Dịch vụ công bố hợp quy – Thủ tục nhanh gọn, đúng quy định pháp luật

Dịch vụ công bố hợp quy ngày càng trở thành nhu cầu thiết yếu đối với doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu và phân phối sản phẩm thuộc nhóm hàng hóa có quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc. Việc công bố hợp quy không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là cơ sở chứng minh sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, chất lượng trước khi lưu thông trên thị trường. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn do quy trình phức tạp, nhiều đầu mục hồ sơ và sự thay đổi thường xuyên của quy định pháp luật. Vì vậy, lựa chọn giải pháp công bố hợp quy chuyên nghiệp là cách tối ưu để đảm bảo tiến độ kinh doanh và hạn chế rủi ro pháp lý.

Công bố hợp quy là gì? Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện?

Khái niệm công bố hợp quy theo quy định pháp luật

Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố hoặc đăng ký bản công bố (tùy nhóm sản phẩm và phương thức đánh giá) nhằm khẳng định sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng. Nói cách khác, “hợp quy” là đạt yêu cầu bắt buộc về kỹ thuật, an toàn, chất lượng tối thiểu do cơ quan nhà nước ban hành. Doanh nghiệp thực hiện công bố hợp quy để chứng minh sản phẩm đáp ứng điều kiện lưu thông, phục vụ kiểm tra hậu kiểm, truy xuất và quản trị rủi ro pháp lý. Việc có hồ sơ hợp quy còn giúp doanh nghiệp thuận lợi khi đưa hàng vào siêu thị, đấu thầu, ký hợp đồng với đối tác lớn, hoặc khi cơ quan quản lý yêu cầu giải trình chất lượng.

Phân biệt công bố hợp quy và công bố hợp chuẩn

Điểm khác nhau cốt lõi nằm ở căn cứ áp dụng và tính bắt buộc. Công bố hợp quy dựa trên QCVN và thường là bắt buộc đối với nhiều nhóm hàng hóa có rủi ro về an toàn (điện, xây dựng, thiết bị bảo hộ, vật liệu…). Trong khi đó, công bố hợp chuẩn dựa trên tiêu chuẩn (TCVN/tiêu chuẩn cơ sở, tiêu chuẩn quốc tế) và về nguyên tắc là tự nguyện, nhằm nâng mức chất lượng, tạo lợi thế cạnh tranh, quảng bá và nâng uy tín sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp có thể vừa hợp quy (đáp ứng “ngưỡng bắt buộc demonstrate”) vừa hợp chuẩn (đáp ứng “mức cao hơn”).

Trường hợp sản phẩm bắt buộc phải công bố hợp quy

Sản phẩm bắt buộc công bố hợp quy khi thuộc danh mục hàng hóa nhóm 2 có khả năng gây mất an toàn, hoặc thuộc lĩnh vực đã có QCVN và quy định quản lý chuyên ngành yêu cầu chứng minh phù hợp trước khi lưu thông. Ngoài ra, hàng hóa có yêu cầu kiểm tra nhà nước về chất lượng theo từng bộ/ngành cũng thường phát sinh nghĩa vụ hợp quy.

Đối tượng và sản phẩm phải thực hiện công bố hợp quy

Công bố hợp quy đối với sản phẩm sản xuất trong nước

Với hàng hóa sản xuất trong nước, doanh nghiệp (nhà sản xuất/đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường) phải xác định sản phẩm có thuộc QCVN và danh mục quản lý chuyên ngành hay không. Nếu thuộc diện phải hợp quy, doanh nghiệp lựa chọn phương thức đánh giá phù hợp: thử nghiệm mẫu tại phòng thử nghiệm được công nhận, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng, hoặc chứng nhận hợp quy (tùy quy chuẩn). Sau đó doanh nghiệp lập hồ sơ công bố/đăng ký công bố theo yêu cầu, gắn dấu hợp quy (CR) khi bắt buộc, và duy trì kiểm soát chất lượng định kỳ để sẵn sàng hậu kiểm.

Công bố hợp quy đối với hàng hóa nhập khẩu

Đối với hàng nhập khẩu, đối tượng thực hiện thường là nhà nhập khẩu/đơn vị đứng tên tờ khai hoặc tổ chức chịu trách nhiệm phân phối tại Việt Nam. Ngoài việc chứng minh phù hợp QCVN, hàng nhập khẩu thường phải thực hiện kiểm tra nhà nước về chất lượng theo cơ chế chuyên ngành trước hoặc trong quá trình thông quan (tùy nhóm hàng). Hồ sơ hay vướng ở tính thống nhất giữa nhãn, tài liệu kỹ thuật, CO/CQ (nếu có), kết quả thử nghiệm và quy cách sản phẩm thực tế. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa thông tin model, thông số và lô hàng để tránh bị yêu cầu thử nghiệm lại hoặc bổ sung chứng từ.

Các nhóm sản phẩm phổ biến phải công bố hợp quy

Các nhóm hay gặp gồm: thiết bị điện – điện tử (dây cáp, bộ sạc, thiết bị điện gia dụng thuộc quản lý an toàn), vật liệu xây dựng (xi măng, thép, kính, gạch, vật liệu hoàn thiện theo QCVN chuyên ngành), phương tiện và phụ tùng (mũ bảo hiểm, một số linh kiện, sản phẩm có yêu cầu an toàn kỹ thuật), thiết bị bảo hộ lao động (mũ, giày, găng, dây an toàn theo chuẩn an toàn), sản phẩm dệt may/đồ chơi trẻ em (khi thuộc quy chuẩn về giới hạn hóa chất, an toàn), cùng một số nhóm thiết bị viễn thông – vô tuyến cần chứng nhận/công bố theo quy chuẩn tương ứng. Danh mục cụ thể thay đổi theo từng bộ quản lý, nên cần rà soát theo sản phẩm và mã HS thực tế.

Căn cứ pháp lý về công bố hợp quy hiện hành

Luật, nghị định và thông tư liên quan đến công bố hợp quy

Công bố hợp quy được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006, quy định nguyên tắc áp dụng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc diện quản lý. Trên cơ sở luật này, Chính phủ ban hành các nghị định hướng dẫn nhằm cụ thể hóa nội dung đánh giá sự phù hợp, phương thức công bố và trách nhiệm quản lý nhà nước.

Bên cạnh đó, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành các thông tư chuyên ngành hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự, phương thức đánh giá sự phù hợp và thủ tục tiếp nhận bản công bố hợp quy. Các thông tư này thường xuyên được sửa đổi, bổ sung để phù hợp với thực tiễn quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu kiểm soát chất lượng và an toàn sản phẩm khi lưu thông trên thị trường.

Trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp khi không công bố hợp quy

Doanh nghiệp không thực hiện công bố hợp quy đối với sản phẩm thuộc diện bắt buộc có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, tùy theo mức độ và hậu quả của hành vi vi phạm. Ngoài hình thức phạt tiền, cơ quan quản lý còn có thể áp dụng các biện pháp khắc phục như buộc thu hồi sản phẩm, buộc tiêu hủy, buộc tái công bố hợp quy hoặc đình chỉ lưu thông. Việc không tuân thủ còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, hoạt động kinh doanh và khả năng mở rộng thị trường của doanh nghiệp.

Điều kiện để thực hiện công bố hợp quy hợp lệ

Điều kiện về thử nghiệm, kiểm định, chứng nhận hợp quy

Điều kiện quan trọng nhất khi công bố hợp quy là sản phẩm, hàng hóa phải được đánh giá sự phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Doanh nghiệp cần thực hiện thử nghiệm tại phòng thử nghiệm phù hợp hoặc thực hiện chứng nhận hợp quy thông qua tổ chức được chỉ định, tùy theo phương thức đánh giá được áp dụng cho từng nhóm sản phẩm.

Kết quả thử nghiệm hoặc chứng nhận phải thể hiện rõ các chỉ tiêu kỹ thuật theo QCVN, phạm vi áp dụng, mẫu đại diện và tính truy xuất nguồn gốc. Hồ sơ đánh giá sự phù hợp phải còn hiệu lực, thống nhất với sản phẩm thực tế lưu thông và được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác hậu kiểm của cơ quan quản lý nhà nước.

Điều kiện về cơ sở sản xuất, nhập khẩu và lưu thông

Ngoài hồ sơ kỹ thuật, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện pháp lý về tư cách chủ thể, có đăng ký kinh doanh phù hợp với ngành nghề sản xuất hoặc nhập khẩu. Thông tin nhãn hàng hóa, tài liệu kèm theo và hồ sơ lưu thông phải thống nhất với nội dung công bố hợp quy. Doanh nghiệp cũng phải thực hiện đăng ký hoặc gửi bản công bố hợp quy đến đúng cơ quan có thẩm quyền trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, đảm bảo quá trình lưu thông hợp pháp và đúng quy định.

Hồ sơ công bố hợp quy gồm những gì?

Công bố hợp quy là thủ tục bắt buộc đối với nhiều nhóm sản phẩm, hàng hóa thuộc danh mục quản lý theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN). Việc chuẩn bị đúng – đủ – thống nhất hồ sơ công bố hợp quy không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn hạn chế tối đa nguy cơ bị cơ quan tiếp nhận trả hồ sơ, yêu cầu bổ sung hoặc kiểm tra lại. Trên thực tế, hồ sơ công bố hợp quy có sự khác nhau tùy thuộc vào hình thức công bố (dựa trên chứng nhận hợp quy hoặc dựa trên kết quả tự đánh giá hợp quy). Doanh nghiệp cần xác định chính xác trường hợp áp dụng cho sản phẩm của mình để tránh phát sinh chi phí và kéo dài tiến độ lưu hành hàng hóa. Việc hiểu rõ thành phần hồ sơ ngay từ đầu còn giúp doanh nghiệp chủ động trong khâu kiểm nghiệm, chuẩn bị tài liệu kỹ thuật và hoàn thiện pháp lý đồng bộ.

Thành phần hồ sơ công bố hợp quy theo từng hình thức

Đối với công bố hợp quy dựa trên chứng nhận hợp quy, hồ sơ bao gồm: bản công bố hợp quy theo mẫu quy định; bản sao hợp lệ giấy chứng nhận hợp quy do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp; báo cáo kết quả thử nghiệm (kiểm nghiệm) phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng; bản mô tả chung về sản phẩm (thành phần, tính năng, nhãn hàng hóa); giấy đăng ký kinh doanh và các tài liệu pháp lý liên quan.

Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá hợp quy, doanh nghiệp cần chuẩn bị: bản công bố hợp quy; báo cáo tự đánh giá hợp quy có chữ ký người đại diện theo pháp luật; phiếu kết quả thử nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận; tài liệu mô tả quy trình sản xuất, kế hoạch kiểm soát chất lượng; hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Việc phân biệt đúng hai hình thức này là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được tiếp nhận ngay từ lần nộp đầu tiên.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại

Các lỗi phổ biến khiến hồ sơ công bố hợp quy bị trả lại gồm: xác định sai quy chuẩn kỹ thuật áp dụng, kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu bắt buộc theo QCVN, sử dụng phiếu thử nghiệm đã hết hiệu lực hoặc không được phòng thử nghiệm công nhận. Ngoài ra, nhiều hồ sơ bị trả do thông tin không thống nhất giữa các giấy tờ (tên sản phẩm, model, doanh nghiệp), thiếu chữ ký, thiếu dấu pháp lý hoặc sử dụng sai biểu mẫu. Một số doanh nghiệp còn nhầm lẫn giữa công bố hợp quy và công bố tiêu chuẩn áp dụng, dẫn đến lập sai loại hồ sơ, làm kéo dài thời gian xử lý.

Quy trình thực hiện dịch vụ công bố hợp quy trọn gói

Dịch vụ công bố hợp quy trọn gói được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý. Với quy trình rõ ràng theo từng bước, doanh nghiệp không cần tự nghiên cứu nhiều quy định kỹ thuật phức tạp mà vẫn đảm bảo hồ sơ hợp lệ, đúng QCVN và sẵn sàng cho công tác hậu kiểm. Quy trình này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sản xuất nhiều nhóm sản phẩm hoặc cần gấp hồ sơ để đưa hàng hóa ra thị trường.

Bước 1 – Tư vấn quy chuẩn kỹ thuật áp dụng

Đơn vị dịch vụ tiến hành rà soát sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh và mục đích lưu hành để xác định chính xác quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) cần áp dụng. Đồng thời, doanh nghiệp được tư vấn hình thức công bố hợp quy phù hợp, cơ quan tiếp nhận hồ sơ và các yêu cầu pháp lý kèm theo. Việc xác định đúng QCVN ngay từ đầu giúp tránh kiểm nghiệm sai chỉ tiêu và giảm đáng kể chi phí phát sinh.

Bước 2 – Kiểm nghiệm, chứng nhận hợp quy sản phẩm

Sau khi thống nhất QCVN, sản phẩm được gửi kiểm nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận hoặc tiến hành chứng nhận hợp quy theo quy định. Đơn vị dịch vụ hỗ trợ xây dựng danh mục chỉ tiêu thử nghiệm, theo dõi tiến độ và xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh. Kết quả kiểm nghiệm, chứng nhận hợp quy là căn cứ pháp lý quan trọng để lập hồ sơ công bố hợp quy hợp lệ.

Bước 3 – Lập và nộp hồ sơ công bố hợp quy

Từ kết quả kiểm nghiệm và chứng nhận, hồ sơ công bố hợp quy được soạn thảo đầy đủ, đúng biểu mẫu và thống nhất thông tin. Đơn vị dịch vụ thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền, theo dõi quá trình xử lý và kịp thời bổ sung, giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước.

Bước 4 – Nhận kết quả và hướng dẫn sử dụng hồ sơ hợp quy

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ, doanh nghiệp nhận kết quả công bố hợp quy và được hướng dẫn cách lưu trữ, sử dụng hồ sơ, gắn dấu hợp quy (CR) trên sản phẩm và thực hiện nghĩa vụ hậu kiểm theo quy định. Bước này giúp doanh nghiệp yên tâm lưu hành sản phẩm và sẵn sàng khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.

Thời gian và chi phí thực hiện công bố hợp quy

Thời gian xử lý hồ sơ công bố hợp quy

Thời gian thực hiện công bố hợp quy thường phụ thuộc vào nhóm sản phẩm, phương thức đánh giá hợp quy và tốc độ hoàn thiện tài liệu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ và sản phẩm đã có kết quả thử nghiệm/chứng nhận phù hợp, thời gian xử lý có thể nhanh trong vài ngày làm việc. Trường hợp phải lấy mẫu thử nghiệm, đánh giá nhà máy hoặc cần làm rõ thông số kỹ thuật, thời gian thường kéo dài hơn do phụ thuộc lịch phòng thử nghiệm và đơn vị chứng nhận. Ngoài ra, các đợt bổ sung hồ sơ (sai model, sai thông số, thiếu tài liệu) là nguyên nhân phổ biến khiến tiến độ bị kéo dài.

Các khoản chi phí nhà nước và chi phí dịch vụ

Chi phí công bố hợp quy thường gồm: lệ phí/chi phí hành chính (nếu có theo từng thủ tục), chi phí thử nghiệm mẫu tại phòng thử nghiệm, chi phí chứng nhận hợp quy/đánh giá giám sát (tùy quy chuẩn và phương thức), và chi phí in ấn – hoàn thiện hồ sơ. Nếu sử dụng dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm phí tư vấn, soạn hồ sơ, nộp và theo dõi, hỗ trợ xử lý bổ sung và hướng dẫn gắn dấu hợp quy/ghi nhãn phù hợp. Tổng chi phí biến động theo số model, số lô và độ phức tạp kỹ thuật.

Những rủi ro pháp lý nếu không công bố hợp quy đúng quy định

Nguy cơ bị xử phạt hành chính và thu hồi sản phẩm

Không công bố hợp quy, hoặc công bố nhưng không đúng quy định (sai quy chuẩn áp dụng, sai phương thức đánh giá, dùng kết quả thử nghiệm không phù hợp, hồ sơ không thống nhất thông số/model) có thể dẫn đến bị kiểm tra và xử phạt hành chính. Tùy tính chất vi phạm, hàng hóa có nguy cơ bị tạm dừng lưu thông, yêu cầu khắc phục, buộc thu hồi hoặc buộc tiêu hủy nếu bị đánh giá không bảo đảm an toàn theo quy chuẩn. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu công bố lại hoặc thử nghiệm lại, kéo theo chi phí phát sinh và gián đoạn kế hoạch bán hàng. Với hàng nhập khẩu, rủi ro còn nằm ở việc bị tăng tần suất kiểm tra chuyên ngành hoặc bị “kẹt” lô hàng do thiếu căn cứ hợp quy.

Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín doanh nghiệp

Vi phạm về hợp quy không chỉ là câu chuyện bị phạt, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kênh phân phối và uy tín thương hiệu. Nhiều siêu thị, sàn TMĐT, đối tác dự án/đấu thầu yêu cầu hồ sơ hợp quy trước khi ký hợp đồng, nên thiếu hợp quy sẽ làm mất cơ hội kinh doanh. Khi phát sinh thu hồi hoặc cảnh báo chất lượng, doanh nghiệp dễ bị khách hàng nghi ngại, tăng tỷ lệ hoàn trả và khiếu nại, đồng thời tốn thêm nguồn lực xử lý truyền thông, bảo hành và pháp chế.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ công bố hợp quy trọn gói

Tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Sử dụng dịch vụ công bố hợp quy trọn gói giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý vì được hướng dẫn đúng ngay từ khâu xác định QCVN áp dụng, chuẩn bị mẫu thử, chọn phương thức đánh giá phù hợp và hoàn thiện hồ sơ một lần. Doanh nghiệp hạn chế phát sinh chi phí “ẩn” do nộp sai cơ quan tiếp nhận, thiếu tài liệu phải bổ sung nhiều lần hoặc thử nghiệm lại vì sai chỉ tiêu. Nhờ tối ưu quy trình, doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào bán hàng và vận hành.

Đảm bảo hồ sơ đúng luật, đúng quy chuẩn

Điểm mạnh của dịch vụ trọn gói là kiểm soát rủi ro pháp lý: đối chiếu đúng quy chuẩn kỹ thuật, đúng mẫu biểu, đúng thành phần hồ sơ và cách trình bày nội dung công bố theo yêu cầu. Đơn vị dịch vụ thường rà soát sự thống nhất giữa kết quả thử nghiệm/chứng nhận với nhãn, tài liệu kỹ thuật và thông tin doanh nghiệp, từ đó giảm khả năng bị trả hồ sơ hoặc bị “vướng” khi hậu kiểm. Hồ sơ chuẩn ngay từ đầu cũng giúp sản phẩm lưu thông thuận lợi, tránh đình trệ kinh doanh.

Được tư vấn pháp lý và hỗ trợ lâu dài

Không chỉ làm hồ sơ, dịch vụ uy tín còn tư vấn xuyên suốt về điều kiện lưu thông, ghi nhãn, công bố thông tin, lưu hồ sơ và cách ứng xử khi có kiểm tra, hậu kiểm. Doanh nghiệp được nhắc các mốc cần cập nhật khi thay đổi quy cách, nhà sản xuất, tiêu chuẩn kỹ thuật, hoặc khi quy chuẩn áp dụng có điều chỉnh. Hỗ trợ dài hạn giúp doanh nghiệp duy trì trạng thái tuân thủ ổn định, hạn chế rủi ro bị xử lý do “quên” cập nhật hồ sơ theo thực tế sản xuất/nhập khẩu.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ công bố hợp quy uy tín

Kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực hợp quy

Ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm xử lý nhiều nhóm hàng và quen thuộc hệ thống QCVN theo từng lĩnh vực quản lý. Chuyên môn thể hiện ở khả năng xác định đúng quy chuẩn, chọn phương thức đánh giá phù hợp, tư vấn chỉ tiêu thử nghiệm “đúng và đủ”, đồng thời dự liệu các rủi ro thường gặp khi hậu kiểm. Đơn vị càng am hiểu, hồ sơ càng ít sai sót và càng tiết kiệm thời gian.

Quy trình minh bạch, cam kết rõ ràng

Đơn vị uy tín luôn có quy trình làm việc rõ ràng: khảo sát nhu cầu – báo giá – danh mục hồ sơ – thời gian dự kiến – đầu mối phụ trách – cơ chế cập nhật tiến độ. Cam kết cần thể hiện bằng văn bản (phạm vi công việc, số lần chỉnh sửa, trách nhiệm khi hồ sơ bị yêu cầu bổ sung do lỗi dịch vụ). Minh bạch ngay từ đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tránh phát sinh và an tâm triển khai.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ công bố hợp quy

Trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường, nhiều doanh nghiệp băn khoăn về thời hạn hiệu lực, trường hợp phải công bố lại, đối tượng áp dụng và khả năng ủy quyền khi thực hiện thủ tục công bố hợp quy. Trên thực tế, công bố hợp quy là hoạt động chứng minh sản phẩm phù hợp quy chuẩn kỹ thuật (QCVN), nên việc duy trì tính phù hợp và quản lý hồ sơ sau công bố cũng quan trọng không kém giai đoạn nộp hồ sơ ban đầu. Tùy nhóm sản phẩm và phương thức đánh giá (chứng nhận hợp quy hoặc tự đánh giá hợp quy), yêu cầu về giám sát định kỳ, thử nghiệm lại và cập nhật hồ sơ có thể khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên nắm rõ các tình huống phổ biến để chủ động kế hoạch sản xuất, thay đổi nhãn/bao bì, điều chỉnh thông số kỹ thuật và mở rộng kênh phân phối mà không vướng rủi ro bị xử phạt hoặc bị yêu cầu thu hồi.

Công bố hợp quy có thời hạn bao lâu?

Về nguyên tắc, bản công bố hợp quy gắn với việc sản phẩm duy trì phù hợp QCVN trong suốt quá trình sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, nếu công bố dựa trên chứng nhận hợp quy, giấy chứng nhận thường có thời hạn nhất định (phổ biến 1–3 năm tùy tổ chức chứng nhận và phương thức đánh giá), kèm yêu cầu giám sát định kỳ. Khi chứng nhận hết hạn hoặc không đạt giám sát, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá lại để đảm bảo hồ sơ còn giá trị sử dụng.

Có cần công bố lại khi thay đổi sản phẩm không?

Có, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp nên công bố lại hoặc cập nhật hồ sơ khi thay đổi làm ảnh hưởng đến tính phù hợp quy chuẩn, như: thay đổi thành phần, thông số kỹ thuật, vật liệu chính, công dụng, model, hoặc thay đổi quy trình sản xuất có tác động đến chỉ tiêu chất lượng theo QCVN. Nếu chỉ thay đổi nhỏ về bao bì/nhãn nhưng không làm thay đổi chỉ tiêu kỹ thuật, doanh nghiệp vẫn cần rà soát hồ sơ để đảm bảo thông tin thống nhất và sẵn sàng khi hậu kiểm.

Công bố hợp quy có áp dụng cho hộ kinh doanh không?

Có thể áp dụng. Nếu hộ kinh doanh sản xuất/kinh doanh sản phẩm thuộc nhóm hàng hóa phải đáp ứng QCVN và thuộc phạm vi quản lý của cơ quan chuyên ngành, thì vẫn phải thực hiện nghĩa vụ tuân thủ tương tự doanh nghiệp, bao gồm kiểm nghiệm/chứng nhận và lập hồ sơ theo yêu cầu. Điểm khác là hồ sơ pháp lý của chủ thể sẽ dùng giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và thông tin đại diện hộ. Trường hợp cụ thể cần đối chiếu danh mục và quy định quản lý theo từng sản phẩm.

Doanh nghiệp có thể ủy quyền thực hiện không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện các công việc như: tư vấn quy chuẩn áp dụng, hướng dẫn lấy mẫu kiểm nghiệm, soạn thảo hồ sơ, nộp và theo dõi hồ sơ tại cơ quan tiếp nhận. Việc ủy quyền nên thể hiện bằng văn bản (giấy ủy quyền/hợp đồng dịch vụ) để thuận tiện khi làm việc với cơ quan nhà nước và đảm bảo trách nhiệm các bên. Dù ủy quyền, doanh nghiệp vẫn cần phối hợp cung cấp thông tin chính xác và lưu trữ hồ sơ phục vụ hậu kiểm.

Dịch vụ công bố hợp quy là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật, đảm bảo sản phẩm đủ điều kiện lưu thông và nâng cao uy tín trên thị trường. Việc thực hiện đúng quy trình, đúng quy chuẩn không chỉ giúp tránh rủi ro xử phạt mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài. Đối với doanh nghiệp chưa am hiểu quy định hoặc muốn tối ưu thời gian, sử dụng dịch vụ trọn gói chính là lựa chọn an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.