Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh cá thể quán cà phê chi tiết năm 2025

Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh cá thể quán cà phê là từ khóa được tìm kiếm nhiều bởi những người khởi nghiệp kinh doanh nhỏ lẻ trong ngành đồ uống. Việc hợp thức hóa hoạt động quán cà phê qua hình thức hộ kinh doanh cá thể không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo thuận lợi khi khai báo thuế, xin giấy VSATTP, ký kết hợp đồng thuê mặt bằng, thuê nhân công… Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết từ A–Z thủ tục, hồ sơ, địa điểm nộp và những lưu ý thực tế, giúp bạn mở quán đúng quy định và vận hành hiệu quả.

Hộ kinh doanh quán cà phê là gì?

Hình thức hộ kinh doanh cá thể đặc biệt phù hợp với những cá nhân khởi nghiệp trong lĩnh vực ẩm thực đồ uống, nhờ vào quy trình thành lập đơn giản, chi phí vận hành thấp và thủ tục pháp lý không quá phức tạp. Tuy nhiên, vì không có tư cách pháp nhân nên chủ hộ phải trực tiếp chịu mọi trách nhiệm liên quan đến hoạt động kinh doanh, bao gồm cả nợ phát sinh, xử lý tranh chấp, hay vi phạm hành chính nếu có. Do đó, việc hiểu rõ quyền nghĩa vụ của hộ kinh doanh là điều cần thiết trước khi vận hành một quán cà phê theo mô hình này.

Khái niệm hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh cá thể là hình thức kinh doanh nhỏ lẻ do một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân (thường là các thành viên trong cùng một hộ gia đình) đứng tên đăng ký. Đây là mô hình phổ biến cho những ai muốn khởi nghiệp với quy mô vừa phải và thủ tục đăng ký đơn giản.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh cá thể không được công nhận là một pháp nhân riêng biệt. Điều này đồng nghĩa với việc người đứng tên đăng ký hộ kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm vô hạn, dùng toàn bộ tài sản cá nhân để đảm bảo các nghĩa vụ tài chính và pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Trong ngành F&B, mô hình hộ kinh doanh cá thể thường được áp dụng cho các quán cà phê có quy mô nhỏ, vận hành đơn giản. Những quán này thường không sử dụng quá 10 lao động, doanh thu trung bình hàng tháng dưới 100 triệu đồng và hoạt động cố định tại một địa điểm duy nhất. Hình thức này giúp chủ quán dễ dàng quản lý và kiểm soát chi phí, đồng thời thuận tiện trong việc đăng ký và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Vì sao nên chọn mô hình hộ kinh doanh khi mở quán cà phê?

Thủ tục đăng ký đơn giản: chỉ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ ngắn gọn và nộp tại UBND cấp quận/huyện hoặc Phòng Tài chính – Kế hoạch.

Chi phí đăng ký thấp: chủ yếu là lệ phí nhà nước (thường dưới 100.000 đồng).

Không bắt buộc mở sổ kế toán phức tạp như doanh nghiệp.

Không yêu cầu vốn điều lệ cụ thể và có thể bắt đầu từ mô hình nhỏ.

Không yêu cầu con dấu hoặc mã số thuế riêng, giúp tiết kiệm chi phí duy trì.

Việc chọn hộ cá thể kinh doanh quán cà phê là giải pháp hợp lý cho người mới bắt đầu, hạn chế rủi ro, linh hoạt trong quản lý và không bị áp lực bởi các quy định chặt chẽ như mô hình công ty.

Điều kiện để đăng ký hộ kinh doanh quán cà phê

Trước khi mở quán cà phê với hình thức hộ kinh doanh cá thể, bạn cần đảm bảo đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định pháp luật. Đây là bước quan trọng để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và tránh rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành. Dưới đây là các điều kiện cơ bản mà bạn cần nắm rõ.

Điều kiện về chủ thể – ai được đăng ký

Chủ thể đăng ký hộ kinh doanh quán cà phê cần đáp ứng:

Là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

Không thuộc các trường hợp bị hạn chế quyền kinh doanh theo quy định pháp luật (ví dụ: cán bộ, công chức Nhà nước không được đứng tên kinh doanh).

Có thể đăng ký theo hình thức cá nhân hoặc nhóm cá nhân (thành viên trong hộ gia đình).

Trường hợp cá nhân đã đứng tên một hộ kinh doanh sẽ không được phép đăng ký thêm hộ khác trên toàn quốc.

Yêu cầu về mặt bằng, địa điểm kinh doanh

Quán cà phê phải có địa điểm kinh doanh cố định – tức là có nhà ở, ki-ốt, mặt bằng thuê hoặc sở hữu rõ ràng. Một số yêu cầu cụ thể:

Không vi phạm quy hoạch sử dụng đất tại địa phương.

Nếu thuê mặt bằng, cần có hợp đồng thuê hợp lệ hoặc văn bản thỏa thuận quyền sử dụng.

Không kinh doanh lấn chiếm vỉa hè, lòng đường nếu không được phép.

Cần chuẩn bị sơ đồ vị trí quán, ảnh chụp mặt bằng và bảng hiệu (nếu có) để cung cấp khi có yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Điều kiện về VSATTP nếu phục vụ thức ăn uống tại chỗ

Nếu quán cà phê của bạn có phục vụ thức ăn nhẹ, bánh mì, nước ép, cà phê pha chế tại chỗ, thì cần:

Xin giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) theo quy định của Bộ Y tế.

Khu chế biến, phục vụ phải sạch sẽ, có bồn rửa, hệ thống xử lý nước thải.

Dụng cụ chứa đựng, ly tách, khu vực lưu trữ nguyên liệu phải đảm bảo không gây ô nhiễm chéo.

Có sổ kiểm tra nhiệt độ bảo quản, hạn sử dụng nguyên liệu.

Nhân viên trực tiếp chế biến và phục vụ phải có xác nhận kiến thức VSATTP, được khám sức khỏe định kỳ.

Ngoài ra, một số quận/huyện còn yêu cầu quán có cam kết thực hiện đầy đủ điều kiện an toàn thực phẩm thay vì bắt buộc có giấy chứng nhận – tùy theo quy mô và ngành nghề ghi trên giấy phép.

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể quán cà phê gồm những gì?

Việc đăng ký hộ kinh doanh cá thể là bước đầu tiên và bắt buộc nếu bạn muốn mở quán cà phê hợp pháp và hoạt động ổn định lâu dài. Chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh phải đi lại bổ sung nhiều lần. Dưới đây là các loại giấy tờ cần thiết:

Đơn đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu

Bạn cần điền Đơn đề nghị đăng ký hộ kinh doanh cá thể theo mẫu quy định tại Phụ lục III-1 ban hành kèm Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.

Nội dung chính gồm:

Tên hộ kinh doanh, địa chỉ

Ngành nghề đăng ký

Vốn kinh doanh

Thông tin chủ hộ và chữ ký xác nhận

Lưu ý điền chính xác, không tẩy xóa. Đơn có thể viết tay hoặc đánh máy.

Bản sao CCCD chủ hộ và giấy tờ nhà đất hoặc hợp đồng thuê mặt bằng

CCCD/CMND của người đứng tên hộ kinh doanh: bản sao công chứng hoặc mang bản gốc đối chiếu khi nộp hồ sơ.

Nếu bạn sử dụng mặt bằng thuê, cần có hợp đồng thuê mặt bằng hợp lệ.

Nếu mặt bằng thuộc sở hữu gia đình, nộp bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tương đương.

Danh mục ngành nghề đăng ký kinh doanh

Bạn cần liệt kê chính xác ngành nghề đăng ký – ví dụ:

Dịch vụ ăn uống, đồ uống không cồn

Kinh doanh quán cà phê, giải khát

Ngành nghề càng cụ thể sẽ giúp dễ xác định nghĩa vụ thuế và tránh bị yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ.

Quy trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể quán cà phê

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn cần thực hiện đúng quy trình đăng ký hộ kinh doanh quán cà phê để được cấp giấy chứng nhận hợp pháp và bắt đầu kinh doanh. Dưới đây là các bước chi tiết:

Nộp hồ sơ tại đâu? – UBND cấp huyện/quận

Bạn đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh để nộp hồ sơ. Có thể nộp trực tiếp hoặc nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (nếu địa phương hỗ trợ).

Khi nộp, bạn cần mang theo bản chính để đối chiếu hoặc công chứng đầy đủ nếu gửi qua bưu điện.

Thời gian xử lý và lệ phí đăng ký

Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Phí đăng ký: 100.000 đồng/lần nộp hồ sơ theo Thông tư 85/2019/TT-BTC.

Ngoài ra, sau khi được cấp giấy chứng nhận, bạn cần đóng lệ phí môn bài theo mức:

Doanh thu <300 triệu/năm: miễn

Từ 300–500 triệu: 300.000 đồng/năm

Trên 500 triệu: 1.000.000 đồng/năm

Nhận giấy chứng nhận và bắt đầu hoạt động

Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Lúc này, bạn cần:

Khai báo thuế tại Chi cục Thuế địa phương

Nếu có kinh doanh đồ ăn hoặc thực phẩm, bạn phải xin thêm giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm

Chuẩn bị biển hiệu, nội quy, hóa đơn và các điều kiện kinh doanh cần thiết khác

Lưu ý: Quán cà phê cũng cần tuân thủ các quy định về môi trường, phòng cháy chữa cháy nếu diện tích lớn hoặc có bếp nấu.

Lưu ý sau khi được cấp giấy phép hộ kinh doanh

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, nhiều người thường nghĩ rằng như vậy là xong thủ tục và có thể bắt đầu bán hàng ngay. Tuy nhiên, để quán cà phê hoạt động đúng pháp luật, bạn cần lưu ý thực hiện thêm một số thủ tục pháp lý và thuế quan trọng dưới đây:

Khai thuế môn bài và đăng ký mã số thuế

Ngay khi được cấp giấy phép hộ kinh doanh, chủ hộ cần nộp tờ khai lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy. Thông thường, mức thuế môn bài cho hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm là miễn thuế. Trên mức đó sẽ nộp theo mức 300.000 – 1.000.000 đồng/năm tùy doanh thu.

Sau khi nộp tờ khai, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cá nhân/hộ kinh doanh. Đây là mã để bạn sử dụng trong các giao dịch thuế tiếp theo, bao gồm nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và khai báo với các cơ quan khác.

Mua hóa đơn bán lẻ nếu cần

Nếu quán cà phê của bạn phục vụ cho khách lẻ là cá nhân, thường không cần hóa đơn. Tuy nhiên, nếu có đối tác công ty hoặc cơ quan yêu cầu xuất hóa đơn, bạn cần:

Đăng ký mua hóa đơn bán lẻ tại Chi cục Thuế

Lập tờ khai lý do và đối tượng sử dụng hóa đơn

Mỗi lần mua cần kê khai rõ nội dung và giá trị giao dịch

Việc mua hóa đơn sẽ giúp bạn hợp thức hóa các giao dịch, tránh bị nghi ngờ về doanh thu khi bị thanh tra thuế.

Xin giấy VSATTP nếu có phục vụ thức ăn, nước uống tại chỗ

Quán cà phê phục vụ đồ uống pha chế tại chỗ như: cà phê, nước ép, sinh tố… hoặc có bán kèm bánh ngọt, đồ ăn nhẹ thì phải xin giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP).

Hồ sơ bao gồm:

Giấy đăng ký kinh doanh

Sơ đồ mặt bằng

Giấy khám sức khỏe và giấy xác nhận kiến thức VSATTP của chủ hộ và nhân viên

Nếu không có giấy phép, bạn có thể bị phạt từ 3–5 triệu đồng, thậm chí bị đình chỉ hoạt động.

Có nên sử dụng dịch vụ làm thủ tục hộ kinh doanh không?

Với những ai lần đầu mở quán cà phê, việc tự mình thực hiện các thủ tục pháp lý có thể gây rối rắm, mất thời gian và dễ sai sót. Vì vậy, thuê dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh trọn gói là một lựa chọn thông minh được nhiều người ưu tiên.

Khi nào nên thuê đơn vị hỗ trợ

Bạn nên cân nhắc thuê dịch vụ pháp lý khi gặp các trường hợp sau:

Không có thời gian đi lại, xếp hàng nộp hồ sơ

Không nắm rõ quy trình pháp lý, thủ tục thuế

Cần làm thêm giấy VSATTP, PCCC, khai thuế ban đầu

Muốn hạn chế rủi ro bị trả hồ sơ hoặc xử phạt sai quy trình

Đặc biệt, với những người mở quán ở trung tâm thành phố, nơi có nhiều kiểm tra từ cơ quan quản lý, việc chuẩn bị đầy đủ thủ tục ngay từ đầu là rất quan trọng.

Ưu điểm khi dùng dịch vụ trọn gói – tiết kiệm, chính xác, nhanh chóng

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ pháp lý mở quán cà phê bạn sẽ nhận được:

Tư vấn chọn mã ngành đúng, tránh sai lệch ảnh hưởng đến thuế

Soạn và nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh đầy đủ, chính xác

Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước, giúp tiết kiệm thời gian

Hỗ trợ các bước tiếp theo như: xin giấy VSATTP, khai thuế, lập sổ sách kế toán

Chi phí trung bình của các dịch vụ này không cao (khoảng 500.000 – 1.500.000 đồng), nhưng giá trị nhận lại là sự an tâm, nhanh chóng và đúng luật ngay từ khâu khởi đầu.

Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh cá thể quán cà phê trong bài viết trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về quy trình pháp lý, thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị. Việc thực hiện đầy đủ các bước không chỉ giúp quán cà phê hoạt động hợp pháp, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các thủ tục tiếp theo như xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP), đăng ký thuê lao động, mở tài khoản ngân hàng hay hợp tác thương mại. Trong trường hợp bạn không rành thủ tục hành chính hoặc lo ngại sai sót khi kê khai, việc lựa chọn dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh trọn gói là giải pháp tiết kiệm thời gian, an toàn và đúng luật. Đừng để những thủ tục pháp lý làm chậm hành trình kinh doanh cà phê của bạn!