Trích lục khai sinh tại Quảng Ninh: Thủ tục, hồ sơ, nơi nộp mới nhất

Trích lục khai sinh tại Quảng Ninh là nhu cầu phổ biến của người dân khi cần sử dụng bản sao khai sinh cho các mục đích pháp lý, hành chính hoặc cá nhân. Bạn đang sinh sống tại Quảng Ninh và muốn biết hồ sơ cần chuẩn bị, nơi nộp hồ sơ, lệ phí bao nhiêu, thời gian giải quyết ra sao? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu và cập nhật nhất năm 2025 để bạn có thể thực hiện thủ tục trích lục khai sinh một cách nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.

Trích lục khai sinh là gì?

Mục đích của việc trích lục khai sinh

Trích lục khai sinh là bản sao được cấp từ sổ hộ tịch hoặc dữ liệu điện tử hộ tịch, thể hiện đầy đủ hoặc một phần nội dung đã đăng ký khai sinh trước đó. Mục đích của việc xin trích lục là để bổ sung vào các hồ sơ hành chính, pháp lý như: đăng ký nhập học, làm giấy tờ tùy thân, kết hôn, định cư nước ngoài, xin cấp hộ chiếu hoặc làm thủ tục giám hộ, thừa kế… Đây là giấy tờ cần thiết thay thế khi bản chính giấy khai sinh bị mất hoặc cần nộp bản sao ở nhiều nơi khác nhau.

Giá trị pháp lý của bản trích lục

Bản trích lục khai sinh được cấp đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý tương đương với bản chính trong việc sử dụng làm căn cứ hộ tịch, hành chính và tư pháp. Nếu được trích lục từ sổ gốc (trích lục trực tiếp), giá trị pháp lý được công nhận toàn diện. Nếu là trích lục từ dữ liệu điện tử, thì giá trị phụ thuộc vào độ chính xác của hệ thống và xác nhận của cơ quan hộ tịch. Do đó, khi cần nộp bản sao khai sinh cho các thủ tục quan trọng, người dân hoàn toàn có thể xin bản trích lục thay vì dùng bản chính.

Ai có quyền xin trích lục khai sinh tại Quảng Ninh?

Cá nhân tự xin trích lục

Căn cứ theo Luật Hộ tịch, người có tên trong giấy khai sinh có quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi đã thực hiện việc khai sinh trước đây hoặc tại nơi cư trú hiện tại (nếu dữ liệu đã liên thông). Khi đến nộp hồ sơ tại UBND cấp xã/huyện ở Quảng Ninh, người xin trích lục cần mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ như CMND/CCCD và điền tờ khai theo mẫu. Việc tự xin giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hồ sơ.

Người đại diện hợp pháp, người ủy quyền

Ngoài cá nhân tự xin, người đại diện hợp pháp (cha mẹ đối với con chưa đủ tuổi, người giám hộ đối với người mất năng lực hành vi dân sự…) hoặc người được ủy quyền bằng văn bản có công chứng/chứng thực cũng được phép xin trích lục khai sinh thay. Trong trường hợp này, hồ sơ cần bổ sung thêm:

Văn bản ủy quyền hợp lệ

Giấy tờ chứng minh quan hệ đại diện (giấy khai sinh, quyết định giám hộ,…)

Cơ quan hộ tịch tại Quảng Ninh sẽ kiểm tra kỹ tính hợp pháp của giấy tờ trước khi cấp trích lục.

Hồ sơ xin trích lục khai sinh tại Quảng Ninh

Trường hợp xin cho chính mình

Nếu người yêu cầu trích lục khai sinh tại Quảng Ninh là chính người có tên trong giấy khai sinh, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

Tờ khai yêu cầu cấp trích lục theo mẫu quy định (có thể tải từ Cổng dịch vụ công hoặc nhận trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận);

Bản sao chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực;

Thông tin đăng ký khai sinh gốc (năm đăng ký, nơi đăng ký nếu còn nhớ).

Người làm thủ tục cần đảm bảo các giấy tờ có thông tin trùng khớp với dữ liệu hộ tịch lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện hoặc Sở Tư pháp. Nếu thông tin không rõ ràng, có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc xác minh thêm trước khi cấp bản trích lục.

Trường hợp xin cho người thân

Khi xin trích lục khai sinh cho người thân (cha mẹ, con, vợ/chồng…), hồ sơ sẽ cần thêm giấy tờ chứng minh mối quan hệ hợp pháp. Cụ thể gồm:

Tờ khai yêu cầu cấp trích lục;

CCCD/CMND của người làm đơn;

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy kết hôn,…);

Giấy ủy quyền có công chứng/chứng thực nếu không thuộc diện người thân trực hệ.

Cơ quan hộ tịch chỉ tiếp nhận hồ sơ nếu đầy đủ căn cứ pháp lý và không thuộc trường hợp bị hạn chế tiếp cận thông tin cá nhân theo quy định pháp luật.

Thủ tục và nơi nộp hồ sơ

Nộp tại UBND cấp xã hoặc cấp huyện

Công dân có thể nộp hồ sơ xin trích lục khai sinh tại các cấp sau tùy vào nơi lưu trữ sổ đăng ký khai sinh:

UBND cấp xã/phường/thị trấn: Là nơi thuận tiện nếu bạn còn nhớ rõ địa điểm đăng ký khai sinh trước đây;

UBND cấp huyện: Thường tiếp nhận nếu sổ hộ tịch gốc được chuyển lưu trữ tập trung hoặc khi bạn không chắc về địa điểm cụ thể đã đăng ký;

Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ninh: Tiếp nhận trường hợp đặc biệt, hoặc hồ sơ có yếu tố nước ngoài.

Địa chỉ cụ thể có thể tra cứu trên Cổng dịch vụ công tỉnh hoặc gọi trực tiếp đến bộ phận một cửa của địa phương.

Hình thức nộp hồ sơ trực tiếp và trực tuyến

Hiện tại, người dân Quảng Ninh có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến:

Trực tiếp: Đến nộp tại bộ phận một cửa của UBND xã/huyện. Nhận phiếu hẹn và đến đúng ngày để lấy kết quả.

Trực tuyến: Thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công tỉnh Quảng Ninh. Người dân cần có tài khoản định danh, khai đúng thông tin và đính kèm giấy tờ được chụp rõ nét.

Việc lựa chọn hình thức phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo quá trình cấp trích lục diễn ra nhanh chóng, đúng quy định.

Lệ phí, thời gian xử lý hồ sơ trích lục

Mức lệ phí theo quy định năm 2025

Theo quy định tại Thông tư 85/2019/TT-BTC, lệ phí xin trích lục khai sinh tại Quảng Ninh như sau:

Tại UBND xã/phường: khoảng 8.000 – 15.000 VNĐ/lần cấp

Tại UBND cấp huyện/thành phố: khoảng 20.000 – 25.000 VNĐ/lần cấp

Đăng ký online có nhận kết quả qua bưu điện: cộng thêm phí chuyển phát từ 20.000 – 30.000 VNĐ

Một số đối tượng như người có công với cách mạng, hộ nghèo, người khuyết tật được miễn phí theo quy định.

Thời gian nhận kết quả

Thời gian giải quyết hồ sơ trích lục khai sinh tại Quảng Ninh là 01 – 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Với hồ sơ phức tạp hoặc cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài đến 05 ngày làm việc.

Nếu đăng ký online và chọn nhận kết quả qua bưu điện, tổng thời gian có thể cộng thêm 1–2 ngày tùy khu vực.

Những lưu ý quan trọng khi trích lục khai sinh tại Quảng Ninh

Trường hợp mất giấy khai sinh gốc

Khi mất bản chính giấy khai sinh, người dân cần xin trích lục khai sinh bản sao để sử dụng thay thế trong các thủ tục hành chính. Để thực hiện, cần:

Cung cấp CMND/CCCD của người cần cấp

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ nếu người khác đi nộp thay

Khai rõ lý do mất giấy khai sinh

Nếu không nhớ nơi đăng ký khai sinh, có thể tra cứu tại Sở Tư pháp hoặc nhờ cơ quan hành chính hỗ trợ truy lục sổ hộ tịch gốc.

Thông tin trên khai sinh bị sai sót

Trong trường hợp thông tin trên giấy khai sinh bị sai (tên, ngày sinh, quê quán…), bạn không thể xin trích lục ngay mà phải làm thủ tục cải chính hộ tịch trước. Sau khi có quyết định cải chính, mới tiến hành xin bản trích lục đúng.

Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ thông tin cá nhân và đối chiếu với giấy tờ khác trước khi nộp hồ sơ để tránh mất thời gian.

Dịch vụ hỗ trợ trích lục khai sinh tại Quảng Ninh

Ưu điểm khi dùng dịch vụ uy tín

Việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ xin trích lục khai sinh tại Quảng Ninh mang lại nhiều lợi ích:

Không cần trực tiếp đến UBND nhiều lần

Hạn chế tối đa sai sót trong hồ sơ

Tiết kiệm thời gian cho người ở xa hoặc bận rộn

Được tư vấn chuyên sâu về trường hợp đặc biệt (mất giấy gốc, sai thông tin…)

Các đơn vị uy tín còn hỗ trợ tra cứu hộ tịch gốc nếu bạn không nhớ nơi khai sinh.

Quy trình dịch vụ hỗ trợ trọn gói

Thông thường, quy trình dịch vụ trọn gói gồm các bước:

Tư vấn và tiếp nhận thông tin, kiểm tra hồ sơ

Soạn hồ sơ đầy đủ đúng mẫu

Đại diện khách hàng nộp và theo dõi hồ sơ

Nhận kết quả và giao tận nơi (nếu yêu cầu)

Mọi giấy tờ được xử lý theo đúng pháp luật, tiết kiệm thời gian và công sức cho người dân.

Việc thực hiện trích lục khai sinh tại Quảng Ninh sẽ trở nên đơn giản nếu bạn nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và lựa chọn đúng hình thức nộp hồ sơ phù hợp. Đừng để những thiếu sót nhỏ khiến bạn mất thêm thời gian và công sức. Hãy chủ động tìm hiểu và thực hiện theo hướng dẫn trong bài viết để sớm nhận được kết quả cần thiết. Nếu bạn cần hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh, đúng và tiết kiệm, hãy liên hệ với đơn vị chuyên nghiệp để được tư vấn kỹ càng.