Cách kê khai doanh thu theo quý cho hộ kinh doanh chi tiết, dễ áp dụng

Cách kê khai doanh thu theo quý cho hộ kinh doanh là vấn đề khiến nhiều chủ hộ bối rối mỗi khi đến kỳ nộp tờ khai thuế. Phần lớn chủ hộ đều tập trung vào bán hàng, cung cấp dịch vụ, ít thời gian để tìm hiểu kỹ cách tổng hợp doanh thu theo tháng, theo quý nên dễ kê khai thiếu hoặc sai chỉ tiêu. Khi không nắm rõ doanh thu nào phải tính vào doanh thu kê khai, cách ghi nhận tiền mặt, chuyển khoản, bán nợ, việc lập tờ khai trở nên rất áp lực. Nếu kê khai doanh thu không chính xác, hộ kinh doanh có thể bị ấn định thuế, truy thu hoặc xử phạt hành chính không đáng có. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình kê khai doanh thu theo quý cho hộ kinh doanh từ khâu tổng hợp số liệu, lập bảng doanh thu đến hoàn thiện tờ khai và nộp cho cơ quan thuế.

Tổng quan về kê khai doanh thu theo quý cho hộ kinh doanh

Doanh thu theo quý là gì? Khác gì với kê khai theo tháng?

Doanh thu theo quý là tổng doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh phát sinh trong một quý (3 tháng liên tiếp): Quý I (1–3), Quý II (4–6), Quý III (7–9), Quý IV (10–12). Khi kê khai theo quý, hộ không phải nộp tờ khai từng tháng, mà chỉ cần tổng hợp doanh thu của cả 3 tháng để lập tờ khai một lần cho cả quý.

Điểm khác biệt cơ bản giữa kê khai theo tháng và kê khai theo quý nằm ở tần suất và áp lực công việc. Kê khai theo tháng phù hợp với doanh nghiệp, hộ kinh doanh có doanh thu lớn, số lượng hóa đơn nhiều, dữ liệu cần cập nhật liên tục. Ngược lại, kê khai theo quý giúp giảm số lần lập tờ khai, phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, ít biến động, không có bộ phận kế toán chuyên trách.

Tuy kê khai theo quý “nhẹ việc” hơn, nhưng hộ kinh doanh vẫn phải theo dõi doanh thu chi tiết theo ngày, theo tháng, rồi mới cộng dồn thành quý. Nếu không, đến cuối quý dễ bị thiếu sót số liệu, nhầm doanh thu từng nhóm ngành, dẫn đến kê khai sai, phải khai bổ sung, bị phạt chậm nộp hoặc truy thu thuế. Vì vậy, hiểu rõ bản chất doanh thu theo quý là bước đầu để tổ chức sổ sách hợp lý.

Đối tượng hộ kinh doanh áp dụng kê khai doanh thu theo quý

Không phải mọi hộ kinh doanh đều phải kê khai doanh thu theo tháng; rất nhiều trường hợp được (hoặc bắt buộc) kê khai theo quý. Thông thường, hộ kinh doanh nộp thuế khoán sẽ được cơ quan thuế ấn định mức thuế theo năm và chia ra các kỳ nộp trong năm (tháng hoặc quý), nhưng việc xác định doanh thu thực tế vẫn nên được theo dõi theo quý để đối chiếu với mức khoán.

Với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, có sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có thể thông báo kỳ khai thuế là theo quý nếu doanh thu năm trước không quá một ngưỡng nhất định hoặc hộ có quy mô nhỏ. Trong trường hợp này, hộ sẽ lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN theo quý, căn cứ trên tổng doanh thu quý.

Ngoài ra, những hộ kinh doanh mới thành lập, chưa ổn định doanh thu, cơ quan thuế cũng thường hướng dẫn theo dõi doanh thu theo quý để đánh giá tình hình hoạt động, làm cơ sở ấn định hoặc điều chỉnh mức thuế khoán. Việc áp dụng kê khai theo quý giúp hộ dễ dàng quản trị tài chính, nhìn được bức tranh lãi lỗ trong từng giai đoạn 3 tháng, thay vì chỉ nhìn rời rạc theo từng tháng.

Căn cứ pháp lý về kê khai doanh thu và thuế theo quý cho hộ kinh doanh

Quy định về kê khai thuế theo quý đối với hộ kinh doanh

Kê khai doanh thu và thuế theo quý của hộ kinh doanh được điều chỉnh bởi các quy định chung về quản lý thuế, thuế GTGT, thuế TNCN áp dụng cho cá nhân kinh doanh. Các văn bản pháp luật thường nhắc đến việc xác định kỳ tính thuế, có thể theo tháng hoặc quý, tùy quy mô doanh thu và thông báo của cơ quan thuế.

Về nguyên tắc, hộ kinh doanh phải đăng ký phương pháp nộp thuế (khoán, trực tiếp trên doanh thu, có/không sử dụng hóa đơn). Trên cơ sở đó, cơ quan thuế sẽ xác định kỳ khai thuế (tháng hay quý) và ghi rõ trong thông báo gửi cho hộ. Hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn điện tử, nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, khi kê khai theo quý sẽ tổng hợp doanh thu phát sinh trong quý để lập tờ khai.

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán, pháp luật cho phép ấn định mức doanh thu và số thuế phải nộp theo năm, chia ra từng kỳ. Tuy không phải lập tờ khai chi tiết như doanh nghiệp, nhưng hộ vẫn phải chấp hành việc cung cấp thông tin doanh thu, quy mô kinh doanh khi cơ quan thuế yêu cầu, cũng như có quyền đề nghị điều chỉnh mức khoán khi doanh thu thực tế thay đổi nhiều so với mức ấn định ban đầu.

Các loại thuế liên quan đến doanh thu kê khai theo quý

Khi kê khai doanh thu theo quý, hộ kinh doanh thường liên quan đến các loại thuế sau:

Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng đối với hộ nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, tính theo tỷ lệ % trên doanh thu theo ngành nghề.

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Thu áp dụng trên doanh thu tính thuế, không theo lợi nhuận, cũng tính theo tỷ lệ % trên doanh thu.

Thuế khoán tổng hợp (GTGT + TNCN): Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán, số thuế phải nộp hàng quý/tháng đã được cơ quan thuế ấn định.

Tất cả các loại thuế này đều lấy doanh thu thực tế hoặc doanh thu ấn định làm căn cứ. Việc kê khai theo quý chỉ thay đổi về kỳ khai thuế, không làm thay đổi bản chất cách tính thuế.

Trách nhiệm của hộ kinh doanh khi kê khai doanh thu với cơ quan thuế

Hộ kinh doanh có trách nhiệm:

Ghi chép, lưu giữ đầy đủ chứng từ doanh thu, hóa đơn, sổ sách bán hàng.

Kê khai trung thực, chính xác doanh thu theo tháng/quý theo thông báo của cơ quan thuế.

Nộp tờ khai và tiền thuế đúng hạn, tránh phát sinh phạt chậm nộp.

Phối hợp cung cấp thông tin, giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu doanh thu.

Thực hiện đúng trách nhiệm giúp hộ hạn chế rủi ro bị ấn định doanh thu cao, truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Xác định phạm vi doanh thu cần kê khai theo quý

Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ phải kê khai

Khi kê khai doanh thu theo quý, hộ kinh doanh cần hiểu rõ “những khoản nào phải đưa vào doanh thu tính thuế”. Về nguyên tắc, tất cả số tiền thu được từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc phạm vi đăng ký kinh doanh đều phải tính vào doanh thu kê khai. Bao gồm: doanh thu bán trực tiếp tại cửa hàng, doanh thu bán online, doanh thu từ các sàn thương mại điện tử, app giao đồ ăn, doanh thu cung cấp dịch vụ (ăn uống, spa, vận tải, sửa chữa, giặt ủi, dạy học, tư vấn…).

Đối với hộ nộp thuế theo phương pháp khoán, doanh thu thực tế thường được dùng để cơ quan thuế tham chiếu, điều chỉnh mức khoán. Với hộ kê khai theo hóa đơn, doanh thu tính thuế là tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên hóa đơn, chưa trừ chi phí. Ngoài ra, các khoản thu thêm đi kèm dịch vụ chính (phí ship do hộ thu hộ, phụ thu, phụ phí…) cũng cần xem xét ghi nhận phù hợp để tránh bị cơ quan thuế cho rằng hộ đang kê khai thiếu doanh thu.

Doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, bán chịu – cách ghi nhận

Trong thực tế, doanh thu của hộ kinh doanh không chỉ đến từ tiền mặt. Bạn có thể nhận tiền qua chuyển khoản, ví điện tử, thanh toán qua thẻ, hoặc bán chịu cho khách quen. Khi kê khai theo quý, dù tiền đã thu hay chưa thu đủ, doanh thu vẫn cần được ghi nhận đầy đủ theo thời điểm phát sinh bán hàng/dịch vụ.

Với doanh thu tiền mặt, nên ghi nhận ngay trong ngày: tổng tiền thu được, có thể tách theo ca. Với chuyển khoản, cần đối chiếu với sao kê ngân hàng, ghi chú nội dung chuyển tiền để dễ truy lại. Với bán chịu, cần có sổ theo dõi công nợ: ngày bán, tên khách, số tiền, thời điểm khách thanh toán. Khi khách trả tiền vào kỳ sau, bạn không tính lại doanh thu lần nữa, mà chỉ giảm công nợ. Việc phân loại rõ nguồn tiền giúp vừa dễ quản lý kinh doanh, vừa tránh lệch số liệu khi cơ quan thuế đối chiếu với ngân hàng hoặc dữ liệu điện tử.

Các khoản không tính vào doanh thu kê khai và lưu ý

Không phải mọi khoản tiền vào tài khoản đều là doanh thu tính thuế. Ví dụ: tiền chủ hộ chuyển từ tài khoản cá nhân sang tài khoản kinh doanh; tiền vay mượn; tiền khách đặt cọc nhưng sau đó hoàn trả; tiền hoàn hàng, hoàn phí của sàn/app… Các khoản này cần được ghi chú, lưu chứng từ (hợp đồng vay, phiếu hoàn cọc, chứng từ hoàn tiền…) để khi cơ quan thuế kiểm tra có cơ sở giải trình.

Lưu ý không nên “trộn” tiền doanh thu và tiền cá nhân, tiền vay… vào cùng một tài khoản mà không ghi chép. Nếu cơ quan thuế thấy số tiền vào tài khoản quá lớn so với doanh thu kê khai, bạn sẽ rất vất vả khi phải phân tích lại từng giao dịch.

Chuẩn bị sổ sách và chứng từ trước khi kê khai doanh thu theo quý

Sổ theo dõi doanh thu hàng ngày, hàng tháng cho hộ kinh doanh

Để kê khai doanh thu theo quý chính xác, bước nền tảng là phải có sổ theo dõi doanh thu hằng ngày, hằng tháng. Sổ này có thể là sổ giấy, file Excel hoặc dữ liệu từ phần mềm bán hàng, miễn sao đảm bảo rõ ràng: ngày, loại hoạt động (bán hàng, dịch vụ), doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, doanh thu từ từng kênh (offline, Facebook, Zalo, Shopee, GrabFood…).

Mỗi ngày, sau khi kết thúc ca làm việc, người phụ trách (chủ hộ hoặc nhân viên) nên tổng hợp doanh thu và ký xác nhận. Cuối tháng, cộng tổng doanh thu, đối chiếu với sao kê ngân hàng và báo cáo từ sàn/app. Những sai lệch nhỏ cần được chú thích rõ (ví dụ: khách đặt cọc rồi hủy, tiền hoàn trả…). Khi đến kỳ kê khai quý, bạn chỉ cần cộng tổng doanh thu của 3 tháng, thay vì phải “ngồi nhớ lại” hoặc ước lượng, vừa mất thời gian, vừa nhiều rủi ro sai sót.

Hóa đơn bán hàng, phiếu thu, sổ nhật ký bán hàng

Ngoài sổ doanh thu, hộ kinh doanh nên lưu đầy đủ hóa đơn bán hàng (nếu có xuất), phiếu thu, phiếu bán lẻ, sổ nhật ký bán hàng để chứng minh nguồn gốc doanh thu. Mỗi giao dịch giá trị lớn, hoặc theo yêu cầu của khách, nên có hóa đơn, phiếu thu kèm theo. Với hộ kê khai theo hóa đơn, tổng doanh thu tính thuế sẽ dựa rất nhiều vào tổng hóa đơn xuất trong kỳ.

Sổ nhật ký bán hàng có thể ghi theo thứ tự thời gian các giao dịch trong ngày: giờ bán, mặt hàng/dịch vụ, số lượng, đơn giá, số tiền, phương thức thanh toán. Cuối ngày, tổng hợp số dòng trong nhật ký phải khớp với doanh thu ghi trong sổ hoặc phần mềm. Khi cơ quan thuế kiểm tra, bộ hồ sơ gồm nhật ký bán hàng, hóa đơn, phiếu thu sẽ giúp bạn chứng minh rằng doanh thu kê khai không phải “con số tự nghĩ”, mà có căn cứ cụ thể, hạn chế việc bị ấn định doanh thu cao hơn thực tế.

Lưu trữ chứng từ và đối chiếu doanh thu trước khi lập tờ khai

Trước khi lập tờ khai doanh thu theo quý, bạn nên dành thời gian đối chiếu và “chốt số”:

Đối chiếu sổ doanh thu với nhật ký bán hàng, hóa đơn, phiếu thu.

Đối chiếu doanh thu chuyển khoản với sao kê ngân hàng.

Đối chiếu doanh thu online với báo cáo từ sàn/app.

Mọi chênh lệch cần được giải thích và ghi chú rõ. Sau khi đã chốt số liệu, bạn nên lưu trữ chứng từ theo từng quý, phân loại bằng bìa hồ sơ hoặc thư mục điện tử. Làm tốt khâu này sẽ giúp việc kê khai nhanh gọn hơn, và đặc biệt “nhẹ đầu” khi có đoàn kiểm tra thuế.

Hướng dẫn tổng hợp doanh thu từng tháng để lập kê khai theo quý

Bước 1: Cộng doanh thu từng ngày trong tháng từ sổ bán hàng

Ở bước đầu tiên, hộ kinh doanh cần quay lại dữ liệu gốc là sổ bán hàng hằng ngày. Tùy cách quản lý mà sổ bán hàng có thể là quyển sổ tay, file Excel, phần mềm bán hàng hoặc dữ liệu từ sàn thương mại điện tử. Nguyên tắc chung là: mỗi ngày phải có tổng doanh thu rõ ràng, tách riêng theo từng kênh, từng hình thức thu tiền (tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử… nếu có).

Cách làm đơn giản là cuối mỗi ngày, bạn cộng toàn bộ các hóa đơn, phiếu thu, đơn hàng trong ngày để ra “doanh thu trong ngày” rồi ghi vào một cột riêng. Khi tổng hợp theo tháng, bạn chỉ cần lần lượt cộng các dòng doanh thu từng ngày trong tháng đó để ra “doanh thu tháng 1”, “doanh thu tháng 2”…. Nên lưu kèm chú thích những ngày có doanh thu bất thường (tăng đột biến do chạy chương trình khuyến mãi, lễ tết, khai trương…) để sau này dễ giải trình với cơ quan thuế khi cần.

Bước 2: Lập bảng tổng hợp doanh thu theo tháng cho quý

Sau khi có doanh thu từng ngày, bạn chuyển sang bước lập bảng tổng hợp doanh thu theo tháng để phục vụ kê khai theo quý. Có thể lập bảng trên Excel hoặc mẫu giấy đơn giản, miễn là thể hiện được rõ 3 nội dung: tháng, tổng doanh thu tháng, ghi chú.

Với hộ kinh doanh kê khai theo quý, mỗi quý thường gồm 3 tháng (Quý I: tháng 1–2–3, Quý II: tháng 4–5–6…). Bạn tổng hợp doanh thu từng tháng, sau đó cộng lại để ra tổng doanh thu của cả quý. Nếu kinh doanh nhiều ngành nghề hoặc nhiều nhóm sản phẩm (ví dụ: ăn uống, bán lẻ đồ khô, dịch vụ khác…), nên tách cột doanh thu theo từng nhóm để sau này điền vào đúng chỉ tiêu trên tờ khai.

Bảng tổng hợp doanh thu theo tháng chính là “cầu nối” giữa sổ bán hàng hằng ngày và tờ khai doanh thu theo quý. Càng làm rõ ràng, khoa học bao nhiêu thì việc kê khai càng nhanh, hạn chế nhầm lẫn bấy nhiêu.

Bước 3: Đối chiếu doanh thu với hóa đơn, phiếu thu, sao kê ngân hàng

Trước khi chốt số liệu để kê khai, bạn cần thực hiện bước đối chiếu doanh thu. Cụ thể, lấy tổng doanh thu tháng/quý trong bảng tổng hợp so sánh với:

Hóa đơn bán hàng/phiếu thu đã lập

Sao kê ngân hàng, ví điện tử (nếu thu tiền qua tài khoản)

Báo cáo doanh thu từ sàn TMĐT, ứng dụng giao hàng (nếu có)

Nếu thấy chênh lệch, phải kiểm tra lại ngay: có bỏ sót đơn hàng, ghi trùng doanh thu hay nhầm lẫn ngày tháng không. Việc đối chiếu giúp đảm bảo số liệu kê khai trùng khớp với chứng từ, giảm rủi ro bị cơ quan thuế nghi ngờ doanh thu khai không đúng thực tế khi kiểm tra sau này.

Cách lập tờ khai doanh thu theo quý cho hộ kinh doanh

Giới thiệu các chỉ tiêu chính trên tờ khai liên quan đến doanh thu

Tờ khai doanh thu theo quý của hộ kinh doanh thường có một số chỉ tiêu chính liên quan đến doanh thu mà bạn cần hiểu rõ trước khi điền. Tùy mẫu tờ khai và loại thuế, nhưng thường sẽ có các nội dung cơ bản như:

Tổng doanh thu phát sinh trong kỳ: là tổng doanh thu của 3 tháng trong quý, đã tổng hợp từ bảng doanh thu theo tháng.

Doanh thu theo từng ngành nghề/nhóm hoạt động: dùng khi hộ kinh doanh vừa bán hàng hóa, vừa cung cấp dịch vụ, hoặc có nhiều ngành nghề với tỷ lệ thuế khác nhau.

Doanh thu không chịu thuế/không tính thuế (nếu có): ví dụ một số khoản thu không thuộc đối tượng chịu thuế theo quy định.

Hiểu rõ ý nghĩa từng chỉ tiêu giúp bạn không điền nhầm, không bỏ sót, đồng thời là cơ sở để cơ quan thuế tính ra số thuế phải nộp theo quy định. Nếu dùng phần mềm kê khai, trên giao diện thường cũng có mô tả ngắn cho từng chỉ tiêu, bạn nên đọc kỹ trước khi nhập số liệu.

Cách điền doanh thu theo từng ngành nghề, nhóm hoạt động

Với hộ kinh doanh có nhiều ngành nghề hoặc nhiều nhóm hoạt động, việc phân chia doanh thu đúng ngay từ bước tổng hợp là rất quan trọng. Trên tờ khai thường sẽ có các dòng riêng cho nhóm thương mại, dịch vụ, sản xuất, hoặc ghi rõ ngành nghề nếu bạn đăng ký chi tiết.

Cách làm thuận tiện là: ngay trong sổ bán hàng và bảng tổng hợp doanh thu, bạn đã tách cột doanh thu theo ngành nghề (ví dụ: cột “Bán hàng hóa”, cột “Dịch vụ ăn uống”, cột “Dịch vụ khác”). Đến khi lập tờ khai, bạn chỉ việc lấy tổng doanh thu từng nhóm trong quý và điền vào đúng chỉ tiêu tương ứng.

Nếu có khoản doanh thu phát sinh mới, không rõ thuộc ngành nghề nào, nên rà lại giấy đăng ký kinh doanh, giấy đăng ký thuế và tài liệu hướng dẫn để xếp đúng nhóm. Việc phân loại doanh thu “ngay từ đầu” giúp cơ quan thuế tính ra mức thuế khoán, thuế theo tỷ lệ chính xác, tránh bị ấn định bất lợi.

Kiểm tra, ký tên, lưu bản sao tờ khai doanh thu trước khi nộp

Sau khi điền đầy đủ các chỉ tiêu, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ tờ khai trước khi nộp:

Đối chiếu lại tổng doanh thu quý với bảng tổng hợp và sổ bán hàng

Kiểm tra từng dòng doanh thu theo từng ngành nghề, xem đã cộng đúng chưa

Rà lại thông tin hộ kinh doanh: tên, mã số thuế, địa chỉ, quý kê khai…

Tiếp theo, chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền hợp pháp ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có). Nên lưu ít nhất một bản sao tờ khai: bản giấy hoặc file PDF, kèm theo bảng tổng hợp doanh thu và các chứng từ liên quan. Đây sẽ là bộ hồ sơ quan trọng để bạn giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, đồng thời giúp theo dõi lịch sử kê khai các quý trước một cách đầy đủ, rõ ràng.

Quy trình nộp tờ khai doanh thu theo quý cho hộ kinh doanh

Nộp tờ khai trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý

Với nhiều hộ kinh doanh, cách truyền thống và khá quen thuộc là nộp tờ khai trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý (Chi cục Thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh). Quy trình thường gồm các bước:

Chuẩn bị tờ khai doanh thu đã ký, kèm bảng tổng hợp doanh thu quý và các giấy tờ liên quan (nếu cơ quan thuế yêu cầu).

Đến bộ phận “một cửa” hoặc bộ phận tiếp nhận hồ sơ khai thuế, lấy số thứ tự (nếu có) và nộp hồ sơ.

Cán bộ thuế sẽ kiểm tra sơ bộ hình thức tờ khai, nếu có thiếu sót sẽ hướng dẫn bổ sung.

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, bạn sẽ được cấp biên nhận hoặc có dấu tiếp nhận trên tờ khai. Cần giữ lại đầy đủ để làm căn cứ chứng minh đã nộp đúng hạn. Nên đi nộp sớm trước hạn vài ngày để kịp chỉnh sửa nếu bị yêu cầu bổ sung.

Nộp tờ khai điện tử qua cổng thông tin thuế (nếu áp dụng)

Nhiều địa phương hiện nay đã khuyến khích hoặc yêu cầu hộ kinh doanh nộp tờ khai doanh thu điện tử qua cổng thông tin của cơ quan thuế. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian đi lại, đặc biệt phù hợp với hộ có thói quen sử dụng dịch vụ online.

Quy trình cơ bản thường gồm:

Đăng ký tài khoản thuế điện tử (nếu chưa có), kích hoạt tài khoản theo hướng dẫn.

Đăng nhập vào cổng thông tin thuế, chọn chức năng “Nộp tờ khai hộ kinh doanh” hoặc menu tương tự.

Tải mẫu tờ khai điện tử, nhập số liệu doanh thu hoặc tải file tờ khai đã lập sẵn lên hệ thống.

Kiểm tra thông tin và kỳ kê khai, sau đó ký số (nếu yêu cầu) và gửi tờ khai.

Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo và gửi email/SMS xác nhận. Bạn nên lưu lại file PDF tờ khai và thông báo tiếp nhận để theo dõi sau này.

Lưu ý về biên nhận tờ khai và theo dõi trạng thái hồ sơ

Dù nộp trực tiếp hay nộp điện tử, biên nhận tờ khai là chứng cứ quan trọng chứng minh bạn đã thực hiện nghĩa vụ kê khai đúng hạn. Do đó:

Luôn lưu giữ cẩn thận biên nhận giấy hoặc file PDF/ảnh chụp thông báo tiếp nhận.

Định kỳ kiểm tra trạng thái hồ sơ trên cổng thuế điện tử hoặc hỏi bộ phận một cửa nếu nộp trực tiếp, để chắc chắn tờ khai không bị “lỗi kỹ thuật” hoặc yêu cầu bổ sung mà bạn bỏ sót.

Khi phát hiện sai sót sau khi nộp, cần tìm hiểu quy định về tờ khai bổ sung, điều chỉnh để xử lý kịp thời, tránh bị phạt do khai sai hoặc chậm nộp.

Thời hạn kê khai doanh thu theo quý và các mốc cần ghi nhớ

Đối với hộ kinh doanh kê khai theo quý, việc nắm rõ thời hạn nộp tờ khai và các mốc thời gian quan trọng là yếu tố “sống còn” để tránh phạt chậm nộp, truy thu và bị đánh giá không tốt trong mắt cơ quan thuế. Thông thường, doanh thu phát sinh trong quý nào sẽ được tổng hợp và kê khai vào tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Ví dụ: doanh thu quý I (tháng 1–3) phải kê khai và nộp tờ khai trong tháng 4; doanh thu quý II trong tháng 7; quý III trong tháng 10; quý IV trong tháng 1 năm sau. Mỗi kỳ, hộ kinh doanh cần dành thời gian rà soát lại sổ sách bán hàng, hóa đơn, chứng từ, sao kê ngân hàng, doanh thu từ sàn thương mại điện tử… để khóa số liệu trước khi lập tờ khai.

Bên cạnh đó, hộ kinh doanh nên thiết lập “lịch thuế” cố định: ghi chú trên lịch giấy, lịch điện thoại hoặc phần mềm nhắc việc để biết tuần nào cần chốt doanh thu, tuần nào cần lập tờ khai và tuần nào phải hoàn tất nghĩa vụ nộp thuế. Với những hộ có nhiều ngành nghề, nhiều điểm bán, việc tổng hợp doanh thu càng phải thực hiện sớm, tránh dồn sát hạn dẫn đến sai sót. Ngoài thời hạn kê khai, người kinh doanh cũng cần nhớ thêm các mốc như: hạn nộp tiền thuế sau khi gửi tờ khai, hạn điều chỉnh tờ khai khi phát hiện sai sót, thời điểm cơ quan thuế thường rà soát hoặc gửi thông báo. Chuẩn hóa thói quen làm việc theo quý giúp hộ kinh doanh chủ động dòng tiền, không bị “sốc” khi đến kỳ phải nộp số thuế lớn mà chưa chuẩn bị kịp.

Thời hạn nộp tờ khai doanh thu – tờ khai thuế theo quý

Với hộ kinh doanh kê khai theo quý, nguyên tắc chung là: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau phải nộp xong tờ khai thuế của quý trước (tùy từng sắc thuế và quy định chi tiết từng thời kỳ). Do đó, doanh thu phát sinh trong 3 tháng của quý cần được khóa số liệu và lập tờ khai trong khoảng 20–25 ngày đầu của tháng kế tiếp, để nếu có sai sót còn kịp điều chỉnh trước hạn chót. Thực tế, nhiều hộ chọn mốc “ngày 15 tháng đầu quý sau” làm hạn nội bộ để hoàn tất việc tổng hợp doanh thu và dự thảo tờ khai; sau đó dành vài ngày rà soát lại rồi mới chính thức gửi tờ khai điện tử.

Ngoài tờ khai, hộ kinh doanh cũng cần lưu ý thời hạn nộp tiền thuế tương ứng, thường gắn liền với hạn nộp tờ khai. Nếu gửi tờ khai sát ngày hoặc vào ngày cuối cùng, hệ thống có thể quá tải, lỗi kỹ thuật khiến hộ không kịp hoàn thành đúng hạn. Vì vậy, giải pháp an toàn là đặt mục tiêu hoàn tất kê khai sớm hơn quy định khoảng 5–7 ngày, đồng thời chuẩn bị trước tiền thuế phải nộp để chủ động thanh toán ngay sau khi chốt tờ khai.

Hậu quả khi nộp tờ khai chậm, nộp thiếu, nộp sai

Nếu nộp tờ khai doanh thu, tờ khai thuế theo quý trễ hạn, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, mức phạt thường tăng dần theo số ngày chậm nộp. Ngoài tiền phạt, hộ còn phải chịu tiền chậm nộp thuế tính trên số thuế kê khai thiếu hoặc nộp trễ, làm tăng chi phí không cần thiết. Trường hợp nộp thiếu doanh thu, kê khai không đúng thực tế, khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu với dữ liệu hóa đơn, ngân hàng, sàn TMĐT… thì hộ có thể bị truy thu thuế, truy thu nhiều kỳ, kèm phạt do khai sai.

Nộp sai biểu mẫu, điền nhầm chỉ tiêu, ghi doanh thu không khớp với phụ lục cũng khiến tờ khai bị trả lại, phải lập lại từ đầu, tốn thời gian và dễ trễ hạn. Nếu sai sót mang tính hệ thống và kéo dài, cơ quan thuế có thể đánh giá hộ kinh doanh không hợp tác, tăng tần suất kiểm tra hoặc áp dụng biện pháp quản lý chặt hơn. Do đó, thay vì “làm cho xong”, hộ nên chuẩn hóa quy trình kê khai, kiểm tra chéo số liệu trước khi gửi, và khi phát hiện sai cần chủ động lập tờ khai bổ sung đúng quy định để giảm rủi ro xử phạt.

Những lỗi thường gặp khi kê khai doanh thu theo quý cho hộ kinh doanh

Kê khai doanh thu theo quý tưởng đơn giản nhưng thực tế lại dễ sai nếu hộ kinh doanh không có thói quen ghi chép và tổng hợp dữ liệu thường xuyên. Một trong những nhóm lỗi phổ biến là bỏ sót doanh thu: chỉ lấy số liệu một vài tháng trong quý, quên cộng doanh thu tháng đầu hoặc tháng cuối, hoặc chỉ tính ngành nghề chính mà bỏ quên ngành nghề phụ (như bán thêm đồ uống, phụ kiện, dịch vụ kèm theo…). Lỗi này thường xuất phát từ việc ghi chép thủ công, nhiều sổ, nhiều file Excel rời rạc, không có bảng tổng hợp cuối kỳ.

Nhóm lỗi thứ hai liên quan đến sự không thống nhất giữa tờ khai và sổ sách: doanh thu kê khai theo quý không khớp với sổ bán hàng, hóa đơn đã xuất, sao kê ngân hàng, báo cáo từ phần mềm bán hàng hoặc từ sàn thương mại điện tử. Chỉ cần cơ quan thuế đối chiếu một vài nguồn là có thể phát hiện chênh lệch và yêu cầu giải trình. Ngoài ra, nhiều hộ còn sai ở “phần hình thức”: chọn nhầm loại tờ khai, nhập sai mã số thuế, sai kỳ tính thuế, thiếu chữ ký người đại diện, thiếu phụ lục đính kèm theo quy định… khiến hồ sơ bị lỗi kỹ thuật, phải nộp lại.

Để hạn chế những sai lầm này, hộ kinh doanh nên xây dựng một “bộ hồ sơ doanh thu theo quý” gồm: bảng tổng hợp doanh thu từng tháng, từng ngành nghề; file đối chiếu với hóa đơn, sao kê ngân hàng, báo cáo từ phần mềm; bản checklist kiểm tra trước khi gửi tờ khai (đúng mẫu, đủ phụ lục, đủ chữ ký). Việc chuẩn hóa ngay từ đầu giúp mỗi quý chỉ cần “lặp lại quy trình”, giảm nguy cơ bỏ sót. Đồng thời, nên định kỳ tự rà soát 1–2 lần/năm, so sánh số liệu đã kê khai với doanh thu thực tế để phát hiện sai lệch sớm, kịp thời điều chỉnh theo đúng quy định.

Không tổng hợp đầy đủ doanh thu, bỏ sót tháng hoặc ngành nghề

Lỗi này rất thường gặp ở hộ kinh doanh nhỏ, nhất là khi chủ hộ bận bán hàng, không có nhân sự kế toán riêng. Doanh thu từng ngày thường được ghi rải rác trên sổ tay, Excel, phần mềm bán hàng hoặc trên ứng dụng ship, sàn TMĐT. Khi đến cuối quý mới bắt đầu “gom” số liệu thì dễ quên một vài file, bỏ sót tháng có doanh thu thấp, hoặc chỉ tổng hợp doanh thu của ngành chính mà quên cộng thêm doanh thu từ ngành phụ. Hệ quả là tờ khai doanh thu không phản ánh đúng thực tế, dẫn tới nguy cơ bị truy thu khi cơ quan thuế so sánh với dữ liệu họ đang nắm.

Để tránh tình trạng này, tốt nhất nên xây dựng một bảng tổng hợp doanh thu theo tháng cố định, mỗi tuần hoặc mỗi tháng cập nhật một lần thay vì để dồn cuối quý. Đối với hộ có nhiều ngành nghề, nên tách cột doanh thu theo từng nhóm dịch vụ, từng điểm bán, sau đó mới cộng gộp. Thói quen này không chỉ giúp kê khai đúng đủ, mà còn hỗ trợ phân tích hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Ghi doanh thu không khớp với sổ sách, hóa đơn, sao kê ngân hàng

Một lỗi khác là doanh thu kê khai “một đường”, doanh thu trên sổ sách, hóa đơn, sao kê ngân hàng “một nẻo”. Ví dụ: tiền khách chuyển khoản thể hiện rõ trên sao kê nhưng không được ghi vào sổ doanh thu; hoặc doanh thu trên phần mềm bán hàng cao hơn số kê khai vì chủ hộ chỉ lấy số liệu bán tại quầy mà quên kênh online. Khi cơ quan thuế đối chiếu, chênh lệch này sẽ bị đặt câu hỏi, hộ phải giải trình rõ ràng từng khoản. Nếu không chứng minh được là do nhầm lẫn, điều chỉnh kỹ thuật, cơ quan thuế có thể coi đó là kê khai thiếu doanh thu.

Giải pháp là luôn coi sổ sách – hóa đơn – sao kê ngân hàng – dữ liệu phần mềm là “4 nguồn” phải khớp nhau. Trước khi lập tờ khai theo quý, nên làm một bước đối chiếu nội bộ: tổng doanh thu trên tờ khai phải bằng tổng doanh thu trên bảng tổng hợp, chênh lệch (nếu có) phải được ghi chú nguyên nhân cụ thể.

Sai định dạng biểu mẫu, thiếu chữ ký, thiếu phụ lục đính kèm

Nhiều hộ kinh doanh bị lỗi ở khâu “hình thức” nhưng hậu quả là tờ khai không hợp lệ: chọn sai kỳ tính thuế, sai loại tờ khai, điền nhầm mã số thuế, quên ký tên hoặc chưa đính kèm phụ lục bắt buộc. Với kê khai điện tử, có trường hợp chưa hoàn tất bước “ký số – nộp tờ khai” nên trên hệ thống vẫn ghi nhận là chưa nộp, dù hộ tưởng mình đã làm xong. Để tránh, nên sử dụng checklist trước khi bấm gửi, kiểm tra lại toàn bộ thông tin, phụ lục và trạng thái tờ khai trên cổng thuế điện tử.

Kinh nghiệm lập kế hoạch doanh thu và chủ động kê khai theo quý

Thiết lập file theo dõi doanh thu và cập nhật thường xuyên

Để chủ động kê khai theo quý, việc đầu tiên hộ kinh doanh nên làm là thiết lập một file theo dõi doanh thu rõ ràng, dễ sử dụng. Thông dụng nhất là làm trên Excel hoặc Google Sheets với các cột cơ bản: ngày bán hàng, mã đơn/phiếu, nội dung hàng hóa – dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, phương thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản/sàn TMĐT…), ghi chú kênh bán hàng. Nếu hộ kinh doanh có xuất hóa đơn thì nên bổ sung cột số hóa đơn, ngày hóa đơn để tiện đối chiếu khi lập tờ khai. Mỗi ngày kết thúc ca bán, chủ hộ hoặc người phụ trách nên cập nhật toàn bộ giao dịch trong ngày vào file, hạn chế ghi chép dồn nhiều ngày dễ sót và sai. Với hộ có nhiều chi nhánh hoặc nhiều kênh bán, có thể thiết lập thêm sheet riêng cho từng kênh, cuối tháng/quý tổng hợp sang một bảng doanh thu chung. File theo dõi doanh thu càng chi tiết, càng đều đặn thì việc lập tờ khai quý càng nhẹ nhàng, đồng thời giúp hộ tự kiểm soát hoạt động kinh doanh tốt hơn.

Dự kiến doanh thu từng quý để chuẩn bị nghĩa vụ thuế

Ngoài việc ghi nhận doanh thu thực tế, hộ kinh doanh nên lập bảng dự kiến doanh thu cho từng quý dựa trên lịch sử bán hàng các kỳ trước và tình hình thị trường. Có thể bắt đầu bằng việc thống kê doanh thu bình quân tháng, nhận diện các tháng cao điểm – thấp điểm, từ đó ước lượng doanh thu cho Quý I, II, III, IV. Những yếu tố như mở rộng mặt bằng, thêm kênh bán online, thay đổi giá bán, chương trình khuyến mãi… cũng cần được đưa vào kịch bản dự kiến. Khi có con số doanh thu ước tính, hộ kinh doanh sẽ tính được sơ bộ số thuế phải nộp theo quý, chủ động chuẩn bị dòng tiền, tránh tình trạng đến hạn kê khai mới xoay sở. Việc lập kế hoạch doanh thu – thuế theo quý cũng giúp chủ hộ đánh giá mục tiêu kinh doanh, xem cần tăng doanh số bao nhiêu để đạt mức lợi nhuận mong muốn sau khi trừ thuế.

Rà soát doanh thu định kỳ để kịp thời điều chỉnh với cơ quan thuế

Định kỳ hàng tháng hoặc ít nhất trước khi hết quý, hộ kinh doanh nên rà soát lại toàn bộ doanh thu đã ghi nhận, đối chiếu với hóa đơn, sổ bán hàng, sao kê ngân hàng, dữ liệu từ sàn TMĐT/ứng dụng ship. Nếu phát hiện doanh thu thực tế chênh lệch lớn so với mức đã kê khai tạm tính hoặc mức khoán hiện tại, nên chuẩn bị hồ sơ, số liệu giải trình để trao đổi sớm với cơ quan thuế. Chủ động cập nhật biến động doanh thu, đề xuất điều chỉnh khi cần thiết sẽ giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro bị ấn định thuế cao, truy thu và xử phạt về sau.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán hỗ trợ kê khai doanh thu theo quý

Tư vấn cách ghi nhận doanh thu đúng quy định, tránh bị ấn định thuế

Khi sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, hộ kinh doanh sẽ được tư vấn cụ thể cách phân loại và ghi nhận doanh thu theo đúng quy định thuế: đâu là doanh thu tính thuế, đâu là khoản giảm trừ, hàng bán bị trả lại, khuyến mãi, chiết khấu… Kế toán dịch vụ cũng hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán để chứng minh nguồn gốc doanh thu khi cơ quan thuế kiểm tra. Nhờ nắm rõ quy định, doanh thu kê khai theo quý sẽ bám sát thực tế, hạn chế sai sót khiến cơ quan thuế nghi ngờ và ấn định doanh thu cao hơn. Đối với hộ kinh doanh có nhiều kênh bán hàng phức tạp (offline, online, sàn TMĐT), kế toán dịch vụ còn giúp thiết kế quy trình ghi nhận doanh thu thống nhất, giảm nguy cơ bỏ sót hoặc ghi trùng doanh thu.

Hỗ trợ lập tờ khai, nộp hồ sơ và giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu

Một lợi ích lớn khác là dịch vụ kế toán sẽ thay mặt hộ kinh doanh thực hiện trọn gói các thủ tục kê khai thuế theo quý: lập tờ khai trên hệ thống, kiểm tra tính hợp lý số liệu, gửi tờ khai điện tử đúng hạn và theo dõi thông báo từ cơ quan thuế. Khi phát sinh yêu cầu bổ sung hồ sơ, giải trình doanh thu hoặc xác minh số liệu, kế toán sẽ hỗ trợ chuẩn bị bảng tổng hợp doanh thu, đối chiếu với chứng từ, soạn thảo văn bản giải trình và trực tiếp làm việc với cơ quan thuế trong phạm vi ủy quyền. Nhờ đó, chủ hộ tránh được lúng túng khi phải tự xử lý thủ tục, đồng thời giảm đáng kể rủi ro sai sót về nghiệp vụ dẫn đến bị phạt chậm nộp, kê khai thiếu hoặc bị truy thu thuế.

Tiết kiệm thời gian cho chủ hộ, tập trung vào hoạt động kinh doanh

Việc tự theo dõi doanh thu, lập tờ khai, nộp thuế theo quý có thể chiếm khá nhiều thời gian, nhất là với những hộ bận rộn bán hàng, quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng. Khi thuê dịch vụ kế toán, chủ hộ chỉ cần cung cấp số liệu và chứng từ theo quy trình đã thống nhất, còn lại các nghiệp vụ kê khai, đối chiếu, làm việc với cơ quan thuế sẽ do kế toán phụ trách. Điều này giúp chủ hộ giải phóng thời gian khỏi giấy tờ sổ sách, tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng doanh thu và mở rộng hoạt động kinh doanh, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế đầy đủ và đúng hạn.

Kinh nghiệm lập kế hoạch doanh thu và chủ động kê khai theo quý

Thiết lập file theo dõi doanh thu và cập nhật thường xuyên

Để chủ động kê khai theo quý, việc đầu tiên hộ kinh doanh nên làm là thiết lập một file theo dõi doanh thu rõ ràng, dễ sử dụng. Thông dụng nhất là làm trên Excel hoặc Google Sheets với các cột cơ bản: ngày bán hàng, mã đơn/phiếu, nội dung hàng hóa – dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, phương thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản/sàn TMĐT…), ghi chú kênh bán hàng. Nếu hộ kinh doanh có xuất hóa đơn thì nên bổ sung cột số hóa đơn, ngày hóa đơn để tiện đối chiếu khi lập tờ khai. Mỗi ngày kết thúc ca bán, chủ hộ hoặc người phụ trách nên cập nhật toàn bộ giao dịch trong ngày vào file, hạn chế ghi chép dồn nhiều ngày dễ sót và sai. Với hộ có nhiều chi nhánh hoặc nhiều kênh bán, có thể thiết lập thêm sheet riêng cho từng kênh, cuối tháng/quý tổng hợp sang một bảng doanh thu chung. File theo dõi doanh thu càng chi tiết, càng đều đặn thì việc lập tờ khai quý càng nhẹ nhàng, đồng thời giúp hộ tự kiểm soát hoạt động kinh doanh tốt hơn.

Dự kiến doanh thu từng quý để chuẩn bị nghĩa vụ thuế

Ngoài việc ghi nhận doanh thu thực tế, hộ kinh doanh nên lập bảng dự kiến doanh thu cho từng quý dựa trên lịch sử bán hàng các kỳ trước và tình hình thị trường. Có thể bắt đầu bằng việc thống kê doanh thu bình quân tháng, nhận diện các tháng cao điểm – thấp điểm, từ đó ước lượng doanh thu cho Quý I, II, III, IV. Những yếu tố như mở rộng mặt bằng, thêm kênh bán online, thay đổi giá bán, chương trình khuyến mãi… cũng cần được đưa vào kịch bản dự kiến. Khi có con số doanh thu ước tính, hộ kinh doanh sẽ tính được sơ bộ số thuế phải nộp theo quý, chủ động chuẩn bị dòng tiền, tránh tình trạng đến hạn kê khai mới xoay sở. Việc lập kế hoạch doanh thu – thuế theo quý cũng giúp chủ hộ đánh giá mục tiêu kinh doanh, xem cần tăng doanh số bao nhiêu để đạt mức lợi nhuận mong muốn sau khi trừ thuế.

Rà soát doanh thu định kỳ để kịp thời điều chỉnh với cơ quan thuế

Định kỳ hàng tháng hoặc ít nhất trước khi hết quý, hộ kinh doanh nên rà soát lại toàn bộ doanh thu đã ghi nhận, đối chiếu với hóa đơn, sổ bán hàng, sao kê ngân hàng, dữ liệu từ sàn TMĐT/ứng dụng ship. Nếu phát hiện doanh thu thực tế chênh lệch lớn so với mức đã kê khai tạm tính hoặc mức khoán hiện tại, nên chuẩn bị hồ sơ, số liệu giải trình để trao đổi sớm với cơ quan thuế. Chủ động cập nhật biến động doanh thu, đề xuất điều chỉnh khi cần thiết sẽ giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro bị ấn định thuế cao, truy thu và xử phạt về sau.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán hỗ trợ kê khai doanh thu theo quý

Tư vấn cách ghi nhận doanh thu đúng quy định, tránh bị ấn định thuế

Khi sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, hộ kinh doanh sẽ được tư vấn cụ thể cách phân loại và ghi nhận doanh thu theo đúng quy định thuế: đâu là doanh thu tính thuế, đâu là khoản giảm trừ, hàng bán bị trả lại, khuyến mãi, chiết khấu… Kế toán dịch vụ cũng hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán để chứng minh nguồn gốc doanh thu khi cơ quan thuế kiểm tra. Nhờ nắm rõ quy định, doanh thu kê khai theo quý sẽ bám sát thực tế, hạn chế sai sót khiến cơ quan thuế nghi ngờ và ấn định doanh thu cao hơn. Đối với hộ kinh doanh có nhiều kênh bán hàng phức tạp (offline, online, sàn TMĐT), kế toán dịch vụ còn giúp thiết kế quy trình ghi nhận doanh thu thống nhất, giảm nguy cơ bỏ sót hoặc ghi trùng doanh thu.

Hỗ trợ lập tờ khai, nộp hồ sơ và giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu

Một lợi ích lớn khác là dịch vụ kế toán sẽ thay mặt hộ kinh doanh thực hiện trọn gói các thủ tục kê khai thuế theo quý: lập tờ khai trên hệ thống, kiểm tra tính hợp lý số liệu, gửi tờ khai điện tử đúng hạn và theo dõi thông báo từ cơ quan thuế. Khi phát sinh yêu cầu bổ sung hồ sơ, giải trình doanh thu hoặc xác minh số liệu, kế toán sẽ hỗ trợ chuẩn bị bảng tổng hợp doanh thu, đối chiếu với chứng từ, soạn thảo văn bản giải trình và trực tiếp làm việc với cơ quan thuế trong phạm vi ủy quyền. Nhờ đó, chủ hộ tránh được lúng túng khi phải tự xử lý thủ tục, đồng thời giảm đáng kể rủi ro sai sót về nghiệp vụ dẫn đến bị phạt chậm nộp, kê khai thiếu hoặc bị truy thu thuế.

Tiết kiệm thời gian cho chủ hộ, tập trung vào hoạt động kinh doanh

Việc tự theo dõi doanh thu, lập tờ khai, nộp thuế theo quý có thể chiếm khá nhiều thời gian, nhất là với những hộ bận rộn bán hàng, quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng. Khi thuê dịch vụ kế toán, chủ hộ chỉ cần cung cấp số liệu và chứng từ theo quy trình đã thống nhất, còn lại các nghiệp vụ kê khai, đối chiếu, làm việc với cơ quan thuế sẽ do kế toán phụ trách. Điều này giúp chủ hộ giải phóng thời gian khỏi giấy tờ sổ sách, tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng doanh thu và mở rộng hoạt động kinh doanh, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế đầy đủ và đúng hạn.

Câu hỏi thường gặp về Cách kê khai doanh thu theo quý cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh nhỏ có bắt buộc kê khai doanh thu theo quý không?

Không phải hộ kinh doanh nào cũng bắt buộc phải kê khai doanh thu theo quý. Thông thường:

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, doanh thu ổn định, mức doanh thu năm không quá ngưỡng quy định thì cơ quan thuế sẽ ấn định doanh thu và thuế khoán, hộ không phải lập tờ khai doanh thu từng quý, chỉ nộp theo thông báo.

Hộ kinh doanh có doanh thu lớn, biến động, hoặc thuộc diện phải kê khai thuế theo từng lần phát sinh / theo quý (ví dụ có sử dụng hóa đơn, có nhiều kênh bán…) thì cơ quan thuế sẽ yêu cầu kê khai doanh thu theo quý.

Khi đăng ký kinh doanh, bạn nên hỏi rõ cán bộ quản lý thuế để biết mình thuộc diện nào, tránh sót nghĩa vụ kê khai.

Doanh thu thực tế thấp hơn nhiều so với dự kiến thì xử lý thế nào?

Nếu khi đăng ký, bạn ước doanh thu khá cao nhưng thực tế kinh doanh chậm, doanh thu thấp hơn nhiều, bạn không nên im lặng chịu mức thuế cao. Thay vào đó:

Ghi chép lại doanh thu thực tế theo ngày/tháng, có sổ sách hoặc file Excel.

Chuẩn bị chứng cứ: hóa đơn đầu vào, hợp đồng, hình ảnh cửa hàng vắng khách, chi phí thực tế…

Làm đơn đề nghị điều chỉnh doanh thu và mức thuế gửi cơ quan thuế quản lý, kèm bảng doanh thu thực tế.

Chủ động làm việc, giải trình với cán bộ thuế.

Nếu hồ sơ hợp lý, cơ quan thuế thường xem xét giảm doanh thu khoán hoặc điều chỉnh số thuế phải nộp cho các kỳ sau.

Có thể tự kê khai doanh thu theo quý hay nên thuê dịch vụ kế toán?

Hộ kinh doanh hoàn toàn có thể tự kê khai doanh thu theo quý nếu: mô hình nhỏ, ít hóa đơn, ít kênh bán, chủ hộ có thời gian tìm hiểu quy định, biết sử dụng cổng thuế điện tử. Ưu điểm là tiết kiệm chi phí, chủ động nắm số liệu.

Tuy nhiên, nếu hộ có doanh thu lớn, nhiều kênh (online, offline, sàn TMĐT), phát sinh nhiều chi phí, hợp đồng, nhân sự… thì nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán hoặc cộng tác với kế toán chuyên nghiệp. Khi đó, bạn giảm rủi ro kê khai sai, chậm nộp, bị phạt hay truy thu, đồng thời có người hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Cách kê khai doanh thu theo quý cho hộ kinh doanh sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều khi bạn có quy trình rõ ràng và công cụ theo dõi doanh thu hàng tháng. Chỉ cần ghi chép doanh thu đầy đủ, lưu lại chứng từ bán hàng, đối chiếu cẩn thận trước khi lập tờ khai, bạn hoàn toàn có thể tự tin làm việc với cơ quan thuế. Việc tuân thủ đúng thời hạn kê khai theo quý không chỉ giúp tránh các khoản phạt chậm nộp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Nếu bạn không rành về biểu mẫu và quy định thuế, lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán hỗ trợ kê khai doanh thu theo quý cũng là một giải pháp tối ưu. Điều quan trọng là bạn chủ động trong việc quản lý doanh thu và nghĩa vụ thuế, để hộ kinh doanh phát triển ổn định và bền vững.