Thủ tục tạm ngừng kinh doanh nhanh chóng – Hướng dẫn chi tiết và đầy đủ

Bạn đang tìm kiếm giải pháp thủ tục tạm ngừng kinh doanh nhanh chóng để xử lý khó khăn tạm thời mà không phải giải thể hoặc đóng cửa doanh nghiệp? Trong bối cảnh kinh tế biến động, việc tạm ngừng kinh doanh là lựa chọn hợp lý giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh bảo toàn nguồn lực, sắp xếp lại hoạt động và chuẩn bị cho sự trở lại mạnh mẽ hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị và các lưu ý pháp lý khi tạm ngừng kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết và đầy đủ từng bước giúp bạn thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro phát sinh.

🔹 Căn cứ pháp lý của thủ tục tạm ngừng kinh doanh

Việc thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh không chỉ là lựa chọn mang tính chiến lược khi doanh nghiệp gặp khó khăn tạm thời, mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành để tránh bị xử phạt hành chính. Căn cứ pháp lý về vấn đề này được quy định rõ trong:

• Luật Doanh nghiệp 2020 – Điều 206 quy định: Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản về việc tạm ngừng kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng.
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP – Hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp, bao gồm việc thông báo tạm ngừng, khôi phục hoạt động.
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP – Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, thuế và đăng ký kinh doanh, bao gồm cả hành vi không thông báo tạm ngừng đúng hạn.
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT – Ban hành mẫu biểu áp dụng cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện tạm ngừng, giải thể, đăng ký thay đổi thông tin.

Như vậy, khi thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh, chủ doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp lý nêu trên để đảm bảo tính hợp pháp, tránh các hậu quả về mặt hành chính và thuế. Ngoài ra, các loại hình doanh nghiệp khác nhau (TNHH, cổ phần, hộ kinh doanh cá thể…) sẽ áp dụng biểu mẫu và quy trình tương ứng được hướng dẫn cụ thể tại các văn bản pháp luật này.

Lưu ý quan trọng:

• Doanh nghiệp không được tự ý ngừng hoạt động mà không thông báo → sẽ bị phạt hành chính từ 5 – 10 triệu đồng.
• Hộ kinh doanh cũng cần thông báo tại UBND cấp quận/huyện nơi đăng ký kinh doanh.
• Thời gian tạm ngừng tối đa mỗi lần là 12 tháng – nếu tiếp tục phải nộp hồ sơ gia hạn.

Với sự hỗ trợ từ Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh, bạn sẽ được tư vấn miễn phí và đảm bảo hồ sơ tạm ngừng được chuẩn bị đúng luật, đúng thời gian và không phát sinh chi phí bất ngờ.

Tạm ngừng kinh doanh là gì? Khi nào nên thực hiện?

Định nghĩa và các trường hợp phổ biến cần tạm ngừng

Tạm ngừng kinh doanh là việc doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân đăng ký kinh doanh quyết định dừng toàn bộ hoặc một phần hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định nhưng vẫn duy trì tư cách pháp lý. Thời gian tạm ngừng tối đa mỗi lần thường là 1 năm và có thể gia hạn nhiều lần nếu đáp ứng đủ điều kiện pháp luật.

Một số trường hợp phổ biến cần tạm ngừng kinh doanh bao gồm: gặp khó khăn về tài chính, thị trường tiêu thụ yếu, thiếu nguồn vốn, thiếu nhân lực, cần cơ cấu lại hoạt động sản xuất hoặc lý do cá nhân như sức khỏe, chuyển đổi địa điểm, thay đổi ngành nghề kinh doanh… Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp chọn tạm ngừng để tránh nộp thuế môn bài khi chưa có hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tài chính mới.

Phân biệt tạm ngừng và giải thể doanh nghiệp

Tạm ngừng kinh doanh và giải thể doanh nghiệp là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau về bản chất và hậu quả pháp lý. Tạm ngừng kinh doanh chỉ là tạm dừng hoạt động trong một thời gian nhất định, không làm mất tư cách pháp nhân và doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục hoạt động trở lại sau khi kết thúc thời gian tạm ngừng.

Ngược lại, giải thể doanh nghiệp là thủ tục chấm dứt vĩnh viễn hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp bị xóa tên khỏi sổ đăng ký kinh doanh, không còn tồn tại pháp lý và phải thanh lý toàn bộ tài sản, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan nhà nước trước khi giải thể.

Nếu bạn có nhu cầu hoạt động kinh doanh trở lại sau khi tạm ngừng, có thể xem bài viết này: Thủ tục tiếp tục kinh doanh sau khi tạm ngừng.

Lợi ích và rủi ro khi tạm ngừng hoạt động

Việc tạm ngừng kinh doanh mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là giúp doanh nghiệp không phải nộp thuế môn bài trong thời gian tạm ngừng, tránh bị xử phạt khi không phát sinh doanh thu, và có thời gian tái cơ cấu hoạt động, xử lý khó khăn nội bộ hoặc chờ đợi thị trường phục hồi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể duy trì tư cách pháp lý mà không phải làm thủ tục giải thể phức tạp.

Tuy nhiên, tạm ngừng kinh doanh cũng tiềm ẩn một số rủi ro như: mất dần thị phần, gián đoạn quan hệ với khách hàng và đối tác, khó phục hồi hoạt động nếu tạm ngừng quá lâu. Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp không được ký kết hợp đồng, phát hành hóa đơn hoặc thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, nếu vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính.

Thời hạn tạm ngừng kinh doanh và quy định gia hạn

Khi thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh, một trong những yếu tố quan trọng doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lưu ý là thời hạn được phép ngừng hoạt động cũng như điều kiện để gia hạn sau khi hết thời hạn tạm ngừng. Đây là quy định bắt buộc được quy định tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Thời hạn tạm ngừng được pháp luật cho phép

Theo quy định hiện hành, mỗi lần thông báo tạm ngừng kinh doanh, thời gian tối đa được cơ quan đăng ký chấp thuận là không quá 01 năm. Sau khi hết thời hạn này, nếu doanh nghiệp vẫn chưa thể quay lại hoạt động, bắt buộc phải nộp hồ sơ gia hạn trước ít nhất 03 ngày làm việc để được tiếp tục tạm ngừng.

Việc giới hạn thời gian như trên nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp không lợi dụng việc tạm ngừng để “án binh bất động” mà không khai báo thuế, hoặc lẩn tránh các nghĩa vụ tài chính, pháp lý khác.

Quy định về gia hạn tạm ngừng

Trường hợp chưa có điều kiện hoạt động trở lại, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh được phép Gia hạn tạm ngừng kinh doanh tối đa từng năm một. Mỗi lần gia hạn cũng phải thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh như một lần mới – bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ và gửi thông báo đúng hạn.

Lưu ý rằng nếu doanh nghiệp không kịp thời thực hiện thông báo gia hạn, thì sau thời điểm ghi nhận kết thúc tạm ngừng, hệ thống sẽ tự mặc định doanh nghiệp đang hoạt động trở lại. Khi đó, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu thực hiện kê khai thuế, đóng lệ phí môn bài, nộp báo cáo tài chính… dẫn đến các rủi ro phát sinh về thuế, kế toán.

Các mốc thời gian quan trọng cần ghi nhớ:

• Thời gian tạm ngừng tối đa cho mỗi lần: 12 tháng.
• Thời gian nộp hồ sơ gia hạn (nếu có): trước 03 ngày làm việc so với ngày kết thúc tạm ngừng.
• Không thông báo đúng hạn: phạt hành chính từ 5–10 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ‑CP.

Để tránh sai sót trong việc theo dõi thời gian và đảm bảo hồ sơ đúng quy trình, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ của Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh – đơn vị chuyên tư vấn và đại diện hoàn tất thủ tục đúng pháp lý, không phát sinh chi phí ẩn, hỗ trợ trọn gói cho nhiều loại hình kinh doanh.

Điều kiện và lưu ý khi tạm ngừng kinh doanh

Doanh nghiệp phải không nợ nghĩa vụ thuế và bảo hiểm

Một trong những điều kiện bắt buộc để được tạm ngừng kinh doanh là doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (nếu có sử dụng lao động). Trường hợp còn nợ thuế hoặc bị truy thu bảo hiểm, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể từ chối tiếp nhận hoặc xử lý hồ sơ tạm ngừng.

Trước khi gửi thông báo tạm ngừng, doanh nghiệp cần rà soát các khoản thuế, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế nếu có phát sinh hoạt động trong kỳ và hoàn tất các nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng.

Không đang bị xử lý vi phạm hành chính

Theo quy định, doanh nghiệp không được tạm ngừng kinh doanh nếu đang trong thời gian bị xử lý vi phạm hành chính liên quan đến hoạt động đăng ký kinh doanh, thuế, bảo hiểm hoặc các lĩnh vực liên quan. Chỉ sau khi đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ xử phạt hoặc khắc phục hậu quả thì mới được quyền nộp hồ sơ tạm ngừng.

Ngoài ra, các doanh nghiệp bị đình chỉ hoạt động, bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hoặc đang bị cơ quan chức năng điều tra về hành vi vi phạm pháp luật thì không được phép tạm ngừng.

Có quyền tạm ngừng nhiều lần nhưng phải thông báo đúng thời hạn

Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp được quyền tạm ngừng kinh doanh nhiều lần, không giới hạn số lần, miễn là mỗi lần không quá 1 năm và phải gửi thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng. Đối với hộ kinh doanh, thông báo phải gửi lên UBND cấp huyện/quận.

Thông báo tạm ngừng kinh doanh cần ghi rõ thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc tạm ngừng, lý do và thông tin doanh nghiệp. Sau thời hạn tạm ngừng, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký hoạt động trở lại hoặc xin gia hạn tạm ngừng nếu chưa thể tiếp tục kinh doanh. Nếu không thông báo đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5 – 10 triệu đồng (theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

Lưu ý:

Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ về thuế phát sinh (nếu có), báo cáo với cơ quan nhà nước khi được yêu cầu và không được tiến hành bất kỳ hoạt động kinh doanh nào (kể cả bán hàng online). Cần theo dõi sát các quy định mới để tránh vi phạm và bị xử phạt không đáng có.

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh theo từng loại hình doanh nghiệp

Hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh cá thể khi muốn tạm ngừng hoạt động cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh nơi đã đăng ký (thường là UBND cấp huyện/quận nơi đặt địa điểm kinh doanh). Hồ sơ gồm: Thông báo tạm ngừng kinh doanh (theo mẫu), giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bản sao CMND/CCCD của chủ hộ. Thời gian nộp tối thiểu 3 ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng. UBND sẽ xác nhận tiếp nhận thông báo và cập nhật trạng thái tạm ngừng trên hệ thống. Trong thời gian tạm ngừng, hộ kinh doanh phải thực hiện các nghĩa vụ về thuế còn tồn đọng (nếu có) và không được ký kết hợp đồng mới, xuất hóa đơn hoặc tiếp tục hoạt động kinh doanh cho đến khi hoạt động trở lại. Khi muốn hoạt động lại, hộ kinh doanh cần gửi thông báo chấm dứt tạm ngừng đến UBND nơi đăng ký.

Công ty TNHH – Công ty cổ phần

Đối với công ty TNHH (một thành viên, hai thành viên trở lên) hoặc công ty cổ phần, thủ tục tạm ngừng kinh doanh thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Hồ sơ gồm: Thông báo tạm ngừng kinh doanh (theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hoặc đại hội đồng cổ đông về việc tạm ngừng (kèm biên bản họp), giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua người đại diện). Thời gian nộp hồ sơ tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng. Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng, báo cáo tài chính, báo cáo thuế (nếu chưa hết thời hạn nộp) và không được ký hợp đồng mới, phát hành hóa đơn, hoặc thực hiện giao dịch kinh doanh mới. Khi muốn hoạt động trở lại, doanh nghiệp cũng phải gửi thông báo chấm dứt tạm ngừng lên Phòng Đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp tư nhân – hợp danh

Với doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh, thủ tục tạm ngừng kinh doanh thực hiện tương tự như công ty TNHH và cổ phần. Doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ gồm: Thông báo tạm ngừng kinh doanh, quyết định của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc hội đồng thành viên (đối với hợp danh), biên bản họp (nếu có), giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện). Các nghĩa vụ về thuế, báo cáo tài chính cũng cần được hoàn thành trước khi tạm ngừng. Doanh nghiệp không được phép hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn trong suốt thời gian tạm ngừng đã đăng ký. Khi quay lại hoạt động, doanh nghiệp cần thông báo chấm dứt tạm ngừng với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), ngoài thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp còn phải thực hiện thông báo tạm ngừng dự án đầu tư với Sở Kế hoạch và Đầu tư (bộ phận quản lý dự án đầu tư) theo quy định tại Luật Đầu tư 2020 và Nghị định 31/2021/NĐ-CP. Hồ sơ gồm: Thông báo tạm ngừng hoạt động dự án đầu tư (theo mẫu), quyết định của chủ đầu tư về việc tạm ngừng, biên bản họp (nếu có nhiều nhà đầu tư), giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền (nếu nộp qua người đại diện). Thời gian thông báo tối thiểu là 15 ngày trước ngày dự kiến tạm ngừng. Trong thời gian này, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế, tài chính liên quan đến hoạt động đã phát sinh trước thời điểm tạm ngừng. Nếu muốn hoạt động trở lại, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến cơ quan quản lý đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật trạng thái trên hệ thống.

Tóm lại: Thủ tục tạm ngừng kinh doanh đều yêu cầu thông báo trước cho cơ quan đăng ký kinh doanh theo đúng loại hình, hoàn thành nghĩa vụ thuế/pháp lý còn tồn đọng và không được phát sinh giao dịch kinh doanh mới trong thời gian tạm ngừng. Khi muốn hoạt động trở lại, doanh nghiệp/hộ kinh doanh đều phải có thông báo chấm dứt tạm ngừng đúng quy định. Việc tuân thủ các thủ tục này sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và đảm bảo quyền lợi về sau.

Hồ sơ cần chuẩn bị theo loại hình doanh nghiệp / hộ kinh doanh

Trong quá trình thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu và đúng loại hình là điều kiện tiên quyết để được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, xử lý nhanh chóng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thành phần hồ sơ áp dụng cho từng đối tượng cụ thể.

1. Đối với doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, công ty hợp danh)

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ tạm ngừng kinh doanh theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, bao gồm:

• Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh (theo mẫu Phụ lục II-21 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Quyết định tạm ngừng hoạt động của Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị (tùy loại hình doanh nghiệp).
• Biên bản họp về việc thống nhất tạm ngừng kinh doanh (nếu công ty có nhiều thành viên hoặc cổ đông).
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu cơ quan yêu cầu).
• Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ (nếu ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện).
• CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nộp hồ sơ hoặc người đại diện theo ủy quyền.

Tùy địa phương, một số Phòng Đăng ký kinh doanh còn yêu cầu văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế hoặc văn bản cam kết không nợ nghĩa vụ tài chính.

2. Đối với hộ kinh doanh cá thể

Hồ sơ tạm ngừng hoạt động của hộ kinh doanh đơn giản hơn, nhưng vẫn cần tuân thủ đúng quy trình theo Luật Hỗ trợ Doanh nghiệp nhỏ và vừa và Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT:

• Đơn đề nghị tạm ngừng kinh doanh (mẫu do UBND quận/huyện ban hành hoặc theo mẫu chung).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Chứng minh thư/CCCD của chủ hộ kinh doanh.
• Giấy ủy quyền nếu nộp qua dịch vụ đại diện.
• Văn bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế (tùy yêu cầu của địa phương hoặc chi cục thuế quản lý).

Lưu ý quan trọng:

• Hồ sơ phải được nộp tối thiểu 3 ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng.
• Biểu mẫu phải đúng phiên bản theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, có đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu có).
• Trong trường hợp nộp online, các file hồ sơ cần ký số hoặc ký điện tử hợp lệ trước khi tải lên.

Nếu bạn không chắc chắn mẫu biểu hiện hành hoặc gặp khó khăn trong việc soạn hồ sơ, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói, hỗ trợ soạn thảo, rà soát biểu mẫu, ký số và nộp hồ sơ thay – đảm bảo hợp lệ 100% và đúng thời hạn.

Quy trình nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh (trực tiếp và trực tuyến)

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng loại hình, bước tiếp theo trong thủ tục tạm ngừng kinh doanh là nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Tùy vào loại hình và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức nộp trực tiếp hoặc nộp online qua mạng điện tử.

1. Nộp hồ sơ trực tiếp

Đây là phương thức phổ biến, áp dụng với cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh chưa sử dụng chữ ký số hoặc chưa quen thao tác trực tuyến. Quy trình thực hiện như sau:

• Doanh nghiệp: đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Hộ kinh doanh: đến Bộ phận một cửa của UBND cấp quận/huyện nơi đăng ký giấy phép hộ kinh doanh.
• Gửi bộ hồ sơ tạm ngừng kinh doanh đầy đủ và đúng biểu mẫu.
• Nhận giấy biên nhận và hẹn trả kết quả sau 3 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ).

Trường hợp cần bổ sung hoặc sửa đổi, cán bộ tiếp nhận sẽ hướng dẫn cụ thể. Nên chuẩn bị thêm một bản sao hồ sơ phòng trường hợp bị lưu giữ hoặc đối chiếu.

2. Nộp hồ sơ trực tuyến (qua mạng điện tử)

Phương thức này đang ngày càng được khuyến khích áp dụng nhằm tiết kiệm thời gian, đặc biệt với các doanh nghiệp có chữ ký số và tài khoản đăng ký kinh doanh online. Quy trình bao gồm các bước:

1. Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh đã được xác thực.
3. Chọn chức năng “Nộp hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh” → điền thông tin trực tuyến và đính kèm hồ sơ scan (đã ký số).
4. Ký điện tử toàn bộ hồ sơ bằng chữ ký số của doanh nghiệp hoặc người đại diện.
5. Gửi hồ sơ và chờ thông báo phản hồi kết quả xử lý qua email và tài khoản quản trị.

Lưu ý khi nộp hồ sơ online:

• Hồ sơ cần định dạng PDF, ký điện tử đầy đủ từng văn bản.
• Hệ thống sẽ thông báo qua email nếu hồ sơ bị trả lại hoặc cần bổ sung.
• Thời gian xử lý hồ sơ trực tuyến: tối đa 03 ngày làm việc.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi thao tác trên hệ thống do chưa quen với biểu mẫu điện tử, chữ ký số hoặc tải file bị lỗi định dạng. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn hồ sơ, ký số, gửi online hoặc đại diện làm việc với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ trọn gói – đảm bảo đúng hạn và không bị trả hồ sơ.

Thời gian xử lý hồ sơ và cách nhận kết quả

Sau khi hoàn tất nộp hồ sơ theo đúng thủ tục tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sẽ nhận được phản hồi từ cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời gian luật định. Thời gian này có thể thay đổi tùy theo hình thức nộp hồ sơ (trực tiếp hay online), cũng như tính đầy đủ, hợp lệ của các tài liệu đính kèm.

Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định

Theo Điều 34 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Cụ thể:

• Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: cấp Giấy xác nhận tạm ngừng kinh doanh ngay trong 03 ngày làm việc.
• Hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ: doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
• Không nhận được phản hồi sau 03 ngày: nên chủ động liên hệ trực tiếp hoặc tra cứu trạng thái hồ sơ trên hệ thống điện tử.

Cách nhận kết quả tạm ngừng kinh doanh

Kết quả xử lý hồ sơ sẽ được trả theo một trong hai cách:

• Đối với hồ sơ trực tiếp: doanh nghiệp nhận kết quả tại nơi đã nộp (Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc UBND quận/huyện).
• Đối với hồ sơ online: kết quả sẽ được gửi qua email đăng ký và có thể tải về từ tài khoản trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu nhận kết quả tại địa chỉ trụ sở hoặc qua bưu điện, cần ghi rõ trong hồ sơ đề nghị. Một số địa phương còn hỗ trợ trả kết quả qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 – giúp tiết kiệm thời gian đi lại và hoàn toàn không cần gặp trực tiếp cán bộ xử lý.

Lưu ý:

• Nên lưu trữ bản sao giấy xác nhận tạm ngừng để làm căn cứ miễn nghĩa vụ thuế môn bài trong thời gian ngừng hoạt động.
• Đối với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử, nên thực hiện thông báo tạm ngừng hóa đơn trên hệ thống thuế.
• Sau khi hết thời hạn tạm ngừng, doanh nghiệp phải làm thủ tục khôi phục hoạt động nếu muốn tiếp tục kinh doanh.

Để tránh trễ hạn xử lý hoặc rủi ro bị trả lại hồ sơ do lỗi kỹ thuật hoặc thiếu sót, bạn có thể sử dụng dịch vụ nộp hồ sơ và nhận kết quả trọn gói của Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh – hỗ trợ theo dõi tiến độ, phản hồi bổ sung nếu cần, và đảm bảo hồ sơ được giải quyết đúng hạn.

Nghĩa vụ cần thực hiện trong thời gian tạm ngừng

Báo cáo thuế và báo cáo tài chính vẫn phải nộp nếu chưa có xác nhận ngừng

Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp/hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện nghĩa vụ nộp báo cáo thuế và báo cáo tài chính nếu chưa nhận được xác nhận chính thức về việc tạm ngừng từ cơ quan thuế. Điều này đồng nghĩa, dù đã nộp hồ sơ xin tạm ngừng, nhưng chưa có thông báo hoặc quyết định chấp thuận tạm ngừng, chủ kinh doanh vẫn phải nộp đầy đủ báo cáo thuế giá trị gia tăng, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp/cá nhân (nếu có), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và báo cáo tài chính năm (đối với doanh nghiệp). Nếu bỏ qua nghĩa vụ này sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, thậm chí phát sinh lãi phạt nộp chậm hoặc bị đưa vào diện kiểm tra, thanh tra. Vì vậy, chỉ khi đã có xác nhận tạm ngừng hợp lệ từ cơ quan quản lý, mới được phép tạm dừng nghĩa vụ báo cáo định kỳ.

Không phát sinh hóa đơn, giao dịch mới

Trong suốt thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp/hộ kinh doanh không được phát sinh bất kỳ hoạt động mua bán, xuất hóa đơn hoặc ký kết hợp đồng mới nào. Việc phát sinh hóa đơn hoặc giao dịch kinh doanh trong thời gian tạm ngừng là hành vi vi phạm, có thể bị xử phạt, thậm chí bị thu hồi giấy phép kinh doanh. Nếu cần thực hiện giao dịch đặc biệt, chủ doanh nghiệp phải gửi thông báo đến cơ quan thuế và chỉ thực hiện sau khi được chấp thuận hoặc kết thúc thời gian tạm ngừng theo quy định.

Gia hạn tạm ngừng nếu chưa hoạt động lại đúng thời gian

Nếu đến thời điểm kết thúc tạm ngừng mà doanh nghiệp/hộ kinh doanh vẫn chưa có nhu cầu hoạt động trở lại, cần thực hiện thủ tục gia hạn tạm ngừng trước thời hạn kết thúc đã đăng ký. Thông thường, thủ tục này được thực hiện bằng cách nộp thông báo gia hạn tạm ngừng tới Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc UBND cấp huyện (đối với hộ kinh doanh) và cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu không gia hạn đúng hạn mà vẫn ngừng hoạt động, doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi không hoạt động nhưng không thông báo, bị coi là bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc thậm chí bị thu hồi mã số thuế.

Xử phạt khi không thông báo tạm ngừng kinh doanh đúng quy định

Việc chủ động thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh không chỉ là quyền của doanh nghiệp, hộ kinh doanh mà còn là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật. Nếu tự ý ngừng hoạt động mà không thông báo đúng hạn đến cơ quan đăng ký kinh doanh, tổ chức hoặc cá nhân có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt khá cao, kèm theo nhiều hệ lụy pháp lý khác.

Căn cứ pháp lý xử phạt

Hành vi không thông báo tạm ngừng kinh doanh theo quy định được xử lý theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, thuế, đăng ký kinh doanh. Cụ thể:

• Phạt từ 5 – 10 triệu đồng đối với doanh nghiệp không thông báo bằng văn bản trước khi tạm ngừng.
• Phạt từ 1 – 3 triệu đồng đối với hộ kinh doanh cá thể không thực hiện thông báo.
• Áp dụng biện pháp khắc phục: buộc nộp lại thông báo, khôi phục lại hoạt động hoặc thực hiện các nghĩa vụ thuế phát sinh trong thời gian bị xem là đang hoạt động.

Rủi ro kéo theo nếu vi phạm

Bên cạnh việc bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với những hệ lụy khác nếu không thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh đúng quy trình:

• Bị ấn định thuế do không kê khai thuế đúng thời hạn trong thời gian mặc định đang hoạt động.
• Bị phạt vi phạm hóa đơn nếu không thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Không được miễn lệ phí môn bài trong năm ngừng hoạt động.
• Bị đánh giá là doanh nghiệp có hành vi né thuế hoặc vi phạm nghĩa vụ công bố thông tin.

Ví dụ thực tế:

• Một công ty TNHH tại Quận 7 – TP.HCM không nộp hồ sơ tạm ngừng nhưng cũng không hoạt động, không nộp báo cáo thuế trong 2 quý → bị Chi cục Thuế ấn định thuế GTGT, thuế TNDN và phạt chậm nộp hơn 30 triệu đồng.
• Hộ kinh doanh cá thể tại Long An không thông báo ngừng hoạt động, vẫn bị tính lệ phí môn bài 1 triệu đồng/năm dù thực tế đã đóng cửa tạm thời từ tháng 2.

Vì vậy, để tránh bị xử phạt và đảm bảo quyền lợi hợp pháp trong thời gian ngừng hoạt động, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh đúng thời điểm, đúng quy trình và đúng thẩm quyền. Trường hợp cần tư vấn chi tiết theo tình huống cụ thể, bạn có thể liên hệ Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh để được hỗ trợ trọn gói – không sai mẫu, không trễ hạn, không bị phạt.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục tạm ngừng kinh doanh

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể phát sinh nhu cầu tạm ngừng kinh doanh vì nhiều lý do khác nhau. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về các quy định liên quan đến việc tạm ngừng, nghĩa vụ thuế và thời gian tạm ngừng tối đa. Dưới đây là giải đáp những câu hỏi thường gặp nhất về thủ tục tạm ngừng kinh doanh mà bạn nên biết.

Tạm ngừng kinh doanh có cần đóng thuế không?

Khi tạm ngừng kinh doanh hợp lệ và có thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh cũng như cơ quan thuế, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sẽ được miễn kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân trong thời gian tạm ngừng. Tuy nhiên, nếu trong thời gian tạm ngừng vẫn phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh (như xuất hóa đơn, mua bán hàng hóa, dịch vụ), thì vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế như bình thường. Ngoài ra, các khoản phí, lệ phí mang tính cố định như lệ phí môn bài có thể vẫn phải nộp nếu việc tạm ngừng không diễn ra từ đầu năm dương lịch. Để tránh phát sinh phạt chậm nộp, nên thông báo tạm ngừng ngay từ đầu năm và xác nhận với cơ quan thuế về nghĩa vụ này.

Tạm ngừng nhiều lần có bị phạt không?

Pháp luật hiện hành cho phép doanh nghiệp, hộ kinh doanh tạm ngừng nhiều lần trong suốt thời gian hoạt động. Tuy nhiên, mỗi lần tạm ngừng phải thực hiện đầy đủ thủ tục thông báo tới cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế đúng thời hạn quy định (thông thường trước ngày tạm ngừng ít nhất 3–15 ngày tùy loại hình). Nếu không thực hiện thông báo hoặc thông báo chậm, sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Ngoài ra, nếu sau khi hết thời hạn tạm ngừng mà không tiếp tục hoạt động cũng không có thông báo gia hạn, doanh nghiệp có thể bị chuyển sang trạng thái “ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục giải thể”.

Thời gian tối đa được tạm ngừng là bao lâu?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp, hộ kinh doanh được phép tạm ngừng kinh doanh tối đa liên tục là 1 năm cho mỗi lần thông báo. Sau khi hết hạn, nếu có nhu cầu, có thể tiếp tục làm thủ tục xin tạm ngừng thêm, không giới hạn số lần. Tuy nhiên, tổng thời gian tạm ngừng liên tiếp không được quá 2 năm, trừ trường hợp có lý do đặc biệt và được sự chấp thuận của cơ quan đăng ký kinh doanh. Đối với hộ kinh doanh, cũng áp dụng quy định tương tự về thời gian tạm ngừng.

Nếu hết thời hạn tạm ngừng kinh doanh thì phải làm gì?, xem ngay bài viết này: Hết thời hạn tạm ngừng kinh doanh thì phải làm gì tiếp theo?

Như vậy, việc thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh nhanh chóng không còn là vấn đề phức tạp khi bạn nắm rõ các bước và lưu ý cần thiết. Chủ động thực hiện đúng quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ quy định pháp luật sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, bảo vệ quyền lợi và tránh được những rủi ro không mong muốn. Nếu cần hỗ trợ hoặc tư vấn chi tiết hơn về thủ tục tạm ngừng kinh doanh, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận giải pháp phù hợp nhất. Đừng chần chừ, hãy áp dụng hướng dẫn chi tiết và đầy đủ này để quá trình tạm ngừng kinh doanh của bạn diễn ra nhanh chóng và thuận lợi!