Thủ tục thay đổi địa giới hành chính Hà Nội theo quy định 2025

Thủ tục thay đổi địa giới hành chính Hà Nội theo quy định 2025 là một trong những vấn đề quan trọng mà các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý. Theo Nghị quyết số 202/2025/QH15, từ ngày 1/7/2025, Hà Nội thực hiện sắp xếp và điều chỉnh địa giới hành chính, ảnh hưởng đến các đơn vị hành chính cấp xã, phường. Việc này yêu cầu các tổ chức, doanh nghiệp cập nhật thông tin địa chỉ mới trên các giấy tờ pháp lý để đảm bảo hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi địa giới hành chính Hà Nội theo quy định 2025, bao gồm các bước chuẩn bị hồ sơ, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng.

Cơ sở pháp lý về việc thay đổi địa giới hành chính Hà Nội 

Việc thay đổi địa giới hành chính tại Hà Nội thời gian gần đây diễn ra mạnh mẽ nhằm phục vụ công tác quản lý, quy hoạch đô thị và phát triển kinh tế – xã hội. Quy trình điều chỉnh này được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý quan trọng ở cấp quốc gia và địa phương.

Nghị quyết số 202/2025/QH15 và các nghị quyết liên quan

Nghị quyết số 202/2025/QH15 do Quốc hội khóa XV ban hành là căn cứ pháp lý trực tiếp, quy định việc:

Sáp nhập, chia tách một số đơn vị hành chính cấp xã, phường tại Hà Nội;

Điều chỉnh địa giới hành chính nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và phục vụ quy hoạch phát triển bền vững.

Trước đó, cũng đã có nhiều nghị quyết quan trọng như:

Nghị quyết 595/NQ-UBTVQH15 năm 2023: phê chuẩn việc thành lập TP.Thủ Đức tại TP.HCM, là tiền lệ pháp lý để Hà Nội thực hiện sáp nhập hoặc thành lập các đơn vị hành chính mới;

Các nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội (UBTVQH) về điều chỉnh địa giới cấp xã tại các huyện: Đông Anh, Gia Lâm, Thanh Trì… nhằm phục vụ chuyển đổi lên quận giai đoạn 2023–2030.

Luật Tổ chức chính quyền địa phương

Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (được sửa đổi, bổ sung năm 2019) quy định nguyên tắc, trình tự, thẩm quyền trong việc điều chỉnh địa giới hành chính:

Việc chia, sáp nhập, điều chỉnh địa giới phải bảo đảm yếu tố lịch sử, văn hóa, địa lý, điều kiện phát triển và nguyện vọng của nhân dân;

Quy trình bao gồm: Đề án điều chỉnh → Lấy ý kiến cử tri → UBND, HĐND các cấp thông qua → Trình Chính phủ → Trình UBTVQH hoặc Quốc hội phê chuẩn;

Đơn vị hành chính mới phải đáp ứng tiêu chuẩn về diện tích, dân số, cơ sở hạ tầng và ngân sách theo quy định.

Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

Dù không trực tiếp điều chỉnh địa giới hành chính, Nghị định 01/2021/NĐ-CP có vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở khi địa giới hành chính bị thay đổi.

Nếu doanh nghiệp đang đặt trụ sở tại xã/phường bị sáp nhập, chia tách, đổi tên, thì phải cập nhật lại địa chỉ đăng ký kinh doanh;

Quy định rõ về biểu mẫu, thời gian xử lý và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc cập nhật kịp thời thông tin sau điều chỉnh địa giới.

Các trường hợp thay đổi địa giới hành chính tại Hà Nội 

Hà Nội đang trong giai đoạn điều chỉnh mạnh mẽ hệ thống hành chính cấp xã, huyện để phù hợp với tốc độ đô thị hóa. Dưới đây là các trường hợp phổ biến về thay đổi địa giới hành chính đang và sẽ diễn ra.

Sáp nhập, chia tách đơn vị hành chính cấp xã, phường

Đây là hình thức phổ biến nhằm tinh gọn bộ máy hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Một số ví dụ:

Sáp nhập phường Nghĩa Đô và Nghĩa Tân (quận Cầu Giấy) thành 1 phường mới để giảm đầu mối hành chính;

Chia phường Đại Kim (quận Hoàng Mai) do dân số quá đông vượt quy chuẩn cho phép.

Việc sáp nhập hoặc chia tách cần bảo đảm điều kiện:

Dân số trung bình từ 15.000 người trở lên đối với phường;

Diện tích phù hợp với quy hoạch phát triển và hạ tầng.

Điều chỉnh ranh giới giữa các đơn vị hành chính

Một số khu vực tại Hà Nội có hiện trạng cư dân sinh sống chồng lấn địa giới hành chính, gây khó khăn trong cấp sổ đỏ, đăng ký hộ khẩu, đầu tư hạ tầng.

TP Hà Nội thực hiện điều chỉnh ranh giới để:

Đồng bộ với quy hoạch sử dụng đất;

Thống nhất quản lý dân cư, thuế, dịch vụ công;

Tránh trùng lặp hoặc bỏ sót trách nhiệm hành chính giữa các phường/xã giáp ranh.

Ví dụ: Điều chỉnh ranh giới giữa xã Vân Canh (Hoài Đức) và phường Xuân Phương (Nam Từ Liêm).

Thành lập đơn vị hành chính mới

Thành lập mới xã, phường hoặc thậm chí quận mới từ huyện là hướng đi chiến lược của TP Hà Nội từ nay đến 2030. Tiêu biểu:

Đề án chuyển huyện Đông Anh, Thanh Trì, Gia Lâm lên quận đang được xúc tiến;

Có thể kéo theo việc thành lập mới các phường từ các xã nông thôn hiện hữu.

Mỗi trường hợp đều cần lập Đề án chi tiết, đánh giá tác động, lấy ý kiến người dân và trình Chính phủ – Quốc hội phê duyệt theo quy định.

Thủ tục thay đổi địa giới hành chính Hà Nội

Khi địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính có quyết định thay đổi địa giới hành chính (chia tách, sáp nhập, đổi tên phường/xã), thì doanh nghiệp bắt buộc cập nhật lại địa chỉ trụ sở cho phù hợp với thông tin mới được Nhà nước ban hành.

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ

Dù không thay đổi địa điểm thực tế, nhưng việc điều chỉnh tên hành chính (phường, xã, quận…) cũng cần làm thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu II-1 – Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

Ghi rõ phần địa chỉ mới theo đúng tên địa bàn đã được điều chỉnh (ví dụ: “Phường Tân Thạnh Đông → Phường Đông Phước”).

Quyết định và Biên bản họp (nếu là công ty TNHH 2 TV trở lên hoặc cổ phần)

Ghi nhận việc cập nhật lại thông tin địa chỉ theo quy định của Nhà nước.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại

Giấy ủy quyền (nếu người đại diện không trực tiếp thực hiện thủ tục)

Lưu ý: Không cần nộp lại hợp đồng thuê trụ sở nếu địa điểm không thay đổi thực tế.

Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo 2 hình thức:

Nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại dangkykinhdoanh.gov.vn

Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi công ty đặt trụ sở chính

Thời gian xử lý từ 03 – 05 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới.

Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử, con dấu, tài khoản ngân hàng

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cập nhật đồng bộ:

Hóa đơn điện tử: sửa thông tin địa chỉ trên hệ thống phần mềm và báo với cơ quan thuế qua mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT nếu cần

Con dấu: nếu con dấu cũ có khắc địa chỉ chi tiết, nên khắc lại để thống nhất

Tài khoản ngân hàng: làm phụ lục cập nhật thông tin tại ngân hàng (có thể cần bản sao Giấy phép mới)

Bảo hiểm xã hội: gửi công văn điều chỉnh địa chỉ với cơ quan BHXH

Website, hợp đồng, văn bản pháp lý khác: cần điều chỉnh để phù hợp với thông tin mới

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa giới hành chính 

Doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình pháp lý khi địa bàn đặt trụ sở bị thay đổi để chủ động cập nhật thông tin kịp thời, tránh bị xử phạt hoặc ảnh hưởng đến hoạt động pháp lý.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Xác định rõ địa chỉ mới theo nghị quyết điều chỉnh địa giới được công bố tại địa phương, từ đó chuẩn bị hồ sơ cập nhật:

Mẫu thông báo II-1

Quyết định, biên bản họp (nếu có)

Giấy phép hiện tại

Giấy ủy quyền (nếu cần)

Doanh nghiệp nên đối chiếu kỹ văn bản hành chính để ghi đúng chính tả và mã địa bàn hành chính mới (xã, phường, quận…).

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Nếu nộp online: cần chữ ký số và tài khoản đăng ký doanh nghiệp điện tử

Nếu nộp trực tiếp: mang theo bản cứng hồ sơ và bản sao giấy tờ cá nhân

Sở KH&ĐT sẽ kiểm tra địa chỉ mới, đảm bảo đúng quy hoạch, không vi phạm điều kiện pháp lý như đặt trụ sở ở chung cư không thương mại, khu cấm…

Bước 3 – Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Trong vòng 3 – 5 ngày làm việc:

Sở KH&ĐT cấp Giấy chứng nhận mới với địa chỉ được cập nhật

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin: mã số thuế, mã địa bàn, phường/xã mới

Nếu bị trả hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo lý do để chỉnh sửa

Bước 4 – Cập nhật thông tin trên các giấy tờ liên quan

Sau khi được cấp giấy phép mới, doanh nghiệp phải điều chỉnh thông tin tại:

Thuế: mẫu 08-MST gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp

Bảo hiểm xã hội: công văn điều chỉnh dữ liệu của doanh nghiệp

Ngân hàng: mẫu thay đổi thông tin tài khoản công ty

Website công ty, bảng hiệu, con dấu, hợp đồng thương mại… để đồng bộ pháp lý

Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi địa giới hành chính 

Khi có quyết định điều chỉnh địa giới hành chính (VD: sáp nhập xã, thay đổi tên phường/quận…), các doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần cập nhật thông tin trụ sở trong giấy phép đăng ký doanh nghiệp để tránh sai lệch về pháp lý, thuế, giao dịch. Dưới đây là các lưu ý quan trọng:

Thời hạn thực hiện thủ tục

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Công văn hướng dẫn của Bộ KH&ĐT, doanh nghiệp phải:

Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày quyết định hành chính có hiệu lực.

Nếu không cập nhật, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 3 – 5 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Việc thay đổi này không thay đổi thực tế địa điểm, nhưng tên địa giới hành chính được cập nhật để thống nhất với bản đồ quốc gia và thông tin quản lý nhà nước.

Cập nhật thông tin trên hóa đơn, con dấu, tài khoản ngân hàng

Khi cập nhật địa chỉ theo địa giới hành chính mới, doanh nghiệp cần:

Sửa đổi thông tin trên hóa đơn điện tử tại phần mềm của cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp.

Nếu con dấu doanh nghiệp có chứa địa chỉ, cần làm lại con dấu và thông báo mẫu dấu mới với Sở KH&ĐT.

Thông báo với ngân hàng nơi mở tài khoản để điều chỉnh địa chỉ trong hồ sơ doanh nghiệp.

Cập nhật đồng bộ giúp đảm bảo tính pháp lý trong thanh toán, xuất hóa đơn, chuyển khoản và kiểm toán.

Thông báo cho khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ

Mặc dù không chuyển địa điểm vật lý, việc thay đổi tên phường, xã, quận theo địa giới mới vẫn cần được thông báo rộng rãi:

Gửi thông báo chính thức bằng văn bản/email đến khách hàng, nhà cung cấp, đối tác.

Cập nhật địa chỉ mới trên website, bao bì, hóa đơn, hợp đồng, con dấu…

Ghi rõ lý do: “Thay đổi do địa giới hành chính theo Nghị quyết số… của Ủy ban Thường vụ Quốc hội”.

Việc này tránh gây nhầm lẫn hoặc tranh chấp khi đối tác kiểm tra giấy tờ cũ – mới không trùng khớp.

Mẫu hồ sơ và biểu mẫu liên quan 

Dưới đây là các loại biểu mẫu quan trọng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị để cập nhật thông tin trụ sở trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính mà không thay đổi địa điểm thực tế:

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính

Mẫu sử dụng: Phụ lục II-1 – Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Mục thay đổi: Địa chỉ trụ sở chính.

Cần ghi rõ:

Địa chỉ cũ theo tên hành chính cũ.

Địa chỉ mới theo đơn vị hành chính đã thay đổi (ví dụ: phường X sáp nhập vào phường Y, huyện A đổi tên thành thành phố B…).

Ghi chú “Thay đổi do quyết định hành chính số…”.

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi công ty đặt trụ sở hoặc qua mạng tại dangkykinhdoanh.gov.vn.

Mẫu quyết định và biên bản họp của công ty

Tùy vào loại hình doanh nghiệp:

Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu về việc cập nhật địa chỉ.

Công ty TNHH 2 TV trở lên / Cổ phần:

Biên bản họp HĐTV hoặc HĐQT thống nhất thay đổi địa chỉ trụ sở.

Quyết định của HĐTV/HĐQT nêu rõ lý do thay đổi là theo quy định của Nhà nước về địa giới.

Các văn bản nên ghi kèm thông tin quyết định hành chính dẫn đến sự thay đổi địa giới để tăng tính pháp lý.

Mẫu hợp đồng thuê địa điểm mới

Trong trường hợp công ty thuê trụ sở, hợp đồng thuê nhà có thể cần bổ sung phụ lục:

Điều chỉnh địa chỉ theo tên hành chính mới.

Ghi rõ nội dung: “Không thay đổi thực tế vị trí địa điểm thuê, chỉ cập nhật địa chỉ theo Nghị quyết điều chỉnh địa giới hành chính”.

Bên cho thuê nên đồng ý ký xác nhận để hồ sơ hợp lệ khi đối chiếu với thông tin tại cơ quan đăng ký.

Câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa giới hành chính tại Hà Nội 

Việc điều chỉnh địa giới hành chính – như chia tách, sáp nhập phường/xã, quận/huyện – là quá trình có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin đăng ký của doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp có trụ sở trong khu vực bị thay đổi tại Hà Nội.

Có cần thay đổi con dấu khi thay đổi địa chỉ không?

Chỉ cần nếu con dấu ghi rõ địa chỉ cũ.

Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu có ghi địa chỉ phường/xã/quận bị thay đổi thì nên khắc lại dấu mới.

Nếu dấu không chứa địa chỉ, hoặc sử dụng dấu số/chữ ký số, thì không bắt buộc thay đổi.

👉 Tuy nhiên, để đồng bộ thông tin trên hợp đồng, hồ sơ pháp lý, nhiều doanh nghiệp vẫn chủ động cập nhật con dấu mới.

Thời gian xử lý hồ sơ là bao lâu?

Việc cập nhật thông tin do thay đổi địa giới hành chính được xử lý như thay đổi địa chỉ trụ sở. Tại Hà Nội, thời gian thường là:

3 ngày làm việc nếu thay đổi trong cùng quận/huyện;

5–7 ngày nếu thay đổi dẫn đến chuyển cơ quan thuế quản lý.

👉 Do tính chất hành chính đặc thù, một số trường hợp cần đợi Sở KH&ĐT cập nhật danh mục địa giới mới trước khi nộp hồ sơ.

Có cần thông báo cho cơ quan thuế không?

Có. Việc thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi thông tin địa chỉ pháp lý nên doanh nghiệp cần:

Thông báo cập nhật địa chỉ với cơ quan thuế đang quản lý (qua công văn hoặc biểu mẫu 08-MST);

Đồng thời cập nhật trên hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, bảo hiểm xã hội, ngân hàng và các cơ quan liên quan.

👉 Không cập nhật kịp thời có thể dẫn đến lỗi kê khai, hóa đơn bị từ chối, hoặc bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Thủ tục pháp lý thay đổi địa giới hành chính tại TP.HCM

Thủ tục thay đổi địa giới hành chính Hà Nội theo quy định 2025 là một trong những vấn đề quan trọng mà các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý. Việc thực hiện đúng quy trình và đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tránh được các rủi ro pháp lý và hành chính. Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn thực hiện thủ tục, cập nhật thông tin trên các giấy tờ liên quan và thông báo cho khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ. Nếu cần hỗ trợ, doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp lý hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh để được hướng dẫn chi tiết.