Quy trình cấp giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải theo quy định mới nhất

Quy trình cấp giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải là nội dung mà hầu hết doanh nghiệp vận tải mới thành lập hoặc cá nhân chuẩn bị đầu tư đội xe đều đặc biệt quan tâm. Đây là thủ tục pháp lý quan trọng, đảm bảo doanh nghiệp đủ điều kiện hoạt động hợp pháp và được phép khai thác vận tải hàng hóa theo quy định của Nhà nước. Việc nắm rõ quy trình cấp phép giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý tại cơ quan chức năng. Trong bối cảnh nhu cầu vận chuyển hàng hóa phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là lĩnh vực thương mại điện tử, logistics, việc tuân thủ đúng thủ tục pháp lý càng trở nên cần thiết để đảm bảo cạnh tranh lành mạnh và an toàn giao thông. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và đầy đủ, giúp bạn tự tin thực hiện quy trình xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải theo quy định mới nhất năm 2026.

Giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải là gì? 

Giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải là văn bản do Sở Giao thông Vận tải cấp, cho phép doanh nghiệp hoặc hợp tác xã được kinh doanh vận tải hàng hóa bằng ô tô một cách hợp pháp. Đây là điều kiện bắt buộc đối với các đơn vị vận tải có thu tiền trực tiếp hoặc gián tiếp từ hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng xe tải, bao gồm xe tải thùng, xe ben, xe đông lạnh, xe container, xe đầu kéo và các loại xe chuyên dụng. Giấy phép được xem như “giấy thông hành” giúp doanh nghiệp chứng minh năng lực pháp lý, điều kiện kỹ thuật và sự tuân thủ quy định an toàn giao thông.

Theo quy định của pháp luật, mọi đơn vị kinh doanh vận tải hàng hóa đều phải hoàn thành thủ tục xin giấy phép trước khi đưa xe vào khai thác. Không có giấy phép, doanh nghiệp không thể xin phù hiệu xe tải – một trong những điều kiện bắt buộc để xe được phép lưu thông và vận chuyển hàng hóa hợp pháp. Việc không có giấy phép hoặc không đáp ứng đầy đủ điều kiện có thể dẫn đến việc bị phạt tiền, tạm giữ phương tiện hoặc thu hồi phù hiệu theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP.

Giấy phép vận tải hàng hóa không chỉ là căn cứ pháp lý mà còn là công cụ để Nhà nước quản lý hoạt động vận tải, đảm bảo minh bạch, an toàn và tránh tình trạng xe dù, xe chở quá tải, chở hàng sai quy định. Khi được cấp giấy phép, doanh nghiệp có thể đứng tên trên các hợp đồng vận chuyển, ký kết với đối tác logistics, kho bãi và dễ dàng tham gia các chuỗi cung ứng chuyên nghiệp. Qua đó, việc mở rộng quy mô kinh doanh trở nên thuận lợi và bền vững hơn.

Khái niệm theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP 

Nghị định 10/2020/NĐ-CP quy định rõ: kinh doanh vận tải hàng hóa bằng ô tô là hoạt động sử dụng phương tiện để vận chuyển hàng hóa trên đường bộ nhằm mục đích sinh lợi. Do đó, bất kỳ tổ chức, cá nhân nào sử dụng xe tải để vận chuyển hàng hóa thu tiền theo chuyến, theo hợp đồng hoặc theo đơn hàng đều phải xin cấp giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa.

Nghị định 10 yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện về đăng ký kinh doanh, phương tiện, nhân sự, nơi đỗ xe và thiết bị giám sát hành trình. Giấy phép vận tải hàng hóa được cấp khi doanh nghiệp chứng minh được đầy đủ các điều kiện này. Đồng thời, phương tiện tham gia vận tải phải được cấp phù hiệu “XE TẢI”, “XE ĐẦU KÉO” hoặc các loại phù hiệu tương ứng, được dán ở vị trí dễ quan sát trên xe. Đây là dấu hiệu nhận biết xe được phép hoạt động hợp pháp và đã được kiểm soát đầy đủ theo quy định.

Mục đích và phạm vi áp dụng 

Mục đích của giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải là đảm bảo hoạt động vận chuyển hàng hóa trên đường bộ diễn ra an toàn, minh bạch và đúng quy định. Giấy phép giúp cơ quan quản lý nắm rõ đơn vị nào đang tham gia vận tải, bao nhiêu phương tiện hoạt động và trong phạm vi nào. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc phòng ngừa vi phạm như chở quá tải, tự ý cải tạo thùng xe, chở hàng nguy hiểm, hoặc sử dụng phương tiện không đảm bảo an toàn kỹ thuật.

Giấy phép áp dụng cho tất cả tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã và cá nhân có đăng ký kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe tải. Phạm vi áp dụng không giới hạn theo tuyến hay khu vực, doanh nghiệp có thể hoạt động trên toàn quốc miễn là tuân thủ quy định của pháp luật. Đối với các phương tiện chở hàng đặc thù như hàng lạnh, hàng siêu trường siêu trọng, hàng nguy hiểm, ngoài giấy phép vận tải doanh nghiệp còn phải xin các giấy phép chuyên ngành khác. Như vậy, giấy phép vận tải đóng vai trò nền tảng để đảm bảo hoạt động vận chuyển hàng hóa diễn ra chuyên nghiệp và hợp pháp.

Điều kiện để được cấp giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải 

Để được cấp giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ hệ thống điều kiện theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn. Các điều kiện này bao gồm điều kiện về đăng ký kinh doanh, phương tiện, nhân sự điều hành, lái xe, nơi đỗ xe và thiết bị giám sát hành trình. Việc đáp ứng đầy đủ điều kiện không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị từ chối hồ sơ mà còn đảm bảo hoạt động vận tải được vận hành an toàn, hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

Điều kiện về doanh nghiệp – đăng ký kinh doanh 

Doanh nghiệp muốn kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe tải phải đăng ký ngành nghề vận tải hàng hóa bằng ô tô trong giấy đăng ký doanh nghiệp. Hình thức có thể là công ty TNHH, công ty cổ phần, hộ kinh doanh hoặc hợp tác xã vận tải. Doanh nghiệp cần có bộ phận quản lý điều hành vận tải, được bố trí tối thiểu 01 người điều hành có trình độ chuyên môn theo quy định. Người điều hành vận tải phải có chứng chỉ đào tạo, nắm vững quy trình an toàn giao thông và quản lý phương tiện.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải có nơi đỗ xe đáp ứng diện tích tối thiểu phù hợp với số lượng xe, có hợp đồng thuê nơi đỗ hoặc chứng minh quyền sử dụng. Doanh nghiệp phải đảm bảo khả năng tài chính tương ứng với quy mô xe và lập phương án kinh doanh vận tải. Phương án kinh doanh phải thể hiện mô hình khai thác, kế hoạch bảo dưỡng xe, biện pháp đảm bảo an toàn giao thông và cam kết tuân thủ pháp luật.

Điều kiện về phương tiện – niên hạn – kỹ thuật an toàn 

Phương tiện dùng để vận tải hàng hóa phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của Bộ Giao thông Vận tải. Xe phải đảm bảo niên hạn sử dụng theo Luật Giao thông đường bộ: xe tải không quá 25 năm kể từ năm sản xuất; xe container và xe đầu kéo không quá 25 năm. Tất cả phương tiện phải được kiểm định còn hiệu lực, không bị hỏng hóc hoặc sai lệch kỹ thuật.

Điều kiện kỹ thuật bao gồm hệ thống phanh, đèn, lốp, thùng xe đúng thiết kế; xe không được tự ý cải tạo hoặc thay đổi kích thước thùng trái phép. Các phương tiện chở hàng đặc thù như xe đông lạnh phải có hệ thống làm lạnh đạt chuẩn; xe chở hàng nguy hiểm phải tuân thủ quy định về biển báo và thiết bị bảo hộ. Đây là điều kiện bắt buộc trước khi được cấp phù hiệu và giấy phép vận tải.

Điều kiện về lái xe – nhân sự điều hành vận tải 

Lái xe phải có giấy phép lái xe phù hợp với loại xe điều khiển, có kinh nghiệm lái xe an toàn tối thiểu 02 năm và không có tiền sử vi phạm nghiêm trọng. Doanh nghiệp phải ký hợp đồng lao động với lái xe, đảm bảo chế độ bảo hiểm theo quy định. Đồng thời, doanh nghiệp phải bố trí nhân sự điều hành vận tải có trình độ từ trung cấp trở lên và đã tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ vận tải theo quy định của Bộ GTVT. Nhân sự điều hành phải chịu trách nhiệm quản lý hoạt động xe, giám sát hành trình, lập kế hoạch bảo dưỡng, phân công lộ trình và xử lý sự cố.

Điều kiện về thiết bị giám sát hành trình – camera 

Tất cả phương tiện kinh doanh vận tải hàng hóa phải lắp thiết bị giám sát hành trình hợp chuẩn, truyền dữ liệu tốc độ, hành trình, thời gian lái xe về hệ thống của Tổng cục Đường bộ Việt Nam. Đồng thời, doanh nghiệp phải bảo đảm thiết bị hoạt động liên tục, không gián đoạn dữ liệu. Đối với một số loại xe tải lớn và xe đầu kéo, doanh nghiệp có trách nhiệm lắp thêm camera hành trình để tăng cường giám sát an toàn. Việc trang bị đầy đủ thiết bị giúp cơ quan chức năng theo dõi quá trình hoạt động của phương tiện, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Hồ sơ xin cấp giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải 

Để được phép kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe tải theo quy định của Nghị định 10/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và đúng chuẩn. Hồ sơ không chỉ thể hiện năng lực pháp lý, quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng phương tiện mà còn chứng minh khả năng tổ chức kinh doanh vận tải ổn định, an toàn và tuân thủ quy định. So với vận tải hành khách, hồ sơ xin cấp giấy phép vận tải hàng hóa đơn giản hơn nhưng vẫn yêu cầu nhiều tài liệu liên quan đến phương tiện, nhân sự, thiết bị giám sát hành trình và phương án kinh doanh. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, tránh bị trả về hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần, đồng thời nhanh chóng đưa xe vào khai thác, tối ưu chi phí vận hành. Sau đây là cấu trúc hồ sơ đầy đủ theo quy định hiện hành.

Thành phần hồ sơ theo quy định 

Thành phần hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe tải bao gồm: Đơn đề nghị cấp giấy phép theo mẫu do Bộ GTVT ban hành; Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh; Phương án kinh doanh vận tải hàng hóa, trong đó trình bày rõ loại hình vận tải (vận tải bằng xe tải, xe ben, xe đông lạnh…), phạm vi hoạt động, số lượng xe, hình thức khai thác và biện pháp bảo đảm an toàn giao thông.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải cung cấp tài liệu chứng minh quyền sử dụng bãi đỗ xe, có thể là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê bãi đỗ hoặc văn bản xác nhận của tổ chức cho thuê. Bộ hồ sơ cũng bao gồm danh sách phương tiện với các thông tin: biển số xe, tải trọng, năm sản xuất, tình trạng đăng kiểm, giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường.

Hồ sơ cần đính kèm giấy tờ nhân sự gồm: danh sách lái xe và người điều hành vận tải; bản sao giấy phép lái xe phù hợp với hạng xe; hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc. Cuối cùng, tài liệu quan trọng trong hồ sơ là xác nhận lắp đặt thiết bị giám sát hành trình, camera (đối với xe tải nhóm phải lắp camera theo quy định), và các giấy tờ liên quan đến đảm bảo điều kiện kinh doanh theo Luật Giao thông đường bộ. Tất cả các giấy tờ phải được đóng dấu giáp lai, trình bày thống nhất và đảm bảo tính pháp lý theo yêu cầu của Sở GTVT.

Tài liệu chứng minh quyền sử dụng phương tiện 

Để được cấp phép kinh doanh vận tải, doanh nghiệp phải chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với phương tiện. Nếu xe thuộc sở hữu doanh nghiệp, hồ sơ cần nộp bản sao giấy đăng ký xe, giấy đăng kiểm còn hiệu lực và bảo hiểm trách nhiệm dân sự. Trường hợp xe thuê, hồ sơ phải có hợp đồng thuê phương tiện giữa doanh nghiệp và chủ xe, kèm theo giấy tờ đăng ký xe bản sao chứng thực của chủ xe và biên bản bàn giao xe. Nếu xe là tài sản góp vốn, doanh nghiệp phải nộp hợp đồng góp vốn, biên bản định giá tài sản và xác nhận đồng ý sử dụng xe của các bên liên quan. Việc chứng minh quyền sử dụng xe phải rõ ràng để Sở GTVT đảm bảo doanh nghiệp có đủ phương tiện hoạt động lâu dài, ổn định, không thuê lại xe trôi nổi hoặc sử dụng phương tiện không đúng pháp lý.

Hồ sơ nhân sự điều hành và lái xe 

Nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng dịch vụ vận tải hàng hóa. Doanh nghiệp cần nộp danh sách lái xe kèm bản sao giấy phép lái xe hạng phù hợp với tải trọng phương tiện. Nếu sử dụng lái xe thời vụ, hồ sơ cần có hợp đồng lao động hoặc cam kết làm việc. Đối với người điều hành vận tải, theo Nghị định 10, doanh nghiệp phải có nhân sự có kinh nghiệm hoặc bằng cấp chuyên ngành vận tải – logistics. Hồ sơ nhân sự điều hành bao gồm sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động và văn bằng liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ vận tải, chứng chỉ an toàn giao thông hoặc tài liệu tương đương chứng minh nhân sự đủ điều kiện điều hành tuyến. Sở GTVT đánh giá phần này rất kỹ để đảm bảo doanh nghiệp tổ chức vận tải an toàn – đúng quy chuẩn.

Quy trình cấp giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải 

Quy trình xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải gồm bốn bước chính: chuẩn bị hồ sơ, nộp tại Sở GTVT, trải qua quá trình thẩm định và cuối cùng là xin cấp phù hiệu cho phương tiện. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý, đồng thời hồ sơ phải được chuẩn hóa để rút ngắn thời gian xử lý. Dưới đây là mô tả chi tiết từng bước theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác 

Trong bước đầu tiên, doanh nghiệp cần hoàn thiện toàn bộ hồ sơ theo thành phần đã nêu ở phần trước. Việc chuẩn bị hồ sơ phải được thực hiện một cách hệ thống, bao gồm: đơn đề nghị cấp phép, giấy tờ doanh nghiệp, phương án kinh doanh vận tải, danh sách phương tiện, tài liệu chứng minh quyền sử dụng xe, danh sách lái xe và thông tin người điều hành vận tải. Quan trọng nhất là toàn bộ hồ sơ phải thống nhất, có dấu xác nhận và đúng biểu mẫu theo hướng dẫn của Bộ GTVT.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật của phương tiện: giấy đăng kiểm còn hạn, thiết bị giám sát hành trình hoạt động đúng chuẩn, camera (nếu yêu cầu) truyền dữ liệu ổn định. Hồ sơ không được tẩy xóa, không mâu thuẫn về tải trọng, biển số hoặc thông tin chủ xe. Đây là giai đoạn cần sự cẩn trọng cao, bởi nếu thiếu sót, hồ sơ sẽ bị trả về và kéo dài thời gian xin giấy phép từ vài ngày đến vài tuần.

Chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo quy trình xin cấp giấy phép diễn ra thuận lợi.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Giao thông Vận tải 

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp lựa chọn hình thức nộp trực tiếp tại Sở GTVT địa phương hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công. Khi tiếp nhận hồ sơ, Sở GTVT sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của tài liệu, đối chiếu thông tin phương tiện, nhân sự và phương án kinh doanh. Nếu hồ sơ còn thiếu, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung trong 3–5 ngày làm việc.

Thời gian thẩm định hồ sơ thông thường từ 5–7 ngày. Trong thời gian này, cơ quan chức năng có thể liên hệ doanh nghiệp để xác minh thông tin, kiểm tra thiết bị giám sát hành trình hoặc yêu cầu cung cấp chứng từ bổ sung liên quan đến bãi đỗ xe, hợp đồng thuê phương tiện hoặc nhân sự điều hành. Việc phản hồi nhanh giúp hồ sơ được xử lý nhanh và tránh bị kéo dài sang tuần làm việc tiếp theo.

Bước 3 – Thẩm định điều kiện và cấp giấy phép 

Sau khi hồ sơ hợp lệ, Sở GTVT tiến hành thẩm định điều kiện kinh doanh vận tải. Cụ thể, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra năng lực phương tiện, tải trọng, năm sản xuất, tình trạng đăng kiểm, thiết bị giám sát hành trình, camera (nếu áp dụng) và quyền sử dụng bãi đỗ xe. Đồng thời, Sở GTVT đánh giá năng lực của người điều hành vận tải và đội ngũ lái xe theo quy định.

Nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện, Sở GTVT sẽ cấp Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe tải, trong đó ghi rõ loại hình vận tải, số lượng phương tiện, phạm vi hoạt động và thời hạn giấy phép. Nếu không đáp ứng, Sở GTVT sẽ trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do và hướng dẫn doanh nghiệp hoàn thiện lại hồ sơ. Đây là bước quan trọng quyết định việc doanh nghiệp có đủ điều kiện kinh doanh hợp pháp hay không.

Bước 4 – Cấp phù hiệu xe tải sau khi có giấy phép 

Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh vận tải, doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục cấp phù hiệu “XE TẢI” cho từng phương tiện. Hồ sơ xin cấp phù hiệu bao gồm: đơn đề nghị, giấy phép kinh doanh vận tải, danh sách phương tiện, giấy đăng ký xe, đăng kiểm, bảo hiểm và xác nhận thiết bị giám sát hành trình.

Phù hiệu xe tải có thời hạn từ 1–7 năm tùy từng loại xe và quy định địa phương. Đây là điều kiện bắt buộc để xe tải được phép hoạt động trên đường; nếu không có phù hiệu, xe có thể bị phạt từ 3.000.000 – 7.000.000 đồng. Khi được cấp phù hiệu, doanh nghiệp phải dán lên kính xe đúng vị trí quy định và đảm bảo camera – định vị hoạt động liên tục. Từ thời điểm này, xe chính thức đủ điều kiện tham gia kinh doanh vận tải hàng hóa hợp pháp.

Chi phí xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải 

Chi phí xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng phương tiện, loại hình kinh doanh vận tải, địa phương đăng ký, yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật của phương tiện và thời gian xử lý hồ sơ. Để được cấp phép, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải chuẩn bị hồ sơ theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP, bao gồm giấy đăng ký kinh doanh ngành nghề vận tải, hợp đồng thuê bãi đỗ xe, danh sách phương tiện, giấy tờ xe hợp pháp, giấy chứng nhận kiểm định, thông tin tài xế và thiết bị giám sát hành trình đạt chuẩn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải xây dựng phương án kinh doanh, chứng minh điều kiện hoạt động, nộp lệ phí hồ sơ và liên hệ Sở GTVT để thẩm định. Tổng chi phí xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải không quá lớn như vốn mua xe nhưng lại đóng vai trò quan trọng, vì không có giấy phép, doanh nghiệp bị xem là vận tải trái phép và có thể bị xử phạt rất nặng. Dưới đây là 3 nhóm chi phí quan trọng cần được dự trù trước khi nộp hồ sơ.

Lệ phí nhà nước theo từng tỉnh/thành 

Lệ phí xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải được quy định theo từng tỉnh/thành, dao động trong khung 200.000 – 1.000.000 đồng/hồ sơ, tùy quy định của Sở Tài chính và mức độ thẩm định của Sở Giao thông vận tải. Ở các tỉnh có lưu lượng đăng ký vận tải lớn như Hà Nội, TP.HCM, Đồng Nai, Bình Dương, lệ phí thường nằm ở nhóm cao do yêu cầu thẩm định kỹ hơn về điều kiện kinh doanh, phương tiện và tài xế. Với các tỉnh miền Tây hoặc miền Trung, lệ phí thường thấp hơn. Ngoài lệ phí nộp hồ sơ, một số địa phương có thể thu thêm phí thẩm định hồ sơ khi doanh nghiệp có số lượng xe lớn hoặc khi cần xác minh thêm thông tin phương tiện. Mặc dù chi phí này nhỏ so với vốn đầu tư xe tải, nhưng doanh nghiệp cần dự trù chính xác để tránh thiếu sót hoặc kéo dài thời gian xử lý khi bị yêu cầu bổ sung lệ phí.

Chi phí chuẩn bị hồ sơ – bản vẽ – chứng từ 

Đây là khoản chi phí chiếm phần lớn trong quá trình xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải. Doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ: giấy đăng ký kinh doanh, danh sách phương tiện, giấy tờ xe (cà vẹt, đăng kiểm), hợp đồng thuê/đăng ký bãi đỗ xe, giấy phép lái xe của tài xế, hợp đồng lao động và hồ sơ kỹ thuật của phương tiện. Một số địa phương còn yêu cầu bản vẽ sơ đồ bãi đỗ xe, mô tả diện tích, vị trí lối ra vào, đảm bảo đúng quy định an toàn. Việc lập phương án kinh doanh vận tải hàng hóa cũng yêu cầu thời gian và chi phí in ấn, chuẩn bị chứng từ. Chi phí chuẩn bị hồ sơ thường dao động từ 1 – 3 triệu đồng, tùy mức độ phức tạp và số lượng xe. Nếu không chuẩn bị đúng mẫu biểu, doanh nghiệp có thể bị trả hồ sơ, ảnh hưởng tiến độ cấp phép.

Chi phí dịch vụ trọn gói 

Nếu doanh nghiệp không tự chuẩn bị hồ sơ hoặc muốn rút ngắn thời gian xử lý, có thể thuê đơn vị chuyên nghiệp thực hiện trọn gói. Chi phí dịch vụ xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải dao động từ 4 – 12 triệu đồng/hồ sơ, tùy số lượng xe và độ phức tạp. Đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ từ tư vấn điều kiện pháp lý, kiểm tra hồ sơ xe, chuẩn bị phương án kinh doanh, lập sơ đồ bãi đỗ, hoàn thiện toàn bộ hồ sơ và thay mặt doanh nghiệp nộp – nhận kết quả từ Sở GTVT. Đây là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp mới hoặc không có nhân sự phụ trách pháp lý.

Lý do nên chọn dịch vụ xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải của Gia Minh

Am hiểu đầy đủ quy định pháp lý trong lĩnh vực vận tải hàng hóa

Vận tải hàng hóa bằng xe tải là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, chịu sự quản lý chặt chẽ của cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo an toàn giao thông, trật tự vận tải và quyền lợi của khách hàng. Gia Minh có kinh nghiệm chuyên sâu trong việc tư vấn và thực hiện thủ tục liên quan đến giấy phép kinh doanh vận tải, giúp cá nhân, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nắm rõ các yêu cầu pháp lý về phương tiện, lái xe, người điều hành vận tải và thiết bị giám sát hành trình. Việc hiểu đúng quy định ngay từ đầu giúp đơn vị vận tải tránh bị xử phạt, đình chỉ hoạt động hoặc buộc ngừng khai thác phương tiện.

Dịch vụ trọn gói – tiết kiệm thời gian, chi phí cho đơn vị vận tải

Thực tế cho thấy, nhiều đơn vị vận tải gặp khó khăn khi tự thực hiện thủ tục xin giấy phép do hồ sơ phức tạp, phải làm việc với nhiều cơ quan khác nhau và thường xuyên bị yêu cầu bổ sung giấy tờ. Gia Minh cung cấp dịch vụ xin giấy phép vận tải trọn gói, hỗ trợ xuyên suốt từ khâu tư vấn điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, đại diện nộp và theo dõi kết quả cho đến khi bàn giao giấy phép hợp lệ. Quy trình làm việc rõ ràng, chuyên nghiệp giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí đi lại và nhanh chóng đưa xe tải vào khai thác kinh doanh.

Hỗ trợ chuyên sâu cho hộ kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe tải

Đối với hộ kinh doanh cá thể hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, việc xin giấy phép thường gặp nhiều vướng mắc do chưa nắm rõ quy định hoặc thiếu kinh nghiệm làm hồ sơ. Gia Minh đặc biệt chú trọng hỗ trợ thủ tục cấp giấy phép kinh doanh vận tải cho hộ kinh doanh, đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đúng biểu mẫu, thông tin chính xác và phù hợp với quy mô hoạt động thực tế. Điều này giúp hộ kinh doanh vận tải bằng xe tải hoạt động hợp pháp, yên tâm ký kết hợp đồng và mở rộng thị trường.

Hiểu rõ đặc thù vận tải hàng hóa tại các khu vực trọng điểm

Hoạt động vận tải hàng hóa bằng xe tải thường gắn liền với các khu công nghiệp, khu logistics, đầu mối giao thông và vùng sản xuất hàng hóa lớn. Gia Minh có kinh nghiệm tư vấn cho nhiều đơn vị vận tải hoạt động tại các địa bàn có mật độ lưu thông cao, yêu cầu quản lý vận tải chặt chẽ. Nhờ am hiểu đặc thù từng khu vực, Gia Minh giúp khách hàng lựa chọn phương án đăng ký kinh doanh, quy mô phương tiện và loại hình vận tải phù hợp, hạn chế rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

Cam kết đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp vận tải

Không chỉ dừng lại ở việc xin giấy phép ban đầu, Gia Minh còn đồng hành cùng đơn vị vận tải trong suốt quá trình hoạt động, tư vấn điều chỉnh thông tin giấy phép khi thay đổi phương tiện, mở rộng quy mô hoặc chuyển đổi mô hình kinh doanh. Với đội ngũ am hiểu pháp lý, chi phí hợp lý và cam kết xử lý hồ sơ đúng quy định, Gia Minh là đối tác tin cậy cho các cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp khi cần xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.

Những lỗi thường gặp khi xin giấy phép vận tải hàng hóa 

Khi xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải, nhiều doanh nghiệp thường gặp lỗi khiến hồ sơ bị trả về, kéo dài thời gian xử lý hoặc thậm chí bị từ chối cấp phép. Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu kinh nghiệm, không nắm rõ quy định pháp lý và không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Một số lỗi phổ biến liên quan đến mẫu biểu, quyền sở hữu xe, điều kiện kỹ thuật của phương tiện và thiết bị giám sát hành trình. Dưới đây là 3 lỗi thường gặp nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Hồ sơ thiếu – sai mẫu biểu 

Đây là lỗi phổ biến nhất khi xin phép vận tải hàng hóa. Nhiều doanh nghiệp nộp hồ sơ mà thiếu các tài liệu bắt buộc như phương án kinh doanh vận tải, danh sách xe kèm giấy tờ pháp lý, hợp đồng thuê bãi đỗ, giấy phép lái xe – hợp đồng lao động của tài xế hoặc chứng từ liên quan đến thiết bị giám sát hành trình. Ngoài ra, không ít trường hợp sử dụng sai mẫu biểu do mỗi địa phương quy định mẫu riêng, dẫn đến việc hồ sơ bị trả về nhiều lần. Việc không kiểm tra kỹ các thành phần hồ sơ khiến thời gian thẩm định kéo dài từ 7 ngày lên 20–30 ngày. Doanh nghiệp cần rà soát theo danh mục yêu cầu của Sở GTVT nơi nộp hồ sơ để tránh sai sót.

Không chứng minh được quyền sử dụng phương tiện 

Một lỗi nghiêm trọng khác là doanh nghiệp không chứng minh được quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với xe tải. Nếu xe thuộc sở hữu doanh nghiệp, cần nộp cà vẹt xe bản chính hoặc bản sao chứng thực đúng quy định. Nếu thuê xe, doanh nghiệp phải có hợp đồng thuê phương tiện kèm giấy tờ xe của chủ xe, đồng thời hợp đồng phải ghi rõ mục đích sử dụng cho hoạt động vận tải hàng hóa. Trường hợp xe mua trả góp, doanh nghiệp phải bổ sung hợp đồng tín dụng và giấy tờ thế chấp. Rất nhiều hồ sơ bị từ chối do hợp đồng thuê xe ghi không đúng nội dung hoặc giấy tờ không thống nhất về thông tin chủ xe. Đây là nguyên nhân khiến hồ sơ bị đình trệ và phải nộp lại từ đầu.

Thiếu điều kiện về thiết bị giám sát – an toàn kỹ thuật 

Theo quy định, xe tải kinh doanh vận tải hàng hóa bắt buộc phải lắp thiết bị giám sát hành trình (hộp đen) đạt chuẩn và truyền dữ liệu về Tổng cục Đường bộ Việt Nam. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ chứng từ chứng minh thiết bị đạt chuẩn hoặc thiết bị chưa được kích hoạt, dẫn đến hồ sơ bị từ chối. Ngoài ra, một số xe có đăng kiểm sắp hết hạn, lốp không đúng tải trọng, hệ thống phanh – đèn không đạt chuẩn khiến xe không đủ điều kiện kỹ thuật theo quy định. Để tránh lỗi này, doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ phương tiện trước khi nộp hồ sơ, đảm bảo hồ sơ kỹ thuật và thiết bị giám sát được chuẩn hóa đầy đủ.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải 

1. Xe tải kinh doanh vận tải hàng hóa có bắt buộc phải xin giấy phép không?

Có. Theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP, mọi phương tiện vận tải hàng hóa có thu tiền phải xin giấy phép kinh doanh vận tải trừ trường hợp vận tải nội bộ không thu phí.

2. Xe tải bao nhiêu tấn phải xin phù hiệu “XE TẢI”?

Tất cả xe tải tham gia kinh doanh vận tải, không phân biệt tải trọng lớn hay nhỏ, đều phải xin phù hiệu nếu hoạt động có thu tiền vận chuyển.

3. Xe tải chở hàng cho công ty mình có cần giấy phép vận tải không?

Nếu chỉ chở hàng nội bộ, không thu tiền, doanh nghiệp có thể đăng ký vận tải nội bộ và không cần giấy phép kinh doanh vận tải, nhưng vẫn phải gắn phù hiệu “XE NỘI BỘ”.

4. Hồ sơ xin giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải gồm những gì?

Hồ sơ gồm: đơn đề nghị cấp giấy phép; giấy đăng ký kinh doanh; danh sách xe; giấy đăng kiểm; hợp đồng thuê xe (nếu có); giấy tờ bãi đỗ; bằng chứng lắp đặt thiết bị giám sát hành trình và camera.

5. Xin giấy phép vận tải cho xe tải mất bao lâu?

Thời gian xử lý phổ biến là 3–5 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở Giao thông Vận tải.

6. Xe tải kinh doanh có cần lắp thiết bị giám sát hành trình không?

Có. Xe tải kinh doanh vận tải bắt buộc phải lắp thiết bị định vị và camera theo quy định, truyền dữ liệu đầy đủ về hệ thống của Tổng cục Đường bộ.

7. Không gắn phù hiệu “XE TẢI” có bị xử phạt không?

Có. Mức phạt từ 3–5 triệu đồng/xe, thậm chí có thể đình chỉ phương tiện nếu cố tình tái phạm hoặc hoạt động trái tuyến, trái quy định.

8. Xe tải thuê có thể dùng để xin giấy phép kinh doanh vận tải không?

Được, doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng thuê xe từ cá nhân hoặc tổ chức khác. Hợp đồng phải có công chứng hoặc chứng thực để chứng minh quyền sử dụng hợp pháp.

9. Cần bao nhiêu xe tải mới được xin giấy phép vận tải?

Chỉ cần 01 xe là có thể xin giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa, miễn đáp ứng điều kiện về định vị, bãi đỗ và nhân sự.

10. Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì về tài xế khi xin giấy phép vận tải hàng hóa?

Tài xế phải có bằng lái phù hợp với tải trọng xe, có hợp đồng lao động, khám sức khỏe định kỳ và được đào tạo nghiệp vụ vận tải. Đây là yêu cầu bắt buộc để Sở GTVT xét cấp giấy phép.

Quy trình cấp giấy phép vận tải hàng hóa bằng xe tải là bước quan trọng để doanh nghiệp được phép hoạt động hợp pháp và xây dựng nền tảng phát triển ổn định trong lĩnh vực vận tải. Khi hiểu rõ điều kiện, hồ sơ và các bước thực hiện, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xin phép, hạn chế rủi ro và đảm bảo xe được cấp phù hiệu đúng quy định. Trong bối cảnh ngành vận tải hàng hóa ngày càng cạnh tranh và yêu cầu tuân thủ pháp luật ngày càng nghiêm ngặt, việc chuẩn bị đầy đủ thủ tục pháp lý là yếu tố bắt buộc. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn hồ sơ, tư vấn hoặc thực hiện trọn gói thủ tục cấp giấy phép vận tải, đội ngũ Gia Minh luôn sẵn sàng đồng hành và cung cấp giải pháp nhanh – đúng – tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.