Hướng dẫn lập dự toán chi phí cho hộ kinh doanh chi tiết, dễ áp dụng

Hướng dẫn lập dự toán chi phí cho hộ kinh doanh là bước quan trọng giúp chủ hộ kiểm soát dòng tiền, tối ưu lợi nhuận và chủ động kế hoạch kinh doanh theo từng tháng hoặc từng quý. Việc lập dự toán đúng cách không chỉ giúp ước lượng chính xác chi phí cần chi, mà còn hỗ trợ hộ kinh doanh nhận diện rủi ro tài chính, phân bổ nguồn vốn hợp lý và tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt trong quá trình hoạt động. Dù kinh doanh ở quy mô nhỏ hay siêu nhỏ, một bản dự toán chi phí rõ ràng sẽ giúp công việc vận hành ổn định và tăng khả năng sinh lời. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xây dựng dự toán chi phí mà bất kỳ hộ kinh doanh nào cũng có thể áp dụng ngay.

Tổng quan về việc lập dự toán chi phí cho hộ kinh doanh

Đa số hộ kinh doanh bắt đầu bằng… cảm hứng: thấy mặt bằng đẹp, ngành đang “hot”, bạn bè rủ góp vốn là mở. Nhưng chỉ vài tháng sau, rất nhiều hộ rơi vào cảnh hết tiền, thiếu vốn, xoay không kịp, không phải vì bán kém mà vì ngay từ đầu không lập dự toán chi phí rõ ràng.

Dự toán chi phí hiểu đơn giản là bản “ước tính trước” tất cả những khoản tiền cần chi để mở và vận hành hộ kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 3–6 tháng đầu). Trong đó phải tính đủ: tiền cọc – thuê mặt bằng, sửa chữa – trang trí, mua sắm thiết bị, nhập hàng đợt đầu, lương nhân viên, chi phí điện nước, marketing, dự phòng rủi ro…

Nhờ lập dự toán, chủ hộ trả lời được các câu hỏi quan trọng:

Cần bao nhiêu vốn để mở?

Số tiền hiện có có đủ không, thiếu bao nhiêu phải vay hoặc góp thêm?

Chi phí cố định mỗi tháng khoảng bao nhiêu, doanh thu tối thiểu phải đạt là bao nhiêu để… khỏi lỗ?

Không có dự toán, mọi thứ chỉ là “ước chừng”, rất dễ rơi vào tình trạng mở xong rồi mới phát hiện thiếu tiền để duy trì, phải cắt giảm chất lượng, nợ tiền nhà, nợ lương nhân viên, dẫn đến kinh doanh không bền. Ngược lại, một bảng dự toán chi phí bài bản giúp hộ kinh doanh chủ động tài chính, giảm áp lực tâm lý và tăng cơ hội tồn tại qua giai đoạn đầu nhiều rủi ro.

Vì sao hộ kinh doanh cần lập dự toán chi phí trước khi mở cửa

Trước khi mở cửa, hộ kinh doanh phải đối mặt với hàng loạt câu hỏi: thuê mặt bằng ở đâu, sửa chữa bao nhiêu, mua máy móc gì, nhập hàng lần đầu bao nhiêu là đủ… Nếu không lập dự toán, chủ hộ thường chi theo cảm hứng, thấy gì cần là mua, đến khi cộng lại mới “té ngửa” đã vượt xa số vốn ban đầu.

Lập dự toán chi phí giúp bạn thấy trước bức tranh tài chính: tổng vốn cần có, cơ cấu chi cho từng hạng mục, số tiền dự phòng bắt buộc. Nhờ đó, bạn biết mình có đủ vốn tự có hay phải vay thêm, góp thêm, hoặc nên thu hẹp quy mô lại cho an toàn.

Ngoài ra, dự toán giúp tránh tình trạng “vừa làm vừa sửa”: sửa mặt bằng quá tay, mua thiết bị quá đắt, nhập hàng quá nhiều rồi nằm im trên kệ. Khi có một bản dự toán, bạn sẽ cân nhắc kỹ hơn từng khoản, ưu tiên chi cho những hạng mục thật sự cần thiết để mở được cửa + duy trì được ít nhất vài tháng, thay vì “đốt tiền” vào những thứ chưa cần.

Lợi ích của dự toán chi phí đối với quản lý tài chính hộ kinh doanh

Dự toán chi phí không chỉ hữu ích ở giai đoạn chuẩn bị, mà còn là kim chỉ nam cho quản lý tài chính sau khi hộ đi vào hoạt động. Thứ nhất, nó cho bạn một mốc so sánh: chi thực tế so với chi dự toán, từ đó phát hiện sớm khoản nào đang vượt kế hoạch (tiền điện, nguyên vật liệu, lương, marketing…) để điều chỉnh.

Thứ hai, dự toán giúp bạn xác định mức doanh thu tối thiểu cần đạt mỗi tháng để đủ bù chi phí, từ đó lên kế hoạch bán hàng, khuyến mãi, chăm sóc khách hợp lý. Không còn kiểu “bán được bao nhiêu hay bấy nhiêu” mà chuyển sang “phải đạt mức X để không lỗ”.

Thứ ba, dự toán còn là căn cứ để bạn làm việc với người góp vốn, đối tác, gia đình: cho mọi người thấy dòng tiền dự kiến, thời gian thu hồi vốn, mức độ rủi ro. Nhờ đó, quyết định mở hoặc không mở hộ kinh doanh sẽ dựa trên những con số rõ ràng, giảm bớt cảm tính.

Các nhóm chi phí chính trong hộ kinh doanh

Để lập dự toán chi phí đầy đủ, chủ hộ cần phân chia rõ các nhóm chi phí thay vì liệt kê lộn xộn. Thông thường, hộ kinh doanh sẽ có ba nhóm chính: chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành hàng tháng và chi phí nhân công – marketing – dự phòng.

Chi phí đầu tư ban đầu là những khoản chi “một lần” hoặc ít lặp lại trong giai đoạn khởi động: cọc – thuê mặt bằng, sửa chữa – trang trí, mua sắm trang thiết bị, nội thất, bảng hiệu, phần mềm, công cụ dụng cụ… Nhóm này thường chiếm tỷ trọng lớn, quyết định quy mô ban đầu.

Chi phí vận hành hàng tháng là những khoản chi cố định hoặc biến đổi đều đặn: tiền thuê nhà, điện nước, internet, điện thoại, chi phí nguyên vật liệu – hàng hóa nhập về, chi phí vận chuyển, bảo trì nhỏ, vệ sinh… Đây là phần chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền hàng tháng.

Cuối cùng là chi phí nhân công, marketing và dự phòng. Lương nhân viên, bảo hiểm (nếu có), chi phí thuê ngoài (shipper, cộng tác viên), chi phí quảng cáo online/offline, in ấn tờ rơi, khuyến mãi… đều nằm trong nhóm này. Ngoài ra, dự toán chi phí phải có một khoản dự phòng rủi ro cho các tình huống: doanh thu thấp hơn dự kiến, hư hỏng thiết bị, tăng giá nguyên liệu, phát sinh khoản chi hành chính…

Khi lập dự toán, việc phân nhóm rõ ràng giúp bạn không bỏ sót chi phí, đồng thời dễ điều chỉnh: nếu thiếu vốn, có thể xem xét giảm bớt chi phí đầu tư ban đầu (chọn thiết bị vừa phải), tối ưu chi phí vận hành (tiết kiệm điện, chọn nhà cung cấp phù hợp) hoặc bố trí lại chi phí marketing. Từ đó, bạn xây dựng được một mô hình tài chính cân bằng hơn, phù hợp với khả năng vốn và mục tiêu kinh doanh.

Chi phí đầu tư ban đầu: mặt bằng, trang thiết bị, sửa chữa

Đây là nhóm chi phí “nặng” nhất ngay khi khởi đầu. Đầu tiên là tiền cọc và tiền thuê mặt bằng: thường phải đặt cọc 1–3 tháng, cộng thêm tiền thuê tháng đầu. Chỉ riêng khoản này đã chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng vốn.

Tiếp theo là chi phí sửa chữa, cải tạo, trang trí: sơn sửa, làm trần, lót sàn, làm quầy kệ, hệ thống đèn, ổ điện… Tùy mức độ “chịu chơi” mà chi phí có thể chênh lệch rất lớn, nên cần tính toán phù hợp với mô hình.

Rồi đến chi phí thiết bị, nội thất: bàn ghế, tủ kệ, máy móc (máy pha chế, lò nướng, tủ lạnh, POS, camera), biển hiệu, menu, vật dụng nhỏ (ly tách, khay, hộp đựng…). Nếu không dự toán trước, chủ hộ rất dễ mua theo cảm hứng, “thích gì mua nấy”, dẫn đến vượt xa ngân sách.

Lập dự toán chi tiết cho nhóm chi phí đầu tư ban đầu giúp bạn chủ động chọn phương án tối ưu: cái gì phải mua mới, cái gì có thể mua cũ, cái gì có thể thuê hoặc mượn tạm, từ đó giảm áp lực vốn ban đầu nhưng vẫn đảm bảo vận hành được.

Chi phí vận hành hàng tháng: điện nước, internet, nguyên vật liệu, dịch vụ

Sau khi mở cửa, dù có khách hay không, hộ kinh doanh vẫn phải trả chi phí vận hành hàng tháng. Cốt lõi là tiền thuê mặt bằng, điện, nước, internet, điện thoại, phần mềm bán hàng/ kế toán (nếu dùng), phí vệ sinh, bảo trì nhỏ. Đây là các khoản gần như cố định, khó cắt giảm nhiều trong ngắn hạn.

Bên cạnh đó là chi phí nguyên vật liệu – hàng hóa: tiền nhập hàng bán, nhập nguyên liệu sản xuất, bao bì, túi hộp… Khoản này thường biến động theo doanh thu nhưng vẫn cần dự toán theo kế hoạch bán hàng: ví dụ dự kiến doanh thu 100 triệu/tháng, tỷ lệ giá vốn 50–60% thì chi phí nguyên liệu sẽ khoảng 50–60 triệu.

Ngoài ra, một số ngành còn có chi phí dịch vụ đi kèm: tiền vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, phần trăm cho đơn vị giao hàng, phí sàn thương mại điện tử… Tất cả nên được đưa vào dự toán để xác định tổng chi phí vận hành hàng tháng, từ đó biết được mức doanh thu tối thiểu cần đạt để hòa vốn.

Chi phí nhân công, marketing và chi phí dự phòng

Nhóm chi phí này tuy dễ “co giãn” nhưng lại ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng dịch vụ và khả năng bán hàng. Chi phí nhân công bao gồm lương, phụ cấp, thưởng, hoa hồng cho nhân viên, cộng tác viên, shipper riêng… Chi phí marketing gồm quảng cáo online, chạy quảng cáo, làm nội dung, in tờ rơi, treo băng rôn, chương trình khuyến mãi.

Bên cạnh đó, dự toán nên có khoản dự phòng (thường 5–15% tổng chi phí) cho các rủi ro: doanh thu thấp hơn dự kiến, máy móc hỏng, giá nguyên liệu tăng, chi phí hành chính phát sinh. Khoản này giúp hộ kinh doanh không bị “nghẹt thở” khi gặp biến động bất ngờ.

Cách thu thập thông tin và số liệu để lập dự toán chi phí

Lập dự toán chi phí không phải… ngồi đoán bừa, mà cần dựa trên thông tin và số liệu thực tế. Bước đầu tiên là thu thập báo giá, khảo sát giá thị trường cho từng hạng mục: thuê mặt bằng, sửa chữa, thiết bị, nguyên liệu, lương nhân công, chi phí marketing. Càng chi tiết, dự toán càng sát với thực tế.

Sau đó, bạn nên tham khảo thêm kinh nghiệm của những hộ kinh doanh cùng ngành: hỏi người quen, tham gia các nhóm chia sẻ, trao đổi với kế toán hoặc đơn vị tư vấn. Họ thường cho bạn con số thực tế về tỷ lệ giá vốn, mức chi điện nước, lương nhân viên, chi phí marketing phổ biến, từ đó điều chỉnh dự toán cho phù hợp với mô hình của mình.

Toàn bộ số liệu thu thập được nên được ghi lại và lưu trữ cẩn thận (file Excel, sổ tay, email). Dựa trên đó, bạn lập một bảng dự toán theo từng nhóm chi phí và từng giai đoạn (đầu tư ban đầu, 3 tháng đầu, 6 tháng đầu).

Quan trọng nhất, hãy coi dự toán là tài liệu sống: sau khi vào hoạt động, thường xuyên so sánh chi thực tế với chi dự toán, điều chỉnh lại cho sát hơn. Chỉ cần làm tốt vài vòng như vậy, bạn sẽ có một “bộ khung” chi phí rất chuẩn cho mô hình của mình, là nền tảng để mở thêm chi nhánh hoặc mở rộng quy mô về sau.

Khảo sát giá thị trường, báo giá nhà cung cấp, chi phí thuê mặt bằng

Trước khi ghi con số vào bảng dự toán, hãy dành thời gian khảo sát thực tế. Với mặt bằng, nên đi xem nhiều nơi, hỏi giá các khu vực khác nhau, ghi lại diện tích, giá thuê, tiền cọc, chi phí dự kiến sửa chữa. Đừng quên hỏi hàng xóm, môi giới về tình trạng khu vực: có hay tăng giá, có chi phí “ngầm” nào không.

Về trang thiết bị – sửa chữa, hãy xin báo giá từ 2–3 đơn vị thi công, nhà cung cấp khác nhau để so sánh. Cùng là máy móc, nội thất nhưng giá có thể chênh lệch khá lớn. Với nguyên vật liệu – hàng hóa, liên hệ nhà cung cấp, lấy bảng giá sỉ, hỏi về chính sách chiết khấu, chi phí giao hàng.

Các khoản chi cố định như điện, nước, internet, phần mềm… có thể tra cứu và hỏi trực tiếp nhà cung cấp dịch vụ. Tất cả báo giá nên được lưu lại, ghi rõ nguồn, thời điểm hỏi để làm căn cứ. Khi bạn đưa những con số “có cơ sở” vào dự toán, kế hoạch tài chính sẽ sát thực tế hơn rất nhiều so với việc ước chừng.

Tham khảo kinh nghiệm từ hộ kinh doanh cùng ngành, số liệu từ kế toán

Ngoài khảo sát giá, việc hỏi kinh nghiệm người đi trước là cực kỳ quan trọng. Những chủ hộ đã kinh doanh cùng ngành sẽ cho bạn biết: chi phí nào thường đội lên so với dự kiến, chi phí nào có thể tiết kiệm, tỷ lệ giá vốn hợp lý, mức lương nhân viên phổ biến, chi marketing tối thiểu nên dành là bao nhiêu.

Nếu có cơ hội làm việc với kế toán hoặc đơn vị tư vấn, bạn có thể xin họ một số mẫu báo cáo chi phí thực tế của các mô hình tương tự (đã ẩn thông tin nhạy cảm). Các con số như: tỷ lệ giá vốn/doanh thu, chi phí thuê nhà/doanh thu, chi phí nhân công/doanh thu… sẽ giúp bạn kiểm tra xem dự toán của mình có đang quá lạc quan hay quá thận trọng.

Sự kết hợp giữa báo giá thị trường + kinh nghiệm thực tế + số liệu kế toán sẽ tạo ra một bản dự toán chi phí rất “đời thực”, hữu ích khi ra quyết định.

Ghi nhận và lưu trữ số liệu đầu vào phục vụ lập bảng dự toán

Tất cả báo giá, ghi chú khảo sát, chia sẻ kinh nghiệm… nên được tập trung vào một nơi: file Excel, Google Sheet hoặc sổ ghi chép. Từ kho dữ liệu này, bạn lập bảng dự toán chi tiết cho từng hạng mục. Khi cần điều chỉnh hoặc mở thêm điểm bán, chỉ cần cập nhật lại là dùng được ngay.

Hướng dẫn lập dự toán chi phí đầu tư ban đầu cho hộ kinh doanh

Khi bắt đầu hộ kinh doanh, việc lập dự toán chi phí đầu tư ban đầu là bước quan trọng để tránh thiếu vốn, thâm hụt ngân sách hoặc phải vay quá nhiều trong giai đoạn khởi sự. Một bảng dự toán rõ ràng giúp bạn biết cần chuẩn bị bao nhiêu tiền, chi cho hạng mục nào, và đâu là khoản có thể cắt giảm hoặc tối ưu.

Dự toán đầu tư ban đầu thường gồm 3 nhóm lớn: chi phí mặt bằng – sửa chữa – trang trí, chi phí mua sắm thiết bị – dụng cụ – nội thất, và chi phí dự phòng vốn lưu động (để nhập hàng, trả lương, duy trì 1–3 tháng đầu). Mỗi hộ kinh doanh sẽ có mức chi phí khác nhau tùy ngành nghề: ăn uống, bán lẻ, spa, làm đẹp, cửa hàng vật liệu… nhưng cách lập dự toán đều theo nguyên tắc: liệt kê đầy đủ → báo giá → tổng hợp → phân bổ nguồn vốn.

Xác định nhu cầu mặt bằng, sửa chữa, trang trí ban đầu

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ nhu cầu mặt bằng: diện tích bao nhiêu m², cần ở vị trí nào (mặt tiền lớn, hẻm, khu dân cư, khu công nghiệp…), có yêu cầu đặc thù không (bếp ăn, kho lạnh, phòng dịch vụ…). Sau đó mới bắt đầu tính đến chi phí.

Chi phí thường gặp:

Tiền đặt cọc và tiền thuê tháng đầu tiên (thường cọc 1–3 tháng).

Chi phí sửa chữa, cải tạo: sơn tường, lát gạch, làm tủ kệ, xây bồn rửa, thiết kế lại khu bếp/quầy.

Chi phí trang trí – nhận diện thương hiệu: bảng hiệu, decal, ánh sáng, biển menu, logo.

Để lập dự toán chính xác, bạn nên đi khảo sát 2–3 mặt bằng, hỏi giá chi tiết, chụp ảnh và lập danh sách hạng mục cần sửa. Nếu cần sửa chữa lớn, nên xin báo giá từ 2–3 đơn vị thi công để tránh đội chi phí. Những chi phí này thường chiếm 30–40% vốn đầu tư ban đầu, nên cần tính toán kỹ.

Liệt kê thiết bị, máy móc, nội thất, công cụ dụng cụ cần mua

Đây là phần tốn kém nhất đối với nhiều ngành nghề, đặc biệt là F&B, spa, tiệm nail, cửa hàng thực phẩm, cửa hàng phụ kiện. Bạn cần lập danh sách chi tiết theo từng nhóm thiết bị để không sót hạng mục và tránh mua dư thừa.

Ví dụ:

F&B – ăn uống: tủ lạnh, tủ đông, bếp gas/điện, nồi, chảo, máy xay, quầy bar, bàn ghế, ly chén, POS bán hàng.

Spa – làm đẹp: giường spa, khăn, máy hấp, máy điện di, máy phi kim, tủ đồ nghề, tủ locker.

Cửa hàng bán lẻ: kệ trưng bày, quầy thu ngân, máy in hóa đơn, camera, máy tính bảng, tủ kho mini.

Cách làm đúng:

Liệt kê toàn bộ thiết bị cần mua →

Ghi giá thị trường (tham khảo 2–3 nơi) →

Đánh dấu ưu tiên cần mua ngay và mua bổ sung sau.

Nhờ vậy, bạn kiểm soát được mức đầu tư, tránh tình trạng mua ồ ạt theo cảm xúc.

Cách ước tính tổng vốn đầu tư ban đầu và phân bổ nguồn vốn

Sau khi có danh sách hạng mục + báo giá dự kiến, bạn tổng hợp thành bảng:

Chi phí mặt bằng: …

Chi phí sửa chữa – trang trí: …

Chi phí thiết bị – dụng cụ: …

Chi phí giấy phép – hồ sơ pháp lý (nếu có): …

Vốn lưu động 1–3 tháng: …

Tổng vốn đầu tư = Tổng tất cả các khoản trên.

Bạn nên phân bổ nguồn vốn theo tỷ lệ tham khảo: 70–80% cho đầu tư tài sản – trang thiết bị, 20–30% làm vốn lưu động để đảm bảo hoạt động ổn định trong thời gian đầu.

Hướng dẫn lập dự toán chi phí vận hành hàng tháng

Sau khi lập dự toán đầu tư ban đầu, bước tiếp theo là tính chi phí vận hành hàng tháng để xem hộ kinh doanh có đủ dòng tiền duy trì hay không. Dự toán vận hành giúp bạn ước tính điểm hòa vốn, mức doanh thu tối thiểu và kế hoạch giá bán.

Các nhóm chi phí vận hành gồm: chi phí điện nước – internet – phần mềm, chi phí nguyên vật liệu – hàng hóa nhập vào, và chi phí kho – vận chuyển – bảo quản (nếu có). Hộ kinh doanh nên lập dự toán ít nhất 3 tháng đầu, sau đó điều chỉnh dần theo thực tế.

Ước tính chi phí điện nước, internet, điện thoại, phần mềm

Các chi phí thường xuyên này là chi phí cố định hằng tháng của hầu hết hộ kinh doanh:

Điện: tùy ngành nghề.

F&B có thể từ 2–6 triệu/tháng (máy lạnh, tủ lạnh, bếp điện).

Bán lẻ: 1–3 triệu/tháng.

Nước: thường 200.000 – 1.000.000/tháng tùy quy mô.

Internet – Wifi: 250.000 – 500.000/tháng.

Điện thoại – Sim data: 100.000 – 300.000/tháng.

Phần mềm bán hàng/kế toán: từ 100.000 – 300.000/tháng tùy gói dịch vụ.

Cách dự toán:

Ghi nhận ước tính theo giá thị trường.

Sau 1–2 tháng, điều chỉnh chi phí theo hóa đơn thực tế.

Nếu dùng nhiều thiết bị điện công suất lớn, thêm phần dự phòng 10–15%.

Dự toán chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa nhập vào theo kế hoạch bán

Đây là chi phí quan trọng nhất trong vận hành, chiếm từ 40–70% tổng chi phí tùy ngành nghề.

Để dự toán chính xác:

Xác định kế hoạch bán hàng: số lượng dự kiến bán mỗi ngày/tuần/tháng.

Tính định mức nguyên liệu cho mỗi sản phẩm (F&B), hoặc số lượng hàng tồn tối thiểu (đối với bán lẻ).

Lập bảng dự toán:

Mặt hàng A → cần X đơn vị → giá Y → tổng Z

Mặt hàng B → …

Cộng tổng giá trị nguyên liệu/hàng hóa cần nhập trong tháng.

Ví dụ với quán cà phê:

Dự kiến 70 ly/ngày → 2.100 ly/tháng.

Cà phê, sữa, đá, syrup… tính theo định mức mỗi ly.

Cuối cùng, tính ra tổng chi phí nguyên liệu cần nhập trong tháng.

Đối với cửa hàng bán lẻ, bạn có thể đặt mức nhập theo chu kỳ 2–4 tuần để tối ưu dòng tiền.

Tính toán chi phí thuê kho, vận chuyển, bảo quản (nếu có)

Không phải hộ kinh doanh nào cũng cần kho, nhưng nếu bạn bán hàng online, hàng cồng kềnh hoặc hàng lạnh/thực phẩm, bạn cần thêm các chi phí sau:

Thuê kho mini, kho chung: từ 1–5 triệu/tháng tùy diện tích.

Vận chuyển nhập hàng: ship nội thành, phí xe tải nhỏ, phí nhận hàng tại bến xe.

Chi phí bảo quản: đá khô, thùng xốp, tủ lạnh, màng bọc, hao hụt bảo quản.

Cách dự toán là: liệt kê từng loại chi phí → ước tính theo từng lần nhập hoặc theo tháng → cộng tổng.

Dự toán chi phí nhân sự và chi phí quản lý khác

Tính lương, phụ cấp, thưởng cho nhân viên và người hỗ trợ

Trong dự toán chi phí, tiền lương thường là khoản lớn và cố định theo tháng, vì vậy hộ kinh doanh cần tính kỹ ngay từ đầu. Trước hết, liệt kê toàn bộ nhân sự dự kiến: chủ hộ có trực tiếp làm hay không, bao nhiêu nhân viên chính thức, bao nhiêu người làm ca, thời vụ. Với từng vị trí, xác định mức lương cơ bản, số ca làm trong tháng, phụ cấp (ăn ca, xăng xe, điện thoại, trách nhiệm…).

Ví dụ: một hộ kinh doanh ăn uống có 1 quản lý, 2 nhân viên phục vụ, 1 phụ bếp. Bạn dự toán: quản lý 8 triệu/tháng, nhân viên 6 triệu/người, phụ bếp 5 triệu, phụ cấp ăn ca 500.000đ/người, cộng thêm khoản thưởng doanh thu nếu bán vượt chỉ tiêu (ví dụ 3–5% lợi nhuận hoặc một mức cố định). Đối với người hỗ trợ thời vụ, có thể tính theo ca (ca 4 tiếng, ca 8 tiếng) hoặc theo giờ, rồi ước số ca/tháng trong giai đoạn cao điểm và thấp điểm.

Tổng hợp lại, bạn sẽ có bảng dự toán chi phí nhân sự hàng tháng, từ đó nhân lên cho 6 tháng hoặc 1 năm hoạt động. Đừng quên dự phòng một phần cho thưởng lễ tết, thưởng doanh số, tránh tình trạng đến cuối năm mới “móc tiền túi” mà không có kế hoạch từ trước.

Chi phí bảo hộ lao động, đào tạo, tuyển dụng nhân sự

Ngoài lương, hộ kinh doanh còn chịu các khoản chi gián tiếp cho nhân sự như đồng phục, bảo hộ lao động, đào tạo, tuyển dụng. Nếu kinh doanh ăn uống, sản xuất, kho bãi…, bạn cần tính chi phí áo quần đồng phục, tạp dề, nón, găng tay, giày chống trượt… theo số lượng nhân viên và thời gian sử dụng (mỗi năm thay vài lần).

Chi phí đào tạo ban đầu cũng nên được dự toán: thời gian hướng dẫn nhân viên, tài liệu, chi phí thử việc (vừa làm vừa học, năng suất chưa cao). Nếu phải đăng tin tuyển dụng trên các website, fanpage, hoặc trả phí cho bên giới thiệu việc làm, hãy đưa luôn vào khoản “chi phí tuyển dụng”. Dù từng khoản không lớn, nhưng cộng lại trong năm cũng là một số tiền đáng kể, nếu không dự trước sẽ làm đội chi phí vận hành.

Các chi phí quản lý khác: văn phòng phẩm, công cụ nhỏ lẻ

Chi phí quản lý khác bao gồm sổ sách, bút viết, giấy in hóa đơn, mực in, file hồ sơ, phần mềm quản lý, ổ cứng lưu dữ liệu, cùng các công cụ nhỏ như khay đựng tiền, kệ nhỏ, bảng ghi chú, đồ dùng văn phòng. Với hộ kinh doanh, bạn có thể dự toán theo tháng hoặc quý (ví dụ 300–500 nghìn/tháng), sau đó nhân cho cả năm. Những khoản nhỏ nếu không tính trước sẽ làm chi phí thực tế cao hơn dự kiến ban đầu.

Dự toán chi phí marketing và bán hàng cho hộ kinh doanh

Chi phí bảng hiệu, tờ rơi, khuyến mãi khai trương

Khi mới mở hộ kinh doanh, chi phí khai trương, giới thiệu thương hiệu là khoản không nên bỏ qua. Bạn cần lên dự toán cho:

Bảng hiệu, hộp đèn, decal kính: tùy kích thước, chất liệu mà chi phí vài triệu đến vài chục triệu.

Tờ rơi, banner, standee: in số lượng bao nhiêu, phát trong bao lâu, kèm ưu đãi gì.

Chương trình khuyến mãi khai trương: giảm giá 20–30% trong 3–7 ngày đầu, tặng quà nhỏ, combo giá sốc…

Tốt nhất, hãy lập một gói ngân sách khai trương trọn vẹn (ví dụ 10–20 triệu) gồm tất cả các hạng mục trên, thay vì làm tới đâu tính tới đó. Việc này giúp bạn kiểm soát chi phí, chọn phương án phù hợp túi tiền mà vẫn đảm bảo “ồn ào” vừa đủ để thu hút khách trong giai đoạn đầu.

Chi phí quảng cáo online, chạy ads, sàn thương mại điện tử

Với hộ kinh doanh bán online hoặc kết hợp offline – online, chi phí marketing số rất quan trọng. Bạn cần dự toán:

Chi phí chạy quảng cáo Facebook, Zalo, TikTok: mỗi tháng dự định chi bao nhiêu, thử nghiệm trong bao lâu.

Phí sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada…): phí hoa hồng trên đơn hàng, phí dịch vụ, phí quảng cáo nội sàn.

Chi phí thiết kế hình ảnh, chụp sản phẩm, làm video ngắn: thuê ngoài hoặc tự làm nhưng vẫn có chi phí đạo cụ, thiết bị.

Nên xác định một tỷ lệ % doanh thu dự kiến dành cho marketing, ví dụ 5–10% trong giai đoạn đầu, sau đó theo dõi hiệu quả để điều chỉnh. Mục tiêu là tạo đủ lượng khách mới mà không làm chi phí quảng cáo “ăn hết” lợi nhuận.

Ngân sách chăm sóc khách hàng và duy trì thương hiệu

Ngoài quảng cáo, hộ kinh doanh nên dành một phần ngân sách cho chăm sóc khách hàng: thẻ tích điểm, quà sinh nhật nhỏ, voucher cho lần mua sau, chi phí quản lý fanpage, trả lời tin nhắn. Đây là khoản chi giúp giữ chân khách cũ, xây dựng thương hiệu cá nhân/hộ kinh doanh, và thường mang lại lợi ích lâu dài hơn nhiều so với chỉ tập trung tìm khách mới.

Lập quỹ dự phòng rủi ro trong dự toán chi phí

Các rủi ro thường gặp: bán chậm, dịch bệnh, tăng giá nguyên liệu

Kinh doanh luôn đi kèm rủi ro, đặc biệt với hộ nhỏ, dòng tiền yếu. Một số rủi ro phổ biến:

Bán chậm, ít khách so với kỳ vọng: doanh thu không đủ bù chi phí cố định như thuê mặt bằng, lương, điện nước.

Dịch bệnh, thời tiết xấu, chính sách thay đổi: buộc phải đóng cửa tạm thời hoặc giảm giờ hoạt động.

Giá nguyên liệu tăng bất ngờ, chi phí nhập hàng đội lên nhưng chưa kịp điều chỉnh giá bán.

Hàng tồn, hết hạn: đặc biệt với ngành ăn uống, thực phẩm, mỹ phẩm, nông sản.

Nếu không chuẩn bị quỹ dự phòng, chỉ cần 1–2 tháng xấu là hộ kinh doanh dễ rơi vào cảnh thiếu tiền trả tiền thuê, lương nhân viên, phải vay nóng hoặc đóng cửa gấp. Vì vậy, việc lập quỹ dự phòng ngay từ khâu dự toán là cực kỳ quan trọng.

Xác định tỷ lệ quỹ dự phòng phù hợp trên tổng chi phí

Thông thường, hộ kinh doanh có thể trích 5–15% tổng chi phí dự toán để lập quỹ dự phòng rủi ro, tùy ngành nghề và mức độ biến động. Ví dụ, nếu một tháng chi phí hoạt động khoảng 50 triệu, bạn có thể đặt mục tiêu mỗi tháng trích 3–5 triệu vào quỹ dự phòng cho đến khi tích lũy được 3–6 tháng chi phí.

Ngành có rủi ro cao (thực phẩm tươi, dịch vụ thời vụ, ngành chịu ảnh hưởng lớn của mùa vụ) nên chọn tỷ lệ cao hơn. Điều quan trọng là tính quỹ dự phòng như một khoản chi “bắt buộc”, không phải “có dư thì bỏ”.

Cách quản lý và sử dụng quỹ dự phòng hiệu quả

Quỹ dự phòng nên được tách biệt với tiền chi tiêu hằng ngày, có thể gửi vào một tài khoản riêng hoặc sổ tiết kiệm ngắn hạn để tránh “lỡ tay xài hết”. Chỉ sử dụng quỹ khi gặp đúng loại rủi ro đã xác định (doanh thu giảm sâu, chi phí tăng đột biến, sự cố bất khả kháng), kèm theo ghi chép rõ ràng lý do rút quỹ. Sau khi vượt qua giai đoạn khó khăn, tiếp tục bổ sung để duy trì “tấm đệm an toàn” cho hộ kinh doanh.

Kết hợp dự toán chi phí với dự toán doanh thu và điểm hòa vốn

Lập dự toán chi phí chỉ là một nửa bức tranh. Để biết hộ kinh doanh có sống được hay không, bạn phải kết hợp thêm dự toán doanh thu và xác định điểm hòa vốn – tức mức doanh thu tối thiểu phải đạt để bù hết chi phí. Khi đó, mọi đồng doanh thu tăng thêm sau điểm hòa vốn mới là lợi nhuận thực sự.

Trước hết, hãy ước tính doanh thu theo ngày, theo tháng dựa trên công suất bán hàng tối đa và mức “khả thi”. Ví dụ: quán cà phê có 20 bàn, nếu full công suất có thể bán 200 ly/ngày, nhưng thực tế giai đoạn đầu chỉ dám ước 60–80 ly/ngày. Tương tự, tiệm tạp hóa ước tính số bill/ngày, giá trị trung bình mỗi đơn, từ đó ra doanh thu ngày và nhân lên thành doanh thu tháng.

Tiếp theo, bạn gom các khoản chi phí đã dự toán thành chi phí cố định (tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, khấu hao trang thiết bị, phần mềm, internet…) và chi phí biến đổi (nguyên vật liệu, bao bì, chi phí ship theo đơn, chiết khấu, hoa hồng…). Khi hiểu rõ cấu trúc chi phí, bạn dễ dàng tính được: với mỗi sản phẩm/dịch vụ bán ra, mình lời được bao nhiêu sau khi trừ chi phí biến đổi (biên lợi nhuận gộp).

Từ đó, bạn xác định được điểm hòa vốn: tổng chi phí cố định / biên lợi nhuận gộp trên mỗi sản phẩm = số lượng sản phẩm phải bán để “không lỗ – không lời”. So sánh số lượng này với công suất bán hàng dự kiến, bạn sẽ thấy mô hình của mình có thực tế hay không.

Nếu điểm hòa vốn quá cao so với sức bán dự kiến, bạn cần điều chỉnh lại giá bán, chi phí, quy mô trước khi “xuống tiền”. Ngược lại, nếu doanh thu dự toán vượt khá xa điểm hòa vốn, bạn có cơ sở tự tin hơn. Đây cũng là nền tảng để đánh giá biên lợi nhuận và khả năng mở rộng mô hình trong tương lai.

Ước tính doanh thu theo ngày, tháng dựa trên công suất bán hàng

Để ước tính doanh thu, thay vì “phán đại”, hãy dựa trên công suất bán hàng và hành vi khách. Quy trình đơn giản:

Xác định công suất tối đa: ví dụ quán ăn có 10 bàn, phục vụ được 3 lượt/bàn/buổi, trung bình 50.000–70.000đ/người; hoặc cửa hàng có thể tiếp được khoảng 80–100 đơn/ngày ở mức tối đa.

Chọn kịch bản thận trọng: không nên lấy full công suất, mà chọn mức 40–60% cho giai đoạn đầu, rồi tăng dần sau 3–6 tháng.

Ước tính giá trị trung bình mỗi đơn (Average Bill): ví dụ quán nước khoảng 30.000–40.000đ/khách, tiệm tạp hóa 60.000–80.000đ/đơn, cửa hàng quần áo có thể 250.000–400.000đ/đơn.

Doanh thu ngày = số đơn dự kiến × giá trị trung bình mỗi đơn.

Doanh thu tháng ≈ doanh thu ngày × số ngày mở cửa trong tháng (nên trừ ngày nghỉ).

Có thể lập 2–3 kịch bản: thấp – trung bình – tốt, để thấy biên độ dao động doanh thu. Nhờ đó, bạn không bị “vỡ mộng” nếu doanh thu thật chỉ đạt 70–80% so với kỳ vọng ban đầu.

Xác định điểm hòa vốn: khi nào doanh thu đủ bù chi phí

Điểm hòa vốn giúp bạn trả lời câu hỏi: “Mỗi tháng tối thiểu phải bán bao nhiêu để không lỗ?”. Cách làm đơn giản:

Tính chi phí cố định tháng: thuê mặt bằng, lương cơ bản, điện nước tối thiểu, internet, phần mềm, khấu hao máy móc, chi phí quản lý…

Xác định chi phí biến đổi trên mỗi đơn: nguyên liệu, bao bì, phí đóng gói, phí ship (nếu bạn chịu), hoa hồng, chiết khấu…

Tính lợi nhuận gộp/đơn:

Lợi nhuận gộp/đơn = Giá bán bình quân/đơn – Chi phí biến đổi/đơn.

Sau đó:

Số đơn hòa vốn = Tổng chi phí cố định tháng / Lợi nhuận gộp/đơn

Ví dụ: chi phí cố định tháng 30 triệu, mỗi đơn bạn lời gộp 30.000đ, thì phải bán tối thiểu 1.000 đơn/tháng (≈ 33 đơn/ngày) để hòa vốn.

So sánh con số này với sức bán dự kiến ở phần doanh thu: nếu thực tế bạn chỉ tự tin 20–25 đơn/ngày thì mô hình đang “có vấn đề”. Hoặc bạn phải tăng giá trị đơn hàng, tăng biên lợi nhuận, giảm chi phí cố định/biến đổi… trước khi triển khai.

Đánh giá biên lợi nhuận và khả năng mở rộng mô hình

Khi đã có dự toán chi phí và doanh thu, bạn dễ dàng tính được biên lợi nhuận (tỷ lệ lãi trên doanh thu). Biên lợi nhuận càng cao, bạn càng có “đệm an toàn” để chịu biến động thị trường, chấp nhận khuyến mãi, chi thêm cho marketing mà vẫn có lãi.

Từ đó, bạn đánh giá khả năng mở rộng mô hình: nếu mở thêm chi nhánh, tăng công suất bán hàng, biên lợi nhuận có đủ hấp dẫn không? Nếu mỗi lần tăng 20% doanh thu mà chi phí chỉ tăng 10%, mô hình có tiềm năng nhân rộng. Ngược lại, nếu doanh thu tăng bao nhiêu, chi phí “đội” lên bấy nhiêu, cần xem lại thiết kế mô hình ban đầu.

Mẫu bảng Excel lập dự toán chi phí cho hộ kinh doanh

Không cần phần mềm quá phức tạp, một file Excel đơn giản nhưng thiết kế hợp lý cũng đủ giúp hộ kinh doanh lập và theo dõi dự toán chi phí – doanh thu – lợi nhuận. Điều quan trọng là bảng phải dễ hiểu, dễ dùng, dễ cập nhật để bất kỳ ai trong gia đình cũng có thể xem và nắm được tình hình.

Thông thường, bạn nên xây dựng một file gồm nhiều sheet: Đầu tư ban đầu, Chi phí hàng tháng, Dự toán doanh thu, và nếu kỹ hơn thì thêm sheet Điểm hòa vốn & phân tích. Mỗi sheet có cấu trúc cột rõ ràng: hạng mục, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, ghi chú.

Ở sheet Đầu tư ban đầu, bạn liệt kê toàn bộ chi phí mua sắm ban đầu: sửa chữa mặt bằng, mua bàn ghế, tủ kệ, máy móc, trang thiết bị, phần mềm, chi phí đăng ký giấy phép… Từ đó, bạn biết mình “xuống tiền” ban đầu bao nhiêu và có thể phân bổ khấu hao dự kiến theo tháng.

Sheet Chi phí hàng tháng sẽ theo dõi toàn bộ chi phí vận hành: thuê mặt bằng, lương, điện nước, internet, nhập hàng, vận chuyển, marketing, chi phí quản lý, dự phòng… Kết hợp với sheet Dự toán doanh thu, bạn sẽ nhanh chóng thấy được lợi nhuận kỳ vọng, điểm hòa vốn, và có cần điều chỉnh mô hình trước khi triển khai không.

Nhờ có bảng Excel này, việc lập dự toán không còn là “ước chừng cảm tính” mà trở thành con số cụ thể, dễ nhìn, dễ so sánh, dễ điều chỉnh khi điều kiện thực tế thay đổi.

Cấu trúc bảng dự toán: cột hạng mục, đơn giá, số lượng, thành tiền

Một bảng dự toán cơ bản thường gồm các cột:

STT: đánh số thứ tự hạng mục cho dễ theo dõi.

Hạng mục chi phí: tên chi phí (thuê mặt bằng, sửa chữa, mua tủ kệ, nhập hàng lần đầu, marketing khai trương…).

Đơn vị tính: cái, bộ, tháng, lần… tùy loại chi phí.

Số lượng: số lượng cần mua hoặc số tháng/quý dự kiến.

Đơn giá: giá cho một đơn vị (1 cái, 1 tháng, 1 lần…).

Thành tiền: = Số lượng × Đơn giá (dùng công thức Excel).

Ghi chú: mô tả thêm, ví dụ nơi mua, lý do chọn, thời gian thay mới dự kiến…

Với cấu trúc này, bạn có thể lọc, sắp xếp, cộng tổng theo từng nhóm hạng mục, dễ nhìn ra nhóm nào đang chi nhiều nhất (ví dụ: đầu tư nội thất, thiết bị, marketing…). Những cột đơn giản nhưng đầy đủ này giúp bạn chuyển ý tưởng trong đầu thành con số cụ thể, từ đó ra quyết định đầu tư phù hợp hơn.

Gợi ý cách phân sheet: đầu tư ban đầu, chi phí hàng tháng, doanh thu

Bạn nên chia file Excel thành ít nhất 3 sheet:

Đầu tư ban đầu: ghi toàn bộ chi phí bỏ ra trước ngày khai trương (sửa chữa, trang trí, mua sắm thiết bị, đăng ký giấy phép, thiết kế thương hiệu, nhập hàng lần đầu…).

Chi phí hàng tháng: gồm chi phí cố định (thuê mặt bằng, lương, internet, phần mềm…) và chi phí biến đổi theo doanh thu (nhập hàng, bao bì, vận chuyển, marketing…).

Dự toán doanh thu: ước tính số đơn/ngày, giá trị trung bình đơn, doanh thu ngày – tháng với nhiều kịch bản.

Nếu kỹ hơn, bạn thêm sheet Phân tích – Điểm hòa vốn để lấy dữ liệu từ các sheet kia (bằng công thức liên kết), tự động tính lợi nhuận, điểm hòa vốn, biên lợi nhuận… Cách phân sheet rõ ràng giúp bạn dễ cập nhật và dễ giải thích cho người khác cùng xem.

Một số mẹo sử dụng công thức Excel để tự động tính toán

Bạn không cần giỏi Excel, chỉ cần vài công thức cơ bản:

Tính thành tiền: =Số_lượng * Đơn_giá

Cộng tổng: =SUM(vùng_dữ_liệu)

Liên kết giữa các sheet: dùng = rồi bấm vào ô cần lấy dữ liệu ở sheet khác.

Tính doanh thu tháng: =Doanh_thu_ngày * Số_ngày_bán

Nhờ công thức, khi bạn thay đổi số lượng, đơn giá hoặc doanh thu dự kiến, toàn bộ bảng sẽ tự cập nhật, tiết kiệm rất nhiều thời gian.

So sánh dự toán với thực tế và cách điều chỉnh chi phí

Bản dự toán ban đầu chỉ là kế hoạch trên giấy. Khi hoạt động thực tế, chắc chắn sẽ có chênh lệch: có khoản chi cao hơn dự tính, khoản chi lại thấp hơn; doanh thu có thể không đạt như kỳ vọng hoặc vượt kế hoạch. Vì vậy, bước quan trọng là so sánh dự toán với số liệu thực tế theo từng tháng, sau đó điều chỉnh mô hình.

Cách làm đơn giản: mỗi tháng, bạn trích xuất (hoặc ghi chép) chi phí thực tế và doanh thu thực tế, đưa vào một bảng so sánh với dự toán. Mỗi dòng là một loại chi phí (hoặc nhóm chi phí), có cột “Dự toán”, “Thực tế”, “Chênh lệch số tiền”, “Chênh lệch %”. Nhìn vào đây, bạn sẽ thấy ngay nhóm chi phí nào vượt mức, nhóm nào tiết kiệm hơn.

Tương tự, so sánh doanh thu: nếu doanh thu thực tế thấp hơn dự toán nhưng chi phí vẫn “chạy đúng hoặc vượt”, lợi nhuận sẽ bị co lại – đây là tín hiệu để bạn xem lại kế hoạch bán hàng, marketing, khung giờ mở cửa, chính sách giá…

Khi duy trì việc so sánh này liên tục 3–6 tháng, bạn sẽ hiểu rõ điểm mạnh – yếu của mô hình, từ đó điều chỉnh chi phí, giá bán, quy mô cho phù hợp từng giai đoạn (mới mở, ổn định, mở rộng…).

Theo dõi chi phí thực tế từng tháng, so với kế hoạch ban đầu

Sau khi đã có bảng dự toán, mỗi tháng bạn nên cập nhật chi phí thực tế vào một bảng riêng hoặc ngay trong sheet dự toán (thêm cột mới). Ví dụ:

Cột Dự toán tháng 1

Cột Thực tế tháng 1

Cột Chênh lệch = Thực tế – Dự toán

Làm tương tự cho tháng 2, tháng 3… Nhờ đó, bạn không chỉ biết tổng chi phí đang nhiều hay ít, mà còn biết loại chi phí nào đang đội lên: điện nước, nguyên liệu, marketing, nhân sự hay chi phí lặt vặt.

Đừng quên làm điều tương tự với doanh thu: doanh thu thực tế từng tháng so với dự toán. Nếu chi phí thực tế không vượt nhiều nhưng doanh thu thấp hơn dự toán, hãy tập trung vào giải pháp tăng doanh thu. Ngược lại, nếu doanh thu đạt hoặc vượt, nhưng chi phí bị đội lên quá mạnh, bạn cần xem lại khâu kiểm soát chi, tránh “doanh thu lớn mà lời nhỏ”.

Nhận diện chi phí vượt mức và đề xuất giải pháp cắt giảm

Khi đã nhìn thấy những khoản chi vượt dự toán, bạn nên phân loại chúng thành:

Chi phí cần thiết nhưng có thể tối ưu: ví dụ điện nước, nguyên liệu, bao bì, logistics… Có thể thương lượng lại giá, tối ưu quy trình, giảm hao hụt.

Chi phí chưa thực sự cần thiết: mua sắm thêm đồ trang trí, nâng cấp thiết bị chưa cấp bách, chi quá tay cho tiếp khách, khuyến mãi không hiệu quả.

Chi phí bất thường, phát sinh một lần: sửa chữa, hư hỏng, phạt vi phạm… cần ghi chú rõ để rút kinh nghiệm.

Sau đó, đề xuất giải pháp: chuyển sang nguồn cung rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng, dùng thiết bị tiết kiệm điện, kiểm soát định lượng tốt hơn, đặt ngân sách trần cho marketing hoặc tiếp khách… Mục tiêu là giảm chi mà không làm giảm chất lượng dịch vụ quá nhiều.

Cập nhật lại dự toán chi phí theo giai đoạn phát triển mới

Mỗi khi mô hình bước sang giai đoạn mới (tăng doanh thu, mở chi nhánh, đổi mặt bằng, thêm dịch vụ mới…), dự toán ban đầu sẽ không còn phù hợp. Hãy cập nhật lại bảng dự toán dựa trên số liệu thực tế đã thu thập: điều chỉnh chi phí cố định, biến đổi, doanh thu kỳ vọng, điểm hòa vốn.

Bản dự toán mới sẽ trở thành “kim chỉ nam” cho giai đoạn tiếp theo, giúp bạn ra quyết định đầu tư – mở rộng – cắt giảm dựa trên con số, không chỉ bằng cảm tính.

Sai lầm thường gặp khi lập dự toán chi phí cho hộ kinh doanh

Bỏ sót nhiều khoản chi nhỏ nhưng cộng lại rất lớn

Khi lập dự toán chi phí, đa số hộ kinh doanh chỉ tập trung vào “khoản lớn” như: tiền nhập hàng, tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên… mà quên mất những khoản chi nhỏ lẻ nhưng phát sinh liên tục. Ví dụ: tiền gửi xe, tiền vệ sinh, khăn giấy, bao bì đóng gói, phí chuyển khoản ngân hàng, phí in ấn menu, tem nhãn, tiền nước uống cho nhân viên, chi phí sửa chữa vặt, thay bóng đèn, sửa quạt…

Từng khoản nhìn qua chỉ vài chục, vài trăm nghìn, nhưng nếu không đưa vào dự toán, đến cuối tháng cộng lại có thể lên đến vài triệu đồng. Khi đó, thực tế chi ra luôn “vượt” dự toán, khiến chủ hộ có cảm giác kinh doanh không hiệu quả, dù doanh thu vẫn ổn.

Giải pháp là khi lập dự toán, nên liệt kê lại các khoản chi của vài tháng trước, đặc biệt là chi nhỏ lẻ, sau đó gom thành một nhóm “chi phí khác thường xuyên” và ước tính theo mức trung bình để không bị thiếu.

Ước tính doanh thu quá lạc quan, chi phí quá thấp

Một sai lầm rất phổ biến là lập dự toán theo kiểu “mơ đẹp”: doanh thu thì ước rất cao, còn chi phí lại tính rất thấp. Ví dụ: quán cà phê mới mở nhưng dự kiến ngày nào cũng kín khách, doanh thu vài chục triệu/tháng, trong khi chưa tính đủ các chi phí marketing, khuyến mãi, chi phí hư hao, đồ uống pha hỏng, khách nợ…

Khi doanh thu thực tế không đạt như kỳ vọng, mà chi phí phát sinh lại nhiều hơn kế hoạch, hộ kinh doanh dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt tiền mặt, phải vay mượn để duy trì.

Thay vì lập dự toán “quá đẹp”, nên áp dụng nguyên tắc doanh thu ước tính ở mức thận trọng, chi phí ước tính theo hướng hơi cao hơn thực tế. Như vậy, nếu thực tế tốt hơn dự toán thì đó là “bất ngờ tích cực”, còn nếu xấu hơn thì vẫn nằm trong khả năng chịu đựng.

Không dự phòng rủi ro, dẫn đến thiếu hụt dòng tiền

Nhiều hộ kinh doanh lập dự toán chỉ đủ cho “kịch bản bình thường”, không tính đến rủi ro và biến động như: doanh thu giảm do mưa bão, dịch bệnh, đường sửa, khu vực vắng khách; chi phí tăng do giá nguyên liệu, xăng dầu, tiền thuê mặt bằng điều chỉnh; phát sinh sửa chữa lớn, thay mới thiết bị…

Khi rủi ro xảy ra, quỹ tiền mặt không đủ, chủ hộ buộc phải xoay xở bằng cách vay nóng, giật nợ nhà cung cấp, chậm trả lương nhân viên, rất dễ làm mất uy tín.

Trong dự toán chi phí, nên luôn có một mục “quỹ dự phòng rủi ro”, thường khoảng 5–10% tổng chi phí, để khi có biến cố, hộ vẫn đủ tiền xoay sở mà không bị gãy dòng tiền.

Kết hợp dự toán chi phí với kế toán và quản trị tài chính

Vai trò của dự toán chi phí trong lập kế hoạch tài chính dài hạn

Dự toán chi phí không chỉ là bảng ước tính “tháng này chi bao nhiêu” mà còn là công cụ quan trọng để lập kế hoạch tài chính dài hạn cho hộ kinh doanh. Khi có dự toán rõ ràng theo tháng, quý, năm, chủ hộ sẽ biết:

Cần bao nhiêu vốn để duy trì hoạt động tối thiểu?

Mức doanh thu phải đạt để hòa vốn và có lãi?

Thời gian thu hồi vốn đầu tư ban đầu là bao lâu?

Khi nào nên mở rộng, nâng cấp, thuê thêm mặt bằng hoặc tuyển thêm nhân viên?

Dự toán chi phí giúp chủ hộ nhìn thấy bức tranh tài chính trong tương lai, thay vì chỉ “chữa cháy” theo ngày. Khi kết hợp dự toán với kế hoạch doanh thu, chủ hộ có thể chủ động hơn trong việc tích lũy, trích lập quỹ dự phòng, quỹ tái đầu tư, tránh tình trạng kinh doanh có lãi nhưng “không biết tiền đi đâu”.

Liên kết dự toán với sổ sách kế toán, báo cáo lãi lỗ

Nếu chỉ lập dự toán trên giấy mà không liên kết với sổ sách kế toán thực tế, dự toán sẽ nhanh chóng trở nên… vô nghĩa. Hộ kinh doanh nên so sánh:

Chi phí dự toán với chi phí thực tế trong sổ sách

Doanh thu dự kiến với doanh thu ghi nhận

Lợi nhuận dự kiến với báo cáo lãi lỗ thực tế

Qua đó, chủ hộ sẽ biết mình đang “xài vượt” ở đâu, doanh thu có đạt kế hoạch không, khoản chi nào cần cắt giảm hoặc tối ưu. Việc này cũng giúp điều chỉnh dự toán cho các kỳ sau ngày càng sát thực tế hơn, thay vì đoán mò. Đây chính là cách kết hợp dự toán, kế toán và quản trị tài chính một cách bài bản.

Khi nào nên nhờ tư vấn kế toán, tài chính hỗ trợ

Khi hộ kinh doanh có doanh thu, chi phí ngày càng lớn, nhiều khoản mục phức tạp, hoặc chuẩn bị mở rộng thêm chi nhánh, mô hình mới… thì nên nhờ đơn vị tư vấn kế toán – tài chính hỗ trợ xây dựng dự toán, hệ thống sổ sách và báo cáo quản trị để tránh rủi ro.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về Hướng dẫn lập dự toán chi phí cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh nhỏ có cần lập dự toán chi phí chi tiết không?

Có. Dù quy mô nhỏ, lập dự toán chi phí vẫn rất cần thiết. Hộ kinh doanh nhỏ thường dễ lẫn lộn tiền bán hàng với tiền chi tiêu cá nhân, dẫn đến không biết thực sự mình lời hay lỗ.

Dự toán chi phí chi tiết giúp chủ hộ:

Biết mỗi tháng cần chi tối thiểu bao nhiêu để duy trì hoạt động

Chủ động chuẩn bị nguồn tiền, tránh hụt vốn giữa chừng

Dễ so sánh chi thực tế với kế hoạch để điều chỉnh kịp thời

Không nhất thiết phải làm quá phức tạp, chỉ cần một bảng Excel hoặc sổ tay với các nhóm chi chính là đã đủ để kiểm soát chi phí tốt hơn rất nhiều so với “nhớ trong đầu”.

Nên lập dự toán chi phí theo tháng hay theo năm?

Tùy mô hình kinh doanh, nhưng với đa số hộ kinh doanh, lập dự toán theo tháng là phù hợp nhất. Chi phí của hộ thường biến động theo tháng (mùa cao điểm – thấp điểm, chương trình khuyến mãi, thay đổi nhân sự…), nên nếu lập cả năm một lần sẽ khó bám sát thực tế.

Cách làm hiệu quả:

Lập dự toán chi tiết theo tháng

Từ các tháng, tổng hợp thành kế hoạch cả năm để nhìn bức tranh tổng thể

Mỗi tháng, sau khi có số liệu thực tế, nên điều chỉnh lại dự toán cho các tháng sau. Như vậy, hộ vừa có tầm nhìn dài hạn, vừa linh hoạt bám sát tình hình kinh doanh.

Có thể sử dụng chung một mẫu dự toán cho nhiều ngành nghề không?

Có thể dùng một khung mẫu chung, nhưng vẫn cần tùy chỉnh theo từng ngành nghề. Ví dụ, mọi hộ kinh doanh đều có các nhóm chi: thuê mặt bằng, điện nước, lương nhân viên, chi phí bán hàng, chi phí khác… Tuy nhiên, từng ngành sẽ có đặc thù:

Quán ăn, cà phê: chi nguyên liệu, gas, dụng cụ bếp, tỷ lệ hao hụt đồ ăn

Shop thời trang: chi nhập hàng theo mùa, chi trưng bày, tồn kho

Hộ online: phí sàn TMĐT, phí ship, quảng cáo digital, livestream…

Vì vậy, bạn có thể thiết kế một mẫu chung, sau đó thêm – bớt cột và nhóm chi phí cho phù hợp từng mô hình. Làm vậy sẽ tiết kiệm thời gian, nhưng vẫn phản ánh đúng đặc thù chi phí của từng loại hộ kinh doanh.

Những sai lầm thường gặp khi tính chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh

Chỉ quan tâm doanh thu mà bỏ qua việc lưu chứng từ chi phí

Một trong những sai lầm “kinh điển” của hộ kinh doanh là chăm chăm nhìn vào doanh thu, tiền mặt thu về mỗi ngày mà gần như không quan tâm đến việc lưu trữ, gom chứng từ chi phí. Nhiều chủ hộ nghĩ đơn giản: “Chi ra là biết, cần gì hóa đơn, chứng từ”, đến khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc cần chứng minh chi phí hợp lý thì… không có gì trong tay.

Không lưu hóa đơn mua hàng, hóa đơn dịch vụ, phiếu chi, hợp đồng, bảng lương… khiến toàn bộ số tiền bạn đã chi trở thành “chi phí không được công nhận” về mặt thuế. Hệ quả là lợi nhuận tính thuế bị đẩy lên cao, số thuế phải nộp tăng mà vẫn cảm giác “sao kinh doanh hoài không thấy lời”. Về lâu dài, việc bỏ qua chứng từ khiến bạn mất hoàn toàn khả năng phân tích chi phí và kiểm soát lãng phí trong kinh doanh.

Gộp chung chi tiêu cá nhân và chi phí kinh doanh

Sai lầm phổ biến thứ hai là trộn lẫn mọi khoản chi vào một “rổ”: tiền ăn uống gia đình, mua sắm cá nhân, du lịch, cùng với tiền nhập hàng, tiền thuê mặt bằng, điện nước cho cửa hàng… Tất cả đều rút ra từ một tài khoản hoặc một “ngăn tủ tiền mặt”, dẫn đến việc không thể tách bạch đâu là chi phí phục vụ kinh doanh, đâu là chi tiêu sinh hoạt.

Khi ghi sổ hoặc tổng hợp chi phí, nhiều hộ vô tình (hoặc cố tình) đưa cả chi tiêu cá nhân vào chi phí kinh doanh, gây rủi ro rất lớn khi cơ quan thuế kiểm tra. Ngược lại, cũng có trường hợp bỏ sót các chi phí kinh doanh thực tế do không phân loại từ đầu. Cả hai đều khiến số liệu lãi lỗ méo mó, khó đánh giá hiệu quả kinh doanh và tiềm ẩn nguy cơ bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Không rà soát định kỳ, để sai sót kéo dài nhiều năm

Không ít hộ kinh doanh làm sổ sách theo kiểu “đến hẹn lại làm cho xong”, không có thói quen rà soát định kỳ hàng tháng, hàng quý. Sai sót về ghi nhận chi phí, thiếu chứng từ, hạch toán nhầm nhóm chi phí… cứ thế lặp đi lặp lại nhiều năm mà không ai nhận ra.

Khi cơ quan thuế thanh tra hoặc khi cần vay vốn ngân hàng, những sai sót này mới “lộ diện” và hậu quả thường rất nặng: bị truy thu thuế, tiền phạt chậm nộp, bị đánh giá rủi ro cao. Nếu có thói quen đối chiếu số liệu, rà soát chứng từ từ sớm, bạn hoàn toàn có thể phát hiện và chỉnh sửa kịp thời trước khi trở thành vấn đề lớn.

Khi nào nên thuê dịch vụ hỗ trợ tính chi phí và kê khai thuế cho hộ kinh doanh?

Dấu hiệu cho thấy bạn đang “mất kiểm soát” chi phí và lãi lỗ

Bạn nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán – thuế khi bắt đầu thấy mình “đuối” với các con số. Một số dấu hiệu rất rõ: cuối tháng không biết chính xác mình lời hay lỗ; không nắm được tổng chi phí từng nhóm (hàng hóa, nhân sự, điện nước, marketing…); thu rất nhiều nhưng cuối cùng “không thấy tiền đâu”.

Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên nộp thuế trễ, không chắc kê khai đã đúng, hoặc mỗi lần nhận thông báo từ cơ quan thuế là… lo lắng, thì khả năng cao công tác kế toán – chi phí đang có vấn đề. Khi quy mô kinh doanh bắt đầu mở rộng, số lượng giao dịch tăng, tự làm theo kinh nghiệm sẽ không còn phù hợp. Lúc này, một đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ bạn xây hệ thống chi phí, sổ sách bài bản sẽ giúp giảm rủi ro và tiết kiệm thời gian.

Tiêu chí chọn đơn vị tư vấn, dịch vụ kế toán uy tín cho hộ kinh doanh

Khi chọn đơn vị dịch vụ, đừng chỉ nhìn vào giá rẻ. Hãy ưu tiên những đơn vị có kinh nghiệm cụ thể với hộ kinh doanh, hiểu đặc thù ngành của bạn (ăn uống, bán lẻ, dịch vụ, online…). Một đơn vị uy tín thường có quy trình làm việc rõ ràng: tiếp nhận chứng từ, hướng dẫn bạn lưu trữ chi phí, lập sổ sách, báo cáo lãi lỗ, kê khai và nộp thuế đúng hạn.

Bạn nên hỏi kỹ về phạm vi dịch vụ (chỉ kê khai thuế hay có tư vấn tối ưu chi phí hợp lý, hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế?), cách thức trao đổi chứng từ (online, trực tiếp, định kỳ), cam kết bảo mật thông tin kinh doanh và phản hồi khi có vấn đề phát sinh. Tham khảo thêm đánh giá từ khách hàng cũ, hoặc yêu cầu xem một số mẫu báo cáo, cách họ phân tích chi phí để hình dung mức độ chuyên nghiệp. Một đơn vị tốt không chỉ “làm giùm số liệu” mà còn giúp bạn hiểu và quản trị chi phí hiệu quả hơn.

Kết luận – Cách tính chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh giúp tối ưu thuế và lợi nhuận

Chi phí hợp lý không chỉ là khái niệm trên giấy tờ, mà chính là “lá chắn” bảo vệ lợi nhuận và giúp hộ kinh doanh phát triển bền vững. Khi biết cách ghi nhận và chứng minh chi phí đúng quy định, bạn vừa giảm được số thuế phải nộp một cách hợp pháp, vừa có bức tranh rõ ràng về hiệu quả kinh doanh.

Điểm cốt lõi nằm ở chứng từ và sổ sách: mọi khoản chi phục vụ kinh doanh cần được lưu lại, phân loại và ghi chép đầy đủ. Hãy xây dựng thói quen ghi chép chi phí ngay từ những ngày đầu, tách bạch tiền cá nhân và tiền kinh doanh, định kỳ rà soát lại số liệu để phát hiện sai sót sớm.

Bên cạnh đó, đừng chỉ nghĩ đến “tiết kiệm thuế” mà quên quản trị chi phí. Kết hợp lập kế hoạch chi phí, tối ưu giá vốn, kiểm soát chi tiêu với việc kê khai thuế đúng luật sẽ giúp bạn vừa an toàn pháp lý, vừa tăng lợi nhuận. Ngay từ bây giờ, hãy thử rà soát lại toàn bộ chi phí hiện tại, chuẩn hóa chứng từ và xem lại cách ghi nhận – bạn sẽ bất ngờ với số tiền có thể “lấy lại” được cho mình.

Hướng dẫn lập dự toán chi phí cho hộ kinh doanh không chỉ mang lại cái nhìn tổng quan về tài chính mà còn giúp chủ hộ đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời. Khi biết cách ước tính chi phí, phân loại từng nhóm chi tiêu và lập kế hoạch chi tiết, hộ kinh doanh có thể hạn chế rủi ro, tối ưu lợi nhuận và đảm bảo hoạt động bền vững. Nếu bạn cần hỗ trợ lập dự toán, quản lý sổ sách hoặc muốn sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói, Gia Minh luôn sẵn sàng đồng hành để giúp bạn tiết kiệm thời gian và vận hành hiệu quả nhất.