Hướng dẫn thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ

Hướng dẫn thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ là nhu cầu thiết yếu của nhiều doanh nghiệp đang trong giai đoạn tái cấu trúc hoặc chuyển giao quyền điều hành. Việc thay đổi người đại diện cần thực hiện đúng trình tự pháp lý, hồ sơ hợp lệ và thông báo kịp thời đến các cơ quan liên quan để tránh phát sinh rủi ro về sau. Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ và chi tiết nhất về thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật tại TP. Cần Thơ, từ quy trình, hồ sơ đến các lưu ý thực tế trong năm 2025.

Người đại diện pháp luật là gì? Khi nào cần thay đổi?

Vai trò và chức năng theo Luật Doanh nghiệp

Người đại diện pháp luật là cá nhân được doanh nghiệp bổ nhiệm để đại diện cho công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch, ký kết hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, mỗi doanh nghiệp phải có ít nhất một người đại diện pháp luật, có thể là Chủ tịch, Giám đốc hoặc người giữ chức danh tương đương được quy định trong điều lệ.

Người đại diện pháp luật có vai trò then chốt trong việc điều hành và chịu trách nhiệm cao nhất về tính hợp pháp của mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Các trường hợp phổ biến dẫn đến thay đổi

Việc thay đổi người đại diện pháp luật có thể xảy ra trong nhiều tình huống thực tế, như:

• Người đại diện hiện tại từ nhiệm, nghỉ hưu hoặc không còn làm việc tại công ty.
• Người đại diện không còn đủ điều kiện pháp lý (bị mất năng lực hành vi dân sự, bị xử lý hình sự,…).
• Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu quản trị, chiến lược nhân sự hoặc điều chỉnh điều lệ công ty.
• Có quyết định từ cổ đông, chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên yêu cầu thay đổi để phù hợp định hướng phát triển mới.

Việc thay đổi cần được thực hiện đúng trình tự và đăng ký với Phòng Đăng ký kinh doanh để đảm bảo giá trị pháp lý.

Hậu quả nếu không kịp thời thay đổi

Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc thay đổi người đại diện pháp luật khi có sự thay đổi thực tế, sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy như:

• Các giao dịch ký kết bởi người không còn là đại diện có thể bị vô hiệu.
• Không thể thực hiện các thủ tục hành chính như nộp thuế, mở tài khoản ngân hàng, thay đổi thông tin doanh nghiệp.
• Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP về vi phạm trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.
• Ảnh hưởng đến uy tín và sự vận hành hợp pháp của doanh nghiệp.

Do đó, việc cập nhật thông tin người đại diện pháp luật một cách kịp thời là trách nhiệm quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc.

Hướng dẫn thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ chi tiết nhất

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ hợp lệ

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ lý do thay đổi người đại diện pháp luật và thống nhất nội dung thay đổi trong nội bộ (qua họp Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị). Sau đó, tiến hành soạn thảo đầy đủ các giấy tờ, bao gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu quy định)
• Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu (tùy loại hình doanh nghiệp)
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện mới: CCCD/CMND/hộ chiếu (công chứng)
• Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền nộp hồ sơ)
• Giấy đăng ký doanh nghiệp bản gốc để đổi lại giấy mới
• Hồ sơ cần được rà soát kỹ để tránh sai sót thông tin, đặc biệt là tên, chức danh và thời điểm có hiệu lực của người đại diện mới.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Cần Thơ

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp tại:

• Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT TP. Cần Thơ
• Địa chỉ: Số 06 Trần Phú, Phường Cái Khế, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ

Hình thức nộp có thể thực hiện:

• Trực tiếp tại bộ phận một cửa
• Nộp qua mạng tại dangkykinhdoanh.gov.vn

Khi nộp, người đại diện hoặc người được ủy quyền cần mang theo CCCD và các tài liệu liên quan để xác minh. Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký sẽ cấp biên nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả (thông thường từ 3–5 ngày làm việc).

Bước 3 – Theo dõi kết quả và cập nhật thông tin

Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia hoặc liên hệ trực tiếp nếu có yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ.

Khi hồ sơ được duyệt hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi rõ tên người đại diện mới.

Ngay sau đó, cần tiến hành:

Đăng bố cáo thay đổi thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia (phí 100.000 đồng)

Thông báo với các cơ quan liên quan nếu cần như đối tác, khách hàng, đơn vị ký kết hợp đồng…

Bước 4 – Cập nhật tại ngân hàng, thuế, chữ ký số

Việc thay đổi người đại diện không chỉ dừng lại ở Sở KH&ĐT mà còn cần cập nhật thông tin ở các hệ thống liên quan khác:

• Ngân hàng: Người đại diện mới cần trực tiếp đến ngân hàng để ký mẫu chữ ký mới và bổ sung hồ sơ theo yêu cầu (Giấy ĐKKD mới, CCCD…).
• Cơ quan thuế: Nộp mẫu 08/MST để thông báo thay đổi thông tin người ký trên tờ khai thuế.
• Chữ ký số: Cập nhật thông tin cá nhân và mẫu chữ ký của người đại diện mới để đảm bảo kê khai, nộp thuế điện tử hợp lệ.
• Hóa đơn điện tử: Kiểm tra và điều chỉnh người ký trên hóa đơn nếu có sử dụng chức năng ký số của người đại diện.

Việc cập nhật đồng bộ giúp tránh sai sót trong các giao dịch tài chính, hành chính và đảm bảo pháp lý cho các hoạt động doanh nghiệp sau này.

Quy trình thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ tương đối đơn giản nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện đúng thời hạn, đúng quy trình để tránh rủi ro và đảm bảo mọi giao dịch tiếp theo diễn ra hợp lệ, thông suốt.

Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật gồm những gì?

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc phải thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, hồ sơ sẽ có một số điểm khác nhau, nhưng nhìn chung vẫn tuân theo các yêu cầu pháp lý chung. Dưới đây là chi tiết các thành phần cần chuẩn bị trong hồ sơ:

Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Đây là văn bản không thể thiếu trong bộ hồ sơ và được lập theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.

Thông báo cần ghi rõ các thông tin:

• Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp
• Nội dung thay đổi: Thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Thông tin cụ thể của người đại diện cũ và người đại diện mới (họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số CMND/CCCD, chức danh…)
• Thời điểm có hiệu lực của việc thay đổi

Thông báo cần được ký bởi người đại diện hợp pháp hiện tại hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ.

Biên bản họp, quyết định (tùy loại hình)

Căn cứ vào loại hình doanh nghiệp, văn bản này có thể là:

• Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty
• Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên
• Công ty cổ phần: Biên bản họp và quyết định của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông (theo Điều lệ công ty quy định)

Nội dung chính cần thể hiện rõ:

• Căn cứ pháp lý và Điều lệ công ty
• Quyết nghị việc thay đổi người đại diện pháp luật
• Thông tin chi tiết người mới, thời điểm thay đổi có hiệu lực
• Chữ ký đầy đủ của các thành viên có thẩm quyền

Bản sao CCCD/CMND của người đại diện mới

Cần nộp bản sao hợp lệ của một trong các loại giấy tờ tùy thân sau:

• Căn cước công dân (CCCD)
• Chứng minh nhân dân (CMND)
• Hộ chiếu còn hiệu lực

Giấy tờ phải rõ ràng, hợp pháp và đúng với thông tin kê khai trong thông báo thay đổi. Có thể nộp bản sao công chứng hoặc bản sao chụp kèm bản gốc để đối chiếu khi nộp trực tiếp.

Giấy ủy quyền nếu có đơn vị đại diện nộp hồ sơ

Trong trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp cử người đại diện pháp luật đến làm thủ tục, cần có:

• Giấy ủy quyền ghi rõ phạm vi ủy quyền thực hiện việc nộp hồ sơ thay đổi người đại diện
• Chữ ký hợp lệ của người ủy quyền và người được ủy quyền
• Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của người được ủy quyền

Lưu ý thêm:

Hồ sơ có thể nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ online tại dangkykinhdoanh.gov.vn.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, ghi nhận thông tin người đại diện pháp luật mới.

Chuẩn bị đầy đủ các thành phần trên không chỉ giúp thủ tục diễn ra nhanh chóng mà còn đảm bảo tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ.

Thời gian và chi phí thực hiện thay đổi người đại diện

Thời gian xử lý hồ sơ tại Cần Thơ

Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Cần Thơ, thời gian xử lý hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật thường từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Nếu nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia, thời gian xử lý vẫn tương đương nhưng doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ điện tử được ký số và đính kèm đúng định dạng quy định.

Trong trường hợp hồ sơ có sai sót hoặc thiếu giấy tờ, Sở sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi/bổ sung trong vòng 03 ngày làm việc, khiến thời gian hoàn tất có thể kéo dài hơn.

Lệ phí nộp nhà nước và các chi phí khác

Lệ phí thay đổi thông tin doanh nghiệp: Nếu nộp trực tiếp, doanh nghiệp cần nộp lệ phí là 50.000 đồng. Trường hợp nộp hồ sơ online sẽ được miễn lệ phí theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC.

Phí công bố thông tin doanh nghiệp: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp phí công bố trên Cổng thông tin quốc gia là 100.000 đồng/lần đăng ký.

Chi phí khác: Có thể phát sinh nếu doanh nghiệp cần:

Công chứng giấy tờ: 10.000 – 20.000 đồng/trang tùy loại giấy.

Làm lại con dấu, thay đổi chữ ký số (nếu có): 500.000 – 1.000.000 đồng tùy đơn vị cung cấp.

Chi phí khi thuê dịch vụ trọn gói

Nếu doanh nghiệp không có thời gian hoặc muốn đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu, có thể sử dụng dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật trọn gói tại Cần Thơ.

Mức giá dịch vụ dao động từ 700.000 – 1.500.000 đồng đối với công ty TNHH, và từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng đối với công ty cổ phần.

Gói dịch vụ thường bao gồm: tư vấn hồ sơ, soạn thảo toàn bộ biểu mẫu, nộp hồ sơ, theo dõi tình trạng xử lý và nhận kết quả thay mặt doanh nghiệp.

Sử dụng dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro hồ sơ bị từ chối và đảm bảo tính pháp lý trong quá trình thay đổi.

Các lưu ý quan trọng sau khi thay đổi người đại diện

Cập nhật thông tin con dấu, ngân hàng

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật, doanh nghiệp cần xem xét lại con dấu đang sử dụng. Trường hợp con dấu có khắc tên người đại diện cũ, cần tiến hành khắc lại dấu mới và thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần liên hệ với ngân hàng nơi mở tài khoản doanh nghiệp để cập nhật thông tin người đại diện mới, đảm bảo quyền giao dịch tài chính được thực hiện hợp pháp. Việc chậm cập nhật có thể gây ảnh hưởng đến giao dịch điện tử, chuyển khoản, và các vấn đề thanh toán hàng ngày.

Thông báo với đối tác và cơ quan thuế

Một trong những bước quan trọng khác là gửi thông báo đến đối tác, khách hàng, nhà cung cấp về việc thay đổi người đại diện pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch trong quá trình giao dịch.

Về mặt quản lý nhà nước, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin tại cơ quan thuế (Chi cục Thuế quản lý trực tiếp). Việc này giúp đảm bảo các thủ tục kê khai, báo cáo thuế và ký chứng từ kế toán – tài chính được thực hiện đúng tên người đại diện hợp pháp.

Đặc biệt, khi sử dụng hóa đơn điện tử, người đại diện mới cần đăng ký lại thông tin trên hệ thống hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ khi phát hành.

Điều chỉnh hóa đơn và hợp đồng nếu có

Trong trường hợp trên hóa đơn điện tử, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động đang thể hiện tên người đại diện pháp luật cũ, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh để đảm bảo tính pháp lý cho các chứng từ này.

Các bước cần thực hiện gồm:

Soạn phụ lục điều chỉnh hợp đồng ghi nhận người đại diện mới

Gửi thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đến cơ quan thuế (nếu thông tin cũ in cố định trên mẫu hóa đơn)

Thực hiện ký lại các hợp đồng trọng yếu nếu đối tác yêu cầu người đại diện hợp pháp mới ký lại để xác nhận hiệu lực

Tóm lại, sau khi thay đổi người đại diện pháp luật, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc nhận giấy chứng nhận mới mà cần đồng bộ cập nhật thông tin trên tất cả các hệ thống liên quan, nhằm tránh phát sinh tranh chấp pháp lý, rủi ro tài chính và sai sót trong hoạt động kinh doanh.

Dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ

Các gói dịch vụ phổ biến

Hiện nay, tại Cần Thơ có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật với các gói dịch vụ linh hoạt tùy theo nhu cầu doanh nghiệp. Các gói phổ biến gồm: gói cơ bản, chỉ hỗ trợ soạn thảo hồ sơ và hướng dẫn nộp trực tuyến; gói tiêu chuẩn, bao gồm soạn hồ sơ, nộp và theo dõi hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư; gói trọn gói, đại diện nộp hồ sơ, xử lý thay đổi tại ngân hàng, hóa đơn điện tử và tư vấn hậu thay đổi. Doanh nghiệp có thể chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của hồ sơ cần thực hiện.

Ưu điểm khi dùng dịch vụ thay vì tự làm

Sử dụng dịch vụ thay đổi người đại diện giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, đặc biệt khi không rành về thủ tục hành chính hoặc đang trong giai đoạn gấp rút bàn giao điều hành. Đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, hạn chế tối đa tình trạng bị trả hồ sơ do sai sót hoặc thiếu thông tin. Ngoài ra, họ còn có thể tư vấn cụ thể về các vướng mắc liên quan đến điều kiện pháp lý của người đại diện mới, cách cập nhật thông tin trên các nền tảng liên quan như thuế, ngân hàng, chữ ký số. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chuyển tiếp điều hành nhanh chóng, an toàn.

Cam kết thời gian và hiệu quả hồ sơ

Một lợi thế lớn khi sử dụng dịch vụ tại Cần Thơ là sự cam kết về thời gian hoàn tất thủ tục, thường chỉ từ 3–5 ngày làm việc kể từ ngày đủ hồ sơ. Các đơn vị uy tín luôn theo dõi sát tiến độ xử lý tại Sở KH&ĐT, đồng thời hỗ trợ xử lý tình huống phát sinh nếu hồ sơ gặp vướng mắc. Một số đơn vị còn bảo hành thủ tục – tức nếu hồ sơ bị từ chối do lỗi phía dịch vụ thì sẽ miễn phí làm lại. Điều này mang lại sự an tâm và đảm bảo hiệu quả pháp lý cho doanh nghiệp trong suốt quá trình thay đổi người đại diện pháp luật.

Tham khảo: Dịch vụ pháp lý thay đổi người đại diện tại Cần Thơ chuyên nghiệp, nhanh chóng

Câu hỏi thường gặp khi thay đổi người đại diện

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp thường thắc mắc về các điều kiện, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý kèm theo. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến và giải đáp cụ thể để doanh nghiệp nắm rõ trước khi tiến hành thủ tục.

Người mới có cần cư trú tại Việt Nam?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của công ty không bắt buộc phải là người cư trú tại Việt Nam. Tuy nhiên, trên thực tế, nếu người đại diện không thường xuyên có mặt tại Việt Nam thì công ty cần bổ nhiệm thêm người đại diện khác để đảm bảo hoạt động điều hành và ký kết giấy tờ hành chính đúng quy định.

Ngoài ra, một số giao dịch tại ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước vẫn yêu cầu người đại diện trực tiếp ký nên việc không có mặt tại Việt Nam có thể gây khó khăn khi vận hành.

Có cần công bố thông tin thay đổi?

Có. Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Việc công bố này giúp đảm bảo tính minh bạch, cập nhật thông tin chính thức và tránh rủi ro pháp lý khi giao dịch với đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước.

Có phải thay đổi con dấu không?

Tùy từng trường hợp. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng con dấu có khắc thông tin tên người đại diện thì khi thay đổi người đại diện bắt buộc phải khắc lại con dấu mới.

Trường hợp con dấu chỉ chứa tên công ty và mã số thuế, không có tên người đại diện thì không bắt buộc phải thay đổi. Tuy nhiên, việc thay đổi người đại diện vẫn cần được cập nhật tại nơi lưu hành con dấu, ngân hàng, hóa đơn điện tử và chữ ký số.

Việc hiểu rõ các quy định và chuẩn bị kỹ thông tin sẽ giúp doanh nghiệp tiến hành thay đổi người đại diện một cách suôn sẻ, tránh sai sót ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và giao dịch.

Hướng dẫn thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ, nắm rõ quy trình và thực hiện đúng thủ tục theo quy định hiện hành. Việc thay đổi người đại diện hợp lệ không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn duy trì uy tín doanh nghiệp trước các đối tác, cơ quan thuế và ngân hàng. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu, có thể sử dụng dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật tại Cần Thơ để tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế sai sót.