nhầm, trả thiếu hoặc trả dư mà không hay.

Giải pháp là xây dựng một hệ thống theo dõi công nợ đơn giản nhưng nhất quán: dùng Excel hoặc chính phần mềm bán hàng/kế toán. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp có một “tài khoản công nợ” riêng, ghi rõ từng lần phát sinh: ngày, hóa đơn, số tiền, đã trả, còn nợ. Định kỳ hàng tháng, bạn nên đối chiếu công nợ với đối tác, tránh để sai lệch kéo dài.

Quản lý công nợ tốt giúp hộ kinh doanh thời trang giữ được dòng tiền khỏe, biết mình đang “cho khách nợ” bao nhiêu, “đang nợ nhà cung cấp” bao nhiêu, từ đó chủ động hơn trong việc nhập mẫu mới, chạy chương trình sale và mở rộng quy mô cửa hàng.

Bán chịu cho khách quen, cộng nợ và rủi ro thường gặp

Bán thời trang, đặc biệt là ở khu dân cư hoặc bán sỉ cho shop, chuyện bán chịu cho khách quen rất thường gặp. Ban đầu chỉ vài lần nhỏ, bạn cộng nợ “nhớ trong đầu” hoặc ghi tạm vào sổ; sau nhiều lần, con số bắt đầu lớn nhưng cả hai bên đều… không nắm rõ chi tiết.

Rủi ro thường gặp:

Khách nhớ khác bạn: họ nghĩ đã trả nhiều hơn, bạn lại nghĩ còn nợ nhiều.

Nợ kéo dài: khách hẹn lần hẹn lữa, bạn ngại nhắc vì sợ mất lòng.

Nợ chồng nợ: khách tiếp tục mua hàng mới trong khi nợ cũ chưa trả xong.

Để hạn chế, bạn nên:

Lập phiếu bán hàng/công nợ mỗi lần bán chịu, gửi ảnh cho khách xác nhận.

Có hạn mức nợ tối đa cho mỗi khách; khi chạm hạn mức thì tạm dừng bán chịu.

Gửi bảng kê công nợ định kỳ (tuần/tháng) để hai bên cùng kiểm tra, tránh hiểu lầm.

Công nợ với nhà cung cấp: ký gửi, trả chậm, chiết khấu thanh toán

Nhiều nhà cung cấp thời trang cho phép shop nhận hàng ký gửi hoặc trả chậm sau một thời gian. Đây là lợi thế về vốn, nhưng nếu không quản lý kỹ, bạn dễ rơi vào trạng thái “không biết mình còn nợ ai bao nhiêu”.

Với hàng ký gửi, bạn cần ghi rõ: số lượng nhận, giá nhập, điều kiện đổi/trả, thời hạn thanh toán, mức chiết khấu. Mỗi khi bán ra, nên cập nhật ngay vào bảng theo dõi để biết còn lại bao nhiêu hàng ký gửi, đã đến hạn thanh toán chưa. Với hàng trả chậm, hãy ghi rõ lịch thanh toán, chia nhỏ các mốc trả để tránh dồn quá nhiều vào một thời điểm.

Đừng quên theo dõi chiết khấu thanh toán đúng hạn: nhiều nhà cung cấp giảm giá thêm nếu bạn thanh toán trước hoặc đúng hạn (ví dụ giảm 2–3%). Nếu không có bảng công nợ rõ ràng, bạn rất dễ bỏ lỡ các ưu đãi này. Ngược lại, nếu trả trễ, có thể bị mất chiết khấu hoặc bị phạt, làm tăng chi phí vốn.

Mẫu bảng theo dõi công nợ đơn giản trên Excel

Bạn có thể dựng một bảng Excel công nợ đơn giản với các cột:

Ngày

Mã chứng từ/hóa đơn

Diễn giải (mua hàng, bán hàng, thu tiền, trả tiền…)

Phát sinh Nợ (số tiền khách nợ mình hoặc mình nợ nhà cung cấp)

Phát sinh Có (số tiền đã thu/đã trả)

Số dư công nợ

Mỗi khách hàng/nhà cung cấp có thể là một sheet riêng hoặc lọc theo tên trong cùng một bảng lớn. Cuối tháng, bạn chỉ cần lọc theo từng đối tượng là thấy ngay số dư cuối kỳ, từ đó đối chiếu với sổ sách và xác nhận với đối tác. Cách làm này đơn giản nhưng rất hiệu quả cho hộ thời trang mới bắt đầu quản lý công nợ chặt chẽ.

Phân tích lãi lỗ và hiệu quả kinh doanh cho hộ kinh doanh thời trang

Cách xác định điểm hòa vốn cho shop quần áo, giày dép

Với hộ kinh doanh thời trang, điểm hòa vốn là mức doanh thu mà tại đó tổng doanh thu vừa đủ bù đắp toàn bộ chi phí (cố định + biến đổi), shop chưa lãi nhưng cũng chưa lỗ. Hiểu được điểm hòa vốn giúp bạn biết mỗi tháng cần bán tối thiểu bao nhiêu để “không bị âm tiền”.

Công thức cơ bản:

Chi phí cố định: tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên cố định, khấu hao giá kệ, phần mềm, điện nước tối thiểu…

Chi phí biến đổi: giá vốn hàng bán, phí ship, hoa hồng sale, phí sàn TMĐT (nếu có)…

Điểm hòa vốn theo doanh thu ≈

Chi phí cố định / (1 – Tỷ lệ chi phí biến đổi / Doanh thu).

Thực tế, bạn có thể làm đơn giản hơn bằng cách:

Tính tổng chi phí cố định/tháng.

Tính lợi nhuận gộp trung bình trên mỗi đơn hàng (doanh thu – giá vốn – phí trực tiếp).

Lấy chi phí cố định / lợi nhuận gộp/đơn ⇒ ra số đơn tối thiểu cần bán để hòa vốn.

Nhìn vào con số này, bạn sẽ biết mục tiêu doanh số tối thiểu mỗi ngày để không bị lỗ.

Phân tích biên lợi nhuận theo nhóm sản phẩm, theo kênh bán

Shop thời trang thường có nhiều nhóm sản phẩm: quần áo basic, đồ thiết kế, giày dép, phụ kiện… và bán qua nhiều kênh: cửa hàng, Facebook, TikTok, sàn TMĐT. Mỗi nhóm – mỗi kênh lại có biên lợi nhuận khác nhau.

Bạn nên lập bảng theo dõi:

Doanh thu từng nhóm sản phẩm/tháng.

Giá vốn tương ứng từng nhóm.

Các chi phí trực tiếp (phí ship, phí sàn, chiết khấu, chi quảng cáo cho từng kênh…).

Từ đó tính ra tỷ suất lợi nhuận gộp (%) cho từng nhóm và từng kênh. Thường phụ kiện, đồ thiết kế có biên lợi nhuận cao hơn; bán qua kênh online có thể doanh thu lớn nhưng phí quảng cáo và phí sàn cũng cao.

Khi hiểu rõ nhóm nào “nuôi” shop, nhóm nào chỉ để kéo khách, kênh nào lời tốt, kênh nào chỉ nên duy trì ở mức vừa phải, bạn sẽ phân bổ vốn nhập hàng và ngân sách marketing thông minh hơn, tránh đổ quá nhiều vào mặt hàng hoặc kênh bán lợi nhuận thấp.

Điều chỉnh chiến lược giá, nhập hàng dựa trên số liệu kế toán

Số liệu kế toán không chỉ để… nộp thuế mà còn là “bản đồ” để điều chỉnh chiến lược kinh doanh. Khi theo dõi được giá vốn – biên lợi nhuận – tốc độ quay vòng từng mặt hàng, bạn sẽ nhận ra: sản phẩm nào nên tăng giá nhẹ mà khách vẫn chấp nhận; sản phẩm nào phải giảm chi phí nhập hoặc dừng nhập vì quay vòng chậm.

Ngoài ra, nếu thấy chi phí marketing cho một dòng sản phẩm quá cao so với lợi nhuận mang lại, bạn có thể cắt giảm ngân sách quảng cáo, tập trung vào sản phẩm “ngôi sao”. Việc ra quyết định dựa trên số liệu kế toán giúp shop tránh bán theo cảm xúc, tối ưu dần biên lợi nhuận và dòng tiền.

Chuẩn bị số liệu làm việc với cơ quan thuế cho hộ kinh doanh thời trang

Bộ hồ sơ, chứng từ nên lưu khi cơ quan thuế kiểm tra

Ngành thời trang thường phát sinh nhiều hóa đơn nhập hàng, phiếu xuất bán, chương trình giảm giá… nên khi cơ quan thuế kiểm tra, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ và rõ ràng. Cơ bản gồm:

Hóa đơn đầu vào: hóa đơn mua hàng, nguyên liệu, bao bì, giá kệ, thiết bị…

Hóa đơn đầu ra (nếu có): hóa đơn bán hàng cho khách sỉ, khách yêu cầu xuất hóa đơn.

Sổ sách bán hàng: sổ tay, file Excel hoặc phần mềm thể hiện doanh thu theo ngày/kênh.

Hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng lao động, bảng lương nhân viên.

Sao kê ngân hàng, chứng từ chuyển khoản liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Bảng kê các chương trình khuyến mãi, giảm giá lớn (nếu có).

Việc sắp xếp chứng từ theo tháng, theo loại sẽ giúp bạn đỡ lúng túng khi thuế yêu cầu đối chiếu. Thay vì “lục tung” giấy tờ, chỉ cần mở từng tập hồ sơ đã phân loại sẵn.

Kinh nghiệm giải trình doanh thu, chi phí trong ngành thời trang

Khi giải trình với cơ quan thuế, quan trọng nhất là sự nhất quán giữa số liệu: sổ bán hàng – sao kê ngân hàng – báo cáo thuế. Ngành thời trang hay gặp trường hợp: bán tiền mặt nhiều, không ghi chép đầy đủ; doanh thu online qua ví điện tử, COD nhưng không tổng hợp đầy đủ.

Kinh nghiệm là:

Ghi nhận doanh thu theo từng kênh: cửa hàng, Facebook, TikTok, sàn TMĐT.

Lưu lại báo cáo doanh thu từ các kênh online, báo cáo đối soát của đơn vị vận chuyển, sàn TMĐT.

Chi phí nhập hàng nên có hóa đơn/phiếu nhập rõ ràng, tránh “nhập chợ” không chứng từ quá nhiều.

Khi thuế yêu cầu giải trình, bạn dùng các báo cáo này để chứng minh: doanh thu thực tế, lý do chênh lệch, tính mùa vụ (ví dụ: Tết, lễ hội, mùa back to school…). Giải trình rõ ràng, minh bạch thường khiến việc kiểm tra “nhẹ nhàng” hơn.

Những lỗi thường khiến hộ thời trang bị ấn định doanh thu, truy thu thuế

Một số lỗi phổ biến:

Doanh thu khai báo quá thấp so với quy mô mặt bằng, vị trí, lượng khách thực tế.

Số liệu doanh thu trên sàn TMĐT, Facebook, TikTok… không khớp với doanh thu khai thuế.

Chi phí mua hàng lớn nhưng doanh thu khai thấp, không hợp lý.

Không lưu trữ chứng từ, sổ sách nên không giải trình được.

Khi đó, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu dựa trên dữ liệu tham khảo ngành, dẫn đến truy thu thuế và phạt chậm nộp, ảnh hưởng lớn đến dòng tiền của shop.

Những sai lầm kế toán phổ biến ở hộ kinh doanh thời trang

Không kiểm soát tồn kho, thất thoát hàng mà không biết nguyên nhân

Trong ngành thời trang, tồn kho là “cục vốn” lớn nhất. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh chỉ ước lượng theo cảm tính, không có sổ sách tồn kho rõ ràng. Hậu quả: thất thoát hàng, mất cắp, hao hụt do thử đồ, tặng, đổi trả… mà không biết nguyên nhân và không đo được mức độ.

Sai lầm thường gặp:

Không ghi chép số lượng nhập – xuất – tồn theo mã hàng.

Không kiểm kho định kỳ (tháng/quý).

Để nhân viên tự lấy hàng bán, đổi, tặng mà không có phiếu xuất.

Giải pháp: áp dụng mã hóa sản phẩm, quản lý tồn kho bằng Excel hoặc phần mềm, kiểm kho định kỳ để phát hiện chênh lệch và tìm nguyên nhân. Khi kiểm soát tốt tồn kho, bạn sẽ biết mặt hàng nào đang “giam vốn”, mặt hàng nào bán chạy để điều chỉnh kế hoạch nhập.

Gộp tiền cá nhân và tiền shop, không tách bạch dòng tiền

Rất nhiều chủ shop có thói quen: bán được bao nhiêu bỏ hết vào ví, chi tiêu cá nhân và chi cho shop từ cùng một nguồn tiền. Kết quả là cuối tháng không biết: shop lãi bao nhiêu, bản thân đã rút ra bao nhiêu, có đang “ăn vào vốn” hay không.

Đây là sai lầm kế toán cơ bản nhưng cực kỳ nguy hiểm. Bạn nên:

Mở tài khoản ngân hàng riêng cho hộ kinh doanh/shop, hạn chế dùng lẫn với tài khoản cá nhân.

Quy định rõ: tiền bán hàng nộp hết vào tài khoản/tủ tiền riêng; chi cá nhân phải rút từ đó với ghi chú rõ (coi như “rút lợi nhuận” hoặc “tạm ứng”).

Khi tách bạch dòng tiền, việc xem báo cáo lãi lỗ, dòng tiền sẽ rõ ràng và trung thực hơn, giúp bạn ra quyết định đúng.

Chỉ chú ý doanh thu, bỏ qua chi phí khiến lãi “ảo”

Nhiều chủ shop chỉ nhìn vào doanh thu hàng ngày và cảm thấy “bán tốt”, nhưng lại không theo dõi chi tiết chi phí. Thực tế, ngoài giá vốn hàng bán, còn rất nhiều chi phí: thuê mặt bằng, lương, điện nước, bao bì, chiết khấu, phí sàn, quảng cáo… Nếu không ghi nhận đầy đủ, bạn sẽ tưởng mình lãi cao, trong khi tiền mặt ngày càng cạn.

Cách khắc phục: duy trì báo cáo lãi lỗ đơn giản theo tháng, gồm: doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, lợi nhuận. Nhìn con số lợi nhuận ròng mới là bức tranh thực sự, tránh tình trạng “doanh thu to, túi tiền rỗng”.

Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh thời trang?

Dấu hiệu cho thấy bạn cần hỗ trợ từ đơn vị kế toán chuyên nghiệp

Không phải shop nào cũng cần thuê kế toán ngay từ đầu, nhưng nếu xuất hiện những dấu hiệu sau, bạn nên cân nhắc:

Doanh thu bắt đầu tăng mạnh, nhiều kênh bán, nhiều chương trình khuyến mãi, chi phí phức tạp.

Bạn mất nhiều thời gian ghi chép, tổng hợp số liệu, nhưng vẫn cảm thấy rối, không chắc số đúng hay sai.

Thường xuyên lo lắng khi nghe đến “kiểm tra thuế”, không tự tin về hồ sơ, chứng từ.

Không rõ lãi lỗ thực tế mỗi tháng, chỉ cảm nhận “bán được” nhưng tiền tích lũy không tăng.

Có kế hoạch mở rộng thêm chi nhánh, kho, tuyển thêm nhân sự, cần hệ thống sổ sách bài bản để kiểm soát.

Lúc này, một đơn vị kế toán chuyên ngành bán lẻ – thời trang có thể giúp bạn xây dựng hệ thống sổ sách, báo cáo lãi lỗ, dòng tiền, tư vấn tối ưu thuế để kinh doanh an toàn và hiệu quả hơn.

Tiêu chí chọn dịch vụ kế toán phù hợp với shop thời trang nhỏ và vừa

Khi chọn dịch vụ kế toán, đặc biệt cho shop thời trang nhỏ và vừa, bạn nên cân nhắc:

Kinh nghiệm trong ngành bán lẻ/thời trang: hiểu đặc thù tồn kho, khuyến mãi, bán online – offline.

Phạm vi dịch vụ: chỉ làm báo cáo thuế hay có thêm báo cáo lãi lỗ, tư vấn quản trị? Nên ưu tiên đơn vị hỗ trợ cả hai.

Cách làm việc: có hỗ trợ nhập liệu từ file bán hàng, phần mềm, sàn TMĐT không; có hướng dẫn bạn cách lưu chứng từ, quản lý tồn kho không.

Chi phí dịch vụ: phù hợp với quy mô của shop, có gói cho hộ kinh doanh nhỏ mới khởi nghiệp.

Khả năng tư vấn: khi có vướng mắc về thuế, hóa đơn, khuyến mãi, ấn định doanh thu… đơn vị đó có tư vấn kịp thời, rõ ràng không.

Một đơn vị kế toán đồng hành đúng cách sẽ giúp shop thời trang giảm rủi ro thuế, quản lý lãi lỗ rõ ràng và yên tâm tập trung vào bán hàng, chăm sóc khách.

Kết luận – kế toán hộ kinh doanh thời trang: quy trình chi tiết giúp shop vận hành bền vững

Kế toán đối với hộ kinh doanh thời trang không chỉ là “ghi chép cho đủ”, mà là hệ thống giúp bạn nhìn rõ sức khỏe tài chính của shop: hôm nay bán được gì, lời trên từng dòng sản phẩm ra sao, tiền hàng – tiền mặt – công nợ còn lại bao nhiêu. Nếu bỏ qua phần này, rất dễ rơi vào tình trạng “bán thì đông mà cuối tháng vẫn không thấy tiền”.

Khi kiểm soát tốt hàng hóa, doanh thu và chi phí, bạn sẽ biết chính xác mặt hàng nào đang nuôi sống cửa hàng, đâu là khoản chi đang “ăn mòn” lợi nhuận để kịp thời điều chỉnh. Vì vậy, hãy chuẩn hóa quy trình kế toán – từ nhập hàng, xuất bán, kiểm kho, ghi nhận chi phí – ngay từ khi mới mở shop, thay vì đợi mọi thứ rối lên mới sửa.

Bạn có thể kết hợp sổ sách đơn giản, file Excel và phần mềm bán hàng để theo dõi đồng bộ. Ngay bây giờ, hãy dành thời gian rà soát lại quy trình kế toán hiện tại, chỉnh từng bước cho rõ ràng, rồi duy trì đều đặn – đó là nền tảng để shop thời trang vận hành bền vững và dễ mở rộng trong tương lai.

Kế toán hộ kinh doanh thời trang đóng vai trò thiết yếu trong việc giúp chủ shop quản lý tài chính minh bạch, tuân thủ đúng luật và vận hành kinh doanh ổn định. Khi nắm rõ quy định thuế, cách tính thuế khoán, cách lưu chứng từ mua hàng – bán hàng và lập sổ sách cần thiết, hộ kinh doanh thời trang sẽ hạn chế tối đa rủi ro và tránh các vi phạm đáng tiếc. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tính thuế, kê khai hoặc muốn dùng dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh, Gia Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và uy tín.