Thủ tục xin cấp hộ chiếu mới: Hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất 2025
Thủ tục xin cấp hộ chiếu mới là một quy trình pháp lý quan trọng giúp công dân Việt Nam có thể xuất cảnh hợp pháp. Việc nắm rõ các bước chuẩn bị hồ sơ, quy trình xử lý, cũng như lưu ý khi đi làm hộ chiếu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh bị từ chối. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể xin cấp hộ chiếu mới nhanh chóng và đúng quy định pháp luật hiện hành.
Hồ sơ xin cấp hộ chiếu phổ thông mới
Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ khi xin hộ chiếu lần đầu là bước cực kỳ quan trọng để tránh bị trả lại hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý. Vậy xin cấp hộ chiếu phổ thông mới cần những giấy tờ gì?
Giấy tờ cần chuẩn bị khi xin hộ chiếu lần đầu
Khi xin cấp hộ chiếu lần đầu, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ bắt buộc sau:
Tờ khai mẫu X01: Có thể khai online trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc khai trực tiếp, in ra nộp tại cơ quan tiếp nhận.
Căn cước công dân gắn chip (CCCD) hoặc CMND còn thời hạn: Bản chính để đối chiếu và 01 bản sao không cần công chứng.
Ảnh chân dung 4×6 cm: Nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính, không đội mũ, không mặc đồng phục; ảnh không quá 6 tháng.
Sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú (nếu chưa có CCCD): Giúp xác minh nơi cư trú hợp pháp khi chưa đồng bộ dữ liệu căn cước.
Trong trường hợp đã có CCCD gắn chip và được cấp ở địa phương thường trú, bạn có thể không cần sổ hộ khẩu hay xác nhận của công an.
Các loại giấy tờ bổ sung trong một số trường hợp đặc biệt
Ngoài hồ sơ thông thường, nếu bạn thuộc các nhóm sau đây, cần chuẩn bị thêm các giấy tờ bổ sung:
Người bị mất hộ chiếu: Giấy trình báo mất hộ chiếu, biên bản xác nhận của cơ quan công an.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Người đề nghị cấp lại hộ chiếu do hết hạn, hư hỏng: Hộ chiếu cũ (nếu còn), kèm tờ khai cấp lại có lý do rõ ràng.
Người thuộc diện đặc biệt (tùy từng tỉnh): Có thể cần xác nhận lý lịch tư pháp hoặc giấy giới thiệu (ví dụ: công chức, sinh viên học ở nước ngoài).
Trẻ em dưới 14 tuổi: Bản sao giấy khai sinh, CCCD/CMND của cha/mẹ, tờ khai có xác nhận của công an cấp xã/phường nếu nộp offline.
Quy trình xin cấp hộ chiếu mới tại địa phương
Quy trình xin hộ chiếu phổ thông tại địa phương hiện nay khá thuận tiện, đặc biệt là khi người dân có thể lựa chọn làm trực tiếp hoặc đăng ký online. Dưới đây là hướng dẫn từng bước chi tiết:
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra thông tin
Trước tiên, bạn cần kiểm tra các giấy tờ cá nhân như CCCD, ảnh chân dung, và lựa chọn hình thức nộp hồ sơ (trực tiếp hay trực tuyến). Lưu ý:
Nếu làm online, cần scan hoặc chụp ảnh rõ ràng các giấy tờ gốc.
Nếu làm trực tiếp, hãy chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ kèm theo ảnh 4×6 và bản sao CCCD.
Tra cứu thông tin cá nhân trên Cổng dịch vụ công để đảm bảo dữ liệu đồng bộ, tránh sai sót.
Bước 2 – Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc online
Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau để nộp hồ sơ:
Nộp trực tiếp: Đến Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố hoặc bộ phận tiếp nhận hồ sơ cấp huyện nếu được phân cấp.
Nộp online: Truy cập https://dichvucong.gov.vn, đăng nhập, điền tờ khai, upload giấy tờ, xác thực OTP và thanh toán lệ phí online.
Sau khi nộp, bạn sẽ nhận được mã hồ sơ để tra cứu tiến độ xử lý.
Bước 3 – Nhận kết quả và hộ chiếu
Thời gian trả kết quả thường từ 5 – 8 ngày làm việc tùy theo địa phương. Có 2 cách nhận hộ chiếu:
Nhận trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ: Mang theo giấy hẹn hoặc mã hồ sơ + CCCD để nhận.
Nhận qua bưu điện (nếu đăng ký): Hộ chiếu sẽ được gửi đến địa chỉ đăng ký sau khi hoàn tất xử lý.
Một số lưu ý:
Kiểm tra kỹ thông tin trên hộ chiếu sau khi nhận.
Nếu có sai sót, cần báo ngay với cơ quan cấp hộ chiếu trong vòng 3 ngày làm việc.
Không nên lên lịch đi nước ngoài sát thời điểm làm hộ chiếu để phòng trường hợp phát sinh.
Thời gian và lệ phí làm hộ chiếu mới
Khi làm hộ chiếu phổ thông lần đầu, nhiều người thường băn khoăn về thời gian xử lý và mức lệ phí làm hộ chiếu hiện nay. Hiểu rõ hai yếu tố này sẽ giúp bạn chủ động trong việc lên kế hoạch di chuyển, đặc biệt là khi cần xuất cảnh trong thời gian ngắn.
Thời gian xử lý hộ chiếu phổ thông mới
Theo quy định mới nhất, thời gian cấp hộ chiếu mới được tính từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ:
5–8 ngày làm việc: nếu bạn nộp hồ sơ tại nơi thường trú.
8–10 ngày làm việc: nếu nộp tại nơi tạm trú hoặc không đúng nơi cư trú.
Làm hộ chiếu online: xử lý trong vòng 7–10 ngày làm việc, nhận kết quả qua bưu điện.
Lưu ý: Thời gian không tính thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ. Trong mùa cao điểm (trước Tết, kỳ nghỉ hè), hồ sơ có thể kéo dài thêm vài ngày.
Mức lệ phí làm hộ chiếu hiện nay
Theo Thông tư 25/2021/TT-BTC và cập nhật năm 2025, lệ phí hộ chiếu như sau:
Làm hộ chiếu mới: 200.000 VNĐ/lần cấp.
Cấp lại do mất hoặc hư hỏng: 400.000 VNĐ/lần.
Gửi hộ chiếu qua bưu điện (nếu có): 25.000 – 45.000 VNĐ/lần, tùy theo địa phương.
Thanh toán lệ phí có thể thực hiện bằng tiền mặt tại nơi nộp hồ sơ hoặc qua hình thức thanh toán điện tử nếu đăng ký online.
Những lưu ý khi xin cấp hộ chiếu lần đầu
Khi thực hiện thủ tục xin cấp hộ chiếu lần đầu, người dân cần đặc biệt chú ý đến các yêu cầu hồ sơ và thông tin kê khai. Việc nắm rõ những điểm cần lưu ý sẽ giúp tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
Tránh các lỗi thường gặp trong hồ sơ
Một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ làm hộ chiếu bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung gồm:
Sai thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, quê quán…).
Thiếu chữ ký xác nhận trong tờ khai.
Ảnh hộ chiếu không đúng tiêu chuẩn (không nền trắng, đeo kính, đội mũ…).
Sử dụng giấy tờ tùy thân đã hết hạn hoặc không trùng khớp thông tin.
Lưu ý: Nếu bạn chưa có CCCD gắn chip, cần xác nhận cư trú từ công an xã/phường nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
Các trường hợp cần xác minh thêm thông tin
Một số trường hợp sau có thể khiến cơ quan xuất nhập cảnh yêu cầu xác minh bổ sung:
Công dân thay đổi nơi cư trú nhưng chưa cập nhật giấy tờ.
Có dấu hiệu trùng lặp thông tin với người khác trong hệ thống.
Có lịch sử làm hộ chiếu bị mất hoặc sai phạm hành chính trước đó.
Công dân đang trong thời gian bị quản lý hành chính hoặc bị hạn chế xuất cảnh.
Đối với các trường hợp này, nên chủ động cung cấp giấy tờ bổ sung hoặc liên hệ trước với phòng quản lý xuất nhập cảnh để được hướng dẫn chi tiết.
Làm hộ chiếu mới online có được không?
Câu trả lời là CÓ, hiện nay công dân Việt Nam có thể làm hộ chiếu mới online thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG) hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Tuy nhiên, không phải địa phương nào cũng áp dụng và không phải ai cũng đủ điều kiện để thực hiện hoàn toàn online.
Việc làm hộ chiếu online giúp người dân:
Tiết kiệm thời gian khai hồ sơ
Hạn chế tình trạng chen chúc, chờ đợi
Chủ động lựa chọn thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả
Tuy vậy, người đăng ký online vẫn cần đến trực tiếp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh một lần duy nhất để chụp ảnh, lăn vân tay và ký tên, trừ trường hợp trẻ em dưới 14 tuổi.
Dưới đây là các bước cụ thể và điều kiện bạn cần đáp ứng để thực hiện đăng ký hộ chiếu online.
Cách đăng ký hộ chiếu mới qua Cổng DVCQG
Để làm hộ chiếu mới online, bạn thực hiện theo các bước sau:
Truy cập https://dichvucong.gov.vn hoặc https://dichvucong.bocongan.gov.vn
Đăng nhập tài khoản có xác thực định danh (mức độ 2 trở lên)
Chọn thủ tục “Cấp hộ chiếu phổ thông không gắn chip”
Điền đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai
Đặt lịch hẹn và lựa chọn hình thức nhận hộ chiếu (qua bưu điện hoặc nhận trực tiếp)
Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận đăng ký thành công. Bạn mang theo giấy hẹn, CMND/CCCD bản gốc đến cơ quan xuất nhập cảnh để hoàn thiện bước cuối cùng.
Điều kiện để làm hộ chiếu online
Để có thể làm hộ chiếu online, bạn cần đáp ứng một số điều kiện sau:
Có CMND/CCCD gắn chip hoặc CCCD thường còn hiệu lực
Đã đăng ký tài khoản định danh điện tử mức độ 2
Có thiết bị điện thoại hoặc máy tính kết nối internet ổn định
Khu vực nơi bạn cư trú có triển khai dịch vụ công trực tuyến cấp hộ chiếu
Ngoài ra, trường hợp bạn là người làm hộ chiếu lần đầu, đã mất hộ chiếu cũ, hoặc thay đổi thông tin cá nhân lớn (ví dụ: thay tên, ngày sinh…), nên đến trực tiếp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để được hướng dẫn cụ thể, tránh bị từ chối hồ sơ online.
Câu hỏi thường gặp khi xin cấp hộ chiếu mới
Khi làm hộ chiếu mới, rất nhiều người băn khoăn về các quy định liên quan đến thời hạn, giấy tờ cần thiết hay vai trò của công an địa phương trong quá trình xét duyệt. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp:
Hộ chiếu mới có thời hạn bao lâu?
Tính từ năm 2022 trở đi, hộ chiếu phổ thông có hai loại:
10 năm: Áp dụng cho công dân từ 14 tuổi trở lên
5 năm: Áp dụng cho trẻ em dưới 14 tuổi
Hộ chiếu được tính từ ngày cấp và không được gia hạn. Khi hết hạn, bạn cần nộp đơn xin cấp mới chứ không thể “gia hạn” như trước đây. Do đó, bạn nên kiểm tra thời hạn còn lại của hộ chiếu định kỳ, nhất là trước các kế hoạch đi nước ngoài.
Có cần sổ hộ khẩu khi xin hộ chiếu không?
Từ năm 2023, không còn yêu cầu nộp sổ hộ khẩu giấy khi làm hộ chiếu. Thay vào đó, cơ quan chức năng sẽ truy xuất thông tin cư trú từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Tuy nhiên, nếu bạn chưa cập nhật đầy đủ nơi thường trú, tạm trú hoặc đang sinh sống tại địa phương khác, nên mang theo giấy tờ chứng minh cư trú (giấy xác nhận tạm trú hoặc CCCD có địa chỉ mới) để việc xử lý hồ sơ diễn ra thuận lợi hơn.
Làm hộ chiếu mới có cần xác nhận của công an địa phương?
Không bắt buộc phải có xác nhận của công an phường/xã khi làm hộ chiếu mới, trừ một số trường hợp đặc biệt như:
Làm hộ chiếu cho trẻ dưới 14 tuổi
Người từng bị mất hộ chiếu và không nhớ rõ số, thời gian cấp
Hồ sơ có thông tin không khớp với dữ liệu dân cư
Trong các trường hợp trên, cán bộ xuất nhập cảnh có thể yêu cầu bạn về xác nhận của công an địa phương để chứng minh nhân thân hoặc cư trú. Tuy nhiên, đây không phải là yêu cầu phổ biến đối với đa số hồ sơ xin cấp hộ chiếu hiện nay.
Kết luận – Thủ tục xin cấp hộ chiếu mới đơn giản hơn bạn nghĩ
Thủ tục xin cấp hộ chiếu mới hiện nay đã được cải tiến đáng kể theo hướng nhanh gọn và thuận tiện hơn so với trước đây. Nhờ việc đồng bộ hóa dữ liệu dân cư quốc gia và áp dụng hình thức làm hộ chiếu online, người dân không cần phải mang theo nhiều giấy tờ như sổ hộ khẩu hay giấy xác nhận cư trú nếu đã có CCCD gắn chip hợp lệ.
Bên cạnh đó, quy trình xét duyệt và cấp hộ chiếu cũng được rút ngắn thời gian với hệ thống tiếp nhận điện tử tại các Phòng Quản lý xuất nhập cảnh. Dù làm trực tiếp hay qua mạng, chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ và tuân thủ hướng dẫn, bạn hoàn toàn có thể chủ động xử lý mọi thủ tục mà không gặp khó khăn.
Thủ tục xin cấp hộ chiếu mới tưởng chừng phức tạp nhưng hoàn toàn có thể được xử lý nhanh chóng nếu bạn chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện đúng quy trình. Việc cập nhật thông tin chính xác và lựa chọn hình thức nộp phù hợp (trực tiếp hoặc online) sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những rắc rối không đáng có. Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để được hướng dẫn chi tiết và đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
