Hồ sơ kiểm nghiệm phân bón để đăng ký lưu hành theo quy định mới

Hồ sơ kiểm nghiệm phân bón để đăng ký lưu hành là nền tảng bắt buộc giúp các doanh nghiệp đủ điều kiện công bố và phân phối sản phẩm hợp pháp tại Việt Nam. Không giống với các loại hàng hóa thông thường, phân bón là mặt hàng thuộc danh mục kinh doanh có điều kiện. Do đó, trước khi đưa ra thị trường, sản phẩm bắt buộc phải được kiểm nghiệm tại các đơn vị được chỉ định và hoàn thiện bộ hồ sơ theo quy định pháp luật. Việc chuẩn bị đúng, đủ và đúng quy trình giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thẩm định, sớm được cấp giấy chứng nhận lưu hành. Trong bài viết này, Gia Minh sẽ giúp bạn hiểu rõ từng thành phần trong hồ sơ kiểm nghiệm phân bón, cách chuẩn bị mẫu thử, chi phí, thời gian và lưu ý pháp lý không thể bỏ qua.

Tại sao cần kiểm nghiệm trước khi đăng ký lưu hành phân bón?

Pháp lý bắt buộc theo Luật Trồng trọt và Thông tư 04/2020/TT-BNNPTNT

Việc kiểm nghiệm phân bón trước khi đăng ký lưu hành là quy định bắt buộc được nêu rõ trong Luật Trồng trọt năm 2018 và Thông tư 04/2020/TT-BNNPTNT. Cơ quan có thẩm quyền sẽ không tiếp nhận hồ sơ công bố sản phẩm nếu không có kết quả kiểm nghiệm đạt yêu cầu từ phòng thử nghiệm được Bộ Nông nghiệp & PTNT chỉ định.

Điều này nhằm đảm bảo sản phẩm phân bón đưa ra thị trường phải đúng tiêu chuẩn chất lượng và không gây hại cho cây trồng, đất đai, môi trường.

Kiểm nghiệm là căn cứ chứng minh chất lượng sản phẩm

Kiểm nghiệm giúp đánh giá các chỉ tiêu kỹ thuật như:

Hàm lượng dinh dưỡng (N, P, K, hữu cơ,…)

Độ ẩm, độ pH, độ hòa tan

Chỉ tiêu vi sinh (đối với phân vi sinh)

Các tạp chất có hại

Đây là tài liệu bắt buộc phải đính kèm trong hồ sơ công bố phân bón. Ngoài ra, kết quả kiểm nghiệm cũng là căn cứ để cơ quan thẩm quyền đánh giá mức độ an toàn, hiệu quả sử dụng sản phẩm.

Rút ngắn thời gian thẩm định và tăng khả năng được cấp phép

Hồ sơ công bố phân bón có kèm phiếu kiểm nghiệm đạt chuẩn, rõ ràng, đúng chỉ tiêu cần xét sẽ giúp cơ quan tiếp nhận rút ngắn thời gian xử lý, giảm khả năng phải bổ sung hồ sơ.

Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kiểm nghiệm chuyên nghiệp còn được tư vấn xây dựng chỉ tiêu phù hợp mục đích sử dụng, từ đó nâng cao tỷ lệ được cấp phép chỉ trong vòng 15–20 ngày làm việc.

Các loại phân bón cần kiểm nghiệm trước lưu hành

Phân bón hữu cơ, vi sinh, khoáng hữu cơ

Theo quy định, các loại phân bón hữu cơ như phân chuồng xử lý, phân rác compost, phân bón từ bã thải công nghiệp, phân vi sinh và phân khoáng hữu cơ đều phải kiểm nghiệm trước khi được lưu hành.

Các chỉ tiêu thường phải kiểm:

Hàm lượng hữu cơ tổng số

Chất lượng vi sinh vật có ích (Bacillus, Azotobacter,…)

Độ ẩm, tỷ lệ kim loại nặng

Phân bón vô cơ, NPK, phân đơn

Phân bón vô cơ bao gồm NPK hỗn hợp, phân đơn (ure, super lân, kali clorua…) cũng phải kiểm nghiệm kỹ lưỡng, đặc biệt là:

Hàm lượng nguyên tố dinh dưỡng chính (N, P2O5, K2O)

Độ tan, độ ẩm, tạp chất

Đối với NPK, cần chứng minh tỷ lệ ghi trên bao bì phù hợp với kết quả phân tích trong phòng thí nghiệm để tránh bị xử phạt hoặc bị rút giấy phép lưu hành sau này.

Trường hợp miễn kiểm nghiệm và công bố lại

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể được miễn kiểm nghiệm lại, chẳng hạn:

Cùng một loại phân bón nhưng chỉ thay đổi mẫu mã bao bì

Đã kiểm nghiệm trong vòng 12 tháng gần nhất, cùng phòng thử nghiệm và chỉ tiêu

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đính kèm hồ sơ giải trình và bản sao kết quả kiểm nghiệm trước đó, đồng thời đảm bảo sản phẩm không thay đổi về thành phần, công dụng.

Tham khảo: Thành lập công ty sản xuất phân bón tại Việt Nam – Hướng dẫn pháp lý và thực tiễn 2025

Quy trình kiểm nghiệm phân bón chuẩn quy định mới

Việc kiểm nghiệm phân bón là bước bắt buộc trước khi phân bón được công bố và lưu hành trên thị trường. Quy trình này giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn cho cây trồng và phù hợp với quy định tại Thông tư 09/2021/TT-BNNPTNT. Dưới đây là 4 bước kiểm nghiệm phân bón theo đúng trình tự mới nhất:

Bước 1 – Lựa chọn phòng kiểm nghiệm được chỉ định

Chỉ những phòng kiểm nghiệm được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chỉ định mới có giá trị pháp lý để kiểm nghiệm phân bón:

Các phòng thuộc Viện Thổ nhưỡng – Nông hóa, Viện Khoa học kỹ thuật nông nghiệp…

Phòng kiểm định tại các Trung tâm Kỹ thuật đo lường chất lượng 1, 2, 3.

Doanh nghiệp nên tra cứu danh sách tổ chức đủ điều kiện kiểm nghiệm phân bón trên Cổng thông tin Cục Bảo vệ thực vật để lựa chọn đúng đơn vị.

Bước 2 – Chuẩn bị mẫu phân bón đúng quy cách

Mẫu phân bón gửi đi kiểm nghiệm phải được:

Lấy mẫu đúng quy trình, có niêm phong – nhãn mẫu – mã số.

Số lượng mẫu thường là 500 – 1000g hoặc 3 – 5 gói (tùy dạng bột, hạt, lỏng).

Kèm phiếu đăng ký kiểm nghiệm ghi rõ thông tin doanh nghiệp, tên phân bón, loại phân, chỉ tiêu kiểm nghiệm yêu cầu.

❗ Sai mẫu hoặc sai cách niêm phong sẽ bị từ chối kiểm nghiệm, ảnh hưởng đến thời gian công bố.

Bước 3 – Chỉ tiêu kiểm nghiệm theo từng loại phân bón

Mỗi loại phân bón sẽ có chỉ tiêu kiểm nghiệm riêng được quy định tại QCVN và tiêu chuẩn cơ sở (TCCS). Ví dụ:

Phân bón hữu cơ: độ ẩm, pH, hàm lượng hữu cơ, vi sinh vật có lợi.

Phân bón vô cơ – NPK: tỷ lệ đạm – lân – kali, độ tan, độ ẩm.

Phân vi sinh: mật độ vi sinh vật, độc tố, độ an toàn sinh học…

Doanh nghiệp cần xác định rõ chỉ tiêu công bố để kiểm tra đúng, tránh kiểm nghiệm thiếu hoặc thừa gây lãng phí.

Bước 4 – Nhận phiếu kết quả kiểm nghiệm hợp lệ

Sau khi kiểm nghiệm xong, doanh nghiệp nhận được:

Phiếu kết quả kiểm nghiệm (bản gốc, có đóng dấu đỏ).

Tài liệu có đầy đủ các thông tin: mẫu thử, đơn vị kiểm nghiệm, chỉ tiêu – kết quả, kết luận đạt/không đạt.

⏱ Thời gian kiểm nghiệm dao động 7 – 15 ngày làm việc tùy chỉ tiêu và đơn vị thực hiện.

👉 Gia Minh có liên kết với nhiều phòng kiểm nghiệm được chỉ định, hỗ trợ lấy mẫu – gửi mẫu – xử lý kết quả nhanh chóng, chính xác cho doanh nghiệp sản xuất và nhập khẩu phân bón.

Thành phần hồ sơ kiểm nghiệm phân bón để đăng ký lưu hành

Sau khi có kết quả kiểm nghiệm đạt chuẩn, doanh nghiệp cần tổng hợp các thành phần hồ sơ để nộp lên Cục Bảo vệ thực vật hoặc Sở NN&PTNT để xin giấy đăng ký lưu hành phân bón. Dưới đây là thành phần hồ sơ theo đúng Thông tư 09/2021/TT-BNNPTNT:

Mẫu đơn đề nghị lưu hành theo biểu mẫu

Đơn đăng ký lưu hành phân bón theo mẫu Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 09/2021/TT-BNNPTNT.

Ghi rõ tên phân bón, dạng sản phẩm, nhóm phân bón (hữu cơ, vi sinh, vô cơ…), mục đích sử dụng.

Mẫu đơn này phải do người đại diện pháp luật ký tên và đóng dấu.

Phiếu kết quả kiểm nghiệm đầy đủ thông tin

Phiếu kết quả kiểm nghiệm còn hiệu lực, không quá 6 tháng kể từ ngày cấp.

Ghi đầy đủ chỉ tiêu kiểm nghiệm và kết luận đạt yêu cầu.

Nếu kiểm nghiệm tại nước ngoài (đối với phân bón nhập khẩu), cần bản dịch công chứng sang tiếng Việt.

👉 Đây là tài liệu quan trọng nhất để cơ quan cấp phép đánh giá chất lượng thực tế của sản phẩm.

Tài liệu kỹ thuật: quy trình sản xuất, chất lượng, bao bì

Doanh nghiệp cần nộp kèm:

Quy trình sản xuất: mô tả chi tiết từng công đoạn phối trộn, xử lý, đóng gói…

Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS): áp dụng cho từng loại phân bón.

Mẫu nhãn sản phẩm, kèm bản thiết kế bao bì ghi rõ thành phần, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo…

Các tài liệu này phải thống nhất với thông tin ghi trên đơn đăng ký và phiếu kiểm nghiệm.

Các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp sản xuất

Bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Giấy phép đủ điều kiện sản xuất phân bón (đối với phân bón nội địa).

Với sản phẩm nhập khẩu: hợp đồng, hóa đơn, CO/CQ, giấy phép nhập khẩu thử nghiệm nếu có.

📌 Lưu ý: Mọi giấy tờ phải có bản gốc đối chiếu hoặc bản sao y công chứng, có hiệu lực pháp lý.

Thời gian – chi phí kiểm nghiệm phân bón

Thời gian kiểm nghiệm thường từ 7–10 ngày

Thời gian kiểm nghiệm phân bón thông thường từ 7 đến 10 ngày làm việc, tính từ ngày phòng thử nghiệm nhận đủ mẫu vật đạt yêu cầu và hồ sơ kiểm nghiệm hợp lệ.

Một số phòng kiểm nghiệm được Bộ NN&PTNT chỉ định có thể cung cấp dịch vụ kiểm nghiệm nhanh trong vòng 3–5 ngày tùy loại phân bón, với phụ phí dịch vụ lấy gấp.

Riêng các phân bón có yêu cầu phân tích vi sinh hoặc nhiều chỉ tiêu kỹ thuật (hữu cơ – vi sinh – khoáng tổng hợp) có thể kéo dài đến 12–15 ngày.

Chi phí kiểm nghiệm từng loại chỉ tiêu: hữu cơ, vi sinh, NPK

Chi phí kiểm nghiệm phân bón phụ thuộc vào:

Loại phân bón (hữu cơ, vô cơ, vi sinh, NPK)

Số lượng chỉ tiêu phân tích (dinh dưỡng, tạp chất, kim loại nặng, độ ẩm, vi sinh vật,…)

Phòng thử nghiệm (giá khác nhau giữa các phòng, dao động từ 1,5 triệu – 4 triệu)

Ví dụ:

Phân hữu cơ: 2 – 4 triệu (10–15 chỉ tiêu)

Phân vi sinh: 3 – 5 triệu (bao gồm định lượng chủng vi sinh)

NPK tổng hợp: 1,8 – 3 triệu (tùy theo tỷ lệ dinh dưỡng cam kết)

Chi phí kiểm nghiệm nhanh – dịch vụ lấy mẫu tại nơi sản xuất

Nếu doanh nghiệp cần lấy mẫu tại chỗ hoặc cần kiểm nghiệm lấy gấp, các đơn vị kiểm nghiệm thường tính phí dịch vụ di chuyển và xử lý nhanh, dao động:

Từ 500.000 – 1.500.000 VNĐ/lần lấy mẫu tại nơi sản xuất

Phụ phí kiểm nghiệm nhanh từ 15 – 30% chi phí kiểm thường

Dịch vụ trọn gói kiểm nghiệm nhanh tại Gia Minh có thể rút ngắn còn 3 ngày làm việc, rất phù hợp khi doanh nghiệp cần đăng ký lưu hành hoặc đấu thầu phân bón gấp.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ kiểm nghiệm phân bón

Mã CAS, thành phần đúng – đầy đủ – không thiếu

Hồ sơ kiểm nghiệm cần nêu rõ thành phần đầy đủ, chính xác của phân bón, bao gồm:

Tên nguyên liệu, tỷ lệ phần trăm

Mã CAS (Chemical Abstracts Service) của các hoạt chất chính

Nguồn gốc nguyên liệu (nội địa hay nhập khẩu)

Việc thiếu thông tin mã CAS hoặc kê khai không đúng với thực tế mẫu thử là lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian kiểm nghiệm.

Không được sử dụng hóa chất ngoài danh mục

Theo quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BNNPTNT, các hóa chất, nguyên liệu sản xuất phân bón phải nằm trong Danh mục được phép sử dụng.

Nếu doanh nghiệp đưa vào nguyên liệu ngoài danh mục, kết quả kiểm nghiệm sẽ không được chấp nhận, thậm chí có nguy cơ bị xử phạt nếu phát hiện lưu hành sản phẩm trái phép.

Vì vậy, cần kiểm tra kỹ thành phần trước khi đưa mẫu đi kiểm nghiệm và tư vấn lại từ chuyên gia nếu dùng nguyên liệu mới.

Hồ sơ phải thống nhất với công bố và nhãn sản phẩm

Một sai sót thường gặp là mẫu gửi đi kiểm nghiệm có chỉ tiêu, tên sản phẩm hoặc thành phần khác với nội dung hồ sơ công bố hoặc nhãn sản phẩm.

Điều này khiến cơ quan chức năng từ chối hồ sơ lưu hành và yêu cầu kiểm nghiệm lại từ đầu.

Doanh nghiệp cần đảm bảo:

Tên sản phẩm, thành phần, công dụng, định lượng trên mẫu trùng khớp với nhãn dự kiến in

Mẫu thử được niêm phong, dán nhãn đúng quy cách

Việc thống nhất này sẽ giúp rút ngắn thời gian thẩm định và tránh phát sinh chi phí kiểm nghiệm lại.

Dịch vụ kiểm nghiệm và hỗ trợ hồ sơ tại Gia Minh

Việc kiểm nghiệm phân bón và chuẩn bị hồ sơ lưu hành đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về pháp lý và kỹ thuật. Gia Minh cung cấp dịch vụ kiểm nghiệm và hỗ trợ hồ sơ lưu hành phân bón trọn gói, đảm bảo đúng quy định và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Tư vấn chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp với sản phẩm

Không phải sản phẩm phân bón nào cũng kiểm nghiệm giống nhau. Mỗi loại sẽ có bộ chỉ tiêu riêng được quy định tại QCVN hoặc tiêu chuẩn cơ sở. Gia Minh:

Phân tích thành phần sản phẩm để xác định nhóm phân bón (hữu cơ, vi sinh, vô cơ…).

Tư vấn chỉ tiêu kiểm nghiệm bắt buộc cho từng loại phân bón.

Soạn biểu mẫu đăng ký kiểm nghiệm theo đúng yêu cầu của đơn vị xét nghiệm.

Việc lựa chọn đúng chỉ tiêu từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tránh kiểm nghiệm thừa hoặc sai dẫn đến làm lại.

Lấy mẫu – nộp mẫu – theo dõi kết quả tận nơi

Gia Minh cung cấp dịch vụ lấy mẫu và gửi mẫu kiểm nghiệm tận nơi, với quy trình như sau:

Cử kỹ thuật viên lấy mẫu trực tiếp tại xưởng (hoặc nhận mẫu qua chuyển phát).

Hướng dẫn chuẩn bị nhãn, mã mẫu, phiếu gửi mẫu đúng quy cách.

Đại diện khách hàng nộp mẫu tại phòng kiểm nghiệm được chỉ định, theo dõi tiến độ và xử lý phát sinh nếu có.

Nhận và chuyển kết quả kiểm nghiệm bản gốc đến doanh nghiệp.

⏱ Thời gian thực hiện nhanh từ 5 – 10 ngày làm việc, rút ngắn so với tự làm 20 – 30%.

Hoàn thiện hồ sơ lưu hành đúng chuẩn – đúng thời gian

Sau khi có kết quả kiểm nghiệm đạt, Gia Minh tiếp tục:

Soạn thảo hồ sơ đăng ký lưu hành phân bón đúng mẫu quy định.

Kiểm tra kỹ tính đồng bộ giữa phiếu kiểm nghiệm – tiêu chuẩn kỹ thuật – bao bì – nhãn mác.

Nộp và theo dõi hồ sơ tại Cục Bảo vệ thực vật hoặc Sở NN&PTNT.

Xử lý phản hồi, bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu.

🎯 Cam kết: Hoàn thiện hồ sơ trong vòng 5 – 7 ngày, chỉ thu phí khi ra kết quả hoặc được cấp giấy.

Câu hỏi thường gặp về kiểm nghiệm phân bón để lưu hành

Quá trình kiểm nghiệm phân bón để xin lưu hành có nhiều điểm đặc thù, dưới đây là những câu hỏi phổ biến mà Gia Minh thường tiếp nhận:

Có thể nộp phiếu kiểm nghiệm của nước ngoài không?

Có thể, nhưng cần đáp ứng điều kiện:

Phòng kiểm nghiệm ở nước ngoài phải được cơ quan có thẩm quyền Việt Nam chỉ định hoặc công nhận.

Phiếu kết quả cần có bản dịch tiếng Việt công chứng, kèm tài liệu chứng minh giá trị pháp lý.

❗ Trong thực tế, hầu hết doanh nghiệp vẫn cần kiểm nghiệm lại tại Việt Nam để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận nhanh hơn.

Một mẫu phân có thể sử dụng cho nhiều sản phẩm không?

Không nên. Mỗi tên sản phẩm phân bón riêng biệt đều cần mẫu kiểm nghiệm và hồ sơ lưu hành riêng.

Dù sản phẩm có công thức tương tự nhau, nếu nhãn khác – tên khác – mục đích sử dụng khác, vẫn phải tách kiểm nghiệm.

Việc dùng một mẫu cho nhiều sản phẩm có thể bị từ chối và yêu cầu kiểm nghiệm lại từng loại.

Nếu kiểm nghiệm sai chỉ tiêu có thể sửa lại không?

Không. Phiếu kiểm nghiệm không thể sửa chữa hay điều chỉnh.

Nếu sai hoặc thiếu chỉ tiêu quan trọng, doanh nghiệp phải kiểm nghiệm lại từ đầu với mẫu mới.

Vì vậy, nên xác định rõ chỉ tiêu ngay từ đầu, tránh mất thời gian – chi phí.

👉 Gia Minh có kinh nghiệm xử lý các hồ sơ bị trả về, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm nghiệm lại – hiệu chỉnh hồ sơ kỹ thuật – tái nộp hồ sơ đạt ngay vòng đầu.

Hồ sơ kiểm nghiệm phân bón để đăng ký lưu hành là chìa khóa để sản phẩm của bạn được lưu thông hợp pháp trên thị trường Việt Nam. Từ việc lựa chọn đơn vị kiểm nghiệm đúng thẩm quyền đến soạn tài liệu kỹ thuật đầy đủ và thống nhất, tất cả đều cần được thực hiện chính xác, kịp thời. Nếu bạn chưa quen quy trình hoặc cần hỗ trợ trọn gói, hãy để Gia Minh đồng hành. Với đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm, chúng tôi cam kết hỗ trợ từ khâu kiểm nghiệm đến hoàn tất hồ sơ lưu hành đúng chuẩn, nhanh chóng và hiệu quả.