Cách kê khai thuế freelancer 2025 – Hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu

Cách kê khai thuế freelancer 2025, dù bạn là người mới bắt đầu hay đã làm lâu rồi, thì việc nắm rõ quy trình thuế thu nhập cá nhân freelancer luôn là điều thiết yếu. Năm 2025, với các thay đổi trong quy định và công nghệ, bạn có thể khai kê khai thuế online freelancer hoặc làm thủ công tại chi cục thuế. Nội dung bài viết này hướng dẫn toàn diện: từ đăng ký mã số thuế cá nhân freelancer, chọn hình thức kê khai (online hoặc trực tiếp), đến quyết toán thuế freelancer hàng năm và các lưu ý quan trọng để không bị phạt. Hãy cùng bắt đầu!

Tổng quan về thuế thu nhập cá nhân cho freelancer

Freelancer là ai và vì sao phải nộp thuế?

Freelancer, hay còn gọi là lao động tự do, là những cá nhân không ký hợp đồng lao động dài hạn với một công ty cố định mà nhận việc từ nhiều khách hàng khác nhau. Họ có thể làm việc trong các lĩnh vực như viết lách, thiết kế đồ họa, lập trình, marketing, dịch thuật, nhiếp ảnh, sản xuất nội dung, v.v.

Theo quy định pháp luật, mọi cá nhân có thu nhập phát sinh tại Việt Nam hoặc từ nước ngoài chuyển về Việt Nam đều phải thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Freelancer cũng không nằm ngoài phạm vi này. Việc nộp thuế vừa là trách nhiệm công dân, vừa là điều kiện để hợp thức hóa nguồn thu nhập, tránh rủi ro pháp lý. Đồng thời, nộp thuế giúp freelancer được công nhận trong hệ thống tài chính, tạo điều kiện thuận lợi khi vay vốn, làm hồ sơ hành chính hoặc chứng minh thu nhập.

Các loại thu nhập chịu thuế của freelancer

Freelancer có nhiều nguồn thu nhập khác nhau, tất cả đều có thể nằm trong diện chịu thuế TNCN:

• Thu nhập từ cung cấp dịch vụ: viết bài, thiết kế website, quay dựng video, chụp ảnh, chạy quảng cáo…

• Thu nhập từ hợp đồng cộng tác viên: khi làm việc cho doanh nghiệp theo hợp đồng dịch vụ.

• Thu nhập từ tiền bản quyền, chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ: như viết sách, bán khóa học online, bán ảnh.

• Thu nhập từ tiền công, thù lao: tham gia sự kiện, giảng dạy, tư vấn.

• Thu nhập từ nước ngoài: freelancer làm việc với khách hàng quốc tế, nhận thanh toán qua PayPal, Wise, hoặc tài khoản ngân hàng.

Điểm quan trọng là freelancer phải tổng hợp tất cả các khoản thu nhập trên để xác định chính xác thu nhập chịu thuế.

Quy định pháp lý mới nhất năm 2025

Năm 2025, hệ thống thuế Việt Nam có một số thay đổi quan trọng liên quan trực tiếp đến cộng đồng freelancer. Những điểm mới này nhằm quản lý chặt chẽ hơn các nguồn thu nhập từ kinh tế số và thương mại điện tử, đồng thời bảo đảm công bằng trong nghĩa vụ nộp thuế.

1. Điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh

Do chi phí sinh hoạt tăng cao, mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế và người phụ thuộc được Nhà nước xem xét điều chỉnh. Đây là chính sách hỗ trợ, giúp người lao động – trong đó có freelancer – giảm bớt gánh nặng khi tính thuế TNCN.

2. Quản lý chặt chẽ thu nhập từ nước ngoài

Freelancer thường xuyên làm việc với khách hàng quốc tế. Từ 2025, mọi khoản thu nhập từ nước ngoài chuyển về đều phải kê khai minh bạch và tính chung vào thu nhập chịu thuế tại Việt Nam. Nếu đã nộp thuế tại nước ngoài, freelancer có thể làm thủ tục khấu trừ theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).

3. Bắt buộc kê khai trực tuyến qua cổng eTax

Cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn – đặc biệt là freelancer – phải thực hiện kê khai qua hệ thống thuế điện tử. Điều này giúp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch trong quản lý. Người nộp thuế có thể đăng nhập bằng mã số thuế hoặc tài khoản định danh điện tử để khai báo.

4. Tăng mức xử phạt hành chính đối với vi phạm

Từ năm 2025, mức phạt khi chậm kê khai, nộp thiếu thuế hoặc cố tình trốn thuế được nâng cao, có thể lên đến hàng chục triệu đồng tùy hành vi. Ngoài ra, người vi phạm còn phải nộp tiền chậm nộp tính theo ngày, làm tăng thêm chi phí không đáng có.

📌 Theo thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, các quy định mới này được ban hành nhằm phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số quốc gia và sự gia tăng nhanh chóng của hoạt động kinh tế số, trong đó nhóm lao động tự do và freelancer chiếm tỷ lệ ngày càng lớn.

Các bước kê khai thuế cá nhân freelancer 2025 Việt Nam

Bước 1 – Xác định thu nhập chịu thuế

Trước tiên, freelancer cần liệt kê toàn bộ thu nhập trong năm, bao gồm:

• Tiền nhận từ khách hàng trong nước.

• Tiền nhận từ nước ngoài chuyển về.

• Các khoản thưởng, hoa hồng, phí bản quyền.

Sau đó, freelancer tổng hợp thành thu nhập tính thuế. Lưu ý: những khoản được miễn thuế (ví dụ: học bổng, bồi thường bảo hiểm) không cần tính vào.

Bước 2 – Tính giảm trừ gia cảnh và các khoản được khấu trừ

Theo quy định, cá nhân được giảm trừ:

• Bản thân người nộp thuế: một khoản cố định hàng tháng.

• Người phụ thuộc: con cái, cha mẹ, vợ/chồng nếu đáp ứng điều kiện.

• Các khoản bảo hiểm bắt buộc (nếu có).

• Các khoản đóng góp từ thiện, quỹ khuyến học, cứu trợ.

Việc xác định chính xác giảm trừ sẽ giúp giảm số thuế phải nộp hợp pháp.

Bước 3 – Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần

Sau khi có thu nhập tính thuế, freelancer áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần. Thu nhập càng cao thì mức thuế suất càng tăng, chia theo bậc từ thấp đến cao.

Ví dụ:

• Thu nhập tính thuế 10 triệu/tháng → áp dụng mức 5%.

• Thu nhập tính thuế 30 triệu/tháng → phần 10 triệu đầu chịu 5%, phần vượt 10–18 triệu chịu 10%, phần 18–32 triệu chịu 15%.

Nhờ đó, thuế được tính công bằng hơn.

Bước 4 – Chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân mẫu 02/CK-TNCN.

• Bảng kê thu nhập trong năm.

• Chứng từ khấu trừ thuế (nếu có).

• Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc.

Bước 5 – Nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, freelancer nộp qua:

• Cổng Thuế điện tử.

• Trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý (nếu không kê khai online).

Hướng dẫn kê khai thuế online cho freelancer

Cách đăng ký tài khoản Thuế điện tử

Freelancer cần đăng ký tài khoản trên trang Thuế điện tử cá nhân bằng mã số thuế cá nhân. Việc này giúp quản lý thông tin, nộp tờ khai và tra cứu kết quả dễ dàng hoặc có thể tham khảo thêm các bài viết về hướng dẫn kê khai thuế để biết thêm.

Điền thông tin tờ khai trên cổng eTax

Sau khi đăng nhập, chọn chức năng “Kê khai trực tuyến” → điền đầy đủ thông tin:

• Họ tên, mã số thuế, địa chỉ.

• Tổng thu nhập, các khoản giảm trừ.

• Số thuế phải nộp.

Ký số và gửi tờ khai trực tuyến

Freelancer có thể sử dụng chữ ký số hoặc phương thức xác thực OTP để ký và gửi tờ khai. Hệ thống sẽ báo nộp thành công khi hồ sơ hợp lệ.

Nộp thuế qua ngân hàng điện tử hoặc ví điện tử

Sau khi tờ khai được chấp nhận, freelancer tiến hành nộp tiền thuế qua:

• Internet Banking.

• Ví điện tử được liên kết với Kho bạc Nhà nước.

• Ứng dụng ngân hàng di động.

Quy định thuế mới năm 2025 áp dụng cho freelancer

Mức giảm trừ gia cảnh mới

Từ năm 2025, mức giảm trừ gia cảnh cho cá nhân và người phụ thuộc được điều chỉnh tăng so với giai đoạn trước. Đây là điểm thay đổi quan trọng, giúp giảm gánh nặng thuế cho người nộp thuế, đặc biệt là những freelancer có thu nhập ổn định nhưng phải lo chi phí sinh hoạt ngày càng cao.

• Giảm trừ cho bản thân: dự kiến được điều chỉnh tăng, phản ánh đúng tình hình lạm phát và chi phí tối thiểu để duy trì cuộc sống.

• Giảm trừ cho người phụ thuộc: cũng có sự thay đổi, hỗ trợ tốt hơn cho các cá nhân nuôi con nhỏ, phụng dưỡng cha mẹ hoặc người thân.

Nhờ quy định mới này, nhiều freelancer sẽ được khấu trừ nhiều hơn trước khi tính thuế, giúp tối ưu nghĩa vụ thuế hợp pháp.

Biểu thuế lũy tiến cập nhật

Biểu thuế lũy tiến từng phần đối với thu nhập cá nhân năm 2025 có một số điều chỉnh, đặc biệt ở các bậc thu nhập trung bình và cao. Việc thay đổi này nhằm:

• Khuyến khích kê khai minh bạch với freelancer có thu nhập đa dạng.

• Giảm áp lực cho nhóm thu nhập thấp và trung bình.

• Tăng tính công bằng trong nghĩa vụ thuế, đảm bảo người có thu nhập cao đóng góp nhiều hơn.

Ví dụ, mức thuế suất ở một số bậc có thể được hạ nhẹ để tạo động lực khai báo thu nhập trung thực, đồng thời một số bậc cao hơn sẽ siết chặt nhằm tăng nguồn thu ngân sách.

Hạn nộp tờ khai và nộp thuế 2025

Để tránh bị xử phạt, freelancer cần đặc biệt lưu ý các mốc thời gian quan trọng trong năm 2025:

• Hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN: chậm nhất là 31/3/2026 đối với thuế năm 2025. Đây là thời điểm cuối cùng để hoàn thành việc quyết toán, kê khai đầy đủ thu nhập trong năm.

• Nộp thuế tạm tính: nếu có thu nhập cao, freelancer có thể nộp theo quý để tránh dồn số tiền lớn vào cuối năm. Hạn nộp thường là 30 ngày sau khi kết thúc quý.

Việc tuân thủ đúng hạn sẽ giúp bạn tránh rủi ro bị phạt chậm nộp, đồng thời giữ uy tín khi làm việc với khách hàng trong và ngoài nước.

Lưu ý và mẹo kê khai thuế cá nhân freelancer

Các lỗi thường gặp khi kê khai thuế

• Khai thiếu nguồn thu nhập từ nước ngoài.

• Không đăng ký mã số thuế cá nhân.

• Sai sót trong khai người phụ thuộc.

• Nộp chậm tờ khai dẫn đến bị phạt.

Cách tối ưu thuế hợp pháp cho freelancer

• Đăng ký đầy đủ người phụ thuộc để được giảm trừ.

• Lưu giữ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để chứng minh chi phí.

• Sử dụng các khoản khấu trừ hợp pháp (bảo hiểm, từ thiện).

Nên tự kê khai hay nhờ dịch vụ kế toán?

• Nếu thu nhập đơn giản, freelancer có thể tự kê khai online.

• Nếu thu nhập nhiều nguồn phức tạp, thuê dịch vụ kế toán sẽ tiết kiệm thời gian, giảm sai sót.

Câu hỏi thường gặp về thuế cá nhân freelancer 2025

Freelancer có cần mở mã số thuế không?

Có. Mỗi cá nhân muốn kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đều bắt buộc phải có mã số thuế cá nhân. Đây là mã định danh duy nhất do cơ quan thuế cấp để quản lý nghĩa vụ thuế.

• Freelancer có thể đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi cư trú, hoặc đăng ký online qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế.

• Khi có mã số thuế, freelancer mới có thể thực hiện kê khai, nộp thuế trực tuyến và hưởng các quyền lợi như hoàn thuế nếu nộp thừa.

Việc sở hữu mã số thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp bạn xây dựng uy tín tài chính, đặc biệt khi hợp tác với khách hàng, doanh nghiệp lớn.

Nếu thu nhập thấp hơn mức giảm trừ thì có cần nộp thuế?

Không. Nếu tổng thu nhập sau khi giảm trừ gia cảnh nhỏ hơn ngưỡng chịu thuế thì freelancer không phải nộp thuế thu nhập cá nhân.

Tuy nhiên, bạn vẫn nên kê khai để:

• Minh bạch nguồn thu nhập, tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

• Được ghi nhận trong hệ thống quản lý thuế, thuận tiện cho việc quyết toán trong các năm tiếp theo.

Ví dụ: Nếu thu nhập năm 2025 của bạn là 100 triệu đồng, sau khi trừ mức giảm trừ gia cảnh (cho bản thân và người phụ thuộc) mà vẫn dưới ngưỡng chịu thuế, bạn sẽ không phải nộp thuế.

Nộp thuế muộn có bị phạt không?

Có. Nếu freelancer chậm nộp tờ khai hoặc tiền thuế, bạn sẽ bị áp dụng mức xử phạt theo quy định pháp luật.

• Tiền chậm nộp: được tính theo ngày, thường khoảng 0,03% trên số tiền thuế nộp chậm cho mỗi ngày.

• Phạt hành chính: tùy mức độ vi phạm, có thể từ vài trăm nghìn đến vài chục triệu đồng nếu cố tình trốn thuế hoặc kê khai sai.

Do đó, việc theo dõi lịch nộp thuế và thực hiện đúng hạn sẽ giúp bạn tránh thiệt hại tài chính không đáng có.

Freelancer nhận tiền từ nước ngoài kê khai thế nào?

Nếu freelancer có thu nhập từ nước ngoài (ví dụ nhận thanh toán từ khách hàng qua PayPal, Payoneer, Wise hoặc chuyển khoản quốc tế), bạn cần:

1. Cộng dồn toàn bộ khoản thu nhập này vào tổng thu nhập chịu thuế trong năm.

2. Kê khai trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cùng với thu nhập trong nước.

3. Nếu khoản thu nhập đó đã nộp thuế tại nước ngoài, bạn có thể xin khấu trừ theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu Việt Nam có ký với quốc gia đó).

Việc kê khai minh bạch giúp freelancer tránh rủi ro bị truy thu hoặc phạt hành chính trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện nguồn thu nhập từ nước ngoài chưa được kê khai.

Kết bài

Cách kê khai thuế cá nhân freelancer 2025 Việt Nam đòi hỏi sự cẩn thận, nhưng không quá phức tạp nếu bạn nắm vững quy trình. Từ việc xác định thu nhập chịu thuế, tính giảm trừ gia cảnh, áp dụng biểu thuế lũy tiến cho đến nộp tờ khai online – tất cả đều có hướng dẫn rõ ràng. Việc kê khai đúng và đủ không chỉ giúp freelancer hoàn thành nghĩa vụ công dân, mà còn tạo uy tín, thuận lợi cho các hoạt động tài chính trong tương lai.

Cách kê khai thuế freelancer 2025 là bước cần thiết để bạn làm việc chuyên nghiệp và hợp pháp. Việc hiểu rõ quy trình kê khai, từ đăng ký mã số thuế cá nhân freelancer, đến lựa chọn hình thức kê khai thuế trực tiếp chi cục thuế hoặc kê khai thuế online freelancer đều sẽ giúp bạn tránh sai sót, nộp đúng hạn và có thể chủ động quyết toán thuế freelancer khi cần. Áp dụng các hướng dẫn trong bài sẽ giúp bạn yên tâm tập trung vào công việc mà không lo vấn đề thuế. Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngại liên hệ chuyên gia hoặc đơn vị kế toán để nhận tư vấn chính xác nhất.