Trích lục khai sinh tại Thanh Hóa: Hồ sơ, thủ tục và lưu ý mới nhất 2025

Bạn đang cần trích lục khai sinh tại Thanh Hóa để hoàn thiện hồ sơ đi học, làm hộ chiếu, đăng ký kết hôn hoặc giải quyết thủ tục hành chính? Đây là một trong những giấy tờ quan trọng thường xuyên được yêu cầu trong nhiều quy trình pháp lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ thủ tục xin trích lục khai sinh như thế nào cho đúng quy định, nhanh gọn và hợp pháp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từ khâu chuẩn bị hồ sơ, địa điểm nộp, thời gian xử lý đến cách nộp hồ sơ trực tuyến, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót không đáng có.

Trích lục khai sinh là gì? Khi nào cần làm?

Trích lục khai sinh là gì?

Trích lục khai sinh là bản sao chứa đầy đủ hoặc rút gọn các thông tin trong giấy khai sinh gốc, được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp lại theo yêu cầu. Trích lục có thể là bản trích lục đầy đủ hoặc bản trích lục tóm tắt, tùy theo mục đích sử dụng. Tại Thanh Hóa, trích lục khai sinh được cấp theo mẫu quy định thống nhất, có giá trị pháp lý trong các thủ tục hành chính tương tự bản chính nếu được cấp đúng quy định.

Khi nào cần xin trích lục khai sinh?

Người dân cần xin trích lục khai sinh trong các trường hợp: làm lại khi mất bản gốc, bị rách nát, không còn giá trị sử dụng; bổ sung hồ sơ khi đi học, làm hộ chiếu, kết hôn, xin việc, làm thẻ căn cước công dân… Ngoài ra, khi thực hiện các thủ tục về con nuôi, đăng ký thường trú hoặc các giao dịch dân sự, trích lục khai sinh cũng thường được yêu cầu như một bằng chứng pháp lý xác thực về nhân thân và thông tin cá nhân.

Điều kiện và đối tượng được xin trích lục khai sinh tại Thanh Hóa

Ai có quyền yêu cầu trích lục?

Theo Luật Hộ tịch, người được đăng ký khai sinh, cha mẹ, ông bà, vợ/chồng, con, người giám hộ hoặc người đại diện hợp pháp đều có quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh. Tại Thanh Hóa, người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân và lý do xin trích lục rõ ràng. Trong trường hợp ủy quyền, cần có giấy ủy quyền hợp lệ hoặc văn bản chứng minh quyền đại diện hợp pháp để được cơ quan tiếp nhận hồ sơ giải quyết.

Trường hợp nào không được cấp trích lục?

Người yêu cầu sẽ không được cấp trích lục khai sinh nếu không thuộc đối tượng có quyền yêu cầu theo luật định, hoặc hồ sơ không đầy đủ, không chứng minh được mối liên hệ hợp pháp với người được trích lục. Ngoài ra, nếu thông tin trong sổ hộ tịch không còn lưu trữ hoặc có sai lệch chưa được đính chính, cơ quan hộ tịch có thể từ chối cấp trích lục cho đến khi hồ sơ được điều chỉnh hợp lệ. Những trường hợp mạo danh hoặc sử dụng giấy tờ giả cũng sẽ bị từ chối theo quy định pháp luật.

Hồ sơ xin trích lục khai sinh tại Thanh Hóa mới nhất

Giấy tờ cần chuẩn bị

Để xin trích lục khai sinh tại Thanh Hóa, người dân cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau theo quy định mới nhất:

Tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh (mẫu chuẩn theo Thông tư 04/2020/TT-BTP).

Bản sao hợp lệ CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người yêu cầu cấp trích lục.

Trường hợp xin thay: giấy ủy quyền có công chứng hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu là người thân, người giám hộ).

Giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ – con (nếu xin trích lục cho trẻ dưới 14 tuổi).

Các giấy tờ phải được scan rõ ràng nếu nộp online hoặc mang bản sao và bản chính để đối chiếu khi nộp trực tiếp.

Mẫu đơn xin trích lục khai sinh

Mẫu đơn xin trích lục khai sinh tại Thanh Hóa là biểu mẫu theo mẫu TP/HT-2015-TKTLKS do Bộ Tư pháp ban hành. Trong đơn, người yêu cầu cần điền đầy đủ các thông tin như:

Họ tên người được trích lục

Ngày tháng năm sinh

Nơi đăng ký khai sinh

Mục đích sử dụng trích lục

Hình thức nhận kết quả

Mẫu đơn này có thể tải từ Cổng Dịch vụ công hoặc nhận trực tiếp tại UBND xã/phường nơi nộp hồ sơ.

Thủ tục xin trích lục khai sinh tại Thanh Hóa theo từng cách

Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp xã/huyện

Người dân có thể đến UBND cấp xã hoặc huyện tại Thanh Hóa – nơi trước đây đã đăng ký khai sinh – để thực hiện thủ tục xin trích lục. Quy trình cụ thể:

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn.

Đến Bộ phận một cửa của UBND xã/phường hoặc Phòng Tư pháp UBND cấp huyện.

Nộp hồ sơ và nhận phiếu tiếp nhận – hẹn trả kết quả.

Thời gian giải quyết thông thường: trong 3 – 5 ngày làm việc.

Người thực hiện cần lưu ý mang theo bản chính để đối chiếu, đặc biệt khi giấy tờ có yếu tố xác minh quan hệ hoặc ủy quyền.

Thực hiện qua Cổng dịch vụ công trực tuyến

Trích lục khai sinh tại Thanh Hóa hiện có thể thực hiện online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công tỉnh Thanh Hóa. Các bước gồm:

Truy cập https://dichvucong.gov.vn hoặc dichvucong.thanhhoa.gov.vn

Đăng nhập bằng tài khoản cá nhân, chọn thủ tục “Cấp bản sao trích lục khai sinh”.

Điền thông tin người yêu cầu và tải lên giấy tờ liên quan (CMND/CCCD, đơn, giấy ủy quyền nếu có).

Xác nhận và gửi hồ sơ.

Kết quả có thể nhận tại cơ quan hoặc qua đường bưu điện theo lựa chọn. Hệ thống cũng hỗ trợ tra cứu tiến độ xử lý hồ sơ nhanh chóng, tiện lợi.

Lệ phí, thời gian xử lý hồ sơ trích lục khai sinh tại Thanh Hóa

Lệ phí cấp trích lục khai sinh

Theo quy định tại Thông tư 85/2019/TT-BTC, mức lệ phí cấp bản sao trích lục khai sinh tại Thanh Hóa được áp dụng như sau:

8.000 đồng/bản nếu trích từ sổ gốc

15.000 đồng/bản nếu trích lục từ dữ liệu điện tử

Một số trường hợp được miễn, giảm lệ phí bao gồm: người có công với cách mạng, người nghèo, người khuyết tật, trẻ em mồ côi… Người dân nên mang theo giấy tờ chứng minh thuộc diện ưu tiên để được áp dụng mức phí phù hợp.

Thời gian trả kết quả

Thời gian giải quyết hồ sơ trích lục khai sinh tại Thanh Hóa thường từ 1 đến 3 ngày làm việc nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND xã/phường hoặc Sở Tư pháp. Với trường hợp nộp hồ sơ online qua Cổng dịch vụ công, thời gian có thể kéo dài thêm 1–2 ngày tùy khâu xác minh dữ liệu. Đối với hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu và rõ thông tin, thời gian xử lý sẽ được rút ngắn đáng kể.

Một số lưu ý quan trọng khi xin trích lục khai sinh tại Thanh Hóa

Trường hợp mất bản chính, không nhớ nơi đăng ký khai sinh

Trong trường hợp mất bản chính giấy khai sinh và không nhớ chính xác nơi đã đăng ký khai sinh, người dân vẫn có thể yêu cầu trích lục bằng cách cung cấp thông tin nhân thân chi tiết nhất có thể: họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, họ tên cha mẹ, địa phương cư trú trước đây… Cơ quan hộ tịch sẽ tra cứu thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc hệ thống hộ tịch điện tử. Tuy nhiên, việc tra cứu này có thể làm kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.

Có thể ủy quyền người khác làm thay không?

Có, pháp luật cho phép ủy quyền người khác nộp hồ sơ và nhận kết quả trích lục khai sinh nếu bạn không thể thực hiện trực tiếp. Người được ủy quyền cần xuất trình: giấy ủy quyền hợp lệ (có công chứng/chứng thực), CCCD bản sao và các giấy tờ của người yêu cầu. Trường hợp cha/mẹ xin cho con dưới 14 tuổi thì không cần giấy ủy quyền, chỉ cần chứng minh mối quan hệ. Việc ủy quyền giúp tiết kiệm thời gian, nhất là với người ở xa hoặc không thể trực tiếp làm thủ tục.

Việc trích lục khai sinh tại Thanh Hóa sẽ trở nên đơn giản hơn nếu bạn nắm rõ trình tự thủ tục và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo đúng hướng dẫn. Dù là làm trực tiếp hay online, bạn vẫn có thể chủ động thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Nếu còn băn khoăn hoặc muốn tiết kiệm thời gian, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ uy tín để được tư vấn và thực hiện trọn gói. Hãy đảm bảo bạn luôn có bản trích lục khai sinh hợp lệ, sẵn sàng phục vụ cho mọi thủ tục pháp lý quan trọng trong cuộc sống!