Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện Cần Thơ

Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện Cần Thơ là bước bắt buộc để các đơn vị, doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp cho chương trình của mình. Tại TP Cần Thơ, việc tổ chức sự kiện như hội chợ, khai trương, ca nhạc, hội nghị… cần xin phép đúng trình tự theo quy định pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các yêu cầu về hồ sơ, cơ quan cấp phép, thời gian xử lý cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục xin phép tổ chức sự kiện.

Khi nào cần xin giấy phép tổ chức sự kiện?

Không phải sự kiện nào cũng cần xin phép, tuy nhiên trong nhiều trường hợp, việc xin giấy phép là bắt buộc theo quy định pháp luật nhằm đảm bảo an toàn, an ninh trật tự và tuân thủ các quy định về văn hóa, môi trường. Việc xác định sự kiện cần xin giấy phép là bước đầu quan trọng trong quá trình tổ chức.

Các loại sự kiện bắt buộc xin phép

Các sự kiện mang tính chất công cộng, có nội dung ảnh hưởng đến văn hóa – xã hội hoặc quy mô lớn đều cần được cơ quan chức năng phê duyệt trước khi tổ chức. Bao gồm:

Biểu diễn ca nhạc, nghệ thuật chuyên nghiệp hoặc không chuyên.

Triển lãm, hội chợ thương mại, giới thiệu sản phẩm.

Sự kiện tôn giáo, chính trị, kỷ niệm, lễ hội có yếu tố cộng đồng.

Chương trình mang yếu tố nước ngoài (người nước ngoài biểu diễn hoặc tài trợ).

Sự kiện tổ chức ngoài trời, có đông người tham dự

Bất kỳ sự kiện nào diễn ra ở không gian công cộng ngoài trời, như công viên, quảng trường, sân vận động… với số lượng lớn người tham gia đều cần xin phép. Điều này nhằm bảo đảm an toàn, giao thông và tránh ùn tắc khu vực tổ chức.

Các hoạt động sử dụng loa đài, ánh sáng công suất lớn

Nếu sự kiện có sử dụng âm thanh lớn, ánh sáng mạnh, thiết bị chiếu sáng sân khấu, màn hình LED cỡ lớn… cần phải xin phép để tránh gây ảnh hưởng đến khu dân cư xung quanh và bảo đảm về điện – kỹ thuật.

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Cần Thơ

Để tổ chức sự kiện đúng luật, việc chuẩn bị hồ sơ tổ chức sự kiện là bước không thể bỏ qua. Các cá nhân, tổ chức cần đảm bảo đầy đủ giấy tờ xin phép tổ chức sự kiện theo yêu cầu của Sở Văn hóa và các cơ quan liên quan tại Cần Thơ.

🔸Các loại giấy tờ bắt buộc

Đơn xin phép tổ chức sự kiện (theo mẫu).

Kế hoạch tổ chức chi tiết: nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung chương trình.

Giấy phép kinh doanh (nếu đơn vị tổ chức là doanh nghiệp).

Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức (nếu không phải địa điểm thuộc sở hữu).

Hợp đồng với đơn vị biểu diễn/thiết bị âm thanh – ánh sáng (nếu có).

CMND/CCCD của người đại diện hoặc tổ chức chịu trách nhiệm.

🔸Mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện

Mẫu đơn cần được soạn theo quy định của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Cần Thơ, bao gồm các nội dung:

Thông tin đơn vị tổ chức

Mục đích và quy mô sự kiện

Thời gian, địa điểm cụ thể

Cam kết tuân thủ quy định pháp luật

Mẫu đơn có thể tải tại website chính thức của cơ quan chức năng hoặc liên hệ trực tiếp để được cung cấp mẫu chuẩn.

🔸Giấy cam kết an ninh trật tự, PCCC, môi trường

Tùy tính chất sự kiện, có thể cần nộp thêm các văn bản cam kết như:

Cam kết bảo đảm an ninh trật tự, có thể kèm theo xác nhận của công an địa phương.

Phương án PCCC: đặc biệt với các sự kiện ngoài trời hoặc có sử dụng thiết bị điện công suất lớn.

Giấy cam kết bảo vệ môi trường, không gây tiếng ồn quá mức hoặc xả rác bừa bãi.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp sự kiện được cấp phép nhanh chóng mà còn thể hiện trách nhiệm của đơn vị tổ chức với cộng đồng và pháp luật.

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Cần Thơ

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Trước khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào có quy mô tập trung đông người, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị bộ hồ sơ xin phép đầy đủ theo đúng quy định pháp luật. Hồ sơ bao gồm:

Đơn đề nghị cấp phép tổ chức sự kiện, ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức.

Kế hoạch tổ chức chi tiết: bao gồm chương trình sự kiện, lực lượng bảo vệ, biện pháp đảm bảo an ninh – trật tự – vệ sinh môi trường.

Giấy tờ pháp lý của tổ chức/cá nhân tổ chức sự kiện (Giấy đăng ký kinh doanh hoặc CMND/CCCD đối với cá nhân).

Hợp đồng thuê địa điểm, giấy chấp thuận của chủ địa điểm (nếu tổ chức ở nơi công cộng hoặc thuộc quản lý cơ quan khác).

Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thay mặt).

📌 Lưu ý: Một số sự kiện có yếu tố biểu diễn, mời nghệ sĩ nước ngoài, hoặc có quảng cáo thương mại sẽ cần bổ sung giấy phép con tương ứng (VD: cấp phép biểu diễn nghệ thuật, quảng cáo ngoài trời…).

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, đơn vị tổ chức tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền phù hợp theo quy mô và tính chất của sự kiện:

Sự kiện cấp thành phố, quy mô lớn, có yếu tố nghệ thuật/quốc tế: Nộp tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch TP. Cần Thơ.

Sự kiện nhỏ, tổ chức trong phạm vi quận/huyện: Nộp tại UBND quận/huyện nơi tổ chức.

📍 Hình thức nộp:

Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa.

Nộp qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 hoặc 4 (nếu được triển khai).

⏳ Thời gian xử lý: Trong vòng 7 – 10 ngày làm việc, tùy từng loại hình sự kiện.

Bước 3 – Nhận kết quả và triển khai tổ chức

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy phép tổ chức sự kiện theo thời gian cam kết. Khi nhận giấy phép, cần đối chiếu kỹ:

Thông tin sự kiện: Địa điểm, thời gian, nội dung được phê duyệt.

Yêu cầu đi kèm (nếu có): Bổ sung hồ sơ PCCC, lực lượng bảo vệ, y tế hoặc thông báo đến công an địa phương.

📌 Sau khi có giấy phép, đơn vị được phép triển khai tổ chức sự kiện đúng như nội dung đã đăng ký. Việc tổ chức sai khác so với hồ sơ có thể dẫn đến bị xử phạt hoặc thu hồi giấy phép.

Cơ quan có thẩm quyền cấp phép sự kiện tại Cần Thơ

Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch TP Cần Thơ

Đây là cơ quan chuyên trách xử lý các sự kiện mang yếu tố văn hóa, nghệ thuật, biểu diễn có quy mô lớn hoặc có yếu tố nước ngoài. Vai trò chính của Sở bao gồm:

Thẩm định kế hoạch tổ chức và nội dung chương trình.

Phối hợp với Công an, Sở Y tế, Sở Thông tin & Truyền thông khi có sự kiện phức tạp.

Cấp phép hoặc từ chối cấp phép theo quy định pháp luật.

📍 Địa chỉ liên hệ: 75 Lý Tự Trọng, P. An Phú, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ

☎ SĐT: 0292 3831 810 – Bộ phận Văn hóa cơ sở

UBND cấp quận/huyện tùy quy mô sự kiện

Đối với các sự kiện mang tính nội bộ, nhỏ lẻ, tổ chức tại địa phương như: khai trương, hội chợ mini, chương trình trường học, UBND cấp quận/huyện là đơn vị tiếp nhận và cấp phép:

Chỉ áp dụng đối với sự kiện không ảnh hưởng lớn đến an ninh trật tự.

UBND sẽ kiểm tra kế hoạch tổ chức, đảm bảo đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, trật tự đô thị.

📌 Mỗi quận/huyện có bộ phận văn hóa – thông tin trực thuộc, phụ trách thủ tục cấp phép tại địa phương.

⏳ Thời gian xử lý thường từ 3–5 ngày làm việc.

Thời gian xử lý và lệ phí cấp phép tổ chức sự kiện

Việc nắm rõ thời gian xử lý hồ sơ và lệ phí cấp phép giúp các đơn vị tổ chức sự kiện chủ động hơn trong kế hoạch triển khai. Dưới đây là thông tin cơ bản về thời gian và chi phí khi xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Cần Thơ.

Thời gian xử lý theo quy định

Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện là từ 03 – 05 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp có quy mô lớn hoặc sự kiện mang yếu tố nhạy cảm, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn để đảm bảo các yếu tố an ninh, trật tự.

Lưu ý:

Hồ sơ cần được nộp ít nhất 07 ngày trước ngày dự kiến tổ chức sự kiện.

Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ.

Mức lệ phí nhà nước hiện hành

Mức lệ phí cấp phép tổ chức sự kiện không cố định, tùy thuộc vào loại hình sự kiện, quy mô và đơn vị cấp phép (Sở Văn hóa – Thể thao, UBND quận/huyện…). Tuy nhiên, phổ biến dao động từ 300.000 – 1.000.000 đồng/hồ sơ.

Một số sự kiện phục vụ cộng đồng, không thu phí hoặc do tổ chức nhà nước tổ chức có thể được miễn lệ phí.

Một số lưu ý pháp lý khi tổ chức sự kiện tại Cần Thơ

Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc tuân thủ các quy định pháp luật là điều kiện tiên quyết nhằm tránh lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện và các vi phạm hành chính sự kiện có thể phát sinh.

Phải có phương án đảm bảo an ninh – trật tự

Ban tổ chức phải có kế hoạch chi tiết về việc:

Đảm bảo an ninh khu vực tổ chức (có lực lượng bảo vệ, phối hợp với công an địa phương).

Quản lý dòng người, phân luồng giao thông nếu sự kiện đông người.

Có phương án xử lý sự cố y tế, cháy nổ, mất trật tự…

Việc thiếu các phương án này có thể khiến hồ sơ xin phép bị từ chối hoặc sự kiện bị tạm hoãn.

Các chế tài nếu không xin phép đúng quy định

Nếu tổ chức sự kiện mà không xin phép, hoặc sai nội dung được cấp phép, tổ chức có thể bị:

Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 38/2021/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 40.000.000 đồng đối với tổ chức.

Buộc chấm dứt sự kiện ngay lập tức.

Trường hợp nghiêm trọng, có thể bị thu hồi giấy phép hoạt động lâu dài hoặc chịu trách nhiệm hình sự (nếu gây hậu quả nghiêm trọng).

Vì vậy, việc chủ động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đảm bảo tính pháp lý là điều bắt buộc khi tổ chức sự kiện tại Cần Thơ.

Dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Cần Thơ

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ

Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện thường đòi hỏi hiểu rõ thủ tục hành chính, hồ sơ pháp lý và quy định chuyên ngành tại từng địa phương. Sử dụng dịch vụ xin giấy phép sự kiện tại Cần Thơ mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Tiết kiệm thời gian: Đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt khách hàng chuẩn bị hồ sơ, nộp và theo dõi tiến trình xử lý, giúp rút ngắn thời gian cấp phép.

Hạn chế sai sót: Các công ty có kinh nghiệm sẽ rà soát kỹ hồ sơ, đảm bảo không bị trả lại vì thiếu giấy tờ hay điền sai thông tin.

Tư vấn đúng quy định: Được tư vấn cụ thể về quy mô sự kiện, cơ quan cấp phép tương ứng, và các yêu cầu bổ sung nếu sự kiện có yếu tố nghệ thuật, biểu diễn, quảng cáo.

Hỗ trợ trọn gói: Một số công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm cả xin giấy phép, lên kế hoạch tổ chức, truyền thông và hậu cần.

📌 Với các sự kiện lớn hoặc có yếu tố nước ngoài, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp sẽ đảm bảo tính pháp lý và giảm rủi ro bị xử phạt hành chính.

Cách lựa chọn đơn vị uy tín

Để đảm bảo hiệu quả và đúng quy định, tổ chức sự kiện nên chọn các đơn vị có uy tín và kinh nghiệm thực tế tại Cần Thơ. Dưới đây là một số tiêu chí cần lưu ý:

Có giấy phép kinh doanh hợp pháp trong lĩnh vực tư vấn hoặc tổ chức sự kiện.

Am hiểu quy trình xin giấy phép tại địa phương, đặc biệt là quy định của Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch và UBND các cấp.

Có đội ngũ chuyên viên pháp lý hoặc kinh nghiệm làm việc với cơ quan nhà nước.

Cam kết thời gian và chi phí rõ ràng, có hợp đồng dịch vụ minh bạch.

Có phản hồi tốt từ khách hàng cũ hoặc minh chứng từ các sự kiện đã tổ chức thành công.

📞 Nên ưu tiên các đơn vị có văn phòng thực tế tại Cần Thơ để thuận tiện trao đổi và xử lý hồ sơ nhanh chóng.

Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện Cần Thơ không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Để tránh sai sót, các đơn vị nên tham khảo kỹ hướng dẫn hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp. Đảm bảo sự kiện được tổ chức hợp pháp, thành công và không gặp rủi ro pháp lý là điều quan trọng với mọi tổ chức tại TP Cần Thơ.