Xin giấy phép sản xuất tại TPHCM cho xưởng gia công OEM

Xin giấy phép sản xuất tại TPHCM cho xưởng gia công OEM là bước đầu tiên và quan trọng khi doanh nghiệp muốn triển khai hoạt động sản xuất theo hình thức OEM. Đây là thủ tục bắt buộc nhằm đảm bảo cơ sở đáp ứng đầy đủ yêu cầu về an toàn, chất lượng sản phẩm và tuân thủ pháp luật. Tại TPHCM, quy trình thẩm định và cấp phép được quản lý chặt chẽ, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu. Việc hiểu rõ các điều kiện, tiêu chuẩn và cơ quan thẩm quyền sẽ giúp quá trình xin phép diễn ra nhanh chóng. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết, cập nhật theo quy định mới nhất.

Tổng quan về xin giấy phép sản xuất tại TPHCM cho xưởng gia công OEM

Xin giấy phép sản xuất tại TPHCM cho xưởng gia công OEM là bước bắt buộc trước khi doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động, đặc biệt trong bối cảnh thành phố kiểm soát chặt chẽ các ngành liên quan đến thực phẩm, mỹ phẩm, đồ uống, hóa chất, thiết bị… Với mô hình OEM – nơi doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng của thương hiệu khác – việc đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý không chỉ đảm bảo hoạt động đúng luật mà còn nâng cao uy tín với đối tác. Tại TPHCM, quy định về điều kiện cơ sở vật chất, nhân sự, quy trình sản xuất, an toàn – vệ sinh – môi trường được áp dụng nghiêm ngặt, yêu cầu xưởng phải chuẩn bị kỹ từ thiết kế mặt bằng đến hồ sơ pháp lý. Ngoài ra, tùy lĩnh vực sản xuất (mỹ phẩm, thực phẩm, bao bì, thiết bị…), mỗi xưởng còn phải đáp ứng các bộ tiêu chuẩn riêng theo quy định Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ KH&CN hoặc Sở chuyên ngành của thành phố. Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép sản xuất OEM vì thế đòi hỏi doanh nghiệp cần nắm rõ quy định chuyên ngành, quy trình thẩm định và các lỗi thường gặp để tránh kéo dài thời gian xử lý. Khi hoàn tất giấy phép, xưởng OEM có thể ký hợp đồng gia công với đối tác, triển khai sản xuất, xuất hóa đơn và lưu hành sản phẩm theo đúng pháp luật TPHCM.

Xưởng gia công OEM là gì?

Xưởng gia công OEM (Original Equipment Manufacturer) là đơn vị chuyên sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của doanh nghiệp khác, dựa trên công thức, tiêu chuẩn chất lượng hoặc hồ sơ kỹ thuật mà bên đặt hàng cung cấp. Xưởng OEM không đứng tên thương hiệu sản phẩm mà tập trung vào hoạt động sản xuất, tối ưu quy trình, công nghệ và nhân sự để tạo ra hàng hóa đồng nhất, đúng chuẩn và đúng số lượng. Mô hình này đặc biệt phổ biến tại TPHCM trong các ngành như mỹ phẩm, thực phẩm, nước uống đóng chai, thực phẩm chức năng, may mặc, bao bì, thiết bị y tế… Nhờ lợi thế không phải đầu tư mạnh vào marketing hay xây dựng thương hiệu, xưởng OEM có thể chuyên môn hóa vào sản xuất, đồng thời đáp ứng nhiều đơn hàng với quy mô khác nhau.

Vì sao xưởng OEM phải xin giấy phép sản xuất?

Xưởng OEM phải xin giấy phép sản xuất vì đây là điều kiện pháp lý bắt buộc trước khi đưa dây chuyền vào hoạt động. Giấy phép giúp cơ quan quản lý xác nhận xưởng đáp ứng tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm, môi trường, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh thiết bị, quy trình sản xuất và năng lực nhân sự. Đặc biệt tại TPHCM, các ngành như thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, dược phẩm hoặc bao bì tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm tiêu dùng đều yêu cầu giấy phép trước khi sản xuất. Nếu không có giấy phép, xưởng dễ bị xử phạt, buộc ngừng hoạt động, không được ký hợp đồng OEM và không thể xuất hóa đơn hợp pháp. Đồng thời, giấy phép còn là yếu tố tăng niềm tin cho đối tác, bảo đảm rằng sản phẩm gia công được sản xuất trong môi trường đạt chuẩn và đúng quy định nhà nước.

Điều kiện xin giấy phép sản xuất cho xưởng gia công OEM tại TPHCM

Để được cấp giấy phép sản xuất tại TPHCM, xưởng gia công OEM phải đáp ứng đồng thời nhiều nhóm điều kiện theo quy định của Sở chuyên ngành (Sở Y tế, Sở Công Thương, Sở KH&CN…) và các tiêu chuẩn kỹ thuật về an toàn – môi trường – PCCC. TPHCM là địa phương kiểm soát chặt các ngành sản xuất có nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng, vì vậy yêu cầu đối với cơ sở OEM thường cao hơn mức cơ bản, đặc biệt trong các lĩnh vực thực phẩm, mỹ phẩm, đồ uống, dược phẩm, bao bì tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm… Các điều kiện được đánh giá dựa trên sự phù hợp của mặt bằng, thiết kế nhà xưởng, trang thiết bị, đường đi vật liệu, quy trình một chiều, hệ thống thông gió – chiếu sáng – xử lý chất thải, và năng lực chuyên môn của nhân sự quản lý. Việc chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thẩm định thực tế, hạn chế rủi ro bị yêu cầu bổ sung hoặc cải tạo lại nhà xưởng. Dưới đây là ba nhóm điều kiện quan trọng mà mọi xưởng OEM tại TPHCM cần tuân thủ trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép sản xuất.

Điều kiện về cơ sở vật chất – bố trí mặt bằng nhà xưởng

Cơ sở vật chất là tiêu chí quan trọng nhất khi cơ quan chức năng tiến hành thẩm định nhà xưởng OEM. Mặt bằng phải được thiết kế theo nguyên tắc “một chiều”, tức là nguyên liệu – sản xuất – đóng gói – thành phẩm phải có luồng di chuyển tách biệt, tránh giao nhau gây nhiễm chéo. Sàn, tường, trần cần làm bằng vật liệu dễ vệ sinh, chịu ẩm, không bụi và không thấm nước. Khu vực sản xuất và khu vực chứa hàng phải phân tách rõ ràng, có bảng chỉ dẫn đầy đủ. Hệ thống chiếu sáng, thông gió, hút mùi, áp suất phòng phải đảm bảo theo ngành nghề (đặc biệt với thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế). Nhà xưởng cũng cần bố trí phòng thay đồ, phòng rửa tay sát khuẩn, khu vực vệ sinh riêng cho công nhân. Ngoài ra, phải có đầy đủ hồ sơ PCCC: bình chữa cháy, lối thoát hiểm, đèn báo, sơ đồ PCCC, chứng nhận thẩm duyệt – nghiệm thu với ngành nghề bắt buộc. Nước sử dụng trong sản xuất phải đạt chuẩn, có bồn chứa – đường ống riêng biệt. TPHCM thường yêu cầu bản vẽ mặt bằng, sơ đồ công năng chi tiết để xem xét sự phù hợp trước khi thẩm định thực tế.

Điều kiện về trang thiết bị sản xuất theo ngành nghề

Tùy lĩnh vực sản xuất OEM, trang thiết bị phải đáp ứng quy chuẩn riêng. Với xưởng thực phẩm, nước uống, đồ uống đóng chai, phải có hệ thống xử lý nước, thiết bị chế biến bằng inox, máy đóng gói, tủ bảo quản nguyên liệu, thiết bị khử trùng… Trong khi đó, xưởng mỹ phẩm cần trang bị máy khuấy, máy chiết rót, tủ lưu mẫu, hệ thống lọc khí, thiết bị tiệt khuẩn và dụng cụ đo lường đạt chuẩn. Với ngành bao bì, máy in, máy cắt, máy ép nhiệt phải có hồ sơ kỹ thuật và an toàn kèm theo. Tất cả máy móc phải có nguồn gốc rõ ràng, hóa đơn, thông số kỹ thuật và được bố trí theo đúng dây chuyền, tránh gây ô nhiễm, rung lắc hoặc tiếng ồn vượt chuẩn. Cơ quan cấp phép tại TPHCM đặc biệt quan tâm việc thiết bị phải phù hợp với công suất mà doanh nghiệp đăng ký trong hồ sơ.

Điều kiện về nhân sự chuyên môn, quản lý chất lượng

Nhân sự chuyên môn là điều kiện bắt buộc để đảm bảo quy trình sản xuất OEM diễn ra đúng kỹ thuật và an toàn. Một số ngành yêu cầu phải có người phụ trách kỹ thuật đáp ứng trình độ tối thiểu như đại học hóa học, sinh học, dược, công nghệ thực phẩm hoặc tương đương (đối với mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế). Ngoài ra, xưởng phải có bộ phận QC/QA để kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm. Các vị trí như vận hành máy, kiểm nghiệm, đóng gói cần được đào tạo bài bản và ghi nhận hồ sơ đào tạo nội bộ. Hồ sơ nhân sự phải gồm hợp đồng lao động, bằng cấp, mô tả công việc, quyết định phân công nhiệm vụ. Tại TPHCM, khi thẩm định, đoàn kiểm tra sẽ phỏng vấn trực tiếp người phụ trách kỹ thuật để đánh giá năng lực thực tế và mức độ hiểu biết về quy trình sản xuất mà đơn vị đang xin phép.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin giấy phép sản xuất OEM

Khi xin giấy phép sản xuất OEM tại TPHCM, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ chi tiết và đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan chuyên ngành như Sở Y tế, Sở Công Thương, Sở KH&CN… tùy vào lĩnh vực gia công (thực phẩm, mỹ phẩm, nước uống, bao bì, thiết bị…). Hồ sơ xin giấy phép được đánh giá dựa trên ba yếu tố: pháp lý doanh nghiệp, năng lực cơ sở vật chất – trang thiết bị và hệ thống quản lý chất lượng. TPHCM đặc biệt chú trọng sự minh bạch và đồng bộ giữa hồ sơ và thực tế thẩm định tại nhà xưởng, vì vậy mọi tài liệu phải khớp với hiện trạng. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh việc bị yêu cầu bổ sung hoặc sửa chữa nhiều lần, đồng thời tạo uy tín với đoàn thẩm định. Dưới đây là ba nhóm hồ sơ cốt lõi mà mọi xưởng sản xuất OEM tại TPHCM phải có trước khi nộp đơn xin giấy phép.

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp/xưởng sản xuất

Đây là nhóm hồ sơ nền tảng dùng để chứng minh doanh nghiệp đủ tư cách pháp nhân để thực hiện hoạt động sản xuất OEM. Hồ sơ pháp lý bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; ngành nghề kinh doanh phù hợp với hoạt động sản xuất (như sản xuất mỹ phẩm, thực phẩm, nước uống, bao bì, thiết bị…); thông tin về địa điểm sản xuất; hợp đồng thuê nhà xưởng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; giấy phép con liên quan nếu ngành nghề có điều kiện. Với các trường hợp cải tạo hoặc xây dựng xưởng mới, cần bổ sung bản vẽ mặt bằng, sơ đồ công năng, giấy phép xây dựng và các giấy tờ liên quan. Nếu xưởng nằm trong khu công nghiệp, phải có văn bản chấp thuận của Ban Quản lý KCN. Ngoài ra, hồ sơ PCCC là yêu cầu gần như bắt buộc tại TPHCM, bao gồm: biên bản nghiệm thu PCCC, phiếu thẩm duyệt thiết kế PCCC (nếu thuộc diện), sơ đồ thoát hiểm và danh mục thiết bị PCCC. Tất cả giấy tờ này giúp cơ quan cấp phép xác nhận doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp và đủ điều kiện cơ bản để sản xuất.

Hồ sơ thiết bị, cơ sở hạ tầng, tiêu chuẩn kỹ thuật

Hồ sơ này nhằm chứng minh năng lực sản xuất thực tế của xưởng và mức độ đáp ứng tiêu chuẩn ngành. Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh mục toàn bộ trang thiết bị: máy móc chế biến, chiết rót, đóng gói, hệ thống xử lý nước, thiết bị tiệt trùng, hệ thống lọc khí, kho lưu mẫu… kèm theo thông số kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn sử dụng, hóa đơn hoặc hợp đồng mua bán. Ngoài ra, cần có bản mô tả chi tiết về cơ sở hạ tầng: vật liệu tường – trần – sàn, hệ thống chiếu sáng, thông gió, khu vực sản xuất, kho nguyên liệu, kho thành phẩm, luồng đi nguyên liệu theo nguyên tắc một chiều, khu vực vệ sinh và phòng thay đồ. Xưởng cũng phải nộp sơ đồ cấp điện, cấp nước, xử lý nước thải và hệ thống chống côn trùng. Tùy ngành nghề, cơ quan thẩm định tại TPHCM có thể yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật bổ sung như GMP (mỹ phẩm, dược phẩm), ISO 22000 hoặc HACCP (thực phẩm, đồ uống). Bộ hồ sơ này sẽ được so sánh trực tiếp với thực tế khi đoàn thẩm định xuống kiểm tra nhà xưởng.

Hồ sơ chứng minh quy trình kiểm soát chất lượng OEM

Quy trình kiểm soát chất lượng là yếu tố giúp đảm bảo sản phẩm gia công OEM đạt chuẩn đồng nhất và an toàn. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm: quy trình sản xuất (SOP) cho từng công đoạn; quy trình vận hành thiết bị; quy trình vệ sinh – khử trùng; quy trình kiểm nghiệm nguyên liệu đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm; kế hoạch kiểm soát mối nguy (nếu thuộc ngành thực phẩm hoặc nước uống). Xưởng cần nộp thêm hồ sơ về lưu mẫu, nhật ký sản xuất, biểu mẫu ghi chép chất lượng và quy trình xử lý sự cố khi phát hiện sản phẩm không đạt. Với lĩnh vực mỹ phẩm và thực phẩm, cơ quan chuyên ngành tại TPHCM có thể yêu cầu danh mục tiêu chuẩn thành phẩm, tiêu chuẩn nguyên liệu và quy định về truy xuất nguồn gốc. Nhóm hồ sơ này chứng minh rằng doanh nghiệp có hệ thống QA/QC bài bản, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và đúng yêu cầu của đối tác OEM.

Quy trình xin giấy phép sản xuất tại TPHCM cho xưởng gia công OEM

Quy trình xin giấy phép sản xuất cho xưởng gia công OEM tại TPHCM bao gồm 3 giai đoạn chính: chuẩn bị – nộp hồ sơ – thẩm định thực tế. Đây là thủ tục bắt buộc đối với các xưởng sản xuất thực phẩm, mỹ phẩm, đồ uống, nước uống đóng chai, bao bì tiếp xúc trực tiếp, thiết bị y tế… Việc xin giấy phép không chỉ giúp doanh nghiệp được hoạt động hợp pháp mà còn nâng cao uy tín, đảm bảo sản phẩm xuất xưởng phù hợp quy định của Bộ Y tế, Bộ Công Thương hoặc Sở chuyên ngành. TPHCM là địa phương có yêu cầu thẩm định rất kỹ, đặc biệt về mặt bằng, tiêu chuẩn thiết bị, vệ sinh, PCCC và quy trình một chiều. Do đó, doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ ngay từ bước đầu để tránh mất nhiều thời gian sửa chữa, bổ sung hoặc bị từ chối cấp phép. Dưới đây là quy trình chi tiết giúp xưởng OEM hiểu rõ từng bước và triển khai thuận lợi.

Bước 1: Kiểm tra điều kiện thực tế & hoàn thiện hồ sơ

Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp cần đối chiếu lại toàn bộ điều kiện của xưởng sản xuất theo quy định của ngành nghề: mặt bằng, vật liệu xây dựng, bố trí phân khu, luồng vận chuyển nguyên liệu – thành phẩm, trang thiết bị, hệ thống xử lý nước, thông gió, phòng thay đồ, vệ sinh, kho nguyên liệu và kho thành phẩm. Đây cũng là giai đoạn rà soát PCCC: lối thoát hiểm, bình chữa cháy, đèn exit, sơ đồ thoát nạn, biên bản nghiệm thu PCCC… Sau đó, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ gồm hồ sơ pháp lý (giấy phép kinh doanh, ngành nghề sản xuất phù hợp, hợp đồng thuê xưởng…), hồ sơ trang thiết bị (danh mục thiết bị, hóa đơn, thông số kỹ thuật), hồ sơ mặt bằng (bản vẽ, sơ đồ công năng), hồ sơ quy trình QA/QC và quy trình sản xuất OEM. Nếu hồ sơ hoặc hiện trạng chưa đạt chuẩn, doanh nghiệp cần điều chỉnh ngay vì TPHCM thường yêu cầu độ khớp tuyệt đối giữa hồ sơ và thực tế. Đây là bước quan trọng quyết định việc nộp hồ sơ có được tiếp nhận hay bị trả lại ngay từ đầu.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan chuyên ngành thẩm quyền

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền tùy theo ngành nghề sản xuất: Sở Y tế (mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, nước uống…), Sở Công Thương (thực phẩm thông thường, đồ uống không cồn…), Sở KH&CN (bao bì, thiết bị công nghệ…), hoặc Ban Quản lý Khu công nghiệp nếu xưởng đặt trong KCN. Khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chuyên ngành sẽ kiểm tra tính hợp lệ của tất cả giấy tờ: pháp lý doanh nghiệp, bản vẽ mặt bằng, danh mục thiết bị, quy trình sản xuất và tiêu chuẩn thành phẩm. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đúng mẫu, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung trong thời gian 7–10 ngày. Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ lên lịch thẩm định thực tế tại xưởng. Thời gian xét duyệt hồ sơ tại TPHCM thường kéo dài 10–15 ngày làm việc tùy vào ngành nghề và khối lượng hồ sơ.

Bước 3: Đoàn thẩm định xuống kiểm tra & cấp phép

Đây là bước quan trọng nhất vì quyết định xưởng OEM có được cấp giấy phép sản xuất hay không. Đoàn thẩm định của Sở sẽ đến trực tiếp kiểm tra toàn bộ nhà xưởng, thiết bị, quy trình vận hành, điều kiện vệ sinh, PCCC, hệ thống xử lý nước, kho lưu mẫu và năng lực của nhân sự phụ trách kỹ thuật. Họ sẽ đối chiếu hồ sơ với thực tế để đảm bảo nhà xưởng không có sự khác biệt so với tài liệu đã nộp. Nếu phát hiện sai lệch lớn như bố trí mặt bằng không theo nguyên tắc một chiều, trang thiết bị không đúng chủng loại, thiếu hồ sơ PCCC hoặc nhân sự không đạt trình độ, xưởng sẽ bị yêu cầu khắc phục và thẩm định lại. Nếu mọi chỉ tiêu đều đạt, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy phép sản xuất trong vòng 5–7 ngày làm việc. Khi nhận giấy phép, xưởng OEM chính thức được phép sản xuất, ký hợp đồng gia công, xuất hóa đơn và lưu hành sản phẩm hợp pháp tại TPHCM.

Chi phí xin giấy phép sản xuất OEM tại TPHCM

Chi phí xin giấy phép sản xuất OEM tại TPHCM phụ thuộc vào ngành nghề gia công (thực phẩm, mỹ phẩm, nước uống, thiết bị, bao bì…), quy mô nhà xưởng và mức độ yêu cầu thẩm định của cơ quan chức năng. TPHCM là khu vực có tiêu chuẩn kiểm tra nghiêm ngặt nên tổng chi phí thường cao hơn so với các tỉnh khác, đặc biệt ở phần thẩm định nhà xưởng, kiểm nghiệm mẫu và đánh giá hệ thống quản lý chất lượng. Bên cạnh chi phí nộp nhà nước bắt buộc, doanh nghiệp còn phải chi cho kiểm nghiệm nước – nguyên liệu – thành phẩm, kiểm định thiết bị, lập hồ sơ thiết kế mặt bằng và, nếu cần, chi phí thuê đơn vị tư vấn hỗ trợ trọn gói. Việc chuẩn bị hồ sơ và nhà xưởng đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu phát sinh, tránh bị thẩm định lại, vốn là nguyên nhân khiến chi phí đội lên cao khi xin phép tại TPHCM. Dưới đây là các khoản chi phí chính mà xưởng gia công OEM cần dự trù trước.

Chi phí thẩm định nhà nước theo quy định

Đây là khoản chi phí bắt buộc khi doanh nghiệp nộp hồ sơ xin giấy phép sản xuất. Mức phí do cơ quan chuyên ngành thu và phụ thuộc vào từng lĩnh vực: Sở Y tế thu phí thẩm định cơ sở sản xuất mỹ phẩm, thực phẩm, nước uống…; Sở Công Thương thu phí đối với các cơ sở sản xuất đồ uống không cồn, thực phẩm thông thường; Sở KH&CN thu phí cho các ngành công nghiệp – kỹ thuật. Mức phí trung bình dao động từ 3.000.000 – 7.000.000 đồng tùy ngành nghề và quy mô. Với một số ngành yêu cầu thẩm định nhiều hạng mục, phí có thể cao hơn. Phí được nộp trực tiếp vào Kho bạc và là điều kiện để cơ quan nhà nước lên lịch thẩm định tại xưởng.

Chi phí kiểm nghiệm, đánh giá chất lượng

Ngoài phí thẩm định, doanh nghiệp phải chi cho việc kiểm nghiệm nước dùng trong sản xuất, kiểm nghiệm mẫu sản phẩm thử (đối với thực phẩm, nước uống, mỹ phẩm), kiểm tra vi sinh không khí, ánh sáng, tiếng ồn hoặc các yếu tố kỹ thuật khác. Mỗi ngành nghề có bộ chỉ tiêu kiểm nghiệm riêng. Chi phí kiểm nghiệm nước thường từ 1.000.000 – 3.000.000 đồng/lần; kiểm nghiệm sản phẩm từ 2.000.000 – 6.000.000 đồng tùy số lượng chỉ tiêu. Với những ngành yêu cầu kiểm định thiết bị, chi phí có thể tăng thêm 1.000.000 – 2.000.000 đồng cho từng loại thiết bị. Đây là khoản chi phí quan trọng vì kết quả kiểm nghiệm sẽ được nộp kèm hồ sơ xin phép tại TPHCM.

Chi phí dịch vụ hỗ trợ

Nếu doanh nghiệp thuê đơn vị tư vấn hỗ trợ trọn gói, chi phí thường dao động từ 8.000.000 – 20.000.000 đồng tùy ngành nghề và mức độ hoàn thiện của nhà xưởng. Dịch vụ bao gồm khảo sát mặt bằng, tư vấn cải tạo, lập hồ sơ, nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan nhà nước và hỗ trợ thẩm định thực tế. Chi phí này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tăng khả năng được cấp phép ngay lần đầu.

Thời gian xử lý hồ sơ và lưu ý quan trọng

Thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép sản xuất OEM tại TPHCM phụ thuộc vào ngành nghề, mức độ hoàn thiện của nhà xưởng và độ chính xác của bộ hồ sơ. Trung bình, quá trình tiếp nhận – thẩm định – cấp phép kéo dài từ 20–35 ngày làm việc, chưa tính thời gian doanh nghiệp chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu. TPHCM là địa phương kiểm tra rất chặt chẽ về điều kiện cơ sở vật chất, thiết bị, tiêu chuẩn vệ sinh và an toàn sản xuất nên tiến độ xử lý thực tế có thể kéo dài hơn nếu xưởng mới xây dựng hoặc cải tạo chưa đúng chuẩn. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng mặt bằng, bản vẽ công năng, hồ sơ PCCC, quy trình QA/QC và danh mục thiết bị để đảm bảo không sai lệch khi thẩm định thực tế. Ngoài ra, nên lưu ý rằng mỗi ngành có quy định riêng về kiểm nghiệm mẫu và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, nên thời gian xử lý cũng sẽ chịu ảnh hưởng từ các thủ tục này. Bên cạnh đó, việc chủ động phối hợp với cơ quan chuyên ngành, đáp ứng kịp thời yêu cầu bổ sung và đảm bảo sự thống nhất giữa hồ sơ và hiện trạng nhà xưởng sẽ giúp quá trình cấp phép diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Thời gian thẩm định & cấp phép theo từng ngành

Mỗi lĩnh vực sản xuất OEM tại TPHCM có thời gian xử lý hồ sơ khác nhau. Với lĩnh vực thực phẩm, nước uống, nước tinh khiết, thời gian thẩm định thường từ 20–25 ngày làm việc do cần kiểm nghiệm mẫu và đánh giá vệ sinh nhà xưởng. Đối với ngành mỹ phẩm, thời gian xét duyệt kéo dài từ 25–30 ngày vì Sở Y tế yêu cầu kiểm tra kỹ điều kiện GMP cơ bản, thiết bị chiết rót, kho lưu mẫu và nhân sự phụ trách kỹ thuật. Lĩnh vực bao bì, thiết bị hoặc ngành sản xuất không tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm tiêu dùng có thời gian nhanh hơn, từ 15–20 ngày. Trong trường hợp nhà xưởng chưa đạt hoặc hồ sơ thiếu chi tiết, thời gian có thể kéo dài thêm 10–15 ngày cho mỗi lần bổ sung.

Các lỗi thường khiến hồ sơ bị trả lại

Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại tại TPHCM bao gồm: bản vẽ mặt bằng không đúng công năng; luồng sản xuất không theo nguyên tắc một chiều; danh mục thiết bị không phù hợp với ngành nghề; thiếu hồ sơ PCCC hoặc hồ sơ pháp lý không khớp địa chỉ sản xuất. Ngoài ra, thiếu bằng cấp của nhân sự phụ trách kỹ thuật, thiếu quy trình QA/QC hoặc kết quả kiểm nghiệm nước chưa đạt chuẩn cũng là nguyên nhân khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.

Kinh nghiệm giúp phê duyệt nhanh

Để hồ sơ được phê duyệt nhanh, doanh nghiệp nên chuẩn bị mặt bằng xưởng đúng chuẩn ngay từ đầu, có bản vẽ công năng rõ ràng, minh bạch. Đồng thời, cần xây dựng bộ hồ sơ QA/QC đầy đủ, kiểm nghiệm nước – không khí sớm, và đảm bảo thiết bị phù hợp với quy mô sản xuất đăng ký. Khi nộp hồ sơ, nên rà soát kỹ tính thống nhất giữa thực tế và tài liệu. Chủ động phối hợp, phản hồi nhanh khi cơ quan chuyên ngành yêu cầu bổ sung sẽ rút ngắn đáng kể thời gian cấp phép.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về giấy phép sản xuất OEM

Trong quá trình xin giấy phép sản xuất OEM tại TPHCM, nhiều doanh nghiệp — đặc biệt là các xưởng gia công mới thành lập — thường thắc mắc về điều kiện pháp lý, phạm vi hoạt động cũng như quyền lợi khi được cấp phép. Các câu hỏi xoay quanh việc xưởng không có thương hiệu riêng, thời hạn giấy phép, mức độ phù hợp của xưởng nhỏ và yêu cầu về nhân sự kỹ thuật. Những thắc mắc này rất phổ biến bởi mô hình OEM có đặc thù sản xuất theo đơn đặt hàng, không trực tiếp đứng tên thương hiệu sản phẩm nhưng vẫn cần đáp ứng toàn bộ tiêu chuẩn của nhà sản xuất chuyên nghiệp. Dưới đây là những câu hỏi – giải đáp ngắn gọn giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn trước khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép tại TPHCM.

Xưởng OEM không có thương hiệu riêng có được xin phép không?

Có. Xưởng gia công OEM hoàn toàn được xin giấy phép sản xuất dù không sở hữu thương hiệu riêng. Giấy phép sản xuất được cấp cho cơ sở sản xuất, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có thương hiệu hay không. Xưởng OEM chỉ cần đảm bảo điều kiện pháp lý doanh nghiệp, mặt bằng sản xuất, trang thiết bị, nhân sự và quy trình QA/QC theo ngành nghề. Khi được cấp phép, xưởng có thể gia công cho nhiều đối tác khác nhau, miễn là sản phẩm tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật và công bố của bên đặt hàng. Đây cũng là lý do nhiều xưởng chọn mô hình OEM: tập trung vào sản xuất, không cần xây dựng thương hiệu nhưng vẫn hoạt động hợp pháp và ký hợp đồng gia công.

Giấy phép OEM có thời hạn bao lâu?

Thời hạn của giấy phép sản xuất OEM phụ thuộc vào từng ngành nghề và quy định của cơ quan cấp phép. Đối với lĩnh vực mỹ phẩm, thực phẩm, nước uống và các ngành chịu sự quản lý của Sở Y tế, giấy phép thường có thời hạn từ 3–5 năm và phải xin cấp lại khi hết hạn. Một số ngành do Sở Công Thương hoặc Sở KH&CN quản lý có thể cấp phép không thời hạn nhưng yêu cầu duy trì điều kiện sản xuất và sẵn sàng cho các đợt kiểm tra định kỳ. Nếu cơ sở thay đổi địa điểm, mở rộng quy mô hoặc thay đổi công nghệ, doanh nghiệp phải thông báo và xin điều chỉnh giấy phép để tránh bị xử phạt.

Xưởng nhỏ có xin giấy phép độc lập được không?

Được. Xưởng quy mô nhỏ vẫn có thể xin giấy phép sản xuất OEM nếu đáp ứng đúng điều kiện pháp lý, cơ sở vật chất và nhân sự theo quy định. Quy mô không phải là yếu tố bắt buộc, quan trọng nhất là mặt bằng đạt yêu cầu một chiều, thiết bị phù hợp công suất đăng ký và có nhân sự kỹ thuật đúng chuyên môn. Tuy nhiên, xưởng nhỏ thường gặp khó khăn ở phần tiêu chuẩn vệ sinh – PCCC hoặc thiếu hồ sơ QA/QC, nên cần chuẩn bị kỹ hoặc thuê đơn vị tư vấn để tăng khả năng được cấp phép ngay lần đầu tại TPHCM.

Xin giấy phép sản xuất tại TPHCM cho xưởng gia công OEM là quy trình quan trọng và có tính kỹ thuật cao, đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ bước đầu tiên. Khi đáp ứng đúng các tiêu chuẩn về thiết bị, nhà xưởng, con người và hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng vượt qua vòng thẩm định. TPHCM áp dụng các quy định nghiêm ngặt nhằm đảm bảo sản phẩm gia công đáp ứng tiêu chuẩn thị trường trong nước và xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp cần rút ngắn thời gian hoặc không tự thực hiện được, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu. Hãy đảm bảo tuân thủ đầy đủ để xưởng OEM vận hành hiệu quả và bền vững.