Hồ sơ kiểm tra định kỳ ATTP dầu ăn | Bộ hồ sơ 3 lớp, kiểm nghiệm, truy xuất lô, checklist

Hồ sơ kiểm tra định kỳ an toàn thực phẩm dầu ăn là thứ giúp cơ sở “đứng vững” khi đoàn kiểm tra đến làm việc, vì kiểm tra định kỳ không chỉ xem giấy phép mà còn xem khả năng kiểm soát chất lượng theo lô. Với dầu ăn, chỉ cần thiếu nhật ký vệ sinh bồn chứa – đường ống, thiếu hồ sơ kiểm nghiệm định kỳ hoặc không truy xuất được mã lô là rất dễ bị nhắc nhở và yêu cầu khắc phục. Nhiều cơ sở có đủ giấy ATTP và tự công bố nhưng lại không có hệ thống hồ sơ vận hành, dẫn tới bị động khi hậu kiểm. Bài viết này hướng dẫn xây bộ hồ sơ 3 lớp, cách đóng tập theo “Oil Compliance Folder”, lịch kiểm tra 7–30–90 ngày và quy trình tiếp đoàn kiểm tra sao cho gọn, đúng trọng tâm. Bạn cũng sẽ có checklist sẵn sàng hậu kiểm để giảm rủi ro bị lập biên bản do lỗi hồ sơ.

Kiểm tra định kỳ ATTP dầu ăn là gì? Cơ sở nào thường bị kiểm tra và kiểm tra những gì?

Kiểm tra định kỳ ATTP dầu ăn là hoạt động thanh tra/kiểm tra theo kế hoạch của cơ quan quản lý nhằm đánh giá việc duy trì điều kiện an toàn thực phẩm của cơ sở sau khi đã được cấp phép hoặc đã tự công bố sản phẩm. Khung pháp lý nền tảng là Luật An toàn thực phẩm 2010 và cơ chế hậu kiểm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP.

Mục tiêu không chỉ là “xem giấy tờ”, mà là xác nhận: cơ sở vận hành thực tế có đúng như hồ sơ đã đăng ký, tự công bố và cam kết hay không. Với ngành dầu ăn, đoàn kiểm tra thường đi sâu vào kiểm soát oxy hóa, vệ sinh thiết bị/bồn chứa, truy xuất theo lô và tính nhất quán giữa nhãn – hồ sơ – kết quả kiểm nghiệm.

Tần suất kiểm tra tùy địa phương và mức độ rủi ro ngành hàng. Dầu ăn thuộc nhóm có nguy cơ tích lũy rủi ro (mùi lạ, peroxide tăng dần, nhiễm chéo hóa chất vệ sinh), nên thường nằm trong kế hoạch kiểm tra định kỳ hằng năm hoặc theo chuyên đề.

Kiểm tra định kỳ vs hậu kiểm sau tự công bố: khác nhau ở mục tiêu và cách kiểm

Kiểm tra định kỳ:

Thực hiện theo kế hoạch năm của cơ quan quản lý.

Đánh giá tổng thể điều kiện cơ sở: pháp lý, nhà xưởng, vệ sinh, hồ sơ theo lô.

Có thể lấy mẫu kiểm nghiệm xác suất.

Hậu kiểm sau tự công bố:

Tập trung vào sản phẩm đã tự công bố lưu thông trên thị trường.

So khớp: bản tự công bố ↔ nhãn ↔ chỉ tiêu kiểm nghiệm thực tế.

Mục tiêu là xác nhận tính trung thực và phù hợp của thông tin công bố.

Nói cách khác, kiểm tra định kỳ xem “hệ thống vận hành có đúng chuẩn không”, còn hậu kiểm xem “sản phẩm ngoài thị trường có đúng như đã công bố không”.

Mô hình dễ nằm trong “tầm ngắm”: ép dầu – tinh luyện – phối trộn – chiết rót – kho phân phối

Các mô hình thường được kiểm tra:

Cơ sở ép dầu: nguy cơ cặn cháy, mùi khét, vệ sinh lưới lọc.

Tinh luyện/phối trộn: kiểm soát FFA, peroxide, tạp chất không tan, truy xuất theo bồn/mẻ.

Chiết rót – đóng gói: sai lệch khối lượng tịnh, nhãn không đúng hồ sơ.

Kho phân phối: điều kiện bảo quản, nhiệt độ, tồn kho lâu gây oxy hóa.

Cơ sở gia công (OEM) cũng thuộc diện kiểm tra, dù thương hiệu thuộc bên đặt hàng. Đoàn thường yêu cầu chứng minh ranh giới trách nhiệm và hồ sơ lô tương ứng.

5 nhóm nội dung đoàn hay xem: pháp lý – nhà xưởng – vệ sinh – lô/nhãn – kiểm nghiệm

1️⃣ Pháp lý: giấy chứng nhận ATTP, ngành nghề, hợp đồng gia công.

2️⃣ Nhà xưởng: zoning, dòng chảy nguyên liệu – thành phẩm, chống nhiễm chéo.

3️⃣ Vệ sinh: SSOP, hồ sơ CIP, quản lý hóa chất vệ sinh.

4️⃣ Lô/nhãn: cấu trúc mã lô, truy xuất theo bồn chứa, khối lượng tịnh.

5️⃣ Kiểm nghiệm: chỉ số acid, peroxide, tạp chất; đối chiếu với hồ sơ tự công bố.

Nếu thiếu một trong 5 nhóm, nguy cơ lập biên bản và yêu cầu khắc phục rất cao.

“Oil Compliance Folder”: cấu trúc đóng tập 1 lần, dùng lâu dài khi kiểm tra định kỳ

Thay vì chuẩn bị hồ sơ “chạy nước rút” mỗi lần có thông báo kiểm tra, doanh nghiệp nên xây dựng một Oil Compliance Folder – bộ hồ sơ tuân thủ chuẩn hóa, cập nhật định kỳ, sẵn sàng mở ra trong 30 giây.

Mục tiêu của bộ này là:

Trả lời đúng luồng câu hỏi của đoàn kiểm tra

Giảm áp lực tìm kiếm tài liệu

Thể hiện tính chuyên nghiệp và chủ động tuân thủ

Nguyên tắc đóng tập: theo luồng câu hỏi của đoàn kiểm tra, không theo “cảm tính”

Sai lầm phổ biến là đóng hồ sơ theo phòng ban (QC – sản xuất – hành chính). Trong khi đó, đoàn kiểm tra thường hỏi theo trình tự:

Cơ sở có đủ điều kiện pháp lý không?

Nhà xưởng và thiết bị có đáp ứng yêu cầu?

Vệ sinh được kiểm soát thế nào?

Một lô cụ thể có thể truy xuất ra sao?

Kết quả kiểm nghiệm chứng minh điều gì?

Vì vậy, Oil Compliance Folder nên chia theo luồng câu hỏi, ví dụ:

Phần A: Pháp lý

Phần B: Điều kiện cơ sở

Phần C: Vệ sinh – SSOP – CIP

Phần D: Hồ sơ theo lô

Phần E: Kiểm nghiệm & CAPA

Cách sắp xếp này giúp trả lời “đúng trọng tâm”, tránh việc lục tìm tài liệu rời rạc.

Bộ mục lục 3 lớp + phân trang + mã màu: mở đúng tài liệu trong 30 giây

Cấu trúc đề xuất:

Lớp 1 – Pháp lý

Giấy ATTP, đăng ký kinh doanh, hợp đồng gia công.

Lớp 2 – Vận hành

SOP, SSOP, nhật ký vệ sinh, kiểm tra đầu ca.

Lớp 3 – Chứng cứ theo lô

QC theo lô, phiếu kiểm nghiệm, CAPA, truy xuất nguyên liệu.

Mỗi lớp nên:

Đánh số trang liên tục

Có tab màu (ví dụ: xanh – vàng – đỏ)

Có mục lục đầu mỗi lớp

Mục tiêu: khi đoàn yêu cầu “Cho xem hồ sơ lô 240125-B”, nhân sự có thể mở đúng phần trong vòng 30 giây.

Điểm mới lạ: “bảng tóm tắt 1 trang” (One-page Compliance Map) đặt ở trang đầu

Điểm khác biệt của Oil Compliance Folder là One-page Compliance Map đặt ở trang đầu.

Trang này tóm tắt:

Sơ đồ quy trình sản xuất

Danh sách CCP/OPRP

Cấu trúc mã lô

Danh mục kiểm nghiệm định kỳ

Người phụ trách từng mảng

Khi đoàn kiểm tra mở hồ sơ và thấy bức tranh tổng thể ngay từ trang đầu, họ sẽ đánh giá cao tính hệ thống và mức độ kiểm soát của cơ sở.

Một bộ hồ sơ được đóng tập khoa học không chỉ giúp vượt kiểm tra định kỳ, mà còn là nền tảng vận hành bền vững lâu dài.

Lớp 1 – Hồ sơ pháp lý bắt buộc khi kiểm tra ATTP dầu ăn

Khi đoàn kiểm tra an toàn thực phẩm (ATTP) làm việc tại cơ sở sản xuất dầu ăn, nhóm hồ sơ đầu tiên được yêu cầu thường là hồ sơ pháp lý. Đây là lớp tài liệu chứng minh cơ sở hoạt động hợp pháp, đúng ngành nghề và có đủ điều kiện nền tảng để sản xuất thực phẩm.

Lớp 1 không chỉ để “đủ giấy tờ”, mà còn để đảm bảo:

Cơ sở có ngành nghề phù hợp với thực tế sản xuất (tinh luyện, chiết rót, đóng gói dầu thực vật).

Địa điểm sản xuất rõ ràng, không hoạt động “ngoài địa chỉ đăng ký”.

Sản phẩm đang lưu hành đã được tự công bố đúng quy định.

Nhân sự trực tiếp sản xuất được phân công và đào tạo phù hợp.

Nếu thiếu hoặc sai lệch ở lớp này, cơ sở có thể bị xử lý ngay cả khi điều kiện thực tế tốt.

Hồ sơ đăng ký kinh doanh, ngành nghề, địa điểm, hợp đồng thuê xưởng/kho

Nhóm tài liệu đầu tiên bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh:

Ngành nghề phải bao gồm sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm/dầu thực vật.

Thông tin tên cơ sở và địa chỉ phải trùng khớp với địa điểm sản xuất thực tế.

Địa điểm sản xuất:

Nếu là tài sản sở hữu: giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp.

Nếu thuê xưởng/kho: hợp đồng thuê còn hiệu lực, thể hiện rõ mục đích sử dụng làm cơ sở sản xuất/kho thực phẩm.

Sơ đồ mặt bằng cơ sở (thường được yêu cầu kèm theo hồ sơ ATTP):

Thể hiện rõ khu nguyên liệu, khu sản xuất, khu chiết rót, kho thành phẩm, khu hóa chất vệ sinh.

Điểm hay bị “vướng” là:

Địa chỉ trên giấy đăng ký kinh doanh khác chi tiết so với biển hiệu.

Hợp đồng thuê không ghi rõ mục đích sản xuất thực phẩm.

Mở rộng kho nhưng chưa cập nhật hồ sơ.

Việc thống nhất thông tin pháp lý giúp tránh rủi ro khi kiểm tra đột xuất.

Giấy tờ ATTP liên quan: giấy ATTP cơ sở, tự công bố, nhãn, hồ sơ sản phẩm

Đối với cơ sở sản xuất dầu ăn, các tài liệu ATTP liên quan bao gồm:

Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP (nếu thuộc diện phải cấp).

Bản tự công bố sản phẩm dầu ăn theo quy định.

Hồ sơ sản phẩm: tiêu chuẩn áp dụng, phiếu kiểm nghiệm định kỳ.

Mẫu nhãn đang lưu hành trên thị trường.

Đoàn kiểm tra thường đối chiếu:

Thông tin trên nhãn (tên sản phẩm, thành phần, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản)

So với nội dung đã tự công bố

So với thực tế sản xuất và hồ sơ lô

Nếu sản phẩm ghi “dầu đậu nành tinh luyện” nhưng thực tế có pha trộn, hồ sơ tự công bố phải phản ánh đúng bản chất sản phẩm.

Lưu ý: nhãn và hồ sơ sản phẩm phải cập nhật khi thay đổi công thức, quy cách đóng gói hoặc thông tin doanh nghiệp.

Hồ sơ nhân sự: quyết định bổ nhiệm phụ trách ATTP, danh sách lao động, đào tạo

Nhân sự là yếu tố bắt buộc trong kiểm tra ATTP. Hồ sơ nên bao gồm:

Quyết định bổ nhiệm người phụ trách ATTP hoặc phụ trách sản xuất.

Danh sách lao động trực tiếp sản xuất/chiết rót/kho.

Hồ sơ đào tạo nội bộ về ATTP, GMP, vệ sinh.

Cần thể hiện rõ:

Ai chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng lô.

Ai phụ trách vệ sinh – CIP – thay lõi lọc.

Lịch đào tạo định kỳ (không chỉ ký cho có).

Một lỗi phổ biến là có SOP rất đầy đủ nhưng nhân viên không nắm được nội dung. Khi kiểm tra, đoàn thường hỏi trực tiếp công nhân về quy trình vệ sinh hoặc xử lý sự cố. Hồ sơ nhân sự phải phản ánh việc “đào tạo thật – hiểu thật”.

Lớp 2 – Hồ sơ vận hành/GMP/SSOP cho xưởng dầu ăn: chứng minh “làm thật”

Nếu Lớp 1 là điều kiện pháp lý, thì Lớp 2 là bằng chứng cho thấy cơ sở thực sự vận hành theo nguyên tắc GMP/SSOP.

Đây là phần mà nhiều cơ sở yếu nhất: có mẫu biểu nhưng không cập nhật, ký sau hoặc ký gộp.

Lớp 2 cần chứng minh:

Vệ sinh nhà xưởng có kế hoạch và thực hiện đúng tần suất.

Bồn chứa, đường ống được vệ sinh theo quy trình rõ ràng.

Có hồ sơ theo dõi, người ký xác nhận, ngày giờ cụ thể.

SOP vệ sinh nhà xưởng – dụng cụ – khu chiết rót (SSOP theo ca)

SOP vệ sinh theo ca phải thể hiện:

Khu vực áp dụng (sàn, tường, bàn thao tác, khu chiết rót).

Tần suất (mỗi ca, cuối ca, khi có sự cố tràn dầu).

Dụng cụ và hóa chất sử dụng.

Người thực hiện – người kiểm tra.

Hồ sơ đi kèm:

Bảng kiểm (checklist) vệ sinh theo ca.

Chữ ký xác nhận.

Ghi chú bất thường (ví dụ: tràn dầu, thay vật tư lọc).

Điểm quan trọng là trình tự làm sạch: quét – lau – rửa – tráng – làm khô. Nếu bỏ qua bước làm khô, khu chiết rót có thể bị ẩm kéo dài.

SOP không nên chung chung kiểu “vệ sinh sạch sẽ”. Phải cụ thể từng điểm, từng thiết bị.

SOP vệ sinh bồn chứa – đường ống (CIP/cleaning): tần suất, hóa chất, kiểm tra sau vệ sinh

Đối với bồn và đường ống, SOP cần ghi rõ:

Khi nào chạy CIP (sau mỗi lô, trước đổi loại dầu…).

Nồng độ và loại hóa chất.

Nhiệt độ dung dịch.

Thời gian tuần hoàn.

Sau vệ sinh phải có:

Kiểm tra cảm quan (không còn mùi hóa chất).

Kiểm tra pH hoặc độ dẫn nếu cần.

Xác nhận “clear line” trước khi nạp lô mới.

Hồ sơ CIP nên lưu:

Ngày giờ bắt đầu – kết thúc.

Người vận hành.

Kết quả kiểm tra sau CIP.

Nếu xảy ra nhiễm chéo lô, đây là tài liệu đầu tiên đoàn kiểm tra yêu cầu.

Điểm mới lạ: “Bản đồ vệ sinh theo điểm” (Cleaning Point Map) gắn với từng thiết bị

“Cleaning Point Map” là sơ đồ thể hiện:

Mỗi thiết bị có bao nhiêu điểm cần vệ sinh.

Điểm nào vệ sinh theo ca, theo ngày, theo tuần.

Ai chịu trách nhiệm từng điểm.

Ví dụ:

Bồn tinh luyện: nắp – thành – đáy – van xả – cảm biến nhiệt.

Máy chiết rót: vòi chiết – băng tải – khu nắp – khay hứng dầu.

Việc gắn bản đồ này tại khu sản xuất giúp:

Nhân viên không bỏ sót điểm “khuất”.

Dễ kiểm tra chéo.

Chứng minh với đoàn kiểm tra rằng việc vệ sinh được quản lý hệ thống, không phụ thuộc trí nhớ cá nhân.

Lớp 3 – Hồ sơ lô dầu ăn & truy xuất nguồn gốc: đoàn kiểm tra hỏi là phải “chỉ ra ngay”

Lớp 3 là phần thể hiện năng lực truy xuất. Khi đoàn kiểm tra hỏi:

“Lô dầu này sản xuất ngày nào? Từ nguyên liệu nào? Đã xuất cho ai?”

Cơ sở phải trả lời ngay, không dò tìm rời rạc.

Lớp 3 bao gồm:

Hồ sơ tiếp nhận nguyên liệu.

Hồ sơ mẻ tinh luyện.

Hồ sơ chiết rót – đóng gói.

Hồ sơ xuất hàng.

Tất cả phải liên kết được với nhau theo mã lô.

Oil Batch Map: liên kết nguyên liệu → mẻ sản xuất → chiết rót → kho → xuất hàng

Oil Batch Map là sơ đồ truy xuất thể hiện:

Lô dầu thô A → bồn số 1 → mẻ tinh luyện ngày X

Sau tinh luyện → chuyển bồn số 3 → chiết rót thành lô TP-01

Lô TP-01 → nhập kho ngày Y → xuất cho khách hàng Z

Hồ sơ tối thiểu cần có:

Phiếu nhập nguyên liệu (kèm kết quả kiểm tra).

Nhật ký thông số mẻ tinh luyện.

Phiếu chiết rót – số lượng chai/can.

Phiếu xuất kho.

Khi thực hiện tốt Oil Batch Map, doanh nghiệp có thể:

Khoanh vùng chính xác lô có sự cố.

Giảm thiểu phạm vi thu hồi.

Tăng độ tin cậy khi làm việc với cơ quan quản lý.

Hồ sơ đầu vào nguyên liệu: nhà cung cấp, CO/CQ (nếu có), phiếu nhập, kiểm tra cảm quan theo lô

Hồ sơ đầu vào là nền tảng của truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất lượng dầu ăn. Mỗi nhà cung cấp cần có bộ hồ sơ pháp lý tối thiểu: hợp đồng, thông tin doanh nghiệp, cam kết ATTP và (nếu có) CO/CQ cho từng lô dầu thô hoặc hạt ép. CO (Certificate of Origin) giúp xác định xuất xứ; CQ (Certificate of Quality) thể hiện chỉ tiêu chất lượng theo thỏa thuận.

Khi nhập kho, phải lập phiếu nhập theo lô: ngày nhập, mã lô nhà cung cấp, số lượng, tình trạng bao bì/bồn, người nhận hàng. Phiếu này liên kết trực tiếp với mã lô nội bộ để phục vụ truy xuất ngược khi cần.

Bên cạnh giấy tờ, không thể thiếu kiểm tra cảm quan theo lô: màu sắc (có đục bất thường không), mùi (có ôi, khét, mùi lạ), tạp chất nhìn thấy được. Với dầu thô, có thể kiểm tra nhanh độ trong sau khi lắng mẫu. Kết quả cảm quan phải được ghi nhận vào biên bản nhập hàng, có chữ ký xác nhận.

Cơ sở nên lưu mẫu đối chứng cho mỗi lô nguyên liệu, bảo quản trong chai kín, dán nhãn ngày nhập. Hồ sơ đầu vào đầy đủ sẽ giúp chứng minh rằng “chất lượng dầu bắt đầu từ nguyên liệu” và giảm rủi ro khi xảy ra khiếu nại hoặc thu hồi.

Hồ sơ đầu ra: mã lô, phiếu xuất kho, danh sách khách hàng/đại lý theo lô

Hồ sơ đầu ra phải đảm bảo nguyên tắc: một mã lô – truy được đến khách hàng cụ thể. Mỗi lô thành phẩm cần có mã thể hiện ngày sản xuất, ca sản xuất hoặc bồn chứa liên quan. Mã lô phải in rõ trên nhãn hoặc bao bì.

Khi xuất hàng, lập phiếu xuất kho theo lô: tên sản phẩm, mã lô, số lượng, ngày xuất, phương tiện vận chuyển và người giao nhận. Dữ liệu này cần lưu trữ song song bản giấy và file điện tử (nếu có) để tra cứu nhanh.

Ngoài ra, nên có danh sách khách hàng/đại lý theo từng lô. Trong trường hợp phát hiện vấn đề chất lượng, cơ sở có thể xác định nhanh lô đã phân phối đến đâu, số lượng bao nhiêu, còn tồn bao nhiêu. Thời gian phản ứng càng nhanh, mức độ thiệt hại càng thấp.

Việc quản lý hồ sơ đầu ra chặt chẽ không chỉ phục vụ thu hồi mà còn thể hiện hệ thống truy xuất lô hoạt động thực chất, không hình thức.

Hồ sơ kiểm nghiệm định kỳ dầu ăn: lập lịch, chọn chỉ tiêu, lưu kết quả thế nào?

Kiểm nghiệm định kỳ là công cụ theo dõi sự ổn định chất lượng theo thời gian, đặc biệt với sản phẩm dễ oxy hóa như dầu ăn. Hồ sơ kiểm nghiệm cần được xây dựng bài bản thay vì làm rời rạc theo yêu cầu đột xuất.

Mục tiêu kiểm nghiệm định kỳ: phát hiện xu hướng ôi khét, lệch chất lượng theo mùa nguyên liệu

Mục tiêu chính của kiểm nghiệm định kỳ không chỉ là “đạt chuẩn tại một thời điểm”, mà là phát hiện xu hướng biến động. Ví dụ: chỉ số peroxide (PV) tăng dần theo tháng có thể cho thấy vấn đề bảo quản hoặc nguyên liệu đầu vào theo mùa.

Dầu ép từ các vụ mùa khác nhau có thể thay đổi thành phần acid béo, độ ẩm hoặc mức tạp chất. Nếu không theo dõi định kỳ, doanh nghiệp sẽ chỉ phát hiện khi đã xảy ra mùi ôi khét hoặc khiếu nại từ thị trường.

Do đó, kiểm nghiệm định kỳ giúp:

Nhận diện sớm nguy cơ oxy hóa.

Điều chỉnh điều kiện bảo quản (nhiệt, ánh sáng).

Đánh giá hiệu quả các công đoạn tinh luyện.

Đây là công cụ quản trị chất lượng dài hạn, không chỉ để “đối phó kiểm tra”.

Nhóm chỉ tiêu thường theo dõi: cảm quan, AV, PV, tạp chất, độ ẩm…

Nhóm chỉ tiêu cơ bản thường gồm:

Cảm quan: màu, độ trong, mùi vị.

AV (Acid Value): phản ánh mức acid béo tự do.

PV (Peroxide Value): chỉ báo mức oxy hóa sơ cấp.

Độ ẩm và tạp chất không tan: ảnh hưởng độ bền bảo quản.

Một số cơ sở có thể theo dõi thêm chỉ tiêu kim loại vết hoặc chỉ số anisidine nếu cần.

Tần suất kiểm nghiệm có thể theo tháng hoặc theo lô lớn, tùy quy mô. Quan trọng là duy trì lịch cố định, không bỏ sót. Kết quả phải lưu kèm phiếu thử nghiệm và chữ ký xác nhận.

Điểm mới lạ: “bảng xu hướng chất lượng” (Quality Trend Sheet) theo tháng/quý

Thay vì chỉ lưu phiếu rời rạc, cơ sở nên xây dựng Quality Trend Sheet – bảng theo dõi xu hướng chất lượng theo tháng/quý. Bảng này tổng hợp AV, PV, độ ẩm… của từng lô trong cùng một biểu đồ hoặc bảng so sánh.

Nhờ đó, người quản lý dễ nhận ra xu hướng tăng/giảm bất thường. Ví dụ: PV tăng nhẹ nhưng liên tục 3 tháng là tín hiệu cần rà soát điều kiện kho hoặc thời gian lưu bồn.

Quality Trend Sheet không bắt buộc theo luật, nhưng là minh chứng cho hệ thống kiểm soát chủ động. Khi đoàn kiểm tra xem hồ sơ, bảng xu hướng giúp chứng minh doanh nghiệp quản lý chất lượng bằng dữ liệu, không chỉ bằng cảm tính.

Hồ sơ nhãn – mã lô – truy xuất khi kiểm tra định kỳ: 12 điểm đoàn hay soi

Trong các đợt kiểm tra định kỳ, nhãn và truy xuất lô là nội dung thường bị “soi” kỹ. Dưới đây là 12 điểm đoàn hay kiểm tra:

Tên sản phẩm có đúng bản tự công bố không.

Thành phần ghi đầy đủ và đúng thứ tự.

Đơn vị chịu trách nhiệm ghi rõ ràng.

Địa chỉ sản xuất/đóng gói chính xác.

Khối lượng tịnh đúng thực tế.

Ngày sản xuất (NSX) – hạn sử dụng (HSD) rõ ràng, không tẩy xóa.

Điều kiện bảo quản phù hợp đặc tính dầu.

Mã lô thể hiện được truy xuất nội bộ.

Nhãn không gây hiểu nhầm công dụng.

Cỡ chữ dễ đọc, không mờ nhòe.

Thông tin phù hợp hồ sơ đăng ký.

Có hồ sơ liên kết mã lô với phiếu xuất – nhập.

Kiểm tra nhãn bắt buộc: tên, thành phần, NSX/HSD, bảo quản, đơn vị chịu trách nhiệm

Các nội dung bắt buộc trên nhãn gồm: tên sản phẩm, thành phần, NSX/HSD, điều kiện bảo quản, tên và địa chỉ đơn vị chịu trách nhiệm. Thông tin phải trung thực và thống nhất với hồ sơ tự công bố.

NSX và HSD cần in rõ, không bị nhòe mực. Điều kiện bảo quản nên nêu cụ thể như “bảo quản nơi khô ráo, tránh ánh sáng trực tiếp”. Nếu là sản phẩm chiết rót, phải ghi đúng cơ sở thực hiện.

Nhãn là “mặt tiền pháp lý” của sản phẩm. Sai sót nhỏ trên nhãn có thể dẫn đến yêu cầu thu hồi hoặc xử phạt, vì vậy cần kiểm tra định kỳ song song với hồ sơ truy xuất.

Mã lô: cấu trúc mã, vị trí in/đóng dấu, liên kết với hồ sơ mẻ

Mã lô dầu ăn không chỉ để “đánh số”, mà là chìa khóa truy xuất khi có khiếu nại hoặc thu hồi. Cấu trúc nên ngắn gọn nhưng đủ thông tin để liên kết với hồ sơ mẻ.

Gợi ý cấu trúc mã lô:

DA-YYMMDD-CaX-MẻXX

Ví dụ: DA-260225-C2-M03

DA: Dầu ăn

260225: ngày sản xuất (25/02/2026)

C2: Ca 2

M03: Mẻ số 03 trong ca

Vị trí in/đóng dấu:

In trực tiếp trên nhãn (khu vực dễ nhìn, gần hạn sử dụng)

Dập/inkjet trên cổ chai hoặc đáy chai

In trên thùng carton ngoài (bắt buộc trùng với chai bên trong)

Liên kết hồ sơ mẻ:

Mã lô phải khớp với: nhật ký sản xuất, phiếu kiểm soát chất lượng theo lô, phiếu chiết rót và biên bản vệ sinh đầu ca.

Nguyên tắc: 1 ca – 1 lô – 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Khi đoàn kiểm tra hỏi “lô này có hồ sơ gì?”, bạn chỉ cần tra theo mã và rút đúng tập tài liệu.

Điểm mới lạ: “phiếu đối chiếu nhãn – lô” dùng ngay khi đoàn hỏi

Đây là biểu mẫu thực chiến, giúp trả lời nhanh khi đoàn hỏi về tính nhất quán giữa nhãn và hồ sơ.

Cấu trúc phiếu (1 trang):

Tên sản phẩm

Mã lô

Ngày sản xuất

Hạn sử dụng

Số phiếu kiểm nghiệm

Số hồ sơ mẻ

Người duyệt nhãn

Cách dùng:

Lấy ngẫu nhiên 1 chai trên kệ.

Đối chiếu mã lô trên chai với hồ sơ mẻ.

Kiểm tra thông tin trên nhãn có trùng với bản nhãn đã phê duyệt.

Phiếu này giúp chứng minh:

Không nhầm nhãn

Không sai lô

Có cơ chế kiểm soát chéo trước khi xuất hàng

Đây thường là “điểm cộng” vì cho thấy doanh nghiệp chủ động kiểm soát thay vì chỉ phản ứng khi bị hỏi.

Hồ sơ kiểm soát kho dầu ăn: FIFO/FEFO, điều kiện bảo quản và chống nhiễm chéo mùi

Kho dầu ăn là mắt xích quyết định chất lượng sau sản xuất. Dầu dễ bị oxy hóa, hấp thụ mùi lạ và suy giảm chất lượng nếu bảo quản kém.

1. Nguyên tắc FIFO và FEFO

FIFO (First In – First Out): Lô nhập trước xuất trước.

FEFO (First Expired – First Out): Lô gần hết hạn xuất trước.

Với dầu ăn đóng chai, nên ưu tiên FEFO vì hạn sử dụng là yếu tố quản lý chính.

Hồ sơ cần có:

Sổ nhập – xuất theo mã lô

Bảng theo dõi hạn sử dụng

Biên bản xử lý hàng cận date

2. Điều kiện bảo quản

Kho cần đảm bảo:

Nhiệt độ ổn định (tránh nóng trực tiếp)

Không có ánh nắng chiếu trực tiếp

Thông gió tốt

Hàng kê trên pallet, cách tường & sàn

Dầu rất dễ hấp thụ mùi từ:

Hóa chất

Bao bì in mực mới

Sản phẩm có mùi mạnh

Do đó cần tách biệt khu hóa chất và khu thành phẩm.

3. Chống nhiễm chéo mùi

Không lưu trữ chung với nguyên liệu có mùi mạnh

Không đặt gần khu hóa chất tẩy rửa

Kiểm soát độ ẩm tránh thùng carton ẩm mốc

Nếu phát hiện mùi lạ trong kho:

Lập biên bản

Cách ly lô

Đánh giá ảnh hưởng

4. Hồ sơ cần sẵn sàng khi kiểm tra

Sơ đồ kho

Nhật ký kiểm tra định kỳ

Biên bản kiểm kê

Bản đồ bẫy côn trùng

Kho được quản lý tốt giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thu hồi hàng loạt.

Checklist kho

Checklist nên có:

Điều kiện môi trường:

Nhiệt độ ghi nhận định kỳ

Không ánh sáng trực tiếp

Không đọng nước

Cơ sở vật chất:

Pallet nguyên vẹn

Cách tường ≥ 20 cm

Lối đi thông thoáng

Côn trùng:

Kiểm tra bẫy

Không dấu hiệu phân, xác côn trùng

Bao bì:

Không móp méo

Không rách thùng

Mã lô rõ ràng

Checklist phải có chữ ký người kiểm và người giám sát.

Nhật ký kho

Nhật ký cần thể hiện:

Ngày nhập

Nhà phân phối/khách hàng

Mã lô

Số lượng

Tình trạng bao bì

Khi hàng cận date:

Dán nhãn cảnh báo nội bộ

Lập kế hoạch xuất trước

Nếu không tiêu thụ được → lập biên bản xử lý

Không nên chỉ lưu hóa đơn; cần có sổ theo dõi riêng theo lô.

Điểm mới lạ: “thẻ pallet lô”

Thẻ pallet là tấm thẻ gắn trực tiếp vào mỗi pallet hàng, gồm:

Tên sản phẩm

Mã lô

Ngày sản xuất

Hạn sử dụng

Số lượng

Tình trạng kiểm tra

Lợi ích:

Nhìn từ xa nhận diện ngay lô

Khi thu hồi chỉ cần truy mã lô → xác định pallet liên quan

Giảm nhầm lẫn khi sắp xếp lại kho

Đây là công cụ truy vết nhanh, đặc biệt hữu ích khi đoàn yêu cầu mô phỏng tình huống thu hồi.

Quy trình tiếp đoàn kiểm tra định kỳ ATTP dầu ăn: trả lời gọn – đưa đúng hồ sơ

Tiếp đoàn kiểm tra không phải “đối phó”, mà là cơ hội chứng minh hệ thống đang vận hành tốt.

1. Chuẩn bị trước

Sắp xếp hồ sơ theo nhóm: pháp lý – sản xuất – SSOP – kho – kiểm nghiệm

Phân công 1 người đại diện trả lời

Chuẩn bị sẵn danh mục hồ sơ (mục lục)

2. Nguyên tắc trả lời

Trả lời đúng câu hỏi, không lan man

Không suy đoán nếu chưa chắc → kiểm tra hồ sơ rồi trả lời

Đưa bản sao khi được yêu cầu

3. Cách đưa hồ sơ “đúng và đủ”

Khi đoàn hỏi:

“Lô này có hồ sơ không?” → Đưa hồ sơ mẻ + kiểm nghiệm + phiếu đối chiếu nhãn–lô

“Kho quản lý sao?” → Đưa sơ đồ kho + nhật ký + checklist

“Vệ sinh thế nào?” → Đưa SSOP + nhật ký theo thiết bị

4. Mô phỏng thu hồi

Đoàn thường yêu cầu:

Chọn 1 lô bất kỳ

Hỏi đã bán cho ai

Hỏi thu hồi trong bao lâu

Bạn cần:

Truy từ mã lô → phiếu xuất → khách hàng

Chứng minh có danh sách phân phối

5. Thái độ & thực hành

Bình tĩnh, hợp tác

Không che giấu sai sót nhỏ

Nếu có điểm chưa hoàn thiện → cam kết thời gian khắc phục cụ thể

6. Lỗi thường gặp khi tiếp đoàn

Hồ sơ không đồng bộ giữa các phòng

Người trả lời không nắm hệ thống

Không có minh chứng thực tế (chỉ có quy trình)

Lịch kiểm tra nội bộ 7–30–90 ngày cho cơ sở dầu ăn để luôn “sẵn sàng kiểm tra”

Để không rơi vào thế bị động khi có đoàn kiểm tra định kỳ/đột xuất, cơ sở dầu ăn cần một chu kỳ tự kiểm tra nội bộ 7–30–90 ngày. Mục tiêu không chỉ là “đủ hồ sơ”, mà còn chứng minh được kiểm soát thực tế theo lô – theo khu – theo người. Dưới đây là khung triển khai thực chiến, phù hợp với nhà máy ép – tinh luyện – chiết rót dầu thực vật.

1) Chu kỳ 7 ngày: Soát vận hành & bằng chứng tức thời

Mục tiêu: Phát hiện lỗi nhỏ trước khi thành “điểm nhắc nhở”.

Phạm vi kiểm tra:

Nhật ký vệ sinh (SSOP), CIP/SIP, chữ ký xác nhận QA.

Nhật ký nhiệt độ – độ ẩm kho bao bì/kho thành phẩm.

Kiểm tra mã lô 3 bước: mẻ sản xuất → kho → phiếu xuất.

Lối thoát nạn, đèn EXIT, bình chữa cháy (mức áp, niêm phong).

Cách làm hiệu quả:

QA lập checklist 1 trang, ký xác nhận cuối tuần.

Lấy ngẫu nhiên 1 lô đã xuất trong tuần → truy ngược về hồ sơ mẻ, kết quả kiểm nghiệm, lưu mẫu.

Chụp ảnh hiện trạng kho/bồn/đường ống làm minh chứng nội bộ.

Kết quả cần có: Biên bản tự kiểm tra 7 ngày, danh sách hành động khắc phục (nếu có) và người chịu trách nhiệm.

2) Chu kỳ 30 ngày: Đánh giá hệ thống & tính nhất quán

Mục tiêu: Kiểm tra độ đồng bộ giữa vận hành – hồ sơ – tiêu chuẩn công bố.

Nội dung trọng tâm:

So khớp TCCS ↔ chỉ tiêu kiểm nghiệm ↔ nhãn sản phẩm.

Rà soát hồ sơ sức khỏe, tập huấn ATTP còn hiệu lực.

Kiểm tra tồn kho hóa chất vệ sinh, nhãn phụ, MSDS.

Đối chiếu kế hoạch kiểm nghiệm định kỳ (ví dụ: chỉ số acid, peroxide, tạp chất).

Thực hành khuyến nghị:

Tổ chức 1 buổi “giả lập kiểm tra” nội bộ (2–3 giờ).

Phân vai: 1 người đóng vai đoàn kiểm tra, 1 người phụ trách hồ sơ, 1 người dẫn tuyến tham quan.

Kiểm tra ngẫu nhiên việc lưu mẫu theo lô (vị trí, nhãn, thời gian lưu).

Kết quả cần có: Báo cáo đánh giá tháng, phân loại điểm phù hợp/không phù hợp, thời hạn khắc phục ≤ 14 ngày.

3) Chu kỳ 90 ngày: Đánh giá tổng thể & diễn tập thu hồi

Mục tiêu: Kiểm chứng năng lực kiểm soát toàn hệ thống – đặc biệt là truy xuất và thu hồi theo lô.

Nội dung bắt buộc:

Diễn tập thu hồi giả định 1 lô có chỉ số peroxide vượt ngưỡng.

Truy xuất trong 2 giờ: xác định khách hàng đã nhận, số lượng còn tồn.

Kiểm tra hiệu lực hợp đồng kiểm nghiệm, hiệu chuẩn thiết bị đo.

Rà soát sơ đồ phân khu kho (dầu thô – bao bì – thành phẩm tách biệt).

Mở rộng 90 ngày:

Đánh giá rủi ro “bản đồ nguy cơ”: rò dầu, oxy hóa, nhiễm chéo bao bì.

Cập nhật thay đổi pháp lý hoặc tiêu chuẩn nội bộ.

Tổ chức tái đào tạo thao tác vệ sinh, CIP, truy xuất mã lô.

Kết quả cần có: Biên bản diễn tập, báo cáo cải tiến hệ thống và kế hoạch 90 ngày tiếp theo.

4) Cấu trúc quản trị để lịch 7–30–90 hoạt động thực chất

Để lịch này không chỉ là hình thức, cơ sở nên:

Giao QA/QLCL làm đầu mối, nhưng có sự tham gia của sản xuất – kho – bảo trì.

Gắn KPI: % hồ sơ hoàn chỉnh, % hành động khắc phục đúng hạn.

Lưu hồ sơ theo 3 lớp:

Lớp 1: Pháp lý – công bố – kiểm nghiệm.

Lớp 2: SSOP – CIP – truy xuất lô.

Lớp 3: Đào tạo – sức khỏe – bảo trì – PCCC.

5) Giá trị thực tế khi áp dụng 7–30–90

Khi đoàn kiểm tra đến, cơ sở có thể:

Trình ngay báo cáo tự đánh giá gần nhất.

Chứng minh đã tự phát hiện và khắc phục lỗi.

Truy xuất 1 lô bất kỳ trong thời gian ngắn.

Quan trọng hơn, lịch này giúp nhà máy dầu ăn duy trì tính sẵn sàng liên tục, thay vì “chạy hồ sơ” khi có thông báo kiểm tra. Với ngành thực phẩm có nguy cơ oxy hóa, biến đổi chất lượng như dầu thực vật, cơ chế kiểm tra nội bộ theo chu kỳ chính là bằng chứng mạnh mẽ nhất về kiểm soát thực tế và tuân thủ bền vững.

7 ngày: kiểm tra vệ sinh điểm trọng yếu + rà soát nhật ký ca

Trong chu kỳ 7 ngày, trọng tâm là điểm tiếp xúc trực tiếp với dầu và tính đầy đủ của nhật ký ca. QA nên lập danh sách “điểm trọng yếu” gồm: đầu chiết – vòi rót; bồn trung gian; bộ lọc; đường ống chuyển dầu; khu vực sàn dưới line; phễu nạp (nếu có ép/pha trộn). Mỗi điểm cần kiểm tra 3 yếu tố: (1) sạch – khô – không mùi lạ; (2) không tồn dư dầu cũ; (3) không có dị vật/ốc vít lỏng.

Song song, rà soát nhật ký ca sản xuất: mã lô, giờ bắt đầu – kết thúc, thông số chính (nhiệt độ, áp suất/chân không nếu có), chữ ký người vận hành và xác nhận của QA. Tập trung phát hiện lỗi lặp lại như ký thiếu, ghi chép sau thời điểm thực tế, bỏ trống mục “xử lý bất thường”.

Kết thúc 7 ngày, lập biên bản rà soát ngắn gọn: điểm đạt – chưa đạt – thời hạn khắc phục. Mục tiêu là duy trì thói quen kiểm soát hằng tuần thay vì chờ đến khi có đoàn kiểm tra.

30 ngày: audit hồ sơ lô + đối chiếu nhãn – lô – kho – xuất hàng

Chu kỳ 30 ngày tập trung vào tính toàn vẹn truy xuất. Chọn ngẫu nhiên 1–2 mã lô thành phẩm đã xuất trong tháng và thực hiện audit theo chuỗi:

Đối chiếu nhãn: mã lô in trên chai có trùng với thùng carton và phiếu xuất kho không?

Đối chiếu hồ sơ lô: có đầy đủ nhật ký sản xuất, vệ sinh, kiểm soát CCP/OPRP (nếu áp dụng)?

Đối chiếu kho: số lượng sản xuất – tồn – xuất có khớp? có biên bản cách ly nếu từng có lỗi?

Đối chiếu xuất hàng: xác định khách hàng nhận lô đó, ngày giao, số lượng.

Nếu phát hiện sai lệch (ví dụ số lượng xuất lớn hơn sản xuất ghi nhận), phải lập biên bản phân tích nguyên nhân ngay. Đây cũng là dịp kiểm tra tính thống nhất của cấu trúc mã lô và quy tắc lưu mẫu.

Mục tiêu sau 30 ngày là bảo đảm: bất kỳ mã lô nào cũng có thể truy ngược – truy xuôi trong vòng 10–15 phút.

90 ngày: kiểm nghiệm định kỳ + rà soát SOP/CIP + đào tạo lại nhân sự

Mốc 90 ngày là đánh giá chiều sâu chất lượng và năng lực đội ngũ.

Kiểm nghiệm định kỳ: so sánh kết quả peroxide, acid béo tự do, màu giữa các tháng; phát hiện xu hướng tăng bất thường. Nếu có biến động, rà soát điều kiện lưu kho, vật tư lọc, thông số gia nhiệt.

Rà soát SOP/CIP: cập nhật nếu có thay đổi thiết bị, hóa chất, tần suất. Đảm bảo SOP không chỉ “đúng lý thuyết” mà phản ánh thực tế vận hành hiện tại.

Đào tạo lại nhân sự: tổ chức buổi nhắc lại GMP – truy xuất lô – xử lý sự cố; chia sẻ lỗi thực tế đã gặp trong 3 tháng qua. Yêu cầu ký xác nhận tham dự và kiểm tra ngắn để đánh giá mức độ hiểu.

Kết thúc 90 ngày nên có báo cáo tổng hợp trình lãnh đạo: xu hướng chất lượng, mức độ tuân thủ hồ sơ và kế hoạch cải tiến quý tiếp theo.

Bộ checklist “Sẵn sàng kiểm tra định kỳ” cho dầu ăn (in 1 trang)

Checklist này có thể in 1 trang A4, chia thành 3 phần lớn: Hồ sơ 3 lớp – Nhà xưởng & thiết bị – Truy xuất & kiểm nghiệm. Mục tiêu: nhìn 5 phút là biết cơ sở sẵn sàng hay chưa.

Checklist hồ sơ 3 lớp (pháp lý – vận hành – lô/kiểm nghiệm)

Lớp pháp lý

☐ Giấy chứng nhận ATTP còn hiệu lực

☐ Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp cập nhật

☐ Hợp đồng xử lý chất thải, kiểm soát côn trùng

Lớp vận hành (SOP/SSOP/CIP)

☐ SOP sản xuất, vệ sinh, truy xuất đã ký duyệt

☐ Nhật ký CIP theo thiết bị có ghi chép 1–3 tháng gần nhất

☐ Lịch bảo trì – hiệu chuẩn còn hiệu lực

☐ Hồ sơ đào tạo GMP có danh sách ký nhận

Lớp lô & kiểm nghiệm

☐ Cấu trúc mã lô thống nhất

☐ Nhật ký sản xuất theo lô đầy đủ

☐ Phiếu kiểm nghiệm định kỳ còn “tính thời sự”

☐ Sổ lưu mẫu cập nhật, mẫu còn bảo quản đúng điều kiện

Nếu thiếu bất kỳ mục nào trong 3 lớp, khả năng bị yêu cầu bổ sung khi kiểm tra là rất cao.

Checklist nhà xưởng – kho – thiết bị: 20 điểm nhìn là biết đạt/chưa

Nhà xưởng

Luồng đi 1 chiều rõ ràng

Khu thay đồ tách biệt

Không có nước đọng – dầu tràn

Đèn đủ sáng, có chụp bảo vệ

Kho nguyên liệu/thành phẩm

5. Pallet kê cao khỏi sàn
6. Phân khu rõ ràng
7. Không để hóa chất chung với dầu
8. FIFO/FEFO được áp dụng
9. Mã lô nhìn rõ trên thùng

Thiết bị

10. Bồn inox sạch – khô
11. Đường ống không rò rỉ
12. Bộ lọc có lịch thay rõ ràng
13. Đồng hồ nhiệt/áp suất còn tem hiệu chuẩn
14. Không có ốc vít lỏng

Môi trường & kiểm soát

15. Không có côn trùng nhìn thấy
16. Thùng rác có nắp
17. Hóa chất có nhãn phụ
18. Dụng cụ vệ sinh treo đúng khu
19. Có bảng nội quy GMP
20. Nhân sự mặc đúng trang phục bảo hộ

Chỉ cần 20 điểm này được duy trì ổn định, cơ sở đã ở trạng thái “sẵn sàng kiểm tra định kỳ” với mức rủi ro thấp.

Điểm mới lạ: checklist phản ứng nhanh khi có yêu cầu truy xuất/thu hồi

Khi nhận yêu cầu truy xuất hoặc thu hồi, tốc độ phản ứng quyết định mức độ rủi ro pháp lý và truyền thông. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn Checklist phản ứng nhanh 6 bước đặt ngay trong Oil Compliance Folder:

1️⃣ Kích hoạt nhóm phụ trách (quản lý – QC – kho – bán hàng).

2️⃣ Xác định lô liên quan: tra mã lô → bồn chứa → ngày chiết → khách hàng.

3️⃣ Khoanh vùng tồn kho nội bộ: cách ly ngay thành phẩm cùng lô.

4️⃣ Truy vết phân phối: danh sách đại lý/khách hàng đã nhận hàng.

5️⃣ Đánh giá rủi ro & quyết định mức thu hồi (tự nguyện/toàn phần/một phần).

6️⃣ Lập biên bản & báo cáo cơ quan quản lý theo yêu cầu.

Mục tiêu: trong 4–24 giờ phải có báo cáo sơ bộ và bằng chứng truy xuất lô đầy đủ. Diễn tập nội bộ (mock recall) ít nhất 1 lần/năm giúp đảm bảo checklist này thực sự khả thi.

FAQ: 15 câu hỏi thường gặp về hồ sơ kiểm tra định kỳ ATTP dầu ăn

Dưới đây là các câu hỏi doanh nghiệp dầu ăn thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ kiểm tra định kỳ ATTP:

1. Kiểm tra định kỳ khác gì hậu kiểm sau tự công bố?

Kiểm tra định kỳ đánh giá toàn bộ điều kiện cơ sở; hậu kiểm tập trung vào sản phẩm đã công bố lưu thông trên thị trường.

2. Bao lâu cơ sở bị kiểm tra một lần?

Tùy kế hoạch địa phương và mức độ rủi ro ngành hàng; thường 1 lần/năm hoặc theo chuyên đề.

3. Đoàn có báo trước không?

Phần lớn có thông báo; nhưng vẫn có kiểm tra đột xuất khi có phản ánh/khiếu nại.

4. Có bắt buộc lấy mẫu kiểm nghiệm không?

Không phải lúc nào cũng lấy mẫu, nhưng ngành dầu ăn có thể bị lấy mẫu xác suất.

5. Hồ sơ phải lưu bao lâu?

Nên lưu tối thiểu theo vòng đời sản phẩm và ít nhất 1–2 năm để phục vụ truy xuất.

6. Hồ sơ theo lô gồm những gì?

Mã lô, nhật ký sản xuất/chiết rót, phiếu QC, phiếu kiểm nghiệm (nếu có), phân phối.

7. Có cần lưu hồ sơ đào tạo ATTP không?

Có. Đây là nội dung thường bị kiểm tra nhưng dễ bị bỏ sót.

8. Hóa chất vệ sinh có cần hồ sơ riêng?

Có. Phải có danh mục, hướng dẫn sử dụng và lưu trữ an toàn.

9. Nếu thay đổi quy trình có cần cập nhật hồ sơ?

Có. Hồ sơ phải phản ánh đúng thực tế vận hành.

10. Kho phân phối có bị kiểm tra không?

Có, nếu thuộc cùng cơ sở và liên quan bảo quản thực phẩm.

11. Có cần sơ đồ quy trình sản xuất?

Nên có. Điều này giúp giải thích rõ dòng chảy nguyên liệu – thành phẩm.

12. Nhãn sai nhỏ (ví dụ lệch cỡ chữ) có bị xử lý không?

Tùy mức độ; nếu sai nội dung bắt buộc có thể bị lập biên bản.

13. Có cần lưu hồ sơ CAPA khi có lỗi?

Có. Đoàn thường đánh giá cách khắc phục quan trọng không kém lỗi phát sinh.

14. Nếu hồ sơ lưu rời rạc, chưa đóng tập có bị đánh giá xấu?

Không bắt buộc phải đóng tập đẹp, nhưng tính hệ thống và khả năng truy xuất nhanh là yếu tố quan trọng.

15. Có thể ủy quyền người khác làm việc với đoàn không?

Có, nhưng nên có người hiểu rõ quy trình và hồ sơ thực tế.

Phiếu kiểm nghiệm định kỳ có hiệu lực bao lâu? Bao lâu kiểm nghiệm lại?

Pháp luật không quy định một “thời hạn cố định” chung cho mọi chỉ tiêu. Thực tế:

Kiểm nghiệm phục vụ tự công bố: dùng làm căn cứ chứng minh sản phẩm phù hợp tại thời điểm công bố.

Kiểm nghiệm định kỳ nội bộ: doanh nghiệp tự xây dựng tần suất (3 tháng, 6 tháng hoặc theo rủi ro).

Với dầu ăn, nên căn cứ vào:

Mức độ ổn định quy trình

Lịch sử sai lệch chỉ số acid/peroxide

Yêu cầu khách hàng/siêu thị

Nếu có thay đổi nguyên liệu, quy trình hoặc phát sinh khiếu nại, nên kiểm nghiệm lại sớm thay vì chờ đủ chu kỳ.

Cơ sở chỉ chiết rót/đóng chai dầu ăn có cần hồ sơ lô như xưởng sản xuất không?

Có. Dù không tinh luyện, cơ sở chiết rót vẫn:

Tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm

Có nguy cơ nhiễm chéo mùi, sai lệch khối lượng tịnh

Ảnh hưởng truy xuất khi có sự cố

Hồ sơ lô cần thể hiện:

Nguồn bồn dầu nhận vào

Ngày chiết – số lượng – mã lô

Kết quả kiểm tra đầu ca (vệ sinh, khối lượng tịnh)

Danh sách phân phối

Thiếu hồ sơ lô tại khâu chiết rót có thể khiến toàn bộ hệ thống truy xuất bị “đứt đoạn”.

Nếu thiếu nhật ký vệ sinh trước đó thì khắc phục thế nào để không bị đánh giá nặng?

Nếu phát hiện thiếu nhật ký vệ sinh:

1️⃣ Không nên lập hồ sơ “hồi tố” giả tạo.

2️⃣ Thừa nhận thiếu sót và lập biên bản tự đánh giá nội bộ.

3️⃣ Ban hành lại biểu mẫu chuẩn và đào tạo lại nhân sự.

4️⃣ Bắt đầu ghi chép đầy đủ từ thời điểm khắc phục.

5️⃣ Thực hiện kiểm tra chéo vài tuần đầu để đảm bảo duy trì.

Đoàn kiểm tra thường đánh giá cao thái độ minh bạch và hành động khắc phục rõ ràng hơn là cố che giấu sai sót. Có CAPA cụ thể và bằng chứng cải tiến sẽ giúp giảm mức độ đánh giá tiêu cực.

Hồ sơ kiểm tra định kỳ an toàn thực phẩm dầu ăn sẽ không còn là áp lực nếu bạn đóng sẵn Oil Compliance Folder theo 3 lớp và duy trì lịch kiểm tra nội bộ 7–30–90 ngày. Điểm cốt lõi là chứng minh được 3 năng lực: vệ sinh bồn/đường ống có kiểm soát, chất lượng theo lô có kiểm nghiệm theo dõi xu hướng, và truy xuất mã lô trong thời gian ngắn. Khi có One-page Compliance Map ở trang đầu, bạn đưa đúng hồ sơ ngay câu hỏi đầu tiên và giảm hẳn rủi ro bị “soi vòng”. Checklist 1 trang giúp bạn tự rà soát trước mỗi đợt kiểm tra, tránh lỗi nhỏ như hồ sơ hết hạn, thiếu chữ ký ca, hoặc mã lô không khớp. Nếu mục tiêu vào siêu thị/đối tác lớn, hãy nâng chuẩn hồ sơ lô và audit nội bộ định kỳ để luôn ở trạng thái sẵn sàng.