Thủ tục thực hiện đăng ký mã vạch tại Thái Bình – Hướng dẫn chi tiết từ A–Z

232
07/11/2025

Rate this post

Thủ tục thực hiện đăng ký mã vạch tại Thái Bình là bước quan trọng đối với các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất và hộ kinh doanh chuẩn bị đưa sản phẩm ra thị trường. Khi mã vạch trở thành yêu cầu bắt buộc trên hàng hóa phân phối tại siêu thị, trung tâm thương mại và sàn thương mại điện tử, việc đăng ký đúng quy trình sẽ giúp sản phẩm của bạn lưu thông thuận lợi. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xử lý hồ sơ và hiểu rõ quy định đăng ký mã vạch GS1. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, từ chuẩn bị hồ sơ đến nộp và nhận giấy chứng nhận mã vạch. Hãy tham khảo để đảm bảo quy trình của bạn diễn ra nhanh chóng và đúng pháp luật.

Dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói tại Thái Bình

Tổng quan về đăng ký mã vạch tại Thái Bình

Trong bối cảnh thương mại và sản xuất hàng hóa ngày càng phát triển tại Thái Bình, đặc biệt trong các ngành nông sản, thủy sản, thực phẩm chế biến, đồ gia dụng và hàng tiêu dùng, đăng ký mã vạch trở thành nhu cầu thiết yếu của các doanh nghiệp. Mã vạch giúp nhận diện sản phẩm trên thị trường, phục vụ kiểm soát kho, truy xuất nguồn gốc, bán hàng tại siêu thị và thương mại điện tử. Việc đăng ký mã vạch không chỉ giúp sản phẩm dễ dàng tiếp cận hệ thống phân phối lớn trong nước mà còn là điều kiện quan trọng để xuất khẩu hàng hóa sang thị trường quốc tế.

Các doanh nghiệp tại Thái Bình khi đưa sản phẩm ra thị trường thường gặp khó khăn trong việc chứng minh nguồn gốc, chất lượng và thương hiệu. Mã vạch GS1 giải quyết vấn đề này bằng cách chuẩn hóa thông tin sản phẩm, giúp các bên liên quan từ nhà phân phối, nhà bán lẻ đến cơ quan kiểm tra dễ dàng kiểm chứng — tăng độ tin cậy và khả năng cạnh tranh của sản phẩm.

Quy trình đăng ký mã vạch hiện nay khá đơn giản, có thể thực hiện online qua hệ thống tiếp nhận của cơ quan quản lý. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý, thông tin sản phẩm và thực hiện theo hướng dẫn để được cấp mã doanh nghiệp và bộ mã sản phẩm sử dụng thống nhất.

Mã vạch GS1 là gì và tác dụng?

Mã vạch GS1 là hệ thống mã số mã vạch tiêu chuẩn quốc tế, được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu để định danh doanh nghiệp và sản phẩm. Mỗi sản phẩm sẽ có một mã số riêng biệt, giúp phân biệt hoàn toàn với các sản phẩm khác trên thị trường. Khi quét mã vạch, hệ thống sẽ trả về thông tin về nhà sản xuất, chủ sở hữu mã và các dữ liệu liên quan đến sản phẩm. Điều này hỗ trợ mạnh mẽ trong quản lý bán hàng, kiểm soát tồn kho, truy xuất nguồn gốc và minh bạch thương hiệu.

Khi nào doanh nghiệp cần đăng ký mã vạch?

Khi đưa sản phẩm vào siêu thị, trung tâm thương mại, đại lý phân phối.
Khi kinh doanh trên sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki…).
Khi chuẩn bị xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
Khi cần quản lý kho hàng chuyên nghiệp và đồng bộ.

Nếu doanh nghiệp không đăng ký mã vạch, sản phẩm có thể bị từ chối nhập kho hoặc không được phép bán trong các hệ thống bán lẻ lớn.

Cơ sở pháp lý đăng ký mã vạch

Việc đăng ký và sử dụng mã số, mã vạch tại Việt Nam được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật rõ ràng, nhằm đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong quản lý hàng hóa. Doanh nghiệp tại Thái Bình cần nắm rõ các quy định để thực hiện thủ tục đúng quy trình, tránh sai sót trong sử dụng mã hoặc vi phạm tiêu chuẩn quốc gia.

Các văn bản quy định về mã số, mã vạch

Một số văn bản pháp lý quan trọng bao gồm:

Luật Đo lường 2011;
Nghị định 132/2008/NĐ-CP về quản lý mã số, mã vạch;
Thông tư 10/2020/TT-BKHCN về hướng dẫn đăng ký, sử dụng mã số, mã vạch;
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7322:2009 về mã vạch GS1.

Các văn bản này quy định rõ quy trình đăng ký, sử dụng và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc duy trì mã vạch.

Đơn vị cấp và quản lý mã vạch tại Việt Nam

Cơ quan duy nhất có thẩm quyền cấp và quản lý mã vạch tại Việt Nam là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ Khoa học & Công nghệ), thông qua Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia (GS1 Việt Nam). Doanh nghiệp tại Thái Bình có thể nộp hồ sơ trực tuyến trên hệ thống đăng ký công hoặc gửi hồ sơ thông qua các tổ chức dịch vụ hỗ trợ được cấp phép. Sau khi được cấp mã doanh nghiệp GS1, doanh nghiệp có quyền tự tạo mã sản phẩm theo số lượng mã được phân bổ.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Điều kiện và hồ sơ đăng ký mã vạch tại Thái Bình

Việc đăng ký mã vạch (mã số mã vạch GS1) là bước cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất – phân phối hàng hóa tại Thái Bình, đặc biệt trong bối cảnh thị trường ngày càng chú trọng truy xuất nguồn gốc, minh bạch thông tin sản phẩm. Đăng ký mã vạch giúp doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động bán hàng vào siêu thị, sàn thương mại điện tử và các kênh phân phối toàn quốc, đồng thời tăng uy tín thương hiệu trước người tiêu dùng.

Điều kiện của đơn vị đăng ký

Để đăng ký mã vạch GS1 tại Thái Bình, đơn vị đăng ký cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản theo hướng dẫn của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng:

Có tư cách pháp lý rõ ràng: Đối với doanh nghiệp, phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; đối với hộ kinh doanh cần giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Sản phẩm hàng hóa đang hoặc chuẩn bị đưa ra thị trường: Mã vạch chỉ cấp cho sản phẩm có mục đích lưu thông, không cấp cho sản phẩm dùng nội bộ.
Cam kết tuân thủ chuẩn GS1 quốc tế: Doanh nghiệp phải đồng ý áp dụng đúng quy tắc tạo mã sản phẩm và quản lý số mã được cấp.
Có người phụ trách thông tin sản phẩm: Để đảm bảo cập nhật dữ liệu trên hệ thống trung tâm mã số mã vạch Việt Nam (GS1 Vietnam) khi có thay đổi.

Điều kiện về cơ sở vật chất, quy mô hay lĩnh vực ngành nghề không quá ràng buộc, vì vậy hầu hết các đơn vị sản xuất – kinh doanh tại Thái Bình đều có thể tiến hành đăng ký nhanh chóng nếu chuẩn bị đúng hồ sơ.

Tài liệu, biểu mẫu và thông tin cần chuẩn bị

Hồ sơ chuẩn để nộp lên GS1 Việt Nam bao gồm:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
Đăng ký tham gia thành viên GS1 (theo mẫu).
Danh mục sản phẩm dự kiến gán mã, kèm mô tả ngắn gọn.
Thông tin đơn vị: tên, địa chỉ, MST, email, số điện thoại và người đại diện.
Tài liệu cam kết tuân thủ chuẩn mã số mã vạch.

Doanh nghiệp tại Thái Bình nên chuẩn bị đầy đủ thông tin ngay từ đầu để tránh việc hồ sơ bị trả lại do thiếu nội dung hoặc sai biểu mẫu.

Quy trình thực hiện đăng ký mã vạch GS1

Quy trình đăng ký mã vạch tại Thái Bình hiện nay rất thuận tiện nhờ áp dụng hình thức nộp online và xác thực điện tử. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo đúng các bước sau để được cấp mã nhanh và tránh sai sót.

Nộp hồ sơ online qua hệ thống GS1 Việt Nam

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập hệ thống đăng ký trực tuyến tại website chính thức của GS1 Việt Nam.

Bước 2: Tạo tài khoản và nhập thông tin đơn vị: mã số thuế, tên, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật.

Bước 3: Tải hồ sơ lên hệ thống gồm: giấy đăng ký doanh nghiệp và các mẫu đăng ký thành viên GS1 đã điền đầy đủ.

Bước 4: Chọn loại mã cần đăng ký:

Mã doanh nghiệp GS1 (dùng để sinh nhiều mã sản phẩm).
Mã sản phẩm đơn lẻ.

Bước 5: Xác nhận và thanh toán phí duy trì năm đầu theo hướng dẫn trên hệ thống.

Nhận tài khoản, cấp mã và thời gian xử lý

Sau khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được thư xác nhận kèm tài khoản truy cập hệ thống quản lý mã vạch. Tại đây, doanh nghiệp có thể tự tạo mã sản phẩm và gán cho từng mặt hàng.

Thời gian xử lý thông thường: 3 – 7 ngày làm việc.
Thời gian cấp nhanh (trợ lý dịch vụ hỗ trợ): có thể 24 – 48 giờ tùy từng trường hợp.

Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp tiến hành:

Thiết kế in mã vạch lên bao bì.
Kiểm định chất lượng in đảm bảo máy quét đọc tốt.
Đăng tải thông tin sản phẩm lên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia để đảm bảo tra cứu minh bạch.

Việc đăng ký mã vạch tại Thái Bình hiện không phức tạp, nhưng cần thực hiện đúng kỹ thuật gán mã nhằm tránh trùng lặp hoặc sai quy tắc, vì vậy nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ hỗ trợ trọn gói để đảm bảo nhanh – đúng – hiệu quả.

Chi phí cấp và duy trì mã vạch

Việc đăng ký mã vạch giúp doanh nghiệp tại Thái Bình dễ dàng quản lý hàng hóa, truy xuất nguồn gốc và tăng uy tín với khách hàng, đối tác, siêu thị và các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, Amazon. Tuy nhiên, để sử dụng mã vạch, doanh nghiệp cần nắm rõ chi phí phải chi trả bao gồm phí đăng ký ban đầu và phí duy trì hằng năm theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Thông thường, mã vạch được cấp dưới dạng mã doanh nghiệp GTIN (GS1). Mỗi doanh nghiệp sẽ được cấp một mã định danh, sau đó tự phát hành mã sản phẩm nội bộ. Mức phí sẽ phụ thuộc vào gói mã đăng ký (số lượng mã có thể tạo ra). Doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đóng phí đầy đủ và đúng hạn để đảm bảo mã vạch luôn trong trạng thái hoạt động, tránh trường hợp bị thu hồi hoặc không tra cứu được trên hệ thống.

Bên cạnh đó, khi đăng ký mã vạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ bao gồm: giấy đăng ký kinh doanh, thông tin người đại diện, danh sách sản phẩm dự kiến sử dụng mã. Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản truy cập hệ thống quản lý mã vạch để tự tạo, quản lý và cập nhật thông tin sản phẩm.

Phí đăng ký lần đầu

Phí đăng ký mã vạch lần đầu sẽ bao gồm phí cấp mã doanh nghiệp và phí duy trì năm đầu tiên. Mức phí tùy thuộc số lượng mã dự kiến sử dụng:

Số lượng mã được cấp	Phí đăng ký ban đầu (dự kiến)
10 sản phẩm (GTIN-8)	Thấp, phù hợp cơ sở nhỏ lẻ
1.000 mã sản phẩm	Phí trung bình, phổ biến nhất
Trên 10.000 mã	Dành cho nhà máy, doanh nghiệp lớn

Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Thái Bình thường chọn gói 1.000 mã sản phẩm vì linh hoạt và tiết kiệm. Phí thường bao gồm hồ sơ, tài khoản cấp mã và hướng dẫn quản lý trên hệ thống GS1.

Phí duy trì hằng năm

Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp cần đóng phí duy trì hằng năm để đảm bảo tài khoản và mã vạch luôn hợp lệ. Phí duy trì cũng phụ thuộc vào gói mã đã đăng ký. Việc chậm đóng phí có thể dẫn đến tình trạng mã bị khóa, ảnh hưởng đến việc xuất hàng vào siêu thị, đại lý hoặc lên sàn thương mại điện tử.

Doanh nghiệp nên theo dõi lịch nhắc phí hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ để tránh gián đoạn. Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ mã vạch tại Thái Bình có hỗ trợ đóng phí hộ, quản lý tài khoản và nhắc hạn giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành.

Hướng dẫn sử dụng mã vạch sau khi cấp

Sau khi được cấp mã doanh nghiệp, bạn sẽ đăng nhập vào hệ thống quản lý mã vạch để tạo mã sản phẩm (GTIN). Mỗi sản phẩm sẽ có một mã gồm dãy số có ý nghĩa thể hiện cơ sở sản xuất, chủng loại và số phân tách định danh. Mã này có thể được chuyển đổi thành barcode dạng hình ảnh để in lên bao bì, tem hoặc nhãn hàng hóa.

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mã vạch trên sản phẩm phải trùng khớp với mã đã khai báo trên hệ thống, nếu không sẽ xảy ra lỗi trong quá trình quét tại siêu thị, kho hàng hoặc đối tác vận chuyển.

Cách gắn mã sản phẩm, tạo barcode

Sau khi tạo mã GTIN, doanh nghiệp sử dụng phần mềm tạo barcode (như Barcode Studio, NiceLabel, hoặc các công cụ GS1 hỗ trợ). Hình ảnh mã vạch có thể chèn trực tiếp vào thiết kế bao bì hoặc in riêng thành tem dán. Nên lưu trữ danh sách mã sản phẩm rõ ràng để tránh trùng lặp, sai sót.

Lưu ý khi in mã vạch và kích thước tiêu chuẩn

Khi in mã vạch, yêu cầu quan trọng nhất là độ rõ nét và kích thước chuẩn để máy quét dễ nhận diện. Mã quá nhỏ, nhòe, in trên nền màu không phù hợp có thể khiến máy quét không đọc được.

Độ rộng tiêu chuẩn tối thiểu: 37,29 mm (tùy loại mã)
Nên dùng nền trắng – vạch đen là chuẩn quốc tế
Tránh in trên bề mặt lồi lõm hoặc màu phản quang

Các lỗi thường gặp khi đăng ký mã vạch

Quá trình đăng ký mã vạch sản phẩm tưởng đơn giản nhưng trên thực tế nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh tại Việt Nam thường gặp không ít khó khăn. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc chưa nắm rõ quy trình đăng ký, yêu cầu hồ sơ hoặc các tiêu chuẩn kỹ thuật do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng ban hành. Việc nhận diện sớm các lỗi phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Một trong những lỗi hay gặp nhất là doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ hoặc thông tin kê khai không chính xác. Đặc biệt, các thông tin liên quan đến tên sản phẩm, đơn vị sở hữu, mã số thuế, địa chỉ trụ sở cần thống nhất đúng với giấy phép kinh doanh. Nếu có sai lệch, hệ thống sẽ yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa, dẫn đến mất nhiều thời gian.

Bên cạnh đó, nhiều đơn vị gặp trở ngại về kỹ thuật khi nộp hồ sơ trên hệ thống online. Việc đăng ký mã vạch hiện phần lớn thực hiện qua Cổng dịch vụ công. Hệ thống đôi khi bị lỗi định dạng file hoặc nghẽn truy cập giờ cao điểm. Điều này dễ khiến người nộp hồ sơ bối rối nếu chưa quen thao tác trực tuyến.

Việc nắm rõ các bước thực hiện, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và sử dụng công nghệ đúng cách sẽ giúp đẩy nhanh thời gian đăng ký mã vạch, đảm bảo sản phẩm đưa ra thị trường được chấp nhận trên toàn quốc và quốc tế.

Lỗi hồ sơ, thông tin sai và cách khắc phục

Nhiều hồ sơ bị trả lại do thông tin kê khai không khớp với thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đây là lỗi phổ biến nhất. Để khắc phục, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi nộp: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện pháp luật và mô tả sản phẩm phải đồng nhất.
Ngoài ra, hồ sơ cần đính kèm đầy đủ bản scan giấy phép kinh doanh và bảng mô tả sản phẩm rõ ràng. Việc sơ sài hoặc thiếu tài liệu dẫn đến việc cơ quan quản lý yêu cầu bổ sung nhiều lần, mất thời gian.
Giải pháp hiệu quả là chuẩn bị hồ sơ dựa trên mẫu chuẩn và nhờ đơn vị có kinh nghiệm rà soát trước khi nộp.

Lỗi kỹ thuật khi nộp online

Khi thực hiện đăng ký mã vạch online, hệ thống đôi khi gặp lỗi như: không tải được file đính kèm, lỗi font chữ, nghẽn hệ thống khi nộp vào giờ cao điểm, hoặc tài khoản đăng nhập không được xác thực.
Để hạn chế, người nộp nên chuẩn bị hồ sơ dưới định dạng đúng yêu cầu (thường .pdf), đặt tên file không dấu, truy cập ngoài các khung giờ cao điểm (8h–10h sáng và 13h–14h chiều là thời điểm dễ nghẽn).
Nếu gặp lỗi kỹ thuật liên tục, có thể liên hệ trực tiếp Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ để được thao tác nhanh và hạn chế rủi ro.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ đăng ký mất bao lâu để được duyệt?

Thông thường thời gian duyệt hồ sơ đăng ký mã vạch mất từ 3–7 ngày làm việc nếu hồ sơ đúng quy định. Trong trường hợp phải bổ sung hoặc sửa đổi, thời gian có thể kéo dài thêm 5–10 ngày tùy mức độ chỉnh sửa.

Hộ kinh doanh có được đăng ký mã vạch không?

Có. Hộ kinh doanh cá thể hoàn toàn có quyền đăng ký mã vạch cho sản phẩm nếu có mã số thuế và giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hợp pháp. Quy trình tương tự doanh nghiệp.

Có phải đăng ký lại khi thay đổi bao bì sản phẩm?

Không cần đăng ký lại mã vạch nếu chỉ thay đổi bao bì hoặc thiết kế nhãn. Tuy nhiên, nếu thay đổi quy cách sản phẩm, dung tích hoặc thuộc tính làm ảnh hưởng nhận diện sản phẩm, lúc này cần cập nhật lại thông tin trong hệ thống.