Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo làm văn phòng đại diện

326
13/04/2024

Rate this post

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo làm văn phòng đại diện

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo làm văn phòng đại diện hiện nay khá phổ biến và được nhiều người quan tâm tới bởi chi phí vừa tiết kiệm và hiệu quả. Đối với những doanh nghiệp khi lần đầu tiên thành lập chưa có nhiều vốn để thuê một văn phòng chính thức, lâu dài hoặc những doanh nghiệp chỉ muốn có một địa điểm văn phòng để dễ dàng đăng ký địa điểm kinh doanh, một nơi chỉ để ký kết, giao dịch hợp đồng với khách hàng thì dịch vụ thuê văn phòng ảo làm văn phòng đại diện là một lựa chọn hợp lý. Đặc điểm của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo này là chi phí thuê rất rẻ so với thuê một văn phòng chính thức. Tại văn phòng ảo, bên thuê có thể được sử dụng chung đầy đủ các tiện ích, các cơ sở vật chất như một văn phòng thực tế. Bên cạnh đó, thì vẫn còn nhiều người nghe đến cụm từ văn phòng ảo vẫn còn chưa rõ và xa lạ hoặc khi nghe qua thì đầu tiên họ sẽ nghĩ đây là dịch vụ cho thuê bất hợp pháp nhưng thực tế đây là một dịch vụ hoàn toàn hợp pháp. Cho nên Gia Minh sẽ chia sẽ đến Quý khách hàng về Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo làm văn phòng đại diện để Quý khách hiểu rõ hơn và giúp Quý khách biết được dịch vụ này sẽ có những ưu điểm và nhược điểm gì thì xin mời Quý khách tham khảo bài viết sau đây:

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là hình thức cho thuê địa chỉ và không gian làm việc có thật để đăng ký kinh doanh. Đây là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí vận hành mà vẫn có thể được hưởng các dịch vụ tiện ích như một văn phòng thực tế.

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo làm văn phòng đại diện

Có thể hiểu đơn giản, khi thuê văn phòng ảo, bên thuê sẽ không được trực tiếp ngồi làm việc tại văn phòng nhưng được sử dụng địa chỉ này làm trụ sở chính khi thành lập công ty, mở chi nhánh, thành lập văn phòng đại diện và làm địa chỉ liên lạc với các cơ quan nhà nước, khách hàng, đối tác.

Tuy đặt tên là “Văn phòng ảo” nhưng thực chất không hề “ảo” chút nào bởi vì mô hình này vẫn hiện lên một văn phòng chuyên nghiệp của doanh nghiệp và nằm tại các địa điểm đắc địa mang tầm chiến lược thị trường kinh tế.

Mô hình Văn phòng ảo là một văn phòng đại diện đáng tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác. Ngoài ra, khi thuê văn phòng ảo doanh nghiệp vẫn có thể tận hưởng các tiện ích của một văn phòng thực tế bao gồm: bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng họp, phòng tiếp khách…

Các doanh nghiệp/ tư nhân có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Vì thế đây mới chính là một giải pháp văn phòng tuyệt vời giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành công ty và đồng thời còn tận hưởng trọn vẹn nhiều tiện ích hoàn toàn miễn phí.

Những đối tượng sau đây nên thuê văn phòng ảo bao gồm:

Doanh nghiệp mới thành lập muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng khi thành lập doanh nghiệp, mở chi nhánh, văn phòng đại diện;

Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh sang các thành phố khác.

Các doanh nghiệp nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam;

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Các dự án đầu tư, chuyên viên tư vấn cần không gian phòng họp, phòng tiếp khách phù hợp với nhu cầu của công ty;

Tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ không muốn thuê cần văn phòng tiếp khách, gặp đối tác, địa điểm nhận thư từ và tiếp nhận cuộc gọi.

Lưu ý:

Khi đi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp cần phải lưu ý lựa chọn những địa điểm uy tín, đáp ứng đúng điều kiện pháp lý cần có khi sử dụng một địa điểm làm địa chỉ trụ sở theo Quy định tại Luật doanh nghiệp 2020. Bởi trên thực tế Luật nhà ở 2014 đã có Quy định những nơi có mục đích để ở (như căn hộ chung cư, khu tập thể) sẽ không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh vì nhiều lý do ảnh hưởng về môi trường, xã hội theo Quy định của Chính Phủ.

Ưu điểm của hình thức thuê văn phòng ảo

Tiết kiệm tối đa chi phí

Hình thức sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo cho phép khách hàng tiết kiệm được tối đa chi phí thay vì phải thuê mặt bằng, mua sắm trang thiết bị mà vẫn sở hữu các tiện ích như một văn phòng thực tế như địa chỉ đăng ký kinh doanh, biển hiệu công ty, bộ phận lễ tân, phòng tiếp khách, phòng họp…

Địa điểm giao dịch thuận lợi, chuyên nghiệp

Địa chỉ của các công ty cho thuê văn phòng ảo thường được đặt ở vị trí trung tâm của khu vực, thuận lợi cho việc di chuyển, giao dịch và trao đổi thông tin với khách hàng. Điều này thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, dễ dàng tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút được khách hàng tiềm năng.

Linh hoạt thời gian, địa điểm làm việc

Hình thức sử dụng mặt bằng diện tích 0m2 cho phép doanh nghiệp có thể làm việc ở bất cứ đâu, không nhất thiết phải đến văn phòng;

Thời gian làm việc sẽ linh hoạt hơn, giúp khách hàng chủ động quản lý thời gian trong công việc.

Mở rộng thị trường một cách dễ dàng

Khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, việc kết nối tương tác với khách hàng vẫn diễn ra thuận lợi thông qua hệ thống liên lạc đa dạng, nhờ đó giúp doanh nghiệp tiếp nhận thư từ, fax, điện thoại,… của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Hạn chế của mô hình văn phòng ảo

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, mô hình văn phòng ảo vẫn còn những hạn chế về mặt pháp lý và Quy trình sử dụng. Cụ thể như sau:

Hạn chế về mặt pháp lý

Tuy dịch vụ văn phòng ảo vô cùng phổ biến hiện nay nhưng trên phương diện pháp lý thì loại dịch vụ này vẫn còn nhiều bất cập. Việc cấp phép kinh doanh cho loại hình dịch vụ này chưa được xử lý triệt để. Tuy nhiên các chính sách khởi nghiệp được hỗ trợ từ chính phủ đã giảm bớt một số khó khăn. Vậy nên, nếu các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo vẫn có thể giao dịch rõ ràng với khách hàng.

Sử dụng văn phòng chung với nhiều doanh nghiệp

Việc dùng chung không gian với nhiều đơn vị khác cũng là một bất cập của việc thuê văn phòng ảo. Nếu muốn gặp gỡ đối tác tại văn phòng thì cần phải đặt lịch trước, đôi khi bị trùng với doanh nghiệp khác nên khác bất tiện. Về phòng họp cũng tương tự như vậy, không có sự linh hoạt so với thuê một văn phòng riêng. Do dùng chung văn phòng nên sự riêng tư cũng sẽ không được đảm bảo tốt.

Kinh nghiệm Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo làm văn phòng đại diện

Ngày nay, đơn vị cho thuê văn phòng ảo “mọc lên như nấm”, có những nơi cung cấp dịch vụ uy tín nhưng có nơi lại không đảm bảo chất lượng. Sau đây là một vài kinh nghiệm thuê văn phòng ảo:

Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng

Đầu tiên, người thuê cần phải tìm hiểu kỹ người cho thuê văn phòng là ai. Cần tìm kiếm thông tin về đơn vị cho thuê trên internet để xác thực độ tin cậy. Xem đánh giá về bên cho thuê để tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra. Đồng thời, người cho thuê cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin về địa chỉ, giá cả, tiện ích,…

Nội dung hợp đồng cho thuê phải rõ ràng

Hợp đồng cho thuê văn phòng ảo cần được soạn thảo một cách chi tiết không có sự mập mờ trong các điều khoản. Tối thiểu là phải có các thông tin sau:

Hợp đồng phải có đầy đủ thông tin về bên thuê và bên cho thuê.

Giá trị thời gian của bản hợp đồng thuê văn phòng.

Chi phí thuê văn phòng, các khoản phát sinh.

Thông tin cụ thể về địa chỉ cho thuê văn phòng.

Các quy định về việc thanh lý hợp đồng.

Địa điểm đặt văn phòng ảo

Doanh nghiệp không nên thuê những văn phòng có địa chỉ trong hẻm, khó tìm. Tuy văn phòng ở khu vực này giá khá rẻ nhưng sẽ làm giảm uy tín trong mắt đối tác. Nên ưu tiên chọn văn phòng ở mặt tiền đường, khu trung tâm và định vị được trên bản đồ. Đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh về mảng du lịch, bất động sản và dịch vụ thì vị trí văn phòng cần phải được chú trọng.

Tính pháp lý của văn tòa nhà

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng thì người thuê cần tìm hiểu về tính pháp lý của tòa nhà đặt văn phòng. Để chính xác thì người thuê nên đến trực tiếp tòa nhà đó để kiểm tra kỹ hơn. Nếu tòa nhà vi phạm về mặt pháp lý sẽ làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Thời gian thuê văn phòng ảo

Đây là yếu tố thường bị người thuê bỏ qua. Thông thường một hợp đồng thuê văn phòng sẽ có thời gian tối thiểu là vài năm và hợp đồng vô thời hạn. Nhưng tốt nhất người thuê chỉ nên ký kết hợp đồng thuê văn phòng 12 tháng. Đây là một mốc thời gian thích hợp để thay đổi môi trường làm việc và chuyển đổi mô hình thuê.

Đây là những điều mà người thuê văn phòng ảo cần lưu ý để tránh các trường hợp không mong muốn ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Một số lưu ý cần biết khi thuê văn phòng ảo

Mặc dù sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để thành lập công ty giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí nhưng vẫn có thể tiềm ẩn những rủi ro cho doanh nghiệp như: Có thể bị khóa mã số thuế và phải đối mặt với rủi ro về xử phạt hành chính vì kinh doanh không đúng địa điểm, trụ sở ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh nghiệp theo quy định tại Điều 6 Nghị định 124/2015/NĐ-CP. Trường hợp trên có thể xảy ra khi cơ quan thuế đi kiểm tra mã đơn vị cho thuê văn phòng ảo không treo biển hiệu của doanh nghiệp hoặc khi Cơ quan Thuế nghi ngờ doanh nghiệp mua bán hóa đơn và liên hệ không được.

Một địa chỉ cho thuê văn phòng ảo thường được nhiều công ty đồng thời đăng ký làm trụ sở kinh doanh. Do vậy để thuê hay các dịch vụ tiện ích của văn phòng ảo (như phòng họp, phòng tiếp khách) các công ty cần phải đặt lịch trước và chờ sự sắp xếp của phía cho thuê.

Lý do chọn văn phòng ảo của Gia Minh làm văn phòng đại diện

Gia Minh bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh ngành dịch vụ cho thuê văn phòng vào năm 2018, trong suốt 6 năm hoạt động và phát triển cho đến thời điểm hiện tại, Gia Minh đã khẳng định được vị thế hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ văn phòng. Với phương châm: “Sự nghiệp của khách hàng là sự nghiệp của chúng tôi”.

Chúng tôi không bao giờ ngừng thay đổi theo chiều hướng tích cực, nắm bắt xu hướng nhu cầu mới của khách hàng nhằm cải tiến chất lượng dịch vụ tốt nhất và đáp ứng mong muốn cũng như làm hài lòng khách hàng của Gia Minh trong quá trình trải nghiệm dịch vụ bên Gia Minh.

Gia Minh nắm bắt được những khó khăn của khách hàng, nhất là về mặt tài chính kinh tế nhưng vẫn muốn có một trụ sở văn phòng chuyên nghiệp dùng để giao dịch với đối tác. Do đó dịch vụ văn phòng ảo Gia Minh chính thức ra đời và là giải pháp hoàn hảo nhất cho các nhà kinh doanh dùng để tiết kiệm chi phí vận hành tối đa.

Điểm đặc biệt ở văn phòng ảo Gia Minh là doanh nghiệp chỉ cần chi với mức phí rất thấp đã có ngay cho mình một địa chỉ kinh doanh hợp pháp. Với dịch vụ văn phòng ảo bạn sẽ nhận được những lợi ích như:

Một địa chỉ kinh doanh hợp thức hóa với các thủ tục thành lập công ty hoàn chỉnh và an tâm giao dịch với khách hàng, đối tác.

Một văn phòng đại diện hiện đại trang bị sẵn tất cả các thiết bị bao gồm: hệ thống wifi, điện thoại, máy fax, máy lọc nước, máy photocopy,…

Một đội ngũ nhân viên hỗ trợ (lễ tân, kỹ thuật, chăm sóc khách hàng và pháp lý) có chuyên môn cao, đào tạo bài bản, đa ngôn ngữ giúp tạo nên phong cách làm việc chuyên nghiệp.

Nằm ở các quận trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc giao dịch với khách hàng.

Tiết kiệm được 80 -90% chi phí so với thuê văn phòng làm việc cố định.

Gia Minh sẵn sàng kết nối quý khách hàng với các doanh nghiệp mà chúng tôi đang hợp tác khi có nhu cầu

Miễn phí tư vấn các thủ tục pháp lý về thành lập doanh nghiệp, kế toán thuế, bảo hiểm xã hội…

Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng Ảo Giá Rẻ Uy Tín

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến văn phòng ảo

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là hình thức cho thuê địa điểm để doanh nghiệp, công ty đăng ký kinh doanh, giúp tiết kiệm một khoản chi phí lớn so với việc thuê văn phòng tại các tòa nhà.

Những đối tượng nào thích hợp sử dụng hình thức thuê văn phòng ảo?

Cá nhân, doanh nghiệp thuộc các đối tượng sau thì nên thuê văn phòng ảo, bao gồm:

Cá nhân, tổ chức quy mô nhỏ và vừa muốn tiết kiệm chi phí khi thành lập doanh nghiệp, mở chi nhánh, văn phòng đại diện;

Các doanh nghiệp nước ngoài muốn tìm văn phòng đại diện tại Việt Nam;

Các dự án đầu tư, chuyên viên tư vấn cần không gian phòng họp, phòng tiếp khách phù hợp với nhu cầu của công ty.

Sử dụng văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh có hợp pháp không?

Việc sử dụng văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh là hoàn toàn mang tính hợp pháp, các cá nhân, tổ chức có thể thuê bất kỳ văn phòng ảo ở đâu một cách thoải mái mà không phải lo lắng điều gì. Không chỉ hợp pháp lý mà nó còn mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hiện nay so với văn phòng truyền thống.

Thuê văn phòng ảo giá bao nhiêu?

Mỗi bên cho thuê văn phòng ảo lại có bảng giá dịch vụ khác nhau tùy thuộc vào vị trí, cơ sở vật chất, tiện ích có trong văn phòng. Nhưng nhìn chung chi phí thuê văn phòng ảo rõ ràng tiết kiệm hơn nhiều so với việc thuê mặt bằng thật. Vì vậy trước khi quyết định thuê dịch vụ văn phòng ảo, các công ty cần lựa chọn cẩn thận và so sánh những điểm lợi thế và bất tiện để đưa ra lựa chọn tốt nhất.

Cần có kinh nghiệm gì khi thuê dịch vụ văn phòng ảo?

Một số kinh nghiệm dành cho doanh nghiệp khi thuê văn phòng ảo:

Chọn lọc đối tác cho thuê kỹ lưỡng, cẩn thận;

Tìm hiểu vị trí, địa điểm của địa chỉ cho thuê văn phòng ảo;

Xem xét cở vật chất, giá cả của văn phòng trước khi quyết định thuê;

Nội dung hợp đồng cho thuê phải rõ ràng (Quyền và nghĩa vụ của các bên khi hợp đồng có hiệu lực, thời hạn hợp đồng, bảng giá thuê, thông tin địa chỉ và các quy định khi chấm dứt hợp đồng, …).

Sử dụng địa chỉ văn phòng ảo thành lập công ty có hợp pháp không?

Bản chất của dịch vụ văn phòng ảo là cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh. Tức là, doanh nghiệp sẽ không được trực tiếp ngồi làm việc hay thực hiện hoạt động kinh doanh tại đây. Vậy sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký thành lập công ty có hợp pháp không?

Tại Điều 42 Luật Doanh Nghiệp 2020 có Quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Có thể thấy pháp luật không cấm loại hình văn phòng ảo tuy nhiên cũng chưa có Quy định cụ thể hay nghiêm cấm doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo. Do đó, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ trụ sở công ty hay văn phòng đại diện có thể hoàn toàn yên tâm về tính pháp lý của hình thức này.

Trên đây là thông tin về Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo làm văn phòng đại diện. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây đã giúp bạn hiểu hơn về loại hình dịch vụ này và đưa ra quyết định sáng suốt khi thuê văn phòng cho công ty của mình. Nếu còn gì thắc mắc về dịch vụ văn phòng ảo là gì hoặc bạn đang có ý định thuê văn phòng ảo thì còn chần chờ gì nữa mà không liên hệ ngay Gia Minh, Gia Minh sẽ giải đáp thắc mắc 1 cách chi tiết, chính xác và hoàn thành thủ tục thuê nhanh chóng nhất có thể.