Thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh – Thủ tục & Hồ sơ mới nhất 2025

482
13/07/2021

Rate this post

Thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh

Bạn đang muốn thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh nên muốn tìm 1 đơn vị chuyên nhận làm dịch vụ thành lập uy tín tại TP Hồ Chí Minh. Gia Minh cam kết thành công 100% cho khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ.

Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh

Giới thiệu về thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh

TP Hồ Chí Minh là trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước, nơi tập trung đông đảo doanh nghiệp, khách hàng tiềm năng và nguồn nhân lực chất lượng cao. Việc thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng sự hiện diện, nâng cao uy tín và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh. Văn phòng đại diện tuy không trực tiếp kinh doanh sinh lợi nhuận nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối khách hàng, quảng bá thương hiệu và hỗ trợ công ty mẹ trong nhiều lĩnh vực.

Vai trò của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được phép thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền, bảo vệ quyền lợi của công ty mẹ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nghiên cứu thị trường và chăm sóc khách hàng.

Khi nào nên mở văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh

Doanh nghiệp nên cân nhắc mở văn phòng đại diện khi muốn thâm nhập thị trường TP HCM, cần kênh giao tiếp trực tiếp với khách hàng và đối tác, hoặc cần bộ phận hỗ trợ chuyên trách tại khu vực phía Nam.

Lợi ích doanh nghiệp nhận được

Việc mở văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp mở rộng mạng lưới hoạt động, gia tăng uy tín, tiếp cận nhanh chóng nguồn khách hàng tiềm năng, đồng thời tiết kiệm chi phí so với việc thành lập chi nhánh hoặc công ty mới.

Cơ sở pháp lý thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh đúng quy định, doanh nghiệp cần dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành. Việc nắm rõ cơ sở pháp lý sẽ giúp quá trình chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục được thuận lợi, tránh sai sót dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Luật Doanh nghiệp 2020

Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực từ 01/01/2021) là văn bản pháp luật cao nhất điều chỉnh việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện. Luật quy định rõ khái niệm, quyền hạn, nghĩa vụ của văn phòng đại diện và công ty mẹ, điều kiện đặt tên, địa chỉ, cũng như thủ tục đăng ký hoạt động tại cơ quan có thẩm quyền.

Nghị định và thông tư hướng dẫn

Ngoài Luật Doanh nghiệp, các Nghị định như Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và các thông tư hướng dẫn của Bộ Kế hoạch & Đầu tư là căn cứ quan trọng khi lập hồ sơ. Các văn bản này hướng dẫn chi tiết về thành phần hồ sơ, biểu mẫu, hình thức nộp và thời hạn xử lý, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình pháp lý.

Quy định của UBND TP Hồ Chí Minh

Bên cạnh quy định chung của pháp luật, UBND TP Hồ Chí Minh và Sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố còn có hướng dẫn cụ thể về việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cần cập nhật các yêu cầu về địa chỉ hợp lệ, số lượng giấy tờ và các khoản lệ phí theo quy định của địa phương để tránh vi phạm.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh

Để thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh, doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật. Việc đảm bảo đầy đủ các điều kiện này sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, hạn chế rủi ro pháp lý.

Điều kiện đối với công ty mẹ

Công ty mẹ phải là doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp pháp tại Việt Nam hoặc giấy phép tương đương đối với doanh nghiệp nước ngoài. Doanh nghiệp phải đang hoạt động bình thường, không bị tạm ngừng hoặc bị thu hồi giấy phép. Đối với công ty nước ngoài, thời gian hoạt động tối thiểu thường phải từ 01 năm trở lên.

Điều kiện về tên văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” kèm theo tên đầy đủ của công ty mẹ. Tên phải tuân thủ quy định về đặt tên doanh nghiệp, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với đơn vị khác, không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc trái pháp luật.

Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện phải là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp. Người này có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, được công ty mẹ bổ nhiệm bằng văn bản và có trách nhiệm đại diện theo ủy quyền để thực hiện nhiệm vụ tại văn phòng đại diện.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Khi thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh, việc chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định bộ hồ sơ là yếu tố quyết định đến thời gian và kết quả xử lý tại Sở Kế hoạch & Đầu tư. Dưới đây là các thành phần hồ sơ cần thiết và yêu cầu cụ thể.

Danh mục giấy tờ cần chuẩn bị

Bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

Thông báo lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định tại Phụ lục của Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương của công ty mẹ (đối với doanh nghiệp Việt Nam).

Bản sao Giấy phép kinh doanh và tài liệu chứng minh hoạt động hợp pháp (đối với doanh nghiệp nước ngoài).

Quyết định và biên bản họp của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện.

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực).

Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

Yêu cầu về bản sao, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có)

Đối với doanh nghiệp Việt Nam: Các bản sao giấy tờ pháp lý phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ trong thời hạn 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

Đối với doanh nghiệp nước ngoài: Giấy tờ phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước sở tại, sau đó dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định.

Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện cũng cần được sao y chứng thực hợp lệ.

Mẫu quyết định, nghị quyết và văn bản ủy quyền

Quyết định: Ghi rõ tên, địa chỉ văn phòng đại diện, phạm vi hoạt động, ngày bắt đầu hoạt động.

Nghị quyết hoặc biên bản họp: Thể hiện sự thống nhất của các thành viên/cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện.

Văn bản ủy quyền: Trường hợp ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác thực hiện thủ tục thay mặt công ty mẹ, văn bản phải nêu rõ phạm vi, thời hạn ủy quyền và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

Quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh

Việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh cần được thực hiện theo đúng trình tự pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và tránh phát sinh thủ tục bổ sung. Dưới đây là quy trình chi tiết mà doanh nghiệp cần thực hiện.

Bước 1 – Tư vấn và chuẩn bị hồ sơ

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích, phạm vi hoạt động và địa điểm đặt văn phòng đại diện. Ở giai đoạn này, nên tham khảo ý kiến của chuyên gia pháp lý hoặc đơn vị dịch vụ để đảm bảo hồ sơ phù hợp với quy định.

Hồ sơ bao gồm đầy đủ các giấy tờ đã nêu ở phần trên, được kiểm tra kỹ về thông tin, chữ ký, đóng dấu, công chứng và dịch thuật (nếu có). Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian xử lý và hạn chế hồ sơ bị trả lại.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư TP HCM

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch & Đầu tư TP Hồ Chí Minh hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp cần có tài khoản đăng ký kinh doanh và chữ ký số hợp lệ.

Sau khi tiếp nhận, chuyên viên sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu đầy đủ, hợp lệ, hồ sơ sẽ được chuyển sang bước xử lý; nếu chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Bước 3 – Nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Trong vòng 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch & Đầu tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trên giấy phép để đảm bảo không có sai sót. Nếu phát hiện lỗi, cần yêu cầu chỉnh sửa ngay để tránh ảnh hưởng đến các thủ tục tiếp theo.

Bước 4 – Công bố thông tin và các thủ tục sau thành lập

Sau khi được cấp giấy phép, doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin đăng ký hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày.

Ngoài ra, cần tiến hành một số thủ tục khác như:

Khắc con dấu của văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu).

Thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh (trong trường hợp sử dụng).

Mở tài khoản ngân hàng phục vụ giao dịch (nếu cần).

Đăng ký mã số thuế phụ thuộc và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định.

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh

Thời gian và chi phí thành lập văn phòng đại diện

Khi thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh, doanh nghiệp cần nắm rõ thời gian xử lý cũng như các khoản phí liên quan để chủ động kế hoạch.

Thời gian xử lý hồ sơ

Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư TP Hồ Chí Minh thường từ 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc chỉnh sửa, thời gian này có thể kéo dài thêm từ 02 – 03 ngày làm việc. Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian.

Các khoản lệ phí theo quy định

Doanh nghiệp cần nộp các khoản phí cơ bản gồm:

Lệ phí cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động: 100.000 – 150.000 đồng/lần cấp (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).

Phí công bố nội dung đăng ký hoạt động: 100.000 đồng.

Ngoài ra, nếu khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng hoặc đăng ký thuế, doanh nghiệp sẽ phải chi thêm một số khoản phí dịch vụ tương ứng.

Chi phí dịch vụ trọn gói

Nếu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói, chi phí sẽ dao động từ 1.500.000 – 3.000.000 đồng tùy vào đơn vị cung cấp dịch vụ và yêu cầu cụ thể. Chi phí này thường đã bao gồm tư vấn pháp lý, soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi tiến trình, nhận giấy phép và công bố thông tin. Sử dụng dịch vụ trọn gói giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và hạn chế rủi ro hồ sơ bị trả lại.

Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh

Khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo hoạt động đúng pháp luật và tránh rủi ro trong quá trình vận hành.

Về địa chỉ trụ sở

Địa chỉ của văn phòng đại diện phải nằm trên lãnh thổ TP Hồ Chí Minh và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp (có hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc giấy tờ tương đương). Không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư có chức năng để ở, trừ trường hợp chung cư hỗn hợp có khu vực được phép làm văn phòng. Địa chỉ phải rõ ràng, dễ xác minh và thuận tiện cho việc tiếp nhận thư từ, thông báo của cơ quan quản lý.

Về ngành nghề hoạt động

Theo quy định, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh sinh lợi mà chỉ thực hiện chức năng đại diện, tiếp thị, xúc tiến thương mại, liên lạc hoặc nghiên cứu thị trường. Doanh nghiệp cần đảm bảo phạm vi hoạt động ghi trong hồ sơ phù hợp với chức năng này để tránh vi phạm. Nếu muốn kinh doanh, doanh nghiệp phải thành lập chi nhánh hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh.

Về nghĩa vụ báo cáo và kê khai thuế

Mặc dù không kinh doanh, văn phòng đại diện vẫn có nghĩa vụ:

Báo cáo hoạt động định kỳ cho Sở Kế hoạch & Đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền theo yêu cầu.

Kê khai và nộp thuế môn bài (trừ một số trường hợp miễn theo quy định).

Thực hiện chế độ quản lý lao động, bảo hiểm xã hội nếu có nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

Việc tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ báo cáo và kê khai thuế giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và giữ uy tín pháp lý.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh của chúng tôi

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý và hỗ trợ thủ tục doanh nghiệp, chúng tôi cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh nhanh chóng, chính xác và trọn gói, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Quy trình làm việc

Quy trình dịch vụ được thiết kế khoa học, gồm các bước:

Tư vấn ban đầu: Phân tích nhu cầu, hướng dẫn lựa chọn địa chỉ, tên và người đứng đầu văn phòng đại diện.

Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo đúng quy định pháp luật, đảm bảo tính hợp lệ.

Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình: Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư TP HCM và xử lý các yêu cầu bổ sung (nếu có).

Nhận giấy phép và bàn giao: Bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, con dấu (nếu làm), và hướng dẫn các thủ tục sau thành lập.

Cam kết chất lượng

Đúng tiến độ: Hoàn tất thủ tục chỉ từ 03 – 05 ngày làm việc với hồ sơ hợp lệ.

Chính xác tuyệt đối: Hồ sơ được kiểm tra nhiều lần trước khi nộp để hạn chế rủi ro bị trả lại.

Bảo mật thông tin: Cam kết bảo mật toàn bộ dữ liệu và giấy tờ khách hàng cung cấp.

Hỗ trợ tận tâm: Sẵn sàng tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc trong suốt quá trình thực hiện và cả sau khi bàn giao giấy phép.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ

Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp không cần trực tiếp làm việc với cơ quan nhà nước.

Chi phí hợp lý: Dịch vụ trọn gói, minh bạch, không phát sinh thêm chi phí ngoài thỏa thuận.

Được tư vấn toàn diện: Không chỉ thủ tục thành lập, chúng tôi còn tư vấn các vấn đề pháp lý, thuế, báo cáo và quản trị liên quan đến văn phòng đại diện.

Hỗ trợ dài hạn: Đồng hành cùng doanh nghiệp trong các thủ tục thay đổi, gia hạn, hoặc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện khi cần.

Câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có được kinh doanh không?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh sinh lợi trực tiếp. Nhiệm vụ chính là đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp, thực hiện công việc tiếp thị, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, chăm sóc khách hàng hoặc giám sát hoạt động tại địa phương. Mọi hoạt động tạo doanh thu phải được thực hiện thông qua trụ sở chính hoặc chi nhánh, không phải văn phòng đại diện.

Có cần kế toán trưởng không?

Văn phòng đại diện không bắt buộc bổ nhiệm kế toán trưởng, vì không phát sinh hoạt động kinh doanh trực tiếp và không phải đơn vị hạch toán độc lập. Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện có quản lý, sử dụng vốn hoặc tài sản, vẫn cần người phụ trách kế toán để thực hiện việc ghi chép, báo cáo nội bộ và phối hợp với kế toán của công ty mẹ. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch tài chính và tuân thủ quy định kế toán.

Có bắt buộc đóng thuế không?

Văn phòng đại diện không phải nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) hay thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) vì không có hoạt động kinh doanh tạo ra lợi nhuận. Tuy nhiên, vẫn có nghĩa vụ nộp một số loại thuế, phí khác như:

Lệ phí môn bài (theo mức áp dụng đối với đơn vị phụ thuộc).

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với tiền lương, tiền công của nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

Việc kê khai và nộp thuế sẽ do công ty mẹ hoặc văn phòng đại diện thực hiện tùy theo mô hình quản lý.