Thủ tục cấp hộ chiếu online mới nhất 2026 – Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Thủ tục cấp hộ chiếu online hiện nay là giải pháp tối ưu cho công dân Việt Nam khi có nhu cầu xuất cảnh, du lịch, học tập hoặc làm việc ở nước ngoài. Với hình thức đăng ký trực tuyến, người dân không còn phải xếp hàng chờ đợi hay chuẩn bị hồ sơ giấy phức tạp như trước. Thủ tục cấp hộ chiếu online giúp tiết kiệm thời gian, minh bạch quy trình và dễ dàng theo dõi kết quả xử lý. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục cấp hộ chiếu online, điều kiện, hồ sơ, chi phí và những lưu ý quan trọng để bạn thực hiện nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế rủi ro phát sinh.

Tổng quan về thủ tục cấp hộ chiếu online

Hộ chiếu là gì? Các loại hộ chiếu hiện hành

Hộ chiếu là giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho công dân Việt Nam, dùng để xuất cảnh, nhập cảnh và chứng minh quốc tịch, nhân thân khi ra nước ngoài. Hiện nay, Việt Nam đang cấp ba loại hộ chiếu chính gồm: hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu công vụ và hộ chiếu ngoại giao. Trong đó, hộ chiếu phổ thông là loại phổ biến nhất, được cấp cho công dân Việt Nam có nhu cầu du lịch, học tập, lao động hoặc định cư ở nước ngoài. Hộ chiếu phổ thông hiện nay được cấp theo hai hình thức: có gắn chip điện tử và không gắn chip, với thời hạn phổ biến là 10 năm đối với người từ đủ 14 tuổi trở lên.

Xu hướng cấp hộ chiếu online tại Việt Nam

Cùng với quá trình chuyển đổi số quốc gia, thủ tục cấp hộ chiếu online đang trở thành xu hướng tất yếu tại Việt Nam. Từ khi Bộ Công an triển khai hệ thống dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, người dân có thể nộp hồ sơ cấp hộ chiếu phổ thông ngay tại nhà thông qua Cổng dịch vụ công. Hình thức này giúp giảm tải cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, đồng thời tạo thuận lợi tối đa cho người dân trong việc tiếp cận dịch vụ hành chính công hiện đại, minh bạch và nhanh chóng.

Lợi ích khi thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu online

Thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu online mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian đi lại, chủ động nộp hồ sơ mọi lúc mọi nơi và dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý. Người dân không cần xếp hàng chờ đợi, hạn chế tiếp xúc trực tiếp và giảm thiểu sai sót hồ sơ nhờ hệ thống hướng dẫn rõ ràng. Ngoài ra, việc thanh toán lệ phí trực tuyến và nhận kết quả qua đường bưu chính giúp quá trình cấp hộ chiếu trở nên nhanh gọn, phù hợp với nhịp sống hiện đại.

Điều kiện thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu online

Đối tượng được cấp hộ chiếu online

Thủ tục cấp hộ chiếu online hiện áp dụng cho công dân Việt Nam đang cư trú trong nước, có nhu cầu cấp mới hộ chiếu phổ thông hoặc cấp lại hộ chiếu do hết hạn, mất, hỏng. Người thực hiện thủ tục phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc các trường hợp bị tạm hoãn xuất cảnh theo quy định của pháp luật. Đối với trẻ em, việc nộp hồ sơ online phải do cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp thực hiện.

Điều kiện về CCCD gắn chip, tài khoản định danh

Một trong những điều kiện quan trọng để thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu online là công dân phải có căn cước công dân gắn chip còn hiệu lực. Đồng thời, người nộp hồ sơ cần có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Thông tin cá nhân trên hệ thống định danh phải trùng khớp với dữ liệu dân cư quốc gia nhằm đảm bảo quá trình xác thực và xử lý hồ sơ diễn ra thuận lợi.

Các trường hợp không áp dụng hình thức online

Không phải mọi trường hợp đều có thể thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu online. Một số trường hợp bắt buộc phải nộp hồ sơ trực tiếp như: công dân chưa có CCCD gắn chip, thông tin nhân thân chưa được cập nhật đầy đủ trên cơ sở dữ liệu quốc gia, người đang trong thời gian bị hạn chế xuất cảnh hoặc có yêu cầu cấp hộ chiếu theo diện đặc biệt. Trong các trường hợp này, người dân cần đến trực tiếp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để được hướng dẫn và giải quyết theo quy định.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm hộ chiếu online

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng định dạng là yếu tố quyết định giúp quá trình làm hộ chiếu online diễn ra nhanh chóng và tránh bị trả hồ sơ. Khi đăng ký cấp hộ chiếu trực tuyến, người dân không cần nộp hồ sơ giấy trực tiếp ngay từ đầu nhưng vẫn phải đảm bảo các giấy tờ điện tử hợp lệ theo quy định của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Giấy tờ bắt buộc khi đăng ký hộ chiếu trực tuyến

Người làm hộ chiếu online cần chuẩn bị Căn cước công dân gắn chip còn hiệu lực. Đây là giấy tờ quan trọng nhất vì hệ thống sẽ tự động đối chiếu dữ liệu dân cư quốc gia. Trường hợp chưa có CCCD gắn chip, hồ sơ có thể không được tiếp nhận. Ngoài ra, người đăng ký cần có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, số điện thoại và email cá nhân để nhận thông báo xử lý hồ sơ. Với trẻ em dưới 14 tuổi, hồ sơ sẽ cần thêm thông tin của cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp theo quy định.

Yêu cầu về ảnh chân dung chuẩn ICAO

Ảnh chân dung là thành phần bắt buộc khi làm hộ chiếu online và phải đáp ứng tiêu chuẩn ICAO. Ảnh phải có nền trắng hoặc nền sáng, chụp chính diện, rõ mặt, không đeo kính, không đội mũ và không chỉnh sửa làm thay đổi đặc điểm nhận dạng. Kích thước ảnh thường là 4×6 cm, tỷ lệ khuôn mặt đúng chuẩn và định dạng file ảnh theo yêu cầu của hệ thống. Ảnh không đạt chuẩn là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

Lưu ý khi scan và tải hồ sơ lên hệ thống

Khi scan hoặc chụp ảnh giấy tờ để tải lên hệ thống, người đăng ký cần đảm bảo hình ảnh rõ nét, không bị mờ, không mất góc và đúng định dạng file được chấp nhận. Dung lượng file không nên quá lớn để tránh lỗi khi tải lên. Thông tin trên giấy tờ phải trùng khớp tuyệt đối với dữ liệu khai báo online. Trước khi hoàn tất hồ sơ, nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin và file đính kèm để hạn chế việc bị yêu cầu chỉnh sửa, kéo dài thời gian cấp hộ chiếu.

Quy trình thủ tục cấp hộ chiếu online từng bước

Quy trình cấp hộ chiếu online được triển khai nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giúp người dân tiết kiệm thời gian và công sức so với nộp hồ sơ trực tiếp. Tuy nhiên, để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý thuận lợi, người đăng ký cần thực hiện đúng từng bước theo hướng dẫn.

Bước 1 – Đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia

Người đăng ký truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, đăng nhập bằng tài khoản cá nhân đã được xác thực. Trường hợp chưa có tài khoản, cần tiến hành đăng ký và xác minh thông tin trước khi thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu online. Sau khi đăng nhập thành công, người dùng tìm kiếm dịch vụ “Cấp hộ chiếu phổ thông” để bắt đầu quy trình khai hồ sơ.

Bước 2 – Khai thông tin cấp hộ chiếu online

Tại bước này, người đăng ký điền đầy đủ thông tin cá nhân theo mẫu điện tử, bao gồm họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ thường trú và tạm trú. Một số thông tin sẽ được hệ thống tự động cập nhật từ cơ sở dữ liệu dân cư, người khai cần kiểm tra lại để đảm bảo chính xác. Sau đó, tải lên ảnh chân dung và các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu.

Bước 3 – Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí

Sau khi hoàn tất khai báo, người đăng ký tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến và thanh toán lệ phí cấp hộ chiếu thông qua các hình thức thanh toán điện tử được tích hợp trên hệ thống. Việc thanh toán thành công là điều kiện để hồ sơ được chuyển sang trạng thái xử lý. Người dân cần lưu lại mã hồ sơ và biên nhận điện tử để thuận tiện theo dõi.

Bước 4 – Theo dõi kết quả và nhận hộ chiếu

Sau khi nộp hồ sơ, người đăng ký có thể theo dõi tiến độ xử lý trực tiếp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc qua email, tin nhắn thông báo. Khi hồ sơ được duyệt, hộ chiếu sẽ được trả trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc chuyển phát về địa chỉ đăng ký tùy theo lựa chọn ban đầu. Việc theo dõi thường xuyên giúp người dân kịp thời bổ sung thông tin nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Lệ phí cấp hộ chiếu online mới nhất

Lệ phí là nội dung được nhiều người quan tâm khi thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu online, bởi đây là khoản chi phí bắt buộc theo quy định của Nhà nước. So với hình thức nộp trực tiếp, việc nộp lệ phí online giúp minh bạch, thuận tiện và hạn chế phát sinh chi phí không chính thức. Người dân cần nắm rõ mức thu, hình thức thanh toán và các trường hợp được miễn, giảm để chủ động chuẩn bị tài chính và tránh nhầm lẫn khi thực hiện thủ tục.

Mức lệ phí theo quy định hiện hành

Theo quy định hiện nay, lệ phí cấp hộ chiếu phổ thông khi thực hiện online được áp dụng thống nhất trên toàn quốc. Mức lệ phí thường bao gồm: cấp mới hộ chiếu, cấp lại do mất hoặc hỏng, và cấp hộ chiếu trong trường hợp hết hạn. Mỗi trường hợp sẽ có mức thu khác nhau theo biểu phí của Bộ Tài chính. Việc nộp đúng mức lệ phí là điều kiện bắt buộc để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý trên hệ thống.

Hình thức thanh toán trực tuyến

Khi đăng ký cấp hộ chiếu online, người dân thực hiện thanh toán lệ phí trực tiếp trên Cổng dịch vụ công. Hình thức thanh toán khá đa dạng như: thẻ ngân hàng nội địa, thẻ quốc tế, ví điện tử hoặc tài khoản ngân hàng liên kết. Sau khi thanh toán thành công, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và cập nhật trạng thái hồ sơ, giúp người nộp dễ dàng theo dõi mà không cần nộp thêm chứng từ giấy.

Trường hợp được miễn, giảm lệ phí

Một số đối tượng theo quy định pháp luật được miễn hoặc giảm lệ phí cấp hộ chiếu, như người thuộc diện chính sách xã hội, người có công với cách mạng hoặc các trường hợp đặc biệt theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Khi thuộc diện này, người dân cần cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh để được áp dụng mức lệ phí ưu đãi.

Thời gian giải quyết thủ tục cấp hộ chiếu online

Bên cạnh lệ phí, thời gian giải quyết là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kế hoạch xuất cảnh của người dân. Việc nắm rõ thời gian giải quyết thủ tục cấp hộ chiếu online giúp chủ động sắp xếp công việc, tránh bị động khi cần hộ chiếu gấp.

Thời gian xử lý thông thường

Trong điều kiện hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, thời gian xử lý thủ tục cấp hộ chiếu online thường kéo dài từ 8 đến 15 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tiếp nhận hồ sơ. Thời gian này không bao gồm ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định. Đây là mốc thời gian phổ biến áp dụng cho đa số trường hợp cấp mới hoặc cấp lại hộ chiếu.

Trường hợp cấp hộ chiếu nhanh

Đối với những trường hợp đặc biệt như cần xuất cảnh gấp vì lý do công việc, chữa bệnh hoặc nhân đạo, người dân có thể được xem xét giải quyết nhanh hơn nếu đáp ứng điều kiện và có giấy tờ chứng minh hợp lệ. Tuy nhiên, không phải mọi hồ sơ đều được áp dụng hình thức này, do đó cần tìm hiểu kỹ và chuẩn bị đầy đủ căn cứ pháp lý.

Cách tra cứu tiến độ hồ sơ online

Sau khi nộp hồ sơ, người dân có thể tra cứu tiến độ xử lý trực tiếp trên Cổng dịch vụ công bằng mã hồ sơ đã được cấp. Hệ thống sẽ cập nhật từng trạng thái xử lý, giúp người nộp chủ động theo dõi và kịp thời bổ sung thông tin nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Các lỗi thường gặp khi làm hộ chiếu online và cách khắc phục

Làm hộ chiếu online mang lại nhiều tiện ích nhưng trên thực tế, không ít hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý do những lỗi cơ bản. Việc nắm rõ các lỗi thường gặp và cách khắc phục sẽ giúp người dân chủ động hơn, tránh mất thời gian chỉnh sửa nhiều lần.

Lỗi sai thông tin cá nhân

Lỗi sai thông tin cá nhân là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ hộ chiếu online bị từ chối. Các sai sót thường gặp bao gồm: nhập sai họ tên có dấu, nhầm ngày tháng năm sinh, sai số CCCD/CMND, hoặc thông tin nơi thường trú không trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Để khắc phục, người nộp hồ sơ cần kiểm tra kỹ thông tin trên CCCD gắn chip trước khi kê khai, nhập đúng theo từng trường dữ liệu và tuyệt đối không viết tắt. Trường hợp đã gửi hồ sơ nhưng phát hiện sai sót, cần nhanh chóng chỉnh sửa theo yêu cầu phản hồi trên cổng dịch vụ công.

Lỗi ảnh không đạt chuẩn

Ảnh chân dung không đạt chuẩn là lỗi rất thường gặp khi làm hộ chiếu online. Các lỗi phổ biến gồm: ảnh nền không trắng, ánh sáng không đều, ảnh bị mờ, che tai, đeo kính, đội mũ hoặc kích thước ảnh không đúng quy định. Để tránh bị từ chối, người làm hộ chiếu nên chụp ảnh tại tiệm ảnh chuyên nghiệp hoặc sử dụng công cụ chụp ảnh hộ chiếu online đạt chuẩn. Ảnh cần chụp thẳng mặt, rõ nét, nền trắng, không chỉnh sửa quá mức và đúng tỷ lệ theo hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Hồ sơ bị từ chối – nguyên nhân phổ biến

Ngoài lỗi thông tin và ảnh, hồ sơ hộ chiếu online còn có thể bị từ chối do chưa đủ điều kiện cấp hộ chiếu, đang trong thời gian bị hạn chế xuất cảnh, chưa hoàn thành nghĩa vụ pháp lý hoặc hồ sơ thiếu thành phần theo yêu cầu. Khi nhận được thông báo từ chối, người nộp hồ sơ cần đọc kỹ lý do, bổ sung hoặc điều chỉnh đúng nội dung được yêu cầu để tránh bị kéo dài thời gian giải quyết.

Cấp lại, gia hạn hộ chiếu online cần lưu ý gì?

Bên cạnh việc cấp mới, nhu cầu cấp lại hoặc gia hạn hộ chiếu online ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng được thực hiện hoàn toàn trực tuyến.

Trường hợp cấp lại do mất, hỏng hộ chiếu

Đối với hộ chiếu bị mất hoặc hư hỏng, người dân có thể thực hiện thủ tục cấp lại hộ chiếu online nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Khi kê khai, cần nêu rõ lý do cấp lại, cung cấp thông tin hộ chiếu cũ (nếu còn) và thực hiện đúng hướng dẫn trên cổng dịch vụ công. Trường hợp mất hộ chiếu, một số địa phương có thể yêu cầu xác minh bổ sung, do đó thời gian xử lý có thể kéo dài hơn so với cấp mới.

Gia hạn hộ chiếu online có được không?

Theo quy định hiện hành, hộ chiếu phổ thông của Việt Nam không thực hiện gia hạn, mà khi hết hạn người dân phải làm thủ tục cấp mới. Do đó, khái niệm “gia hạn hộ chiếu online” thực chất là đăng ký cấp hộ chiếu mới bằng hình thức trực tuyến. Người dân cần lưu ý để tránh hiểu nhầm và lựa chọn đúng thủ tục khi nộp hồ sơ.

Lưu ý pháp lý quan trọng

Khi cấp lại hoặc cấp mới hộ chiếu online, người dân cần đảm bảo không thuộc trường hợp bị tạm hoãn xuất cảnh theo quy định pháp luật. Đồng thời, cần theo dõi sát trạng thái hồ sơ, kịp thời bổ sung thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu sẽ giúp quá trình cấp hộ chiếu online diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và đúng quy định.

Dịch vụ hỗ trợ thủ tục cấp hộ chiếu online trọn gói

Dịch vụ hỗ trợ thủ tục cấp hộ chiếu online trọn gói ra đời nhằm giúp công dân thực hiện hồ sơ nhanh chóng – đúng quy định – hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nộp hồ sơ điện tử. Trên thực tế, dù thủ tục cấp hộ chiếu online đã được triển khai rộng rãi, nhưng nhiều người vẫn gặp khó khăn khi thao tác trên cổng dịch vụ công, khai báo thông tin không chính xác hoặc hồ sơ bị trả lại nhiều lần. Việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tiến độ nhận hộ chiếu đúng kế hoạch.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ

Người dân nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ thủ tục cấp hộ chiếu online khi không quen thao tác công nghệ, không có thời gian theo dõi hồ sơ hoặc đã từng nộp hồ sơ nhưng bị từ chối do sai thông tin. Ngoài ra, các trường hợp cần hộ chiếu gấp để đi công tác, du học, lao động nước ngoài hoặc chuẩn bị hồ sơ định cư cũng rất phù hợp để sử dụng dịch vụ trọn gói. Đối với người ở xa nơi thường trú hoặc gặp vướng mắc về giấy tờ, dịch vụ hỗ trợ giúp xử lý hồ sơ thuận lợi hơn.

Quy trình hỗ trợ nhanh – đúng luật

Quy trình hỗ trợ được thực hiện bài bản và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Đơn vị dịch vụ sẽ tư vấn điều kiện cấp hộ chiếu, kiểm tra thông tin cá nhân, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ điện tử đầy đủ. Tiếp theo là hỗ trợ khai báo chính xác trên cổng dịch vụ công, theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và kịp thời bổ sung, điều chỉnh nếu cơ quan quản lý yêu cầu. Nhờ đó, hồ sơ được xử lý thông suốt, hạn chế tối đa việc kéo dài thời gian cấp hộ chiếu.

Cam kết và trách nhiệm pháp lý

Dịch vụ hỗ trợ cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin cá nhân, tư vấn trung thực và thực hiện đúng quy định của pháp luật về xuất nhập cảnh. Mọi hồ sơ đều được thực hiện dựa trên thông tin do khách hàng cung cấp, không làm giả giấy tờ hay can thiệp trái phép vào hệ thống. Trách nhiệm pháp lý được xác định rõ ràng, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người sử dụng dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục cấp hộ chiếu online (FAQ)

Những thắc mắc xoay quanh thủ tục cấp hộ chiếu online là rất phổ biến, đặc biệt với người lần đầu thực hiện. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ hơn trước khi nộp hồ sơ.

Không có CCCD gắn chip có làm online được không?

Theo quy định hiện hành, việc cấp hộ chiếu online chủ yếu áp dụng cho công dân có CCCD gắn chip còn hiệu lực để hệ thống xác thực dữ liệu dân cư. Trường hợp chưa có CCCD gắn chip hoặc thông tin chưa đồng bộ, người dân thường phải thực hiện thủ tục trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Tuy nhiên, trong một số tình huống cụ thể, có thể được hướng dẫn phương án xử lý phù hợp.

Trẻ em có làm hộ chiếu online được không?

Trẻ em chưa đủ 14 tuổi hiện chưa áp dụng hình thức làm hộ chiếu online độc lập. Cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp cần thực hiện thủ tục theo hình thức trực tiếp, kèm theo giấy khai sinh và các giấy tờ chứng minh quan hệ. Với trẻ từ đủ 14 tuổi trở lên, nếu đáp ứng điều kiện về CCCD gắn chip, có thể xem xét làm hộ chiếu online theo quy định.

Làm hộ chiếu online bao lâu thì nhận được?

Thời gian giải quyết hộ chiếu online thông thường dao động từ 5–8 ngày làm việc, không tính thời gian chuyển phát. Trong một số trường hợp hồ sơ cần xác minh thêm hoặc vào thời điểm cao điểm, thời gian có thể kéo dài hơn. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian nhận hộ chiếu.