6 điều cần lưu ý khi tạm ngừng kinh doanh năm 2025 – Tránh sai phạm và xử phạt không đáng có

6 điều cần lưu ý khi tạm ngừng kinh doanh năm 2025 là chủ đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong bối cảnh thị trường biến động, sức mua giảm sút, và áp lực chi phí tăng cao. Tạm ngừng hoạt động là một giải pháp hợp lý giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng về thuế, chi phí vận hành, mà vẫn giữ được tư cách pháp nhân để sẵn sàng hoạt động trở lại khi điều kiện cho phép.

Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ thủ tục, thời hạn thông báo, nghĩa vụ thuế còn lại, và đặc biệt là những lỗi vi phạm thường gặp khi tạm ngừng kinh doanh. Nếu không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, bị cưỡng chế thuế, hoặc ảnh hưởng đến uy tín trong tương lai.

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp 6 điều cần lưu ý khi tạm ngừng kinh doanh năm 2025, từ quy trình pháp lý, hồ sơ cần chuẩn bị đến các lưu ý quan trọng để doanh nghiệp tạm ngừng đúng luật, an toàn và tiết kiệm nhất.

1. Thời hạn thông báo tạm ngừng kinh doanh theo quy định

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng kinh doanh trước khi chính thức ngừng hoạt động. Thời điểm nộp hồ sơ tạm ngừng hợp lệ là khi doanh nghiệp đã quyết định ngừng kinh doanh và cần phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh về việc tạm ngừng hoạt động của mình.

Cụ thể, doanh nghiệp phải thông báo ít nhất 15 ngày trước khi ngừng kinh doanh. Nếu là hộ kinh doanh cá thể, thời gian thông báo là 15 ngày kể từ khi quyết định ngừng hoạt động có hiệu lực. Hồ sơ thông báo phải được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (hoặc cơ quan cấp huyện đối với hộ kinh doanh cá thể), hoặc thực hiện thông qua hệ thống trực tuyến nếu có.

Hồ sơ tạm ngừng cần đầy đủ các giấy tờ cần thiết, bao gồm quyết định tạm ngừng kinh doanh, các giấy tờ xác nhận việc hoàn tất nghĩa vụ thuế và các yêu cầu pháp lý khác. Điều này giúp đảm bảo doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy trình và tránh các rủi ro pháp lý trong thời gian ngừng hoạt động.

Thời điểm nộp hồ sơ tạm ngừng hợp lệ

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh ngay sau khi quyết định tạm ngừng hoạt động được thông qua. Theo quy định, doanh nghiệp cần phải thông báo ít nhất 15 ngày trước khi ngừng kinh doanh thực tế. Đối với hộ kinh doanh cá thể, thời gian này cũng là 15 ngày kể từ khi quyết định ngừng hoạt động có hiệu lực. Việc nộp hồ sơ đúng thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và tránh rủi ro bị xử phạt.

Trường hợp chậm thông báo có bị xử phạt?

Theo Điều 42 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, việc chậm thông báo tạm ngừng kinh doanh sẽ bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không thực hiện thủ tục thông báo đúng hạn sẽ bị phạt từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng đối với cá nhân, và từ 2 triệu đồng đến 6 triệu đồng đối với tổ chức.

Ngoài ra, nếu không thực hiện thông báo đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề pháp lý khác như bị coi là tiếp tục hoạt động mặc dù thực tế đã ngừng kinh doanh, dẫn đến việc phải chịu thuế và nghĩa vụ tài chính không hợp lý.

Vì vậy, để tránh các rủi ro pháp lý và tài chính, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần phải thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng kinh doanh đúng thời gian quy định.

2. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh doanh nghiệp cần chuẩn bị

Để thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý. Hồ sơ này phải được nộp đúng hạn và đúng quy định để tránh các vấn đề pháp lý.

Thành phần hồ sơ cho doanh nghiệp (TNHH, cổ phần)

Đối với doanh nghiệp TNHH (trách nhiệm hữu hạn) và doanh nghiệp cổ phần, hồ sơ tạm ngừng kinh doanh cần bao gồm các giấy tờ cơ bản sau:

Quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc Quyết định của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc tạm ngừng hoạt động.

Giấy đề nghị tạm ngừng kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của công ty ký.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao) để xác minh tình trạng pháp lý của công ty.

Tờ khai thuế cuối cùng và các giấy tờ xác nhận về nghĩa vụ thuế đã hoàn thành.

Báo cáo tài chính xác nhận tình hình tài chính của công ty, nếu có.

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ này tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động. Hồ sơ cũng có thể được nộp qua mạng nếu cơ quan chức năng có hệ thống tiếp nhận trực tuyến.

Hồ sơ tạm ngừng hộ kinh doanh cá thể

Đối với hộ kinh doanh cá thể, hồ sơ tạm ngừng kinh doanh sẽ đơn giản hơn, bao gồm:

Đơn xin tạm ngừng kinh doanh do chủ hộ kinh doanh ký.

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản sao).

Giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế hoặc báo cáo thuế cuối cùng với cơ quan thuế.

Quyết định của chủ hộ kinh doanh về việc ngừng hoạt động, có ký và xác nhận.

Hồ sơ này sẽ được nộp tại Phòng Kinh tế cấp huyện hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi hộ kinh doanh đăng ký hoạt động.

Nộp trực tiếp hay qua mạng?

Tùy vào quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh tại từng địa phương, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua mạng thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc nộp hồ sơ qua mạng giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và tránh mất thời gian chờ đợi tại cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn có thể phải nộp trực tiếp nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện hoặc chưa được hỗ trợ qua hệ thống trực tuyến.

Tóm lại, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và lựa chọn phương thức nộp hồ sơ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh một cách thuận lợi và đúng pháp luật.

3. Nghĩa vụ về thuế trong thời gian tạm ngừng kinh doanh

Dù doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh thì không đồng nghĩa với việc được miễn hoàn toàn nghĩa vụ thuế. Vẫn có những khoản thuế phải nộp và nghĩa vụ kê khai nhất định cần thực hiện để tránh bị xử phạt. Dưới đây là các vấn đề pháp lý về thuế mà doanh nghiệp cần lưu ý trong thời gian tạm ngừng hoạt động:

Có cần nộp thuế môn bài?

Căn cứ theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP), nếu doanh nghiệp thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh trước ngày 30/01 hàng năm thì được miễn nộp lệ phí môn bài cho năm đó.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp:

Nộp thông báo tạm ngừng sau ngày 30/01, hoặc

Chưa được Sở Kế hoạch và Đầu tư/Chi cục Thuế chấp thuận chính thức việc tạm ngừng, thì vẫn phải nộp thuế môn bài như doanh nghiệp đang hoạt động bình thường.

Do đó, để không bị phát sinh lệ phí không đáng có, doanh nghiệp cần chủ động gửi thông báo tạm ngừng đúng thời hạn và có văn bản xác nhận từ cơ quan chức năng.

Doanh nghiệp tạm ngừng có phải nộp báo cáo thuế?

Theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và hướng dẫn của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp đã được cơ quan thuế xác nhận tạm ngừng hoạt động thì không bắt buộc phải nộp các loại báo cáo thuế GTGT, TNCN, TNDN hoặc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong thời gian ngừng hoạt động.

Tuy nhiên, có hai lưu ý quan trọng:

Nếu chưa có thông báo chấp thuận tạm ngừng từ Chi cục Thuế, doanh nghiệp vẫn bị coi là đang hoạt động và buộc phải kê khai đúng hạn.

Trong năm tạm ngừng vẫn phải lập báo cáo tài chính cuối năm và nộp nếu có hoạt động trong một phần của năm tài chính đó.

Trường hợp doanh nghiệp ngừng toàn bộ năm tài chính, báo cáo tài chính không bắt buộc, nhưng vẫn nên nộp thông báo xác nhận không phát sinh nghĩa vụ thuế để tránh bị đưa vào danh sách “rủi ro”.

Trách nhiệm thanh toán nợ thuế trước khi ngừng

Một trong những điều kiện để được chấp thuận tạm ngừng kinh doanh là doanh nghiệp không có nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội hoặc các nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán.

Do đó, trước khi nộp hồ sơ tạm ngừng, doanh nghiệp cần:

Kiểm tra tình trạng nợ thuế trên hệ thống quản lý thuế điện tử (eTax).

Hoàn tất nghĩa vụ nộp thuế môn bài, thuế GTGT, TNDN… còn nợ.

Thanh toán đầy đủ BHXH, BHTN, BHYT nếu có lao động.

Đối với những doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu, cần kiểm tra tình trạng nợ tại Cục Hải quan (nếu có).

Sau khi thanh toán đầy đủ, doanh nghiệp nên xin xác nhận không nợ thuế từ cơ quan thuế để đảm bảo đủ điều kiện tạm ngừng và tránh bị từ chối hồ sơ.

4. Thủ tục gia hạn hoặc tiếp tục hoạt động sau khi tạm ngừng

Khi thời hạn tạm ngừng kinh doanh kết thúc, doanh nghiệp có hai lựa chọn: gia hạn tạm ngừng hoặc quay trở lại hoạt động bình thường. Mỗi lựa chọn yêu cầu hồ sơ, thời gian và quy trình riêng theo quy định của pháp luật.

Gia hạn tạm ngừng kinh doanh ra sao?

Theo Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, thời gian tạm ngừng hoạt động tối đa là 01 năm/lần. Nếu doanh nghiệp chưa thể tiếp tục hoạt động, có thể gia hạn bằng cách nộp hồ sơ mới trước khi thời hạn cũ kết thúc.

Hồ sơ gia hạn gồm:

Thông báo tiếp tục tạm ngừng kinh doanh (mẫu II-21 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

Biên bản họp và quyết định tiếp tục tạm ngừng (nếu là công ty cổ phần hoặc TNHH có nhiều thành viên).

Giấy ủy quyền (nếu không trực tiếp nộp).

Nơi nộp: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT TP.HCM hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Hồ sơ nên được nộp trước ít nhất 3–5 ngày làm việc để đảm bảo không bị trễ hạn.

Thủ tục hoạt động trở lại cần chuẩn bị gì?

Khi doanh nghiệp đã sẵn sàng hoạt động trở lại, cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan quản lý để khôi phục mã số thuế, hoạt động khai thuế và sử dụng hóa đơn. Các bước như sau:

Nộp Thông báo hoạt động trở lại theo mẫu II-22.

Khôi phục chữ ký số, phần mềm hóa đơn, kê khai thuế trở lại như cũ.

Đăng ký lại hóa đơn điện tử (nếu đã hủy) và thiết lập hệ thống kế toán.

Thực hiện kê khai thuế và báo cáo tài chính theo chu kỳ bắt đầu từ ngày hoạt động trở lại.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp sẽ trở lại trạng thái “đang hoạt động” và có đầy đủ quyền nghĩa vụ pháp lý như trước khi tạm ngừng.

5. Xử phạt thường gặp khi tạm ngừng sai quy định

Khi doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động nhưng không tuân thủ đúng quy định, có thể bị xử phạt theo các quy định của pháp luật. Dưới đây là một số sai sót thường gặp khi tạm ngừng kinh doanh sai quy định, dẫn đến các hình thức xử phạt.

Không thông báo tạm ngừng đúng hạn

Một trong những sai sót phổ biến khi tạm ngừng kinh doanh là không thông báo tạm ngừng đúng hạn với cơ quan có thẩm quyền. Theo quy định, doanh nghiệp phải thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh với Sở Kế hoạch và Đầu tư và cơ quan thuế trước ít nhất 15 ngày. Nếu không thực hiện thông báo đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt vì không tuân thủ thủ tục pháp lý. Mức phạt có thể dao động từ vài triệu đồng tùy theo tình hình cụ thể của doanh nghiệp và mức độ vi phạm.

Vẫn phát sinh hóa đơn khi đã tạm ngừng

Doanh nghiệp vẫn phát sinh hóa đơn khi đã tạm ngừng cũng là một sai sót nghiêm trọng. Sau khi thông báo tạm ngừng kinh doanh, nếu doanh nghiệp tiếp tục phát hành hóa đơn, sẽ bị coi là vi phạm quy định về quản lý thuế. Cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình và có thể xử phạt về hành vi phát hành hóa đơn trái phép. Mức phạt có thể từ 10 triệu đồng trở lên, tuỳ thuộc vào số lượng và giá trị hóa đơn phát hành trái phép.

Không cập nhật trạng thái trên Cổng thông tin quốc gia

Sau khi doanh nghiệp đã tạm ngừng kinh doanh, việc không cập nhật trạng thái trên Cổng thông tin quốc gia cũng có thể bị xử phạt. Cổng thông tin quốc gia là nơi các thông tin của doanh nghiệp được quản lý và công khai. Việc không cập nhật tình trạng tạm ngừng kinh doanh có thể khiến các cơ quan nhà nước không cập nhật chính xác thông tin về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, gây nhầm lẫn trong việc kiểm tra và quản lý. Nếu phát hiện sai sót này, cơ quan nhà nước có thể xử phạt hành vi không thực hiện nghĩa vụ thông tin công khai.

6. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh trọn gói

Sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh trọn gói mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được các rủi ro pháp lý.

Đảm bảo đúng quy định – không lo sai sót

Dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp lý khi tạm ngừng hoạt động. Các chuyên gia sẽ hỗ trợ thực hiện đúng các thủ tục thông báo, đóng thuế và cập nhật tình trạng doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót không đáng có và bảo vệ doanh nghiệp khỏi các hình thức xử phạt.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Thay vì phải tự mình thực hiện thủ tục phức tạp và tìm hiểu quy định, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin cần thiết và dịch vụ sẽ đảm nhận toàn bộ quy trình. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt gánh nặng về mặt chi phí và nhân lực.

Hỗ trợ tư vấn tiếp tục hay giải thể khi cần

Ngoài việc hỗ trợ tạm ngừng kinh doanh, dịch vụ này còn cung cấp tư vấn về việc tiếp tục hay giải thể công ty sau khi hết thời gian tạm ngừng. Nếu doanh nghiệp quyết định tiếp tục hoạt động, các chuyên gia sẽ hướng dẫn các thủ tục để khôi phục hoạt động kinh doanh. Nếu doanh nghiệp quyết định giải thể, dịch vụ sẽ hỗ trợ toàn bộ quá trình giải thể theo đúng quy định pháp luật.

Việc sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh trọn gói giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi, tránh sai sót và xử lý các vấn đề pháp lý một cách hiệu quả và hợp pháp.

6 điều cần lưu ý khi tạm ngừng kinh doanh năm 2025 là thông tin quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên nắm rõ trước khi đưa ra quyết định tạm dừng hoạt động. Từ thời hạn thông báo, hồ sơ pháp lý, nghĩa vụ thuế cho đến xử phạt tiềm ẩn, mỗi điểm đều ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và pháp lý của doanh nghiệp sau này. Việc không thực hiện đầy đủ các thủ tục này có thể dẫn đến nhiều hậu quả không mong muốn, ảnh hưởng đến khả năng hoạt động sau này hoặc thậm chí gây thiệt hại về tài chính.

Nếu bạn không có thời gian tìm hiểu sâu, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh trọn gói từ các đơn vị uy tín. Các chuyên gia sẽ giúp bạn tư vấn từ A-Z, đảm bảo thực hiện đúng luật, nhanh chóng và tiết kiệm. Hơn nữa, dịch vụ này giúp bạn hạn chế tối đa các rủi ro không đáng có, như việc quên nộp báo cáo thuế hoặc không hoàn tất nghĩa vụ tài chính, dẫn đến các xử phạt sau này. Đừng để những sai sót nhỏ gây hậu quả lớn chỉ vì thiếu hiểu biết pháp lý.