Kế toán hộ kinh doanh nhỏ lẻ: hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao cho chủ hộ

Kế toán hộ kinh doanh nhỏ lẻ là vấn đề được rất nhiều hộ kinh doanh quan tâm, đặc biệt là những người buôn bán nhỏ, kinh doanh gia đình, cửa hàng truyền thống hoặc bán hàng online. Dù quy mô nhỏ và không phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng hộ kinh doanh nhỏ lẻ vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, ghi chép sổ sách cơ bản và lưu giữ chứng từ theo đúng quy định. Việc hiểu rõ cách xác định doanh thu, thuế phải nộp, chi phí hợp lý và quy trình kê khai sẽ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro bị truy thu, giảm thiểu vi phạm và tối ưu hiệu quả kinh doanh. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm kế toán đơn giản, thực tế và phù hợp cho mọi hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

Tổng quan về kế toán hộ kinh doanh nhỏ lẻ: hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao

Hộ kinh doanh nhỏ lẻ là gì? Đặc điểm pháp lý và mô hình hoạt động

Hộ kinh doanh nhỏ lẻ là mô hình kinh doanh do một cá nhân, một hộ gia đình hoặc một nhóm người đứng tên đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp quận/huyện. Quy mô thường nhỏ, số lao động không nhiều, doanh thu vừa phải, hoạt động tập trung ở một địa điểm hoặc bán online đơn giản. Các mô hình quen thuộc là: tạp hóa, quán ăn, quán cà phê, tiệm nail – tóc, cửa hàng online, dịch vụ gia đình…

Về pháp lý, hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân như công ty, chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với nghĩa vụ kinh doanh. Hộ được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế. Sổ sách kế toán không bắt buộc phức tạp như doanh nghiệp, nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ hồ sơ: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ mua bán, sổ theo dõi doanh thu – chi phí.

Mô hình hộ nhỏ lẻ linh hoạt, dễ thành lập, chi phí tuân thủ thấp, phù hợp với người mới khởi nghiệp vốn ít. Tuy nhiên, nếu không hiểu quy định kế toán – thuế, hộ rất dễ bị thất thoát tiền, rối sổ sách, hoặc bị cơ quan thuế ấn định doanh thu bất lợi.

Vai trò của kế toán đối với hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Nhiều chủ hộ nghĩ “buôn bán nhỏ, ghi chép sơ sơ là đủ”, nhưng thực tế, kế toán chính là nền tảng để hộ tồn tại lâu dài. Thông qua ghi nhận doanh thu – chi phí – công nợ, chủ hộ biết rõ mỗi ngày bán được bao nhiêu, lời lãi thực sự thế nào, mặt hàng nào hiệu quả, mặt hàng nào đang lỗ.

Kế toán còn giúp bảo vệ hộ trước cơ quan thuế: có sổ sách rõ ràng, hóa đơn chứng từ đầy đủ thì dễ giải trình khi bị kiểm tra, tránh bị ấn định doanh thu “trên trời”. Đồng thời, dựa trên số liệu kế toán, hộ có thể lập kế hoạch nhập hàng, điều chỉnh giá bán, kiểm soát dòng tiền, tránh thiếu hụt vốn đột ngột.

Về lâu dài, khi hộ muốn mở rộng lên công ty, bộ số liệu kế toán là căn cứ quan trọng để làm việc với ngân hàng, đối tác, nhà đầu tư. Vì vậy, dù quy mô nhỏ, việc tổ chức công tác kế toán bài bản ngay từ đầu là một khoản “chi phí bắt buộc” nhưng mang lại lợi ích rất lớn.

Phân loại hộ kinh doanh nhỏ lẻ theo ngành nghề và quy mô

Các nhóm hộ kinh doanh phổ biến: tạp hóa, ăn uống, dịch vụ, online

Hộ kinh doanh nhỏ lẻ rất đa dạng, nhưng có thể chia thành một số nhóm phổ biến để dễ hình dung cách làm kế toán:

Hộ kinh doanh tạp hóa, bán lẻ: bán đa mặt hàng với số lượng nhỏ, luân chuyển nhanh, thường xuyên nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Hộ kinh doanh ăn uống: quán cơm, bún, phở, cà phê, đồ ăn vặt… đặc thù là nguyên vật liệu dễ hư hỏng, phải quản lý định lượng, hao hụt, nhân công theo ca.

Hộ kinh doanh dịch vụ: sửa xe, nail – tóc, spa nhỏ, photocopy, giặt ủi… doanh thu chủ yếu từ dịch vụ, ít hàng hóa, khó đo lường “tồn kho”, nhưng liên quan nhiều đến chi phí nhân công, mặt bằng.

Hộ kinh doanh online: bán hàng qua mạng xã hội, sàn TMĐT, ship COD… doanh thu phân tán nhiều kênh, gắn với phí vận chuyển, phí nền tảng, chiết khấu.

Mỗi nhóm ngành kéo theo cách ghi nhận doanh thu – chi phí khác nhau. Hiểu mình thuộc nhóm nào giúp hộ lựa chọn mẫu sổ sách, cách theo dõi và phương án tối ưu thuế phù hợp.

Đặc thù về doanh thu, chi phí và rủi ro theo từng nhóm ngành

Tạp hóa, bán lẻ: Doanh thu phát sinh liên tục với giá trị nhỏ, dễ “thất thoát tiền mặt” nếu không kiểm đếm cuối ngày. Chi phí chủ yếu là nhập hàng, hao hụt, hư hỏng. Rủi ro lớn nhất là không kiểm soát được tồn kho, dẫn đến không biết lời lỗ thật.

Ăn uống: Doanh thu phụ thuộc thời gian cao điểm – thấp điểm, nhiều combo, khuyến mãi. Chi phí nguyên liệu, gas, điện, nước, nhân sự chiếm tỷ trọng lớn. Rủi ro là thất thoát nguyên vật liệu, gian lận trong bán hàng, khó tính đúng giá vốn từng món.

Dịch vụ: Doanh thu khó đo bằng số lượng hàng hóa, thường là dịch vụ trọn gói. Chi phí nhân công, khấu hao máy móc, chi phí marketing là chủ yếu. Rủi ro là không phân biệt được chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh.

Online: Doanh thu đến từ nhiều kênh, nhiều tài khoản. Chi phí phát sinh thêm phí sàn, phí quảng cáo, phí vận chuyển. Rủi ro là lệch số liệu giữa tiền thu thực tế và đơn hàng trên hệ thống nếu không đối chiếu thường xuyên.

Kế toán cần “bắt đúng bệnh” từng nhóm ngành thì mới tư vấn được cách ghi chép và tối ưu phù hợp.

Căn cứ pháp lý và nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Các văn bản pháp luật liên quan đến hộ kinh doanh

Hoạt động của hộ kinh doanh nhỏ lẻ chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật khác nhau. Về đăng ký và tổ chức hộ kinh doanh, có các quy định trong Luật Doanh nghiệp và Nghị định hướng dẫn về đăng ký hộ kinh doanh, cấp giấy phép và quản lý nhà nước.

Về thuế và quản lý thuế, hộ nhỏ lẻ phải tuân thủ Luật Quản lý thuế, các văn bản hướng dẫn về thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân kinh doanh, cùng với quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử. Các quy định này nêu rõ cách xác định doanh thu tính thuế, phương pháp nộp thuế, hồ sơ phải lưu trữ, thời hạn nộp tờ khai và nộp tiền thuế.

Ngoài ra, tùy ngành nghề, hộ kinh doanh còn chịu các quy định chuyên ngành: an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm… Kế toán tuy không phải là luật sư, nhưng cần nắm cơ bản khung pháp lý để tư vấn chủ hộ tuân thủ đúng.

Các loại thuế, lệ phí hộ nhỏ lẻ thường phải nộp (thuế khoán, GTGT, TNCN, môn bài)

Thông thường, hộ kinh doanh nhỏ lẻ sẽ gặp các loại thuế và lệ phí sau:

Thuế môn bài: Nộp hàng năm dựa trên doanh thu hoặc vốn đăng ký, là điều kiện “mở cửa” hoạt động.

Thuế khoán (GTGT + TNCN): Với đa số hộ nhỏ, cơ quan thuế sẽ ấn định mức doanh thu và số thuế phải nộp hằng năm, chia theo tháng hoặc quý. Đây là hình thức đơn giản, nhưng nếu không theo dõi doanh thu thực tế, hộ dễ chịu mức khoán bất lợi.

Thuế GTGT, thuế TNCN theo doanh thu: Áp dụng cho hộ nộp theo phương pháp trực tiếp, có sử dụng hóa đơn; thuế tính theo tỷ lệ % trên doanh thu.

Lệ phí khác: Tùy ngành nghề có thể phát sinh phí cấp phép, phí môi trường, phí sử dụng vỉa hè, biển hiệu…

Kế toán cần lập bảng theo dõi lịch nộp từng loại thuế để tránh quên, chậm nộp dẫn đến bị phạt và tính tiền chậm nộp.

Khi nào hộ kinh doanh phải quyết toán thuế, làm việc với cơ quan thuế?

Hộ kinh doanh có thể phải quyết toán hoặc làm việc với cơ quan thuế trong các trường hợp: giải thể/ngừng kinh doanh; điều chỉnh mức thuế khoán; bị kiểm tra, thanh tra thuế; hoặc có chênh lệch lớn giữa doanh thu quản lý được và doanh thu kê khai. Khi đó, sổ sách kế toán, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ chi phí chính là “bằng chứng” để bảo vệ quyền lợi của hộ trước cơ quan thuế.

Kế toán doanh thu cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Các nguồn doanh thu: bán lẻ trực tiếp, bán online, bán sỉ, dịch vụ kèm theo

Với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, doanh thu không chỉ đến từ một nguồn duy nhất mà thường “pha trộn” nhiều kênh khác nhau. Thứ nhất là bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng: khách đến mua hàng, thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, đây thường là nguồn doanh thu chiếm tỷ trọng lớn. Thứ hai là bán online qua Facebook, Zalo, TikTok, website… Khách có thể chuyển khoản trước, thanh toán COD qua đơn vị vận chuyển hoặc trả tiền mặt khi nhận hàng.

Thứ ba là bán sỉ cho các đại lý nhỏ, khách quen lấy số lượng lớn với giá thấp hơn. Doanh thu bán sỉ thường ít đơn nhưng giá trị mỗi đơn cao, cần ghi chép riêng để dễ kiểm soát công nợ. Cuối cùng là doanh thu dịch vụ kèm theo như: gói quà, ship nội bộ, lắp đặt, bảo hành có thu phí, dịch vụ đóng gói riêng… Những khoản này nếu không ghi nhận rõ ràng sẽ dễ bị bỏ sót hoặc lẫn vào chi phí. Việc tách bạch doanh thu theo từng kênh/khoản giúp chủ hộ hiểu kênh nào hiệu quả, mặt hàng nào nên tập trung, đồng thời là căn cứ quan trọng khi tính thuế và làm việc với cơ quan thuế.

Cách ghi chép doanh thu hằng ngày: sổ tay, Excel, sổ bán hàng

Dù quy mô nhỏ, hộ kinh doanh vẫn nên xây dựng thói quen ghi chép doanh thu hằng ngày. Cách đơn giản nhất là dùng sổ tay: mỗi trang một ngày, ghi lần lượt các giao dịch: giờ bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, số tiền, phương thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản/COD). Cuối ngày cộng tổng doanh thu và ký xác nhận.

Nếu đã quen máy tính, bạn có thể dùng Excel với các cột: Ngày, Kênh bán (offline/online/sỉ), Mặt hàng, Số lượng, Đơn giá, Doanh thu, Ghi chú. Ưu điểm là dễ lọc theo ngày, theo kênh, theo mặt hàng và tính tổng tự động.

Một số hộ dùng sổ bán hàng in sẵn cột hoặc các cuốn hóa đơn, phiếu bán lẻ có số thứ tự. Sau mỗi giao dịch ghi vào phiếu, cuối ngày tổng hợp từ phiếu vào sổ/do Excel. Quan trọng không phải là dùng công cụ gì, mà là ghi ngay khi phát sinh, không để dồn nhiều ngày mới ghi, dễ quên và dễ thiếu doanh thu. Đối với đơn online/COD, nên đánh dấu mã đơn để sau này đối chiếu với đơn vị vận chuyển và sao kê ngân hàng.

Ví dụ mẫu bảng ghi doanh thu đơn giản cho hộ nhỏ lẻ

Một mẫu bảng ghi doanh thu đơn giản cho hộ nhỏ lẻ có thể gồm các cột:

Ngày

Kênh bán (Cửa hàng/Facebook/Zalo/Sỉ)

Tên hàng/dịch vụ

Số lượng

Đơn giá

Doanh thu (Số lượng × Đơn giá)

Hình thức thanh toán (Tiền mặt/CK/COD)

Ghi chú (trả lại hàng, giảm giá, khuyến mãi…)

Mỗi ngày một bảng, cuối ngày cộng tổng doanh thu theo từng kênh và tổng chung. Từ đó, cuối tháng/quý chỉ cần cộng dồn để lập báo cáo và kê khai thuế.

Kế toán chi phí cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Phân loại chi phí: chi phí mua hàng, chi phí nhân công, chi phí cố định

Để biết mình lời – lỗ bao nhiêu, hộ kinh doanh cần phân loại chi phí rõ ràng, không để mọi khoản “dồn một cục”. Nhóm quan trọng nhất là chi phí mua hàng/nhập hàng: tiền nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, bao bì, tem nhãn… Đây là phần tạo nên giá vốn của sản phẩm.

Tiếp theo là chi phí nhân công: lương trả nhân viên bán hàng, đóng gói, giao hàng, part-time; kèm các khoản phụ cấp ăn ca, xăng xe (nếu có). Dù không làm hợp đồng đầy đủ, hộ vẫn nên có bảng chấm công và bảng lương tối thiểu để tự biết chi phí thực tế.

Nhóm thứ ba là chi phí cố định: tiền thuê mặt bằng, tiền điện – nước, internet, phần mềm bán hàng, khấu hao tủ mát, kệ, máy in hóa đơn, chi phí quảng cáo cố định hàng tháng… Việc tách riêng từng nhóm chi phí giúp chủ hộ xem xét: nhập hàng có đang quá nhiều, lương có đang hợp lý, chi phí cố định có đang “ăn” quá lớn vào lợi nhuận không. Đây cũng là cơ sở để tối ưu giá bán và cơ cấu sản phẩm.

Cách theo dõi chi phí mua hàng, nhập hàng – tránh nhầm lẫn và thiếu chứng từ

Với chi phí mua hàng, tốt nhất mỗi lần nhập nên có hóa đơn hoặc phiếu giao hàng kèm theo, ghi rõ: ngày, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, hình thức thanh toán. Hộ nhỏ lẻ thường mắc lỗi “nhập hàng bằng miệng”, chuyển khoản không ghi nội dung, thiếu hóa đơn – sau này rất khó xác định giá vốn và khó chứng minh chi phí với cơ quan thuế.

Bạn nên có sổ nhập hàng hoặc file Excel riêng:

Ghi từng lần nhập, chia cột theo: Ngày, Nhà cung cấp, Mặt hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Đã thanh toán/Chưa thanh toán.

Đính kèm hóa đơn/phiếu giao hàng vào bìa hồ sơ theo tháng hoặc chụp lưu vào folder trên máy.

Khi kiểm hàng định kỳ, đối chiếu tồn kho với số đã nhập – số đã bán sẽ giúp phát hiện thất thoát, hư hỏng, thiếu hàng. Đồng thời, đầy đủ chứng từ sẽ là “bùa hộ mệnh” khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình chi phí.

Ghi nhận chi phí nhỏ lẻ hằng ngày: xăng xe, điện thoại, ship hàng…

Chi phí nhỏ lẻ là các khoản như: xăng xe đi giao hàng, tiền điện thoại gọi khách, phí ship nội bộ trả cho shipper ngoài, tiền bọc hàng, băng keo, túi nilon… Nếu không ghi lại, cuối tháng sẽ không biết mình đã chi bao nhiêu, lãi tưởng cao nhưng thực tế lại thấp.

Mỗi ngày, bạn có thể dùng một trang sổ hoặc một sheet Excel chỉ dành cho chi phí nhỏ lẻ, với các cột: Ngày, Nội dung chi, Số tiền, Người chi, Ghi chú. Các khoản này nên gom cuối tháng để xem tổng chi phí nhỏ lẻ là bao nhiêu, có hợp lý không và cân nhắc điều chỉnh. Nếu có hóa đơn lẻ, biên nhận, nên kẹp chung theo tháng để dễ đối chiếu.

Tham khảo: Dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh

Quản lý tồn kho và giá vốn trong hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Tầm quan trọng của việc theo dõi tồn kho đối với hộ nhỏ lẻ

Nhiều hộ nhỏ lẻ nghĩ “hàng ít, nhìn là biết” nên không theo dõi tồn kho, đến khi thất thoát, hết hàng, hàng hư hỏng mới phát hiện. Thực tế, tồn kho là tiền đang nằm trên kệ, nếu không kiểm soát tốt sẽ dẫn đến: nhập quá nhiều, hàng hết date; nhập quá ít, thường xuyên cháy hàng, mất khách; hoặc thất thoát do mất cắp, nhầm lẫn.

Theo dõi tồn kho giúp chủ hộ trả lời 3 câu hỏi: đang có bao nhiêu hàng, cần nhập thêm gì, mặt hàng nào đang quay vòng nhanh/chậm. Chỉ cần một bảng nhập – xuất – tồn đơn giản là đã có thể quản lý tốt hơn rất nhiều. Khi kết hợp tồn kho với doanh thu và chi phí nhập hàng, bạn sẽ tính được giá vốn, lãi gộp, từ đó đưa ra quyết định: có nên giữ mặt hàng này, điều chỉnh giá bán hay thay đổi nhà cung cấp.

Cách theo dõi nhập – xuất – tồn đơn giản, phù hợp hộ ít mặt hàng

Với hộ ít mặt hàng, có thể quản lý tồn kho bằng sổ tay hoặc Excel theo từng mã sản phẩm. Mẫu bảng đơn giản gồm các cột: Ngày, Diễn giải (Nhập/Xuất/Trả lại), Số lượng nhập, Số lượng xuất, Tồn cuối.

Quy tắc:

Mỗi lần nhập hàng: ghi một dòng “Nhập”, điền số lượng nhập, tính lại tồn cuối = tồn đầu + nhập.

Mỗi lần bán hàng (tổng cuối ngày): ghi một dòng “Xuất”, điền tổng số lượng đã bán, tồn cuối = tồn đầu – xuất.

Định kỳ (tuần/tháng) kiểm kê thực tế và so với tồn sổ, nếu lệch thì ghi rõ lý do (hàng hư, tặng, mất mát…).

Nếu dùng Excel, có thể tạo một sheet riêng cho từng nhóm sản phẩm. Hộ nào có nhiều mặt hàng hơn có thể cân nhắc dùng phần mềm bán hàng đơn giản kết nối với máy in hóa đơn để tự động cập nhật tồn kho.

Xác định giá vốn hàng bán để tính lãi gộp

Giá vốn hàng bán là tổng chi phí mua hàng của số hàng đã bán ra trong kỳ. Cách đơn giản cho hộ nhỏ lẻ:

Giá vốn = (Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Tồn cuối kỳ) × đơn giá bình quân.

Sau khi xác định được giá vốn, bạn tính lãi gộp:

Lãi gộp = Doanh thu bán hàng – Giá vốn hàng bán.

Từ lãi gộp trừ tiếp chi phí nhân công, chi phí cố định, chi phí nhỏ lẻ… sẽ ra lãi ròng thực tế của hộ kinh doanh.

Kế toán thuế cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ: từ cơ bản đến nâng cao

Cách xác định doanh thu tính thuế khoán cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, doanh thu tính thuế khoán là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế xác định số thuế phải nộp hằng năm. Về nguyên tắc, doanh thu tính thuế là tổng số tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong năm, chưa trừ chi phí. Tuy nhiên vì là hộ khoán nên cơ quan thuế thường ước tính doanh thu dựa trên: ngành nghề, vị trí kinh doanh, quy mô mặt bằng, số lao động, lưu lượng khách, giá bán bình quân…

Khi mới đăng ký, hộ kinh doanh nên tự ước tính doanh thu trung bình ngày/tháng dựa trên vài tuần, vài tháng kinh doanh thử, sau đó nhân lên theo năm để có con số tương đối sát thực tế. Khi cơ quan thuế xuống khảo sát, cần giải trình rõ cách tính, cung cấp thêm thông tin như: giá bán, số bàn ghế, số đơn hàng bình quân, doanh thu từ các kênh online/offline… để hạn chế việc bị ấn định quá cao. Trong quá trình kinh doanh, nếu doanh thu thực tế tăng/giảm mạnh, hộ có quyền đề nghị điều chỉnh mức khoán, tránh tình trạng đóng thuế không phù hợp với khả năng thật.

Cách tính thuế GTGT, TNCN theo tỷ lệ khoán, ví dụ cụ thể

Đối với hộ nộp thuế khoán, số thuế GTGT (nếu thuộc diện chịu GTGT) và thuế TNCN thường được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu khoán. Mỗi nhóm ngành nghề sẽ có một tỷ lệ riêng (thương mại khác dịch vụ, ăn uống khác xây dựng…). Cơ quan thuế sẽ thông báo rõ tỷ lệ áp dụng cho hộ tại thông báo thuế hoặc hướng dẫn trực tiếp.

Ví dụ: một hộ kinh doanh nhỏ lẻ bán hàng tạp hóa, doanh thu khoán năm là 300.000.000 đồng, tỷ lệ thuế GTGT 1% và TNCN 0,5% (ví dụ minh họa). Khi đó:

Thuế GTGT = 300.000.000 × 1% = 3.000.000 đồng/năm

Thuế TNCN = 300.000.000 × 0,5% = 1.500.000 đồng/năm

Nếu cơ quan thuế thông báo thuế khoán theo tháng/quý, thì chỉ cần chia cho số tháng/quý tương ứng. Chẳng hạn, thuế GTGT khoán 3.000.000 đồng/năm thì bình quân 250.000 đồng/tháng. Hộ cần nắm được cách tính cơ bản này để kiểm tra lại thông báo thuế, phát hiện sai sót hoặc bất hợp lý. Khi doanh thu thực tế biến động lớn, nên trao đổi lại với cơ quan thuế để điều chỉnh mức khoán, tránh phải nộp thuế quá cao so với khả năng thực tế.

Lệ phí môn bài và các nghĩa vụ khác cần lưu ý

Ngoài thuế GTGT, thuế TNCN theo tỷ lệ khoán, hộ kinh doanh nhỏ lẻ còn phải nộp lệ phí môn bài căn cứ vào doanh thu/năm hoặc vốn đăng ký theo quy định từng thời kỳ. Thông thường, hộ có doanh thu dưới một ngưỡng nhất định có thể được miễn lệ phí môn bài, hộ doanh thu cao hơn phải nộp theo bậc (mức tiền cố định/năm).

Bên cạnh đó, nếu có lao động thuê mướn, hộ cần lưu ý thêm nghĩa vụ về BHXH, BHYT, BHTN (nếu thuộc diện tham gia bắt buộc), hoặc nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong một số trường hợp. Việc hiểu rõ toàn bộ các nghĩa vụ giúp hộ kinh doanh chủ động tài chính, tránh bị truy thu, phạt do thiếu thông tin.

Hướng dẫn lập sổ sách kế toán đơn giản cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Các loại sổ nên có: sổ doanh thu, sổ chi phí, sổ tồn kho, sổ quỹ tiền mặt

Dù là hộ kinh doanh nhỏ lẻ, việc có một hệ thống sổ sách đơn giản, dễ hiểu sẽ giúp quản lý tốt dòng tiền và hàng hóa, đồng thời hỗ trợ giải trình thuế khi cần. Tối thiểu, hộ nên có 4 loại sổ sau:

Sổ doanh thu: ghi nhận toàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ theo ngày, có thể tách theo kênh (bán trực tiếp, online, sàn TMĐT…).

Sổ chi phí: ghi lại tất cả các khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh như: nhập hàng, tiền thuê mặt bằng, điện nước, lương nhân viên, quảng cáo… kèm theo hóa đơn, chứng từ.

Sổ tồn kho (nếu có hàng hóa, nguyên vật liệu): theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn từng mặt hàng, tránh thất thoát, nhầm lẫn.

Sổ quỹ tiền mặt: ghi nhận việc thu – chi tiền mặt hằng ngày, đối chiếu với tiền thực tế trong ngăn kéo, két sắt.

Các sổ này có thể làm dưới dạng sổ giấy hoặc file Excel, tùy thói quen. Quan trọng nhất là ghi chép đều đặn và trung thực, không để “trống ngày”, “quên tháng”, vì sau đó rất khó khôi phục số liệu.

Hướng dẫn cách ghi chép từng loại sổ chi tiết, dễ áp dụng

Cách ghi sổ nên được thiết kế đơn giản, chỉ với vài cột chính, để chủ hộ hoặc người phụ trách dễ thực hiện:

Sổ doanh thu: cột Ngày, Mô tả (bán gì, cho ai), Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Hình thức thu (tiền mặt/chuyển khoản), Ghi chú. Cuối ngày cộng lại thành doanh thu ngày.

Sổ chi phí: cột Ngày, Nội dung chi (nhập hàng A, trả tiền điện, trả lương), Số tiền, Hình thức chi, Số hóa đơn/chứng từ kèm theo, Ghi chú. Cuối tháng cộng tổng chi phí.

Sổ tồn kho: cột Mặt hàng, Đơn vị tính, Tồn đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ. Có thể lập riêng cho từng nhóm hàng.

Sổ quỹ tiền mặt: cột Ngày, Diễn giải, Thu, Chi, Số dư. Cần đối chiếu số dư cuối ngày với tiền thực tế, nếu chênh lệch phải tìm nguyên nhân ngay.

Việc ghi chép tuân theo một mẫu thống nhất sẽ giúp bạn tổng hợp số liệu rất nhanh, hỗ trợ lập báo cáo lãi lỗ, làm việc với cơ quan thuế dễ dàng hơn.

Thời điểm tổng hợp, đối chiếu sổ sách theo tuần, tháng

Để sổ sách luôn “sống”, hộ kinh doanh nên:

Ghi chép doanh thu, chi phí, thu – chi tiền mặt hằng ngày.

Tổng hợp và đối chiếu một lần/tuần: kiểm tra tồn kho, tiền quỹ, đơn hàng, công nợ.

Chốt số liệu cuối tháng: tính tổng doanh thu, tổng chi phí, lãi/lỗ, chuẩn bị cho việc kê khai thuế theo quý và đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Ứng dụng Excel và phần mềm bán hàng trong kế toán hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Thiết lập file Excel theo dõi doanh thu – chi phí – tồn kho

Excel là công cụ miễn phí hoặc chi phí rất thấp, nhưng nếu biết thiết lập hợp lý thì đủ mạnh cho phần lớn hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Bạn có thể tạo một file Excel gồm nhiều sheet:

Sheet 1: Sổ doanh thu

Sheet 2: Sổ chi phí

Sheet 3: Sổ tồn kho

Sheet 4: Báo cáo lãi lỗ đơn giản

Trong từng sheet, thiết kế các cột giống như mẫu sổ giấy đã nêu. Sau đó sử dụng các hàm SUM, SUMIF, FILTER, PIVOT TABLE (nếu biết) để tự động cộng tổng theo ngày, tháng, nhóm sản phẩm hoặc kênh bán. Với tồn kho, có thể dùng công thức để tính tồn cuối kỳ = tồn đầu kỳ + nhập – xuất.

Ưu điểm của Excel là linh hoạt, dễ chỉnh sửa, không phụ thuộc internet. Tuy nhiên, cần cẩn thận khi xóa dòng, chèn cột để tránh lỗi công thức. Nên lưu file theo từng tháng/quý và sao lưu ra USB, cloud để tránh mất dữ liệu.

Lợi ích của việc dùng phần mềm bán hàng tích hợp báo cáo

Với các hộ có lượng giao dịch lớn, bán nhiều kênh (cửa hàng + online), phần mềm bán hàng là trợ thủ đắc lực. Chỉ cần nhập hàng và bán hàng trên phần mềm, hệ thống sẽ tự động ghi nhận: doanh thu, tồn kho, công nợ khách hàng, lợi nhuận gộp từng mặt hàng… Nhiều phần mềm còn hỗ trợ xuất báo cáo doanh thu theo ngày, tháng, theo ca, theo nhân viên, giúp chủ hộ kiểm soát hoạt động từ xa qua điện thoại.

Lợi ích lớn là giảm sai sót do ghi chép tay, minh bạch từng giao dịch, hạn chế thất thoát tiền và hàng. Khi cần lập báo cáo hoặc kê khai thuế, bạn chỉ việc xuất file Excel/PDF từ phần mềm, tiết kiệm rất nhiều thời gian so với cách ghi sổ thủ công.

Kết nối dữ liệu từ phần mềm bán hàng sang hệ thống kế toán đơn giản

Để đồng bộ dữ liệu, mỗi cuối ngày hoặc cuối tuần, bạn có thể xuất file Excel từ phần mềm bán hàng (bao gồm doanh thu, tồn kho, công nợ) rồi copy – paste vào file Excel kế toán tổng hợp. Những hộ dùng phần mềm kế toán đơn giản có thể import trực tiếp file từ phần mềm bán hàng. Nhờ vậy, số liệu giữa bán hàng và kế toán luôn khớp, giúp việc theo dõi lãi lỗ, kê khai thuế trở nên nhẹ nhàng hơn.

Phân tích lãi lỗ và dòng tiền cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Cách lập báo cáo lãi lỗ đơn giản từ sổ doanh thu và chi phí

Báo cáo lãi lỗ giúp chủ hộ trả lời câu hỏi quan trọng: “Tháng này mình lời hay lỗ, lời bao nhiêu?”. Cách lập báo cáo rất đơn giản, dựa hoàn toàn trên sổ doanh thu và sổ chi phí đã ghi chép:

Từ sổ doanh thu, cộng tổng doanh thu tháng (bao gồm tất cả kênh bán).

Từ sổ chi phí, cộng tổng chi phí tháng (nhập hàng, mặt bằng, lương, quảng cáo, điện nước, vận chuyển…).

Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Giá vốn hàng bán (phần chi phí trực tiếp liên quan đến hàng hóa, nguyên liệu).

Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp – Chi phí bán hàng – Chi phí quản lý – Các chi phí khác.

Với hộ nhỏ lẻ, có thể gộp đơn giản: Lãi = Tổng doanh thu – Tổng chi phí. Sau vài tháng, bạn sẽ thấy rõ xu hướng: tháng nào doanh thu cao, chi phí đội lên vì lý do gì, mùa nào lời nhiều, mùa nào cần tiết kiệm. Đây là cơ sở để điều chỉnh giá bán, chính sách khuyến mãi, cơ cấu hàng hóa, giúp kinh doanh bền vững hơn.

Theo dõi dòng tiền vào – ra, tránh thiếu hụt tiền mặt

Nhiều hộ kinh doanh “lãi trên sổ sách nhưng vẫn thiếu tiền mặt” là vì không quản lý dòng tiền. Dòng tiền chính là tiền thực thu – thực chi – số còn lại trong tay. Để tránh thiếu hụt, cần:

Ghi rõ trong sổ quỹ: mọi khoản thu tiền mặt, chi tiền mặt hằng ngày.

Phân biệt doanh thu đã thu tiền và doanh thu còn nợ (bán chịu).

Lập kế hoạch chi tiền theo tuần/tháng: tiền nhập hàng, trả lương, trả nợ, thuê mặt bằng…

Mỗi cuối tuần hoặc cuối tháng, đối chiếu số dư quỹ với kế hoạch chi sắp tới để biết có bị “kẹt tiền” không. Nếu thấy nguy cơ thiếu tiền, có thể giảm nhập hàng một số mã chậm bán, đẩy mạnh thu hồi công nợ, hạn chế chi tiêu không cần thiết. Quản lý tốt dòng tiền giúp hộ không bị rơi vào tình trạng “đến kỳ nộp thuế, trả tiền nhà mới giật mình không có tiền”.

Đánh giá hiệu quả kinh doanh theo tháng, quý

Dựa trên báo cáo lãi lỗ và dòng tiền, mỗi tháng/quý bạn nên dành thời gian ngồi lại xem số liệu:

Doanh thu tăng hay giảm? Vì sao?

Chi phí nào đang chiếm tỷ trọng cao, có tối ưu được không?

Lợi nhuận thực nhận có xứng đáng với công sức và rủi ro?

Việc đánh giá định kỳ giúp hộ kinh doanh nhỏ lẻ ra quyết định kịp thời: thay đổi mặt hàng, điều chỉnh giá bán, thu hẹp/ mở rộng quy mô, hoặc mạnh dạn đầu tư bài bản hơn khi thấy mô hình thực sự hiệu quả.

Những sai sót thường gặp trong kế toán hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Trong thực tế, phần lớn hộ kinh doanh nhỏ lẻ không có nhân sự kế toán chuyên trách, mọi việc từ mua hàng, bán hàng tới ghi chép sổ sách đều do chủ hộ hoặc người thân tự làm. Điều này dễ dẫn đến các sai sót mang tính “thói quen”, kéo dài nhiều năm và chỉ lộ ra khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu. Sai sót đầu tiên và phổ biến nhất là không ghi chép đầy đủ doanh thu, chi phí hằng ngày. Nhiều hộ chỉ ghi những đơn hàng lớn, đơn chuyển khoản, còn đơn lẻ, tiền mặt nhỏ lẻ thì bỏ qua. Khi cộng tổng, doanh thu nội bộ luôn thấp hơn dòng tiền thực tế, dẫn tới chênh lệch lớn với số liệu mà cơ quan thuế nắm được từ hóa đơn, ngân hàng, sàn TMĐT…

Sai sót thứ hai là không lưu giữ hóa đơn, chứng từ mua hàng, chi phí. Chủ hộ thường chỉ quan tâm “bán được bao nhiêu tiền”, ít chú ý đến việc xin hóa đơn đầu vào, lưu hợp đồng, phiếu thu – chi. Đến lúc cần chứng minh chi phí hợp lệ để bảo vệ mức thuế hoặc giải trình với cơ quan thuế thì “không có giấy tờ trong tay”, làm yếu vị thế của hộ. Cuối cùng, một lỗi rất nguy hiểm nhưng lại hay bị xem nhẹ là không tách bạch tiền của hộ kinh doanh và tiền của cá nhân. Tất cả dòng tiền ra – vào đều để chung một nơi, khiến việc theo dõi lãi lỗ, công nợ, chi phí trở nên mù mờ. Về lâu dài, chủ hộ khó đánh giá được hiệu quả kinh doanh thực sự, đồng thời dễ bị cơ quan thuế đặt câu hỏi khi dòng tiền trên tài khoản cá nhân không ăn khớp với doanh thu kê khai.

Không ghi chép đầy đủ, dẫn đến chênh lệch khi kiểm tra thuế

Không ghi chép đầy đủ là lỗi “kinh điển” của hộ kinh doanh nhỏ. Mỗi ngày bán hàng đều đặn nhưng cuối ngày không tổng hợp, không ghi lại số tiền thu được, hoặc chỉ ước lượng theo cảm tính. Các khoản doanh thu từ nhiều kênh như bán trực tiếp, bán online, ship, chuyển khoản, ví điện tử… nếu không được gom vào một bảng theo dõi thống nhất thì rất dễ bị bỏ sót. Khi đến kỳ kê khai, chủ hộ chỉ dựa vào trí nhớ, tờ giấy lộn hoặc vài con số trên ứng dụng, dẫn đến doanh thu kê khai thấp hơn nhiều so với thực tế.

Khi cơ quan thuế kiểm tra, họ sẽ đối chiếu dữ liệu hóa đơn, thông tin từ ngân hàng, sàn TMĐT, đơn vị giao nhận… Nếu số liệu quản lý của họ cao hơn đáng kể so với doanh thu hộ khai, hộ sẽ phải giải trình. Nếu không chứng minh được là do nhầm lẫn hợp lý, cơ quan thuế có thể ấn định lại doanh thu, truy thu thuế và phạt do khai sai.

Không lưu giữ hóa đơn, chứng từ mua hàng

Nhiều hộ chỉ tập trung “bán cho được hàng”, ít để ý việc xin hóa đơn, chứng từ khi mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn điện tử gửi qua email không tải về, không lưu trữ; hóa đơn giấy thì để lẫn lộn, dễ rách, mất. Đến khi cần chứng minh chi phí hợp lệ hoặc lập bảng tính lãi lỗ thì thiếu dữ liệu, chỉ còn lại con số “ước tính”. Trong mắt cơ quan thuế, chi phí không có chứng từ hợp lệ rất khó được chấp nhận khi tính toán nghĩa vụ thuế.

Hệ quả là hộ kinh doanh mất đi “lá chắn” quan trọng để bảo vệ mức thuế hợp lý. Nếu doanh thu thể hiện cao nhưng chi phí không chứng minh được, cơ quan thuế có thể đánh giá biên lợi nhuận quá cao và ấn định mức thuế bất lợi cho hộ.

Nhầm lẫn giữa tiền của hộ và tiền cá nhân, không tách bạch dòng tiền

Không tách bạch dòng tiền là sai sót vừa về quản trị, vừa tiềm ẩn rủi ro thuế. Nhiều chủ hộ dùng chung một tài khoản ngân hàng cho cả chi tiêu gia đình và kinh doanh, tiền bán hàng thu được đem chi ngay cho sinh hoạt, du lịch, mua sắm… mà không qua bước ghi nhận doanh thu – chi phí. Ngược lại, đôi khi chủ hộ bỏ thêm tiền cá nhân vào để trả tiền hàng, thuê mặt bằng nhưng cũng không ghi nhận là vốn bổ sung hoặc khoản vay.

Khi nhìn lại, số dư tài khoản, dòng tiền ra – vào và doanh thu kê khai hoàn toàn không ăn khớp. Điều này khiến chủ hộ khó biết được hộ kinh doanh thực sự lời hay lỗ, đồng thời gây khó khăn nếu cơ quan thuế cần đối chiếu dòng tiền. Việc mở riêng một tài khoản cho hộ kinh doanh, quy ước rõ “tiền hộ – tiền nhà” là bước rất quan trọng để quản lý tài chính bài bản hơn.

Mẹo tối ưu thuế và chi phí hợp pháp cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Tối ưu thuế không đồng nghĩa với trốn thuế, mà là biết cách vận dụng đúng quy định để vừa đảm bảo nghĩa vụ, vừa không phải nộp nhiều hơn cần thiết. Với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, điểm xuất phát luôn là khai đúng ngành nghề, đúng doanh thu, xây dựng hồ sơ chi phí hợp lệ và có thói quen lưu trữ chứng từ. Khi ngành nghề được đăng ký rõ ràng, phân biệt nhóm dịch vụ, thương mại, ăn uống, sản xuất… thì cơ quan thuế sẽ áp dụng tỷ lệ, mức khoán phù hợp hơn với thực tế. Nếu khai ngành nghề “cho có”, không cập nhật khi mở rộng thêm mảng kinh doanh, hộ có thể bị áp mức thuế không hợp lý.

Bên cạnh đó, việc tối ưu chi phí hợp lệ đóng vai trò quan trọng. Mỗi khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh – từ mua hàng hóa, nguyên liệu, công cụ, thuê mặt bằng, điện nước, marketing, vận chuyển… – nên được xin hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Khi chứng từ được sắp xếp khoa học, hộ có căn cứ rõ ràng để bảo vệ mức lợi nhuận hợp lý nếu cơ quan thuế rà soát. Cuối cùng, khi doanh thu tăng trưởng ổn định, quy mô hộ mở rộng, chi phí thực tế và yêu cầu quản trị phức tạp hơn, chủ hộ nên cân nhắc thời điểm chuyển sang mô hình doanh nghiệp để được hưởng cơ chế thuế, hóa đơn, chi phí linh hoạt và minh bạch hơn.

Khai đúng ngành nghề, doanh thu để tránh bị ấn định thuế cao

Khai đúng ngành nghề là bước gốc rễ. Mỗi ngành nghề sẽ có đặc thù biên lợi nhuận và cơ quan thuế thường xây dựng mức doanh thu, tỷ lệ tham khảo khác nhau. Nếu hộ kinh doanh thực tế là dịch vụ ăn uống, biên lợi nhuận thường thấp hơn so với một số ngành thương mại, nhưng lại đi đăng ký ngành khác hoặc ghi ngành rất chung chung, cơ quan thuế có thể áp mức thuế không phù hợp. Ngược lại, nếu hộ mở rộng thêm ngành nghề phụ (bán thêm đồ uống, phụ kiện, hàng hóa kèm theo…) mà không cập nhật, doanh thu phụ không được phản ánh đúng trong hồ sơ, dễ phát sinh chênh lệch khi kiểm tra.

Về doanh thu, nên chủ động ước tính và trao đổi với cơ quan thuế ngay từ đầu, kèm theo bảng ghi chép thực tế trong một thời gian nhất định để bảo vệ mức khoán hợp lý. Khi doanh thu tăng hoặc giảm mạnh, hộ cũng nên chủ động đề nghị điều chỉnh, thay vì “im lặng” để rồi bị ấn định lại ở mức cao, kèm rủi ro truy thu nhiều kỳ.

Tối ưu chi phí hợp lệ, có chứng từ đầy đủ

Chi phí hợp lệ là “vũ khí” giúp hộ kinh doanh chứng minh rằng biên lợi nhuận của mình không cao như con số doanh thu thuần. Để tối ưu, trước hết phải thay đổi thói quen: bất kỳ khoản chi nào liên quan đến kinh doanh đều cố gắng xin hóa đơn, chứng từ – từ tiền hàng, nguyên liệu, vận chuyển, bao bì, marketing đến dịch vụ sửa chữa, bảo trì, vệ sinh. Hóa đơn điện tử thì tải về lưu trữ, hóa đơn giấy thì phân loại theo tháng, theo nhà cung cấp, cất giữ cẩn thận.

Khi có đầy đủ chứng từ, hộ có cơ sở để giải trình với cơ quan thuế rằng lợi nhuận thực tế phù hợp với mặt bằng ngành nghề, tránh trường hợp bị suy đoán “lời khủng” và áp thuế cao. Đồng thời, việc nhìn rõ cơ cấu chi phí còn giúp chủ hộ tự tối ưu: cắt giảm khoản chi lãng phí, tập trung hơn vào những chi phí mang lại doanh thu tốt.

Khi nào nên cân nhắc chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp

Hộ kinh doanh nên nghĩ đến việc chuyển sang mô hình doanh nghiệp khi doanh thu tăng ổn định, số lượng lao động nhiều, nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng tổ chức, doanh nghiệp ngày càng lớn. Khi đó, cơ chế thuế theo doanh nghiệp (kế toán bài bản, hạch toán chi phí đầy đủ, xuất hóa đơn rộng rãi) có thể giúp tối ưu chi phí, tăng uy tín và thuận lợi hơn trong việc mở rộng quy mô, vay vốn và hợp tác với đối tác lớn.

So sánh tự làm kế toán và thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Ưu nhược điểm khi tự làm kế toán tại nhà

Nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ chọn cách tự làm kế toán tại nhà để tiết kiệm chi phí, đặc biệt khi doanh thu chưa lớn. Ưu điểm dễ thấy là chủ động được mọi số liệu thu – chi, nắm khá rõ dòng tiền, không phải phụ thuộc vào bên thứ ba và không tốn thêm chi phí thuê dịch vụ hàng tháng. Chỉ cần một file Excel đơn giản hoặc sổ tay, chủ hộ đã có thể ghi chép doanh thu, chi phí, công nợ, từ đó ước được lãi lỗ. Tuy nhiên, nhược điểm là dễ sai sót do không nắm rõ quy định thuế, không biết phân loại chi phí, doanh thu đúng chuẩn, dễ bỏ sót chứng từ hoặc ghi chép thiếu nhất quán. Khi cơ quan thuế kiểm tra, việc tự giải trình sẽ gây áp lực lớn, tốn thời gian. Ngoài ra, nếu chủ hộ bận rộn bán hàng, họ thường “bỏ quên” sổ sách, chỉ ghi chép đối phó cuối kỳ, khiến số liệu thiếu độ tin cậy và tăng rủi ro bị ấn định thuế.

Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán chuyên cho hộ kinh doanh

Thuê dịch vụ kế toán chuyên cho hộ kinh doanh giúp chủ hộ “nhẹ đầu” đáng kể. Kế toán am hiểu quy định sẽ tư vấn lựa chọn mô hình thuế phù hợp, hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn, chứng từ, phân loại doanh thu – chi phí đúng chuẩn, từ đó tối ưu số thuế phải nộp nhưng vẫn đúng luật. Hàng tháng/quý, đơn vị dịch vụ sẽ nhắc hạn kê khai, lập tờ khai, nộp hồ sơ điện tử và theo dõi thông báo từ cơ quan thuế, hạn chế tối đa tình trạng quên, nộp trễ bị phạt. Khi có yêu cầu giải trình, kiểm tra doanh thu, kế toán dịch vụ chuẩn bị bảng biểu, số liệu và hỗ trợ làm việc với thuế theo phạm vi ủy quyền. Chủ hộ chỉ cần cung cấp chứng từ đúng quy trình, còn lại gần như “one-stop” trọn gói. Chi phí thuê kế toán thường thấp hơn nhiều so với rủi ro bị truy thu, phạt thuế hoặc mất thời gian tự mò mẫm sổ sách.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về kế toán hộ kinh doanh nhỏ lẻ: hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao

Hộ kinh doanh nhỏ lẻ có bắt buộc phải làm sổ sách không?

Dù là hộ kinh doanh nhỏ lẻ, pháp luật vẫn yêu cầu phải lưu giữ chứng từ, hóa đơn và sổ sách tối thiểu để phục vụ quản lý thuế. Với hộ nộp thuế khoán, cơ quan thuế có thể không bắt buộc lập hệ thống sổ sách phức tạp như doanh nghiệp, nhưng việc ghi chép doanh thu, chi phí, công nợ là rất cần thiết. Đây là căn cứ để hộ chứng minh doanh thu thực tế khi đề nghị điều chỉnh mức khoán, giải trình khi bị kiểm tra, tránh bị ấn định thuế theo ước đoán. Vì vậy, “không ai ép” hộ phải làm sổ sách chi tiết, nhưng nếu không có bất kỳ sổ sách nào, rủi ro về thuế và quản lý kinh doanh sẽ rất cao.

Doanh thu bao nhiêu thì phải nộp thuế khoán và thuế TNCN?

Thông thường, hộ kinh doanh có doanh thu năm trên một mức ngưỡng nhất định (tùy quy định hiện hành) sẽ thuộc diện nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp khoán. Nếu doanh thu dưới ngưỡng, hộ có thể được miễn một số sắc thuế nhưng vẫn phải kê khai, đăng ký ban đầu với cơ quan thuế. Thực tế, mức doanh thu tính thuế không chỉ dựa vào khai báo của hộ mà còn căn cứ dữ liệu quản lý của cơ quan thuế, doanh thu tham khảo theo ngành nghề, vị trí kinh doanh, lưu lượng khách… Vì vậy, hộ nên trao đổi trực tiếp với chi cục thuế hoặc kế toán để được hướng dẫn cụ thể theo mức doanh thu dự kiến của mình, tránh chủ quan nghĩ “doanh thu nhỏ thì không phải nộp thuế”.

Không rành Excel có thể làm kế toán theo cách nào đơn giản hơn?

Nếu không rành Excel, hộ kinh doanh vẫn có nhiều cách ghi chép kế toán đơn giản. Cách truyền thống là dùng sổ tay hoặc sổ in sẵn mẫu, mỗi trang ghi rõ ngày, nội dung bán hàng, số tiền thu – chi, tồn quỹ. Chỉ cần siêng ghi hằng ngày, cuối tháng cộng lại cũng ra được doanh thu, chi phí, lãi lỗ tương đối. Ngoài ra, hiện nay có nhiều ứng dụng di động, phần mềm bán hàng đơn giản cho hộ kinh doanh, giao diện thân thiện, chỉ cần nhập giá bán, số lượng, hệ thống tự tổng hợp doanh thu cuối ngày. Hộ cũng có thể kết hợp: ghi tay và chụp lại hóa đơn, chuyển định kỳ cho kế toán dịch vụ nhập liệu. Quan trọng nhất là duy trì thói quen ghi ngay khi phát sinh, dù trên giấy hay app, hơn là đợi “rảnh rồi ghi một lần” rất dễ quên và sai số liệu.

Kế toán hộ kinh doanh nhỏ lẻ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp chủ hộ quản lý dòng tiền minh bạch, thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và vận hành cửa hàng hiệu quả. Khi nắm vững quy định thuế, biết cách ghi chép sổ sách và lưu giữ chứng từ đúng chuẩn, hộ kinh doanh nhỏ lẻ có thể yên tâm phát triển kinh doanh mà không lo gặp rắc rối pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ kê khai thuế, lập sổ sách hoặc muốn sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói để tối ưu chi phí và thời gian, Gia Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và uy tín.