Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại việt nam

641
27/09/2021

Rate this post

Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là thủ tục hành chính bắt buộc khi doanh nghiệp nước ngoài không còn nhu cầu duy trì hiện diện tại Việt Nam thông qua hình thức văn phòng đại diện. Đây là quá trình kết thúc toàn bộ quyền và nghĩa vụ pháp lý của văn phòng đại diện với cơ quan chức năng như Sở Công Thương, Cục Thuế, BHXH và các đối tác liên quan. Thủ tục này yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý, thực hiện nghĩa vụ tài chính cuối cùng và thông báo công khai theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Trong bối cảnh thị trường thay đổi hoặc chiến lược kinh doanh được điều chỉnh, việc đóng cửa văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là quyết định cần thiết nhằm tái cấu trúc hoạt động toàn cầu. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy trình pháp lý, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng kéo dài thời gian xử lý, thậm chí phát sinh trách nhiệm pháp lý không mong muốn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện đúng và nhanh chóng thủ tục này.

Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Điều kiện chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là một thủ tục pháp lý quan trọng được quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành. Để thực hiện đúng quy trình, thương nhân cần hiểu rõ các điều kiện và trường hợp dẫn đến việc phải chấm dứt hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

Khi nào cần chấm dứt hoạt động?

Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có thể diễn ra trong một số trường hợp sau:

Thương nhân nước ngoài tự nguyện chấm dứt do không còn nhu cầu duy trì hoạt động tại Việt Nam

Hết thời hạn hoạt động ghi trong Giấy phép thành lập mà không làm thủ tục gia hạn

Chuyển đổi mô hình hoạt động từ văn phòng đại diện sang chi nhánh, công ty con

Thay đổi chiến lược kinh doanh tại thị trường Việt Nam

Không phát sinh hoạt động nào trong thời gian dài

Việc chấm dứt hoạt động nên được thực hiện đúng quy định nhằm tránh rủi ro pháp lý về sau.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Hồ sơ cần thiết khi chấm dứt văn phòng đại diện nước ngoài

Các trường hợp bị thu hồi giấy phép hoạt động

Ngoài việc tự nguyện chấm dứt, văn phòng đại diện có thể bị thu hồi giấy phép hoạt động trong các trường hợp:

Hoạt động sai mục tiêu đã đăng ký

Không gửi báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định

Vi phạm pháp luật Việt Nam về thuế, lao động, hoặc các quy định khác

Thương nhân nước ngoài không còn tồn tại hợp pháp tại quốc gia thành lập

Khi bị thu hồi giấy phép, văn phòng đại diện bắt buộc phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động và thanh lý các nghĩa vụ tài chính.

Phân biệt giải thể và chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Nhiều người nhầm lẫn giữa giải thể và chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Về bản chất:

Chấm dứt hoạt động là việc đóng cửa văn phòng đại diện – đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, không có tư cách pháp nhân độc lập.

Giải thể thường áp dụng với pháp nhân độc lập tại Việt Nam như công ty TNHH, chi nhánh hoặc doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh.

Do đó, thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện đơn giản hơn so với giải thể công ty, nhưng vẫn cần đảm bảo việc thanh lý tài sản, nghĩa vụ thuế, và bảo hiểm xã hội.

Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài

Khi thương nhân nước ngoài quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hợp lệ để nộp lên Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp tùy theo nơi cấp phép. Hồ sơ cần thể hiện rõ lý do, minh chứng hoàn tất các nghĩa vụ tài chính và pháp lý liên quan.

Văn bản đề nghị chấm dứt hoạt động (song ngữ)

Đây là tài liệu bắt buộc, do thương nhân nước ngoài lập và ký tên, có thể sử dụng mẫu song ngữ Việt – Anh hoặc Việt – Trung/Nhật… tùy quốc tịch. Nội dung bao gồm:

Thông tin thương nhân nước ngoài

Lý do chấm dứt hoạt động

Thời điểm đề nghị chấm dứt

Cam kết thanh toán đầy đủ nghĩa vụ tài chính

Văn bản này phải được ký tên, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài.

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động bản gốc

Doanh nghiệp phải nộp bản gốc Giấy phép thành lập văn phòng đại diện để Sở Công Thương xác nhận việc chấm dứt hiệu lực của văn phòng. Nếu mất bản gốc, cần kèm đơn trình bày và cam kết, có xác nhận của cơ quan chức năng hoặc lãnh sự quán.

Biên bản thanh lý tài sản, nghĩa vụ thuế, lao động

Văn phòng đại diện cần lập biên bản thanh lý tài sản thể hiện việc giải quyết đầy đủ các nghĩa vụ liên quan đến:

Hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng lao động với nhân viên

Các tài sản, công cụ còn lại nếu có

Ngoài ra, cần biên bản quyết toán thuế với cơ quan thuế địa phương để đảm bảo không còn nợ thuế trước khi xin chấm dứt.

Văn bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế, BHXH

Hai văn bản quan trọng cuối cùng là:

Giấy xác nhận không nợ thuế của cơ quan thuế

Giấy xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ bảo hiểm xã hội đối với người lao động (nếu có đăng ký sử dụng lao động)

Đây là điều kiện tiên quyết để cơ quan cấp phép phê duyệt hồ sơ chấm dứt hoạt động.

Nghĩa vụ thuế khi chấm dứt văn phòng đại diện nước ngoài

Quy trình thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện (VPĐD) không đơn thuần là ngưng kinh doanh, mà còn phải thực hiện đầy đủ thủ tục pháp lý tại các cơ quan liên quan. Dưới đây là quy trình 4 bước chi tiết mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

Bước 1 – Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương

Đối với các VPĐD hoạt động trong lĩnh vực thương mại, hồ sơ chấm dứt nộp tại Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi VPĐD đăng ký hoạt động.

Hồ sơ bao gồm:

Thông báo chấm dứt hoạt động (theo mẫu).

Quyết định chấm dứt hoạt động của công ty mẹ.

Biên bản họp (nếu là công ty cổ phần/đa thành viên).

Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD.

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

Thời gian xử lý: từ 3 – 5 ngày làm việc.

Bước 2 – Làm việc với Cơ quan thuế về nghĩa vụ tài chính

VPĐD dù không phát sinh doanh thu vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ thuế (thuế môn bài, thuế TNCN, bảo hiểm nhân viên,…). Do đó, cần:

Gửi thông báo chấm dứt mã số thuế cho Chi cục Thuế nơi VPĐD đặt trụ sở.

Nộp đầy đủ báo cáo thuế, tờ khai thuế cuối kỳ (nếu có).

Hoàn thành nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm xã hội, tiền phạt (nếu tồn đọng).

Kết quả: Cơ quan thuế cấp văn bản xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính – bắt buộc để tiếp tục bước tiếp theo.

Bước 3 – Trả lại con dấu (nếu có) và công bố công khai

Nếu VPĐD có sử dụng con dấu riêng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục trả dấu hoặc thông báo hủy mẫu dấu tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (PC06).

Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo công khai việc chấm dứt hoạt động VPĐD trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc công bố giúp cơ quan chức năng và đối tác nắm rõ thông tin để tránh phát sinh tranh chấp sau này.

Bước 4 – Nhận quyết định chấm dứt hoạt động chính thức

Sau khi hoàn tất các bước trên và hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương hoặc Sở KH&ĐT sẽ ban hành Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Kết thúc thủ tục, VPĐD chính thức bị xóa khỏi hệ thống đăng ký quốc gia, không còn nghĩa vụ pháp lý nào nữa.

Xử lý lao động, tài sản và hợp đồng khi đóng cửa văn phòng đại diện

Khi chấm dứt hoạt động VPĐD, doanh nghiệp cần xử lý dứt điểm các vấn đề liên quan đến nhân sự, tài sản, hợp đồng thương mại để tránh rủi ro pháp lý về sau.

Chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định

Gửi thông báo chấm dứt hợp đồng lao động cho nhân viên với thời gian báo trước theo Bộ luật Lao động.

Thực hiện các nghĩa vụ: trả lương, trợ cấp thôi việc (nếu có), thanh toán BHXH, BHTN, xác nhận sổ bảo hiểm.

Lập biên bản chấm dứt HĐLĐ, lưu giữ hồ sơ trong ít nhất 2 năm theo quy định.

Lưu ý: Nếu VPĐD chấm dứt đột ngột, người lao động có quyền yêu cầu bồi thường.

Thanh lý tài sản, hợp đồng thuê trụ sở

Lập biên bản kiểm kê và thanh lý tài sản của VPĐD: bàn ghế, máy móc, hồ sơ,…

Thương lượng với bên cho thuê mặt bằng về chấm dứt hợp đồng thuê, bàn giao mặt bằng đúng hạn.

Đóng/mở lại các hợp đồng điện, nước, viễn thông nếu cần.

Khuyến nghị: Lập biên bản giao nhận rõ ràng, tránh tranh chấp sau thanh lý.

Xử lý các tranh chấp thương mại còn tồn tại

Rà soát tất cả hợp đồng còn hiệu lực liên quan đến VPĐD: hợp đồng dịch vụ, thuê ngoài, bảo trì,…

Thông báo bằng văn bản cho các đối tác về việc chấm dứt hoạt động VPĐD, hướng xử lý tiếp theo (chuyển sang công ty mẹ,…).

Nếu có tranh chấp hoặc khiếu nại, nên giải quyết bằng hòa giải hoặc thương lượng, hạn chế kiện tụng kéo dài.

Văn bản đề nghị chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Lưu ý pháp lý khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài

Phải quyết toán thuế TNCN, thuế nhà thầu

Trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (VPĐD), doanh nghiệp nước ngoài phải hoàn thành nghĩa vụ quyết toán thuế liên quan. Cụ thể:

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): cần quyết toán cho toàn bộ người lao động nước ngoài và Việt Nam làm việc tại VPĐD;

Thuế nhà thầu nước ngoài (nếu có): liên quan đến các khoản chi trả cho đơn vị nước ngoài trong thời gian hoạt động.

Cục Thuế quản lý trực tiếp sẽ cấp Văn bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế – là hồ sơ bắt buộc trong thủ tục chấm dứt VPĐD.

Tránh bị phạt vì không công bố thông tin chấm dứt

Theo quy định tại Luật Quản lý ngoại thương và Nghị định 07/2016/NĐ-CP, việc không thông báo chấm dứt hoạt động đúng hạn sẽ bị xử phạt hành chính.

Do đó, doanh nghiệp cần:

Nộp hồ sơ đề nghị chấm dứt hoạt động trong vòng 30 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt;

Công bố thông tin chấm dứt trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

Gửi thông báo đến các cơ quan liên quan: thuế, bảo hiểm, ngân hàng.

Nếu chậm trễ, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng và khó xin thủ tục pháp lý tại Việt Nam trong tương lai.

Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ và tránh gián đoạn thủ tục

Để đảm bảo việc chấm dứt hợp pháp và không bị gián đoạn, cần tuân thủ quy trình chuẩn:

Ra quyết định chấm dứt hoạt động VPĐD (có chữ ký của đại diện doanh nghiệp mẹ);

Hoàn thành quyết toán thuế, bảo hiểm, đóng tài khoản ngân hàng;

Lập hồ sơ chấm dứt gửi về Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi VPĐD đăng ký hoạt động;

Công bố công khai trên hệ thống đăng ký thông tin doanh nghiệp.

Thời gian xử lý thường mất 7 – 15 ngày làm việc, tùy tính đầy đủ của hồ sơ và phản hồi từ các cơ quan thuế.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không hoạt động, có cần làm thủ tục chấm dứt?

Dù VPĐD không hoạt động thực tế nhưng nếu vẫn còn đăng ký pháp lý, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục chấm dứt.

Trường hợp không thông báo hoặc để VPĐD “treo” sẽ:

Tiếp tục phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế, nộp báo cáo định kỳ;

Có thể bị cơ quan chức năng kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính;

Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp mẹ khi thực hiện các thủ tục pháp lý khác tại Việt Nam.

Có thể uỷ quyền người Việt làm thủ tục được không?

Theo quy định, doanh nghiệp nước ngoài có thể ủy quyền cho cá nhân/tổ chức tại Việt Nam thực hiện toàn bộ thủ tục chấm dứt VPĐD.

Văn bản ủy quyền phải có công chứng hợp pháp hóa lãnh sự nếu ký từ nước ngoài;

Nếu ký tại Việt Nam, có thể công chứng tại văn phòng công chứng hoặc phòng tư pháp cấp huyện.

Đây là phương án thuận tiện, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho lãnh đạo công ty mẹ.

Có phải thông báo công khai lên báo không?

Hiện nay, việc thông báo công khai trên báo giấy không còn bắt buộc như trước. Thay vào đó, doanh nghiệp cần:

Đăng tải thông tin chấm dứt VPĐD trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn);

Đảm bảo thông tin rõ ràng, chính xác để tránh khiếu nại hoặc sai lệch dữ liệu.

Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn chủ động đăng báo nếu muốn thông tin minh bạch đến đối tác hoặc cộng đồng.

Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là bước quan trọng để doanh nghiệp nước ngoài chính thức rút khỏi thị trường Việt Nam một cách hợp pháp và minh bạch. Thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp chấm dứt các nghĩa vụ pháp lý mà còn hạn chế được những rủi ro liên quan đến thuế, lao động và hợp đồng kinh doanh. Để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nắm rõ quy trình, và nếu cần có thể sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp nhanh gọn và tuân thủ pháp luật trong việc đóng cửa văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, hãy liên hệ với đơn vị tư vấn uy tín để được hỗ trợ từ A đến Z. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi bước pháp lý.