Cách tính chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh – hướng dẫn chi tiết dễ hiểu

Cách tính chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh là vấn đề quan trọng giúp chủ hộ quản lý tài chính hiệu quả, tối ưu lợi nhuận và đảm bảo tuân thủ đúng quy định thuế. Mặc dù hộ kinh doanh không phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng việc xác định đúng chi phí được trừ và không được trừ là yếu tố then chốt trong quá trình kê khai thuế. Khi hiểu rõ nhóm chi phí hợp lý, điều kiện để chi phí được chấp nhận và cách lưu giữ chứng từ, hộ kinh doanh sẽ tránh được rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra, từ đó hạn chế tối đa mức thuế phải nộp. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ cách tính chi phí hợp lý và áp dụng hiệu quả trong thực tế.

Tổng quan về cách tính chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh

Khi hộ kinh doanh bắt đầu ghi chép bài bản, câu hỏi đầu tiên thường là: “Khoản nào được tính là chi phí hợp lý, khoản nào không được cơ quan thuế chấp nhận?”. Về bản chất, chi phí hợp lý là những khoản chi thực tế phát sinh, có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, có chứng từ hợp lệ và không bị pháp luật cấm. Đối với hộ kinh doanh, dù nhiều trường hợp đang tính thuế khoán, nhưng việc hiểu đúng về chi phí hợp lý vẫn rất quan trọng, đặc biệt khi làm việc với cơ quan thuế, muốn chuyển sang phương pháp kê khai hoặc nội bộ cần biết mình đang thực lãi – lỗ thế nào.

Ở góc độ quản trị, chi phí hợp lý là công cụ để chủ hộ nhìn được bức tranh tài chính: doanh thu, giá vốn, chi phí vận hành, lợi nhuận thực. Nếu ghi nhận đầy đủ, hộ kinh doanh sẽ biết nên cắt giảm khoản nào, tăng đầu tư khoản nào để hiệu quả hơn. Ở góc độ thuế, chi phí hợp lý là cơ sở để chứng minh mức doanh thu – thu nhập mà mình khai báo là có cơ sở, tránh trường hợp thuế nghi ngờ, ấn định doanh thu hoặc “nâng” mức khoán. Hiểu và phân biệt được chi phí hợp lý – không hợp lý giúp hộ kinh doanh vừa quản lý tốt dòng tiền, vừa giảm rủi ro bị truy thu, xử phạt thuế trong tương lai.

Chi phí hợp lý là gì theo góc độ thuế và quản trị

Từ góc độ thuế, chi phí hợp lý có thể hiểu là những khoản chi: phát sinh thực tế, phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của hộ, có đầy đủ chứng từ hợp lệ (hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng…) và không thuộc danh mục khoản chi bị cấm hoặc bị loại theo quy định. Dù hộ kinh doanh thường không phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra, họ vẫn xem xét mức chi này có phù hợp với quy mô, ngành nghề và doanh thu khai báo hay không.

Ở góc độ quản trị, chi phí hợp lý là mọi chi phí cần thiết để vận hành mô hình kinh doanh một cách bình thường, hiệu quả: tiền hàng nhập, lương nhân viên, điện nước, mặt bằng, marketing, khấu hao trang thiết bị… Những khoản này cần được phân loại, ghi nhận rõ ràng để chủ hộ biết được điểm hòa vốn, biên lợi nhuận từng nhóm hàng, dịch vụ. Như vậy, chi phí hợp lý không chỉ là câu chuyện “được trừ hay không được trừ” với thuế, mà còn là nền tảng cho việc ra quyết định kinh doanh.

Vì sao hộ kinh doanh phải quan tâm đến chi phí hợp lý, chi phí không hợp lý

Nhiều hộ kinh doanh cho rằng “đóng thuế khoán rồi thì cần gì quan tâm chi phí hợp lý”, nhưng thực tế đây là suy nghĩ khá nguy hiểm. Thứ nhất, nếu không phân biệt chi phí hợp lý – không hợp lý, chủ hộ rất khó nắm được lợi nhuận thật của mình, dễ nhầm lẫn tiền trong két là “lãi”, trong khi còn nhiều chi phí chưa tính tới. Thứ hai, khi cơ quan thuế rà soát, nếu hộ muốn giải trình rằng doanh thu thực tế không cao như mức thuế khoán đang áp, thì hệ thống chứng từ chi phí hợp lý chính là “lá chắn” để bảo vệ quan điểm của mình.

Ngoài ra, có những khoản chi nếu không chuẩn bị chứng từ ngay từ đầu sẽ không thể hợp thức hóa về sau, dẫn tới vừa tốn tiền, vừa không được công nhận về mặt thuế hoặc quản trị. Quan tâm đến chi phí hợp lý giúp hộ kinh doanh chủ động hơn: biết khoản nào phải xin hóa đơn, khoản nào cần hợp đồng, khoản nào nên hạn chế hoặc cắt bỏ vì không mang lại giá trị.

Nguyên tắc chung khi xác định chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh

Để xác định một khoản chi có thể xem là chi phí hợp lý, hộ kinh doanh nên tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Trước hết, chi phí phải gắn với hoạt động kinh doanh: mọi khoản chi không phục vụ cho việc tạo ra doanh thu hoặc duy trì hoạt động (ví dụ chi tiêu cá nhân, sinh hoạt gia đình) đều không nên đưa vào chi phí kinh doanh. Cùng một khoản tiền nhưng nếu không chứng minh được mục đích liên quan đến kinh doanh thì rất dễ bị cơ quan thuế loại khi kiểm tra.

Nguyên tắc thứ hai là có chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Với những khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ, hộ kinh doanh cần có hóa đơn hoặc chứng từ thay thế theo quy định; với các khoản chi nội bộ phải có phiếu chi, bảng lương, ký nhận đầy đủ. Nếu chỉ chi “miệng”, không giấy tờ, thì về mặt quản trị cũng khó kiểm soát, còn về thuế thì gần như không có cơ sở để công nhận.

Thứ ba, chi phí cần phù hợp với quy mô và mặt bằng kinh doanh, đảm bảo tương quan với doanh thu. Ví dụ một hộ kinh doanh nhỏ nhưng chi phí quảng cáo, tiếp khách quá lớn so với doanh thu có thể bị xem là không hợp lý. Ngược lại, nếu doanh thu quá cao nhưng chi phí ghi nhận quá thấp, cơ quan thuế cũng có thể nghi ngờ việc khai báo không đầy đủ.

Cuối cùng, hộ kinh doanh nên xây dựng định mức chi phí nội bộ cho từng loại chi: định mức xăng xe cho giao hàng, định mức nguyên vật liệu cho mỗi món ăn, định mức hao hụt… để khi giải trình với thuế hoặc tự phân tích, có cơ sở rõ ràng. Những khoản chi dễ bị loại thường là: chi tiền mặt không chứng từ, mua hàng không hóa đơn, chi tiếp khách – đi lại – điện thoại không chứng minh được phục vụ kinh doanh. Nắm vững các nguyên tắc chung này giúp hộ kinh doanh chủ động kiểm soát chi phí và giảm rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế.

Nguyên tắc liên quan đến hoạt động kinh doanh và có chứng từ hợp lệ

Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất là liên quan đến hoạt động kinh doanh. Khoản chi phải phục vụ việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, duy trì cơ sở vật chất, chăm sóc khách hàng… Ví dụ: tiền nhập hàng, tiền thuê mặt bằng, tiền lương nhân viên, chi phí điện nước cho cửa hàng, chi phí giao hàng… đều gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh nên thường được coi là hợp lý. Ngược lại, tiền mua sắm đồ dùng cá nhân, chi tiêu gia đình, du lịch, giải trí… không liên quan đến kinh doanh thì không nên đưa vào chi phí.

Đi kèm với đó là yêu cầu về chứng từ hợp lệ. Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ, nên yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn đúng tên hộ kinh doanh (hoặc cá nhân chủ hộ nếu quy định cho phép). Đối với chi phí nội bộ như lương nhân viên, thưởng, tạm ứng… cần có bảng lương, bảng kê, phiếu chi, chữ ký xác nhận. Càng có nhiều chứng từ đầy đủ, rõ ràng, hộ kinh doanh càng dễ bảo vệ chi phí của mình khi có đoàn kiểm tra hoặc cần giải trình mức doanh thu – lợi nhuận.

Nguyên tắc thanh toán, định mức, tương quan doanh thu – chi phí

Ngoài chứng từ, cơ quan thuế cũng quan tâm đến cách thanh toán và mức chi. Với những khoản chi lớn, nên ưu tiên thanh toán qua ngân hàng để thể hiện tính minh bạch, dễ đối chiếu. Hộ kinh doanh nên xây dựng định mức chi phí phù hợp cho từng hoạt động: ví dụ định mức xăng xe cho shipper, định mức nguyên vật liệu cho mỗi phần ăn, định mức hao hụt hàng hóa… để tránh chi vượt quá mức cần thiết.

Một tiêu chí quan trọng khác là tương quan giữa doanh thu và chi phí. Nếu doanh thu không đáng kể mà chi phí lại rất cao, hoặc ngược lại, doanh thu lớn nhưng chi phí ghi nhận quá thấp, cơ quan thuế có thể đặt câu hỏi về tính trung thực. Tuân thủ nguyên tắc “chi phí hợp lý – doanh thu hợp lý” giúp hộ kinh doanh hạn chế nguy cơ bị ấn định thuế hoặc điều chỉnh mức khoán bất lợi.

Những khoản chi dễ bị loại nếu không chuẩn bị chứng từ đúng

Có một số nhóm chi phí tuy có phát sinh thật nhưng rất dễ bị loại nếu hộ kinh doanh không chuẩn bị chứng từ ngay từ đầu. Điển hình là: chi mua hàng hóa – nguyên liệu từ cá nhân, chợ đầu mối nhưng không xin hóa đơn; chi hoa hồng, tiếp thị, cộng tác viên không có hợp đồng hoặc bảng kê, ký nhận; chi tiếp khách, điện thoại, đi lại nhưng không thể chứng minh phục vụ công việc; chi sửa chữa tài sản, trang thiết bị nhưng không có phiếu thu, hóa đơn. Nếu muốn các khoản này được công nhận là chi phí hợp lý, chủ hộ cần chủ động yêu cầu chứng từ, lập bảng kê, hợp đồng và lưu trữ cẩn thận.

Điều kiện để chi phí được chấp nhận là chi phí hợp lý

Để một khoản chi được xem là chi phí hợp lý, hộ kinh doanh có thể tự “soi” theo ba nhóm điều kiện: chứng từ, mục đích sử dụng và tính hợp pháp – hợp lệ theo quy định thuế. Thứ nhất, về chứng từ, mọi khoản chi nên có căn cứ rõ ràng: hợp đồng, báo giá, phiếu nhập – xuất, hóa đơn, phiếu chi, bảng kê có chữ ký… Càng đầy đủ, chi tiết thì mức độ tin cậy càng cao. Với các khoản chi nhỏ lẻ, mua ở chợ, mua từ cá nhân, hộ có thể lập bảng kê, kèm xác nhận để chứng minh đây là chi phí thực tế phát sinh.

Thứ hai, chi phí phải phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động kinh doanh. Ví dụ: chi mua nguyên vật liệu, bao bì, đóng gói, thuê kho, thuê mặt bằng, chi marketing, nóc bảng hiệu, lương nhân viên, tiền phần mềm bán hàng, chi phí vận chuyển, bảo trì thiết bị… đều phục vụ cho việc tạo ra doanh thu hoặc duy trì hoạt động. Ngược lại, khoản chi thuần túy mang tính cá nhân, gia đình thì dù có hóa đơn vẫn không nên đưa vào chi phí kinh doanh.

Thứ ba, chi phí phải bảo đảm hợp pháp, hợp lệ, hợp lý. Hợp pháp nghĩa là không vi phạm quy định pháp luật (ví dụ chi cho hoạt động bị cấm). Hợp lệ là đúng mẫu chứng từ, đúng quy định về hóa đơn, chữ ký, nội dung. Hợp lý là khoản chi phù hợp với quy mô, ngành nghề, tương quan doanh thu – chi phí và định mức nội bộ của hộ.

Khi làm việc với cơ quan thuế, nếu có bảng ghi chép doanh thu – chi phí đầy đủ kèm hệ thống chứng từ rõ ràng, hộ kinh doanh sẽ dễ dàng chứng minh được mức thu nhập chịu thuế thực tế. Điều này rất có lợi khi đề nghị điều chỉnh mức thuế khoán, giải trình doanh thu giảm do khó khăn kinh doanh, hoặc khi hộ có kế hoạch phát triển lên doanh nghiệp và cần số liệu lịch sử để ra quyết định.

Điều kiện về chứng từ: hóa đơn, hợp đồng, phiếu chi, bảng kê

Điều kiện đầu tiên để chi phí được chấp nhận là phải có chứng từ đầy đủ, logic. Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ, tốt nhất hộ kinh doanh nên yêu cầu hóa đơn ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Với các khoản thuê dịch vụ dài hạn như thuê mặt bằng, thuê xe, thuê nhân sự, nên có hợp đồng kèm theo biên bản thanh toán, phiếu chi hoặc sao kê ngân hàng.

Các khoản chi nội bộ như lương nhân viên, phụ cấp, hoa hồng cộng tác viên… cần có bảng lương, bảng kê chi trả, chữ ký đầy đủ của người nhận, kèm theo quyết định hoặc thỏa thuận bằng văn bản nếu có. Với những khoản mua lặt vặt ở chợ, từ cá nhân không có hóa đơn, hộ có thể lập bảng kê mua hàng ghi rõ ngày, nội dung, số lượng, đơn giá, tổng tiền và người bán ký xác nhận (trong phạm vi quy định cho phép).

Quan trọng nhất là hệ thống chứng từ phải thống nhất, dễ đối chiếu, từ hợp đồng – báo giá – phiếu nhập – hóa đơn – phiếu chi. Khi cơ quan thuế kiểm tra, chỉ cần nhìn vào là thấy được “dòng chảy” của mỗi khoản chi, qua đó tăng khả năng được chấp nhận là chi phí hợp lý.

Điều kiện về mục đích sử dụng phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh

Không phải khoản chi nào có hóa đơn cũng tự động trở thành chi phí hợp lý. Một điều kiện quan trọng là mục đích sử dụng của khoản chi đó phải phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động kinh doanh của hộ. Ví dụ: chi mua máy lạnh cho cửa hàng, chi sửa chữa kệ trưng bày, mua phần mềm quản lý bán hàng, chi quảng cáo trên mạng xã hội, tặng voucher khuyến mãi cho khách… đều có thể chứng minh liên quan đến kinh doanh.

Ngược lại, nếu hộ dùng tiền của cửa hàng để mua đồ dùng sinh hoạt gia đình, sắm nội thất cho nhà riêng, đi du lịch, tổ chức sinh nhật… thì những khoản này mang tính cá nhân, không phục vụ hoạt động kinh doanh nên không nên đưa vào chi phí. Trong thực tế, không ít hộ “trộn” chi tiêu cá nhân và chi tiêu kinh doanh khiến việc quản lý lẫn giải trình với cơ quan thuế đều khó khăn. Tách bạch rõ mục đích sử dụng, tốt nhất là tách riêng tài khoản/két tiền kinh doanh và tiền cá nhân, sẽ giúp hộ dễ dàng xác định đâu là chi phí hợp lý.

Điều kiện về tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý theo quy định thuế

Cuối cùng, chi phí phải đáp ứng đồng thời ba yếu tố: hợp pháp – hợp lệ – hợp lý. Hợp pháp là khoản chi không vi phạm quy định pháp luật, không liên quan đến hàng cấm, dịch vụ cấm. Hợp lệ là chứng từ đi kèm phải đúng mẫu, lập đúng thời điểm, đúng nội dung, không phải hóa đơn khống, hóa đơn mua bán trái phép. Hợp lý là khoản chi phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô kinh doanh và tương quan doanh thu – chi phí.

Nếu một khoản chi thiếu bất kỳ yếu tố nào trong ba yếu tố trên, rủi ro bị cơ quan thuế loại bỏ là rất cao. Do đó, ngay từ đầu, hộ kinh doanh nên xây dựng thói quen ghi chép – lưu trữ chứng từ, kiểm tra nội dung hóa đơn và cân nhắc mức chi sao cho tương xứng với thực tế hoạt động.

Tham khảo: Dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh

Phân loại các nhóm chi phí hợp lý thường gặp ở hộ kinh doanh

Khi làm kế toán cho hộ kinh doanh, việc “gom” chi phí đúng nhóm sẽ giúp bạn: quản lý lãi lỗ rõ ràng, dễ giải trình với cơ quan thuế, và ra quyết định kinh doanh chính xác hơn (tăng giá, giảm chi, đổi mặt bằng…). Về cơ bản, chi phí hợp lý của hộ kinh doanh có thể chia thành 3 nhóm lớn: chi phí mua hàng – nguyên vật liệu, chi phí nhân công – tiền lương và chi phí thuê mặt bằng – điện nước – dịch vụ đi kèm.

Mặc dù hộ kinh doanh thường không phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng nếu bạn ghi chép và phân loại chi phí theo các nhóm dưới đây, công việc theo dõi sẽ nhẹ hơn rất nhiều, đặc biệt với các hộ doanh thu lớn hoặc có ý định sau này chuyển lên doanh nghiệp.

Chi phí mua hàng, nguyên vật liệu, hàng hóa bán ra

Đây là nhóm chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất với các hộ kinh doanh thương mại, ăn uống, sản xuất nhỏ:

Chi phí nhập hàng hóa để bán: hàng tạp hóa, quần áo, mỹ phẩm, đồ ăn, đồ uống, vật tư…

Chi phí mua nguyên vật liệu: thực phẩm tươi sống, gia vị, bao bì, nguyên liệu pha chế, nguyên liệu may mặc, nguyên liệu sản xuất…

Chi phí vận chuyển đầu vào: tiền ship hàng từ nhà cung cấp về kho/quán nếu được tính chung vào giá vốn.

Để được coi là chi phí “hợp lý” về mặt quản trị và thuận lợi nếu cơ quan thuế kiểm tra, nên:

Có hóa đơn, chứng từ mua hàng (hóa đơn bán lẻ, hóa đơn điện tử, phiếu thu, chứng từ chuyển khoản…).

Ghi nhận ngày, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp rõ ràng.

Tách riêng từng nhóm hàng (nguyên liệu – hàng hóa bán lại – bao bì) để sau này tính giá vốn và phân tích lãi gộp theo nhóm sản phẩm.

Chi phí nhân công, tiền lương, phụ cấp, thưởng…

Đối với những hộ kinh doanh có thuê người làm, chi phí nhân công là khoản không thể bỏ qua:

Tiền lương nhân viên chính thức: bán hàng, phục vụ, bếp, giao hàng, thu ngân…

Tiền công thời vụ: phụ việc theo giờ, làm thêm dịp lễ Tết, thời gian cao điểm.

Phụ cấp – hỗ trợ: tiền ăn ca, xăng xe, điện thoại, phụ cấp trách nhiệm, ca đêm…

Tiền thưởng: thưởng doanh số, thưởng lễ Tết, thưởng hiệu suất.

Nên lập bảng chấm công, bảng lương dù chỉ là file excel đơn giản hoặc sổ tay để:

Biết tổng chi phí nhân công mỗi tháng.

So sánh năng suất – doanh thu/nhân viên.

Có căn cứ khi cần giải trình.

Nếu trả lương qua chuyển khoản, nên lưu lại sao kê để gợn chi phí rõ ràng; nếu trả tiền mặt, nên có phiếu chi, ký nhận của người lao động.

Chi phí thuê mặt bằng, điện nước, internet, điện thoại…

Nhóm chi phí này thường được gọi chung là chi phí thuê địa điểm và chi phí dịch vụ công cộng, bao gồm:

Tiền thuê mặt bằng kinh doanh: cửa hàng, ki-ốt, quán, kho chứa hàng…

Chi phí điện, nước, gas: phục vụ hoạt động kinh doanh (chiếu sáng, vận hành máy móc, nấu nướng…).

Internet, wifi, điện thoại: dùng cho bán hàng online, gọi nhà cung cấp, chăm sóc khách hàng.

Phí quản lý tòa nhà, phí gửi xe, phí bảo vệ… (nếu có).

Với tiền thuê mặt bằng, nên có hợp đồng thuê (dù đơn giản) và biên nhận hoặc chuyển khoản hằng tháng. Với điện nước, internet, nên dùng hóa đơn mang tên hộ hoặc chủ nhà, có thỏa thuận rõ ràng cách chia chi phí nếu dùng chung.

Khi phân loại rõ ràng, bạn sẽ biết chi phí cố định hàng tháng là bao nhiêu, từ đó đặt được mức doanh thu tối thiểu để không bị lỗ.

Cách tính chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh đối với chi phí hàng hóa – nguyên vật liệu

Chi phí hàng hóa – nguyên vật liệu là phần “xương sống” khi tính giá vốn và xác định lãi lỗ thực tế của hộ kinh doanh, đặc biệt là cửa hàng ăn uống, tạp hóa, quán cà phê, shop quần áo… Nếu chỉ ghi nhận doanh thu mà không nắm được chi phí hàng hóa – nguyên liệu, bạn rất dễ rơi vào tình trạng “bán thì đông mà cuối tháng vẫn không biết tiền đi đâu”.

Để quản lý tốt, cần làm rõ 3 nội dung: cách xác định giá vốn hàng bán (nhập – xuất – tồn), cách xử lý hàng hư hỏng, hao hụt trong định mức, và cách xử lý các trường hợp mua hàng không có hóa đơn hoặc hóa đơn không đúng tên hộ. Dù bạn ghi sổ bằng tay, excel hay phần mềm, nguyên tắc vẫn giống nhau: mỗi lần nhập – xuất phải có ghi chép, cuối kỳ đối chiếu lại với tồn kho thực tế để biết chi phí thực cho kỳ đó.

Cách xác định giá vốn hàng bán: nhập – xuất – tồn

Cách tính cơ bản và dễ áp dụng cho hộ kinh doanh là:

Giá vốn hàng bán = Tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ – Tồn cuối kỳ

Thực hiện theo các bước:

Tồn đầu kỳ:

Ghi lại lượng hàng, nguyên liệu còn lại đầu tháng (số lượng và giá trị ước tính hoặc theo sổ kỳ trước).

Nhập trong kỳ:

Mỗi lần nhập hàng, ghi vào sổ/Excel: ngày, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Cuối tháng cộng lại để ra tổng giá trị nhập trong kỳ.

Tồn cuối kỳ:

Cuối tháng kiểm kê lại thực tế trong kho/quầy, tính thành tiền theo đơn giá nhập trung bình.

Bạn không nhất thiết phải áp dụng các phương pháp phức tạp như FIFO, LIFO; chỉ cần nhập – xuất – tồn theo giá bình quân là đủ cho hộ kinh doanh. Quan trọng là ghi chép đầy đủ và nhất quán.

Cách xử lý hàng hư hỏng, hao hụt trong định mức

Trong thực tế, luôn có hao hụt và hư hỏng: rau quả héo, đồ ăn chế biến dư, hàng cận date, vỡ, đổ, rách bao bì… Nếu không ghi nhận, bạn sẽ tưởng rằng tất cả hàng nhập đều bán được, làm sai lệch lãi lỗ.

Bạn nên:

Xây dựng một tỷ lệ hao hụt “chấp nhận được” cho từng nhóm hàng (ví dụ: rau củ 3–5%, thịt cá 2–3%, hàng khô 1%…).

Khi phát hiện hư hỏng, lập phiếu ghi nhận hàng hư: ngày, mặt hàng, số lượng, lý do (hết hạn, hỏng, đổ, trả lại không bán được…).

Cuối tháng, tổng hợp lại thành một khoản chi phí hao hụt trong định mức, ghi riêng để tiện theo dõi.

Nếu hao hụt vượt quá mức bình thường, đây là tín hiệu cần kiểm tra lại quy trình bảo quản, khâu xuất hàng, nhân sự (có thất thoát, ăn cắp vặt hay không). Đôi khi chỉ cần thay đổi cách trữ lạnh, cách xoay vòng hàng hóa là đã tiết kiệm được một khoản không nhỏ.

Lưu ý khi mua hàng không có hóa đơn hoặc hóa đơn không đúng tên hộ

Hộ kinh doanh thường gặp trường hợp mua hàng ở chợ đầu mối, nhà cung cấp nhỏ không xuất hóa đơn, hoặc hóa đơn đứng tên cá nhân khác/chủ nhà. Trong trường hợp này:

Nên yêu cầu phiếu thu, phiếu giao hàng, bảng kê mua hàng có ký nhận của hai bên.

Ghi rõ thông tin nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ để có căn cứ khi cần đối chiếu.

Hạn chế tối đa việc thanh toán bằng tiền mặt không có chứng từ; nếu có thể, chuyển khoản để lưu lại dấu vết.

Về quản trị, càng nhiều chứng từ, bạn càng dễ chứng minh chi phí là có thật, tránh nghi ngờ doanh thu cao mà chi phí lại “mờ”. Điều này rất có lợi khi làm việc với cơ quan thuế hoặc khi muốn vay vốn ngân hàng sau này.

Cách tính chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh với chi phí lương, nhân công

Căn cứ tính chi phí lương: hợp đồng, bảng lương, ký nhận

Để chi phí lương được xem là hợp lý, hộ kinh doanh cần chứng minh đây là khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh và có đủ chứng từ. Trước hết, nên có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc với từng nhân viên, thể hiện rõ mức lương, hình thức trả lương, thời giờ làm việc, chức danh, nhiệm vụ… Đối với hộ nhỏ, có thể dùng “thỏa thuận làm việc” đơn giản nhưng nên ký hai bên, ghi rõ thời gian áp dụng.

Hàng tháng, cần lập bảng lương ghi rõ họ tên, số ngày công/giờ công, mức lương, phụ cấp (nếu có), số tiền thực trả. Cuối bảng lương có chữ ký của chủ hộ hoặc người phụ trách và chữ ký nhận tiền của từng nhân viên. Nếu trả lương qua chuyển khoản, nên lưu sao kê ngân hàng, nội dung chuyển khoản trùng khớp bảng lương. Khi có đầy đủ hợp đồng/thỏa thuận, bảng lương, chứng từ chi tiền, chi phí lương sẽ có cơ sở vững chắc để được xem là chi phí hợp lý.

Chi phí thuê nhân công thời vụ, cộng tác viên – cách chứng minh hợp lý

Hộ kinh doanh thường thuê nhân công thời vụ, làm theo ca, theo giờ, đặc biệt trong ngành ăn uống, bán lẻ, dịch vụ. Với nhóm này, mặc dù không ký hợp đồng lao động dài hạn, vẫn nên có hợp đồng thời vụ, hợp đồng khoán việc hoặc phiếu đăng ký cộng tác. Trên hợp đồng ghi rõ thời gian làm việc (ví dụ: từ ngày… đến ngày…), nội dung công việc, đơn giá theo giờ/ca/ngày, phương thức thanh toán.

Khi trả tiền công, nên lập bảng kê chi tiền công thời vụ riêng, thể hiện rõ họ tên, số CMND/CCCD, số điện thoại, số ca/giờ làm, số tiền được nhận. Người nhận tiền ký nhận đầy đủ, kèm theo bản sao CCCD (nếu có) để tăng độ tin cậy. Trường hợp trả qua chuyển khoản, lưu lại sao kê hoặc ủy nhiệm chi. Nếu chi tiền cho cộng tác viên hỗ trợ marketing, bán hàng online, giao hàng…, có thể kèm thêm báo cáo công việc, tin nhắn giao việc để chứng minh mối liên hệ với hoạt động kinh doanh. Càng chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, chi phí nhân công thời vụ càng dễ được công nhận hợp lý.

Các khoản thưởng, hỗ trợ – điều kiện để được tính chi phí hợp lý

Tiền thưởng, tiền hỗ trợ xăng xe, ăn ca, phụ cấp điện thoại… cũng có thể được tính vào chi phí hợp lý nếu có quy chế và chứng từ rõ ràng. Hộ kinh doanh nên ban hành quy chế thưởng, phụ cấp dưới dạng văn bản đơn giản: nêu rõ đối tượng, mức tiền, tiêu chí được thưởng/hỗ trợ. Khi chi, lập quyết định thưởng, bảng thưởng kèm danh sách người nhận và chữ ký. Nội dung thưởng nên gắn với kết quả công việc (doanh thu, năng suất, chất lượng phục vụ…) và phục vụ mục tiêu kinh doanh. Nếu chỉ chi tiền “cho vui” không có căn cứ, không chứng minh được liên quan đến hoạt động của hộ, rất dễ bị loại khi xem xét chi phí.

Chi phí thuê địa điểm, điện nước, dịch vụ tiện ích – tính như thế nào cho hợp lý

Hợp đồng thuê mặt bằng, hóa đơn điện nước, chỉ số công tơ…

Chi phí thuê mặt bằng, điện nước, internet, rác thải… là khoản chi thường xuyên và tương đối lớn với hộ kinh doanh. Để được tính là chi phí hợp lý, trước hết cần có hợp đồng thuê mặt bằng hoặc văn bản thỏa thuận với chủ nhà: ghi rõ địa chỉ, diện tích, thời hạn thuê, đơn giá thuê, phương thức thanh toán. Nên chuyển tiền thuê qua ngân hàng hoặc có phiếu chi, giấy nhận tiền có chữ ký của bên cho thuê.

Đối với điện, nước, rác, internet…, hộ nên lưu giữ hóa đơn chứng từ hàng tháng. Nếu công tơ điện/nước tách riêng cho khu vực kinh doanh thì rất thuận lợi: chỉ cần lấy đúng số tiền trên hóa đơn và chứng từ thanh toán. Trường hợp công tơ dùng chung, nên ghi lại chỉ số công tơ, tần suất sử dụng để có cơ sở phân bổ. Các giấy tờ này giúp chứng minh chi phí là thực tế phát sinh và phục vụ trực tiếp cho hoạt động hộ kinh doanh.

Trường hợp hóa đơn điện nước đứng tên cá nhân nhưng phục vụ hộ kinh doanh

Rất nhiều hộ kinh doanh thuê nhà hoặc sử dụng nhà ở làm địa điểm kinh doanh, nên hóa đơn điện nước thường đứng tên chủ nhà hoặc người thân. Trong trường hợp này, vẫn có thể hạch toán chi phí hợp lý nếu chứng minh được việc sử dụng cho kinh doanh. Cách làm phổ biến là: lập “Biên bản xác nhận chi phí điện nước phục vụ hộ kinh doanh” giữa chủ hộ và người đứng tên hóa đơn, nêu rõ địa điểm, mục đích sử dụng, tỷ lệ dùng cho kinh doanh ước tính.

Khi thanh toán tiền điện nước cho chủ nhà, nên chuyển khoản hoặc lập phiếu chi ghi rõ “thanh toán tiền điện nước theo hóa đơn số…, tháng… phục vụ hộ kinh doanh”. Đính kèm hóa đơn gốc, biên bản xác nhận và chứng từ chi tiền. Cơ sở chứng từ càng rõ, cơ quan thuế càng dễ chấp nhận khoản chi này là hợp lý.

Phân bổ chi phí điện nước, internet khi dùng chung cho nhiều mục đích

Nếu điện, nước, internet được dùng vừa cho sinh hoạt gia đình, vừa cho kinh doanh, hộ nên xây dựng tỷ lệ phân bổ hợp lý. Ví dụ: nhà 3 tầng, tầng trệt làm cửa hàng, 2 tầng trên để ở – có thể phân bổ 50–60% tiền điện nước cho kinh doanh, phần còn lại cho sinh hoạt. Tỷ lệ này nên được ghi trong biên bản phân bổ chi phí, nêu rõ căn cứ (diện tích sử dụng, thời gian hoạt động, công suất thiết bị…).

Hàng tháng, dựa vào hóa đơn tổng, hộ tính ra phần chi phí được hạch toán theo tỷ lệ đã thống nhất và lưu kèm biên bản. Cách làm này giúp minh bạch, tránh bị cho là “thổi phồng” chi phí và tăng tính thuyết phục khi giải trình với cơ quan thuế.

Chi phí marketing, quảng cáo, vận chuyển – có được tính chi phí hợp lý không?

Với hộ kinh doanh, các khoản chi cho marketing, quảng cáo, vận chuyển nếu phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh và có chứng từ hợp lệ thì về nguyên tắc đều có thể được xem là chi phí hợp lý (đối với hộ kê khai). Ngay cả khi bạn đang nộp thuế khoán, việc quản lý tốt các khoản chi này vẫn rất quan trọng để chứng minh quy mô, tính thực tế của doanh thu, làm cơ sở trao đổi với cơ quan thuế khi cần.

Nhóm chi phí marketing, quảng cáo thường khá đa dạng: từ chi phí chạy quảng cáo online (Facebook, Zalo, TikTok, Google), thuê KOL/KOC review, đến chi phí in ấn tờ rơi, bảng hiệu, banner, standee trước cửa hàng… Ngoài ra còn có các khoản như thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu, thiết kế bao bì, tem nhãn sản phẩm, chụp hình sản phẩm để đăng fanpage, website.

Để được xem là chi phí hợp lý, bạn nên ký hợp đồng dịch vụ (nếu giá trị lớn), yêu cầu xuất hóa đơn, lưu lại chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, chuyển khoản, biên nhận thu tiền, sao kê). Đối với quảng cáo online, nên lưu email xác nhận đơn hàng quảng cáo, hợp đồng điện tử, hóa đơn tài chính nếu nền tảng cung cấp. Với hộ kinh doanh khoán, dù không bắt buộc theo dõi chi tiết như doanh nghiệp, nhưng việc lưu các chứng từ này giúp bạn tự đánh giá hiệu quả marketing, tính toán lợi nhuận thực tế và là “bằng chứng” nếu cơ quan thuế khảo sát, đánh giá lại doanh thu.

Ngoài chi phí marketing, chi phí vận chuyển – ship hàng – logistics cũng chiếm tỉ trọng không nhỏ, nhất là với hộ bán online, bán liên tỉnh. Các khoản này bao gồm phí ship cho đơn vị vận chuyển, phí COD, phí lưu kho, phí đóng gói đặc biệt để giao hàng xa… Nếu hộ kê khai, bạn nên yêu cầu hóa đơn hoặc ít nhất là bảng kê chi tiết, hợp đồng hợp tác vận chuyển để có căn cứ ghi nhận chi phí.

Riêng chi phí khuyến mãi, tặng quà khách (voucher giảm giá, tặng sản phẩm mẫu, tặng quà sinh nhật…) cũng được xem là chi phí marketing nếu được hoạch toán rõ ràng. Hãy xây dựng chính sách khuyến mãi bằng văn bản, lưu lại danh sách khách được tặng, giá trị quà tặng, chương trình đang áp dụng… Điều này vừa giúp bạn kiểm soát chi, vừa chứng minh đây là chi phí phục vụ bán hàng chứ không phải chi tiêu cá nhân.

Chi phí quảng cáo online, chạy ads, thiết kế logo, bao bì…

Chi phí quảng cáo online và xây dựng thương hiệu thường là khoản đầu tư “mềm” nhưng ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu. Với hộ kinh doanh, những chi phí như chạy Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads, thuê người chạy quảng cáo, chi tiền làm video review, booking KOL/KOC… đều được xem là chi phí phục vụ kinh doanh nếu mục đích là thu hút khách hàng, bán hàng.

Tương tự, các khoản thiết kế logo, banner, bộ nhận diện thương hiệu, thiết kế bao bì, tem nhãn, poster cũng là chi phí hợp lý khi có hợp đồng thiết kế, báo giá, biên bản nghiệm thu và hóa đơn. Nếu thanh toán qua chuyển khoản, hãy lưu ủy nhiệm chi hoặc sao kê; nếu thanh toán tiền mặt, cần có phiếu chi, biên nhận kèm theo.

Ngay cả khi bạn nộp thuế khoán, việc lưu lại toàn bộ hóa đơn, hợp đồng, file thiết kế, báo giá… vẫn rất có ích để đánh giá hiệu quả quảng cáo, so sánh chi phí – doanh thu, tránh tình trạng “chi nhiều mà không biết lời hay lỗ”.

Chi phí vận chuyển, ship hàng, logistics – chứng từ cần thiết

Với hộ bán hàng online hoặc giao hàng thường xuyên, chi phí vận chuyển và logistics có thể chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng chi phí. Nhóm này bao gồm phí ship nội thành, liên tỉnh, phí COD, phí lưu kho, phí đóng gói đặc biệt, phí bảo hiểm hàng hóa, thậm chí là chi phí thuê đơn vị giao hàng riêng.

Để các khoản này trở thành chi phí hợp lý (đối với hộ kê khai), bạn nên làm việc với đơn vị vận chuyển có hợp đồng dịch vụ rõ ràng, kèm bảng kê cước vận chuyển theo tháng và hóa đơn tài chính. Với các sàn thương mại điện tử, hãy tải và lưu các bảng kê phí vận chuyển, biên bản đối soát, hóa đơn do sàn xuất.

Trong trường hợp bạn tự giao hàng nhưng thu thêm phí ship của khách, cần ghi rõ phí ship trên hóa đơn bán hàng hoặc trong ứng dụng bán hàng, để khi đối chiếu doanh thu – chi phí vận chuyển có căn cứ rõ ràng, tránh nhầm lẫn giữa tiền hàng và tiền ship.

Chi phí khuyến mãi, tặng quà khách – giới hạn nào là hợp lý?

Chi phí khuyến mãi, tặng quà là công cụ marketing hiệu quả nhưng dễ “vung tay quá trán” nếu không kiểm soát. Về nguyên tắc, các khoản này phải gắn với chương trình khuyến mãi cụ thể, phục vụ việc thu hút và chăm sóc khách hàng, chứ không phải chi tiêu cho mục đích cá nhân.

Bạn nên tự đặt “trần” chi phí khuyến mãi theo tỉ lệ doanh thu (ví dụ 3–5% doanh thu tháng) để tránh lạm chi. Mỗi chương trình khuyến mãi cần có kế hoạch, danh sách khách hưởng ưu đãi và bảng tổng hợp chi phí, từ đó đánh giá hiệu quả và bảo vệ được tính hợp lý của khoản chi nếu cần giải trình.

Cách tính chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh khi có chi phí đi lại, tiếp khách, công tác

Ngoài chi phí mua hàng, thuê mặt bằng, điện nước…, rất nhiều hộ kinh doanh còn phát sinh thêm chi phí đi lại, tiếp khách, công tác. Nếu không ghi chép rõ ràng, các khoản này dễ “lẫn” vào chi tiêu cá nhân, khiến bạn không kiểm soát được lợi nhuận thực sự.

Về nguyên tắc, bất kỳ khoản chi nào cũng chỉ được coi là hợp lý (đối với hộ kê khai) khi đáp ứng đủ 3 tiêu chí:

Có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh (giao dịch khách hàng, nhập hàng, khảo sát thị trường…).

Có chứng từ, giấy tờ chứng minh (hóa đơn, vé xe, hóa đơn xăng dầu, phiếu thu, bảng kê…).

Mức chi hợp lý, không vượt quá nhu cầu thực tế, không mang tính cá nhân.

Đối với hộ nộp thuế khoán, pháp luật không yêu cầu hạch toán chi tiết đến từng khoản chi, nhưng nếu bạn chủ động lập sổ theo dõi chi phí đi lại – tiếp khách – công tác, bạn sẽ:

Nắm rõ được tháng này thực chi bao nhiêu cho loại chi phí “mềm” này.

So sánh với doanh thu, xem chi có đang vượt quá khả năng chịu đựng của lợi nhuận hay không.

Có căn cứ giải trình nếu cơ quan thuế khảo sát, đánh giá lại doanh thu khoán dựa trên quy mô hoạt động.

Cách đơn giản nhất là lập một sổ hoặc file Excel gọi là “Chi phí đi lại – tiếp khách – công tác”, mỗi dòng ghi rõ: ngày, nội dung chi, khách hàng/nhà cung cấp liên quan, số tiền, phương thức thanh toán, chứng từ kèm theo. Kèm theo đó, hãy đính hóa đơn, vé tàu xe, hóa đơn xăng dầu, hóa đơn ăn uống… để khi cần có thể tra lại ngay.

Việc quản lý tốt các khoản chi này không chỉ phục vụ mục tiêu “thuế”, mà còn giúp bạn tối ưu chi tiêu, tránh lãng phí, biết khoản nào thực sự cần thiết, khoản nào chỉ mang tính xã giao không hiệu quả. Từ đó, bạn dễ dàng điều chỉnh chính sách tiếp khách, tần suất đi lại, cách tổ chức công tác cho phù hợp với quy mô hộ kinh doanh.

Chi phí xăng xe, đi lại giao dịch khách hàng – cách ghi chép

Chi phí xăng xe, đi lại là khoản rất phổ biến với các hộ phải giao hàng, thu tiền, gặp gỡ đối tác, đi xem mặt bằng, khảo sát nhà cung cấp. Thường vì giá trị mỗi lần không lớn nên nhiều chủ hộ không để ý, nhưng cộng dồn cả tháng có thể là con số đáng kể.

Bạn nên quy định rõ: khi đi giao dịch liên quan đến công việc, hãy giữ lại hóa đơn xăng, vé gửi xe, vé xe khách, vé taxi, hóa đơn đặt xe công nghệ… Sau đó, ghi chép vào sổ chi phí với nội dung cụ thể như: “Đi gặp khách A chốt hợp đồng”, “Đi nhập hàng tại chợ đầu mối”, “Đi khảo sát kho mới”…

Nếu dùng xe cá nhân, có thể xây dựng mức khoán xăng xe theo tháng (ví dụ: khoán 2–3 triệu/tháng cho toàn bộ hoạt động giao dịch) và lập bảng kê chi tiết các lần đi lại. Với hộ kê khai, các chứng từ này sẽ giúp củng cố tính hợp lý của chi phí; với hộ khoán, chúng giúp bạn biết chính xác chi xăng xe đang “ăn” bao nhiêu vào lợi nhuận để cân nhắc có cần tối ưu tuyến đường, gom đơn giao hàng hay không.

Chi phí tiếp khách, ăn uống – mức độ và chứng từ cần có

Chi phí tiếp khách, ăn uống dễ bị “vượt ngưỡng” nếu không được kiểm soát, bởi vừa mang yếu tố công việc vừa dễ lẫn vào chi tiêu cá nhân. Để khoản này được xem là chi phí hợp lý, bạn nên áp dụng 2 nguyên tắc: mục đích rõ ràng và mức chi hợp lý.

Thứ nhất, chỉ nên thanh toán bằng tiền hộ kinh doanh những buổi ăn uống gắn với giao dịch kinh doanh: gặp khách hàng bàn hợp đồng, cảm ơn đối tác sau khi hợp tác, mời nhà cung cấp trao đổi chính sách… Mỗi hóa đơn nên được ghi chú phía sau: “Tiếp khách A – chốt đơn hàng”, “Gặp nhà cung cấp B – thương lượng giá”…

Thứ hai, nên đặt hạn mức tiếp khách theo tháng (ví dụ 2–3% doanh thu) để tránh lạm chi. Tất cả hóa đơn nhà hàng, quán cà phê, tiệc nhỏ… cần được lưu lại, kèm theo sổ ghi chép nội dung buổi tiếp khách và người tham dự. Nhờ vậy, nếu cần bạn có thể đối chiếu xem buổi tiếp nào thực sự mang lại kết quả, từ đó điều chỉnh cách chi cho hiệu quả hơn.

Công tác phí khi đi nhập hàng, khảo sát thị trường

Khi phải đi nhập hàng ở tỉnh khác, tham quan hội chợ, khảo sát thị trường, hộ kinh doanh thường phát sinh thêm tiền xe, tiền lưu trú, ăn uống, tài liệu, vé tham gia hội chợ… Những khoản này nên được tổng hợp dưới dạng “công tác phí”.

Mỗi chuyến đi, bạn nên chuẩn bị kế hoạch công tác (đi đâu, gặp ai, mục đích gì), sau chuyến đi thì lập bảng quyết toán công tác phí kèm theo vé xe, vé máy bay, hóa đơn khách sạn, hóa đơn ăn uống, vé hội chợ… Việc này vừa giúp bạn quản lý chi tiêu, vừa cho thấy đây là chi phí có mục đích kinh doanh rõ ràng, hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động bán hàng, nhập hàng của hộ kinh doanh.

Những khoản chi không được tính là chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh

Các khoản chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh

Một nguyên tắc cơ bản để được tính vào chi phí hợp lý là khoản chi đó phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh. Vì vậy, rất nhiều khoản chi “ngoài lề” sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận, dù hộ kinh doanh có thực tế bỏ tiền ra.

Ví dụ điển hình: tiền ủng hộ, tài trợ cá nhân không có chương trình, quyết định rõ ràng; chi tiếp khách, quan hệ không gắn với hợp đồng, đơn hàng; chi mua quà tặng cho người thân, bạn bè nhưng lại hạch toán vào sổ sách hộ kinh doanh… Những khoản chi này không chứng minh được mối liên hệ với doanh thu, lợi ích kinh tế của hộ nên thường bị loại.

Khi quyết toán, nếu cơ quan thuế phát hiện hộ kinh doanh “nhồi” các khoản chi không liên quan vào chi phí, họ sẽ loại ra khỏi chi phí hợp lý, làm tăng thu nhập chịu thuế và có thể truy thu thuế, tính tiền chậm nộp. Vì vậy, khi hạch toán chi phí, cần tự hỏi: “Khoản chi này có giúp mình tạo ra, duy trì hay mở rộng hoạt động kinh doanh hay không?”.

Chi phí thiếu chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ

Dù khoản chi hoàn toàn phục vụ cho kinh doanh nhưng nếu không có chứng từ hợp lệ, cơ quan thuế vẫn có thể không chấp nhận. Các lỗi thường gặp: mua hàng không lấy hóa đơn; lấy hóa đơn “không đúng tên hộ kinh doanh”; hóa đơn ghi sai, thiếu thông tin; hóa đơn không đúng thời điểm; dùng hóa đơn bán lẻ không đủ căn cứ pháp lý.

Ngoài ra, phiếu chi, bảng lương, hợp đồng lao động lập sơ sài, không có chữ ký, không kèm chứng từ chuyển khoản hoặc giấy nhận tiền… cũng khiến chi phí bị nghi ngờ.

Do đó, hộ kinh doanh cần xây dựng thói quen “mua gì – lấy hóa đơn đủ”, kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn (tên, mã số thuế, nội dung hàng hóa, dịch vụ…), lưu trữ chứng từ khoa học để khi cơ quan thuế yêu cầu là có thể xuất trình ngay.

Chi phí mang tính cá nhân, phục vụ sinh hoạt gia đình

Nhiều hộ kinh doanh thường bị “lẫn lộn” giữa chi phí kinh doanh và chi tiêu gia đình. Ví dụ: tiền điện nước cả nhà, tiền chợ ăn uống gia đình, tiền học phí con cái, đi du lịch, mua sắm đồ dùng gia đình… nếu đưa hết vào chi phí của hộ sẽ bị loại khi kiểm tra.

Trường hợp có dùng chung (như điện nước vừa cho kinh doanh vừa cho sinh hoạt), hộ cần phân bổ hợp lý theo tỷ lệ sử dụng thực tế, có bảng giải trình để cơ quan thuế chấp nhận phần chi phí liên quan đến kinh doanh.

Nguyên tắc: mọi khoản chi mang tính “tiêu dùng cá nhân” cho gia đình, không gắn với hoạt động tạo ra doanh thu thì không được coi là chi phí hợp lý.

Hướng dẫn lập bảng tổng hợp chi phí để dễ quản lý và giải trình

Cách thiết kế file Excel hoặc mẫu sổ tay theo từng nhóm chi phí

Để quản lý chi phí hiệu quả, hộ kinh doanh nên xây dựng một file Excel đơn giản hoặc sổ tay chi phí với cấu trúc rõ ràng. Thay vì ghi chép lộn xộn, nên chia chi phí theo từng nhóm:

Chi phí mua hàng, nguyên vật liệu

Chi phí thuê mặt bằng, điện nước, internet

Chi phí lương, phụ cấp, thưởng

Chi phí vận chuyển, giao hàng

Chi phí quảng cáo, marketing

Chi phí khác có liên quan đến kinh doanh

Trong mỗi nhóm, nên thiết kế các cột cơ bản: Ngày chi, Nội dung chi, Số tiền, Hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản), Số hóa đơn/chứng từ, Ghi chú.

Nếu dùng Excel, có thể thêm các sheet: một sheet tổng hợp theo tháng, một sheet chi tiết từng loại chi phí. Nhờ vậy, hộ kinh doanh dễ dàng theo dõi mức chi hàng tháng, phát hiện khoản chi bất thường và nhanh chóng tổng hợp số liệu khi cần quyết toán thuế.

Quy trình nhập liệu hằng ngày, đối chiếu với hóa đơn, phiếu chi

Quản lý chi phí muốn hiệu quả cần làm đều hằng ngày hoặc ít nhất hằng tuần, tránh để dồn sổ. Quy trình đơn giản:

Khi phát sinh chi phí, lập ngay phiếu chi (nếu chi tiền mặt) hoặc lưu chứng từ chuyển khoản. Đồng thời yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn.

Cuối ngày hoặc cuối tuần, mở file Excel/sổ tay, nhập lần lượt từng khoản chi: điền đủ nội dung, số tiền, số hóa đơn, đối tượng nhận tiền.

Định kỳ cuối tháng, đối chiếu tổng số tiền chi trên sổ với tiền thực chi (tiền mặt, tài khoản ngân hàng) để kịp phát hiện thiếu sót.

Phân loại lại các khoản chi chưa có đủ chứng từ, lập danh sách để nhắc nhà cung cấp xuất hóa đơn hoặc bổ sung giấy tờ liên quan.

Thói quen nhập liệu đều đặn giúp hộ kinh doanh giảm rủi ro quên chi phí, đồng thời chứng từ – sổ sách luôn khớp, tạo lợi thế khi làm việc với cơ quan thuế.

Chuẩn bị tài liệu khi quyết toán, kiểm tra thuế

Khi nhận thông báo kiểm tra, quyết toán, hộ kinh doanh nên chuẩn bị bộ hồ sơ chi phí đầy đủ:

File Excel/sổ tay tổng hợp chi phí theo tháng, theo nhóm chi

Bộ hóa đơn, chứng từ gốc sắp xếp theo thứ tự ngày tháng hoặc theo nhóm chi phí

Hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng lao động, bảng lương, phiếu chi, chứng từ chuyển khoản

Các bảng phân bổ chi phí dùng chung (ví dụ: điện nước, khấu hao tài sản)

Việc sắp xếp gọn gàng, logic giúp hộ dễ giải trình, cơ quan thuế cũng đánh giá cao tính minh bạch, từ đó hạn chế tranh cãi và nguy cơ bị loại chi phí.

Ví dụ thực tế về cách tính chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh theo từng mô hình

Ví dụ 1: Hộ kinh doanh quán ăn, cà phê – cơ cấu chi phí hợp lý

Giả sử một quán ăn – cà phê nhỏ có các khoản chi trong tháng như sau:

Mua thực phẩm, nguyên liệu pha chế: 60 triệu

Lương nhân viên phục vụ, bếp, thu ngân: 30 triệu

Thuê mặt bằng: 20 triệu

Điện, nước, gas: 8 triệu (trong đó xác định 90% phục vụ kinh doanh)

Chi phí marketing (chạy quảng cáo, in tờ rơi): 5 triệu

Chi mua quà sinh nhật cho người thân chủ quán: 2 triệu

Trong trường hợp này, các khoản chi được coi là hợp lý nếu có đủ chứng từ gồm: nguyên liệu, lương, thuê mặt bằng, phần điện nước 90% dùng cho quán, marketing… Riêng 2 triệu quà sinh nhật cho người thân là chi cá nhân, không liên quan kinh doanh nên sẽ bị loại.

Nhờ phân loại rõ ngay từ đầu, quán có thể tính được tổng chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế, đồng thời tránh “gộp” chi tiêu gia đình vào chi phí kinh doanh.

Ví dụ 2: Hộ kinh doanh shop thời trang, tạp hóa

Một shop thời trang thuê mặt bằng và bán hàng tại chợ/đường phố có chi phí:

Nhập hàng quần áo, phụ kiện: 100 triệu

Lương nhân viên bán hàng: 15 triệu

Thuê mặt bằng: 12 triệu

Chi phí trang trí cửa hàng, kệ trưng bày: 5 triệu

Chi phí ship hàng cho khách: 3 triệu

Chi cá nhân mua quần áo cho chủ shop mặc, nhưng lấy hóa đơn đứng tên hộ: 4 triệu

Về nguyên tắc, hàng nhập về để bán, lương, thuê mặt bằng, trang trí, ship hàng đều là chi phí hợp lý nếu có hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, 4 triệu mua quần áo cho chủ shop mặc sử dụng cá nhân, dù hóa đơn đứng tên hộ kinh doanh, vẫn có thể bị cơ quan thuế loại nếu phát hiện đây là tiêu dùng cá nhân.

Bài học là không nên tận dụng hóa đơn mua sắm cá nhân để đưa vào chi phí của hộ; nên tách bạch rõ ràng giữa hàng hóa kinh doanh và hàng dùng cho bản thân.

Ví dụ 3: Hộ kinh doanh online, bán trên sàn TMĐT

Đối với hộ bán online trên sàn TMĐT, cấu trúc chi phí có chút khác biệt:

Chi nhập hàng: 70 triệu

Phí sàn, phí thanh toán, phí quảng cáo trên sàn: 10 triệu

Phí vận chuyển (một phần do shop chịu): 5 triệu

Chi chạy quảng cáo Facebook/TikTok kéo traffic về gian hàng: 7 triệu

Chi mua điện thoại mới phục vụ livestream bán hàng: 12 triệu

Chi mua điện thoại cá nhân thứ hai, không dùng cho kinh doanh: 8 triệu

Trong đó, phí sàn, phí vận chuyển, quảng cáo, điện thoại phục vụ livestream nếu có hóa đơn, chứng từ phù hợp đều được coi là chi phí hợp lý. Ngược lại, chiếc điện thoại chỉ dùng cho mục đích cá nhân, không chứng minh được việc phục vụ kinh doanh thì không nên đưa vào chi phí.

Hộ kinh doanh online cần đặc biệt lưu lại bảng kê phí sàn, sao kê ngân hàng, hóa đơn điện tử, để khi quyết toán có thể chứng minh được các khoản chi liên quan đến doanh thu online.

Cách tính chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh là bước nền tảng để bất kỳ hộ kinh doanh nào cũng có thể quản lý tốt dòng tiền, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế. Khi xác định đúng chi phí được trừ và lưu giữ đầy đủ chứng từ hợp lệ, chủ hộ có thể tự tin kê khai thuế minh bạch, hạn chế rủi ro và tăng hiệu quả kinh doanh. Nếu bạn cần tư vấn thêm về thuế, sổ sách hoặc muốn sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh, Gia Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và uy tín.