Đăng ký bảo hiểm xã hội: Thủ tục, hồ sơ và quy định mới nhất năm 2026

Đăng ký bảo hiểm xã hội là nghĩa vụ bắt buộc và cũng là quyền lợi quan trọng đối với người lao động trong mỗi doanh nghiệp tại Việt Nam. Khi thực hiện đúng quy trình đăng ký, doanh nghiệp giúp người lao động được đảm bảo đầy đủ các chế độ bảo hiểm trong suốt quá trình làm việc. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn còn lúng túng trong việc chuẩn bị hồ sơ, kê khai thông tin và đăng ký online trên hệ thống BHXH điện tử. Việc nắm rõ quy định và thủ tục cập nhật sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các mức phạt không mong muốn. Bên cạnh đó, người lao động cũng có thể chủ động theo dõi thông tin bảo hiểm của mình trên ứng dụng VSSID. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn đầy đủ về toàn bộ quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội. Qua đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và thực hiện đúng quy định pháp luật.

Tổng quan về đăng ký bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm xã hội là gì?

Bảo hiểm xã hội (BHXH) là chế độ bảo vệ người lao động và người sử dụng lao động trước những rủi ro trong cuộc sống như ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp hoặc khi về hưu. BHXH giúp đảm bảo nguồn thu nhập ổn định cho người lao động trong trường hợp mất khả năng lao động, đồng thời hỗ trợ chi phí y tế và chăm sóc sức khỏe. Đăng ký BHXH là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp và quyền lợi thiết yếu của người lao động.

Ai phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc?

Theo quy định, tất cả người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên phải tham gia BHXH bắt buộc. Điều này áp dụng cho cả doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, hợp tác xã, đơn vị nhà nước hoặc các tổ chức nước ngoài có trụ sở tại Việt Nam. Người lao động tự do, hợp đồng ngắn hạn dưới 1 tháng hoặc một số đối tượng đặc thù sẽ tham gia theo hình thức BHXH tự nguyện. Việc tham gia BHXH bắt buộc giúp người lao động được hưởng đầy đủ quyền lợi pháp lý khi xảy ra rủi ro.

Lợi ích khi tham gia BHXH đúng quy định

Tham gia BHXH đúng quy định mang lại nhiều lợi ích thiết thực: người lao động được hưởng chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp, hưu trí và tử tuất; doanh nghiệp được giảm rủi ro pháp lý, nâng cao uy tín và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Ngoài ra, BHXH còn là cơ sở để người lao động vay vốn, làm thủ tục cấp thẻ bảo hiểm y tế và đảm bảo an sinh xã hội lâu dài.

Quy định pháp luật mới nhất về đăng ký BHXH năm 2026

Căn cứ pháp lý – Luật BHXH – Nghị định – Thông tư

Đăng ký BHXH hiện nay được điều chỉnh bởi Luật BHXH, các Nghị định hướng dẫn thi hành và Thông tư của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Đây là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp thực hiện kê khai, đóng BHXH cho người lao động, quản lý sổ BHXH và thực hiện các báo cáo định kỳ.

Các điểm thay đổi quan trọng năm 2026

Năm 2026, một số điểm mới trong quy định BHXH bao gồm: mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, điều chỉnh mức đóng BHXH theo lương tối thiểu, yêu cầu doanh nghiệp cập nhật dữ liệu điện tử, đồng thời nâng cao trách nhiệm báo cáo thông tin lao động và tiền lương đúng thực tế. Những thay đổi này nhằm tăng cường minh bạch, bảo vệ quyền lợi người lao động và hỗ trợ công tác quản lý của cơ quan BHXH.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động

Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký BHXH cho toàn bộ người lao động, đóng đầy đủ, đúng hạn và báo cáo thông tin chính xác. Người lao động có quyền kiểm tra việc đóng BHXH, nhận sổ BHXH và yêu cầu giải quyết chế độ khi xảy ra rủi ro. Việc thực hiện đúng trách nhiệm không chỉ đảm bảo quyền lợi pháp lý mà còn giúp duy trì uy tín, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.

Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Khi doanh nghiệp hoặc người lao động lần đầu tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác là điều kiện tiên quyết để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu bao gồm một số thành phần quan trọng sau:

Tờ khai tham gia BHXH cho người lao động

Tờ khai tham gia BHXH là biểu mẫu quan trọng, do doanh nghiệp lập để kê khai thông tin của từng người lao động. Nội dung tờ khai thường bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, mã số thuế (nếu có), chức danh, vị trí công việc, mức lương tham gia BHXH. Việc điền thông tin phải chính xác và đầy đủ, vì sai sót sẽ dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc chậm xử lý.

Danh sách lao động tham gia BHXH của doanh nghiệp

Ngoài tờ khai riêng lẻ cho từng người, doanh nghiệp cần lập danh sách tổng hợp tất cả lao động tham gia BHXH. Danh sách này giúp cơ quan BHXH kiểm tra số lượng người và các thông tin cơ bản, từ đó xác định mức đóng BHXH đúng quy định. Danh sách phải được ký duyệt bởi người có thẩm quyền của doanh nghiệp.

Hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng

Hồ sơ tham gia BHXH không thể thiếu hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng. Các tài liệu này chứng minh mối quan hệ lao động hợp pháp giữa doanh nghiệp và người lao động, đồng thời là cơ sở pháp lý để xác định mức đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế.

Các giấy tờ kèm theo khi có thay đổi nhân sự

Trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi nhân sự – tuyển dụng mới, nghỉ việc, thuyên chuyển – cần chuẩn bị các giấy tờ đi kèm như: quyết định điều chuyển, quyết định thôi việc, bản sao hợp đồng lao động mới hoặc giấy xác nhận nghỉ việc. Việc cập nhật hồ sơ kịp thời giúp bảo đảm quyền lợi BHXH của người lao động và tránh sai sót trong quá trình đóng BHXH.

Quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp mới thành lập

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc đăng ký BHXH là một trong những bước quan trọng để tuân thủ quy định pháp luật lao động và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Quy trình đăng ký BHXH cho doanh nghiệp mới bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1 – Đăng ký mã đơn vị BHXH

Doanh nghiệp cần đăng ký mã đơn vị BHXH tại cơ quan BHXH quản lý trực tiếp. Mã này là căn cứ để tất cả các giao dịch, khai báo và đóng BHXH sau này. Hồ sơ đăng ký mã đơn vị thường bao gồm giấy phép đăng ký kinh doanh, mẫu đăng ký và các giấy tờ pháp lý liên quan đến doanh nghiệp.

Bước 2 – Khai trình lao động

Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp phải khai trình danh sách lao động tham gia BHXH. Thông tin khai trình bao gồm họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, mức lương và các chế độ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp tương ứng. Khai trình chính xác giúp cơ quan BHXH quản lý và đối chiếu số liệu đúng với thực tế.

Bước 3 – Nộp hồ sơ tham gia BHXH lần đầu

Doanh nghiệp nộp hồ sơ BHXH lần đầu tại cơ quan BHXH hoặc qua cổng Dịch vụ công trực tuyến. Hồ sơ bao gồm tờ khai tham gia, danh sách lao động, hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng và các giấy tờ kèm theo. Việc nộp đúng hạn và đầy đủ giúp hồ sơ được duyệt nhanh chóng, tránh bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

Bước 4 – Nhận kết quả và kích hoạt tài khoản BHXH điện tử

Sau khi hồ sơ được cơ quan BHXH tiếp nhận và phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận kết quả đăng ký và tài khoản BHXH điện tử. Tài khoản này cho phép doanh nghiệp tra cứu, khai báo và quản lý thông tin BHXH cho người lao động online, thuận tiện và tiết kiệm thời gian.

Bước 5 – Nộp tiền BHXH đúng hạn theo quy định

Bước cuối cùng là doanh nghiệp thực hiện đóng BHXH cho người lao động theo quy định. Việc nộp đúng hạn, đủ số tiền góp phần bảo đảm quyền lợi của người lao động, tránh bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cũng cần lưu giữ chứng từ nộp BHXH để đối chiếu khi cần thiết.

Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội online

Đăng ký qua cổng Dịch vụ công BHXH

Để đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) online, doanh nghiệp hoặc người lao động có thể truy cập cổng Dịch vụ công BHXH (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn). Tại đây, người dùng cần tạo tài khoản cá nhân hoặc tài khoản doanh nghiệp, sau đó điền đầy đủ thông tin hồ sơ, bao gồm thông tin cá nhân, mã số BHXH, và loại hình tham gia. Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống sẽ thông báo trạng thái xử lý và gửi kết quả điện tử khi đăng ký thành công.

Đăng ký bằng phần mềm BHXH điện tử (IVAN)

Phần mềm BHXH điện tử IVAN cho phép doanh nghiệp kê khai, gửi hồ sơ và thanh toán các khoản BHXH online. Doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm, đăng ký tài khoản và kết nối với cơ quan BHXH. IVAN hỗ trợ ký số điện tử trên hồ sơ, giúp quy trình gửi và phê duyệt nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

Đăng ký và tra cứu qua ứng dụng VSSID

Ứng dụng VSSID (Vietnam Social Security ID) hỗ trợ người lao động đăng ký, tra cứu và quản lý thông tin BHXH trực tuyến trên điện thoại. Người dùng có thể đăng ký tham gia BHXH, kiểm tra quá trình đóng, lịch sử hưởng chế độ và tra cứu mã số BHXH. VSSID tiện lợi, dễ sử dụng và cung cấp thông báo nhắc nộp hồ sơ hoặc cập nhật thông tin.

Các lỗi thường gặp khi đăng ký online

Khi đăng ký BHXH online, một số lỗi thường gặp bao gồm: thông tin cá nhân không khớp với dữ liệu cơ quan BHXH, mã số BHXH bị sai, hồ sơ chưa đầy đủ giấy tờ, hoặc lỗi ký số điện tử. Để khắc phục, doanh nghiệp và người lao động nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp, sử dụng trình duyệt hỗ trợ đầy đủ và đảm bảo kết nối Internet ổn định.

Mức đóng bảo hiểm xã hội năm 2026

Mức đóng của doanh nghiệp

Năm 2026, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đóng các khoản BHXH bắt buộc cho người lao động theo quy định, bao gồm: BHXH hưu trí và tử tuất, BH thất nghiệp, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, BH y tế. Tỷ lệ đóng BHXH của doanh nghiệp dao động từ 17%–22% tổng mức lương tham gia, tùy loại hình doanh nghiệp và ngành nghề. Việc đóng đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Mức đóng của người lao động

Người lao động tham gia BHXH đóng theo tỷ lệ quy định, thường khoảng 8%–10,5% tổng mức lương tháng. Khoản đóng này được khấu trừ trực tiếp vào lương và bao gồm BH hưu trí, tử tuất, và BH thất nghiệp. Việc đóng đúng giúp người lao động tích lũy quyền lợi hưu trí, hưởng chế độ ốm đau, thai sản và trợ cấp thất nghiệp khi cần.

Các khoản đóng bắt buộc khác: BHYT – BHTN

Ngoài BHXH, doanh nghiệp và người lao động còn phải đóng Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). BHYT được đóng theo tỷ lệ khoảng 4,5%–5% lương, trong đó doanh nghiệp đóng 3%–3,5%, người lao động đóng 1,5%–2%. BHTN doanh nghiệp đóng 1%, người lao động đóng 1% tổng lương tháng. Các khoản này đảm bảo quyền lợi khám chữa bệnh và hỗ trợ thất nghiệp.

Minh họa bảng mức đóng theo từng mức lương

Bảng trên minh họa tổng quan mức đóng BHXH, BHYT và BHTN theo mức lương, giúp doanh nghiệp và người lao động dễ tính toán chi phí và quyền lợi năm 2026.

Những lỗi phổ biến khi đăng ký BHXH

Đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới hoặc chưa quen với quy trình thường gặp phải các lỗi phổ biến, dẫn đến hồ sơ bị trả về hoặc bị xử phạt hành chính.

Sai thông tin người lao động

Một trong những lỗi thường gặp là điền sai thông tin cơ bản của người lao động, bao gồm họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD hoặc mã số thuế. Sai sót này khiến hồ sơ không được chấp nhận và doanh nghiệp phải chỉnh sửa, nộp lại.

Không khai trình lao động trước khi nộp hồ sơ

Doanh nghiệp phải khai trình danh sách lao động mới với cơ quan BHXH trước khi nộp hồ sơ đăng ký tham gia. Nếu bỏ qua bước này, hồ sơ sẽ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Nộp hồ sơ trễ hạn – bị phạt hành chính

Theo quy định, đăng ký BHXH phải thực hiện trong thời hạn nhất định kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc. Việc nộp hồ sơ trễ hạn sẽ dẫn đến phạt hành chính và phát sinh lãi chậm nộp, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Sai biểu mẫu hoặc thiếu hồ sơ bổ sung

Sử dụng biểu mẫu không đúng theo hướng dẫn hoặc thiếu hồ sơ bổ sung cũng là nguyên nhân khiến hồ sơ BHXH bị trả lại. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các biểu mẫu, giấy tờ liên quan trước khi nộp để tránh kéo dài thời gian xử lý.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi đăng ký BHXH

Để quá trình đăng ký BHXH diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng liên quan đến thông tin lao động, hợp đồng và mức lương đóng BHXH.

Kiểm tra hợp đồng lao động trước khi nộp

Trước khi đăng ký BHXH, doanh nghiệp nên kiểm tra hợp đồng lao động của từng người để đảm bảo thông tin chính xác, đặc biệt về thời hạn hợp đồng, chức danh và mức lương. Hợp đồng hợp lệ giúp hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng.

Khớp thông tin CMND/CCCD của người lao động

Thông tin CMND/CCCD phải khớp với hồ sơ BHXH. Sai lệch về số chứng minh hoặc ngày cấp sẽ khiến hồ sơ bị trả lại. Nên đối chiếu thông tin này trước khi lập hồ sơ nộp cơ quan BHXH.

Lưu ý khi đăng ký BHXH cho lao động thời vụ

Đối với lao động thời vụ, cần khai trình đúng thời gian làm việc và loại hợp đồng. Một số đơn vị bỏ qua bước này dẫn đến thiếu đóng BHXH hoặc đóng sai mức, gây tranh chấp sau này.

Lưu ý khi thay đổi lương đóng BHXH

Khi thay đổi mức lương hoặc phụ cấp, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin kịp thời với cơ quan BHXH để điều chỉnh mức đóng. Việc không cập nhật sẽ gây sai lệch dữ liệu và rủi ro pháp lý.

Quyền lợi người lao động khi tham gia BHXH

Tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) giúp người lao động được bảo vệ trước những rủi ro bất ngờ về sức khỏe, thu nhập và tuổi già. Đây là một trong những chính sách an sinh quan trọng nhất, đảm bảo người lao động duy trì được mức sống ổn định khi gặp khó khăn hoặc khi kết thúc quá trình làm việc. Khi tham gia BHXH, người lao động được hưởng đầy đủ quyền lợi theo quy định, không chỉ liên quan đến bệnh tật, thai sản mà còn được đảm bảo chế độ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp và quyền lợi lâu dài như hưu trí, tử tuất. Mỗi chế độ đều có điều kiện rõ ràng, mức chi trả minh bạch và thời gian giải quyết cụ thể nhằm tạo sự yên tâm cho người lao động và doanh nghiệp. Đặc biệt, ở các doanh nghiệp có môi trường làm việc tiềm ẩn nhiều rủi ro, việc tham gia BHXH càng trở nên quan trọng vì giúp bảo vệ người lao động toàn diện hơn. Ngoài ra, quyền lợi BHXH còn góp phần xây dựng mối quan hệ lao động bền vững, hạn chế tranh chấp và tăng tính gắn kết giữa các bên. Dưới đây là chi tiết từng quyền lợi mà người lao động được hưởng.

Quyền lợi chế độ ốm đau

Người lao động nghỉ việc do ốm đau, bệnh tật hoặc phải chăm con dưới 7 tuổi bị ốm đều được hưởng trợ cấp ốm đau theo BHXH. Mức hưởng khoảng 75% mức lương đóng BHXH và thời gian nghỉ tùy thuộc vào thời gian tham gia và môi trường làm việc. Trường hợp mắc bệnh dài ngày sẽ được hưởng số ngày nghỉ nhiều hơn theo danh mục bệnh của Bộ Y tế.

Quyền lợi chế độ thai sản

Người lao động nữ mang thai, sinh con, nhận con nuôi dưới 6 tháng tuổi, hoặc nam giới có vợ sinh con đều có quyền hưởng chế độ thai sản. Mức hưởng bằng 100% bình quân tiền lương đóng BHXH và được nghỉ từ 5 đến 6 tháng tùy trường hợp. Ngoài ra, lao động nữ còn được hưởng hỗ trợ khám thai, dưỡng sức và phục hồi sau sinh.

Quyền lợi tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp

Khi bị tai nạn trong quá trình làm việc hoặc mắc bệnh nghề nghiệp do môi trường lao động, người lao động được hỗ trợ chi phí điều trị, trợ cấp phục hồi chức năng, trợ cấp suy giảm khả năng lao động và trợ cấp hàng tháng nếu mức suy giảm cao. Đây là chế độ quan trọng giúp người lao động giảm gánh nặng kinh tế khi gặp rủi ro nghề nghiệp.

Quyền lợi hưu trí – tử tuất

Sau quá trình làm việc đủ năm đóng BHXH, người lao động được hưởng lương hưu hàng tháng, kèm thẻ BHYT miễn phí. Khi người lao động qua đời, thân nhân được nhận trợ cấp mai táng và trợ cấp tuất. Đây là quyền lợi mang tính dài hạn và nhân văn, bảo vệ cả gia đình người lao động.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về đăng ký bảo hiểm xã hội

Phần FAQ hỗ trợ giải đáp những thắc mắc phổ biến của doanh nghiệp và người lao động khi thực hiện đăng ký BHXH. Các câu hỏi tập trung vào quy trình, thời gian, đối tượng phải tham gia, hồ sơ cần chuẩn bị và mức xử phạt nếu không tuân thủ. Khi hiểu rõ, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong xử lý nghiệp vụ, tránh sai sót và bảo đảm quyền lợi cho người lao động. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp được trình bày ngắn gọn, đúng trọng tâm và dễ áp dụng trong thực tế.

Đăng ký BHXH lần đầu mất bao lâu?

Thông thường, thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu là từ 3–5 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng mẫu biểu và thông tin để tránh bị kéo dài.

Người thử việc có cần đóng BHXH không?

Theo quy định, người lao động trong thời gian thử việc chưa phải đóng BHXH. Tuy nhiên, khi ký hợp đồng lao động chính thức từ 1 tháng trở lên, doanh nghiệp phải đăng ký BHXH ngay trong tháng đầu tiên.

Đăng ký BHXH online có cần bản cứng không?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ online qua cổng giao dịch điện tử vẫn phải lưu bản giấy nội bộ để phục vụ kiểm tra sau này. Một số trường hợp cơ quan BHXH có thể yêu cầu đối chiếu bản cứng nếu phát sinh sai lệch.

Mức phạt nếu doanh nghiệp không đăng ký BHXH?

Doanh nghiệp không đăng ký BHXH đúng hạn có thể bị phạt từ 12–75 triệu đồng tùy số lượng lao động vi phạm, đồng thời phải truy đóng toàn bộ số tiền BHXH và tiền lãi chậm đóng theo quy định.

Đăng ký bảo hiểm xã hội là quy trình bắt buộc nhưng không hề phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự pháp luật. Việc tham gia đầy đủ và đúng hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh các mức phạt không đáng có, đồng thời đảm bảo quyền lợi lâu dài cho người lao động. Với sự hỗ trợ của hệ thống BHXH điện tử, quá trình đăng ký ngày càng thuận tiện và minh bạch. Người lao động cũng có thể dễ dàng theo dõi thông tin của mình thông qua ứng dụng VSSID. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật quy định mới để tránh sai sót trong quá trình thực hiện. Nếu gặp khó khăn, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp là lựa chọn phù hợp để tiết kiệm thời gian. Đăng ký đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và an toàn hơn trong dài hạn.