Dịch vụ hải quan Trà Vinh – Thông quan nhanh, chính xác, hỗ trợ trọn gói

Dịch vụ hải quan Trà Vinh đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh. Khi nhu cầu giao thương, vận chuyển hàng hóa và nhập khẩu nguyên liệu ngày càng tăng, thủ tục hải quan trở thành một phần không thể thiếu để đảm bảo hàng hóa lưu thông hợp pháp. Tuy nhiên, các quy định về hải quan thường xuyên thay đổi khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi tự xử lý chứng từ. Điều này dễ dẫn đến sai sót, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí không mong muốn. Vì vậy, lựa chọn dịch vụ hải quan chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và vận hành hiệu quả.

Tổng quan về dịch vụ hải quan tại Trà Vinh 

Vai trò của thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu 

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan là khâu bắt buộc để hàng hóa được phép đưa ra khỏi lãnh thổ hoặc nhập vào Việt Nam một cách hợp pháp. Thông qua hệ thống tờ khai, chứng từ, mã HS, chính sách thuế và các quy định quản lý chuyên ngành, cơ quan hải quan kiểm soát nguồn gốc, số lượng, chủng loại, trị giá hàng hóa; đồng thời thực hiện nhiệm vụ thu ngân sách nhà nước và ngăn chặn hành vi gian lận thương mại, buôn lậu. Việc thực hiện đúng thủ tục hải quan giúp doanh nghiệp đảm bảo lưu thông hàng hóa thông suốt, tránh bị ách tắc tại cảng, kho bãi hoặc cửa khẩu. Ngược lại, sai sót trong khai báo, phân loại mã HS, áp thuế, C/O, chứng từ vận tải… có thể khiến doanh nghiệp bị kiểm tra chuyên sâu, bị ấn định thuế, phạt chậm nộp hoặc thậm chí tịch thu hàng hóa. Vì vậy, quản lý tốt thủ tục hải quan không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố then chốt trong việc tối ưu chi phí và thời gian cho mỗi lô hàng xuất nhập khẩu.

Vì sao doanh nghiệp tại Trà Vinh cần dịch vụ hải quan chuyên nghiệp? 

Tại Trà Vinh, nhiều doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như nông sản, thủy sản, gạo, dừa, thức ăn chăn nuôi, vật tư phục vụ sản xuất… ngày càng mở rộng giao thương quốc tế. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách đủ kinh nghiệm để tự xử lý toàn bộ thủ tục hải quan. Hệ thống văn bản pháp luật về hải quan và thuế XNK thường xuyên thay đổi, yêu cầu cập nhật liên tục về chính sách thuế, hạn ngạch, kiểm tra chuyên ngành, C/O, ưu đãi FTA… Nếu tự làm nhưng thiếu kiến thức, doanh nghiệp dễ khai sai mã HS, sai trị giá, thiếu chứng từ, chọn sai loại hình, dẫn đến bị phạt, bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi rất lớn. Sử dụng dịch vụ hải quan chuyên nghiệp tại Trà Vinh giúp doanh nghiệp có đội ngũ chuyên viên am hiểu quy định, quy trình thông quan thực tế tại các chi cục hải quan, cảng, ICD… hỗ trợ từ khâu tư vấn trước khi ký hợp đồng đến lúc giao hàng xong. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm được rủi ro pháp lý, tiết kiệm thời gian, nhân sự, tập trung tốt hơn cho hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi.

Các loại hình dịch vụ hải quan phổ biến tại Trà Vinh 

Khai báo hải quan hàng nhập khẩu 

Dịch vụ khai báo hải quan hàng nhập khẩu tại Trà Vinh thường bao gồm trọn gói các bước từ tư vấn chính sách, chuẩn bị chứng từ đến làm việc với cơ quan hải quan. Đối với mỗi mặt hàng, đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định mã HS phù hợp, kiểm tra chính sách quản lý (có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, giấy phép, kiểm dịch hay không), tính toán mức thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Sau đó, họ thay mặt doanh nghiệp lập và truyền tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS, nộp bộ hồ sơ giấy khi cần, theo dõi phân luồng, xử lý vướng mắc nếu bị luồng vàng, luồng đỏ. Khi hàng về cảng hoặc cửa khẩu, đơn vị dịch vụ sẽ phối hợp với hãng tàu, kho bãi, cảng vụ để lấy lệnh, nộp phí, hoàn thiện các bước cần thiết cho đến khi hàng được thông quan. Nhờ vậy, doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót trong khai báo và rút ngắn thời gian giải phóng hàng.

Khai báo hải quan hàng xuất khẩu 

Với hàng xuất khẩu từ Trà Vinh như nông sản, thủy sản, hàng chế biến, dịch vụ hải quan hỗ trợ doanh nghiệp từ giai đoạn chuẩn bị hợp đồng đến khâu giao hàng. Cụ thể, đơn vị dịch vụ sẽ tư vấn điều kiện giao hàng (Incoterms), chứng từ thương mại cần có như hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O… Sau đó, họ tiến hành truyền tờ khai hải quan xuất khẩu, xác định đúng mã HS, chính sách thuế (đa số hàng xuất khẩu được miễn thuế xuất khẩu nhưng vẫn cần kê khai đúng quy định), hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hàng hóa, niêm phong container, đăng ký kiểm dịch (nếu có). Đơn vị dịch vụ cũng hỗ trợ làm việc với hải quan, cảng, kho bãi khi có yêu cầu kiểm tra thực tế hàng, giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng. Ngoài ra, họ còn tư vấn về chính sách hoàn thuế GTGT, ưu đãi thuế quan từ các FTA để doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích khi xuất khẩu.

Dịch vụ kiểm hóa – kiểm tra chuyên ngành 

Một số lô hàng tại Trà Vinh thuộc diện phải kiểm hóa thực tế hoặc kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm…). Đây là khâu dễ phát sinh chậm trễ nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy trình. Dịch vụ hải quan chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký kiểm tra, chuẩn bị hồ sơ, phối hợp sắp xếp lịch kiểm tra với cơ quan chức năng, hướng dẫn bố trí hàng hóa tại kho/bãi/container để việc mở kiểm nhanh và thuận lợi. Họ cũng theo dõi kết quả kiểm tra, kịp thời bổ sung tài liệu nếu có yêu cầu, đồng thời giải thích, trao đổi với cơ quan quản lý khi có vướng mắc. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm nguy cơ kéo dài thời gian thông quan, hạn chế phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi và đảm bảo lô hàng đạt yêu cầu trước khi xuất – nhập khẩu chính thức.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục hải quan 

Khi thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Trà Vinh phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định để tránh bị hệ thống từ chối tờ khai, bị yêu cầu sửa đổi – bổ sung nhiều lần hoặc bị kéo dài thời gian thông quan. Về cơ bản, hồ sơ hải quan chia thành 3 nhóm: bộ chứng từ xuất khẩu, bộ chứng từ nhập khẩu và các giấy phép/giấy chứng nhận chuyên ngành đi kèm tùy loại hàng. Mặc dù hiện nay đa số chứng từ đều khai báo điện tử, nhưng khi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ giấy hoặc kiểm hóa, doanh nghiệp vẫn phải xuất trình đầy đủ bản gốc, bản sao y hoặc bản scan có ký số theo yêu cầu.

Đối với hàng xuất khẩu, bộ hồ sơ thường tập trung vào hợp đồng, chứng từ thương mại và vận tải; còn với hàng nhập khẩu, ngoài chứng từ thương mại, doanh nghiệp cần lưu ý thêm đến mã HS, chính sách mặt hàng, thuế suất và các loại giấy phép chuyên ngành. Một số chứng từ có thể bắt buộc theo từng điều kiện giao hàng (Incoterms), ví dụ vận đơn, chứng nhận bảo hiểm, chứng nhận xuất xứ (C/O). Nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành (thực phẩm, nông sản, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất…), cần chuẩn bị thêm giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm… Việc kiểm tra, sắp xếp hồ sơ logic ngay từ đầu giúp quá trình khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS diễn ra suôn sẻ, giảm rủi ro bị phân luồng đỏ, luồng vàng không cần thiết và tiết kiệm chi phí lưu kho, lưu bãi tại cảng hoặc cửa khẩu.

Bộ hồ sơ xuất khẩu đầy đủ 

Một bộ hồ sơ xuất khẩu cơ bản thường bao gồm:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Thể hiện các điều khoản về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Căn cứ xác định trị giá hải quan, giá FOB/CIF, tên người mua – người bán, điều kiện giao hàng.

Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết quy cách, số lượng, số kiện, trọng lượng, kích thước… để đối chiếu khi kiểm hóa.

Vận đơn (Bill of Lading/AWB): Chứng từ vận tải do hãng tàu/hãng hàng không phát hành, là căn cứ nhận hàng tại cảng đến.

Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu.

Hợp đồng hoặc booking với hãng tàu/forwarder, phiếu xác nhận đặt chỗ.

Các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng nước ngoài: chứng nhận chất lượng (CQ), chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận hun trùng…

Khi khai báo hải quan, doanh nghiệp sử dụng các thông tin trên bộ chứng từ này để lập tờ khai xuất khẩu điện tử, đính kèm file scan nếu được yêu cầu. Việc chuẩn hóa chứng từ ngay từ khâu ký hợp đồng và chuẩn bị hàng giúp tránh chênh lệch thông tin giữa invoice – packing – vận đơn – tờ khai hải quan, hạn chế bị cơ quan hải quan yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh.

Bộ hồ sơ nhập khẩu đầy đủ 

Đối với hàng nhập khẩu, bộ hồ sơ thường gồm:

Hợp đồng ngoại thương và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) do nhà xuất khẩu phát hành.

Phiếu đóng gói (Packing List).

Vận đơn đường biển/đường hàng không (Bill of Lading/Airway Bill).

Giấy giới thiệu, ủy quyền của doanh nghiệp cho người đi làm thủ tục hải quan (nếu sử dụng nhân sự hoặc dịch vụ khai thuê).

Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm… nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.

Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu muốn áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định FTA.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị bảng kê, catalogue, tài liệu kỹ thuật đối với máy móc, thiết bị, linh kiện để làm rõ mã HS, công suất, tính năng. Những thông tin này rất hữu ích khi cơ quan hải quan yêu cầu giải trình hoặc phân loại lại mã HS, tránh bị áp mã có thuế suất cao hơn hoặc truy thu thuế sau này.

Hồ sơ chuyên ngành tùy mặt hàng 

Hồ sơ chuyên ngành là phần dễ phát sinh thiếu sót nếu doanh nghiệp chưa quen thủ tục. Tùy nhóm hàng, có thể cần:

Giấy phép nhập khẩu hoặc xác nhận đăng ký của bộ/ngành quản lý (Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ NN&PTNT…).

Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, kết quả kiểm nghiệm, kiểm dịch động vật – thực vật, kiểm tra chất lượng nhà nước đối với thực phẩm, nông sản, thủy sản, thức ăn chăn nuôi, phân bón, mỹ phẩm, dược phẩm…

Giấy chứng nhận hợp quy, chứng nhận hợp chuẩn, kết quả đo lường với thiết bị điện, điện tử, đồ chơi trẻ em, mũ bảo hiểm, sản phẩm bắt buộc dùng dấu CR…

Thông thường, doanh nghiệp phải đăng ký kiểm tra trước hoặc song song với quá trình mở tờ khai hải quan. Nếu hồ sơ chuyên ngành chưa hoàn tất, lô hàng có thể bị giữ lại kho, phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi. Vì vậy, cần kiểm tra chính sách mặt hàng và chuẩn bị hồ sơ chuyên ngành ngay từ khi ký hợp đồng nhập khẩu.

Quy trình khai báo và thông quan hàng hóa tại Trà Vinh 

Tại Trà Vinh, doanh nghiệp có thể khai báo hải quan tại Chi cục Hải quan quản lý địa bàn hoặc các cửa khẩu, cảng liên quan tùy tuyến vận chuyển. Quy trình khai báo và thông quan hàng hóa về cơ bản gồm 3 bước: chuẩn bị chứng từ – kiểm tra thông tin, khai báo điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS và thực hiện kiểm hóa (nếu có), nộp thuế – nhận hàng. Mặc dù hiện nay thủ tục hải quan đã được điện tử hóa, nhưng độ chính xác của chứng từ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa doanh nghiệp – đơn vị vận tải – dịch vụ khai thuê vẫn quyết định rất lớn đến thời gian thông quan.

Ở bước chuẩn bị, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hợp đồng, invoice, packing, vận đơn, C/O, giấy phép chuyên ngành, đảm bảo thống nhất về tên hàng, số lượng, trọng lượng, điều kiện giao hàng, trị giá. Đồng thời, phải xác định đúng mã HS, chính sách mặt hàng, mức thuế suất để tránh khai sai dẫn đến bị ấn định lại, truy thu. Tiếp theo, sử dụng phần mềm khai báo (doanh nghiệp tự khai hoặc thông qua đại lý hải quan) để gửi tờ khai lên hệ thống VNACCS/VCIS, đính kèm chứng từ điện tử theo yêu cầu.

Sau khi hệ thống phân luồng (xanh – vàng – đỏ), doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo: in tờ khai, nộp thuế, đăng ký kiểm tra thực tế hàng hóa nếu luồng đỏ, xuất trình hồ sơ giấy nếu luồng vàng. Khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan, doanh nghiệp có thể làm thủ tục lấy hàng khỏi kho bãi, cảng hoặc ICD. Việc nắm rõ toàn bộ quy trình giúp doanh nghiệp tại Trà Vinh chủ động thời gian giao nhận, giảm rủi ro trễ tàu, trễ giao hàng cho đối tác, đồng thời tối ưu chi phí lưu container, lưu bãi.

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ – kiểm tra thông tin 

Trước khi ngồi vào máy tính khai tờ khai, doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ cần kiểm tra kỹ bộ chứng từ. Cụ thể:

Đối chiếu tên người bán – người mua, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán giữa hợp đồng, invoice và vận đơn.

Kiểm tra mô tả hàng hóa, mã HS dự kiến, số lượng, trọng lượng, đơn giá, trị giá trên invoice và packing list.

Rà soát số, ngày, nơi cấp của C/O, đảm bảo đúng form hiệp định (Form AJ, D, E, VK, VN…) để được hưởng ưu đãi thuế.

Xem lại giấy phép chuyên ngành, đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch đã có hay chưa.

Ở bước này, doanh nghiệp nên lập một bảng tổng hợp thông tin lô hàng, bao gồm mã HS, mức thuế nhập khẩu, thuế GTGT, khả năng được ưu đãi, để ước tính sơ bộ số thuế phải nộp. Nếu phát hiện bất kỳ sai lệch nào giữa các chứng từ (sai tên hàng, sai số kiện, sai số container…), nên trao đổi ngay với nhà cung cấp hoặc forwarder để chỉnh sửa trước khi khai báo. Chuẩn bị tốt bước 1 giúp giảm đáng kể rủi ro phải sửa tờ khai nhiều lần.

Bước 2: Khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS 

Sau khi chứng từ đã “sạch”, doanh nghiệp dùng phần mềm khai hải quan kết nối hệ thống VNACCS/VCIS để lập tờ khai. Các thông tin chính cần nhập: mã loại hình (A11, A12, E31, E62…), mã chi cục hải quan, thông tin người nhập khẩu/xuất khẩu, thông tin người ủy thác (nếu có), cảng xếp – dỡ hàng, số vận đơn, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, mã ngoại tệ… Phần quan trọng nhất là danh sách hàng hóa: mã HS, mô tả, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, trị giá FOB/CIF, mức thuế suất và số thuế phải nộp.

Sau khi nhập xong, doanh nghiệp gửi tờ khai lên hệ thống. Hệ thống sẽ trả về số tờ khai, kết quả phân luồng (xanh, vàng, đỏ) và các thông tin kiểm tra tự động. Nếu tờ khai bị lỗi (sai mã đơn vị, sai mã loại hình, lỗi logic), cần xem thông báo lỗi để sửa và gửi lại. Với luồng xanh, thường chỉ cần nộp thuế là thông quan; luồng vàng yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy; luồng đỏ vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Đối với doanh nghiệp tại Trà Vinh mới tham gia XNK, nên phối hợp với đại lý hải quan/đơn vị dịch vụ để hạn chế sai sót giai đoạn này.

Bước 3: Kiểm hóa – nộp thuế – nhận hàng 

Khi tờ khai đã được phân luồng, doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo:

Luồng vàng: nộp bộ hồ sơ giấy cho cán bộ hải quan để đối chiếu với tờ khai điện tử. Nếu hồ sơ hợp lệ, không phải kiểm tra thực tế hàng, sẽ chuyển sang khâu nộp thuế, thông quan.

Luồng đỏ: ngoài kiểm tra hồ sơ, hải quan sẽ kiểm hóa hàng (kiểm tra toàn bộ hoặc một phần). Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan phối hợp mở container, sắp xếp kiểm hàng, lập biên bản.

Sau khi hồ sơ và kiểm hóa đạt yêu cầu, doanh nghiệp tiến hành nộp thuế XNK, thuế GTGT, các loại phí liên quan qua ngân hàng hoặc hệ thống nộp thuế điện tử. Khi hệ thống ghi nhận đã nộp đủ, tờ khai được thông quan, doanh nghiệp liên hệ với cảng/kho để lấy hàng, rút container, trả vỏ. Tối ưu bước này giúp doanh nghiệp tại Trà Vinh giảm chi phí lưu bãi, lưu container và đảm bảo tiến độ giao hàng cho khách.

Chi phí dịch vụ hải quan tại Trà Vinh 2025 

Khi xuất nhập khẩu qua địa bàn Trà Vinh, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp mới – lựa chọn thuê dịch vụ khai thuê hải quan để tiết kiệm nhân sự nội bộ và hạn chế rủi ro sai sót. Chi phí dịch vụ hải quan năm 2025 thường phụ thuộc vào loại hàng (thông thường hay chuyên ngành), số lượng dòng hàng trên tờ khai, phương thức vận chuyển, mức độ phức tạp hồ sơ và khối lượng công việc phát sinh (kiểm hóa, xin giấy phép, làm C/O…).

Thông thường, phí khai báo hải quan cho hàng nhập khẩu sẽ cao hơn hàng xuất khẩu do phải xử lý nhiều công đoạn hơn: kiểm tra mã HS, tính thuế, xử lý C/O, chứng từ chuyên ngành. Bên cạnh đó, nếu lô hàng bị phân luồng đỏ, cần kiểm hóa, chi phí dịch vụ đi hiện trường, bốc xếp, sắp xếp lại hàng cũng sẽ tăng lên.

Ngoài phí dịch vụ chính, doanh nghiệp cần lưu ý các chi phí phát sinh khác như: phí lấy lệnh giao hàng (D/O), phí THC, phí vệ sinh container, phí CIC, phí lưu container, lưu bãi, phí nâng/hạ, phí làm C/O, phí xin giấy phép chuyên ngành, phí kiểm dịch, kiểm tra chất lượng… Nếu không có kế hoạch rõ ràng và không thỏa thuận từ đầu với đơn vị dịch vụ, doanh nghiệp rất dễ bị “vỡ” chi phí. Do đó, khi làm việc với đơn vị dịch vụ hải quan tại Trà Vinh, nên yêu cầu bảng báo giá chi tiết theo từng hạng mục, phân biệt rõ phí dịch vụ khai báo, phí đi hiện trường, phí chuyên ngành, phí tạm ứng thuế… để chủ động tài chính và so sánh giữa các nhà cung cấp.

Chi phí khai báo hải quan cho hàng nhập khẩu 

Chi phí dịch vụ khai báo hải quan cho hàng nhập khẩu thường được tính theo tờ khai hoặc theo container, có thể cố định cho lô hàng đơn giản (vài dòng hàng, không chuyên ngành) và tăng dần theo mức độ phức tạp. Với lô hàng có nhiều mã HS, nhiều dòng hàng, cần tư vấn phân loại, tính thuế chi tiết, mức phí thường cao hơn.

Trong chi phí này bao gồm: kiểm tra chứng từ, tư vấn mã HS, lập tờ khai trên VNACCS/VCIS, truyền tờ khai, xử lý phản hồi, nộp hồ sơ cho hải quan khi luồng vàng, phối hợp kiểm hóa khi luồng đỏ (chưa gồm phí bốc xếp thực tế). Một số đơn vị có thể tính thêm phụ phí nếu phải làm việc ngoài giờ, gấp, hoặc xử lý các vấn đề phát sinh như sửa tờ khai, khai bổ sung. Doanh nghiệp tại Trà Vinh nên yêu cầu báo giá trọn gói cho từng lô để dễ kiểm soát chi phí.

Chi phí cho hàng xuất khẩu 

Đối với hàng xuất khẩu, quy trình và mức độ phức tạp thường thấp hơn nên phí dịch vụ hải quan cũng mềm hơn so với hàng nhập khẩu. Chi phí chủ yếu gồm: tư vấn kiểm tra hợp đồng, invoice, packing, khai báo tờ khai xuất khẩu, truyền tờ khai, xử lý phân luồng, in chứng từ, nộp hồ sơ (nếu được yêu cầu).

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu xin C/O ưu đãi, chứng nhận kiểm dịch, kiểm tra chất lượng để đáp ứng yêu cầu của nước nhập khẩu, đơn vị dịch vụ có thể thu thêm phí cho phần công việc này. Các lô hàng xuất khẩu ổn định, thường xuyên, ít thay đổi mã HS có thể được thương lượng giá tốt hơn (ký hợp đồng dịch vụ theo tháng/quý). Việc thuê đơn vị am hiểu tuyến hàng, cảng đi – cảng đến giúp doanh nghiệp Trà Vinh giảm thiểu rủi ro chậm tàu, sai sót chứng từ, nâng cao uy tín với khách hàng quốc tế.

Chi phí kiểm hóa – dịch vụ phát sinh 

Khi lô hàng bị phân luồng đỏ hoặc thuộc diện phải kiểm tra thực tế, doanh nghiệp thường phát sinh thêm nhiều khoản: phí bốc xếp, mở container, sắp xếp hàng để kiểm, phí thuê công nhân, phí sử dụng xe nâng, nhân công bốc dỡ tại kho bãi, thậm chí chi phí lưu bãi nếu thời gian kiểm kéo dài. Đơn vị dịch vụ hải quan cũng có thể thu phí đi hiện trường, phí phối hợp kiểm hóa, nhất là với lô hàng phức tạp, kiểm tỷ lệ lớn.

Ngoài ra, nếu phát sinh việc sửa tờ khai, khai bổ sung, xin xác nhận lại C/O, bổ sung giấy phép chuyên ngành, doanh nghiệp cần dự trù thêm chi phí cho phần công việc này. Để hạn chế phát sinh, tốt nhất là chuẩn bị chứng từ thật kỹ, khai báo chính xác ngay từ đầu và trao đổi rõ với đơn vị dịch vụ về phạm vi công việc, mức phí áp dụng cho từng tình huống, đặc biệt với các doanh nghiệp mới làm thủ tục tại Trà Vinh.

Những rủi ro thường gặp khi tự làm thủ tục hải quan 

Sai mã HS – khai báo sai thuế suất 

Một trong những rủi ro lớn nhất khi doanh nghiệp tự làm thủ tục hải quan là xác định sai mã HS cho hàng hóa. Mã HS quyết định trực tiếp đến thuế suất nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường…, đồng thời ảnh hưởng đến chính sách quản lý chuyên ngành (có phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, hạn ngạch… hay không). Nếu chọn mã HS thấp hơn thực tế, doanh nghiệp có thể bị cơ quan hải quan ấn định thuế, truy thu tiền thuế, phạt chậm nộp, thậm chí xử phạt vi phạm hành chính.

Ngược lại, nếu chọn mã HS với thuế suất cao hơn, doanh nghiệp sẽ tự làm đội chi phí, mất lợi thế cạnh tranh về giá mà không hay biết. Ngoài ra, nhiều mặt hàng tưởng giống nhau nhưng cách phân loại lại khác do khác cấu tạo, công dụng chính, thành phần… Người không có kinh nghiệm rất dễ tra cứu nhầm hoặc chỉ dựa theo mô tả của nhà cung cấp. Khi có tranh chấp về mã HS, lô hàng có thể bị giữ lại rất lâu để chờ giám định, gây chậm tiến độ giao hàng, ảnh hưởng tới hợp đồng với đối tác.

Thiếu chứng từ – sai thông tin lô hàng 

Rủi ro phổ biến tiếp theo là thiếu chứng từ hoặc khai sai thông tin trên hồ sơ hải quan. Một bộ hồ sơ thường bao gồm: hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng thư kiểm định, giấy phép chuyên ngành… Nếu chỉ bỏ sót một loại giấy tờ hoặc thông tin giữa các chứng từ không khớp (sai mã hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, số container, số seal…) lô hàng có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung, thậm chí bị phân luồng đỏ, kiểm tra thực tế 100%.

Khi không nắm rõ quy định, doanh nghiệp dễ mắc lỗi nhỏ như: sai tên người nhập khẩu, sai điều kiện Incoterms, sai trị giá tính thuế, hoặc ghi sai số kiện, trọng lượng. Những sai sót này khiến hệ thống hải quan nghi ngờ về tính trung thực của tờ khai, từ đó tăng tần suất kiểm tra, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Nếu không xử lý kịp thời, hàng nằm cả tuần tại cảng sẽ phát sinh thêm phí lưu container, lưu bãi, phí DEM/DET… làm đội chi phí lên rất nhiều so với dự toán ban đầu.

Không nắm rõ thủ tục kiểm hóa 

Khi lô hàng bị phân luồng vàng hoặc luồng đỏ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục kiểm hóa. Nhiều đơn vị tự làm nhưng không hiểu quy trình: không biết chuẩn bị hồ sơ gì, bố trí nhân sự, sắp xếp hàng hóa ra sao, phối hợp với cán bộ hải quan thế nào cho nhanh gọn. Nếu chuẩn bị kém, cán bộ không thể kiểm tra đúng, phải mở – đóng container nhiều lần, mất thời gian của đôi bên.

Ngoài ra, việc giải trình tại hiện trường cũng rất quan trọng: nếu người đi hiện trường không nắm rõ đặc tính hàng hóa, hợp đồng, điều khoản giao nhận, rất khó trả lời câu hỏi của cán bộ hải quan, dễ dẫn đến nghi ngờ, kéo dài thời gian thông quan. Tất cả những yếu tố này cộng lại làm tăng chi phí, chậm tiến độ giao hàng và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp với khách.

Lợi ích khi thuê dịch vụ hải quan Trà Vinh 

Tiết kiệm thời gian – hạn chế rủi ro 

Thuê dịch vụ hải quan tại Trà Vinh giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian so với việc tự mò mẫm từng bước. Đơn vị dịch vụ đã quen với quy trình, hệ thống khai báo điện tử, luồng hàng, cách trao đổi với hãng tàu, cảng, kho bãi… nên có thể xử lý hồ sơ nhanh chóng, chính xác ngay từ đầu. Do thường xuyên cập nhật quy định mới, họ biết rõ mặt hàng nào dễ rơi vào diện kiểm tra, cần chuẩn bị chứng từ gì, cách trình bày hồ sơ để giảm rủi ro bị phân luồng đỏ, ấn định thuế.

Thay vì phải cử nhân sự nội bộ đi lại giữa công ty – cảng – chi cục hải quan, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp chứng từ đúng hạn, mọi phần còn lại do dịch vụ đảm nhận. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót nghiệp vụ, phạt do khai sai, chậm sửa tờ khai… Nhân sự nội bộ có thể tập trung cho hoạt động kinh doanh, bán hàng, chăm sóc khách, tối ưu dòng tiền thay vì “chôn chân” ở cảng.

Đảm bảo thông quan đúng tiến độ 

Với nhiều doanh nghiệp, tiến độ thông quan quan trọng không kém chi phí, đặc biệt khi hàng nhập phục vụ sản xuất theo đơn hàng, hoặc hàng xuất phải giao đúng thời gian cam kết với khách nước ngoài. Dịch vụ hải quan Trà Vinh có lợi thế là đã quen với đặc thù địa bàn, tuyến cảng, luồng vận chuyển, nên biết cách sắp xếp lịch khai báo, mở tờ khai, đăng ký kiểm hóa để tránh thời điểm cao điểm tắc nghẽn.

Khi có phát sinh như thiếu chứng từ, sai thông tin, chênh lệch trị giá, đơn vị dịch vụ sẽ nhanh chóng đề xuất phương án xử lý, trao đổi với cơ quan hải quan, hãng tàu, kho bãi để hạn chế tối đa việc chậm trễ. Nhờ vậy, tỷ lệ lô hàng được thông quan đúng – thậm chí sớm hơn tiến độ mong muốn – cao hơn đáng kể so với việc doanh nghiệp tự làm. Đảm bảo tiến độ giao hàng đồng nghĩa với việc giữ được uy tín, tránh bị phạt do giao trễ, giảm chi phí lưu container, lưu bãi.

Hỗ trợ trọn gói từ chứng từ đến giao hàng 

Một điểm mạnh khác khi thuê dịch vụ hải quan Trà Vinh là gói dịch vụ trọn gói: từ khâu tư vấn hợp đồng, điều kiện giao hàng, kiểm tra invoice – packing list, hướng dẫn nhà cung cấp làm C/O đúng form, cho đến khai báo hải quan, xử lý kiểm hóa và sắp xếp giao hàng đến kho của doanh nghiệp. Nhiều đơn vị còn hỗ trợ làm việc với hãng tàu, booking, lấy lệnh giao hàng, thanh toán phí local charge, thu xếp xe kéo container, giao hàng tận nơi.

Doanh nghiệp chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất, giảm tối đa sự chồng chéo giữa nhiều nhà cung cấp dịch vụ. Từ đó, có thể kiểm soát chi phí rõ ràng, theo dõi tình trạng lô hàng theo từng bước và yên tâm rằng mọi khâu từ chứng từ đến giao hàng đều đã có đội ngũ chuyên nghiệp phụ trách.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ hải quan Trà Vinh 

Thời gian thông quan một lô hàng là bao lâu? 

Thời gian thông quan một lô hàng tại Trà Vinh phụ thuộc vào nhiều yếu tố: loại hình hàng hóa (xuất hay nhập), chính sách quản lý của mặt hàng (có phải kiểm tra chuyên ngành hay không), loại hình doanh nghiệp (ưu tiên, thường), cũng như việc chuẩn bị chứng từ có đầy đủ và chính xác hay chưa. Trong trường hợp hồ sơ chuẩn, hàng không thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, không phải kiểm hóa thực tế, thời gian thông quan thường chỉ từ vài giờ đến 1 ngày làm việc sau khi mở tờ khai. Ngược lại, nếu chứng từ còn sai sót, phải bổ sung C/O, chứng nhận kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc phải kiểm hóa thực tế hàng hóa, thời gian có thể kéo dài thêm 1–3 ngày, thậm chí lâu hơn với những mặt hàng nhạy cảm. Sử dụng dịch vụ hải quan tại Trà Vinh giúp rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi vì hồ sơ được chuẩn hóa ngay từ đầu.

Dịch vụ hải quan có hỗ trợ kiểm tra chuyên ngành không? 

Thông thường, các đơn vị dịch vụ hải quan tại Trà Vinh không chỉ dừng lại ở việc mở tờ khai, truyền tờ khai mà còn hỗ trợ khách hàng trọn gói các khâu liên quan đến kiểm tra chuyên ngành. Tùy vào loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể phải thực hiện kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, đăng ký hợp quy, công bố hợp quy, kiểm tra nhà nước về hải quan… Đơn vị dịch vụ sẽ tư vấn trước mặt hàng của bạn thuộc diện quản lý nào, cần chuẩn bị những giấy tờ gì, đăng ký ở cơ quan nào và thời gian xử lý bao lâu. Việc này giúp doanh nghiệp tránh bị ách tắc hàng hóa tại cảng, cửa khẩu do chưa kịp có kết quả chuyên ngành, đồng thời giảm nguy cơ phải lưu container lâu ngày gây phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, DEM/DET.

Chi phí dịch vụ hải quan được tính như thế nào? 

Chi phí dịch vụ hải quan tại Trà Vinh thường được tính dựa trên nhiều tiêu chí: loại hình hàng hóa (FCL/LCL, đường biển/đường bộ/đường hàng không), số lượng mặt hàng trên tờ khai, độ phức tạp của chứng từ, có phát sinh kiểm tra chuyên ngành hay không, và phạm vi công việc mà khách hàng yêu cầu (chỉ khai hải quan hay trọn gói cả vận chuyển, thông quan, giao hàng). Với những lô hàng đơn giản, ít mặt hàng, không kiểm tra chuyên ngành, phí dịch vụ thường ở mức tương đối cố định theo báo giá. Ngược lại, với lô hàng nhiều dòng, yêu cầu xử lý gấp, cần đi lại nhiều cơ quan hoặc cần nhân sự bám hiện trường, chi phí có thể cao hơn. Doanh nghiệp nên trao đổi rõ nhu cầu ngay từ đầu để được báo giá chi tiết, tránh phát sinh ngoài dự kiến.

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH

Địa chỉ: Số 9/43 đường Mậu Thân, Khóm 3, Phường 6, Thành phố Trà Vinh, Trà Vinh

Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111

Email: dvgiaminh@gmail.com

Zalo: 0853 388 126