Chữ ký số và hóa đơn điện tử – Giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp

Chữ ký số và hóa đơn điện tử là nền tảng quan trọng trong tiến trình số hóa hoạt động quản lý thuế và giao dịch thương mại tại Việt Nam. Từ khi Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành, việc áp dụng hai công cụ này đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh.
Sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử không chỉ giúp xác thực giao dịch, đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ mà còn tối ưu quy trình quản lý, giảm rủi ro lưu trữ hồ sơ giấy. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện – từ khái niệm, quy định pháp lý đến quy trình đăng ký và các lưu ý khi sử dụng, giúp doanh nghiệp bạn triển khai đúng chuẩn 2025.

Tổng quan về chữ ký số và hóa đơn điện tử 

Khái niệm chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử 

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử đặc biệt được mã hóa bằng công nghệ hiện đại, sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực (CA) cấp. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp trên văn bản giấy.

Điểm khác biệt lớn nhất của chữ ký số nằm ở cơ chế mã hóa – giải mã dữ liệu bằng cặp khóa công khai (Public Key) và khóa bí mật (Private Key), giúp xác nhận chính xác danh tính người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung. Một khi văn bản đã được ký số, mọi thay đổi hoặc chỉnh sửa đều bị hệ thống phát hiện, bảo vệ tính xác thực tuyệt đối cho tài liệu.

Trong thực tế, chữ ký số được sử dụng rộng rãi trong khai thuế điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, ký hợp đồng online và nộp báo cáo tài chính. Việc áp dụng chữ ký số không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn mà còn góp phần quan trọng vào quá trình chuyển đổi số toàn diện của doanh nghiệp Việt Nam.

Hóa đơn điện tử và vai trò trong quản lý thuế 

Hóa đơn điện tử là chứng từ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Mỗi hóa đơn điện tử chứa các thông tin cơ bản về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, thuế và đặc biệt là chữ ký số hợp lệ của bên phát hành, giúp đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch.

Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Thay vì lưu trữ hàng nghìn hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu và báo cáo thông qua hệ thống điện tử.

Đối với cơ quan thuế, việc quản lý hóa đơn điện tử giúp giám sát doanh thu doanh nghiệp theo thời gian thực, hạn chế gian lận và trốn thuế. Ngoài ra, việc áp dụng hóa đơn điện tử còn giúp giảm 80% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ, góp phần bảo vệ môi trường và hiện đại hóa công tác quản trị tài chính – kế toán.

Sự kết hợp giữa chữ ký số và hóa đơn điện tử đang trở thành giải pháp tất yếu, giúp doanh nghiệp Việt Nam vận hành hiệu quả, minh bạch và bền vững trong thời đại chuyển đổi số.

Cơ sở pháp lý áp dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử 

Văn bản pháp lý hiện hành 

Việc triển khai chữ ký số và hóa đơn điện tử tại Việt Nam hiện nay được điều chỉnh bởi một hệ thống văn bản pháp luật đồng bộ, nhằm đảm bảo tính pháp lý, an toàn và bảo mật trong các giao dịch điện tử. Trước hết, Luật Giao dịch điện tử 2023 là nền tảng quan trọng quy định về giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử và chữ ký số, khẳng định rằng chứng thư số hợp lệ có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu doanh nghiệp.

Tiếp đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ điện tử; yêu cầu mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về định dạng, quy trình khởi tạo, gửi – nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử, đồng thời nêu rõ trách nhiệm của cơ quan thuế và doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết việc quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, giúp đảm bảo an toàn pháp lý và kỹ thuật trong việc ký, xác nhận và mã hóa dữ liệu điện tử.

Trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng 

Khi sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đăng ký, quản lý, lưu trữ và cập nhật thông tin theo quy định pháp luật. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần đăng ký chứng thư số với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực (CA) và đăng ký mẫu hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Doanh nghiệp cũng phải đảm bảo bảo mật thông tin của chữ ký số, không chia sẻ thiết bị USB Token cho người không có thẩm quyền và phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm. Khi có thay đổi thông tin người đại diện, địa chỉ hoặc mã số thuế, phải cập nhật kịp thời trên hệ thống.

Trường hợp vi phạm quy định – như sử dụng chữ ký số hết hạn, phát hành hóa đơn không hợp lệ hoặc không lưu trữ đúng quy định – doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 5 đến 20 triệu đồng, thậm chí bị đình chỉ sử dụng hóa đơn. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín và duy trì hoạt động ổn định, minh bạch.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử 

Tiết kiệm chi phí và thời gian 

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử và áp dụng chữ ký số mang lại lợi ích tài chính rõ rệt cho doanh nghiệp. Nếu trước đây, mỗi hóa đơn giấy phải tốn chi phí in ấn, vận chuyển, lưu kho và nhân sự quản lý, thì nay toàn bộ quy trình được thực hiện online chỉ trong vài phút. Theo thống kê của Bộ Tài chính, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm đến 80% chi phí vận hành, bao gồm vật tư in ấn, chuyển phát nhanh và nhân công xử lý chứng từ.

Ngoài ra, chữ ký số giúp doanh nghiệp ký và gửi hàng trăm hóa đơn trong cùng một thời điểm, không cần chờ người đại diện ký tay từng bản cứng. Quy trình nhanh gọn này giúp doanh nghiệp rút ngắn 70% thời gian giao dịch với đối tác và cơ quan thuế, đồng thời tránh tình trạng sai sót khi xử lý hồ sơ thủ công. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào hoạt động sản xuất – kinh doanh thay vì công việc hành chính.

Nâng cao tính bảo mật và minh bạch 

Chữ ký số hoạt động dựa trên công nghệ mã hóa hai chiều, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu. Mỗi hóa đơn điện tử sau khi được ký số sẽ không thể chỉnh sửa nội dung mà không bị phát hiện, giúp loại bỏ nguy cơ làm giả hoặc thay đổi thông tin giao dịch.

Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn tạo niềm tin cho đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý. Việc mọi dữ liệu đều được lưu trữ tập trung trên hệ thống điện tử cũng giúp nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kế toán – thuế, góp phần giảm thiểu tình trạng trốn thuế hoặc kê khai sai lệch.

Thuận tiện trong quản lý và báo cáo thuế 

Một trong những ưu điểm lớn nhất khi sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử là khả năng tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán và hệ thống thuế điện tử. Nhờ sự đồng bộ này, kế toán viên có thể lập hóa đơn, ký điện tử và nộp tờ khai chỉ bằng vài thao tác trên máy tính.

Các phần mềm phổ biến như MISA, FAST, hoặc HTKK đều hỗ trợ kết nối với chữ ký số, giúp việc kê khai, đối chiếu, báo cáo và lưu trữ trở nên nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép truy xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản trị thuế và tài chính, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của cơ quan quản lý.

Quy trình đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp 

Bước 1 – Chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín 

Để đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp, việc đầu tiên là lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Một số đơn vị phổ biến hiện nay gồm: Viettel-CA, VNPT-CA, BKAV-CA, FPT-CA, NewCA, Smartsign… Mỗi đơn vị có chính sách giá, thời hạn chứng thư và hình thức hỗ trợ khác nhau.

Khi lựa chọn, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí như: uy tín thương hiệu, tốc độ cấp chứng thư số, chất lượng hỗ trợ kỹ thuật, khả năng tương thích với hệ thống thuế điện tử và phần mềm kế toán. Ngoài ra, nên ưu tiên các nhà cung cấp có dịch vụ cài đặt tận nơi và hỗ trợ trực tuyến 24/7 để đảm bảo quá trình vận hành suôn sẻ, đặc biệt trong giai đoạn khai thuế, nộp báo cáo tài chính hoặc phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ đăng ký 

Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký chữ ký số bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có chứng thực hoặc bản scan màu rõ nét).

CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật (bản sao công chứng).

Mẫu đơn đăng ký dịch vụ chữ ký số theo mẫu của nhà cung cấp.

Đối với hộ kinh doanh cá thể, hồ sơ gồm Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và CMND/CCCD chủ hộ.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nộp hồ sơ qua email, trực tiếp tại văn phòng hoặc đăng ký online. Nhà cung cấp sẽ xác minh thông tin, ký hợp đồng điện tử và tiến hành cấp chứng thư số trong vòng 1 – 2 giờ làm việc. Doanh nghiệp sẽ nhận thiết bị USB Token chứa chứng thư số dùng để ký các giao dịch điện tử với cơ quan thuế và đối tác.

Bước 3 – Cài đặt và kích hoạt thiết bị USB Token 

Sau khi nhận thiết bị, doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm quản lý Token (do nhà cung cấp cung cấp sẵn) trên máy tính. Tiếp đó, tiến hành nhập mã PIN, kích hoạt chứng thư số, và cấu hình trình duyệt (Chrome, Edge hoặc Firefox) để hệ thống nhận diện chữ ký.

Doanh nghiệp nên kiểm tra lại thông tin trên chứng thư (tên công ty, mã số thuế, ngày hiệu lực – hết hạn) để đảm bảo chính xác. Cuối cùng, thử ký điện tử một tờ khai mẫu hoặc hóa đơn thử nghiệm để xác nhận chữ ký số hoạt động đúng.

Bước 4 – Liên kết chữ ký số với cơ quan thuế 

Khi đã cài đặt xong, doanh nghiệp cần liên kết chữ ký số với hệ thống thuế điện tử qua cổng thuedientu.gdt.gov.vn

 hoặc ứng dụng HTKK của Tổng cục Thuế. Sau khi đăng nhập bằng mã số thuế, chọn “Quản lý tài khoản” → “Đăng ký chữ ký số”, gắn thiết bị USB Token và xác nhận.

Khi hoàn tất, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử và ký báo cáo tài chính trực tuyến — đánh dấu bước hoàn chỉnh trong việc số hóa quy trình kế toán – thuế.

Quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử 

Quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử như sau:

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đăng ký 

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gửi cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hồ sơ bao gồm:

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: thể hiện chủ trương chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn trong nội bộ doanh nghiệp.

Mẫu hóa đơn dự kiến phát hành: doanh nghiệp cần thiết kế mẫu hóa đơn điện tử (thông tin người bán, mã số thuế, logo, mã QR, thông tin người mua…) để nộp kèm.

Chữ ký số hợp lệ: đây là công cụ bắt buộc để ký và xác thực hóa đơn, đảm bảo giá trị pháp lý.

Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKT-HĐĐT) được lập và gửi trực tuyến qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát kỹ thông tin để tránh sai sót, vì cơ quan thuế sẽ đối chiếu trực tiếp với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2 – Nộp hồ sơ và chờ phê duyệt 

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp qua cổng thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản thuế điện tử hoặc qua phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ. Quá trình xử lý thường diễn ra trong 1 – 2 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ.

Trong giai đoạn này, cơ quan thuế sẽ kiểm tra thông tin mã số thuế, chứng thư số, định dạng mẫu hóa đơn và quyền sử dụng của doanh nghiệp. Khi được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua email hoặc tài khoản thuế điện tử.

Trường hợp hồ sơ bị từ chối, cơ quan thuế sẽ phản hồi kèm lý do cụ thể (ví dụ: thông tin chữ ký số chưa khớp, sai mã ngành, thiếu mẫu hóa đơn). Doanh nghiệp cần chỉnh sửa và nộp lại để được phê duyệt chính thức.

Bước 3 – Phát hành và sử dụng hóa đơn 

Khi đã được chấp thuận, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử chính thức thông qua phần mềm quản lý như MISA, FAST, CyberBill, EasyInvoice, hoặc trực tiếp qua hệ thống mà Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh cung cấp và hỗ trợ trực tuyến.

Trước khi phát hành, kế toán cần khai báo thông tin hóa đơn trên phần mềm (tên người mua, mã số thuế, hàng hóa – dịch vụ, giá trị thuế GTGT, tổng tiền). Sau đó, ký điện tử bằng chữ ký số hợp lệ và gửi đến người mua qua email hoặc đường dẫn trực tuyến.

Tất cả các hóa đơn điện tử đã phát hành đều tự động lưu trữ trên hệ thống trong thời gian tối thiểu 10 năm, thuận tiện cho việc tra cứu, báo cáo và đối chiếu khi cần thiết. Việc phát hành đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn tạo dựng uy tín, sự chuyên nghiệp trong mọi giao dịch thương mại điện tử.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử 

Lỗi chữ ký số hết hạn hoặc không nhận Token 

Một trong những lỗi phổ biến nhất khi sử dụng chữ ký số là thiết bị USB Token không được nhận diện hoặc chứng thư số đã hết hạn. Nguyên nhân thường gặp là doanh nghiệp chưa gia hạn chứng thư số đúng thời hạn hoặc trình duyệt chưa cài đặt đầy đủ tiện ích hỗ trợ ký điện tử. Ngoài ra, khi cắm Token vào cổng USB nhưng máy tính không nhận, có thể do lỗi driver hoặc Token bị hỏng.

Để khắc phục, kế toán nên kiểm tra ngày hết hạn của chứng thư số trong phần mềm quản lý Token. Nếu chứng thư đã quá hạn, cần liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (CA) để được cấp lại hoặc gia hạn. Trong trường hợp trình duyệt không nhận Token, hãy cài lại phần mềm quản lý Token, đổi cổng USB, hoặc thử trên máy khác để xác định nguyên nhân chính xác.

Lỗi gửi hóa đơn không đến cơ quan thuế 

Khi phát hành hóa đơn điện tử, đôi khi hệ thống báo lỗi không gửi được hóa đơn đến cơ quan thuế. Nguyên nhân phổ biến là mất kết nối mạng, lỗi phần mềm hóa đơn hoặc hệ thống Tổng cục Thuế quá tải vào giờ cao điểm.

Để xử lý, trước tiên người dùng nên kiểm tra kết nối Internet, sau đó thử gửi lại hóa đơn sau vài phút. Nếu vẫn không thành công, có thể chuyển sang chế độ offline để ký số, sau đó nộp hóa đơn thủ công khi hệ thống hoạt động trở lại. Với phần mềm hóa đơn của Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh, các lỗi này thường được hệ thống tự động ghi nhận và gửi lại hóa đơn khi kết nối ổn định, giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn quy trình kế toán – thuế.

Sai thông tin người ký hoặc MST doanh nghiệp 

Lỗi này thường xảy ra khi cấu hình trong phần mềm hóa đơn hoặc chứng thư số chưa được cập nhật sau khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện pháp luật hoặc mã số thuế chi nhánh. Hóa đơn phát hành có thể bị cơ quan thuế từ chối nếu thông tin không trùng khớp.

Cách khắc phục đơn giản là kiểm tra lại thông tin trong chứng thư số, đồng thời cập nhật cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử để đồng bộ dữ liệu mới. Việc thường xuyên kiểm tra thông tin này giúp tránh rủi ro khi phát hành hóa đơn sai quy định.

Dịch vụ hỗ trợ chữ ký số và hóa đơn điện tử tại Gia Minh 

Tư vấn, đăng ký và cài đặt tận nơi 

Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chữ ký số và hóa đơn điện tử trọn gói cho doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh trên toàn quốc. Gia Minh đảm nhận toàn bộ quy trình — từ tư vấn lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số phù hợp, đến soạn hồ sơ đăng ký, cài đặt và kích hoạt tận nơi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian.

Đặc biệt, với các doanh nghiệp mới thành lập, Gia Minh hỗ trợ đồng bộ hóa chữ ký số và hóa đơn điện tử ngay từ giai đoạn đầu, đảm bảo hồ sơ thuế – kế toán vận hành liền mạch, không gián đoạn. Ngoài ra, Gia Minh còn cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 78/2021/TT-BTC, dễ sử dụng, tương thích với hệ thống kế toán MISA, FAST, giúp khách hàng dễ dàng ký số và phát hành hóa đơn ngay trên máy tính của mình.

Cam kết bảo mật và hướng dẫn sử dụng chi tiết 

Gia Minh cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin doanh nghiệp và dữ liệu hóa đơn, tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng và giao dịch điện tử. Mỗi khách hàng sau khi được bàn giao chữ ký số, tài khoản hóa đơn và chứng thư số đều được hướng dẫn sử dụng chi tiết: cách ký điện tử, cách lập và gửi hóa đơn, cũng như xử lý các lỗi phát sinh trong quá trình nộp thuế.

Bên cạnh đó, Gia Minh còn cung cấp tài liệu hướng dẫn online, video thực hành và hỗ trợ qua Zalo, TeamViewer để khách hàng có thể tự thao tác dễ dàng. Mục tiêu của Gia Minh là giúp mọi doanh nghiệp làm chủ công cụ số trong quản lý tài chính – kế toán.

Hỗ trợ 24/7 và gia hạn định kỳ 

Điểm mạnh của Pháp Lý Gia Minh là chính sách chăm sóc khách hàng dài hạn. Công ty duy trì hệ thống theo dõi hạn chứng thư số, chủ động thông báo trước khi hết hạn để doanh nghiệp gia hạn kịp thời, tránh gián đoạn khi ký hóa đơn hoặc nộp tờ khai thuế.

Đội ngũ kỹ thuật viên trực 24/7 sẵn sàng hỗ trợ khi khách hàng gặp sự cố về phần mềm, Token hoặc hóa đơn điện tử. Gia Minh không chỉ cung cấp dịch vụ mà còn trở thành đối tác đồng hành lâu dài, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong môi trường số, tuân thủ đúng quy định pháp luật và nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường.

FAQ – Câu hỏi thường gặp 

Chữ ký số có thời hạn bao lâu? 

Thông thường, chữ ký số có thời hạn sử dụng từ 1 đến 3 năm tùy theo gói dịch vụ mà doanh nghiệp đăng ký với nhà cung cấp chứng thực (CA). Sau thời gian này, chứng thư số sẽ tự động hết hiệu lực và không thể ký điện tử cho bất kỳ giao dịch nào.

Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh cung cấp dịch vụ nhắc hạn tự động, giúp khách hàng gia hạn chứng thư đúng thời điểm, tránh gián đoạn hoạt động khai thuế, phát hành hóa đơn hoặc ký kết hợp đồng điện tử.

Có thể dùng một chữ ký số cho nhiều chi nhánh không? 

Doanh nghiệp có thể sử dụng cùng một chữ ký số cho nhiều chi nhánh nếu các chi nhánh hoạt động dưới cùng một mã số thuế (tức là chi nhánh phụ thuộc). Trong trường hợp chi nhánh hoạt động độc lập và có mã số thuế riêng, mỗi đơn vị phải đăng ký chứng thư số riêng biệt.

Gia Minh sẽ tư vấn và hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn mô hình đăng ký phù hợp nhất, giúp đảm bảo tuân thủ quy định thuế và tối ưu chi phí vận hành.

Hóa đơn điện tử có cần in ra lưu trữ không? 

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra bản giấy. Doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ bản mềm dưới định dạng XML hoặc PDF trong thời gian tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu của cơ quan thuế.

Việc lưu trữ bản mềm không chỉ giúp tiết kiệm không gian, chi phí in ấn mà còn thuận tiện trong việc tìm kiếm, tra cứu và báo cáo. Gia Minh hỗ trợ hướng dẫn khách hàng cách lưu trữ an toàn trên hệ thống điện tử.

Nếu mất USB Token phải làm sao? 

Khi USB Token bị mất hoặc thất lạc, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với nhà cung cấp chữ ký số để yêu cầu khóa chứng thư hiện tại, tránh bị kẻ xấu lợi dụng ký các giao dịch giả mạo. Sau đó, doanh nghiệp có thể làm thủ tục cấp lại Token mới, thường được xử lý trong vòng vài giờ làm việc.

Gia Minh luôn khuyến nghị khách hàng sao lưu thông tin và đặt mã PIN mạnh cho Token, đồng thời lưu trữ thiết bị tại nơi an toàn nhằm bảo vệ tối đa dữ liệu điện tử và tránh rủi ro bảo mật.

Chữ ký số và hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bước tiến tất yếu trong kỷ nguyên chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt Nam. Việc sử dụng đúng quy định giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình kế toán – thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn chưa quen với các thủ tục kỹ thuật, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh là đối tác uy tín đồng hành – cung cấp trọn gói dịch vụ đăng ký, triển khai, và hỗ trợ sử dụng chữ ký số, hóa đơn điện tử chuyên nghiệp.
Hãy để Gia Minh giúp doanh nghiệp bạn hoàn thiện hệ thống số hóa – an toàn, nhanh chóng, đúng pháp luật.