Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam năm 2025
Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam
Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam là một quyết định chiến lược quan trọng đối với các doanh nghiệp quốc tế muốn mở rộng hoạt động và thâm nhập vào thị trường Việt Nam. Quảng Nam, với vị trí địa lý thuận lợi và tiềm năng phát triển kinh tế mạnh mẽ, đang trở thành một điểm đến hấp dẫn cho các nhà đầu tư nước ngoài. Việc thành lập văn phòng đại diện tại tỉnh này giúp các công ty quốc tế dễ dàng tiếp cận với các cơ hội hợp tác, mở rộng mạng lưới kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động tại khu vực miền Trung. Tuy nhiên, để đảm bảo thành công, các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp lý, thủ tục hành chính và các yếu tố liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Nam.
Giới thiệu về việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam
Tiềm năng phát triển kinh tế – du lịch – công nghiệp tại Quảng Nam
Quảng Nam là tỉnh trọng điểm miền Trung Việt Nam, nổi bật với ngành du lịch, công nghiệp chế biến và nông nghiệp công nghệ cao. Các khu kinh tế, khu công nghiệp và cảng biển được phát triển đồng bộ, tạo cơ hội thuận lợi cho doanh nghiệp nước ngoài khảo sát thị trường và triển khai hoạt động kinh doanh. Đồng thời, Quảng Nam có nhiều điểm du lịch nổi tiếng như Hội An, Mỹ Sơn, góp phần thúc đẩy thương mại dịch vụ và logistics.
Vai trò của Quảng Nam trong vùng kinh tế trọng điểm miền Trung
Quảng Nam đóng vai trò chiến lược trong vùng kinh tế trọng điểm miền Trung với vị trí kết nối các tỉnh Bắc Trung Bộ và Nam Trung Bộ. Hạ tầng giao thông, cảng biển, sân bay Chu Lai và các tuyến đường liên tỉnh tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa, xúc tiến thương mại và tiếp cận thị trường rộng lớn. Mở văn phòng đại diện tại đây giúp doanh nghiệp nước ngoài dễ dàng kết nối với đối tác và khách hàng trong khu vực.
Lợi ích khi mở văn phòng đại diện tại Quảng Nam
Thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Nam mang lại nhiều lợi ích:
Khảo sát thị trường và nghiên cứu nhu cầu khách hàng tại miền Trung.
Duy trì quan hệ với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý địa phương.
Quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm và tăng uy tín doanh nghiệp tại Việt Nam.
Tạo nền tảng cho các dự án đầu tư dài hạn và mở rộng hoạt động kinh doanh trong khu vực.
Khái niệm và chức năng của văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Văn phòng đại diện là gì theo Luật Thương mại 2005
Theo Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc công ty nước ngoài được thành lập tại Việt Nam nhằm mục đích xúc tiến thương mại, chăm sóc khách hàng, tìm kiếm đối tác và nghiên cứu thị trường. Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp, chẳng hạn ký hợp đồng mua bán, xuất nhập khẩu hay cung cấp dịch vụ để thu lợi nhuận.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).
Chức năng chính của văn phòng đại diện tại Việt Nam
Chức năng chính của văn phòng đại diện gồm:
Khảo sát thị trường và nghiên cứu nhu cầu khách hàng.
Thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu và giới thiệu sản phẩm.
Hỗ trợ công ty mẹ duy trì quan hệ với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý tại Việt Nam.
Phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh công ty nước ngoài
Văn phòng đại diện: chỉ thực hiện xúc tiến thương mại, không sinh lợi trực tiếp và không ký hợp đồng mua bán hay cung cấp dịch vụ thu lợi nhuận.
Chi nhánh: được phép kinh doanh, ký hợp đồng, thu lợi nhuận và chịu nghĩa vụ thuế tại Việt Nam.
Sự phân biệt này giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp: khảo sát thị trường và xúc tiến thương mại qua văn phòng đại diện hoặc kinh doanh trực tiếp qua chi nhánh.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam
Để thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Nam, công ty nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện cơ bản nhằm đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả:
Doanh nghiệp nước ngoài đã hoạt động ít nhất 1 năm tại quốc gia gốc
Công ty mẹ phải có tối thiểu 1 năm hoạt động tại quốc gia sở tại, chứng minh năng lực tài chính, kinh nghiệm quản lý và uy tín. Điều này giúp cơ quan quản lý Việt Nam tin tưởng khả năng vận hành văn phòng đại diện.
Giấy phép kinh doanh còn hiệu lực, hợp pháp hóa lãnh sự
Giấy phép kinh doanh của công ty mẹ phải còn hiệu lực và được hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan quản lý xem xét cấp phép cho văn phòng tại Việt Nam.
Ngành nghề kinh doanh phù hợp với pháp luật Việt Nam
Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại như nghiên cứu thị trường, quảng bá sản phẩm, hỗ trợ giao dịch và tìm kiếm đối tác. Văn phòng không được phép trực tiếp kinh doanh sinh lợi tại Việt Nam.
Người đứng đầu văn phòng đại diện có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
Người đứng đầu phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc diện bị hạn chế hoặc cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý. Điều này đảm bảo lãnh đạo văn phòng có khả năng chịu trách nhiệm pháp lý và đại diện doanh nghiệp trong các giao dịch tại Việt Nam.
Có địa chỉ văn phòng hợp pháp tại Quảng Nam
Văn phòng đại diện cần có địa chỉ cụ thể, hợp pháp và được cơ quan quản lý địa phương xác nhận, thuận tiện cho việc tiếp nhận văn bản, giấy tờ và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam
Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (Mẫu M01)
Doanh nghiệp sử dụng mẫu đơn M01 theo quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, điền đầy đủ thông tin về công ty mẹ, văn phòng dự kiến và người đứng đầu. Mẫu chuẩn giúp hồ sơ được thẩm định nhanh chóng và chính xác.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương
Cung cấp bản sao giấy phép kinh doanh hoặc các tài liệu tương đương của công ty mẹ để chứng minh doanh nghiệp được thành lập hợp pháp tại nước ngoài.
Báo cáo tài chính có kiểm toán của năm gần nhất
Báo cáo tài chính được kiểm toán chứng minh năng lực tài chính và tình hình hoạt động ổn định của công ty mẹ, là căn cứ để cơ quan quản lý đánh giá khả năng vận hành văn phòng tại Việt Nam.
Hộ chiếu/CMND của người đứng đầu văn phòng đại diện
Bản sao hộ chiếu hoặc CMND của người đứng đầu kèm theo hồ sơ để xác minh danh tính và đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình cấp phép.
Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có)
Nếu doanh nghiệp không trực tiếp nộp hồ sơ, cần lập giấy ủy quyền hợp pháp cho người thực hiện tại Việt Nam, ghi rõ quyền hạn và trách nhiệm trong việc nộp và theo dõi hồ sơ.
Các tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng
Tất cả giấy tờ từ công ty mẹ phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và công chứng tại Việt Nam để đảm bảo giá trị pháp lý, tránh hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam
Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam phải tuân thủ các quy định pháp luật về đầu tư và thương mại. Quy trình thực hiện gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ quan trọng:
Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập công ty mẹ tại nước sở tại.
Quyết định thành lập văn phòng đại diện và văn bản ủy quyền cho người đại diện.
Danh sách nhân sự chủ chốt, gồm Trưởng văn phòng đại diện và các nhân viên.
Hồ sơ chứng minh năng lực tài chính và kinh nghiệm hoạt động của công ty.
Tất cả hồ sơ phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực hợp pháp theo quy định.
Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương Quảng Nam
Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công tại Sở Công Thương Quảng Nam. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hướng dẫn bổ sung nếu hồ sơ còn thiếu sót và cấp biên nhận hồ sơ hợp lệ.
Bước 3 – Cơ quan có thẩm quyền thẩm định hồ sơ, yêu cầu bổ sung (nếu cần)
Sở Công Thương Quảng Nam tiến hành thẩm định hồ sơ, đánh giá tính hợp pháp, năng lực tài chính và mục tiêu thành lập văn phòng. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần làm rõ, cơ quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung giấy tờ hoặc giải trình thêm.
Bước 4 – Nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, là cơ sở pháp lý để văn phòng hoạt động hợp pháp tại Quảng Nam và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
Bước 5 – Khắc dấu, đăng ký mẫu dấu và thông báo hoạt động
Sau khi nhận Giấy phép, doanh nghiệp cần:
Khắc con dấu và đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an địa phương.
Nếu văn phòng phát sinh nghĩa vụ thuế, đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế để hoàn tất thủ tục pháp lý.
Thông báo hoạt động chính thức tại địa điểm văn phòng đại diện.
Thời gian thực hiện và lệ phí cấp phép
Thời gian xử lý hồ sơ: 7–10 ngày làm việc
Theo quy định hiện hành, Sở Công Thương Quảng Nam xử lý hồ sơ hợp lệ trong vòng 7–10 ngày làm việc. Thời gian có thể kéo dài nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc có yêu cầu giải trình thêm.
Lệ phí cấp phép theo quy định của Bộ Tài chính
Lệ phí nhà nước để cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam áp dụng theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính, thường dao động từ 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ, tùy từng trường hợp.
Tổng thời gian hoàn tất thủ tục dự kiến
Tổng thời gian hoàn tất toàn bộ thủ tục, từ chuẩn bị hồ sơ, nộp và thẩm định, nhận Giấy phép, khắc dấu đến đăng ký thuế, thường mất khoảng 2–3 tuần. Thời gian thực tế có thể thay đổi tùy mức độ chuẩn bị hồ sơ và sự phối hợp giữa doanh nghiệp và cơ quan chức năng.
Nghĩa vụ của văn phòng đại diện sau khi được cấp phép hoạt động
Thông báo hoạt động với cơ quan thuế và chính quyền địa phương
Sau khi nhận giấy phép thành lập, văn phòng đại diện phải thông báo hoạt động với cơ quan thuế và chính quyền địa phương nơi đặt trụ sở tại Quảng Nam. Nội dung thông báo thường bao gồm:
Tên và địa chỉ văn phòng đại diện;
Thông tin người đứng đầu văn phòng;
Phạm vi hoạt động được cấp phép;
Số lượng nhân sự và các thông tin liên quan đến hoạt động.
Việc thông báo kịp thời giúp cơ quan quản lý nắm bắt hoạt động của văn phòng và đảm bảo hoạt động hợp pháp, tránh vi phạm quy định hành chính.
Báo cáo hoạt động định kỳ hàng năm cho Sở Công Thương
Văn phòng đại diện cần lập báo cáo hoạt động định kỳ hàng năm gửi Sở Công Thương Quảng Nam. Nội dung báo cáo thường bao gồm:
Hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường;
Thay đổi nhân sự, người đứng đầu hoặc địa điểm văn phòng;
Các hợp tác và liên kết với đối tác;
Các vấn đề pháp lý hoặc khó khăn gặp phải trong quá trình hoạt động.
Báo cáo định kỳ là nghĩa vụ pháp lý quan trọng giúp duy trì giấy phép hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý.
Tuân thủ quy định về thuế TNCN, bảo hiểm và lao động
Văn phòng đại diện phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau:
Thuế TNCN: Khai báo và nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên theo quy định;
Bảo hiểm: Đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp;
Lao động: Ký hợp đồng lao động và quản lý nhân sự đúng quy định pháp luật Việt Nam.
Việc tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ này giúp văn phòng đại diện hoạt động ổn định, tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín tại Quảng Nam.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam của Gia Minh
Tư vấn điều kiện, hồ sơ và quy trình pháp lý cụ thể
Gia Minh cung cấp dịch vụ tư vấn chi tiết về điều kiện thành lập, quy trình và hồ sơ pháp lý. Nội dung tư vấn bao gồm:
Phân tích điều kiện của công ty mẹ và văn phòng đại diện;
Giải thích các quy định của Luật Thương mại 2005, Nghị định 07/2016/NĐ-CP và Thông tư 11/2016/TT-BCT;
Hướng dẫn từng bước từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận giấy phép tại Quảng Nam.
Soạn thảo, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ
Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp:
Soạn thảo hồ sơ xin cấp phép đầy đủ và chính xác;
Dịch thuật và công chứng các tài liệu cần thiết;
Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ từ nước ngoài để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với Sở Công Thương Quảng Nam
Gia Minh đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và làm việc trực tiếp với Sở Công Thương Quảng Nam, giúp:
Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí đi lại;
Đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận đúng yêu cầu;
Theo dõi tiến độ thẩm định, giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại hoặc bổ sung nhiều lần.
Hỗ trợ thủ tục sau cấp phép: khắc dấu, đăng ký thuế, treo biển hiệu
Sau khi văn phòng được cấp phép, Gia Minh tiếp tục hỗ trợ:
Khắc dấu văn phòng theo đúng quy định;
Đăng ký thuế và mở tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động nội bộ;
Treo biển hiệu văn phòng đúng quy định pháp luật tại Quảng Nam;
Hướng dẫn các thủ tục hành chính khác để văn phòng đi vào hoạt động ổn định và hợp pháp.
Bảng giá dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Nam
Chi phí trọn gói (tư vấn – hồ sơ – đại diện nộp)
Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói từ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến nộp và theo dõi hồ sơ tại cơ quan nhà nước. Chi phí được thiết kế minh bạch, hợp lý, phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ và các tập đoàn nước ngoài, giúp quá trình thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Nam diễn ra nhanh chóng và thuận tiện.
Phí dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự
Các tài liệu từ nước ngoài như giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận người đứng đầu, hợp đồng thuê văn phòng cần dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự. Gia Minh hỗ trợ toàn bộ quá trình này, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và được cơ quan chức năng chấp nhận, giúp quá trình cấp phép diễn ra nhanh chóng và chính xác.
Ưu đãi đặc biệt cho doanh nghiệp đến từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Singapore…
Gia Minh dành ưu đãi đặc biệt cho nhà đầu tư từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Singapore và các nước EU, bao gồm:
Giảm hoặc miễn phí dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự.
Hỗ trợ tối ưu hóa thủ tục theo luật pháp đặc thù của từng quốc gia.
Tư vấn chiến lược mở rộng thị trường tại Việt Nam, đặc biệt tại Quảng Nam và khu vực miền Trung.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Gia Minh
Đảm bảo hồ sơ hợp lệ, đúng quy định pháp luật
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, Gia Minh cam kết hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tuân thủ pháp luật Việt Nam, giúp quá trình cấp phép diễn ra nhanh chóng và chính xác.
Tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý
Doanh nghiệp không cần mất thời gian tìm hiểu pháp luật hay chuẩn bị hồ sơ phức tạp. Gia Minh giúp rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục, giảm chi phí phát sinh và hạn chế sai sót, tránh rủi ro pháp lý trong quá trình nộp hồ sơ.
Hỗ trợ pháp lý và kế toán miễn phí sau cấp phép
Sau khi văn phòng đại diện được cấp phép, Gia Minh tiếp tục cung cấp hỗ trợ pháp lý, tư vấn thuế và kế toán miễn phí, đảm bảo văn phòng hoạt động đúng quy định, tuân thủ báo cáo định kỳ và giảm tối đa rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý
Luật Thương mại 2005
Luật Thương mại 2005 là nền tảng pháp lý chính điều chỉnh mọi hoạt động thương mại tại Việt Nam, bao gồm cả việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài. Theo luật này:
Doanh nghiệp nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện nhằm xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty mẹ.
Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh hoặc ký kết hợp đồng thương mại tại Việt Nam.
Các quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện được quy định rõ ràng, giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp tại thị trường Việt Nam.
Hiểu và tuân thủ Luật Thương mại 2005 giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, duy trì uy tín và hoạt động ổn định tại Quảng Nam.
Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Nghị định 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Một số điểm quan trọng cần lưu ý:
Điều kiện thành lập
Doanh nghiệp mẹ đã hoạt động hợp pháp ít nhất 1 năm tại quốc gia gốc.
Ngành nghề kinh doanh phù hợp với pháp luật Việt Nam.
Người đứng đầu văn phòng đại diện có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
Văn phòng phải có địa điểm cụ thể tại Việt Nam, đáp ứng yêu cầu về cơ sở vật chất và môi trường làm việc.
Thủ tục thành lập
Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương Quảng Nam.
Hồ sơ gồm:
Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện.
Bản sao giấy phép kinh doanh của công ty mẹ.
Danh sách người đứng đầu văn phòng cùng giấy tờ chứng minh năng lực pháp lý.
Giấy tờ về địa điểm văn phòng.
Các tài liệu bổ sung theo yêu cầu.
Sau khi thẩm định, cơ quan nhà nước cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Quyền và nghĩa vụ
Văn phòng đại diện được phép thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, chăm sóc khách hàng.
Không được trực tiếp kinh doanh hoặc ký hợp đồng thương mại.
Tuân thủ quy định về lao động, bảo hiểm, thuế TNCN và báo cáo định kỳ.
Nghị định này cung cấp căn cứ pháp lý rõ ràng cho doanh nghiệp nước ngoài muốn phát triển thị trường tại Quảng Nam, giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Thông tư 11/2016/TT-BCT hướng dẫn thủ tục hành chính
Thông tư 11/2016/TT-BCT hướng dẫn chi tiết các thủ tục hành chính liên quan đến văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Nội dung chính gồm:
Thủ tục nộp hồ sơ: chi tiết các giấy tờ cần thiết và hình thức nộp trực tiếp hoặc trực tuyến.
Thời gian xử lý hồ sơ: hồ sơ sẽ được thẩm định trong thời gian quy định, thường không quá 15 ngày làm việc.
Bổ sung hồ sơ: hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nếu hồ sơ chưa hợp lệ.
Cấp Giấy phép: văn bản chính thức xác nhận quyền thành lập văn phòng đại diện, là cơ sở pháp lý để hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
Thông tư giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình, giảm thiểu rủi ro thủ tục và đảm bảo văn phòng đi vào hoạt động nhanh chóng, hợp pháp.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng tại Việt Nam không?
Không. Văn phòng đại diện không có quyền ký kết hợp đồng thương mại hoặc thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp. Nhiệm vụ chính bao gồm:
Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm cơ hội kinh doanh.
Quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty mẹ.
Hỗ trợ khách hàng và đối tác, thu thập thông tin thị trường.
Để ký hợp đồng hoặc kinh doanh trực tiếp, doanh nghiệp phải thành lập chi nhánh hoặc công ty con tại Việt Nam.
Giấy phép hoạt động có thời hạn bao lâu? Có được gia hạn không?
Giấy phép văn phòng đại diện không có thời hạn cố định, có hiệu lực cho đến khi doanh nghiệp quyết định chấm dứt hoạt động hoặc cơ quan nhà nước thu hồi.
Doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo định kỳ và duy trì các điều kiện pháp lý để giấy phép luôn hợp lệ. Trường hợp muốn thay đổi thông tin, địa điểm hoặc người đứng đầu, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ sửa đổi tại Sở Công Thương Quảng Nam.
Có thể thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện không?
Có. Doanh nghiệp có thể thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện bằng cách:
Nộp hồ sơ thay đổi lên Sở Công Thương Quảng Nam.
Hồ sơ gồm: đơn đề nghị thay đổi, giấy tờ chứng minh năng lực pháp lý của người mới, quyết định bổ nhiệm từ công ty mẹ.
Sau khi thẩm định, cơ quan nhà nước cấp Giấy phép sửa đổi, ghi nhận người đứng đầu mới.
Thủ tục này thường mất khoảng 10–15 ngày làm việc.
Có bắt buộc thuê văn phòng riêng tại Quảng Nam không?
Có. Văn phòng đại diện phải có địa điểm làm việc cụ thể, đảm bảo:
Điều kiện an ninh, phòng cháy chữa cháy.
Không gian làm việc phù hợp cho nhân sự và tiếp khách.
Văn phòng có thể là:
Văn phòng thuê riêng.
Không gian làm việc chia sẻ, nhưng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý.
Nếu không có địa điểm cụ thể, hồ sơ sẽ không được cấp phép.
Có cần báo cáo hoạt động hàng năm không?
Có. Văn phòng đại diện phải thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ hàng năm cho Sở Công Thương và cơ quan thuế. Nội dung báo cáo bao gồm:
Hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường.
Báo cáo về nhân sự, lao động và thuế TNCN của nhân viên.
Các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.
Việc báo cáo định kỳ giúp duy trì giấy phép hợp pháp và tránh rủi ro bị xử phạt.
Dịch vụ xin Giấy phép lao động (Work Permit) cho Trưởng Văn phòng đại diện tại Quảng Nam
Với đặc thù kinh tế du lịch – dịch vụ – gia công – vệ tinh sản xuất, hồ sơ Giấy phép lao động (GPLĐ) cho Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) tại Quảng Nam thường dễ bị nhầm phạm vi công việc, dẫn đến yêu cầu giải trình hoặc kéo dài thời gian xử lý. Việc chuẩn hóa ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian.
Trường hợp bắt buộc & được miễn GPLĐ (dễ nhầm trong ngành du lịch – dịch vụ)
Bắt buộc GPLĐ khi:
Người nước ngoài giữ chức danh Trưởng VPĐD, làm việc thường xuyên tại Việt Nam, trực tiếp điều hành, đại diện VPĐD làm việc với đối tác và cơ quan quản lý.
Có thể được miễn GPLĐ (nhưng vẫn phải xin xác nhận miễn):
Di chuyển nội bộ doanh nghiệp theo điều ước quốc tế
Trường hợp đặc thù theo hiệp định mà Việt Nam là thành viên
⚠️ Lỗi phổ biến tại Quảng Nam: mô tả công việc gắn với điều hành hoạt động du lịch – dịch vụ – bán hàng, khiến cơ quan quản lý đánh giá là kinh doanh trực tiếp, từ đó không chấp thuận diện VPĐD.
Hồ sơ xin GPLĐ cho người đứng đầu VPĐD
Bộ hồ sơ tiêu chuẩn gồm:
Quyết định bổ nhiệm Trưởng VPĐD từ công ty mẹ
Hộ chiếu còn hạn, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe
Tài liệu chứng minh năng lực quản lý/chuyên môn phù hợp
Giấy phép thành lập VPĐD tại Quảng Nam
Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Điểm then chốt là mô tả công việc phải bám sát vai trò đại diện – xúc tiến – giám sát, không mô tả chức năng kinh doanh.
Rủi ro thường gặp khi xin GPLĐ tại Quảng Nam (mô tả công việc – địa điểm làm việc)
Mô tả công việc vượt quá phạm vi VPĐD (đặc biệt trong du lịch – dịch vụ)
Địa điểm làm việc không thống nhất giữa hồ sơ VPĐD, hợp đồng thuê và thực tế (Hội An – Tam Kỳ – khu dự án)
Hồ sơ nước ngoài hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật chưa chuẩn
Tư vấn chuyên sâu giúp định vị đúng vai trò pháp lý, hạn chế tối đa việc bị yêu cầu sửa đổi nhiều vòng.
Dịch vụ xin Thẻ tạm trú (TRC) cho người nước ngoài làm việc tại VPĐD Quảng Nam
Thẻ tạm trú (TRC) cho phép Trưởng VPĐD cư trú dài hạn, ổn định sinh sống và làm việc tại Quảng Nam mà không phải gia hạn visa ngắn ngày liên tục.
Điều kiện xin TRC gắn với VPĐD tại địa phương
Người nước ngoài được xem xét cấp TRC khi đáp ứng:
Có GPLĐ hợp lệ hoặc văn bản xác nhận miễn GPLĐ
Có tư cách pháp lý gắn với VPĐD đang hoạt động
Có địa chỉ cư trú hợp pháp tại Quảng Nam (hợp đồng thuê nhà hợp lệ)
Thiếu một trong các điều kiện này thường khiến hồ sơ TRC bị trả hoặc chỉ được cấp thời hạn ngắn.
Thời hạn thẻ tạm trú & khả năng gia hạn
Thời hạn TRC phổ biến: 1–2 năm, phụ thuộc GPLĐ và thời hạn VPĐD
Có thể gia hạn khi doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ báo cáo, lao động và pháp lý
Gia hạn đúng hạn giúp tránh gián đoạn cư trú, đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có lịch làm việc liên tỉnh.
Mối liên hệ giữa TRC – GPLĐ – hợp đồng thuê nhà tại Quảng Nam
Ba yếu tố này liên thông chặt chẽ:
GPLĐ: điều kiện lao động hợp pháp
TRC: điều kiện cư trú dài hạn
Hợp đồng thuê nhà: căn cứ cư trú thực tế
Chỉ cần một yếu tố không hợp lệ, toàn bộ hồ sơ có thể bị đình lại.
Nghĩa vụ thuế & báo cáo của Văn phòng đại diện tại Quảng Nam (nhiều doanh nghiệp dễ bỏ sót)
VPĐD có phải nộp thuế không? Phân tích từng sắc thuế
VPĐD không phát sinh doanh thu, nên không phải nộp thuế GTGT và thuế TNDN. Tuy nhiên, vẫn có thể phát sinh:
Thuế TNCN cho người lao động (đặc biệt là người nước ngoài)
Nghĩa vụ liên quan đến tiền lương, phụ cấp, chi phí sinh hoạt
Hiểu sai rằng “VPĐD không cần làm thuế” là rủi ro phổ biến.
Nghĩa vụ báo cáo hoạt động định kỳ với cơ quan quản lý
VPĐD phải thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ (thường theo năm), phản ánh:
Tình hình nhân sự
Hoạt động xúc tiến, khảo sát thị trường
Kế hoạch hoạt động thời gian tới
Báo cáo là căn cứ quan trọng để gia hạn GPLĐ, TRC và duy trì tư cách pháp lý.
Rủi ro “treo hồ sơ – treo nhân sự” khi không tuân thủ nghĩa vụ báo cáo
Không báo cáo đúng hạn có thể dẫn đến:
Cảnh báo, xử phạt hành chính
Gặp khó khăn khi gia hạn GPLĐ, TRC
Bị đánh giá rủi ro cao khi chuyển đổi lên công ty FDI
Dịch vụ kế toán cho Văn phòng đại diện & doanh nghiệp FDI tại Quảng Nam
Kế toán VPĐD khác gì kế toán công ty FDI?
VPĐD: theo dõi chi phí, tiền lương, báo cáo nội bộ; không ghi nhận doanh thu
Công ty FDI: đầy đủ thuế, doanh thu, giá vốn, báo cáo tài chính và nghĩa vụ đầu tư
Áp dụng sai mô hình kế toán dễ phát sinh rủi ro khi kiểm tra hoặc mở rộng.
Các nghiệp vụ kế toán thường phát sinh tại Quảng Nam
Lương & chi phí nhân sự nước ngoài
Thuê văn phòng, nhà ở tại khu du lịch, khu đô thị
Công tác phí dự án, khảo sát địa phương, làm việc liên tỉnh (Quảng Nam – Đà Nẵng – miền Trung)
Các khoản này cần được chuẩn hóa chứng từ để phục vụ quản trị và kiểm tra.
Khi nào VPĐD nên dùng dịch vụ kế toán trọn gói thay vì tự theo dõi?
Doanh nghiệp nên dùng dịch vụ kế toán trọn gói khi:
Có nhân sự nước ngoài, chi phí phát sinh đa dạng
Cần đảm bảo báo cáo – thuế – lao động đúng hạn
Chuẩn bị lộ trình nâng cấp từ VPĐD lên công ty FDI
Giải pháp trọn gói giúp giảm rủi ro pháp lý – tiết kiệm thời gian – tạo nền tảng mở rộng bền vững tại Quảng Nam.
Tóm lại, việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Nam không chỉ giúp các doanh nghiệp quốc tế tận dụng được tiềm năng phát triển của tỉnh, mà còn mở ra cơ hội mới trong việc xây dựng các mối quan hệ kinh doanh bền vững. Với môi trường đầu tư ngày càng cải thiện và các chính sách hỗ trợ từ chính phủ, các doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội để phát triển và gia tăng giá trị. Tuy nhiên, để thực hiện thành công việc thành lập văn phòng đại diện, các công ty cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tìm hiểu sâu sắc về quy trình pháp lý, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn.
CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện
Vốn pháp định và quy định pháp luật về vốn pháp định
Quy định chung về ngành nghề kinh doanh
Quy định về người đại diện pháp luật
Thay đổi người đại diện theo pháp luật DN
Thành lập công ty nhanh chỉ 1 ngày
Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thủ tục cấp giấy phép sản xuất phim
CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH
Địa chỉ: Số 126 Hùng Vương, TP. Tam Kỳ, Quảng Nam
Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111
Zalo: 085 3388 126
