Giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa
Giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực lưu trữ và quản lý hàng hóa. Khi thương mại điện tử, logistics và vận tải hàng hóa tăng trưởng mạnh, yêu cầu về các kho bãi đạt chuẩn ngày càng khắt khe hơn. Việc xin giấy phép kho bãi không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn liên quan trực tiếp đến tiêu chuẩn xây dựng, an toàn vận hành và khả năng bảo quản hàng hóa. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, hồ sơ có thể bị trả về nhiều lần, gây chậm tiến độ dự án kho. Vì vậy, việc hiểu rõ điều kiện pháp lý và quy trình cấp phép theo quy định mới nhất 2025 là hết sức cần thiết. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp thiết kế kho bãi phù hợp với yêu cầu kiểm tra thực tế. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian cấp phép và vận hành hiệu quả hơn.
Tổng quan về giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa
Trong hệ thống logistics, kho bãi đóng vai trò quan trọng trong việc lưu giữ, bảo quản, phân loại, đóng gói và điều phối hàng hóa trước khi vận chuyển đến khách hàng. Khi nhu cầu thương mại điện tử, xuất nhập khẩu và phân phối hàng hóa tăng mạnh, nhiều doanh nghiệp mong muốn mở kho bãi hoặc trung tâm lưu trữ hàng. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện về giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa, bao gồm tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy (PCCC), môi trường, an toàn lao động và cơ sở vật chất theo quy định pháp luật.
TPHCM, Hà Nội, Bình Dương, Đồng Nai và Hải Phòng là các khu vực có hệ thống kho bãi phát triển mạnh, khiến nhu cầu xin giấy phép kho bãi ngày càng tăng. Việc nắm rõ quy định ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng bị xử phạt, bị đình chỉ hoạt động hoặc phải cải tạo kho theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
Tùy theo loại hình kho – kho thương mại điện tử, kho lạnh, kho ngoại quan, kho chứa hàng tiêu dùng, kho hóa chất – doanh nghiệp phải chuẩn bị các giấy phép và hồ sơ phù hợp. Một số loại kho không yêu cầu giấy phép riêng nhưng bắt buộc phải có hồ sơ PCCC và môi trường. Ngược lại, các loại kho đặc thù như kho ngoại quan, kho dự trữ hoặc kho lạnh quy mô lớn phải trải qua quy trình thẩm định nghiêm ngặt hơn.
Dưới đây là tổng quan chi tiết để doanh nghiệp nắm rõ:
Kho bãi là gì và vai trò trong chuỗi logistics?
Kho bãi là địa điểm lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng. Trong chuỗi logistics, kho bãi giữ vai trò trung tâm, giúp doanh nghiệp:
– Điều phối hàng hóa theo nhu cầu thực tế;
– Tối ưu tồn kho và giảm chi phí vận chuyển;
– Phân loại, đóng gói, dán nhãn hàng hóa;
– Hỗ trợ xử lý đơn hàng trong thương mại điện tử;
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).
– Kết nối lưu thông giữa các tuyến vận tải.
Một hệ thống kho bãi tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp tăng tốc độ giao hàng, đảm bảo chất lượng hàng hóa và nâng cao năng lực cạnh tranh. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo kho hoạt động đúng pháp luật thông qua việc xin giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa và các chứng nhận liên quan.
Khi nào doanh nghiệp phải xin giấy phép kho bãi?
Không phải mọi kho bãi đều cần giấy phép riêng, nhưng doanh nghiệp phải xin giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa hoặc thực hiện các thủ tục bắt buộc trong các trường hợp:
– Kho chứa hàng quy mô lớn (trên 300 m²) phải xin thẩm duyệt PCCC theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP;
– Kho lạnh, kho thực phẩm cần chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm (nếu lưu trữ hàng tiêu dùng – thực phẩm);
– Kho chứa hóa chất, vật liệu nguy hiểm phải xin giấy phép môi trường và đáp ứng tiêu chuẩn an toàn;
– Kho ngoại quan phải xin phép Bộ Công Thương và Tổng cục Hải quan;
– Kho dự trữ hàng nhập khẩu, hàng tạm xuất tái nhập cần giấy phép chuyên ngành.
Ngay cả kho thương mại điện tử hoặc kho tổng hợp thông thường cũng bắt buộc phải có hồ sơ PCCC và môi trường để được phép hoạt động hợp pháp.
Các loại kho cần xin phép theo quy định 2025
Theo quy định dự kiến áp dụng rộng rãi từ 2025, các loại kho sau bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp phép hoặc thẩm duyệt:
- Kho ngoại quan
– Xin phép Bộ Công Thương và Tổng cục Hải quan;
– Kiểm tra nghiêm ngặt về PCCC, quy hoạch kho và an ninh.
- Kho lạnh – kho bảo quản thực phẩm
– Phải có giấy chứng nhận an toàn thực phẩm;
– Kiểm tra quy trình lưu trữ, điều kiện nhiệt độ, vệ sinh.
- Kho hóa chất – vật liệu nguy hiểm
– Xin giấy phép môi trường;
– Tuân thủ tiêu chuẩn PCCC cấp độ cao.
- Kho logistics tổng hợp > 300 m²
– Bắt buộc thẩm duyệt thiết kế PCCC;
– Nghiệm thu PCCC trước khi hoạt động.
- Kho TMĐT – Fulfillment
– Không cần giấy phép riêng nhưng bắt buộc có PCCC & môi trường.
Những quy định này giúp doanh nghiệp vận hành kho bãi an toàn, đúng pháp luật và giảm rủi ro kiểm tra đột xuất.
Điều kiện để được cấp giấy phép kho bãi
Kho bãi là một trong những hạng mục quan trọng trong chuỗi logistics, đóng vai trò lưu trữ, bảo quản, phân loại, đóng gói và trung chuyển hàng hóa. Vì vậy, để vận hành kho bãi hợp pháp, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện để được cấp giấy phép kho bãi theo quy định của Luật Thương mại, Nghị định 163/2017/NĐ-CP về logistics và các văn bản pháp luật liên quan đến PCCC – môi trường – an toàn lao động. Quá trình thẩm định của cơ quan nhà nước đối với kho bãi thường khá chặt chẽ, đặc biệt tại TPHCM – nơi hoạt động logistics diễn ra liên tục và khối lượng hàng hóa lưu chuyển rất lớn. Việc chuẩn bị đầy đủ điều kiện ngay từ đầu giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xin phép và đảm bảo kho hoạt động ổn định, an toàn.
Dưới đây là ba nhóm điều kiện quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ khi xin cấp giấy phép kho bãi.
Điều kiện về cơ sở hạ tầng kho bãi
Hạ tầng kho là yếu tố then chốt trong điều kiện cấp giấy phép kho bãi, vì ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn hàng hóa, khả năng bốc xếp và hiệu quả vận hành. Kho bãi phải đáp ứng:
– Diện tích phù hợp với quy mô (tối thiểu 50–200 m² tùy loại hàng)
– Sàn kho chắc chắn, chịu tải tốt, không đọng nước
– Hệ thống cửa ra vào, lối đi nội bộ, khu vực bốc xếp khoa học
– Hệ thống chiếu sáng đạt chuẩn, thông gió đầy đủ
– Giá kệ, pallet, xe nâng, bàn nâng đảm bảo an toàn
– Có khu vực phân loại – đóng gói – lưu trữ tách biệt
Đối với kho lạnh, kho mát hoặc kho bảo quản thực phẩm – dược phẩm, phải có hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, thiết bị bảo quản chuyên dụng và tiêu chuẩn vệ sinh nghiêm ngặt.
Hợp đồng thuê kho (nếu kho không thuộc sở hữu doanh nghiệp) phải hợp lệ và còn thời hạn tối thiểu 6 tháng trở lên để đủ điều kiện thẩm định.
Điều kiện về phòng cháy chữa cháy
PCCC là yêu cầu bắt buộc khi xin giấy phép kho bãi tại TPHCM. Kho phải tuân thủ các quy định trong Nghị định 136/2020/NĐ-CP, bao gồm:
– Trang bị đầy đủ bình chữa cháy, họng nước chữa cháy, hệ thống báo cháy
– Bố trí lối thoát hiểm, sơ đồ thoát nạn rõ ràng
– Có phương án chữa cháy và phương án cứu nạn – cứu hộ
– Nhân sự được tập huấn PCCC định kỳ
– Kho bãi từ 300 m² trở lên phải thẩm duyệt thiết kế PCCC và nghiệm thu
Tùy theo loại hàng hóa lưu trữ (hóa chất, vật liệu dễ cháy, hàng lạnh…), yêu cầu về PCCC có thể nghiêm ngặt hơn, bao gồm hệ thống chữa cháy tự động, cảm biến khói và hệ thống giám sát nhiệt độ.
Việc đáp ứng đúng quy định PCCC giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, bảo đảm an toàn tài sản và người lao động trong suốt quá trình vận hành kho.
Điều kiện về môi trường – an toàn lao động
Ngoài hạ tầng và PCCC, kho bãi phải tuân thủ các tiêu chuẩn về môi trường và an toàn lao động:
– Hệ thống thu gom rác thải, nước thải theo quy định
– Không phát sinh tiếng ồn, khói bụi vượt chuẩn cho phép
– Có biển báo an toàn, nội quy kho bãi, quy trình bốc xếp – vận hành
– Nhân sự phải được tập huấn an toàn lao động
– Trang bị đồ bảo hộ: mũ, găng tay, giày bảo hộ, áo phản quang
– Đảm bảo an ninh kho bằng camera giám sát 24/7
Đối với kho bảo quản hàng thực phẩm, nông sản hoặc hàng xuất khẩu, phải tuân thủ thêm các tiêu chuẩn về vệ sinh, kiểm soát côn trùng và thực hiện đánh giá tác động môi trường (tùy quy mô).
Đáp ứng đầy đủ các điều kiện này là cơ sở để doanh nghiệp được cấp giấy phép kho bãi và hoạt động đúng quy định.
Tham khảo: Đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết
Tiêu chuẩn kỹ thuật của kho bãi – lưu giữ hàng hóa
Trong quá trình thành lập công ty logistics tại TPHCM, doanh nghiệp muốn kinh doanh dịch vụ kho bãi – lưu giữ hàng hóa phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật và các tiêu chuẩn ngành. Hệ thống kho bãi đạt chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành an toàn, tối ưu công suất mà còn là điều kiện tiên quyết khi xin giấy phép logistics, ký hợp đồng với đối tác lớn hoặc tham gia chuỗi cung ứng của các tập đoàn.
Tiêu chuẩn kho bãi được chia thành 4 nhóm chính: bố trí mặt bằng – phân khu chức năng, hệ thống giá kệ và thiết bị xếp dỡ, hệ thống thông gió – ánh sáng – nhiệt độ, và tiêu chuẩn riêng cho từng loại kho đặc thù như kho lạnh, kho bảo quản thực phẩm, kho chứa hóa chất. Dưới đây là yêu cầu chi tiết.
Bố trí, thiết kế mặt bằng kho
Thiết kế mặt bằng kho phải đảm bảo thuận tiện cho việc vận hành, bốc dỡ, lưu chuyển hàng hóa và đáp ứng yêu cầu an toàn PCCC. Một kho bãi đạt chuẩn cần:
– Lối ra vào rộng, phù hợp cho xe tải, xe container
– Phân khu chức năng rõ ràng: khu nhận hàng, khu lưu kho, khu phân loại, khu đóng gói, khu xuất hàng
– Mặt nền kho phải phẳng, chịu lực tốt, không thấm nước
– Có khu vực riêng cho hàng nguy hiểm, hàng giá trị cao (nếu có)
– Thiết kế lối thoát hiểm, biển báo an toàn, hành lang di chuyển đúng tiêu chuẩn PCCC
Mặt bằng kho cần có sơ đồ tổng thể thể hiện đầy đủ diện tích, lối vào – lối ra, khu vực dự trữ, khu vực lưu hành hàng hóa. Đây cũng là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ xin giấy phép logistics.
Hệ thống giá kệ, pallet, xe nâng
Giá kệ và thiết bị nâng hạ ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn và hiệu suất vận hành kho. Các yêu cầu chính gồm:
– Hệ thống kệ kho phải đạt chuẩn về tải trọng, được kiểm định trước khi sử dụng
– Kệ phải được đánh số, phân tầng rõ ràng để thuận tiện quản lý tồn kho
– Pallet phải đồng bộ về kích thước (gỗ, nhựa hoặc kim loại) và có chứng nhận an toàn
– Xe nâng, xe đẩy tay, xe nâng điện phải được bảo dưỡng định kỳ và có hồ sơ kiểm định
– Sàn kho phải phù hợp với tải trọng của xe nâng và pallet
Việc trang bị hệ thống giá kệ – thiết bị nâng hạ đúng chuẩn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm thời gian xử lý và đảm bảo an toàn lao động cho nhân viên.
Hệ thống thông gió, ánh sáng, nhiệt độ
Hệ thống kỹ thuật môi trường trong kho ảnh hưởng lớn đến chất lượng hàng hóa. Các yêu cầu cơ bản:
– Hệ thống thông gió tự nhiên hoặc cơ học để tránh ẩm mốc và tích tụ khí độc
– Ánh sáng phải đạt tiêu chuẩn, tránh tối khuất trong khu vực kệ cao
– Kho phải trang bị đèn LED tiết kiệm năng lượng, ánh sáng ổn định
– Nhiệt độ kho phải được duy trì phù hợp tùy loại hàng (thường 20–28°C đối với hàng thông thường)
– Trang bị quạt hút, máy hút ẩm hoặc hệ thống điều hòa nếu cần thiết
– Các cảm biến nhiệt độ – độ ẩm cần được lắp đặt trong kho có yêu cầu đặc thù
Hệ thống ánh sáng – thông gió đạt chuẩn giúp đảm bảo an toàn lao động và duy trì chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình lưu kho.
Yêu cầu kỹ thuật riêng cho kho lạnh – kho thực phẩm – kho hóa chất
Một số loại kho đặc thù yêu cầu tiêu chuẩn cao hơn:
Kho lạnh / kho mát:
– Nhiệt độ được kiểm soát từ -25°C đến +5°C tùy loại hàng
– Cách nhiệt bằng panel PU hoặc EPS
– Hệ thống lạnh công nghiệp công suất phù hợp
– Cảm biến nhiệt độ 24/7, hệ thống cảnh báo khi nhiệt độ bất thường
Kho thực phẩm:
– Tuân thủ tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm
– Bề mặt kho dễ vệ sinh, không thấm nước
– Trang bị giá kệ inox hoặc vật liệu không gỉ
– Kiểm soát côn trùng, mùi hôi
Kho hóa chất:
– Khoang chứa tách biệt, có biển cảnh báo
– Sàn chống thấm, chống cháy
– Hệ thống PCCC đặc thù (bọt chữa cháy, CO₂…)
– Khoảng cách an toàn theo tiêu chuẩn ngành hóa chất
Các tiêu chuẩn này là điều kiện bắt buộc nếu doanh nghiệp đăng ký kho bãi đặc thù theo mô hình logistics chuyên sâu.
Hồ sơ xin giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kho bãi – lưu giữ hàng hóa, ngoài việc thành lập công ty logistics tại TPHCM, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh điều kiện cơ sở vật chất trước khi được phép triển khai dịch vụ kho vận, lưu kho, kho lạnh hoặc kho ngoại quan. Đây là nhóm ngành có yêu cầu pháp lý cao, đặc biệt về PCCC, bản vẽ mặt bằng, môi trường và quyền sử dụng hợp pháp của kho bãi.
Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh bị trả hồ sơ, rút ngắn thời gian xin phép và đảm bảo an toàn trong quá trình vận hành kho. Bộ hồ sơ xin giấy phép kho bãi thường bao gồm 3 nhóm chính: hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, hồ sơ chứng minh quyền sử dụng kho và hồ sơ kỹ thuật.
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
Đây là nhóm hồ sơ cơ bản chứng minh doanh nghiệp có đủ tư cách pháp nhân để kinh doanh dịch vụ kho bãi. Hồ sơ gồm:
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đã đăng ký ngành nghề kho bãi – logistics)
– Điều lệ doanh nghiệp (đối với công ty TNHH, cổ phần)
– Danh sách thành viên/cổ đông
– Thông tin người đại diện pháp luật
– Giấy tờ pháp lý về trụ sở chính
– Mã ngành 5210 – Kho bãi và lưu giữ hàng hóa, mã ngành 5229 hoặc 5224 tùy phạm vi dịch vụ
Đối với doanh nghiệp vừa thành lập công ty logistics tại TPHCM, việc rà soát mã ngành đúng theo Nghị định 163/2017/NĐ-CP là rất quan trọng. Việc thiếu mã ngành kho bãi có thể khiến hồ sơ xin giấy phép bị từ chối ngay từ bước đầu.
Hồ sơ chứng minh quyền sử dụng kho bãi
Doanh nghiệp cần chứng minh có quyền sử dụng hợp pháp đối với kho, bãi, kho lạnh hoặc trung tâm logistics. Hồ sơ bao gồm:
– Hợp đồng thuê kho tối thiểu 12 tháng (ghi rõ diện tích, công năng sử dụng)
– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/nhà xưởng của bên cho thuê
– Biên bản bàn giao kho
– Ảnh chụp hiện trạng kho bãi
– Vị trí kho phù hợp quy hoạch (tránh đặt tại khu dân cư đông đúc nếu chứa hàng nguy hiểm, dễ cháy)
Lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối là hợp đồng thuê không hợp lệ, bên cho thuê không có giấy tờ sở hữu, hoặc diện tích kho không phù hợp với mô hình kinh doanh. Đối với kho lạnh và kho có chứa thực phẩm, doanh nghiệp có thể phải bổ sung thêm hồ sơ VSATTP hoặc chứng minh điều kiện bảo quản.
Hồ sơ kỹ thuật: bản vẽ, PCCC, môi trường
Đây là nhóm hồ sơ quan trọng nhất khi xin giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa. Tùy theo loại kho, cơ quan cấp phép sẽ yêu cầu các tài liệu sau:
– Bản vẽ tổng mặt bằng, lối thoát hiểm, hệ thống đường nội bộ
– Bản mô tả kết cấu kho, vật liệu xây dựng, tải trọng sàn
– Hồ sơ PCCC theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP, gồm:
Thẩm duyệt thiết kế PCCC
Nghiệm thu PCCC
Phương án chữa cháy – phương án thoát nạn
– Báo cáo môi trường hoặc giấy phép môi trường (đối với kho lớn)
– Hồ sơ kiểm định thiết bị lạnh, tủ đông, máy lạnh công nghiệp đối với kho lạnh
Nhóm hồ sơ kỹ thuật này nhằm đảm bảo kho đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, không gây nguy hiểm cho người lao động và hàng hóa. Đây cũng là phần khiến nhiều doanh nghiệp mất thời gian nhất nếu chưa chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu.
Quy trình cấp giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa
Để kho bãi được đưa vào vận hành hợp pháp, doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy trình cấp giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa theo quy định về PCCC, môi trường và tiêu chuẩn cơ sở vật chất. Việc nắm rõ từng bước giúp tránh việc hồ sơ bị trả về, công trình bị yêu cầu điều chỉnh hoặc kéo dài thời gian nghiệm thu. Quy trình này áp dụng cho các loại kho logistics, kho lạnh, kho tiêu dùng, kho hàng TMĐT, kho ngoại quan và kho dự trữ quy mô lớn.
Tùy theo loại hình kho, cơ quan thẩm quyền có thể là: Phòng Cảnh sát PCCC, Sở Tài nguyên & Môi trường, UBND quận/huyện hoặc Bộ Công Thương (đối với kho ngoại quan). Dưới đây là quy trình chuẩn gồm 3 bước quan trọng:
Bước 1 – Khảo sát điều kiện kho và lập bản vẽ
Đây là bước nền tảng quyết định hồ sơ có được phê duyệt hay không. Doanh nghiệp cần tiến hành:
– Khảo sát hiện trạng kho: diện tích, chiều cao, kết cấu tường – mái – nền;
– Kiểm tra hệ thống điện, lối thoát hiểm, quạt hút, cửa thoát nạn;
– Đánh giá các yếu tố nguy cơ cháy nổ theo tiêu chuẩn PCCC;
– Xác định nhóm hàng hóa lưu trữ: thực phẩm, hóa chất, hàng khô, TMĐT…
Sau khi khảo sát, đơn vị kỹ thuật sẽ lập bản vẽ thiết kế PCCC, gồm:
– Sơ đồ mặt bằng kho;
– Vị trí lối thoát hiểm, bình chữa cháy, hệ thống điện;
– Hệ thống báo cháy – chữa cháy (nếu kho thuộc diện bắt buộc).
Bản vẽ là tài liệu quan trọng khi nộp hồ sơ thẩm duyệt, đặc biệt đối với kho > 300 m² theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP.
Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ và nộp cơ quan quản lý
Hồ sơ xin cấp phép kho bãi tùy loại hình nhưng thường bao gồm:
– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đúng ngành nghề kho bãi;
– Bản vẽ thiết kế PCCC/bản vẽ mặt bằng;
– Thuyết minh điều kiện an toàn phòng cháy;
– Kế hoạch bảo vệ môi trường hoặc đăng ký môi trường;
– Hồ sơ pháp lý mặt bằng (hợp đồng thuê kho, giấy tờ nhà xưởng);
– Danh mục hàng hóa lưu trữ, tải trọng và công năng kho.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại:
– Phòng Cảnh sát PCCC (thẩm duyệt/kiểm tra PCCC);
– UBND quận/huyện (đăng ký môi trường);
– Bộ Công Thương/Tổng cục Hải quan (với kho ngoại quan).
Thời gian tiếp nhận hồ sơ trung bình từ 3–7 ngày tùy loại kho và mức độ hoàn thiện hồ sơ.
Bước 3 – Thẩm định thực tế, hoàn thiện và cấp giấy phép
Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan quản lý sẽ tiến hành thẩm định thực tế tại kho. Nội dung kiểm tra gồm:
– Đối chiếu kết cấu kho so với bản vẽ đã thẩm duyệt;
– Kiểm tra hệ thống PCCC: bình chữa cháy, lối thoát hiểm, đèn exit, bảng nội quy;
– Kiểm tra hệ thống điện, tủ điện, dây dẫn;
– Kiểm tra môi trường: thông gió, xử lý nước thải, lưu trữ hàng hóa đúng quy định.
Nếu phát hiện thiếu sót, cơ quan chức năng yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc chỉnh sửa. Sau khi hoàn thiện đầy đủ, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận PCCC, biên nhận môi trường hoặc giấy phép kho ngoại quan tùy loại hình.
Quá trình thẩm định – cấp phép thường kéo dài 5–15 ngày, tùy quy mô kho. Khi có giấy phép, doanh nghiệp được phép vận hành kho hợp pháp và đủ điều kiện phục vụ hoạt động logistics.
Thời gian – Chi phí xin giấy phép kho bãi 2025
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, việc nắm rõ thời gian và chi phí xin giấy phép kho bãi 2025 là điều bắt buộc để chủ động kế hoạch khai thác kho, bố trí nhân sự và chuẩn bị cơ sở hạ tầng. Giấy phép kho bãi thường liên quan đến nhiều cơ quan quản lý như Sở Công Thương, Cảnh sát PCCC, môi trường, xây dựng…, vì vậy quy trình xin phép thường kéo dài hơn so với thủ tục đăng ký doanh nghiệp thông thường. Chi phí cũng thay đổi tùy diện tích kho, loại hàng lưu trữ và mức độ yêu cầu về PCCC – môi trường. Nội dung dưới đây giúp doanh nghiệp ước tính chính xác thời gian và chi phí cần thiết.
Thời gian xử lý hồ sơ
Thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép kho bãi năm 2025 thường dao động từ 15–30 ngày làm việc, tùy vào loại hình kho và mức độ hoàn thiện hồ sơ ban đầu.
– Đối với kho thông thường quy mô nhỏ: khoảng 10–15 ngày
– Kho từ 300 m² trở lên phải thẩm duyệt PCCC: 20–30 ngày
– Kho lạnh, kho chứa hàng đặc thù: có thể kéo dài đến 30–40 ngày
Các bước xử lý bao gồm: kiểm tra hiện trạng kho, đối chiếu hồ sơ pháp lý, thẩm định PCCC, kiểm tra môi trường và cấp giấy phép cuối cùng. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc kho chưa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, thời gian xử lý có thể kéo dài thêm 5–10 ngày.
Chi phí thẩm định, đo đạc, bản vẽ
Đây là khoản chi bắt buộc trong quá trình xin giấy phép kho bãi 2025, bao gồm:
– Phí thẩm định điều kiện kho bãi và PCCC
– Chi phí đo đạc hiện trạng kho
– Chi phí lập bản vẽ thiết kế mặt bằng – PCCC – thoát hiểm
– Phí kiểm tra hệ thống an toàn, hệ thống báo cháy
Mức chi phí trung bình dao động:
– Kho tiêu chuẩn dưới 200 m²: 3.000.000 – 7.000.000 đồng
– Kho trên 300 m² hoặc kho lạnh: 7.000.000 – 20.000.000 đồng
– Kho chứa hàng đặc thù (hóa chất, thực phẩm xuất khẩu…): có thể cao hơn tùy yêu cầu thẩm duyệt
Chi phí này phụ thuộc nhiều vào diện tích, hạ tầng hiện hữu và mức độ yêu cầu của cơ quan thẩm định.
Chi phí dịch vụ tư vấn – hoàn thiện hồ sơ
Nếu doanh nghiệp sử dụng đơn vị tư vấn, chi phí thông thường bao gồm:
– Khảo sát kho thực tế
– Tư vấn tiêu chuẩn kho – PCCC – môi trường
– Hoàn thiện bộ hồ sơ xin cấp phép
– Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước
Mức chi phí dịch vụ dao động từ 3.000.000 – 8.000.000 đồng, tùy diện tích kho, mức độ yêu cầu và số lượng giấy phép con cần xin. Việc sử dụng dịch vụ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian, hạn chế hồ sơ bị trả về và đảm bảo kho đáp ứng đủ điều kiện cấp phép.
Lưu ý quan trọng khi xin giấy phép kho bãi
Trong quá trình thành lập công ty logistics tại TPHCM, doanh nghiệp muốn kinh doanh kho bãi – lưu giữ hàng hóa phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện về kỹ thuật, PCCC, môi trường và hồ sơ pháp lý. Việc xin giấy phép kho bãi thường gặp nhiều khó khăn vì cơ quan thẩm định yêu cầu kho phải đạt chuẩn ngay từ kết cấu, hệ thống kỹ thuật cho đến giấy tờ pháp lý. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc kho không đạt các tiêu chuẩn bắt buộc, doanh nghiệp sẽ bị từ chối nghiệm thu, yêu cầu bổ sung nhiều lần hoặc bị đình chỉ hoạt động.
Dưới đây là ba nhóm lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm khi xin giấy phép kho bãi.
Lỗi thường gặp trong hồ sơ kỹ thuật
Phần lớn doanh nghiệp bị trả hồ sơ vì các sai sót trong tài liệu kỹ thuật, bao gồm:
– Sơ đồ mặt bằng kho không đầy đủ lối thoát hiểm, hành lang di chuyển, khu vực chứa hàng
– Không có bản vẽ thiết kế hệ thống điện, hệ thống chiếu sáng, thông gió
– Tài liệu kỹ thuật không cập nhật theo hiện trạng thực tế của kho
– Hình ảnh kho bãi không thể hiện rõ diện tích, kết cấu, cửa ra vào
– Thiếu tài liệu mô tả tải trọng sàn, kết cấu mái, hệ thống giá kệ
Những lỗi này khiến cơ quan thẩm định không thể đánh giá chính xác điều kiện kỹ thuật, dẫn đến yêu cầu chỉnh sửa hoặc từ chối hồ sơ.
Sai sót khi chuẩn bị hồ sơ PCCC và môi trường
PCCC là điều kiện quan trọng khi xin giấy phép kho bãi. Một số sai sót phổ biến:
– Thiếu hồ sơ nghiệm thu PCCC theo Nghị định 136
– Không có hệ thống chữa cháy tự động hoặc hệ thống báo cháy không hoạt động
– Bình chữa cháy quá hạn kiểm định
– Lối thoát hiểm không đúng chuẩn hoặc không có biển chỉ dẫn
Ngoài ra, đối với kho có hoạt động vệ sinh, đóng gói, phát sinh chất thải → doanh nghiệp phải bổ sung tài liệu môi trường. Thiếu hồ sơ môi trường có thể làm kéo dài thời gian thẩm định từ 5–10 ngày.
Các rủi ro khi kho không đạt tiêu chuẩn
Nếu kho bãi không đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và PCCC, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro:
– Không được cấp Giấy phép kho bãi, không thể ký hợp đồng logistics
– Bị xử phạt hoặc đình chỉ hoạt động
– Rủi ro cháy nổ, hư hỏng hàng hóa, mất an toàn lao động
– Bị từ chối bồi thường bảo hiểm khi xảy ra sự cố
Do đó, việc xây dựng và chuẩn bị kho bãi đạt chuẩn ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, rút ngắn tiến độ xin giấy phép và vận hành ổn định.
Giấy phép liên quan khi vận hành kho bãi
Khi vận hành kho bãi trong lĩnh vực logistics, doanh nghiệp không chỉ hoàn tất thủ tục thành lập công ty logistics tại TPHCM mà còn phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý về PCCC, môi trường và điều kiện lưu trữ hàng hóa đặc thù. Đây là những giấy phép bắt buộc theo quy định nhằm đảm bảo an toàn hàng hóa, bảo vệ sức khỏe người lao động và giảm thiểu rủi ro cháy nổ, ô nhiễm.
Những giấy phép này có vai trò quan trọng trong việc chứng minh cơ sở đủ điều kiện hoạt động và là tiêu chí mà cơ quan quản lý kiểm tra định kỳ. Việc không có hoặc thiếu các loại giấy phép có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính, tạm ngừng hoạt động kho, thậm chí thu hồi giấy phép kinh doanh trong những trường hợp nghiêm trọng.
Dưới đây là các loại giấy phép quan trọng nhất khi vận hành kho bãi.
Giấy phép PCCC – nghiệm thu hệ thống
Giấy phép PCCC là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các loại kho bãi – kho khô, kho lạnh, trung tâm logistics hoặc kho ngoại quan. Hồ sơ PCCC thường gồm:
– Thẩm duyệt thiết kế PCCC
– Nghiệm thu hệ thống PCCC
– Phương án chữa cháy và phương án thoát nạn
– Biên bản kiểm tra định kỳ hệ thống báo cháy – chữa cháy
Các kho có diện tích lớn, lưu trữ hàng dễ cháy (điện tử, giấy, nhựa, hàng hóa đóng thùng carton…) phải có hệ thống sprinkler, bình chữa cháy, hệ thống báo cháy tự động và lối thoát hiểm đúng chuẩn.
Khi không đạt điều kiện PCCC, doanh nghiệp sẽ không được phép vận hành kho và có thể bị đình chỉ hoạt động ngay lập tức.
Giấy phép môi trường
Kho bãi có diện tích lớn hoặc có hoạt động phát sinh khí thải, nước thải, kho lạnh công suất cao thường phải xin giấy phép môi trường theo Luật Bảo vệ môi trường 2020.
Hồ sơ môi trường bao gồm:
– Báo cáo đánh giá tác động môi trường (ĐTM) hoặc kế hoạch bảo vệ môi trường
– Hồ sơ hệ thống xử lý nước thải, khí thải (nếu có)
– Hồ sơ thu gom, phân loại rác thải công nghiệp
– Biên bản kiểm tra hệ thống làm lạnh đối với kho lạnh
Giấy phép môi trường giúp đảm bảo kho vận hành không gây ô nhiễm, không ảnh hưởng đến khu dân cư xung quanh. Đây là điều kiện quan trọng khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kho hoặc đăng ký thêm dịch vụ logistics có tính chất đặc thù.
Giấy phép lưu trữ hàng hóa đặc thù
Một số hàng hóa đặc thù yêu cầu giấy phép lưu trữ riêng, cụ thể:
– Hàng thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm: phải có Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm
– Hóa chất, dung môi, chất dễ cháy nổ: phải xin giấy phép theo Luật Hóa chất
– Hàng đông lạnh – thủy sản – thực phẩm đông lạnh: cần hồ sơ kiểm định kho lạnh, nhiệt độ bảo quản
– Dược phẩm hoặc thiết bị y tế: phải đáp ứng điều kiện kho theo GSP hoặc theo từng loại sản phẩm
Doanh nghiệp cần xác định chính xác loại hàng hóa dự kiến lưu kho để chuẩn bị giấy phép phù hợp, đảm bảo kho vận hành đúng quy định pháp luật.
Lợi ích sử dụng dịch vụ xin giấy phép kho bãi trọn gói
Việc xin giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa liên quan đến nhiều hồ sơ kỹ thuật như bản vẽ PCCC, thuyết minh điều kiện an toàn, hồ sơ môi trường, chứng từ pháp lý kho và quy định vận hành theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP. Nếu doanh nghiệp tự làm, rủi ro sai sót hồ sơ, phải chỉnh sửa nhiều lần hoặc bị yêu cầu bổ sung là rất cao. Chính vì vậy, sử dụng dịch vụ xin giấy phép kho bãi trọn gói là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp mới mở kho hoặc vận hành kho quy mô lớn.
Đơn vị chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ khảo sát, lập hồ sơ, nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhanh chóng đưa kho vào hoạt động. Dưới đây là những lợi ích rõ rệt nhất:
Không sai sót hồ sơ – hạn chế trả hồ sơ
Hồ sơ xin giấy phép kho bãi thường bị trả về do sai bản vẽ, thiếu nội dung mô tả điều kiện an toàn, trình bày không đúng quy định hoặc không phù hợp công năng kho. Khi sử dụng dịch vụ xin giấy phép kho bãi trọn gói, chuyên viên có kinh nghiệm sẽ rà soát toàn bộ hồ sơ, chuẩn hóa bản vẽ PCCC, lập thuyết minh đúng mẫu và kiểm tra tính pháp lý mặt bằng. Việc này giúp doanh nghiệp gần như không bị trả hồ sơ, giảm tối đa thời gian chỉnh sửa và đảm bảo tiến độ cấp phép.
Hỗ trợ khảo sát hiện trạng kho
Khảo sát hiện trạng là bước quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp không nắm rõ tiêu chuẩn đánh giá. Đơn vị dịch vụ sẽ trực tiếp đến kho để kiểm tra diện tích, kết cấu, hệ thống điện, lối thoát hiểm, số lượng bình chữa cháy, hệ thống báo cháy – chữa cháy (nếu bắt buộc). Từ đó đưa ra giải pháp cải tạo phù hợp, lập bản vẽ đúng quy chuẩn và đảm bảo kho đáp ứng đầy đủ điều kiện để thẩm duyệt PCCC và môi trường. Đây là lợi ích lớn giúp doanh nghiệp tránh làm sai ngay từ đầu.
Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ
Với hồ sơ chuẩn và đúng quy định, thời gian cấp giấy phép sẽ nhanh hơn nhiều so với việc doanh nghiệp tự thực hiện. Đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với Phòng Cảnh sát PCCC, Sở Tài nguyên & Môi trường và UBND quận/huyện nên có thể rút ngắn thời gian xử lý còn 5–10 ngày, tùy loại kho. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng vận hành kho, ký hợp đồng với đối tác và tránh mất chi phí thuê kho trong lúc chờ giấy phép.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Kho bãi bao nhiêu m² thì phải xin giấy phép?
Theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP, kho bãi có diện tích từ 300 m² trở lên phải xin thẩm duyệt thiết kế PCCC và nghiệm thu trước khi hoạt động. Tuy nhiên, với các kho chứa hàng nguy hiểm cháy nổ hoặc kho lạnh bảo quản thực phẩm, diện tích nhỏ hơn vẫn phải làm thủ tục PCCC và môi trường. Kho TMĐT hoặc kho tiêu dùng dưới 300 m² không cần thẩm duyệt nhưng bắt buộc phải có hồ sơ quản lý PCCC theo quy định.
Kho lưu giữ hàng thực phẩm cần tiêu chuẩn gì?
Kho lưu giữ thực phẩm phải đảm bảo:
– Điều kiện vệ sinh, ánh sáng và thông gió;
– Kiểm soát nhiệt độ ổn định đối với kho lạnh;
– Tường, sàn, kệ chứa dễ vệ sinh;
– Không có côn trùng, động vật gây hại;
– Có hồ sơ PCCC và môi trường đầy đủ.
Nếu doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm nhập khẩu hoặc phân phối, có thể phải xin thêm Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm.
Giấy phép PCCC có bắt buộc không?
Có. Tất cả kho bãi đều phải tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy. Với kho dưới 300 m², doanh nghiệp cần hồ sơ quản lý PCCC, nội quy, biển báo, trang bị bình chữa cháy. Với kho từ 300 m² trở lên hoặc kho có hàng nguy hiểm cháy nổ, doanh nghiệp bắt buộc phải thẩm duyệt thiết kế và nghiệm thu PCCC trước khi đưa vào hoạt động.
Bao lâu có giấy phép kho bãi?
Thời gian trung bình để hoàn tất giấy phép kho bãi từ 7–15 ngày làm việc, tùy loại kho và mức độ hoàn thiện hồ sơ. Kho ngoại quan hoặc kho lạnh công nghiệp có thể mất 15–30 ngày do yêu cầu thẩm định nghiêm ngặt hơn. Nếu hồ sơ sai hoặc kho không đạt tiêu chí PCCC/môi trường, thời gian xử lý có thể kéo dài.
Giấy phép kho bãi – lưu giữ hàng hóa là yêu cầu bắt buộc đối với mọi mô hình kho vận, lưu trữ, bảo quản và phân phối hàng hóa. Khi doanh nghiệp đáp ứng đúng điều kiện, chuẩn bị đủ hồ sơ và tuân thủ quy trình thẩm định, thời gian xin phép sẽ diễn ra thuận lợi và không phát sinh lỗi kỹ thuật. Năm 2025, quy định về tiêu chuẩn PCCC, môi trường và cơ sở hạ tầng được kiểm tra nghiêm ngặt hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật và chuẩn bị sớm. Sự hỗ trợ từ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hồ sơ, hạn chế rủi ro và rút ngắn tiến độ thẩm định. Khi có giấy phép hợp lệ, doanh nghiệp có thể đưa kho bãi vào vận hành an toàn, bền vững và phù hợp với pháp luật. Chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu chính là chìa khóa đảm bảo hiệu quả dài hạn cho dự án kho bãi.
