Cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh chi tiết dễ hiểu
Cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh là mối quan tâm lớn của nhiều hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi bắt đầu hoạt động nhưng chưa nắm rõ quy định thuế. Cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh nếu hiểu không đúng có thể khiến bạn chấp nhận mức thuế quá cao so với thực tế doanh thu và lợi nhuận. Cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh cũng là cơ sở để bạn chuẩn bị số liệu, chứng minh doanh thu hợp lý khi làm việc với cơ quan thuế. Cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh vì vậy cần được trình bày rõ ràng, có ví dụ minh họa để ngay cả người không chuyên về kế toán cũng có thể tự kiểm tra mức khoán của mình. Cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh sẽ được bài viết này phân tích chi tiết theo từng bước, gắn với thực tế nhiều loại hình kinh doanh phổ biến hiện nay.
Tổng quan về cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh
Thuế khoán là cơ chế phổ biến áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ, doanh thu không quá lớn và khó tổ chức chế độ kế toán – hóa đơn đầy đủ như doanh nghiệp. Thay vì phải kê khai chi tiết từng hóa đơn, từng chi phí, cơ quan thuế sẽ ấn định (khoán) một mức doanh thu và số thuế phải nộp theo từng năm, từng tháng, căn cứ chủ yếu vào ngành nghề kinh doanh, quy mô mặt bằng, vị trí, lượng khách, dữ liệu quản lý…
Trong thực tế, hai hộ cùng doanh thu thực tế chưa chắc đã cùng mức thuế khoán, bởi cơ quan thuế còn căn cứ vào loại hàng hóa/dịch vụ (giá trị cao hay thấp, biên lợi nhuận lớn hay nhỏ), địa bàn kinh doanh (mặt tiền trung tâm hay hẻm nhỏ), và tình hình kinh doanh quan sát được. Do đó, việc phân loại ngành nghề đúng, rõ ràng có ý nghĩa trực tiếp đến cách tính thuế và mức thuế khoán mà hộ phải nộp.
Cách tính thuế khoán thường dựa trên doanh thu khoán hằng năm nhân với tỷ lệ thuế tương ứng với từng ngành nghề (tỷ lệ GTGT, TNCN). Mỗi nhóm ngành (thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng…) có mức tỷ lệ khác nhau. Vì vậy, cùng một doanh thu nhưng kinh doanh thương mại (mua vào – bán ra) sẽ có tỷ lệ khác với dịch vụ ăn uống hay dịch vụ làm đẹp.
Nắm được nguyên tắc thuế khoán theo ngành nghề giúp hộ kinh doanh: (1) hiểu vì sao mình bị tính thuế như vậy; (2) chủ động trao đổi với cơ quan thuế nếu thấy doanh thu khoán chưa phù hợp; (3) cân nhắc lựa chọn ngành nghề đăng ký sát thực tế, tránh đăng ký “cho rộng” rồi bị áp tỷ lệ thuế bất lợi.
Thuế khoán là gì? Đối tượng áp dụng trong kinh doanh cá thể
Thuế khoán là hình thức cơ quan thuế ấn định doanh thu và số thuế phải nộp đối với cá nhân/hộ kinh doanh, thay vì yêu cầu kê khai chi tiết doanh thu – chi phí như doanh nghiệp. Hằng năm (hoặc định kỳ), cơ quan thuế xác định doanh thu khoán của từng hộ và thông báo mức thuế GTGT, thuế TNCN tương ứng phải nộp theo tháng/quý/năm.
Đối tượng áp dụng chủ yếu là cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh quy mô nhỏ, không thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn đầy đủ, hoặc theo quy định thuộc diện nộp thuế theo phương pháp khoán. Các hộ bán lẻ tạp hóa, quán ăn nhỏ, dịch vụ sửa xe, salon tóc, spa nhỏ, hộ cho thuê phòng trọ… thường rơi vào diện này.
Thuế khoán giúp đơn giản hóa thủ tục cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế, nhưng cũng có nhược điểm là dễ xảy ra chênh lệch giữa doanh thu thực tế và doanh thu khoán. Vì vậy, cá nhân/hộ kinh doanh cần nắm rõ cách cơ quan thuế xác định doanh thu khoán, cũng như quyền đề nghị điều chỉnh nếu doanh thu khoán không phản ánh đúng tình hình kinh doanh.
Vì sao phải phân loại theo ngành nghề khi tính thuế khoán?
Việc phân loại theo ngành nghề là bước đầu tiên và rất quan trọng khi tính thuế khoán, vì mỗi ngành nghề có đặc điểm về biên lợi nhuận, chi phí cấu thành và tỷ lệ thuế khác nhau. Ví dụ: ngành thương mại (mua vào – bán ra) thường có tỷ lệ thuế thấp hơn ngành dịch vụ (vì thương mại có chi phí giá vốn hàng hóa lớn), trong khi các ngành dịch vụ thuần như spa, cắt tóc, tư vấn… thường có tỷ lệ thuế cao hơn do giá trị gia tăng trên mỗi đồng doanh thu lớn.
Nếu hộ không phân loại đúng ngành nghề, hoặc đăng ký quá nhiều ngành nghề “cho rộng”, cơ quan thuế có thể áp dụng tỷ lệ thuế không có lợi, dẫn đến mức thuế khoán cao hơn thực tế. Ngược lại, khi ngành nghề được mô tả rõ, cơ quan thuế dễ xác định tỷ lệ phù hợp, hộ cũng dễ giải trình tại sao doanh thu, chi phí và mức thuế như vậy.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).
Ngoài ra, phân nhóm ngành nghề còn giúp nhà nước thống kê, quản lý và ban hành bảng doanh thu tham khảo cho từng loại hình kinh doanh trên từng địa bàn, làm căn cứ đối thoại với hộ kinh doanh khi xác định doanh thu khoán.
Căn cứ pháp lý và nguyên tắc tính thuế khoán theo ngành nghề
Thuế khoán cho hộ kinh doanh được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật về quản lý thuế và hướng dẫn thuế đối với cá nhân kinh doanh. Các văn bản này quy định rõ: đối tượng nào thuộc diện khoán, cách xác định doanh thu tính thuế, tỷ lệ thuế theo ngành nghề, quy trình điều chỉnh doanh thu khoán, thông báo thuế…. Trên cơ sở đó, cơ quan thuế địa phương xây dựng bảng doanh thu, bảng tỷ lệ tham khảo và áp dụng vào từng trường hợp cụ thể.
Về nguyên tắc, số thuế khoán phải nộp được xác định dựa trên doanh thu tính thuế (theo ngành nghề) nhân với tỷ lệ thuế GTGT, TNCN tương ứng. Doanh thu tính thuế là doanh thu ước tính của hộ trong năm, do cơ quan thuế xác định trên cơ sở: (1) kê khai ban đầu của người nộp thuế; (2) số liệu quản lý, cơ sở dữ liệu hóa đơn, sổ bộ thuế; (3) khảo sát thực tế về quy mô, vị trí, lượng khách; (4) bảng doanh thu tham khảo của cơ quan thuế.
Trong nhiều trường hợp, hộ kinh doanh hoạt động nhiều ngành nghề cùng lúc (ví dụ: vừa bán hàng hóa, vừa cung cấp dịch vụ ăn uống, vừa cho thuê), thì doanh thu phải được tách theo từng ngành để áp dụng tỷ lệ thuế phù hợp. Nếu không tách được, cơ quan thuế có thể áp dụng tỷ lệ cao hơn, bất lợi cho hộ.
Bảng doanh thu và tỷ lệ thuế do cơ quan thuế xây dựng không phải là “án cứng”, mà là căn cứ tham khảo. Hộ kinh doanh có quyền trao đổi, đề nghị điều chỉnh doanh thu khoán nếu chứng minh được doanh thu thực tế thấp hơn mức cơ quan thuế ấn định (thông qua sổ sách, hóa đơn, sao kê ngân hàng, chứng cứ khác). Tuy nhiên, nếu hộ không có dữ liệu để chứng minh, cơ quan thuế sẽ buộc phải dựa vào dữ liệu quản lý và bảng tham khảo để bảo đảm thu ngân sách.
Việc hiểu rõ căn cứ pháp lý và nguyên tắc tính thuế khoán theo ngành nghề giúp hộ kinh doanh: chủ động trong kê khai ban đầu, chuẩn bị hồ sơ, sổ sách để thương lượng mức doanh thu khoán hợp lý; đồng thời hạn chế tình trạng “bị khoán” ở mức cao trong khi doanh thu thực tế thấp hơn.
Các văn bản pháp luật điều chỉnh việc tính thuế khoán cho hộ kinh doanh
Việc tính thuế khoán cho hộ kinh doanh được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật về quản lý thuế và thuế đối với cá nhân kinh doanh, trong đó có: luật quản lý thuế, các nghị định hướng dẫn thi hành, thông tư hướng dẫn về thuế GTGT, TNCN đối với cá nhân kinh doanh, và các văn bản hướng dẫn của ngành thuế từng thời kỳ.
Các văn bản này quy định rõ: khái niệm cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh; đối tượng phải đăng ký thuế; trường hợp áp dụng thuế khoán; nguyên tắc xác định doanh thu tính thuế; tỷ lệ thuế đối với từng nhóm ngành nghề (thương mại, dịch vụ, xây dựng, sản xuất…); chế độ khai, nộp thuế khoán; thủ tục điều chỉnh doanh thu khoán.
Tùy từng giai đoạn, các ngưỡng doanh thu, tỷ lệ thuế, cách quản lý có thể thay đổi. Do đó, khi nghiên cứu áp dụng, hộ kinh doanh nên tham khảo văn bản mới nhất và/hoặc tư vấn từ đơn vị kế toán, tư vấn thuế, tránh áp dụng quy định đã hết hiệu lực dẫn đến kê khai, nộp thuế không đúng.
Nguyên tắc xác định doanh thu tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh
Doanh thu tính thuế khoán là doanh thu ước tính trong năm tính thuế của hộ/cá nhân kinh doanh, bao gồm toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung cấp dịch vụ, hoa hồng, phụ thu, phí thu thêm mà hộ được hưởng, chưa trừ chi phí. Khi hộ kinh doanh hoạt động nhiều ngành nghề, nguyên tắc là phải tách doanh thu theo từng ngành để áp dụng tỷ lệ thuế tương ứng.
Việc xác định doanh thu khoán được thực hiện dựa trên:
- Kê khai ban đầu của hộ kinh doanh về quy mô, ngành nghề, doanh thu dự kiến;
- Thông tin quản lý của cơ quan thuế: dữ liệu hóa đơn, dữ liệu từ ngân hàng, sàn thương mại điện tử… (nếu có);
- Khảo sát thực tế: vị trí kinh doanh, diện tích, lượng khách, mặt hàng, giá bán;
- Bảng doanh thu, tỷ lệ tham khảo theo ngành nghề trên địa bàn.
Cơ quan thuế có thể tổ chức lấy ý kiến khu dân cư, tổ dân phố nơi hộ kinh doanh hoạt động để có thêm cơ sở xác định doanh thu. Nếu trong năm hộ thay đổi quy mô (mở rộng/thu hẹp), ngừng/nghỉ kinh doanh, có thể đề nghị điều chỉnh doanh thu khoán cho phù hợp.
Vai trò của bảng doanh thu tham khảo và dữ liệu quản lý của cơ quan thuế
Bảng doanh thu tham khảo theo ngành nghề là công cụ quan trọng giúp cơ quan thuế đảm bảo tính thống nhất và minh bạch khi xác định doanh thu khoán. Bảng này thường liệt kê mức doanh thu bình quân/tháng hoặc/năm cho từng loại hình kinh doanh (tạp hóa, quán ăn, spa, salon tóc, sửa xe…), trên từng tuyến đường, khu vực, để tránh tình trạng cùng ngành nghề, cùng khu vực nhưng bị khoán quá chênh lệch.
Song song đó, dữ liệu quản lý (hóa đơn điện tử, dữ liệu từ ngân hàng, sàn TMĐT, báo cáo thuế các năm trước…) giúp cơ quan thuế đối chiếu, phát hiện trường hợp kê khai doanh thu quá thấp so với thực tế. Đối với hộ kinh doanh, việc nắm được cách cơ quan thuế sử dụng bảng doanh thu và dữ liệu quản lý giúp chuẩn bị tốt hơn khi làm việc, đồng thời biết mình có cơ hội đề nghị điều chỉnh khoán nếu có chứng cứ.
Các nhóm ngành nghề kinh doanh phổ biến áp dụng thuế khoán
Trong thực tế, hầu hết các ngành nghề kinh doanh cá thể đều có thể thuộc diện thuế khoán nếu đáp ứng điều kiện về doanh thu và chế độ kế toán. Tuy nhiên, một số nhóm ngành phổ biến hơn cả là: thương mại – bán lẻ; dịch vụ ăn uống; các ngành dịch vụ khác như spa, salon tóc, sửa chữa, vận tải…. Mỗi nhóm có đặc điểm về doanh thu, chi phí, biên lợi nhuận khác nhau nên tỷ lệ thuế khoán và cách nhìn nhận của cơ quan thuế cũng khác nhau.
Nhóm thương mại – bán lẻ thường có doanh thu lớn nhưng biên lợi nhuận thấp hơn do chi phí giá vốn hàng hóa cao. Ngược lại, nhóm dịch vụ ăn uống và dịch vụ cá nhân (làm đẹp, cắt tóc, sửa chữa…) có thể không cần quá nhiều vốn nhập hàng nhưng giá trị gia tăng trên mỗi đồng doanh thu cao hơn, nên thường áp dụng tỷ lệ thuế cao hơn.
Việc hiểu rõ mình đang thuộc nhóm ngành nào, doanh thu thực tế ra sao, chi phí thế nào sẽ giúp hộ kinh doanh chủ động hơn khi kê khai ban đầu, trao đổi với cơ quan thuế, chuẩn bị sổ sách và hoạch định chiến lược kinh doanh.
Nhóm ngành thương mại, bán lẻ, tạp hóa, siêu thị mini
Đây là nhóm ngành rất phổ biến: cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng bán đồ gia dụng, thời trang, văn phòng phẩm, vật liệu xây dựng nhỏ, cửa hàng nông sản, đặc sản… Đặc trưng là doanh thu bán ra nhiều, luân chuyển nhanh, nhưng chi phí giá vốn (hàng nhập) chiếm tỷ trọng lớn, nên biên lợi nhuận thường không quá cao.
Khi tính thuế khoán, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào loại hàng hóa (giá trị cao/thấp), quy mô cửa hàng, vị trí mặt bằng, lượng khách, thói quen tiêu dùng khu vực… để ước tính doanh thu. Ví dụ: một siêu thị mini ở mặt tiền khu dân cư đông sẽ có doanh thu ước tính khác với một tạp hóa nhỏ trong hẻm.
Tỷ lệ thuế áp dụng cho nhóm thương mại thường thấp hơn nhóm dịch vụ, phản ánh đặc điểm phải bỏ vốn lớn để nhập hàng. Tuy nhiên, nếu hộ không ghi chép, không có số liệu chứng minh, cơ quan thuế sẽ dựa nhiều vào bảng doanh thu tham khảo và đánh giá chủ quan về quy mô để xác định khoán. Do đó, các hộ nên duy trì sổ theo dõi doanh thu, nhập – xuất hàng, để khi cần có căn cứ đề nghị điều chỉnh mức khoán cho sát thực tế.
Nhóm ngành dịch vụ ăn uống: quán cơm, quán cà phê, nhà hàng nhỏ
Nhóm dịch vụ ăn uống bao gồm: quán cơm bình dân, bún phở, quán café, trà sữa, quán nhậu nhỏ, quán ăn vặt, tiệm bánh, nhà hàng gia đình… Đặc trưng của ngành này là doanh thu tiền mặt hoặc chuyển khoản nhỏ lẻ, phát sinh liên tục, chi phí nguyên liệu, nhân công, mặt bằng, điện nước… phân tán, khó kiểm soát nếu không có kế toán tối thiểu.
Từ góc độ thuế, dịch vụ ăn uống được coi là ngành dịch vụ có giá trị gia tăng khá cao trên doanh thu: nguyên liệu đầu vào thường chiếm một phần, phần còn lại là chi phí nhân công, khấu hao, lợi nhuận. Vì vậy, tỷ lệ thuế áp dụng thường cao hơn nhóm thương mại thuần túy. Cơ quan thuế sẽ xem xét vị trí quán, lưu lượng khách, phân khúc (bình dân, trung cấp, cao cấp), thời gian hoạt động (có bán sáng – trưa – tối không) để ước doanh thu.
Nếu chủ hộ không có số liệu ghi chép, mức doanh thu khoán dễ bị áp khá cao, đặc biệt với quán đông khách ở mặt tiền. Ngược lại, nếu có sổ doanh thu, bảng chi phí, hợp đồng – hóa đơn đầu vào, hộ có thể chủ động giải trình để mức khoán phù hợp hơn, tránh bị “khoán theo cảm giác đông khách”.
Nhóm ngành dịch vụ khác: spa, salon tóc, sửa chữa, vận tải…
Nhóm này rất đa dạng, bao gồm các dịch vụ như: spa, chăm sóc da, thẩm mỹ nhỏ, salon tóc, nail, tiệm sửa xe, sửa điện lạnh, dịch vụ vận tải hộ cá thể, vận chuyển hàng, cho thuê xe, dịch vụ lưu trú nhỏ, phòng trọ, homestay quy mô hộ gia đình… Đặc điểm chung là doanh thu phụ thuộc nhiều vào tay nghề, uy tín, công suất phục vụ, chi phí vật tư có nhưng không lớn bằng ngành thương mại; phần giá trị gia tăng lớn nằm ở công sức và kỹ thuật dịch vụ.
Do vậy, trong nhiều trường hợp, tỷ lệ thuế áp dụng cho nhóm dịch vụ này tương đối cao so với nhóm thương mại. Cơ quan thuế sẽ xem xét vị trí tiệm, lượng khách quan sát được, mức giá dịch vụ, quy mô đầu tư, trang thiết bị, số ghế, số phòng… để ước tính doanh thu.
Đối với các ngành như vận tải, cho thuê tài sản, ngoài doanh thu còn có yếu tố quản lý hóa đơn, hợp đồng khá rõ ràng (nếu hộ tổ chức tốt). Việc lưu trữ hợp đồng, phiếu thu, sổ đặt lịch, sao kê ngân hàng, dữ liệu từ app đặt xe, ứng dụng đặt phòng… sẽ giúp hộ có cơ sở chứng minh doanh thu thực tế. Qua đó, nếu doanh thu khoán ban đầu bị ấn định cao, hộ có thể cung cấp chứng cứ để đề nghị điều chỉnh về mức hợp lý hơn.
Quy trình thu thập và ước tính doanh thu để tính thuế khoán
Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán, doanh thu không phải lúc nào cũng được xác định từ sổ sách, hóa đơn đầy đủ như doanh nghiệp mà thường dựa trên ước tính doanh thu bình quân do hộ kê khai và cơ quan thuế khảo sát, thỏa thuận. Vì vậy, nếu bạn không chuẩn bị dữ liệu từ trước, mức doanh thu khoán có thể bị đánh cao hơn thực tế, dẫn đến số thuế phải nộp mỗi tháng/quý nặng nề, khó điều chỉnh.
Quy trình hợp lý để ước tính doanh thu phục vụ tính thuế khoán gồm 3 bước chính:
Tự ước tính doanh thu bình quân theo ngày, tháng, năm dựa trên đặc thù ngành nghề, giá bán, số lượng khách hàng, số ngày kinh doanh trong tháng.
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu thực tế như vị trí mặt bằng, lưu lượng khách qua lại, mặt bằng nhỏ hay lớn, bán giờ hành chính hay cả ngày… để có con số hợp lý, không quá cao cũng không quá thấp so với thực tế.
Ghi chép thử doanh thu trong một khoảng thời gian đầu (1–3 tháng) để có dữ liệu thực tế khi làm việc, trao đổi, điều chỉnh mức khoán với cơ quan thuế.
Việc chủ động thu thập số liệu và giải trình giúp bạn không bị động trước đề xuất doanh thu của cơ quan thuế, đồng thời tạo cơ sở để đề nghị giảm mức khoán nếu doanh thu suy giảm do thị trường, dịch bệnh, di dời địa điểm…
Cách ước tính doanh thu bình quân theo ngày, tháng, năm theo ngành nghề
Đầu tiên, bạn cần xác định mô hình kinh doanh và ngành nghề chính: quán ăn, cà phê, tạp hóa, quán nhậu, tiệm tóc, cửa hàng quần áo, dịch vụ sửa chữa… Mỗi ngành nghề sẽ có cách hình thành doanh thu khác nhau, nhưng nguyên tắc chung là:
Doanh thu bình quân ngày ≈ Số khách trung bình/ngày × Giá trị trung bình mỗi đơn hàng
Ví dụ:
Quán ăn bình dân: 80 khách/ngày × 40.000 đồng/suất ≈ 3.200.000 đồng/ngày.
Tiệm tóc nhỏ: 15 khách/ngày × 70.000 đồng/lượt ≈ 1.050.000 đồng/ngày.
Sau đó, bạn ước tính số ngày hoạt động bình quân trong tháng (trừ ngày nghỉ, ngày ít khách). Ví dụ: nếu quán mở 28 ngày/tháng:
Doanh thu tháng ≈ 3.200.000 × 28 = 89.600.000 đồng.
Từ doanh thu tháng, có thể suy ra doanh thu năm (nhân 12), nhưng vẫn nên trừ các tháng thấp điểm. Việc ước tính này giúp bạn có khung doanh thu ban đầu để trao đổi với cơ quan thuế khi xác định mức khoán.
Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu: vị trí, lưu lượng khách, quy mô mặt bằng
Doanh thu thực tế không chỉ phụ thuộc vào giá bán và số khách, mà còn chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khách quan:
Vị trí kinh doanh: mặt tiền đường lớn, khu trung tâm, gần chợ, trường học, khu công nghiệp thường có khả năng doanh thu cao hơn trong hẻm nhỏ, vùng sâu, vùng xa. Cơ quan thuế thường xem xét yếu tố này khi đánh giá mức khoán.
Lưu lượng khách qua lại: khu vực đông người đi lại, nhiều văn phòng, khu dân cư đông đúc sẽ tiềm năng hơn khu ít người, đường vắng, khu mới hình thành.
Quy mô mặt bằng và đầu tư: quán lớn, trang trí đẹp, nhiều bàn ghế, nhiều nhân viên thường bị “mặc định” doanh thu cao hơn quán nhỏ, ít chỗ ngồi.
Thời gian hoạt động: mở cửa cả ngày, mở tối muộn, kinh doanh thêm online… cũng làm doanh thu tăng so với mô hình chỉ bán giờ hành chính.
Khi ước tính doanh thu, bạn nên cân nhắc các yếu tố trên để đưa ra con số hợp lý, có thể giải thích được với cơ quan thuế, tránh kê khai quá thấp (dễ bị ấn định lại) hoặc quá cao (tự làm tăng gánh nặng thuế).
Ghi chép thử doanh thu trong thời gian đầu để làm căn cứ trao đổi với cơ quan thuế
Trong 1–3 tháng đầu kinh doanh, bạn nên ghi chép lại doanh thu hằng ngày dù chưa bắt buộc phải nộp báo cáo chi tiết. Có thể dùng sổ tay, Excel hoặc phần mềm bán hàng để lưu lại: số lượng khách, doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, hóa đơn nếu có.
Cuối mỗi tháng, tổng hợp:
Doanh thu từng ngày, từng ca (nếu có).
Ngày cao điểm – ngày thấp điểm.
Doanh thu bình quân ngày/tháng thực tế.
Khi cơ quan thuế đến khảo sát hoặc mời lên trao đổi về mức khoán, bạn có thể mang theo số liệu thực tế này để chứng minh, đề xuất điều chỉnh doanh thu khoán cho phù hợp. Đồng thời, nếu sau này doanh thu giảm mạnh, những sổ sách ban đầu cũng giúp bạn có cơ sở đề nghị giảm mức khoán.
Cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh từng bước
Sau khi đã ước tính được doanh thu bình quân và hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng, bước tiếp theo là tính thử số thuế khoán mà hộ kinh doanh có thể phải nộp. Điều này giúp bạn chủ động chuẩn bị dòng tiền, so sánh giữa các phương án kinh doanh và tránh sốc khi nhận thông báo thuế từ cơ quan thuế. Về cơ bản, thuế khoán cho hộ kinh doanh thường gồm: thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và lệ phí môn bài.
Quy trình thực hành dễ hiểu có thể chia thành 3 bước:
Xác định ngành nghề chính, phụ và doanh thu dự kiến từng ngành.
Áp dụng tỷ lệ thuế khoán tham khảo theo từng nhóm ngành nghề (tỷ lệ % trên doanh thu).
Tính ra số thuế phải nộp theo tháng, quý, năm dựa trên doanh thu khoán và tỷ lệ thuế.
Dù trên thực tế cơ quan thuế có thể điều chỉnh theo hướng dẫn pháp luật từng thời kỳ, nhưng việc tự tính thử giúp bạn có khung tham chiếu rõ ràng trước khi làm việc với cán bộ thuế.
Bước 1: Xác định ngành nghề chính, phụ và doanh thu dự kiến từng ngành
Rất nhiều hộ kinh doanh không chỉ làm một ngành nghề mà bán nhiều loại sản phẩm/dịch vụ: vừa bán đồ ăn, vừa bán nước giải khát; vừa cắt tóc, vừa bán mỹ phẩm; vừa bán tạp hóa, vừa bán thẻ điện thoại, dịch vụ chuyển tiền… Mỗi loại hình có thể thuộc một nhóm ngành thuế khác nhau, với tỷ lệ thuế khoán khác nhau.
Vì vậy, bước đầu tiên là bạn cần liệt kê:
Ngành nghề chính: chiếm tỷ trọng doanh thu lớn nhất (ví dụ: quán ăn, quán cà phê, cửa hàng tạp hóa…).
Ngành nghề phụ: dịch vụ hoặc hàng hóa đi kèm, chiếm doanh thu nhỏ hơn (ví dụ: bán thêm bia, nước ngọt, thẻ cào, dịch vụ ship…).
Tiếp theo, ước tính tỷ lệ doanh thu phân bổ cho từng ngành. Ví dụ:
Quán ăn có tổng doanh thu 100 triệu/tháng, trong đó 70 triệu từ bán món ăn, 30 triệu từ bán bia nước.
Cửa hàng tạp hóa 80 triệu/tháng, trong đó 60 triệu từ hàng tạp hóa, 20 triệu từ thẻ điện thoại, dịch vụ thanh toán hộ.
Việc tách doanh thu theo ngành nghề giúp bạn áp dụng tỷ lệ thuế khoán phù hợp cho từng phần, thay vì gộp chung một mức cho tất cả, từ đó tránh bị tính cao hơn thực tế.
Bước 2: Áp dụng tỷ lệ thuế khoán tham khảo theo từng nhóm ngành nghề
Mỗi nhóm ngành nghề (thương mại, dịch vụ, ăn uống, sản xuất…) thường được quy định một tỷ lệ thuế GTGT và TNCN khoán trên doanh thu. Khi đã tách được doanh thu dự kiến cho từng ngành, bạn áp dụng tỷ lệ tương ứng để tính ra doanh thu tính thuế.
Ví dụ mang tính minh họa:
Ngành dịch vụ ăn uống có thể áp dụng tỷ lệ thuế GTGT và TNCN cao hơn so với bán hàng tạp hóa do đặc thù biên lợi nhuận.
Ngành dịch vụ (cắt tóc, sửa chữa, vận tải…) thường có tỷ lệ thuế khác với ngành thương mại (bán buôn, bán lẻ hàng hóa).
Ở bước này, bạn nên:
Tra cứu bảng tỷ lệ thuế khoán mới nhất do cơ quan thuế ban hành (hoặc hỏi trực tiếp cán bộ thuế/đơn vị tư vấn).
Ghi rõ tỷ lệ thuế áp cho từng ngành, tránh áp nhầm tỷ lệ của nhóm ngành khác.
Từ đó, bạn sẽ có được số doanh thu tính thuế cho từng ngành, làm cơ sở bước sang phần tính số tiền thuế phải nộp cụ thể.
(Lưu ý: phần tỷ lệ cụ thể phải căn cứ văn bản pháp luật hiện hành và hướng dẫn của cơ quan thuế nơi bạn đăng ký.)
Bước 3: Tính ra số thuế phải nộp hàng tháng, hàng quý từ doanh thu và tỷ lệ thuế
Khi đã có doanh thu khoán từng ngành và tỷ lệ thuế tương ứng, việc tính số thuế khoán phải nộp trở nên khá đơn giản theo công thức:
Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu khoán × Tỷ lệ % GTGT
Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu khoán × Tỷ lệ % TNCN
Nếu bạn có nhiều ngành nghề, hãy tính riêng cho từng ngành rồi cộng lại để ra tổng thuế. Sau đó, tùy theo quy định, số thuế này có thể được phân bổ theo tháng hoặc quý. Ví dụ:
Tổng thuế GTGT + TNCN 1 năm = 24 triệu đồng → bình quân mỗi tháng nộp 2 triệu.
Ngoài ra, đừng quên lệ phí môn bài: số tiền này thường cố định theo bậc doanh thu (ví dụ doanh thu dưới hoặc trên một ngưỡng nhất định). Lệ phí môn bài có thể nộp mỗi năm một lần, riêng năm đầu có thời hạn nộp khác.
Sau khi tính thử được số thuế phải nộp, bạn nên so sánh với khả năng lợi nhuận thực tế của hộ kinh doanh: nếu thấy mức thuế quá cao so với thu nhập, bạn cần chuẩn bị sổ ghi chép doanh thu, chi phí thực tế để có cơ sở trao đổi và đề nghị điều chỉnh doanh thu khoán với cơ quan thuế.
Ví dụ minh họa cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh
Ví dụ 1: Cửa hàng tạp hóa nhỏ ở khu dân cư
Giả sử hộ kinh doanh mở một cửa hàng tạp hóa nhỏ trong hẻm khu dân cư, bán chủ yếu mì gói, bánh kẹo, nước ngọt, gia vị, nhu yếu phẩm. Sau khi điều tra, cán bộ thuế ước tính doanh thu bình quân của cửa hàng là 60 triệu/tháng. Trên cơ sở đó, cơ quan thuế xác định tỷ lệ thuế khoán đối với hoạt động bán hàng hóa (ví dụ: thuế GTGT 1%, thuế TNCN 0,5% – chỉ là số minh họa).
Khi đó, doanh thu tính thuế = 60.000.000 đồng/tháng.
Thuế GTGT khoán = 60.000.000 x 1% = 600.000 đồng/tháng
Thuế TNCN khoán = 60.000.000 x 0,5% = 300.000 đồng/tháng
Tổng hai sắc thuế = 900.000 đồng/tháng.
Ngoài ra, hộ còn phải nộp lệ phí môn bài theo năm (mức cụ thể tùy doanh thu và quy định từng thời kỳ). Như vậy, hộ kinh doanh cần hiểu rõ cách cơ quan thuế xây dựng mức doanh thu ước tính, tỷ lệ thuế áp dụng để so sánh với doanh thu thực tế và trao đổi khi mức khoán chênh lệch quá lớn.
Ví dụ 2: Quán cà phê, đồ uống tại mặt tiền đường lớn
Giả sử một quán cà phê – đồ uống nằm ở mặt tiền đường lớn, có không gian đẹp, phục vụ tại chỗ và bán mang đi. Sau khảo sát, cơ quan thuế ước doanh thu bình quân khoảng 150 triệu/tháng. Ngành nghề chủ yếu là dịch vụ ăn uống, tỷ lệ thuế thường cao hơn bán tạp hóa (ví dụ minh họa: thuế GTGT 3%, thuế TNCN 1,5%).
Doanh thu tính thuế khoán: 150.000.000 đồng/tháng.
Thuế GTGT khoán = 150.000.000 x 3% = 4.500.000 đồng/tháng
Thuế TNCN khoán = 150.000.000 x 1,5% = 2.250.000 đồng/tháng
Tổng hai sắc thuế khoán ≈ 6.750.000 đồng/tháng.
Nếu quán có doanh thu thực tế thấp hơn nhiều do mới mở, ít khách, chủ hộ có quyền chuẩn bị chứng cứ (sổ bán hàng, sao kê ngân hàng, hợp đồng thuê mặt bằng, chi phí) để đề nghị cơ quan thuế xem xét lại mức doanh thu ước tính cho sát thực tế, tránh “gánh” mức khoán của một quán đã ổn định lâu năm.
Ví dụ 3: Tiệm spa, salon tóc kết hợp bán mỹ phẩm
Trường hợp một tiệm spa, salon tóc vừa cung cấp dịch vụ (gội, cắt, uốn, chăm sóc da) vừa bán mỹ phẩm, dầu gội, serum cho khách. Cơ quan thuế thường yêu cầu tách doanh thu thành hai nhóm: dịch vụ và bán hàng hóa vì tỷ lệ thuế khoán khác nhau.
Ví dụ:
Doanh thu dịch vụ ước tính: 80 triệu/tháng, tỷ lệ thuế giả định: GTGT 5%, TNCN 2,5%.
Doanh thu bán mỹ phẩm ước tính: 40 triệu/tháng, tỷ lệ thuế giả định: GTGT 1%, TNCN 0,5%.
Khi đó:
Thuế dịch vụ = 80.000.000 x (5% + 2,5%) = 80.000.000 x 7,5% = 6.000.000 đồng/tháng.
Thuế bán mỹ phẩm = 40.000.000 x (1% + 0,5%) = 40.000.000 x 1,5% = 600.000 đồng/tháng.
Tổng thuế khoán ≈ 6.600.000 đồng/tháng. Ví dụ này cho thấy nếu không tách doanh thu đúng, rất dễ bị áp mức tỷ lệ cao cho toàn bộ doanh thu, làm số thuế phải nộp tăng lên đáng kể.
Những sai lầm thường gặp khi tính thuế khoán theo ngành nghề
Ước doanh thu quá thấp hoặc quá cao so với thực tế
Sai lầm đầu tiên và phổ biến nhất là ước doanh thu không sát thực tế. Nhiều hộ kinh doanh vì sợ bị áp thuế cao nên khai thấp hơn rất nhiều so với doanh thu thực, trong khi cơ quan thuế lại so sánh với các hộ xung quanh, vị trí mặt bằng, quy mô để ấn định ở mức cao hơn. Kết quả là hai bên “vênh” nhau, phát sinh tranh luận, mất thời gian giải trình.
Ngược lại, cũng có hộ vì thiếu kinh nghiệm, nghe theo môi giới hoặc người quen “khai đại” doanh thu cao cho chắc, sau đó khi kinh doanh không đạt kỳ vọng lại phải gánh mức khoán vượt quá sức. Cách tốt nhất là dựa trên số liệu, ước lượng dựa vào giá bán, số khách bình quân/ngày, ngày mở cửa trong tháng… để có con số hợp lý ngay từ đầu.
Không tách riêng doanh thu từng ngành nghề khi kinh doanh nhiều lĩnh vực
Nhiều hộ kinh doanh cùng lúc nhiều lĩnh vực như: bán tạp hóa + đồ ăn uống; spa + bán mỹ phẩm; vừa bán hàng online vừa có cửa hàng dịch vụ… nhưng khi làm việc với thuế lại không tách doanh thu từng ngành, để rồi bị áp chung một mức tỷ lệ thuế cho toàn bộ. Nếu tỷ lệ ngành dịch vụ cao mà áp lên cả phần doanh thu bán hàng hóa thì tiền thuế sẽ đội lên đáng kể.
Việc tách doanh thu theo nhóm ngành giúp áp đúng tỷ lệ từng nhóm, đồng thời minh bạch hơn khi cơ quan thuế kiểm tra. Hộ kinh doanh nên chuẩn bị sổ sách, bảng kê doanh thu theo từng loại hoạt động (dịch vụ, bán hàng, online, offline…) để làm căn cứ trao đổi, tránh tình trạng “ gom hết cho nhanh” gây bất lợi lâu dài.
Không kiểm tra lại thông báo thuế, bỏ qua quyền đề nghị điều chỉnh
Một sai lầm nữa là nhận thông báo thuế khoán nhưng không đọc kỹ, không so sánh với doanh thu thực tế, cũng không biết mình có quyền đề nghị điều chỉnh. Nhiều hộ nghĩ “thuế gửi sao nộp vậy”, trong khi thực tế, nếu có căn cứ chứng minh doanh thu thấp hơn (mới mở, đang sửa chữa, mùa thấp điểm, dịch bệnh…), hộ hoàn toàn có thể làm văn bản đề nghị xem xét lại.
Ngoài ra, khi có thay đổi lớn như: chuyển địa điểm, thu hẹp quy mô, ngừng một mảng kinh doanh, doanh thu giảm sâu kéo dài… nhưng không thông báo cho cơ quan thuế thì mức khoán cũ vẫn giữ nguyên. Việc chủ động kiểm tra thông báo, so sánh, và sử dụng quyền đề nghị điều chỉnh sẽ giúp hộ kinh doanh không “mặc định” chịu một mức thuế không còn phù hợp.
Kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế về mức thuế khoán
Chuẩn bị số liệu, chứng cứ về doanh thu để bảo vệ mức khoán hợp lý
Khi làm việc với cơ quan thuế về mức khoán, yếu tố quan trọng nhất là số liệu và chứng cứ. Hộ kinh doanh nên chuẩn bị: sổ ghi chép doanh thu hằng ngày, báo cáo từ phần mềm bán hàng, sao kê ngân hàng, lịch sử giao dịch ví điện tử, hợp đồng với đơn vị vận chuyển, báo cáo doanh số từ sàn TMĐT (nếu kinh doanh online). Những chứng cứ này cho thấy doanh thu bình quân theo từng tháng, có thể phân tích rõ giai đoạn cao điểm – thấp điểm.
Ngoài doanh thu, các chứng từ về chi phí (tiền thuê mặt bằng, điện nước, nhân sự, nguyên vật liệu…) cũng giúp cơ quan thuế hiểu rõ khả năng sinh lời thực tế. Khi số liệu được trình bày rõ ràng, logic, cán bộ thuế thường có cơ sở để xem xét mức khoán hợp lý hơn, thay vì chỉ dựa trên cảm tính hoặc so sánh với các hộ “tưởng giống nhau” nhưng thực tế quy mô rất khác.
Cách trình bày mô hình kinh doanh, chi phí, mùa vụ với cán bộ thuế
Thái độ hợp tác và cách trình bày cũng rất quan trọng. Khi trao đổi với cán bộ thuế, nên mô tả rõ mô hình kinh doanh thực tế: diện tích quán, số bàn ghế, giá bán trung bình, số khách bình quân/ngày, ngày nghỉ trong tháng, tỷ lệ đơn online – offline… Bên cạnh đó, giải thích rõ các yếu tố làm doanh thu biến động như: mùa vụ (đông khách dịp lễ, vắng khách mùa mưa), khu vực nhiều công trình đang sửa chữa, đường bị rào chắn, cạnh tranh mới xuất hiện…
Cũng nên chia sẻ về mức chi phí thực tế để thấy rằng dù doanh thu nhìn có vẻ cao nhưng sau khi trừ chi phí, lợi nhuận không lớn. Cách trình bày rõ ràng, bình tĩnh, có số liệu hỗ trợ sẽ thuyết phục hơn nhiều so với việc chỉ “than khó” chung chung.
Khi nào nên nhờ dịch vụ kế toán, tư vấn thuế hỗ trợ trao đổi với cơ quan thuế
Trong trường hợp mô hình kinh doanh phức tạp, doanh thu nhiều kênh, có nhiều ngành nghề, hoặc hộ kinh doanh không rành quy định thuế, không biết cách lập luận, chuẩn bị hồ sơ, việc nhờ dịch vụ kế toán, tư vấn thuế là rất cần thiết. Đặc biệt khi mức khoán dự kiến cao hơn nhiều so với khả năng chịu đựng, hoặc có tranh chấp về doanh thu ước tính, đơn vị tư vấn sẽ giúp phân tích số liệu, soạn thảo văn bản đề nghị điều chỉnh, đại diện giải trình với cơ quan thuế.
Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho chủ hộ, mà còn giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp, tránh vì thiếu hiểu biết mà chấp nhận một mức thuế khoán bất lợi trong suốt cả năm tài chính.
3 (9.1) – Ngành nghề có doanh thu mùa vụ thì tính thuế khoán như thế nào?
Với ngành nghề có doanh thu mùa vụ (quán ăn khu du lịch, bán hàng Tết, đồ nướng vỉa hè chỉ bán buổi tối…), cơ quan thuế thường xác định doanh thu khoán theo bình quân năm, chứ không tách riêng từng tháng cao điểm – thấp điểm. Khi khai doanh thu ban đầu, hộ kinh doanh nên trình bày rõ: thời gian cao điểm, thời gian bán ít hoặc nghỉ, kèm ước tính doanh thu theo mùa.
Trên cơ sở đó, thuế sẽ tính ra doanh thu bình quân/tháng để làm căn cứ khoán. Nếu thực tế mùa vụ thay đổi lớn (ví dụ năm sau chỉ bán 3 tháng, còn lại nghỉ hẳn), bạn có thể đề nghị điều chỉnh lại doanh thu khoán cho phù hợp để tránh gánh thuế quá cao so với thực tế.
Một hộ kinh doanh nhiều ngành nghề có được gộp chung doanh thu không?
Nếu một hộ kinh doanh đăng ký nhiều ngành nghề (ví dụ: bán đồ ăn nhanh, bán tạp hóa, dịch vụ ship nội bộ…), về nguyên tắc mỗi nhóm ngành có tỷ lệ thuế khoán khác nhau. Cơ quan thuế thường yêu cầu tách doanh thu theo ngành để áp đúng tỷ lệ.
Tuy nhiên, trên thực tế có thể gộp doanh thu để tiện quản lý, sau đó phân bổ tỷ lệ dựa trên đặc thù kinh doanh (ví dụ 70% là ăn uống, 30% là tạp hóa) khi làm việc với thuế. Điều quan trọng là hộ kinh doanh phải thống nhất rõ cơ cấu doanh thu với cơ quan thuế ngay từ đầu, tránh trường hợp thuế hiểu nhầm toàn bộ doanh thu thuộc ngành có tỷ lệ thuế cao nhất, dẫn đến số thuế phải nộp tăng đáng kể.
Khi doanh thu tăng mạnh hoặc giảm sâu có được điều chỉnh mức khoán không?
Có. Thuế khoán không cố định vĩnh viễn; khi doanh thu thực tế thay đổi lớn (tăng hoặc giảm rõ rệt), hộ kinh doanh có quyền đề nghị xem xét điều chỉnh mức khoán. Ví dụ: mở thêm chi nhánh, mở rộng mặt bằng, doanh thu tăng đều; hoặc ngược lại phải thu hẹp, chuyển sang bán online ít khách hơn.
Hộ nên chuẩn bị sổ ghi chép doanh thu, hợp đồng, chứng từ, báo cáo từ sàn TMĐT, file doanh thu POS… làm căn cứ chứng minh. Nếu hồ sơ hợp lý, cơ quan thuế thường sẽ điều chỉnh lại doanh thu khoán cho các kỳ tiếp theo, giúp mức thuế phù hợp hơn với tình hình kinh doanh thực tế.
Kết luận: Tối ưu cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh
Hiểu đúng cách tính thuế khoán theo ngành nghề kinh doanh giúp hộ kinh doanh chủ động hơn rất nhiều trong việc lập kế hoạch tài chính. Thay vì “phó mặc” toàn bộ cho cơ quan thuế ấn định, chủ hộ cần nắm được: doanh thu nào được tính làm căn cứ khoán, tỷ lệ thuế đối với từng nhóm ngành, cách xử lý trường hợp doanh thu mùa vụ, doanh thu tăng giảm đột biến.
Về thực hành, có ba điểm mấu chốt:
Ghi chép doanh thu thực tế càng rõ càng tốt: theo ngày, theo nhóm ngành, theo kênh bán (offline, online, sàn TMĐT…). Đây là “vũ khí” quan trọng khi bạn cần giải trình hoặc đề nghị điều chỉnh khoán.
Làm việc thẳng thắn với cơ quan thuế: khi đăng ký ban đầu hoặc khi có biến động lớn, hãy chuẩn bị số liệu, bảng tính, tài liệu chứng minh để hai bên thống nhất mức doanh thu khoán hợp lý.
Cân nhắc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp: nếu không rành thuế, bạn có thể nhờ kế toán/đơn vị tư vấn hỗ trợ tính toán, rà soát tỷ lệ, chuẩn bị hồ sơ làm việc với thuế để tối ưu số thuế phải nộp nhưng vẫn đúng quy định.
Khi hiểu rõ nguyên tắc tính thuế khoán và biết cách chủ động về số liệu, hộ kinh doanh sẽ giảm được áp lực thuế, tránh bị ấn định cao bất hợp lý, đồng thời quản lý lợi nhuận kinh doanh minh bạch và bền vững hơn.
