Hồ sơ đăng ký mã vạch ngành vật liệu xây dựng

Hồ sơ mã vạch ngành vật liệu xây dựng là một phần không thể thiếu khi doanh nghiệp muốn phân phối sản phẩm ra thị trường một cách chính thống, hợp pháp và chuyên nghiệp. Trong bối cảnh ngành vật liệu xây dựng ngày càng phát triển với sự cạnh tranh khốc liệt, việc đăng ký mã vạch không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ hỗ trợ truy xuất nguồn gốc, chống hàng giả, nâng cao độ tin cậy với khách hàng. Từ các mặt hàng phổ biến như xi măng, sắt thép, gạch men cho đến các sản phẩm mới như vật liệu cách nhiệt, tấm panel, tất cả đều cần có mã vạch riêng biệt để quản lý và theo dõi hàng hóa.

Mã vạch giúp cho việc quản lý kho, bán hàng, phân phối và xuất nhập khẩu trở nên dễ dàng và khoa học hơn. Đặc biệt với các công ty đang hướng tới thị trường lớn, việc có mã vạch còn giúp nâng cao uy tín doanh nghiệp khi làm việc với các đối tác trong và ngoài nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình, thủ tục và các giấy tờ cần chuẩn bị khi đăng ký hồ sơ mã vạch. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về hồ sơ mã vạch ngành vật liệu xây dựng, các bước đăng ký và lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Đừng bỏ qua nếu bạn đang hoạt động trong ngành này và muốn phát triển bền vững, chuyên nghiệp hơn.

🟦 Hồ sơ mã vạch ngành vật liệu xây dựng Gồm Những Gì?

Trong bối cảnh ngành vật liệu xây dựng đang ngày càng mở rộng thị trường, việc đăng ký mã số mã vạch không chỉ là công cụ quản lý kho hiệu quả mà còn là yêu cầu bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn phân phối sản phẩm qua hệ thống bán lẻ, nhà thầu lớn hoặc xuất khẩu. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng nắm rõ hồ sơ đăng ký mã vạch ngành vật liệu xây dựng cần những gì.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các giấy tờ cần thiết, cách trình bày danh mục sản phẩm và lưu ý để được GS1 Việt Nam phê duyệt nhanh ngay lần đầu.

🟧 1. Các giấy tờ pháp lý bắt buộc

Khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch, doanh nghiệp sản xuất hoặc phân phối xi măng, gạch, thép, sơn, bê tông, đá xây dựng… cần nộp các tài liệu pháp lý sau:

🔹 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Phải thể hiện ngành nghề kinh doanh có liên quan đến sản xuất, phân phối, kinh doanh vật liệu xây dựng

• Bản sao y công chứng hoặc bản scan màu rõ ràng

🔹 Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/thương hiệu

• Ví dụ: Hợp đồng gia công sản phẩm, giấy chứng nhận thương hiệu vật liệu xây dựng đang sở hữu

  Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com
  
  Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

• Bắt buộc nếu doanh nghiệp không trực tiếp sản xuất nhưng đứng tên phân phối

🔹 Chứng nhận chất lượng sản phẩm (nếu có)

• ISO 9001, chứng nhận hợp quy VLXD, QCVN về an toàn vật liệu xây dựng

• Đây là tài liệu khuyến khích đính kèm, giúp nâng uy tín và rút ngắn thời gian duyệt hồ sơ

🔹 Mẫu đơn đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu GS1)

• Doanh nghiệp điền theo mẫu chính thức được cấp tại website gs1.org.vn

• Nội dung khai báo bao gồm: thông tin pháp lý, mô hình doanh nghiệp, số lượng sản phẩm đăng ký, nhu cầu sử dụng dải mã (EAN 8, EAN 13…)

🟧 2. Danh mục sản phẩm vật liệu xây dựng cần đăng ký mã vạch

Đây là phần quan trọng nhất trong hồ sơ – giúp cơ quan GS1 cấp đúng mã số định danh cho từng loại vật liệu.

Nội dung bắt buộc trong bảng danh mục:

• Tên sản phẩm cụ thể: Không được ghi “Gạch xây các loại” mà phải rõ loại, kích thước, mã sản phẩm

• Loại vật liệu: Thép, sơn, xi măng, đá ốp lát…

• Quy cách: Dài, rộng, khối lượng, định lượng theo lô

• Mã nội bộ (nếu có): Giúp phân biệt sản phẩm trong hệ thống nội bộ doanh nghiệp

🟧 3. Hình ảnh & mô tả sản phẩm

• Gửi kèm 1–2 ảnh chụp thực tế mỗi sản phẩm

• Có thể đính kèm mô tả chức năng hoặc đặc điểm nổi bật (ví dụ: gạch chịu nhiệt, sơn kháng kiềm…)

• Đây là cơ sở để GS1 xác thực loại sản phẩm – đặc biệt quan trọng nếu cùng tên gọi nhưng khác chủng loại

🟧 4. Thông tin thị trường tiêu thụ

Doanh nghiệp nên khai báo các kênh hoặc thị trường tiêu thụ dự kiến như:

• Trong nước: Phân phối hệ thống đại lý, cửa hàng VLXD, nhà thầu

• Xuất khẩu: Nếu có kế hoạch xuất khẩu sang Lào, Campuchia, Thái Lan… cần ghi rõ

• Ghi nhận thị trường giúp xác định loại mã số quốc tế nếu cần mã GS1 phục vụ vận chuyển xuyên biên giới

🟧 5. Một số lưu ý khi nộp hồ sơ mã vạch ngành VLXD

✅ Sử dụng mẫu đơn mới nhất của GS1 (tránh nhầm mẫu cũ trước 2020)

✅ Nếu nộp online, cần chữ ký số hợp lệ hoặc tài khoản doanh nghiệp tại Cổng GS1

✅ Hồ sơ giấy cần in rõ nét, không tẩy xóa, không thiếu chữ ký

✅ Nếu có trên 50 sản phẩm đăng ký, nên gửi kèm file Excel thống kê

🟦 Quy trình đăng ký mã số mã vạch sản phẩm xây dựng

Đăng ký mã vạch sản phẩm xây dựng là bước không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn đưa hàng vào hệ thống siêu thị, đại lý, dự án hoặc xuất khẩu. Dù là sơn, xi măng, gạch, ống nhựa, thép hay kính xây dựng, tất cả đều cần mã số mã vạch để kiểm soát, định danh và minh bạch nguồn gốc.

Dưới đây là 2 hình thức phổ biến được GS1 Việt Nam – đơn vị được Bộ Khoa học & Công nghệ ủy quyền – triển khai: đăng ký online và nộp hồ sơ trực tiếp.

🟧 Phương án 1 – Đăng ký mã vạch online trên hệ thống GS1 Việt Nam

Đăng ký online là lựa chọn được hơn 80% doanh nghiệp mới áp dụng vì nhanh – tiện – minh bạch.

🔹 Bước 1: Truy cập hệ thống & tạo tài khoản

• Truy cập vào: https://gs1.org.vn

• Tạo tài khoản doanh nghiệp bằng mã số thuế và email đại diện.

👉 Ví dụ:

Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại ABC (chuyên cung cấp gạch men và keo xây dựng) tạo tài khoản bằng MST 4900123456 – hệ thống tự động xác minh thông tin.

🔹 Bước 2: Điền biểu mẫu & upload hồ sơ

Các thông tin bắt buộc gồm:

• Tên doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh.

• Danh sách sản phẩm cần đăng ký mã vạch: tên sản phẩm, mô tả, quy cách.

• Tải lên bản scan giấy phép kinh doanh, hình ảnh sản phẩm (nếu có), tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc phân phối sản phẩm xây dựng.

🔹 Bước 3: Thanh toán lệ phí trực tuyến

• Chuyển khoản hoặc thanh toán qua ngân hàng điện tử.

• Lệ phí được hệ thống tự động tính theo số lượng mã và quy mô doanh nghiệp.

🔹 Bước 4: Nhận mã số doanh nghiệp và tải mã vạch

• Sau 5 – 7 ngày làm việc, GS1 Việt Nam sẽ gửi email thông báo mã số doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp có thể truy cập và tải mã vạch GTIN (Global Trade Item Number) để in hoặc dán lên bao bì.

👉 Lưu ý: Với doanh nghiệp sản xuất nhiều dòng vật liệu như ống nhựa, phụ kiện, nắp bịt, khớp nối, nên đăng ký theo gói 100 mã để tối ưu chi phí và dễ mở rộng danh mục.

🟧 Phương án 2 – Nộp hồ sơ trực tiếp tại văn phòng GS1

Với doanh nghiệp ít tiếp xúc nền tảng số hoặc cần tư vấn cụ thể, việc nộp hồ sơ trực tiếp sẽ phù hợp hơn.

🔹 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bản cứng

Hồ sơ gồm:

• Đơn đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu của GS1 – có thể in sẵn hoặc lấy tại văn phòng).

• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Danh mục sản phẩm cần mã vạch (gạch block, xi măng, sơn chống thấm…).

• Hình ảnh sản phẩm hoặc mô tả chi tiết.

🔹 Bước 2: Nộp tại văn phòng GS1 Việt Nam

• Địa chỉ tại Hà Nội: Tầng 5, số 8 Hoàng Quốc Việt, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.

• Hoặc các chi nhánh đại diện tại TP. HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ (tùy khu vực).

• Nhân viên GS1 sẽ kiểm tra, hướng dẫn điều chỉnh nếu hồ sơ chưa đạt.

🔹 Bước 3: Thanh toán & nhận mã vạch

• Doanh nghiệp thanh toán lệ phí tại quầy hoặc chuyển khoản.

• Nhận mã vạch sau 7 – 10 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

👉 Ví dụ:

Công ty CP VLXD Thành Đạt chuyên sản xuất đá granit ốp lát cao cấp chọn hình thức nộp trực tiếp tại Hà Nội để được tư vấn in mã trực tiếp trên tem mác bao bì xuất khẩu.

🟧 Ưu – nhược điểm giữa đăng ký online và trực tiếp

🟦  Một số lưu ý khi đăng ký mã vạch sản phẩm xây dựng

• Mỗi loại sản phẩm nên có 1 mã riêng biệt, không dùng chung mã cho nhiều quy cách (trừ khi là combo đóng gói sẵn).

• Mã vạch có thể in trực tiếp lên bao bì, hoặc in trên tem nhãn dán ngoài, miễn là đúng định dạng GS1.

• Thời hạn sử dụng mã là vĩnh viễn, nhưng cần đóng phí duy trì hàng năm để mã không bị thu hồi.

🟦 Điều kiện và chi phí đăng ký mã vạch vật liệu xây dựng

Việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm vật liệu xây dựng là yêu cầu cần thiết nếu doanh nghiệp muốn đưa hàng hóa vào siêu thị, đại lý phân phối, nhà thầu xây dựng hoặc xuất khẩu. Tuy nhiên, để được cấp mã vạch hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản, đồng thời chuẩn bị khoản chi phí hợp lệ theo quy định của GS1 Việt Nam.

🟧 Điều kiện để được cấp mã vạch vật liệu xây dựng

Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp sản xuất hoặc phân phối gạch, xi măng, đá ốp lát, sơn, thép… cần đảm bảo một số điều kiện như sau:

🔹 Có giấy phép kinh doanh hợp pháp

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cần thể hiện rõ ngành nghề sản xuất hoặc phân phối vật liệu xây dựng.

• Nếu là nhà phân phối, phải có hợp đồng phân phối độc quyền hoặc giấy xác nhận quyền phân phối sản phẩm.

🔹 Sản phẩm đã định hình mẫu mã

• Các sản phẩm đăng ký cần có mô tả rõ ràng về tên sản phẩm, quy cách, khối lượng, và nếu có, nên có hình ảnh minh họa.

• Ví dụ: gạch block 390x190x90mm, sơn chống thấm nội thất 5 lít, thanh nhôm định hình 3m…

🔹 Có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch hợp pháp

• Mã vạch phải được sử dụng cho mục đích thương mại, xuất khẩu, quản lý nội bộ.

• Doanh nghiệp không được dùng mã vạch cho sản phẩm không thuộc quyền sở hữu nếu không có ủy quyền.

🟧 Phí đăng ký mã vạch lần đầu – Cập nhật theo GS1 Việt Nam

Chi phí đăng ký mã vạch vật liệu xây dựng lần đầu bao gồm lệ phí cấp mã doanh nghiệp + phí cấp dải mã sản phẩm.

Ví dụ cụ thể:

Công ty A chuyên sản xuất gạch không nung, muốn đăng ký mã vạch cho 25 sản phẩm. Khi đó, chi phí ban đầu sẽ bao gồm:

– 2.000.000 VNĐ phí cấp mã doanh nghiệp

– 1.000.000 VNĐ phí quản lý dải mã EAN-13

➤ Tổng chi phí ban đầu: ~3.000.000 VNĐ

Lưu ý: Mức phí có thể điều chỉnh tùy vào từng giai đoạn chính sách của GS1 Việt Nam, hoặc chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ.

🟧 Phí duy trì mã vạch hàng năm

Sau khi được cấp mã vạch, doanh nghiệp phải đóng phí duy trì hằng năm để giữ hiệu lực và được phép tiếp tục sử dụng mã.

Ví dụ thực tế:

Công ty B có doanh thu 5 tỷ/năm, đang sử dụng 50 mã sản phẩm xi măng và gạch ốp lát. Phí duy trì mã vạch mỗi năm của công ty này sẽ dao động từ 900.000 – 1.100.000 VNĐ.

Lưu ý:

• Nếu không nộp phí đúng hạn, mã sẽ bị khóa hoặc thu hồi

• Trường hợp doanh nghiệp ngừng kinh doanh một thời gian nhưng vẫn giữ mã, vẫn cần đóng phí để giữ mã hiệu lực

🟧 Các khoản chi phí bổ sung (nếu có)

Ngoài phí chính thức do GS1 Việt Nam thu, doanh nghiệp có thể cần chi thêm cho:

• Phí tư vấn hồ sơ (nếu thuê đơn vị hỗ trợ): 500.000 – 1.000.000 VNĐ/lần

• Phí sửa hồ sơ khi bị từ chối: nếu sai thông tin về ngành nghề, mô tả sản phẩm, danh mục mã

• Phí in mã vạch lên bao bì: Tùy nhà in và loại bao bì (giấy, nhựa, decal)

Lợi ích khi có mã số mã vạch sản phẩm xây dựng

Việc đăng ký và sử dụng mã vạch cho sản phẩm xây dựng mang lại nhiều lợi ích quan trọng đối với doanh nghiệp. Mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm một cách hiệu quả mà còn tăng cường tính minh bạch và độ tin cậy của sản phẩm trên thị trường. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi có mã số mã vạch cho sản phẩm xây dựng.

Tăng độ tin cậy và minh bạch

Sử dụng mã vạch cho sản phẩm xây dựng giúp tăng cường độ tin cậy và minh bạch đối với cả khách hàng và các đối tác kinh doanh. Khi sản phẩm có mã vạch, khách hàng có thể dễ dàng kiểm tra thông tin về sản phẩm, bao gồm nguồn gốc xuất xứ, chất lượng, và các chứng nhận liên quan, từ đó tạo dựng lòng tin vào thương hiệu. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành vật liệu xây dựng, nơi chất lượng sản phẩm luôn là yếu tố quyết định trong việc lựa chọn của khách hàng.

Mã vạch còn giúp các doanh nghiệp trong ngành xây dựng dễ dàng truy xuất thông tin sản phẩm, từ đó nâng cao tính minh bạch trong quá trình sản xuất, phân phối và bán hàng. Đặc biệt khi tham gia vào các dự án xây dựng lớn, việc đảm bảo tính minh bạch về nguồn gốc vật liệu giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và xây dựng được hình ảnh thương hiệu uy tín.

Quản lý kho và bán hàng hiệu quả

Mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý kho bãi và bán hàng hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa quá trình kiểm kê và theo dõi số lượng sản phẩm. Đặc biệt trong ngành xây dựng, nơi có nhiều loại vật liệu với số lượng lớn và đa dạng, việc sử dụng mã vạch giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý kho và tăng cường khả năng kiểm soát tồn kho.

Khi mã vạch được dán lên sản phẩm, nhân viên kho có thể dễ dàng quét mã để xác định chính xác số lượng hàng hóa còn lại trong kho, giúp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa vật liệu. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện hiệu quả công việc của đội ngũ quản lý kho.

Bên cạnh đó, mã vạch còn hỗ trợ quá trình bán hàng, giúp nhân viên bán hàng nhanh chóng tra cứu thông tin về sản phẩm khi khách hàng yêu cầu. Nhờ vào mã vạch, quá trình thanh toán và xuất hóa đơn cũng trở nên nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả bán hàng và quản lý tài chính một cách chính xác hơn.

Hướng dẫn cập nhật và thay đổi thông tin mã vạch

Việc cập nhật và thay đổi thông tin mã vạch là một phần quan trọng để đảm bảo rằng các sản phẩm của doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định và có thể được phân phối hợp pháp. Để giúp doanh nghiệp thực hiện các thay đổi này, dưới đây là hướng dẫn về khi nào và cách thức cập nhật thông tin mã vạch.

Khi thay đổi tên sản phẩm hoặc doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp thay đổi tên sản phẩm hoặc tên doanh nghiệp, việc cập nhật thông tin mã vạch là rất quan trọng để đảm bảo sự chính xác trong hệ thống. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những sản phẩm đã có mã vạch được cấp, vì nếu không cập nhật, sản phẩm có thể không còn hợp lệ hoặc bị nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra.

Để cập nhật thông tin khi thay đổi tên sản phẩm hoặc doanh nghiệp, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan cấp phép mã vạch, như GS1 Việt Nam. Cơ quan này sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các giấy tờ chứng minh sự thay đổi (ví dụ: giấy phép thay đổi tên doanh nghiệp, hoặc hợp đồng cung cấp sản phẩm mới). Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp sẽ nhận được mã vạch đã được cập nhật thông tin mới.

Khi bổ sung danh mục sản phẩm

Khi doanh nghiệp bổ sung thêm sản phẩm vào danh mục sản phẩm đã đăng ký mã vạch, việc cập nhật danh mục sản phẩm là cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng mã vạch được cấp cho các sản phẩm mới có đầy đủ thông tin trong hệ thống và được nhận diện chính xác trong các giao dịch.

Để bổ sung danh mục sản phẩm, doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin chi tiết về sản phẩm mới, bao gồm tên sản phẩm, mã số sản phẩm (nếu có), mô tả, và các thông tin liên quan. Doanh nghiệp cũng cần nộp mẫu đơn đăng ký bổ sung sản phẩm và thanh toán các lệ phí liên quan (nếu có). Sau khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được mã vạch mới cho các sản phẩm bổ sung.

Hồ sơ mã vạch ngành vật liệu xây dựng không chỉ là tập hợp các giấy tờ pháp lý đơn thuần, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu và phát triển bền vững trong dài hạn. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, tránh các sai sót dẫn đến bị trả hồ sơ hoặc chậm tiến độ kinh doanh. Đặc biệt trong ngành vật liệu xây dựng, nơi mỗi sản phẩm đều ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình, sự minh bạch về nguồn gốc sản phẩm thông qua mã vạch là điều cực kỳ quan trọng.

Đăng ký mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn giúp khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin, tạo sự yên tâm và tăng tỷ lệ mua hàng. Bên cạnh đó, việc áp dụng mã vạch cũng mở ra cơ hội cho doanh nghiệp tham gia vào các chuỗi siêu thị, nhà phân phối lớn – điều kiện tiên quyết để mở rộng thị trường. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn toàn diện về hồ sơ mã vạch ngành vật liệu xây dựng, từ đó có thể bắt tay vào thực hiện một cách chủ động và hiệu quả. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với đơn vị chuyên tư vấn đăng ký mã vạch để được hỗ trợ trọn gói và nhanh chóng.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Xin giấy phép xây dựng cây xăng

Kế toán thuế trọn gói công ty xây dựng

Dịch vụ thành lập công ty xây dựng

Thủ tục xin cấp giấy phép xây dựng

Thủ tục thành lập công ty sản xuất bê tông

Kế toán thuế trọn gói công ty xuất nhập khẩu

Bổ sung thêm ngành nghề hoàn thiện công trình xây dựng

Điều kiện và thủ tục xin cấp chứng chỉ năng lực xây dựng

Dịch vụ cấp chứng chỉ năng lực xây dựng hạng 1,2,3 uy tín

Chứng chỉ năng lực xây dựng là gì? Có bắt buộc phải có không?

Nhà thầu thang máy có cần xin chứng chỉ năng lực xây dựng không?

Bổ sung thêm ngành nghề sản xuất bê tông và các sản phẩm từ bê tông, xi măng và thạch cao

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH   

Hotline : 0932 785 561 – 0868 458 111

Zalo : 085 3388 126

Gmail : dvgiaminh@gmail.com

Website : giayphepgm.com – dailythuegiaminh.com