Xin giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc bảo vệ thực vật – Hướng dẫn chi tiết thủ tục và hồ sơ
Xin giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc bảo vệ thực vật là bước cuối cùng nhưng cực kỳ quan trọng trong chuỗi hoạt động sản xuất và kiểm soát chất lượng thuốc BVTV. Việc sở hữu giấy chứng nhận đúng chuẩn giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa quá trình đưa sản phẩm ra thị trường, tránh được các rủi ro kiểm tra, thu hồi hoặc xử phạt. Nếu bạn chưa từng thực hiện thủ tục này hoặc gặp vướng mắc, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ A–Z mọi bước thực hiện theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc BVTV là gì?
Giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc BVTV là văn bản quan trọng xác nhận sản phẩm đã đạt các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn, sẵn sàng đưa ra lưu hành trên thị trường. Đây là thủ tục cuối cùng trong quy trình sản xuất thuốc bảo vệ thực vật, giúp cơ quan quản lý Nhà nước kiểm soát chất lượng lô thuốc trước khi đến tay người nông dân.
Khái niệm và vai trò của giấy xuất xưởng
Giấy chứng nhận xuất xưởng được cấp bởi Cục Bảo vệ thực vật hoặc các đơn vị được ủy quyền sau khi kiểm tra toàn bộ lô hàng đã hoàn thành sản xuất. Vai trò chính của giấy này:
Xác nhận lô thuốc đã sản xuất đúng công thức đã đăng ký
Đảm bảo an toàn cho cây trồng, môi trường, con người
Là căn cứ pháp lý để lô hàng được lưu hành hợp pháp
Đây là điều kiện bắt buộc theo pháp luật hiện hành với mọi sản phẩm thuốc BVTV sản xuất trong nước.
Cơ sở pháp lý bắt buộc cấp giấy trước khi lưu hành
Theo Luật Bảo vệ và kiểm dịch thực vật, Thông tư 21/2015/TT-BNNPTNT và các văn bản liên quan, mọi lô thuốc sản xuất trong nước phải có giấy chứng nhận xuất xưởng trước khi đưa vào lưu thông. Nếu lưu hành khi chưa được cấp giấy, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính hoặc buộc thu hồi sản phẩm.
Lô hàng nào cần xin chứng nhận?
Tất cả các lô hàng thuốc BVTV sản xuất trong nước đều bắt buộc xin giấy chứng nhận xuất xưởng, trừ:
Sản phẩm nhập khẩu (áp dụng quy trình riêng)
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Lô hàng chưa đóng gói thành phẩm
Các loại thuốc BVTV như thuốc trừ sâu, thuốc trừ bệnh, thuốc kích thích sinh trưởng,… đều nằm trong diện phải thực hiện thủ tục này nếu sản xuất tại Việt Nam.
Điều kiện để được cấp giấy chứng nhận xuất xưởng
Để được cấp giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc bảo vệ thực vật, lô thuốc cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật và tiêu chuẩn nội bộ của nhà sản xuất. Quy trình kiểm tra được thực hiện nghiêm ngặt, bảo đảm an toàn tuyệt đối trước khi sản phẩm lưu hành.
Lô thuốc sản xuất đúng công thức đã đăng ký
Công thức sản xuất là yếu tố quan trọng hàng đầu trong thẩm định:
Tên hoạt chất, hàm lượng, phụ gia đúng theo giấy đăng ký lưu hành
Không được thay đổi nhà cung cấp nguyên liệu chính nếu chưa thông báo
Dây chuyền sản xuất và quy trình kỹ thuật phải tuân thủ hồ sơ đã đăng ký
Nếu phát hiện có sai lệch về thành phần hoặc quy trình, lô thuốc sẽ bị từ chối cấp giấy chứng nhận.
Có kết quả kiểm nghiệm đạt yêu cầu
Trước khi cấp giấy, cơ sở sản xuất phải gửi mẫu lô hàng đến phòng kiểm nghiệm để phân tích các chỉ tiêu:
Hàm lượng hoạt chất chính: đảm bảo trong giới hạn cho phép
Tạp chất độc hại: không vượt ngưỡng nguy hiểm cho môi trường, cây trồng, người sử dụng
Tính ổn định, độ tan, độ lắng tùy theo từng dạng thuốc (SC, EC, WG…)
Kết quả kiểm nghiệm đạt yêu cầu là điều kiện tiên quyết để Cục BVTV xét cấp giấy xuất xưởng.
Nhà máy đạt điều kiện sản xuất thuốc BVTV
Cuối cùng, cơ sở sản xuất phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất thuốc bảo vệ thực vật còn hiệu lực. Các điều kiện bắt buộc bao gồm:
Hệ thống kho chứa, dây chuyền đóng gói đảm bảo tiêu chuẩn an toàn
Nhân sự đủ chuyên môn, có người phụ trách kỹ thuật chuyên ngành
Hệ thống xử lý chất thải đạt quy chuẩn môi trường
Nếu nhà máy không còn đủ điều kiện sản xuất, mọi lô thuốc đều không đủ điều kiện cấp giấy xuất xưởng dù đã hoàn tất sản xuất và kiểm nghiệm.
Hồ sơ xin giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc bảo vệ thực vật
Để sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật (BVTV) được phép lưu thông trên thị trường, doanh nghiệp bắt buộc phải xin Giấy chứng nhận xuất xưởng. Đây là bước xác nhận cuối cùng cho lô hàng đã đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và an toàn trước khi đưa ra phân phối.
🟩 Đơn xin cấp chứng nhận theo mẫu mới nhất
Doanh nghiệp cần chuẩn bị Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận xuất xưởng, theo mẫu quy định tại Phụ lục của Thông tư 21/2015/TT-BNNPTNT (đã được sửa đổi, bổ sung). Nội dung đơn bao gồm:
Tên tổ chức sản xuất, mã số đăng ký kinh doanh
Tên sản phẩm, dạng bào chế, số lô – ngày sản xuất
Địa điểm nhà máy, kho lưu chứa
Cam kết chất lượng và tuân thủ quy định pháp luật
✅ Lưu ý: Đơn cần có ký tên, đóng dấu và gửi kèm theo các tài liệu kiểm chứng chất lượng.
🟩 Kết quả kiểm nghiệm do đơn vị đủ năng lực thực hiện
Mỗi lô sản phẩm bắt buộc phải có kết quả phân tích – kiểm nghiệm do phòng kiểm nghiệm được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn công nhận thực hiện. Tài liệu gồm:
Phiếu kết quả đo hoạt chất chính (%)
Kiểm tra độ ẩm, độ ổn định, độ pH (tùy loại thuốc)
Xác nhận về an toàn, tồn dư – nếu có yêu cầu đặc biệt
📌 Kết quả kiểm nghiệm phải thể hiện rõ: số lô, ngày sản xuất, quy chuẩn so sánh (FAO, TCVN, ISO…).
🟩 Biên bản xuất xưởng, tem – nhãn sản phẩm
Hồ sơ cần kèm theo:
Biên bản xuất xưởng: ghi nhận tình trạng sản phẩm, số lượng, kho lưu giữ, điều kiện bảo quản
Mẫu nhãn sản phẩm: dán đúng quy định về thông tin, mã dạng, tên hoạt chất, cảnh báo an toàn
Mẫu tem niêm phong – tem chống hàng giả (nếu sử dụng)
💡 Nhãn mác cần thống nhất với hồ sơ đăng ký lưu hành trước đó và không được thay đổi khi chưa được duyệt.
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký thuốc bảo vệ thực vật có hoạt chất mới
Quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xưởng
Việc xin cấp giấy chứng nhận xuất xưởng cần thực hiện đúng quy trình hành chính theo quy định của Bộ NN&PTNT nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong phân phối thuốc BVTV.
🟩 Nộp hồ sơ qua Sở NN&PTNT hoặc Cục BVTV
Tùy theo quy mô sản xuất, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tại:
Cục Bảo vệ thực vật (đối với doanh nghiệp sản xuất quy mô toàn quốc, xuất khẩu)
Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật tỉnh/thành (nếu sản xuất và phân phối trong phạm vi địa phương)
Hình thức nộp:
Trực tiếp tại bộ phận một cửa
Qua Cổng dịch vụ công Bộ NN&PTNT (https://dichvucong.mard.gov.vn)
📌 Hồ sơ nộp trước khi lô hàng được xuất ra khỏi kho chính thức.
🟩 Thẩm định hồ sơ và phản hồi bổ sung (nếu có)
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành:
Rà soát thành phần hồ sơ
Đối chiếu kết quả kiểm nghiệm với quy chuẩn kỹ thuật
Kiểm tra nhãn mác, thông tin sản phẩm có phù hợp với nội dung đã đăng ký
⏳ Nếu hồ sơ thiếu, sai mẫu hoặc không đồng nhất, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung trong vòng 5 ngày làm việc.
📎 Trường hợp cần, cơ quan có thể tiến hành kiểm tra kho, đối chiếu mẫu sản phẩm thực tế.
🟩 Nhận giấy chứng nhận và lưu trữ nội bộ
Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp:
Giấy chứng nhận xuất xưởng cho từng lô hàng
Tài liệu đi kèm xác nhận số lô, ngày sản xuất, thời hạn sử dụng
✅ Doanh nghiệp cần lưu giữ giấy chứng nhận xuất xưởng theo từng lô, phục vụ công tác thanh tra – kiểm tra sau này.
💡 Lưu ý: Giấy chứng nhận xuất xưởng không thay thế cho số đăng ký lưu hành, mà là bằng chứng chất lượng cho mỗi lô hàng cụ thể.
Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận
Giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc bảo vệ thực vật chỉ được cấp bởi các cơ quan có chức năng, thẩm quyền theo quy định của pháp luật hiện hành. Việc xác định đúng nơi nộp hồ sơ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý và tránh bị trả hồ sơ.
Cục Bảo vệ thực vật – Bộ NN&PTNT
Cục Bảo vệ thực vật là cơ quan trung ương trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, có thẩm quyền cao nhất trong việc:
Tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc BVTV
Tổ chức kiểm tra, xác minh các điều kiện cấp giấy
Ban hành văn bản chính thức về việc đồng ý hoặc từ chối cấp giấy
Các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, có sản phẩm lưu hành trên toàn quốc thường sẽ nộp hồ sơ trực tiếp tại Cục BVTV.
Chi cục Trồng trọt và BVTV các tỉnh
Với các nhà máy sản xuất đặt tại địa phương, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tại Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật cấp tỉnh. Chi cục có nhiệm vụ:
Kiểm tra thực tế lô hàng thuốc BVTV
Ký xác nhận điều kiện lô thuốc đạt chuẩn
Đề xuất cấp giấy hoặc phối hợp chuyển hồ sơ về Cục BVTV
Việc lựa chọn cấp tỉnh hay cấp trung ương phụ thuộc vào quy mô, phạm vi lưu hành và loại sản phẩm.
Thời gian xử lý và phí cấp giấy xuất xưởng
Việc nắm rõ thời gian xử lý hồ sơ và các khoản phí cấp giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc BVTV sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm ra thị trường.
Mốc thời gian theo quy định
Theo quy định hiện hành:
Thời gian xử lý cấp giấy thường kéo dài 05 – 07 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ
Trong trường hợp cần bổ sung hồ sơ, thời gian được tính lại từ ngày nộp bổ sung
Nếu cần kiểm tra lại lô hàng hoặc thử nghiệm lại mẫu, thời gian có thể kéo dài thêm tối đa 10 ngày
Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ sớm để không làm gián đoạn kế hoạch phân phối.
Các lệ phí, chi phí kiểm nghiệm cần biết
Một số khoản phí phổ biến cần chuẩn bị:
Phí kiểm nghiệm lô thuốc: Tùy theo số chỉ tiêu phân tích, trung bình 2 – 5 triệu đồng/lô
Phí hành chính cấp giấy: Theo Thông tư của Bộ Tài chính, từ 500.000 – 1.000.000 đồng/lần
Chi phí đi lại, kiểm tra thực tế: Nếu có yêu cầu kiểm tra tại chỗ từ cơ quan chức năng
Tổng chi phí có thể dao động từ 3 – 10 triệu đồng/lô thuốc, tùy theo quy mô.
Trường hợp cần rút ngắn thời gian
Trong một số trường hợp khẩn cấp (chuẩn bị xuất khẩu, giao hàng theo hợp đồng…), doanh nghiệp có thể:
Gửi văn bản đề nghị xử lý nhanh
Bổ sung đầy đủ tài liệu ngay từ đầu, tránh phát sinh bổ sung hồ sơ
Kết hợp với đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ không bị trả lại
Việc chủ động và chuẩn bị kỹ sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý còn 3 – 5 ngày làm việc.
Lưu ý khi xin giấy chứng nhận xuất xưởng
Giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc bảo vệ thực vật là cơ sở pháp lý quan trọng để đưa sản phẩm ra thị trường. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện thủ tục, doanh nghiệp thường gặp phải một số vướng mắc phổ biến cần lưu ý kỹ:
🟩 Lỗi thường gặp trong hồ sơ
Một số lỗi khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung:
Sai mẫu đơn hoặc không đúng phiên bản mới nhất
Thiếu phiếu kiểm nghiệm hoặc dùng kết quả quá thời hạn
Thông tin lô sản xuất, nhãn mác không khớp với hồ sơ lưu hành
Không có biên bản xuất xưởng hoặc mẫu tem – nhãn đính kèm
📌 Lưu ý: Hồ sơ phải thể hiện sự liên kết logic giữa hồ sơ kỹ thuật – nhãn mác – lô sản xuất để đảm bảo tính hợp lệ.
🟩 Kiểm nghiệm không đạt – xử lý ra sao?
Nếu lô hàng không đạt yêu cầu kiểm nghiệm (hàm lượng hoạt chất sai lệch, độ ổn định không đạt…):
Doanh nghiệp phải xử lý, tái sản xuất hoặc tiêu hủy theo quy định
Gửi lại mẫu sau khi khắc phục để kiểm nghiệm lần 2
Báo cáo với Cục BVTV hoặc Chi cục địa phương nếu có thay đổi lớn trong công thức/lô hàng
🧪 Kết quả kiểm nghiệm là điều kiện tiên quyết để cấp giấy, nên cần chọn đơn vị kiểm nghiệm đạt chuẩn, có đủ năng lực pháp lý.
🟩 Cập nhật biểu mẫu theo Thông tư mới
Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng mẫu đơn cũ theo Thông tư 21/2015/TT-BNNPTNT, dẫn đến bị trả hồ sơ. Hiện nay, biểu mẫu liên quan đến:
Đơn xin cấp giấy xuất xưởng
Biên bản xuất xưởng
Mẫu nhãn sản phẩm
…đều đã được cập nhật theo các Thông tư sửa đổi như 14/2021/TT-BNNPTNT. Doanh nghiệp cần tra cứu kỹ hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để tránh sai sót.
Dịch vụ xin giấy chứng nhận xuất xưởng tại Gia Minh
Với kinh nghiệm trên 10 năm tư vấn pháp lý trong lĩnh vực nông dược, Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói xin giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc bảo vệ thực vật, đảm bảo đúng quy định – tiết kiệm chi phí – không phát sinh rủi ro.
🟩 Hỗ trợ từ kiểm nghiệm đến xin cấp giấy
Chúng tôi đồng hành với doanh nghiệp ngay từ bước đầu:
Tư vấn lựa chọn phòng kiểm nghiệm đạt chuẩn ISO/IEC 17025
Hỗ trợ lấy mẫu, gửi mẫu và theo dõi kết quả
Soạn hồ sơ xin cấp giấy theo mẫu mới nhất, đúng quy định pháp luật
Liên hệ – đại diện doanh nghiệp làm việc với Chi cục hoặc Cục BVTV
📦 Dù là doanh nghiệp sản xuất quy mô nhỏ hay đơn vị nhập khẩu đóng gói – Gia Minh đều có giải pháp linh hoạt.
🟩 Đảm bảo hồ sơ hợp lệ – đúng thời gian
Chúng tôi cam kết:
Hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên
Tối ưu thời gian xử lý nhờ am hiểu quy trình nội bộ của cơ quan nhà nước
Cập nhật quy định mới nhất liên quan đến biểu mẫu, tiêu chuẩn kiểm nghiệm, điều kiện xuất xưởng
⏱ Thời gian thực hiện chỉ từ 3–7 ngày làm việc, tùy từng địa phương và kết quả kiểm nghiệm.
🟩 Cam kết đồng hành đến khi nhận giấy
Gia Minh xây dựng dịch vụ dựa trên nguyên tắc:
Không phát sinh chi phí ngoài báo giá
Chỉ thu phí sau khi hoàn tất hồ sơ hoặc nhận kết quả
Tư vấn miễn phí cho các đợt xin giấy chứng nhận kế tiếp
Bảo mật toàn bộ thông tin sản phẩm, công thức và nhãn hàng
🎯 Ngoài xin giấy chứng nhận xuất xưởng, Gia Minh còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ đăng ký lưu hành, khảo nghiệm, phân tích dư lượng, lập hồ sơ sản xuất cho ngành thuốc BVTV.
📞 Liên hệ Gia Minh ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết dịch vụ xin giấy chứng nhận xuất xưởng!
✅ Địa chỉ website: giayphepgiaminh.com
✅ Hotline hỗ trợ: 0936.207.619 – 0902.403.079
✅ Email: giayphepgiaminh@gmail.com
Xin giấy chứng nhận xuất xưởng thuốc bảo vệ thực vật là khâu không thể thiếu để sản phẩm được lưu hành hợp pháp. Đừng để sai sót nhỏ gây chậm tiến độ hoặc bị thu hồi hàng hóa. Với dịch vụ hỗ trợ của Gia Minh – bạn sẽ được tư vấn, kiểm nghiệm và hoàn thiện hồ sơ trọn gói, nhanh chóng và đúng quy định.
