Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai 2025 mới nhất – Hướng dẫn chi tiết và đúng luật

2178
28/08/2021

5/5 - (1 bình chọn)

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai 2025 mới nhất đã trở thành một trong những mối quan tâm lớn của nhiều doanh nghiệp khi áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định mới. Với sự thay đổi trong luật thuế và quản lý hóa đơn, việc nắm rõ quy trình và các bước xử lý hóa đơn điện tử sai sót giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tránh những sai phạm không đáng có. Đặc biệt, từ năm 2022, các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử được siết chặt hơn, yêu cầu tính minh bạch và chính xác cao hơn trong quá trình phát hành và quản lý hóa đơn. Vì vậy, việc hiểu rõ quy trình xử lý khi gặp sai sót trong hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi cho chính mình. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các thông tin chi tiết và hướng dẫn từng bước cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới nhất năm 2022.

Tổng quan về hóa đơn điện tử và các lỗi thường gặp

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, không có dạng giấy. HĐĐT có đầy đủ các thông tin như hóa đơn giấy, được ký số bằng chứng thư số hợp lệ và được gửi qua hệ thống thuế điện tử.

Từ năm 2022, 100% doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc diện kê khai thuế đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Các lỗi thường gặp khi viết hóa đơn điện tử

Ghi sai tên hàng hóa, đơn vị tính, mã số thuế hoặc ngày tháng

Nhập sai thông tin người mua: tên, địa chỉ, MST

Lập sai mẫu hóa đơn hoặc định dạng file không đúng chuẩn

Ký sai vị trí, thiếu chữ ký số hoặc ký bằng chữ ký không hợp lệ

Gửi nhầm hoặc phát hành nhầm hóa đơn chưa đến thời điểm ghi nhận doanh thu

Các lỗi này nếu không xử lý đúng sẽ dẫn đến rủi ro về thuế, bị xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến công nợ và thanh toán.

Cập nhật quy định pháp luật xử lý hóa đơn điện tử viết sai năm 2025

Căn cứ pháp lý: Thông tư 78/2021, Nghị định 123/2020

Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai vẫn tuân theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, năm 2025 có thể áp dụng thêm hướng dẫn mới (nếu có) từ Bộ Tài chính nhằm đơn giản hóa việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Nguyên tắc chung:

Nếu chưa gửi hóa đơn cho người mua, được phép xóa bỏ và lập lại

Nếu đã gửi hóa đơn cho người mua, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy theo từng trường hợp cụ thể.

Điểm mới trong quy định xử lý sai sót năm 2025

Thời gian điều chỉnh được kéo dài hơn, không giới hạn trong kỳ kê khai thuế

Bổ sung hướng dẫn cụ thể cho từng tình huống: sai tên công ty, sai mã số thuế, sai thuế suất

Cho phép lập nhiều hóa đơn điều chỉnh trong cùng một lần nếu có nhiều sai sót

Tăng mức phạt hành chính với hành vi cố tình lập sai, làm giả hóa đơn

Cục thuế cấp tỉnh được phân quyền xử lý trực tuyến, rút ngắn thời gian xác nhận hiệu lực của hóa đơn điều chỉnh/thay thế

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thường xuyên theo dõi văn bản pháp luật mới và phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm để áp dụng kịp thời, tránh bị xử phạt do vi phạm hành chính về hóa đơn. Gia Minh hỗ trợ tra cứu và xử lý sai sót hóa đơn điện tử nhanh chóng, đúng quy định.

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo từng trường hợp cụ thể

Việc lập sai hóa đơn điện tử là lỗi không hiếm gặp ở các doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Tùy vào mức độ sai sót và trạng thái hóa đơn (đã gửi hay chưa gửi cơ quan thuế) mà cách xử lý sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết xử lý từng lỗi cụ thể theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Hóa đơn sai tên người mua

Nếu hóa đơn chỉ sai tên người mua nhưng mã số thuế và các thông tin khác đúng, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn thay thế, chỉ cần:

Gửi biên bản điều chỉnh thông tin hóa đơn giữa bên bán và bên mua (mẫu tự do hoặc theo phần mềm hóa đơn)

Không cần gửi lại cơ quan thuế

Nếu tên người mua sai và kéo theo sai các thông tin khác (ví dụ: mã số thuế hoặc địa chỉ), áp dụng hướng xử lý như dưới.

Hóa đơn sai mã số thuế

Mã số thuế là thông tin quan trọng, liên quan đến khấu trừ thuế và chi phí. Nếu hóa đơn đã phát hành mà sai mã số thuế:

Nếu chưa gửi cơ quan thuế: có thể xóa và lập lại hóa đơn mới

Nếu đã gửi cơ quan thuế:

Lập hóa đơn thay thế đúng thông tin

Gửi biên bản thu hồi hóa đơn sai kèm theo thông báo với bên mua

Hóa đơn sai địa chỉ người mua

Địa chỉ sai nhưng đúng mã số thuế: không cần lập hóa đơn thay thế, chỉ cần:

Gửi biên bản điều chỉnh thông tin

Lưu giữ cùng hóa đơn đã phát hành

Tuy nhiên, nếu địa chỉ bị ghi sai gây nhầm lẫn với pháp nhân khác thì nên lập hóa đơn thay thế để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Hóa đơn sai số tiền, thuế suất hoặc thành tiền

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất vì ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế. Cách xử lý:

Chưa gửi cơ quan thuế: xóa bỏ và lập lại hóa đơn mới

Đã gửi cơ quan thuế:

Nếu người bán và người mua chưa kê khai: lập hóa đơn thay thế

Nếu đã kê khai: lập hóa đơn điều chỉnh kèm biên bản điều chỉnh

Lưu ý: Không được hủy hóa đơn đã gửi nếu không có lý do hợp lệ.

Hóa đơn ghi sai ngày tháng

Sai ngày phát hành (ví dụ: lập hóa đơn ngày 1/5 nhưng ghi nhầm 1/4): nếu chưa gửi thuế thì hủy và lập lại

Nếu đã gửi: lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh tùy theo tình huống

Ví dụ:

Đã kê khai thuế tháng 4, nhưng hóa đơn ghi sai là tháng 3 ⇒ phải điều chỉnh do ảnh hưởng tới kỳ thuế

Hóa đơn bị sai nhưng đã gửi cơ quan thuế

Trường hợp hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế (qua phần mềm) thì xử lý cần theo đúng quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Nếu chưa giao hóa đơn cho người mua: có thể lập thông báo hủy hóa đơn đã phát hành, sau đó lập hóa đơn mới

Nếu đã giao hóa đơn:

Lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh

Gửi kèm biên bản ghi nhận sai sót giữa hai bên

📌 Lưu ý quan trọng: Không được tự ý xóa hóa đơn trên phần mềm hoặc gửi nhiều hóa đơn thay thế cho cùng một hóa đơn gốc.

Phân biệt xử lý hóa đơn điện tử sai theo hướng thay thế, điều chỉnh, hủy

Hiện nay, doanh nghiệp thường lúng túng giữa các khái niệm: hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh và hủy hóa đơn điện tử. Việc chọn sai phương án có thể dẫn đến sai sót trong kê khai và bị xử phạt.

Dưới đây là phân biệt rõ ràng các trường hợp áp dụng:

Khi nào dùng hóa đơn thay thế?

Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn thay thế được sử dụng khi:

Hóa đơn có sai sót lớn về thông tin: tên, mã số thuế, số tiền, thuế suất, ngày tháng…

Hai bên chưa kê khai thuế

Muốn thay thế hoàn toàn nội dung cũ bằng một hóa đơn mới

Cách thực hiện:

Lập hóa đơn thay thế và ghi rõ: “Thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”

Gửi kèm biên bản thu hồi hóa đơn sai (không bắt buộc nếu hệ thống phần mềm đã ghi nhận rõ nội dung thay thế)

Khi nào được điều chỉnh hóa đơn?

Áp dụng trong trường hợp:

Hai bên đã kê khai thuế với hóa đơn sai

Chỉ sai một số nội dung nhỏ như số lượng, đơn giá, thành tiền…

Cách xử lý:

Lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ số hóa đơn gốc cần điều chỉnh

Kèm biên bản điều chỉnh ghi rõ nội dung thay đổi

Lưu ý: Điều chỉnh có thể là tăng hoặc giảm giá trị hóa đơn tùy vào lỗi.

Trường hợp phải hủy và xuất hóa đơn mới

Hủy hóa đơn chỉ áp dụng khi:

Hóa đơn chưa gửi cơ quan thuế, chưa giao khách hàng

Hóa đơn bị lập sai hoàn toàn, không còn giá trị sử dụng

Không được hủy hóa đơn đã gửi cơ quan thuế trừ khi được phép theo hướng dẫn từ cơ quan quản lý thuế.

💡 Tổng kết:

Hóa đơn thay thế dùng khi muốn làm lại toàn bộ hóa đơn

Hóa đơn điều chỉnh dùng để bổ sung hoặc sửa nội dung đã kê khai

Hủy hóa đơn chỉ dùng khi chưa gửi cơ quan thuế

Quy trình thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai

Các bước điều chỉnh trên phần mềm

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán cần truy cập phần mềm hóa đơn điện tử đã sử dụng để thực hiện điều chỉnh theo các bước sau:

Chọn hóa đơn cần điều chỉnh: tra cứu theo số hóa đơn, mã số thuế người mua, hoặc ngày lập.

Chọn hình thức điều chỉnh phù hợp:

Hóa đơn điều chỉnh: dùng khi muốn sửa thông tin sai (tăng/giảm giá trị, tên hàng hóa, thuế suất…).

Hóa đơn thay thế: dùng khi hóa đơn cũ có quá nhiều lỗi, cần hủy và thay thế hoàn toàn.

Điền thông tin điều chỉnh theo mẫu của phần mềm, đính kèm lý do và nội dung sửa.

Ký số và phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế như hóa đơn thông thường.

Gửi thông báo đến người mua và cơ quan thuế

Sau khi phát hành hóa đơn điều chỉnh/thay thế, doanh nghiệp cần:

Gửi cho người mua bản điều chỉnh, kèm lý do sai sót

Nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Thông báo sai sót) đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Lưu ý: việc thông báo phải được thực hiện trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện sai sót.

Lưu trữ hồ sơ và ghi chú chứng từ điều chỉnh

Doanh nghiệp cần lưu lại:

Hóa đơn gốc

Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Mẫu thông báo sai sót đã gửi cơ quan thuế

Biên bản làm việc với khách hàng (nếu có)

Việc lưu trữ giúp kiểm tra, giải trình với cơ quan thuế khi cần và đảm bảo tính minh bạch trong kế toán – tài chính.

Mẫu thông báo sai sót hóa đơn điện tử theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

Mẫu chuẩn theo Thông tư 78

Mẫu 04/SS-HĐĐT là biểu mẫu chính thức ban hành kèm Thông tư 78/2021/TT-BTC, dùng để thông báo sai sót của hóa đơn điện tử đã phát hành với Cơ quan thuế.

Trường hợp áp dụng:

Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót

Hóa đơn đã gửi cho người mua và đã được cơ quan thuế chấp nhận

Sai sót không thể tự xóa bỏ, cần điều chỉnh theo quy định

Hướng dẫn điền mẫu chính xác

Mẫu 04/SS-HĐĐT gồm các nội dung chính:

Tên, mã số thuế người bán

Thông tin hóa đơn sai sót: số hóa đơn, ngày lập, loại hóa đơn

Nội dung sai: mô tả chi tiết lỗi phát sinh

Biện pháp xử lý: lập hóa đơn thay thế hay điều chỉnh

Thời gian phát hiện và thông báo sai sót

Lưu ý:

Phải ký số trên mẫu này trước khi nộp

Nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm có liên kết trực tiếp

Gia Minh có thể hỗ trợ soạn và nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT đúng chuẩn, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh bị phạt hành chính.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót qua phần mềm phổ biến

Khi phát hiện hóa đơn điện tử viết sai, việc xử lý qua phần mềm hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng quy trình, đặc biệt với các phần mềm có tích hợp hệ thống Tổng cục Thuế. Dưới đây là hướng dẫn xử lý trên các phần mềm phổ biến:

Xử lý trên phần mềm MISA, Viettel Invoice

MISA meInvoice:

– Truy cập menu “Quản lý hóa đơn” → chọn hóa đơn sai

– Nhấn “Lập hóa đơn điều chỉnh” hoặc “Thay thế” tùy từng trường hợp

– Nhập nội dung mới và lý do điều chỉnh → ký số, gửi lại cho khách hàng và cơ quan thuế

– Hệ thống sẽ tự động gửi thông tin cập nhật đến Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Viettel Invoice:

– Chọn hóa đơn sai trong phần “Tra cứu hóa đơn”

– Nhấn chức năng “Điều chỉnh” hoặc “Hủy” → tạo hóa đơn thay thế

– Hệ thống có mẫu biên bản điều chỉnh/hủy đi kèm để in và ký với bên mua

Lưu ý với phần mềm có tích hợp hệ thống thuế

– Nếu hóa đơn đã gửi lên cổng e-Invoice của Tổng cục Thuế, mọi điều chỉnh bắt buộc tạo mã hóa đơn mới

– Tuyệt đối không tự ý xóa hóa đơn trong hệ thống

– Luôn lưu trữ biên bản điều chỉnh và hóa đơn sai tối thiểu 10 năm để đối chiếu khi cần

✅ Mẹo nhỏ: Nên cập nhật phiên bản phần mềm mới nhất để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Các lỗi thường bị xử phạt liên quan đến hóa đơn viết sai

Việc lập sai hóa đơn không chỉ gây rắc rối khi quyết toán mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính nếu không khắc phục kịp thời. Dưới đây là những lỗi phổ biến dễ bị xử lý theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Một số mức phạt thường gặp gồm:

Phạt từ 2–4 triệu đồng nếu viết sai nhưng chưa gửi cho người mua

Phạt từ 4–8 triệu đồng nếu sai hóa đơn đã giao khách nhưng chưa kê khai thuế

Phạt 10–20 triệu đồng nếu đã kê khai sai hóa đơn nhưng không điều chỉnh, gây thiệt hại nghĩa vụ thuế

Trường hợp nghiêm trọng, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu dùng hóa đơn sai để trốn thuế, gian lận thuế.

Mức phạt khi không xử lý kịp thời

– Nếu quá 05 ngày kể từ ngày phát hiện sai mà không xử lý: mức phạt tăng thêm 20–50%

– Cơ quan thuế sẽ truy thu phần thuế sai và tính tiền phạt chậm nộp 0.03%/ngày

📌 Kết luận: Doanh nghiệp nên rà soát kỹ hóa đơn trước khi phát hành và nếu có sai sót, xử lý ngay trong vòng 01 – 03 ngày để tránh bị xử phạt nặng.

Dịch vụ hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử viết sai tại Gia Minh

Tư vấn đúng luật – đúng quy trình

Gia Minh cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai theo đúng quy định của Thông tư 78/2021 và Nghị định 123/2020. Chúng tôi sẽ:

Phân tích sai sót, xác định loại điều chỉnh phù hợp (hóa đơn điều chỉnh hay thay thế)

Tư vấn chi tiết quy trình, hình thức thông báo sai sót và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cần thiết

Hướng dẫn hoặc đại diện nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế nếu cần

Đồng hành xuyên suốt quá trình xử lý – kể cả khi cần giải trình với cơ quan quản lý thuế

Cam kết hoàn tất nhanh – an toàn – tiết kiệm

Gia Minh cam kết:

Xử lý nhanh trong 24h với hồ sơ đầy đủ

Đảm bảo không phát sinh lỗi thứ cấp gây ảnh hưởng đến báo cáo thuế

Bảo mật toàn bộ dữ liệu hóa đơn và thông tin doanh nghiệp

Chi phí hợp lý, minh bạch, phù hợp với từng trường hợp xử lý

Với kinh nghiệm xử lý hàng trăm trường hợp hóa đơn điện tử viết sai mỗi năm, Gia Minh sẽ giúp doanh nghiệp của bạn yên tâm vận hành, không lo sai sót hóa đơn dẫn đến bị phạt.

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai 2025 mới nhất đã được hệ thống hóa thành các quy trình và hướng dẫn cụ thể nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng khắc phục sai sót một cách hợp pháp và hiệu quả. Việc áp dụng đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các vi phạm pháp luật, đồng thời duy trì được uy tín trong kinh doanh. Nắm vững các quy định mới, doanh nghiệp sẽ tự tin hơn trong việc quản lý hóa đơn, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật và bảo vệ quyền lợi tài chính. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết, bạn sẽ có thêm những kiến thức hữu ích để thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn sai sót, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp mình.