Hoá đơn nước ngoài có dịch ra tiếng việt không

465
18/10/2023

1/5 - (1 bình chọn)

Hoá đơn nước ngoài có dịch ra tiếng Việt không là một câu hỏi thường gặp đối với các doanh nghiệp và cá nhân thực hiện giao dịch quốc tế tại Việt Nam. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, việc sử dụng hoá đơn từ nước ngoài là điều không tránh khỏi. Tuy nhiên, để đáp ứng các yêu cầu về kế toán và thuế của Việt Nam, nhiều người băn khoăn liệu các hoá đơn này có cần dịch ra tiếng Việt không, và quy trình dịch thuật cũng như xác nhận như thế nào để đảm bảo hợp lệ.

Chứng từ kế toán nước ngoài có bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt hay không?

Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

1. Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán.

Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ… Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

2. Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán như các loại hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác không phải dịch ra tiếng Việt trừ trường hợp khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Như vậy đối với chứng từ kế toán nước ngoài thì khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Còn các trường hợp khác thì không cần.

Hóa đơn nước ngoài có dịch ra tiếng Việt không?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Theo đó, khoản 1 Điều 11 Luật Kế toán 2015 quy định chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

Đồng thời, khoản 5 Điều 5 Nghị định Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về chứng từ kế toán như sau:

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy định tại Khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015 ra tiếng Việt. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác của đơn vị kế toán không bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Ngoài ra, Điều 85 Thông tư 80/2021/TT-BTC nêu rõ, ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt: Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài dài hơn 20 trang giấy A4, người nộp thuế cần có văn bản giải trình, đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.

Như vậy, theo quy định nêu trên, các hóa đơn chứng từ tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt.

Không dịch hóa đơn tiếng nước ngoài ra tiếng Việt có bị phạt không?

Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.

Như vậy, đối với hành vi không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định, sẽ bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân.

Tổ chức vi phạm sẽ bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Ghi sổ kế toán có được sử dụng ngoại tệ hay không?

Chứng từ kế toán nước ngoài không dịch ra tiếng Việt thì có bị phạt hay không?

Tại Điều 3 và Điều 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định về đơn vị tiền tệ trong kế toán như sau:

Điều 3. Đơn vị tiền tệ trong kế toán

Đơn vị tiền tệ trong kế toán” là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”; ký hiệu quốc tế là “VND”) được dùng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Trường hợp đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ, đáp ứng được các tiêu chuẩn quy định tại Điều 4 Thông tư này thì được chọn một loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán.

Điều 4. Lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán

1. Doanh nghiệp có nghiệp vụ thu, chi chủ yếu bằng ngoại tệ căn cứ vào quy định của Luật Kế toán, để xem xét, quyết định lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán và chịu trách nhiệm về quyết định đó trước pháp luật. Khi lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

2. Đơn vị tiền tệ trong kế toán là đơn vị tiền tệ:

Được sử dụng chủ yếu trong các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ của đơn vị, có ảnh hưởng lớn đến giá bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ và thường chính là đơn vị tiền tệ dùng để niêm yết giá bán và được thanh toán; và
Được sử dụng chủ yếu trong việc mua hàng hóa, dịch vụ, có ảnh hưởng lớn đến chi phí nhân công, nguyên vật liệu và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác, thông thường chính là đơn vị tiền tệ dùng để thanh toán cho các chi phí đó.

3. Các yếu tố sau đây cũng được xem xét và cung cấp bằng chứng về đơn vị tiền tệ trong kế toán của đơn vị:

Đơn vị tiền tệ sử dụng để huy động các nguồn lực tài chính (như phát hành cổ phiếu, trái phiếu);
Đơn vị tiền tệ thường xuyên thu được từ các hoạt động kinh doanh và được tích trữ lại.

4. Đơn vị tiền tệ trong kế toán phản ánh các giao dịch, sự kiện, điều kiện liên quan đến hoạt động của đơn vị. Sau khi xác định được đơn vị tiền tệ trong kế toán thì đơn vị không được thay đổi trừ khi có sự thay đổi trọng yếu trong các giao dịch, sự kiện và điều kiện đó.

Như vậy việc sử dụng ngoại tệ trong dịch vụ kế toán chỉ áp dụng đối với đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ, đáp ứng được các tiêu chuẩn theo quy định trên và đơn vị kế toán chỉ được chọn một loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán.

Hóa đơn nước ngoài có cần đóng dấu, chữ ký không?

Tương tự như một số loại hóa đơn thông thường, hóa đơn nước ngoài (thường là hóa đơn thương mại quốc tế) cũng có một số nội dung như:

Loại hóa đơn, số hóa đơn, thời gian lập hóa đơn.
Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web, email của người bán.
Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán của người mua.
Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, số tiền thuế GTGT, tổng tiền sau thuế của hàng hóa, dịch vụ.
Chữ ký của người bán, người mua.

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 38/2015/TT-BTC:

Trường hợp bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, thư điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan, người nộp thuế phát hành thì người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ đó.

Như vậy, theo quy định trên, hóa đơn nước ngoài không bắt buộc phải có dấu, chữ ký.

Thời hạn xuất trình hóa đơn nước ngoài khi nhập khẩu hàng hóa

Thông tư Liên tịch đã quy định, đối với hàng nhập khẩu đang trên đường vận chuyển, để tại kho, bến, bãi, điểm tập kết, bày bán thì đơn vị sản xuất, kinh doanh phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa ngay tại thời điểm kiểm tra.

Trường hợp sau khi xuất trình giấy tờ, cơ quan kiểm tra xác định nguồn gốc hàng hóa không hợp pháp, hàng hóa sẽ bị tạm giữ để đối chiếu hồ sơ, xác minh để làm rõ nguồn gốc hàng hóa để xử lý theo quy định của pháp luật.

Hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường không có hóa đơn, chứng từ để chứng minh, hoặc hóa đơn, chứng từ giả, chưa có giá trị sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng,… cơ sở kinh doanh sẽ bị xử lý vi phạm.

Hoá đơn nước ngoài có dịch ra tiếng Việt không

Để viết phân tích chuyên sâu và chi tiết hơn về chủ đề Hoá đơn nước ngoài có dịch ra tiếng Việt không, chúng ta sẽ cần xem xét kỹ các yếu tố pháp lý, quy trình thực hiện, tác động đối với các doanh nghiệp, và các lợi ích cũng như thách thức liên quan. Bài phân tích sẽ bao gồm các phần chính sau:

Giới thiệu về vấn đề dịch hóa đơn nước ngoài

Khi nền kinh tế Việt Nam hội nhập quốc tế và giao thương xuyên biên giới ngày càng phát triển, việc sử dụng hóa đơn từ các đối tác, nhà cung cấp hoặc khách hàng nước ngoài đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, trong môi trường pháp lý và hành chính hiện nay, hóa đơn bằng ngôn ngữ nước ngoài có thể gây ra những khó khăn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là khi cần khai báo thuế và hạch toán tài chính tại Việt Nam. Quy định về việc dịch hóa đơn nước ngoài sang tiếng Việt nhằm mục đích đảm bảo tính minh bạch, dễ hiểu và thuận tiện cho các cơ quan quản lý tài chính, thuế của Việt Nam. Vậy, các hóa đơn nước ngoài có nhất thiết phải dịch ra tiếng Việt hay không, và nếu có, quy trình thực hiện như thế nào?

Các quy định pháp lý về dịch hóa đơn nước ngoài

Theo Luật Quản lý Thuế và các thông tư, nghị định hướng dẫn về việc sử dụng chứng từ, hóa đơn trong hoạt động kinh doanh và khai báo thuế, hóa đơn nước ngoài được sử dụng để ghi nhận chi phí cho doanh nghiệp cần phải được dịch ra tiếng Việt trong một số trường hợp nhất định. Các văn bản pháp lý này thường chỉ ra rằng:

Hóa đơn sử dụng cho mục đích thuế: Để đảm bảo các hóa đơn hợp pháp được chấp nhận bởi cơ quan thuế Việt Nam, hóa đơn bằng tiếng nước ngoài thường cần phải dịch ra tiếng Việt. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra nội dung hóa đơn và đảm bảo rằng các chi phí khai báo là hợp lý và hợp lệ.

Chứng từ kế toán: Các quy định liên quan đến chứng từ kế toán cũng yêu cầu rằng bất kỳ chứng từ nào có ngôn ngữ khác ngoài tiếng Việt phải được dịch sang tiếng Việt. Điều này nhằm giúp các kiểm toán viên và các nhà quản lý tài chính trong nước có thể dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu tài chính của doanh nghiệp.

Trường hợp ngoại lệ: Trong một số tình huống đặc biệt, nếu doanh nghiệp cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch, có thể cơ quan quản lý sẽ chấp nhận hóa đơn nước ngoài mà không cần dịch, nhưng đây không phải là trường hợp phổ biến và thường đòi hỏi sự xem xét đặc biệt.

Quy trình dịch hóa đơn nước ngoài sang tiếng Việt

Để đảm bảo hóa đơn nước ngoài hợp lệ và có thể sử dụng trong hạch toán và khai báo thuế, doanh nghiệp cần tuân theo các bước sau:

Thu thập hóa đơn và chứng từ liên quan: Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng hóa đơn nhận từ đối tác nước ngoài đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức, nội dung và giá trị hợp lệ theo quy định của nước xuất xứ.

Lựa chọn dịch vụ dịch thuật uy tín: Việc dịch hóa đơn không chỉ đơn thuần là chuyển ngữ mà còn đòi hỏi kiến thức chuyên môn về tài chính, kế toán. Do đó, việc chọn một công ty dịch thuật hoặc nhân viên dịch thuật có kinh nghiệm là cần thiết.

Công chứng bản dịch: Để bản dịch có giá trị pháp lý, nhiều doanh nghiệp thường chọn cách công chứng bản dịch. Điều này giúp đảm bảo rằng nội dung hóa đơn đã được chuyển ngữ một cách chính xác và có thể được cơ quan thuế chấp nhận.

Nộp hóa đơn và bản dịch cùng với tờ khai thuế: Khi khai báo thuế, các doanh nghiệp cần đính kèm hóa đơn gốc, bản dịch và các tài liệu hỗ trợ khác (nếu có) để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xem xét của cơ quan thuế.

Những khó khăn và thách thức khi dịch hóa đơn nước ngoài

Việc dịch hóa đơn nước ngoài sang tiếng Việt cũng đi kèm với một số thách thức, bao gồm:

Chi phí dịch thuật: Với các doanh nghiệp có nhiều giao dịch quốc tế, chi phí dịch thuật và công chứng hóa đơn có thể là một gánh nặng tài chính. Đặc biệt, nếu hóa đơn dài và phức tạp, phí dịch có thể tăng lên đáng kể.

Thời gian: Quá trình dịch và công chứng hóa đơn cần thời gian, điều này có thể gây chậm trễ trong quá trình khai báo thuế. Các doanh nghiệp phải sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành quy trình trước hạn.

Đảm bảo tính chính xác: Việc dịch thuật đòi hỏi tính chính xác cao, đặc biệt là trong các hóa đơn có các thuật ngữ chuyên ngành. Bản dịch không chính xác có thể dẫn đến việc hóa đơn không được chấp nhận, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Lợi ích của việc dịch hóa đơn nước ngoài

Dù có nhiều thách thức, việc dịch hóa đơn nước ngoài vẫn mang lại những lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

Minh bạch và rõ ràng: Việc dịch hóa đơn giúp cho mọi thông tin về giao dịch trở nên rõ ràng, minh bạch hơn với cơ quan thuế, kiểm toán viên và các bên liên quan.

Hỗ trợ công tác kiểm tra, đối chiếu: Hóa đơn dịch sang tiếng Việt giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của các khoản chi phí mà doanh nghiệp khai báo, từ đó giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

Hỗ trợ quản lý tài chính: Bản dịch giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi các giao dịch quốc tế trong nội bộ, đồng thời giảm thiểu sai sót trong ghi nhận tài chính và lập báo cáo tài chính.

Trường hợp doanh nghiệp không dịch hóa đơn nước ngoài

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể không cần dịch hóa đơn nước ngoài, đặc biệt khi:

Giao dịch không dùng cho mục đích khấu trừ thuế: Nếu hóa đơn không phục vụ mục đích khấu trừ thuế tại Việt Nam mà chỉ để tham khảo hoặc ghi nhận trong hệ thống nội bộ, doanh nghiệp có thể không cần dịch hóa đơn.

Giao dịch có giá trị thấp: Trong một số trường hợp, với các giao dịch có giá trị nhỏ hoặc không ảnh hưởng đến tình hình tài chính, doanh nghiệp có thể không cần dịch hóa đơn nếu được cơ quan thuế cho phép.

Giao dịch thông qua đại lý: Nếu doanh nghiệp thực hiện giao dịch qua đại lý hoặc bên thứ ba, các bên này có thể đã thực hiện quy trình dịch thuật và doanh nghiệp có thể sử dụng bản dịch đó.

Kết luận: Có nên dịch hóa đơn nước ngoài?

Hoá đơn nước ngoài có dịch ra tiếng Việt không là một vấn đề quan trọng, đòi hỏi sự hiểu biết và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp lý. Đối với các doanh nghiệp có giao dịch quốc tế thường xuyên, việc dịch hóa đơn không chỉ giúp tuân thủ quy định mà còn hỗ trợ quản lý tài chính và kiểm soát rủi ro tốt hơn. Tuy nhiên, việc dịch hóa đơn cũng có thể gây thêm chi phí và cần thời gian, do đó các doanh nghiệp cần đánh giá và thực hiện dịch thuật sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật của Việt Nam.

Doanh nghiệp được tự dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài?

Hoá đơn nước ngoài có dịch ra tiếng Việt không chỉ giúp cơ quan thuế và kế toán dễ dàng kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính của Việt Nam. Việc dịch hoá đơn không chỉ mang tính pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính của các doanh nghiệp. Do đó, đối với các cá nhân và doanh nghiệp thực hiện giao dịch quốc tế, việc nắm rõ các quy định liên quan đến dịch thuật hoá đơn là điều cần thiết để tránh các rủi ro về pháp lý.