Đăng ký mã vạch cho sản phẩm thực phẩm chức năng sản xuất trong nước theo GS1 Việt Nam

Đăng ký mã vạch cho sản phẩm thực phẩm chức năng sản xuất trong nước là một trong những thủ tục pháp lý không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn sản phẩm của mình được bày bán tại siêu thị, cửa hàng tiện lợi, sàn thương mại điện tử hoặc xuất khẩu. Mã vạch đóng vai trò là “chứng minh thư” cho từng sản phẩm, giúp truy xuất nguồn gốc, quản lý tồn kho, định danh hàng hóa và tăng độ uy tín cho sản phẩm.

Thực phẩm chức năng là nhóm hàng có yêu cầu kiểm soát đặc biệt về nguồn gốc, chất lượng và công bố. Do đó, mã vạch cần được đăng ký đúng chuẩn hệ thống mã số mã vạch GS1 Việt Nam – được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quản lý. Việc tự đăng ký mã vạch nếu không nắm rõ quy trình hoặc sai thông tin sản phẩm sẽ bị từ chối, gây trì hoãn trong khâu đóng gói và phân phối.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký mã vạch cho sản phẩm thực phẩm chức năng sản xuất trong nước từ A đến Z, kèm mẫu hồ sơ, thời gian xử lý, chi phí và các lưu ý pháp lý mới nhất năm 2025. Gia Minh – đơn vị chuyên hỗ trợ pháp lý ngành thực phẩm – sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình đăng ký nhanh, chuẩn, đúng quy định.

Tổng quan về việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm thực phẩm chức năng 

Mã vạch là gì? Tác dụng với sản phẩm thực phẩm chức năng 

Mã vạch (Barcode) là một hệ thống mã hóa gồm các vạch đen trắng, dùng để lưu trữ và truy xuất thông tin sản phẩm. Trong ngành thực phẩm chức năng, mã vạch đóng vai trò quan trọng trong:

Quản lý tồn kho, bán hàng nhanh chóng tại siêu thị, nhà thuốc, sàn TMĐT.

Truy xuất nguồn gốc sản phẩm: nơi sản xuất, thành phần, ngày sản xuất – hạn dùng.

Tăng độ tin cậy và minh bạch thông tin với người tiêu dùng.

Là yêu cầu bắt buộc trong nhiều hệ thống phân phối trong nước và quốc tế.

Sản phẩm có mã vạch còn dễ dàng tham gia các chương trình truy xuất dữ liệu quốc gia hoặc quốc tế thông qua hệ thống GS1 toàn cầu.

Có bắt buộc đăng ký mã vạch không? 

Theo quy định hiện hành, việc đăng ký mã vạch không bắt buộc với tất cả sản phẩm, tuy nhiên đối với thực phẩm chức năng thì việc đăng ký là rất cần thiết và gần như bắt buộc trên thực tế khi:

Phân phối tại hệ thống siêu thị, nhà thuốc lớn.

Tham gia các sàn thương mại điện tử: Shopee Mall, Lazada, Tiki,…

Đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc khi làm hồ sơ công bố, kiểm nghiệm.

Phục vụ hoạt động xuất khẩu, logistics quốc tế.

Việc không có mã vạch có thể khiến doanh nghiệp khó đưa sản phẩm ra thị trường hoặc bị từ chối nhập hàng bởi các đơn vị phân phối. Vì vậy, nên thực hiện đăng ký mã vạch ngay từ giai đoạn hoàn thiện bao bì để đảm bảo tiến độ ra mắt sản phẩm.

Căn cứ pháp lý về đăng ký mã vạch tại Việt Nam 

Hệ thống mã số mã vạch GS1 Việt Nam 

GS1 Việt Nam là tổ chức được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ KH&CN) ủy quyền quản lý hệ thống mã số mã vạch tại Việt Nam. Khi đăng ký tại GS1, doanh nghiệp sẽ được cấp:

Mã doanh nghiệp: mã định danh cố định cho tổ chức đăng ký.

Dải mã sản phẩm: có thể tạo 10, 100 hoặc 1000 mã sản phẩm tùy gói.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm mã hóa mã vạch GS1, tạo mã EAN-13 hoặc QR Code.

Đây là hệ thống được công nhận toàn cầu, nên sau khi đăng ký, sản phẩm có thể dễ dàng lưu thông trong và ngoài nước mà không cần phải xin cấp lại mã tại quốc gia khác.

Quy định tại Nghị định 74/2018/NĐ-CP và Thông tư 10/2020/TT-BKHCN 

Việc đăng ký mã vạch được điều chỉnh bởi:

Nghị định 74/2018/NĐ-CP: Hướng dẫn thi hành Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật.

Thông tư 10/2020/TT-BKHCN: Quy định trình tự đăng ký, sử dụng, duy trì mã vạch.

Theo đó, doanh nghiệp:

Có thể đăng ký trực tuyến qua https://dvc.gov.vn hoặc nộp hồ sơ giấy tại Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia.

Phải đóng lệ phí đăng ký và phí duy trì hằng năm.

Nếu sử dụng mã vạch không đúng, làm giả mã, khai báo sai – sẽ bị xử phạt hành chính từ 15 – 50 triệu đồng theo mức độ vi phạm.

Để tránh rủi ro về pháp lý và dễ dàng đưa sản phẩm ra thị trường, doanh nghiệp nên đăng ký mã vạch từ sớm, đồng thời thực hiện đúng quy trình cấp mã được quy định.

Quy trình đăng ký mã vạch thực phẩm chức năng sản xuất trong nước 

Bước 1: Tạo tài khoản trên hệ thống mã số quốc gia 

Để đăng ký mã vạch cho sản phẩm thực phẩm chức năng, doanh nghiệp cần khởi tạo tài khoản trên hệ thống GS1 Việt Nam – thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Các bước thực hiện:

Truy cập website: https://www.gs1.org.vn

Chọn mục “Đăng ký mới” và điền đầy đủ thông tin pháp lý doanh nghiệp:

Tên công ty

Mã số thuế

Người đại diện pháp luật

Email và số điện thoại liên hệ

Tạo mật khẩu, xác thực email và đăng nhập để bắt đầu đăng ký hồ sơ

📌 Lưu ý: Thông tin khai báo phải trùng khớp với Giấy đăng ký kinh doanh để tránh sai sót khi cấp mã số doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký 

Hồ sơ đăng ký mã vạch cho thực phẩm chức năng gồm 3 nhóm chính:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản scan có ký tên, đóng dấu)

Danh mục sản phẩm cần cấp mã, bao gồm:

Tên sản phẩm, dạng bào chế (viên, bột, nước…)

Quy cách đóng gói (hộp, lọ, túi)

Số lượng sản phẩm dự kiến

Cam kết sử dụng mã vạch đúng mục đích (theo mẫu của GS1 ban hành)

Ngoài ra, doanh nghiệp cần kê khai:

Thông tin người phụ trách sử dụng mã số mã vạch

Dự kiến tổng số mã cần đăng ký (GTIN): 1 – 1000 mã tùy quy mô sản phẩm

💡 Mẹo: Hãy chuẩn hóa thông tin nhãn sản phẩm và công bố hợp quy trước khi đăng ký để tránh trùng lặp hoặc phải điều chỉnh sau này.

Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi tình trạng xét duyệt 

Sau khi hoàn thiện hồ sơ điện tử, doanh nghiệp:

Nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng GS1

Thanh toán phí duy trì mã vạch năm đầu theo hướng dẫn trên hệ thống

Nhận biên nhận hồ sơ và mã số doanh nghiệp (GCP – Global Company Prefix)

Thời gian xét duyệt: 3 – 5 ngày làm việc

Nếu hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ:

Được cấp tài khoản sử dụng phần mềm quản lý mã vạch

Đăng nhập để tạo từng mã sản phẩm (GTIN – Global Trade Item Number)

Tải file định dạng barcode, in trực tiếp hoặc tích hợp trên phần mềm in tem

📎 Trường hợp cần hỗ trợ xử lý hồ sơ nhanh, Gia Minh có thể hỗ trợ đăng ký mã số – tạo mã GTIN – gửi về file mã vạch sẵn sàng in chỉ trong 1 ngày làm việc.

Hồ sơ đăng ký mã vạch gồm những gì? 

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 

Là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ đăng ký mã số mã vạch. Phải đảm bảo:

Doanh nghiệp có ngành nghề liên quan đến sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm chức năng

Thông tin trùng khớp với tài khoản đã đăng ký trên GS1

Bản scan rõ ràng, có đầy đủ mã số thuế – người đại diện – địa chỉ

📌 Không sử dụng bản sao mờ, bản chụp thiếu thông tin hoặc chưa cập nhật nếu công ty có thay đổi.

Danh mục sản phẩm – mẫu biểu kèm theo 

Danh sách sản phẩm cần đăng ký mã bao gồm:

Tên sản phẩm đầy đủ (VD: Viên sủi bổ sung Vitamin C 1000mg)

Dạng sản phẩm: viên nén, bột, siro…

Quy cách đóng gói: hộp 10 vỉ x 10 viên; lọ 60 viên…

Dự kiến số lượng mã vạch cần đăng ký

Biểu mẫu danh mục sản phẩm được cung cấp theo định dạng Excel bởi GS1. Doanh nghiệp cần điền đúng và nộp kèm hồ sơ.

Cam kết sử dụng mã vạch đúng mục đích 

Mẫu cam kết theo chuẩn GS1, thường có nội dung:

Doanh nghiệp cam kết không sử dụng mã vạch để giả mạo, lừa đảo

Mã được sử dụng đúng cho sản phẩm sản xuất hoặc phân phối chính thức

Nếu có sai phạm sẽ chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật

📌 Bản cam kết cần in, ký tên, đóng dấu, scan gửi cùng hồ sơ.

Phân loại mã vạch và cách sử dụng trên sản phẩm 

Mã GTIN, mã doanh nghiệp, mã sản phẩm 

Khi đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam theo tiêu chuẩn GS1, doanh nghiệp sẽ được cấp các loại mã sau:

Mã doanh nghiệp (Company Prefix): Là dãy số định danh dành riêng cho doanh nghiệp, thường có độ dài từ 6 – 10 chữ số. Đây là phần đầu trong cấu trúc mã GTIN.

Mã sản phẩm (Item Reference): Do doanh nghiệp tự đặt, dùng để phân biệt từng sản phẩm. Phần này kết hợp với mã doanh nghiệp sẽ tạo ra một mã duy nhất cho mỗi mặt hàng.

Mã GTIN (Global Trade Item Number): Là mã vạch hoàn chỉnh gồm 13 số, theo định dạng EAN-13, dùng để gắn lên sản phẩm, có thể quét bằng máy quét tại siêu thị, nhà thuốc.

Việc hiểu rõ các thành phần mã giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa dễ dàng, tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính nhất quán trong lưu thông – phân phối sản phẩm thực phẩm chức năng.

Cách in mã vạch lên bao bì thực phẩm chức năng 

Khi đã được cấp mã GTIN, doanh nghiệp cần tiến hành in mã vạch đúng chuẩn lên bao bì. Một số lưu ý:

Vị trí đặt mã: thường ở mặt đáy hộp, mặt sau sản phẩm hoặc ngay dưới phần mô tả thông tin chính.

Kích thước chuẩn: theo khuyến nghị của GS1, chiều cao tối thiểu là 22mm, chiều rộng tùy theo số ký tự và độ phân giải in.

Độ tương phản: nền trắng – mã đen, tránh in mờ hoặc màu khiến máy quét không nhận diện được.

Chất liệu in: giấy, decal, màng nhựa đều được chấp nhận nếu không làm sai lệch thông tin mã vạch.

👉 Lưu ý: Không nên tự ý tạo mã vạch bằng phần mềm online nếu chưa được cấp mã GTIN chính thức, vì sẽ không tra cứu được trên hệ thống quốc tế GS1.

Thời gian xử lý và lệ phí đăng ký mã vạch 

Thời gian cấp mã trung bình 

Sau khi nộp đầy đủ hồ sơ và lệ phí, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký mã vạch tại GS1 Việt Nam thường là:

3 – 5 ngày làm việc nếu đăng ký trực tuyến hoặc hồ sơ đầy đủ.

Trong trường hợp bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ – thời gian có thể kéo dài thêm 2 – 3 ngày.

Hệ thống GS1 sẽ cấp tài khoản, mã doanh nghiệp và hướng dẫn tạo mã sản phẩm để sử dụng ngay sau khi xét duyệt xong.

👉 Doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ hồ sơ trước khi nộp để tránh kéo dài thời gian xử lý.

Lệ phí đăng ký và phí duy trì hằng năm 

Theo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, lệ phí đăng ký và phí duy trì sử dụng mã vạch được quy định như sau:

Lệ phí đăng ký ban đầu: 1.000.000 VNĐ/lần.

Phí cấp và duy trì mã vạch hằng năm: từ 500.000 – 1.500.000 VNĐ tùy số lượng mã (10, 100, 1000 sản phẩm).

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần gói dịch vụ cấp tốc hoặc tư vấn soạn hồ sơ mã vạch – các bên tư vấn như Gia Minh có hỗ trợ trọn gói nhanh chóng, hợp lệ, và có thể lấy mã trong vòng 1 – 2 ngày làm việc.

Xem thêm: Lập kế hoạch đầu tư nhà máy sản xuất thực phẩm chức năng

Những lỗi thường gặp khi đăng ký mã vạch 

Khai sai tên sản phẩm hoặc mô tả quá chung chung 

Một lỗi phổ biến khiến hồ sơ đăng ký mã vạch bị trả lại là khai tên sản phẩm không đúng quy chuẩn hoặc mô tả không rõ ràng.

Ví dụ:

Khai “Thực phẩm chức năng” thay vì “Viên sủi tăng đề kháng Vita-C 1000mg”

Thiếu thông tin về dạng bào chế, quy cách đóng gói

📌 Cách khắc phục:

Ghi tên đầy đủ, chi tiết, đúng tên thương mại trên nhãn

Thêm mô tả sản phẩm rõ ràng: dạng viên, bột, dung tích, khối lượng

Đảm bảo trùng khớp với nội dung công bố và nhãn sản phẩm thực tế

Sử dụng sai mã GTIN cho nhóm thực phẩm chức năng 

Một số doanh nghiệp tự tạo hoặc áp dụng sai mã GTIN khiến sản phẩm không được chấp nhận lưu hành, đặc biệt khi phân phối vào siêu thị, nhà thuốc hoặc xuất khẩu.

Những sai sót thường gặp:

Tự gán mã barcode không từ hệ thống GS1

Sử dụng chung một mã GTIN cho nhiều quy cách khác nhau

📌 Lưu ý:

Mỗi loại sản phẩm, mỗi quy cách đóng gói phải có một mã GTIN riêng

Mã chỉ được tạo sau khi doanh nghiệp được GS1 cấp mã tiền tố (GCP)

✅ Gia Minh hỗ trợ tạo mã GTIN đúng chuẩn, cung cấp file barcode định dạng .eps/.pdf để in ngay lên bao bì.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch tại Gia Minh 

Hạn chế rủi ro pháp lý và được tư vấn miễn phí 

Đăng ký mã vạch tưởng đơn giản nhưng nếu không nắm rõ quy định sẽ dễ bị:

Trả hồ sơ nhiều lần vì khai sai, thiếu thông tin

Trùng mã GTIN, sử dụng sai mã – bị cơ quan chức năng yêu cầu thu hồi

Mã không tra cứu được trên hệ thống quốc tế – ảnh hưởng xuất khẩu

📌 Gia Minh cung cấp dịch vụ:

Tư vấn miễn phí hồ sơ, thủ tục, biểu phí

Kiểm tra trước khi nộp – tránh sai sót không đáng có

Hướng dẫn doanh nghiệp quản lý mã vạch dài hạn

Đăng ký nhanh, đúng quy trình, giao mã tận tay 

Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp từ A–Z:

Tạo tài khoản, khai báo danh mục sản phẩm

Làm việc với GS1 – nộp hồ sơ điện tử đúng chuẩn

Tạo mã GTIN, cung cấp barcode sẵn sàng in bao bì

Hỗ trợ kiểm tra mã vạch trước khi đưa sản phẩm ra thị trường

✅ Thời gian xử lý nhanh: chỉ từ 1–3 ngày làm việc

✅ Cam kết: Không phát sinh – Không sai mã – Không bị trả hồ sơ

👉 Liên hệ Gia Minh – 0932.785.561 để được đăng ký mã vạch thực phẩm chức năng sản xuất trong nước nhanh chóng – đúng chuẩn – đúng luật.

Đăng ký mã vạch cho sản phẩm thực phẩm chức năng sản xuất trong nước là thủ tục bắt buộc, mang lại giá trị pháp lý và thương mại thiết yếu trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường. Sở hữu mã vạch hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chuỗi phân phối mà còn là yếu tố bắt buộc khi đăng ký sàn thương mại điện tử, phân phối vào siêu thị hoặc xuất khẩu.

Nếu doanh nghiệp chưa từng đăng ký mã vạch hoặc không có bộ phận pháp lý nội bộ, Gia Minh cung cấp dịch vụ đăng ký mã vạch thực phẩm chức năng trọn gói, đảm bảo đúng hồ sơ, quy trình nhanh, nhận mã chỉ sau 2–5 ngày làm việc. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá tốt nhất ngay hôm nay!