Kế toán hộ kinh doanh online: cần làm những gì? Hướng dẫn chi tiết cho người mới

Kế toán hộ kinh doanh online là nội dung được rất nhiều cá nhân kinh doanh trên Shopee, TikTok Shop, Facebook, Zalo và các sàn thương mại điện tử quan tâm. Dù kinh doanh online tưởng chừng đơn giản nhưng hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, lưu giữ sổ sách và đảm bảo minh bạch doanh thu theo quy định của pháp luật. Việc hiểu đúng cách tính thuế GTGT và TNCN theo phương pháp khoán, cách xác định doanh thu chịu thuế, cùng các quy định về hóa đơn – chứng từ sẽ giúp chủ hộ kinh doanh online tránh được rủi ro bị truy thu, xử phạt và tối ưu hóa chi phí. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu nhất giúp hộ kinh doanh online tuân thủ đúng pháp luật và vận hành hiệu quả hơn.

Tổng quan về Kế toán hộ kinh doanh online: cần làm những gì?

Hộ kinh doanh online tưởng là “bán cho vui”, nhưng nếu doanh thu tốt, bán đều mỗi ngày thì về bản chất vẫn là một hoạt động kinh doanh phải quản lý và phải nộp thuế. Điểm dễ gây chủ quan là mọi thứ diễn ra trên điện thoại: đơn hàng, chuyển khoản, ví điện tử, doanh thu từ sàn, từ Facebook, TikTok… Nếu không có cách ghi chép, sau một thời gian chính chủ cũng không biết thực sự mình bán được bao nhiêu, lãi bao nhiêu, và nếu cơ quan thuế hỏi thì không có số liệu để giải trình.

Kế toán cho hộ kinh doanh online không nhất thiết phải phức tạp như doanh nghiệp, nhưng cần tối thiểu 3 phần: (1) theo dõi doanh thu từng kênh (sàn TMĐT, mạng xã hội, website, đơn lẻ…); (2) theo dõi chi phí nhập hàng, đóng gói, vận chuyển, quảng cáo, chiết khấu cho sàn/đối tác; (3) quản lý tồn kho để tránh thất thoát, đọng vốn. Chỉ cần làm được những việc này bằng file Excel hoặc phần mềm đơn giản là đã có “xương sống” kế toán khá ổn.

Về thuế, hộ kinh doanh online cần hiểu mình đang bán với tư cách cá nhân “bán chơi”, hay đã tới mức phải đăng ký hộ kinh doanh/hộ kinh doanh cá thể. Từ thời điểm đăng ký, việc kê khai, nộp thuế môn bài, thuế khoán, thuế GTGT – TNCN theo doanh thu bắt đầu phát sinh. Nếu chuẩn bị sổ sách ngay từ đầu, khi doanh thu tăng mạnh, việc làm việc với cơ quan thuế sẽ nhẹ nhàng hơn, đồng thời cũng là tiền đề nếu sau này muốn nâng cấp lên doanh nghiệp.

Đặc thù hộ kinh doanh online so với hộ kinh doanh truyền thống

Hộ kinh doanh online khác với mô hình truyền thống ở chỗ doanh thu và dòng tiền chủ yếu đi qua ngân hàng, ví điện tử, COD qua đơn vị vận chuyển, tiền do sàn đối soát, chứ không phải 100% tiền mặt tại quầy. Điều này giúp việc kiểm soát dòng tiền “dễ” hơn nếu biết cách trích xuất và lưu trữ báo cáo, nhưng cũng làm nhiều người chủ quan, không tổng hợp lại dẫn tới rối số liệu.

Đơn hàng online thường đến từ nhiều kênh: Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, Zalo, website, inbox, comment, gọi điện trực tiếp… Nếu không có hệ thống thống kê chung, mỗi nơi một kiểu, rất khó biết tổng doanh thu thực tế. Bên cạnh đó, chi phí online cũng đa dạng: phí sàn, phí vận chuyển, phí hoàn đơn, phí quảng cáo Facebook/Google/TikTok, chiết khấu cho KOL/KOC…

Khác với hộ kinh doanh truyền thống chỉ có một địa điểm, hộ online có thể bán trên toàn quốc, thậm chí xuất hàng đi nước ngoài. Điều này khiến việc quản lý đơn hàng, doanh thu, chi phí vận chuyển và chiết khấu càng quan trọng, để vừa phục vụ quản lý nội bộ, vừa là căn cứ nếu cơ quan thuế yêu cầu chứng minh doanh thu.

Vì sao phải quan tâm đến kế toán và thuế ngay từ khi bắt đầu bán online?

Rất nhiều bạn bắt đầu bán online với suy nghĩ: “Bán thử xem sao, có gì tính sau.” Nhưng chỉ sau vài tháng, doanh thu có thể tăng nhanh, tiền về nhiều kênh, tự cộng lại không nổi. Đến lúc cơ quan thuế “gõ cửa” hoặc ngân hàng hỏi nguồn tiền thì mới cuống cuồng gom chứng từ, mà gom kiểu gì cũng thiếu.

Quan tâm tới kế toán và thuế ngay từ đầu giúp bạn nắm rõ bức tranh tài chính: doanh thu từng kênh, chi phí thực tế, mặt hàng nào lãi cao, kênh nào hiệu quả, kênh nào nên cắt giảm. Nhờ đó, bạn ra quyết định kinh doanh tốt hơn thay vì chỉ “bán theo cảm giác”.

Về thuế, nếu doanh thu vượt ngưỡng hoặc đã đăng ký hộ kinh doanh mà không kê khai, không nộp thuế, nguy cơ bị truy thu nhiều năm, phạt chậm nộp là khá lớn, nhất là khi mọi giao dịch của bạn đều thể hiện trong sao kê ngân hàng và hệ thống của sàn. Ngược lại, nếu hiểu luật và làm bài bản, bạn có thể chủ động tối ưu thuế trong phạm vi cho phép, tránh bị ấn định doanh thu cao hơn thực tế.

Các loại hình hộ kinh doanh online phổ biến hiện nay

Hộ kinh doanh online hiện nay rất đa dạng, nhưng có thể chia thành một số nhóm chính để dễ hình dung khi làm kế toán và thuế. Thứ nhất là nhóm bán hàng qua sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki…). Đặc trưng của nhóm này là doanh thu, phí sàn, phí vận chuyển, hoàn đơn đều có báo cáo chi tiết, có thể tải về. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng cho kế toán.

Thứ hai là nhóm bán qua mạng xã hội, website, livestream: Facebook Fanpage, Zalo OA, Instagram, TikTok, website tự xây… Đơn hàng có thể được quản lý bằng inbox, form đặt hàng, hoặc các công cụ quản lý đơn. Nhóm này phụ thuộc khá nhiều vào cách chủ shop tổ chức: nếu có phần mềm quản lý, dữ liệu khá rõ; nếu không, dễ sót đơn, nhầm doanh thu.

Thứ ba là nhóm bán đa kênh (omni-channel): vừa có cửa hàng offline, vừa bán trên sàn, vừa bán qua mạng xã hội, ship COD toàn quốc. Với nhóm này, yêu cầu kế toán – quản lý kho chặt chẽ hơn, vì hàng xuất từ cùng một kho nhưng đơn lại đến từ nhiều kênh, nếu không có quy trình, rất dễ mất kiểm soát tồn kho và doanh thu.

Mỗi loại hình có đặc thù riêng nhưng điểm chung là: mọi thứ đều để lại “dấu vết số” (sao kê ngân hàng, báo cáo sàn, lịch sử giao dịch ví điện tử). Nếu biết tận dụng các dữ liệu này, hộ kinh doanh online có thể xây dựng hệ thống kế toán khá chuẩn mà không cần quá nhiều thủ tục phức tạp.

Bán hàng trên sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop…)

Với mô hình bán hàng trên sàn, phần lớn dòng tiền đi qua tài khoản trung gian của sàn, sau đó sàn đối soát và chuyển về tài khoản ngân hàng của bạn. Mỗi kỳ đối soát, sàn đều có báo cáo chi tiết: doanh thu theo đơn, mã đơn, mã sản phẩm, phí sàn, mã khuyến mãi, phí vận chuyển, tiền hoàn đơn…

Từ góc độ kế toán, đây là “mỏ vàng dữ liệu”: chỉ cần tải báo cáo và lưu trữ theo tháng/quý, bạn đã có cơ sở khá đầy đủ để tổng hợp doanh thu, chi phí. Việc cần làm là chuẩn hóa cách lưu file, phân loại theo từng sàn và từng kỳ, để sau này dễ đối chiếu với sao kê ngân hàng và sổ sách kế toán.

Đồng thời, vì mọi giao dịch đều minh bạch trên hệ thống, nếu doanh thu đạt tới ngưỡng phải kê khai thuế, cơ quan thuế hoàn toàn có thể đối chiếu với dữ liệu từ sàn và ngân hàng. Do đó, bán trên sàn thì càng nên làm kế toán bài bản ngay từ đầu để tránh bị xem là “doanh thu cao nhưng không khai báo”.

Bán hàng qua mạng xã hội, website, livestream, đa kênh

Bán qua Facebook, Zalo, TikTok, Instagram, website, livestream… thường linh hoạt nhưng lại dễ “thất thoát số liệu” nếu không có công cụ quản lý đơn. Nhiều chủ shop chỉ nhìn tiền về trong tài khoản và ví điện tử mà không ghi nhận theo từng đơn, từng sản phẩm, dẫn đến khó kiểm soát lãi lỗ.

Với mô hình này, nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hoặc ít nhất là file Excel có các cột: ngày bán, kênh bán, mã đơn, sản phẩm, số lượng, giá bán, phí ship, phương thức thanh toán… Khi tổng hợp cuối ngày/tuần, bạn biết được kênh nào hiệu quả, sản phẩm nào bán chạy, đồng thời có cơ sở lập sổ sách nếu cơ quan thuế hỏi doanh thu.

Khi bán đa kênh (vừa sàn, vừa mạng xã hội, vừa cửa hàng), cần đặc biệt chú ý đến quản lý kho: mỗi lần xuất hàng cho đơn online cũng phải ghi nhận như xuất bán bình thường, tránh tình trạng hàng “đi” mà sổ không thể hiện, dẫn đến cuối kỳ kiểm kho thấy chênh lệch nhưng không biết do đâu.

Hộ kinh doanh online chịu những loại thuế nào?

Về nguyên tắc, hộ kinh doanh online vẫn là một hình thức hộ kinh doanh/hộ cá thể nếu bạn đăng ký kinh doanh và có mã số thuế. Vì vậy, các loại thuế phải nộp không khác nhiều so với hộ kinh doanh truyền thống, chủ yếu gồm: lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN theo phương pháp khoán hoặc kê khai tùy quy mô doanh thu và cách cơ quan thuế quản lý tại địa phương.

Đối với nhiều hộ nhỏ, cơ quan thuế thường áp dụng thuế khoán, nghĩa là ấn định doanh thu bình quân tháng/năm và tính thuế GTGT, TNCN trên doanh thu đó. Việc xác định doanh thu khoán có thể dựa vào thông tin bạn cung cấp, tình hình kinh doanh thực tế, dữ liệu từ ngân hàng/sàn, hoặc khảo sát của cơ quan thuế. Vì vậy, nếu bạn có sổ sách, báo cáo doanh thu – chi phí rõ ràng, khả năng thuyết phục cơ quan thuế chấp nhận mức doanh thu phù hợp sẽ cao hơn.

Khi doanh thu online tăng mạnh, vượt ngưỡng nhất định, hộ có thể bị chuyển sang diện kê khai thuế, nghĩa là phải nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN định kỳ gần giống doanh nghiệp. Lúc này, việc tổ chức kế toán – hóa đơn – chứng từ càng phải bài bản để tránh bị truy thu.

Ngoài ra, hộ kinh doanh online còn phải nộp lệ phí môn bài hằng năm căn cứ mức doanh thu/vốn đăng ký. Nếu không nộp đúng hạn, sẽ phát sinh tiền phạt và tiền chậm nộp. Đặc biệt, vì hoạt động online gắn với nhiều tài khoản ngân hàng, ví điện tử, hệ thống sàn, nên việc “làm đẹp” hồ sơ thuế bằng cách kê khai doanh thu quá thấp nhưng tiền vào tài khoản quá cao là rất rủi ro. Cách an toàn nhất vẫn là: theo dõi doanh thu – chi phí chuẩn, tư vấn kế toán – thuế từ sớm để tối ưu trong khuôn khổ pháp luật.

Thuế khoán đối với hộ kinh doanh online: cách cơ quan thuế xác định doanh thu

Với hộ kinh doanh online áp dụng thuế khoán, cơ quan thuế sẽ ấn định doanh thu bình quân dựa trên nhiều yếu tố: mặt hàng kinh doanh (giá trị cao hay thấp), quy mô kho hàng, số lượng đơn hàng ước tính mỗi ngày, dữ liệu từ sàn TMĐT (nếu có), lịch sử giao dịch trên tài khoản ngân hàng, ví điện tử…

Thông thường, cán bộ thuế có thể yêu cầu bạn cung cấp thông tin hoặc làm việc trực tiếp để khảo sát tình hình. Nếu bạn không có sổ sách, không có thống kê doanh thu rõ ràng, khả năng mức doanh thu khoán bị đặt “cao hơn cảm nhận” của bạn là khá lớn, vì họ buộc phải dựa vào quan sát bên ngoài hoặc dữ liệu họ thu thập được.

Ngược lại, nếu bạn có báo cáo doanh thu cụ thể theo tháng, theo kênh bán, có thể đối chiếu với sao kê ngân hàng, báo cáo từ sàn, bạn sẽ có cơ sở để đề nghị cơ quan thuế xem xét mức doanh thu khoán sát với thực tế hơn, qua đó giảm rủi ro phải nộp thuế “trên doanh thu ước đoán”.

Thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi doanh thu vượt ngưỡng

Khi doanh thu hộ kinh doanh online vượt một ngưỡng nhất định theo quy định pháp luật (tùy từng thời kỳ), bạn có thể không còn được áp dụng cơ chế thuế khoán đơn giản mà phải kê khai thuế GTGT và thuế TNCN như một tổ chức kinh doanh quy mô lớn.

Khi đó, bạn phải nộp tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN theo kỳ (tháng/quý), hạch toán đầy đủ đầu ra – đầu vào, hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua vào, chi phí hợp lệ… Việc này đòi hỏi hệ thống kế toán rõ ràng: từ cách ghi nhận doanh thu từng đơn hàng, quản lý chi phí quảng cáo, chiết khấu sàn, đến lưu trữ chứng từ điện tử.

Nếu trước đó bạn đã quen với việc “bán theo cảm tính”, không lưu dữ liệu, khi chuyển sang diện kê khai sẽ rất vất vả, và nguy cơ sai sót dẫn đến phạt, truy thu là không nhỏ. Do vậy, ngay cả khi doanh thu chưa cao, hộ kinh doanh online cũng nên tập thói quen làm sổ sách chuẩn, để nếu mai này vượt ngưỡng, việc chuyển sang cơ chế kê khai sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.

Lệ phí môn bài đối với hộ kinh doanh cá thể bán hàng online

Lệ phí môn bài là khoản thu cố định hằng năm đối với tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh. Hộ kinh doanh online sau khi đăng ký hộ kinh doanh/hộ cá thể và được cấp mã số thuế thì phải nộp lệ phí môn bài theo bậc doanh thu hoặc vốn, tùy quy định từng thời kỳ.

Khoản này thường không lớn so với tổng doanh thu, nhưng nếu quên nộp hoặc nộp trễ, bạn vẫn bị phạt chậm nộp và tính tiền chậm nộp. Vì vậy, ngay khi mới đăng ký kinh doanh, nên kiểm tra mức lệ phí môn bài mình thuộc bậc nào, lập lịch nhắc nhở nộp đúng hạn.

Việc nộp lệ phí môn bài đầy đủ cũng thể hiện bạn tuân thủ nghĩa vụ thuế, giúp tránh rắc rối khi cơ quan thuế rà soát, đồng thời là một bước quan trọng nếu sau này bạn muốn nâng cấp lên doanh nghiệp, mở rộng quy mô kinh doanh online.

Kế toán hộ kinh doanh online: cần làm những gì về mặt pháp lý ban đầu?

Khi bắt đầu kinh doanh online dưới hình thức hộ kinh doanh, rất nhiều chủ shop chỉ tập trung vào sản phẩm, marketing, chạy đơn mà quên mất phần “gốc rễ” là pháp lý và kế toán ban đầu. Thực tế, dù bán trên Facebook, Zalo, sàn thương mại điện tử hay website riêng thì nếu kinh doanh thường xuyên, có doanh thu ổn định, bạn vẫn được xem là hoạt động kinh doanh và cần đăng ký theo quy định. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp tránh rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc bị khóa kênh thanh toán khi cơ quan chức năng rà soát.

Về tổng quan, hộ kinh doanh online cần thực hiện 3 nhóm việc chính:

Đăng ký hộ kinh doanh, mã số thuế và tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh.

Đăng ký phương pháp nộp thuế, làm việc với cơ quan thuế địa phương, hiểu rõ mình phải nộp những sắc thuế nào theo doanh thu.

Chuẩn bị thông tin về mô hình kinh doanh online, kênh bán, doanh thu dự kiến để có kế hoạch sổ sách, kê khai phù hợp.

Nếu hoàn thành tốt bước pháp lý ban đầu, mọi phần việc kế toán sau này như ghi nhận doanh thu, chi phí, đối soát ví điện tử, nộp tờ khai sẽ nhẹ nhàng và rõ ràng hơn rất nhiều.

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể, mã số thuế và tài khoản ngân hàng

Bước đầu tiên, chủ shop cần đăng ký hộ kinh doanh cá thể tại UBND quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh hoặc nơi cư trú. Trong hồ sơ đăng ký, bạn cần chuẩn bị: CMND/CCCD, địa chỉ kinh doanh, ngành nghề kinh doanh (bán lẻ online, thương mại điện tử…), vốn đăng ký và số lao động dự kiến. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bạn sẽ có cơ sở pháp lý để làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác.

Tiếp theo, hộ kinh doanh sẽ được cấp mã số thuế để quản lý nghĩa vụ thuế. Khi đã có mã số thuế, nên mở tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh (khác với tài khoản sử dụng cá nhân). Việc tách bạch tài khoản giúp theo dõi dòng tiền, sao kê doanh thu – chi phí rõ ràng, là căn cứ quan trọng khi làm kế toán và đối soát với cơ quan thuế. Đồng thời, nhiều sàn thương mại điện tử, cổng thanh toán, ví điện tử cũng yêu cầu cung cấp thông tin tài khoản mang tên chủ hộ để chuyển tiền doanh thu.

Đăng ký phương pháp nộp thuế, kê khai với cơ quan thuế

Sau khi đăng ký hộ kinh doanh, bạn sẽ được cơ quan thuế quản lý trực tiếp hướng dẫn về nghĩa vụ thuế. Thông thường, hộ kinh doanh online nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh/doanh thu thực tế, tùy quy mô và đặc điểm hoạt động. Bạn cần nắm rõ mình phải nộp những loại thuế nào (thuế GTGT, thuế TNCN, lệ phí môn bài…), mức thuế suất áp dụng và kỳ kê khai (tháng/quý/năm).

Việc làm việc sớm với cơ quan thuế, kê khai đúng và đầy đủ giúp hạn chế tình trạng kinh doanh “mập mờ”, bị truy thu khi doanh thu trên sao kê ngân hàng, ví điện tử hoặc dữ liệu từ sàn TMĐT không khớp với khai báo. Đây cũng là cơ sở để bạn xây dựng hệ thống file kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý thuế.

Chuẩn bị thông tin cửa hàng online, kênh bán, doanh thu dự kiến

Trước khi bắt đầu chạy đơn rầm rộ, chủ hộ nên lập một bản mô tả ngắn về mô hình kinh doanh online: bạn bán mặt hàng gì, bán trên kênh nào (Facebook, Zalo, TikTok, Shopee, Lazada, website…), cách nhận tiền (COD, chuyển khoản, ví điện tử), doanh thu dự kiến theo tháng. Những thông tin này giúp bạn:

Ước lượng mức thuế phải nộp.

Lên kế hoạch file theo dõi doanh thu – chi phí cho từng kênh.

Dễ trao đổi với kế toán/đơn vị dịch vụ khi cần hỗ trợ.

Kế toán hộ kinh doanh online: cần làm những gì trong quản lý doanh thu – chi phí?

Sau khi hoàn tất phần pháp lý, bài toán lớn nhất với hộ kinh doanh online là quản lý doanh thu – chi phí sao cho vừa đơn giản, vừa đủ dữ liệu làm việc với cơ quan thuế. Khác với bán hàng truyền thống, kinh doanh online có nhiều kênh phát sinh doanh thu: sàn TMĐT, mạng xã hội, website, livestream, affiliate…, đồng thời dòng tiền đi qua nhiều trung gian: COD, ví điện tử, cổng thanh toán, chuyển khoản ngân hàng. Nếu không thiết lập ngay từ đầu một hệ thống theo dõi khoa học, chủ hộ rất dễ rơi vào tình trạng “bán nhiều nhưng không biết lãi bao nhiêu”, thậm chí không chứng minh được doanh thu thực tế khi bị kiểm tra.

Về nguyên tắc, kế toán cho hộ kinh doanh online nên xoay quanh 3 trụ cột:

Thiết lập file theo dõi doanh thu chi tiết theo từng kênh bán.

Ghi nhận đầy đủ các nhóm chi phí liên quan: nhập hàng, vận chuyển, quảng cáo, phí nền tảng…

Thường xuyên đối soát số liệu giữa sao kê ngân hàng, ví điện tử và báo cáo doanh thu của từng kênh.

Khi duy trì được 3 trụ cột này, bạn có thể nắm được bức tranh tài chính theo tháng, chủ động tính toán thuế phải nộp và tối ưu kênh bán hiệu quả nhất.

Thiết lập file theo dõi doanh thu từng kênh bán (sàn, Facebook, website…)

Bước đầu tiên là tạo một file Excel/Google Sheets hoặc sử dụng phần mềm để theo dõi doanh thu theo từng kênh bán. Trong file nên có các cột tối thiểu: ngày bán, kênh bán (Shopee, Lazada, Facebook, TikTok, website…), mã đơn hàng, giá trị đơn, phí vận chuyển khách trả, phí nền tảng/chiết khấu, số tiền thực nhận về tài khoản.

Nên tách mỗi kênh một sheet hoặc ít nhất có cột “Kênh” để dễ lọc và phân tích. Ví dụ:

Doanh thu từ sàn TMĐT sẽ nhận sau khi trừ phí sàn, phí dịch vụ.

Doanh thu từ Facebook/Zalo có thể do khách chuyển khoản hoặc COD.

Doanh thu từ website sẽ đi qua cổng thanh toán hoặc ví điện tử.

Việc theo dõi chi tiết doanh thu từng kênh giúp bạn biết kênh nào mang lại nhiều đơn, biên lợi nhuận tốt, kênh nào tốn quá nhiều phí nhưng doanh thu thấp, từ đó tối ưu chiến lược tập trung nguồn lực.

Ghi nhận chi phí nhập hàng, vận chuyển, quảng cáo, dịch vụ nền tảng

Song song với doanh thu, hộ kinh doanh online phải ghi nhận đầy đủ các nhóm chi phí chính:

Chi phí nhập hàng: giá vốn sản phẩm, bao bì, tem nhãn, vật tư đóng gói… Mỗi lần nhập hàng nên có hóa đơn/chứng từ và ghi lại ngày nhập, số lượng, giá trị.

Chi phí vận chuyển: phí ship cho đơn hàng do shop chịu, phí hoàn hàng, phí lưu kho (nếu ký gửi).

Chi phí quảng cáo: chạy ads Facebook, TikTok, Google, chi phí thuê KOL/KOC, chi phí sản xuất nội dung, chụp ảnh.

Chi phí dịch vụ nền tảng: phí sàn, phí thanh toán, phí sử dụng các ứng dụng quản lý đơn, chatbot, phần mềm kế toán/bán hàng.

Nên phân loại chi phí theo nhóm trong file riêng để cuối tháng có thể tổng hợp nhanh: tổng doanh thu – tổng chi phí = lợi nhuận trước thuế. Đây là dữ liệu quan trọng để tính toán mức thuế phù hợp và đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Tham khảo: Dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh

Đối soát số liệu giữa sao kê ngân hàng, ví điện tử và báo cáo doanh thu

Bước cuối cùng nhưng cực kỳ quan trọng là đối soát định kỳ, thường là theo tuần hoặc theo tháng. Chủ hộ cần:

Tải sao kê tài khoản ngân hàng, ví điện tử (Momo, ZaloPay…), báo cáo đối soát của sàn TMĐT.

So sánh với file doanh thu đã ghi: mỗi dòng tiền vào phải tương ứng với một hoặc nhiều đơn hàng, tránh trường hợp thiếu ghi nhận hoặc ghi trùng.

Kiểm tra các khoản phí bị trừ, tiền hoàn hàng, tiền trả lại khách… để cập nhật vào file chi phí.

Khi đối soát đều đặn, bạn sẽ nắm chắc dòng tiền, phát hiện kịp thời sai lệch và có bộ hồ sơ số liệu rõ ràng nếu cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc cần chứng minh doanh thu thực tế.

Ứng dụng phần mềm và công cụ hỗ trợ kế toán hộ kinh doanh online

Lợi ích khi dùng phần mềm kế toán hoặc app quản lý bán hàng online

Với hộ kinh doanh online, đơn hàng có thể đến từ nhiều kênh khác nhau: Facebook, Zalo, TikTok, website, sàn TMĐT… Nếu chỉ ghi chép thủ công, rất dễ sót đơn, trùng đơn, nhầm phí ship, khó tổng hợp doanh thu theo ngày/tháng. Việc sử dụng phần mềm kế toán hoặc app quản lý bán hàng giúp tập trung tất cả đơn hàng về một nơi, tự động ghi nhận doanh thu, công nợ, chi phí ship, chiết khấu khuyến mãi.

Nhiều ứng dụng còn cho phép quản lý tồn kho, cảnh báo khi sắp hết hàng, thống kê sản phẩm bán chạy, khách hàng thân thiết, giúp chủ hộ kinh doanh có dữ liệu rõ ràng để quyết định nhập hàng, chạy quảng cáo. Một số phần mềm kế toán tích hợp với ngân hàng, hóa đơn điện tử, giúp cuối tháng dễ dàng xuất báo cáo doanh thu, sổ quỹ, bảng kê bán hàng phục vụ cho việc kê khai thuế. Quan trọng hơn, khi có số liệu tập trung, hộ kinh doanh online sẽ hạn chế rủi ro “thất lạc doanh thu”, dễ giải trình với cơ quan thuế khi cần.

Tự tạo hệ thống file Excel/Google Sheet đơn giản cho hộ kinh doanh nhỏ

Nếu quy mô còn nhỏ, số lượng đơn chưa nhiều, hộ kinh doanh có thể tận dụng Excel hoặc Google Sheet để làm “mini phần mềm kế toán” của riêng mình. Chỉ cần xây dựng vài file cơ bản: bảng theo dõi đơn hàng (ngày bán, kênh bán, khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá bán, phí ship, phương thức thanh toán), bảng tồn kho (nhập – xuất – tồn từng mã hàng), bảng chi phí (quảng cáo, vận chuyển, đóng gói, lương cộng tác viên…).

Google Sheet có ưu điểm làm việc online, có thể chia sẻ cho nhiều người cùng nhập liệu, có thể lọc – tổng hợp nhanh bằng các hàm SUMIF, FILTER, PIVOT. Hộ kinh doanh nên cố định một mẫu biểu từ đầu, cập nhật đều đặn mỗi ngày, tránh nhập dồn cuối tháng dễ sai sót. Khi dữ liệu đã được chuẩn hóa trên Excel/Sheet, việc tổng hợp báo cáo thuế định kỳ sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Kết nối dữ liệu đơn hàng, doanh thu với báo cáo thuế định kỳ

Dù dùng phần mềm hay Excel/Sheet, mục tiêu cuối cùng vẫn là thu thập đầy đủ số liệu để phục vụ kê khai thuế. Hộ kinh doanh nên thiết kế sẵn cột “doanh thu tính thuế” trong bảng doanh thu, loại trừ các khoản thu hộ, hoàn tiền, đơn hủy. Cuối tháng/quý, chỉ cần lọc theo kỳ, tổng hợp số liệu này là có ngay doanh thu đưa vào tờ khai thuế. Nếu dùng phần mềm, có thể xuất file Excel hoặc báo cáo mặc định, in ra để lưu cùng hồ sơ thuế.

Quy trình lập báo cáo thuế cho hộ kinh doanh online

Thu thập số liệu doanh thu – chi phí theo tháng/quý

Bước đầu tiên để lập báo cáo thuế là thu thập đầy đủ số liệu doanh thu và chi phí theo kỳ kê khai (tháng hoặc quý, tùy trường hợp). Với hộ kinh doanh online, doanh thu thường nằm rải rác ở nhiều nơi: lịch sử đơn hàng trên sàn TMĐT, báo cáo của đơn vị vận chuyển, sao kê ngân hàng, ví điện tử, tiền mặt thu trực tiếp. Kế toán hoặc chủ hộ cần thiết lập quy trình cuối mỗi ngày/tuần sẽ cập nhật toàn bộ đơn phát sinh vào một bảng tổng hợp chung.

Đối với chi phí, cần lưu và phân loại hóa đơn, chứng từ liên quan: chi phí nhập hàng, phí ship, phí sàn, phí quảng cáo, lương – hoa hồng cộng tác viên, chi phí đóng gói, văn phòng phẩm… Tùy chế độ thuế áp dụng (khoán hay kê khai theo doanh thu thực tế), chi phí có thể chỉ dùng để quản trị nội bộ hoặc là căn cứ để làm việc với cơ quan thuế. Dù ở trường hợp nào, có số liệu chi phí rõ ràng cũng giúp hộ kinh doanh hiểu mình đang lãi hay lỗ, tránh tình trạng “bán rất nhiều nhưng không biết lời bao nhiêu”.

Cách xác định doanh thu tính thuế và tính số thuế phải nộp

Doanh thu tính thuế đối với hộ kinh doanh online là toàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ trong kỳ, bao gồm doanh thu đã thu và doanh thu chưa thu nhưng đã hoàn thành giao hàng/dịch vụ, không tính các khoản thu hộ, tiền hoàn lại, đơn hủy. Từ bảng tổng hợp doanh thu, hộ kinh doanh loại bỏ các đơn hoàn/huỷ, điều chỉnh các khoản giảm trừ (chiết khấu, khuyến mãi nếu cần), phần còn lại là doanh thu tính thuế.

Tùy loại hình và cách quản lý của cơ quan thuế, hộ kinh doanh có thể thuộc diện nộp thuế theo phương pháp khoán (thuế được ấn định dựa trên doanh thu ước tính) hoặc theo kê khai (tính thuế theo doanh thu thực tế). Trường hợp kê khai, số thuế phải nộp thường được xác định bằng doanh thu tính thuế nhân với tỷ lệ thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) theo ngành nghề kinh doanh. Ngoài ra, hộ kinh doanh còn phải lưu ý lệ phí môn bài nộp theo năm, căn cứ mức doanh thu năm trước hoặc theo mức cố định cơ quan thuế thông báo.

Hoàn thiện biểu mẫu, tờ khai và lưu trữ hồ sơ kế toán hộ kinh doanh online

Sau khi xác định được doanh thu và số thuế phải nộp, hộ kinh doanh tiến hành lập tờ khai thuế theo mẫu do cơ quan thuế quy định (tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNCN, hồ sơ tạm nộp theo quý… tùy trường hợp). Nếu sử dụng cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế, việc kê khai có thể thực hiện online, đính kèm các file báo cáo doanh thu, bảng kê bán hàng nếu cần giải trình.

Hồ sơ kế toán nên được lưu trữ tối thiểu theo thời hạn pháp luật quy định, bao gồm: bảng tổng hợp doanh thu, chi phí, sao kê ngân hàng, hóa đơn mua hàng, chứng từ nộp thuế, biên lai lệ phí môn bài, báo cáo của sàn TMĐT và đơn vị vận chuyển. Việc lưu trữ khoa học (theo tháng/quý, theo loại chứng từ) sẽ giúp hộ kinh doanh online dễ dàng đối chiếu khi quyết toán hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra.

Đăng ký tài khoản thuế điện tử, chữ ký số hoặc OTP theo hướng dẫn

Để nộp tờ khai và nộp thuế online, hộ kinh doanh online cần tài khoản thuế điện tử gắn với mã số thuế của mình. Thông thường, bạn sẽ đăng ký trên cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế theo mẫu, điền thông tin hộ kinh doanh, số CMND/CCCD, địa chỉ, email, số điện thoại, tài khoản ngân hàng… Sau khi gửi đăng ký, cơ quan thuế xác nhận, bạn sẽ được cấp quyền truy cập.

Về phương thức xác thực, hộ kinh doanh có thể:

Dùng chữ ký số (USB token) nếu có nhu cầu kê khai thường xuyên, nhiều loại tờ khai.

Hoặc dùng OTP qua SMS/ứng dụng (tùy từng hệ thống hỗ trợ), phù hợp hộ nhỏ, ít tờ khai.

Chủ hộ nên kiểm tra kỹ thông tin đăng ký, giữ cẩn thận tài khoản, mật khẩu, email nhận thông báo thuế, để tránh thất lạc hoặc bị người khác sử dụng trái phép.

Các bước nộp tờ khai thuế và tra cứu kết quả online

Sau khi đã có tài khoản thuế điện tử, quy trình nộp tờ khai thuế cơ bản gồm:

Đăng nhập vào cổng Thuế điện tử bằng mã số thuế và mật khẩu.

Chọn chức năng “Kê khai thuế” → chọn loại tờ khai (ví dụ: tờ khai thuế khoán, tờ khai môn bài, tờ khai theo từng lần phát sinh…).

Nhập số liệu theo hướng dẫn: doanh thu, số thuế phải nộp, kỳ tính thuế, thông tin hộ kinh doanh… rồi kiểm tra lại cẩn thận.

Ký điện tử tờ khai (bằng chữ ký số hoặc OTP) và gửi tờ khai lên hệ thống.

Hệ thống sẽ trả về Thông báo tiếp nhận và sau đó là Thông báo chấp nhận/hay yêu cầu điều chỉnh (nếu có sai sót).

Để tra cứu, bạn vào mục “Tra cứu hồ sơ” hoặc “Tra cứu tờ khai”, chọn kỳ tính thuế, hệ thống sẽ hiển thị tình trạng tờ khai: đã nộp, đang xử lý, bị từ chối… Bạn nên tải và lưu file tờ khai cùng thông báo của cơ quan thuế để làm hồ sơ lưu trữ.

Nộp tiền thuế qua ngân hàng số, Internet Banking, ví điện tử

Khi đã có thông báo số thuế phải nộp, hộ kinh doanh có thể nộp tiền theo nhiều cách:

Internet Banking/Mobile Banking: chọn “Nộp thuế nhà nước”, nhập mã số thuế, kỳ thuế, số tiền, xác nhận.

Thanh toán tích hợp trên cổng Thuế điện tử: chọn ngân hàng liên kết, ví điện tử phù hợp và thanh toán trực tiếp.

Ví điện tử/Ngân hàng số (nếu hỗ trợ): nhập thông tin theo hướng dẫn.

Sau khi nộp, nên lưu lại ủy nhiệm chi, biên lai điện tử và kiểm tra trên cổng thuế xem trạng thái “Đã nộp” để tránh thiếu sót.

Những lỗi thường gặp khi làm kế toán hộ kinh doanh online: cần tránh những gì?

Không tách bạch tài khoản cá nhân và tài khoản kinh doanh

Một trong những lỗi “kinh điển” của hộ kinh doanh online là dùng chung tài khoản ngân hàng cá nhân để thu – chi tiền bán hàng. Tất cả tiền lương, chi tiêu gia đình, tiền bán hàng, vốn nhập hàng… đều chung một chỗ, dẫn đến: khó kiểm soát dòng tiền, không biết rõ lãi – lỗ, và rất khó giải trình khi cơ quan thuế cần đối chiếu.

Giải pháp là nên mở tài khoản chuyên dùng cho kinh doanh, dù vẫn đứng tên cá nhân nhưng chỉ dùng để: nhận tiền từ sàn TMĐT, khách chuyển khoản, thanh toán chi phí nhập hàng, chi phí quảng cáo… Khi đó, bạn có thể xuất file sao kê, lập báo cáo dòng tiền, đối chiếu doanh thu – chi phí dễ dàng. Đồng thời, việc tách bạch này giúp giảm rủi ro thuế, vì bạn có căn cứ rõ ràng khi giải trình doanh thu kinh doanh với cơ quan thuế.

Không lưu chứng từ, không đối soát doanh thu với sàn, ví điện tử

Hộ kinh doanh online thường giao dịch qua sàn TMĐT, website, fanpage, ví điện tử, nhưng lại không lưu trữ chứng từ đầy đủ: không tải báo cáo doanh thu từ sàn, không lưu hóa đơn phí dịch vụ, phí ship, không giữ lại lịch sử chuyển khoản của khách… Dần dần, bạn mất đi dữ liệu gốc, khó kiểm tra sai sót hoặc thất thoát.

Ngoài ra, nhiều người chỉ nhìn số tiền thực nhận trong tài khoản mà quên đối soát với báo cáo sàn (đã trừ phí, hoàn tiền, khuyến mãi). Điều này khiến số liệu doanh thu ghi nhận sai, dẫn đến tính thuế không chính xác và khó điều chỉnh khi cần làm việc với cơ quan thuế.

Cách khắc phục: định kỳ (hàng tuần/tháng) tải báo cáo doanh thu từ sàn, ví điện tử, đối chiếu với sổ bán hàng; lưu trữ file PDF/Excel và hóa đơn điện tử các khoản chi phí liên quan vào từng thư mục theo tháng.

Chậm kê khai, chậm nộp thuế dẫn đến bị phạt và bị truy thu

Lỗi nữa rất hay gặp là quên hạn kê khai, quên nộp thuế, nhất là khi kinh doanh online bận rộn, chủ hộ vừa bán hàng vừa làm tất cả. Hậu quả là bị phạt chậm nộp hồ sơ, phạt chậm nộp tiền, tính tiền chậm nộp theo ngày, thậm chí bị truy thu cho nhiều kỳ trước.

Để tránh, nên:

Lập lịch nhắc nhở trên điện thoại cho các hạn kê khai, hạn nộp thuế.

Ghi rõ trong sổ công việc hàng tháng: “Tuần này phải nộp thuế gì?”.

Nếu khó tự theo dõi, nên thuê dịch vụ kế toán/thuế hỗ trợ, tránh rủi ro về sau.

Kế toán hộ kinh doanh online: cần làm những gì để tối ưu thuế nhưng vẫn đúng luật?

Tận dụng chi phí hợp lệ để giảm thu nhập tính thuế

Với hộ kinh doanh online, “tối ưu thuế” không phải là trốn thuế, mà là ghi nhận đầy đủ chi phí hợp lệ để phần thu nhập tính thuế sát với thực tế nhất. Dù bạn bán trên Facebook, Zalo, TikTok hay sàn TMĐT, hãy tập thói quen lưu lại toàn bộ chứng từ chi phí: phí ship, phí sàn, chạy quảng cáo, thuê KOL/KOC, thuê kho, tiền đóng gói, bao bì, tem nhãn, chi phí chụp hình, thiết kế… Nếu có thể, hãy yêu cầu hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp.

Bên cạnh chi phí trực tiếp, nhiều khoản khác cũng nên được ghi nhận như: tiền điện, internet dùng cho bán hàng, khấu hao máy tính, điện thoại, thiết bị livestream, chi phí thuê nhân viên chốt đơn, đóng hàng. Việc quản lý chi phí càng rõ ràng, sau này khi doanh thu tăng và bạn chuyển sang mô hình doanh nghiệp, hồ sơ chi phí – doanh thu đã có nền tảng tốt, thuận lợi cho kê khai và giải trình với cơ quan thuế mà vẫn hoàn toàn đúng luật.

Lựa chọn mô hình pháp lý phù hợp khi doanh thu tăng mạnh

Giai đoạn đầu, nhiều người chỉ bán online với tư cách cá nhân và chưa đăng ký. Tuy nhiên, khi doanh thu vượt mốc 100 triệu/năm, pháp luật yêu cầu phải đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp và nộp các loại thuế tương ứng. Lúc này, việc chọn mô hình pháp lý phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp và khả năng phát triển lâu dài.

Nếu quy mô vừa, ít nhân sự, ít đối tác yêu cầu hóa đơn, hộ kinh doanh là lựa chọn linh hoạt, thủ tục đơn giản, chi phí tuân thủ thấp. Nhưng khi doanh thu tăng mạnh, cần xuất hóa đơn thường xuyên, làm việc với doanh nghiệp lớn, ký hợp đồng dài hạn, bạn nên cân nhắc chuyển sang công ty TNHH. Mô hình doanh nghiệp cho phép hạch toán chi phí, khấu hao tài sản, phân tách tài chính cá nhân – kinh doanh, từ đó quản trị thuế chặt chẽ hơn, tối ưu mà vẫn chuẩn luật.

Có nên thuê dịch vụ kế toán hộ kinh doanh online không?

Trường hợp nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán online trọn gói

Bạn nên nghĩ tới dịch vụ kế toán online trọn gói khi bắt đầu “đuối” với sổ sách: đơn hàng tăng nhanh, doanh thu từ nhiều kênh (Facebook, sàn, website, offline), nhiều chi phí quảng cáo – ship – kho – nhân sự, và cơ quan thuế đã bắt đầu gửi thông báo, yêu cầu giải trình. Khi đó, tự làm vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót dẫn đến phạt chậm nộp, kê khai sai, truy thu thuế.

Dịch vụ kế toán phù hợp nếu bạn: không rành quy định thuế, không có phần mềm kế toán, không muốn tuyển kế toán full-time; hoặc đang ở tỉnh/thành khác nhưng vẫn cần người hỗ trợ kê khai thuế, làm việc với chi cục thuế từ xa. Thay vì tự mày mò từng mẫu biểu, từng lần quyết toán, bạn chuyển giao cho đơn vị chuyên nghiệp, còn mình tập trung vào sản phẩm, marketing và chăm sóc khách hàng.

Tiêu chí chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán hộ kinh doanh uy tín

Khi chọn đơn vị dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh online, đừng chỉ nhìn vào giá rẻ. Một số tiêu chí nên cân nhắc:

Am hiểu mô hình bán hàng online, sàn TMĐT, thanh toán điện tử, biết cách xử lý dữ liệu doanh thu từ nhiều kênh.

Có kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế, tư vấn được cách kê khai, giải trình khi có thông báo, đối chiếu dữ liệu.

Quy trình làm việc rõ ràng: hướng dẫn bạn cung cấp chứng từ, chốt số liệu hàng tháng, báo cáo minh bạch.

Hợp đồng dịch vụ cụ thể về phạm vi công việc, phí dịch vụ, trách nhiệm hỗ trợ khi bị thanh tra – kiểm tra.

Cam kết bảo mật dữ liệu doanh thu – chi phí – khách hàng.

Nếu được, hãy ưu tiên những đơn vị có đội ngũ tư vấn trực tiếp, phản hồi nhanh, và đã có case thực tế cho ngành hàng tương tự bạn.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về Kế toán hộ kinh doanh online: cần làm những gì?

Chỉ bán online nhỏ lẻ có cần đăng ký hộ kinh doanh và nộp thuế không?

Nếu bạn chỉ bán online thỉnh thoảng, mang tính thời vụ, doanh thu rất nhỏ, cơ quan thuế thường chưa chú ý nhiều. Nhưng về nguyên tắc, khi hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên và doanh thu cả năm trên 100 triệu đồng, bạn đã thuộc diện phải đăng ký và nộp thuế. Nhiều người nghĩ bán online “không ai biết”, nhưng thực tế doanh thu qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử, sàn TMĐT đều có dấu vết.

Vì vậy, nếu bạn xác định kinh doanh nghiêm túc, nên chủ động chọn hình thức phù hợp (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp), vừa hợp pháp hóa hoạt động, vừa thuận lợi khi mở rộng quy mô sau này.

Doanh thu từ sàn thương mại điện tử được cơ quan thuế kiểm tra như thế nào?

Hiện nay, sàn thương mại điện tử có nghĩa vụ báo cáo dữ liệu doanh thu của người bán cho cơ quan nhà nước theo quy định. Điều này giúp cơ quan thuế có cơ sở đối chiếu giữa doanh thu thực tế trên sàn và doanh thu bạn kê khai. Nếu chênh lệch quá lớn, họ có thể gửi thông báo, mời làm việc hoặc kiểm tra hồ sơ.

Ngoài ra, các dòng tiền qua ngân hàng, ví điện tử liên kết với sàn cũng là căn cứ quan trọng. Vì vậy, đừng nghĩ rằng doanh thu online “ẩn” được. Cách an toàn nhất là quản lý doanh thu minh bạch, lập sổ theo dõi, để khi cơ quan thuế hỏi, bạn có đầy đủ dữ liệu giải trình. Tối ưu thuế phải đi cùng tính minh bạch và tuân thủ.

Có thể làm toàn bộ kế toán và thuế cho hộ kinh doanh online từ xa không?

Hoàn toàn có thể. Đặc thù hộ kinh doanh online là mọi dữ liệu đều ở dạng điện tử: đơn hàng, sao kê ngân hàng, báo cáo doanh thu sàn, hóa đơn điện tử… Do đó, kế toán có thể làm 100% từ xa: bạn gửi chứng từ qua email, drive, Zalo; kế toán nhập liệu, lập sổ, kê khai thuế và gửi lại báo cáo để bạn kiểm tra – xác nhận.

Ngay cả khi cần làm việc với cơ quan thuế, nhiều thủ tục hiện nay cho phép nộp hồ sơ online, trao đổi qua cổng điện tử. Nếu bạn chọn dịch vụ kế toán uy tín, họ có thể đại diện hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tư vấn cách trả lời, giúp bạn yên tâm vận hành kinh doanh mà không nhất thiết phải có kế toán ngồi tại chỗ.

Kế toán hộ kinh doanh online đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh trên các nền tảng số diễn ra hợp pháp, minh bạch và hiệu quả. Khi nắm rõ các quy định về thuế, cách tính thuế khoán, mức doanh thu chịu thuế, cùng các loại sổ sách cần lưu giữ, chủ hộ kinh doanh online sẽ hạn chế rủi ro bị truy thu và quản lý tài chính dễ dàng hơn. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc kê khai thuế, lập hồ sơ hộ kinh doanh, hoặc muốn sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói để tiết kiệm thời gian, Gia Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và uy tín.