Thủ tục xin cấp chứng chỉ chất lượng hàng may mặc theo đúng quy chuẩn mới nhất

Thủ tục xin cấp chứng chỉ chất lượng hàng may mặc là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp khi muốn đưa sản phẩm ra thị trường nội địa hoặc xuất khẩu sang các nước có tiêu chuẩn cao như EU, Mỹ, Nhật Bản. Chứng chỉ chất lượng không chỉ chứng minh sự an toàn, độ bền, khả năng sử dụng sản phẩm, mà còn là “tấm hộ chiếu thương mại” giúp hàng may mặc Việt Nam cạnh tranh sòng phẳng với các thương hiệu quốc tế.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị, cơ quan cấp phép, tiêu chuẩn áp dụng và quy trình đánh giá – thử nghiệm sản phẩm theo quy định. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn pháp lý đầy đủ nhất năm 2025 để bạn dễ dàng thực hiện đúng thủ tục và tránh rủi ro pháp lý trong sản xuất – kinh doanh hàng may mặc.

Khái quát về chứng chỉ chất lượng hàng may mặc

Chứng chỉ chất lượng là gì? Vì sao hàng may mặc bắt buộc phải có?

Chứng chỉ chất lượng trong ngành may mặc là văn bản xác nhận sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn, sức khỏe và môi trường theo quy định pháp luật hoặc tiêu chuẩn quốc tế. Đây là minh chứng cho việc sản phẩm được sản xuất, kiểm định và lưu hành đúng quy chuẩn, giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín, tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.

Việc có chứng chỉ chất lượng không chỉ là yêu cầu pháp lý trong nhiều trường hợp mà còn là đòn bẩy thương mại quan trọng, đặc biệt với các doanh nghiệp xuất khẩu. Khi hàng may mặc được cung ứng cho thị trường nội địa hoặc quốc tế, việc có đầy đủ chứng chỉ chất lượng là điều kiện tiên quyết để được phân phối tại hệ thống siêu thị, trung tâm thương mại hoặc đáp ứng điều kiện kiểm tra của hải quan, cơ quan thị trường. Một số quốc gia như EU, Mỹ, Nhật Bản còn yêu cầu các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về hóa chất tồn dư, an toàn với người dùng và bảo vệ môi trường – điều mà chỉ chứng chỉ chất lượng mới có thể chứng minh.

Ngoài ra, trong bối cảnh ngành thời trang ngày càng hướng đến phát triển bền vững, các chứng chỉ chất lượng còn thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, bao gồm điều kiện làm việc, đạo đức kinh doanh và trách nhiệm môi trường.

Phân loại chứng chỉ chất lượng: tự công bố, bắt buộc, chứng nhận quốc tế (Oeko-Tex, ISO 9001, WRAP)

Chứng chỉ chất lượng hàng may mặc có thể được chia thành ba nhóm chính:

Chứng chỉ tự công bố: Là hình thức doanh nghiệp tự công bố sản phẩm của mình đáp ứng các quy định kỹ thuật và tiêu chuẩn cụ thể. Tuy nhiên, hình thức này thường chỉ áp dụng cho thị trường nội địa, giá trị quốc tế thấp.

Chứng chỉ bắt buộc theo quy định pháp luật: Đối với một số sản phẩm đặc biệt như đồ bảo hộ lao động, đồ trẻ em dưới 36 tháng tuổi, việc chứng nhận hợp quy hoặc kiểm định chất lượng là bắt buộc. Doanh nghiệp phải đăng ký tại các cơ quan được chỉ định như Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc các trung tâm kỹ thuật quốc gia.

Chứng nhận quốc tế: Bao gồm các tiêu chuẩn được công nhận toàn cầu như:

Oeko-Tex Standard 100: Kiểm định sản phẩm không chứa chất độc hại với người tiêu dùng.

ISO 9001: Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng toàn diện trong sản xuất.

WRAP (Worldwide Responsible Accredited Production): Đánh giá điều kiện lao động, tuân thủ đạo đức và trách nhiệm xã hội trong nhà máy may mặc.

Việc đạt được các chứng chỉ quốc tế này giúp sản phẩm dễ dàng tiếp cận thị trường toàn cầu, nâng cao vị thế cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu của các thương hiệu lớn trên thế giới.

Căn cứ pháp lý về cấp chứng chỉ hàng may mặc

Luật chất lượng sản phẩm hàng hóa, Nghị định 132/2008/NĐ-CP

Việc cấp chứng chỉ chất lượng cho hàng may mặc tại Việt Nam được thực hiện dựa trên các quy định pháp lý quan trọng, trong đó nền tảng là Luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12. Luật này quy định rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm đảm bảo sản phẩm lưu thông trên thị trường phải an toàn, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Bên cạnh đó, Nghị định 132/2008/NĐ-CP, ban hành ngày 31/12/2008, hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa, là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng hàng may mặc. Nghị định này quy định về việc công bố tiêu chuẩn áp dụng, kiểm tra chất lượng trước khi lưu thông, và trách nhiệm quản lý của cơ quan nhà nước đối với các sản phẩm dệt may. Đặc biệt, sản phẩm may mặc thuộc nhóm 2 – tức nhóm hàng hóa có khả năng gây mất an toàn – phải được kiểm tra hợp quy trước khi đưa ra thị trường.

Như vậy, mọi hàng hóa may mặc lưu thông trên thị trường Việt Nam bắt buộc phải đáp ứng các yêu cầu pháp luật về công bố tiêu chuẩn chất lượng và/hoặc chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn theo quy định pháp luật hiện hành.

Tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng: TCVN, QCVN trong ngành dệt may

Trong ngành dệt may, các doanh nghiệp cần tuân thủ Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) và Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) để đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng. TCVN là hệ thống tiêu chuẩn do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành, mang tính khuyến khích áp dụng, trong khi QCVN là hệ thống bắt buộc áp dụng đối với các sản phẩm có khả năng gây mất an toàn.

Ví dụ:

TCVN 8702:2011 – Áo sơ mi nam – Yêu cầu kỹ thuật

QCVN 01:2022/BCT – Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về mức giới hạn formaldehyde và các amin thơm trong sản phẩm dệt may

Việc áp dụng đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật này là cơ sở để các tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp chứng chỉ chất lượng phù hợp với pháp luật, đồng thời nâng cao uy tín cho sản phẩm trên thị trường trong và ngoài nước.

Danh mục hàng may mặc bắt buộc công bố chất lượng

Các loại sản phẩm cần công bố: đồng phục, quần áo bảo hộ, trẻ em

Theo quy định tại Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa và các văn bản hướng dẫn thi hành, một số mặt hàng may mặc thuộc nhóm hàng hóa nhóm 2 – có khả năng ảnh hưởng đến sức khỏe con người – bắt buộc phải công bố hợp quy (chứng nhận chất lượng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia) trước khi đưa ra thị trường. Cụ thể, những sản phẩm sau nằm trong danh mục bắt buộc công bố chất lượng:

Đồng phục học sinh, đồng phục công nhân, đồng phục ngành nghề đặc thù: Do tính chất sử dụng lâu dài và tiếp xúc trực tiếp với da người nên phải đảm bảo an toàn về hóa chất tồn dư, độ bền màu, độ co rút, hàm lượng formaldehyde, và pH.

Quần áo bảo hộ lao động: Đây là nhóm sản phẩm liên quan trực tiếp đến sức khỏe, an toàn người sử dụng trong môi trường nguy hiểm như xây dựng, hàn cắt kim loại, hóa chất, điện lực… Việc công bố chất lượng nhằm đảm bảo các sản phẩm này đạt chuẩn bảo vệ người mặc khỏi các yếu tố nguy hiểm.

Quần áo trẻ em dưới 36 tháng tuổi hoặc dưới 7 tuổi: Đây là nhóm hàng có yêu cầu nghiêm ngặt nhất về kiểm tra chất lượng theo quy chuẩn QCVN 01:2017/BCT. Sản phẩm phải được kiểm tra về nồng độ kim loại nặng, hóa chất độc hại, chất nhuộm azo có khả năng gây ung thư…

Việc công bố chất lượng được thực hiện theo hình thức chứng nhận hợp quy và gắn dấu CR (conformity mark) trước khi lưu thông trên thị trường.

Trường hợp không cần công bố hoặc chỉ tự công bố (đồ thời trang thông thường)

Đối với các mặt hàng may mặc không thuộc danh mục hàng hóa nhóm 2 – như đồ thời trang thông thường, quần áo mặc nhà, đồ bộ, váy đầm, áo sơ mi, áo thun bán lẻ – doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức tự công bố chất lượng hoặc không cần công bố, tùy theo mục đích sử dụng và yêu cầu của đối tác/khách hàng.

Tuy không bắt buộc, nhưng việc tự công bố tiêu chuẩn cơ sở hoặc theo bộ tiêu chuẩn TCVN liên quan vẫn được khuyến khích, giúp tăng độ tin cậy, hỗ trợ xuất khẩu và đáp ứng các yêu cầu kiểm tra thị trường đột xuất.

Trong trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu hàng thời trang ra thị trường quốc tế (EU, Mỹ, Nhật…), việc chứng nhận chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế như Oeko-Tex, ISO 9001, hoặc các yêu cầu riêng của đối tác là cần thiết để đảm bảo lưu thông hàng hóa suôn sẻ.

Thủ tục xin cấp chứng chỉ chất lượng hàng may mặc

Chuẩn bị hồ sơ gồm giấy đăng ký kinh doanh, mẫu sản phẩm, bản test

Để xin cấp chứng chỉ chất lượng hàng may mặc, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Một bộ hồ sơ tiêu chuẩn thường bao gồm các tài liệu sau:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Đây là căn cứ pháp lý xác nhận doanh nghiệp có đủ điều kiện hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, gia công, kinh doanh hàng may mặc.

Mẫu sản phẩm cần chứng nhận: Doanh nghiệp phải gửi mẫu đại diện cho từng loại sản phẩm để phục vụ công tác đánh giá. Mẫu cần nguyên vẹn, không bị lỗi và được bảo quản đúng cách.

Bản kết quả thử nghiệm (bản test): Là tài liệu do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận cấp. Kết quả thử nghiệm phải phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành như TCVN, QCVN, ISO hoặc tiêu chuẩn quốc tế khác áp dụng đối với sản phẩm.

Tùy thuộc vào loại chứng chỉ chất lượng mà doanh nghiệp cần xin (ví dụ: Oeko-Tex, ISO 9001, WRAP…), cơ quan cấp có thể yêu cầu thêm tài liệu như: báo cáo sản xuất, quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ, sơ đồ tổ chức, hệ thống máy móc và các bằng chứng thực hiện quản lý chất lượng.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ danh mục hồ sơ và tham khảo hướng dẫn từ tổ chức chứng nhận trước khi nộp để tránh thiếu sót, phải bổ sung nhiều lần gây kéo dài thời gian.

Quy trình tiếp nhận, đánh giá mẫu, cấp chứng chỉ và công bố trên cổng thông tin

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến tổ chức chứng nhận đã được chỉ định hoặc công nhận trong lĩnh vực may mặc. Quy trình xin cấp chứng chỉ chất lượng thường trải qua các bước sau:

Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Tổ chức chứng nhận sẽ rà soát tính đầy đủ và hợp lệ của các giấy tờ trong bộ hồ sơ. Nếu còn thiếu hoặc chưa đạt yêu cầu, họ sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung.

Lấy mẫu và thử nghiệm: Mẫu sản phẩm được lấy ngẫu nhiên (nếu cần thiết) và đưa đến phòng kiểm nghiệm để đánh giá các chỉ tiêu chất lượng như độ bền, màu, độ co rút, hàm lượng formaldehyde, khả năng thoát ẩm, thân thiện môi trường, an toàn với da…

Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (nếu có yêu cầu): Đối với các chứng chỉ như ISO 9001, cơ quan chứng nhận sẽ cử đoàn đánh giá trực tiếp xuống cơ sở sản xuất để kiểm tra quy trình, máy móc, hệ thống hồ sơ và việc tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng.

Cấp chứng chỉ chất lượng: Nếu sản phẩm đạt yêu cầu theo kết quả thử nghiệm và doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện, tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ chính thức, có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 1–3 năm tùy loại chứng chỉ).

Công bố và tra cứu: Sau khi cấp chứng chỉ, thông tin về chứng nhận sẽ được cập nhật và công bố công khai trên cổng thông tin của tổ chức chứng nhận hoặc hệ thống công bố chất lượng quốc gia, giúp cơ quan quản lý, đối tác và người tiêu dùng dễ dàng tra cứu, kiểm chứng tính minh bạch.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục xin cấp chứng chỉ chất lượng không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp sản phẩm của doanh nghiệp tăng tính cạnh tranh, được đối tác tin tưởng và thuận lợi khi xuất khẩu.

Các loại chứng chỉ quốc tế thường dùng trong ngành may

Oeko-Tex – chứng nhận không độc hại trong vải

Oeko-Tex là một trong những chứng chỉ phổ biến và uy tín nhất trong ngành dệt may, đặc biệt được các doanh nghiệp xuất khẩu ưu tiên sử dụng. Chứng nhận này tập trung vào việc đảm bảo rằng sản phẩm dệt may không chứa các chất độc hại gây ảnh hưởng đến sức khỏe con người. Oeko-Tex Standard 100 là tiêu chuẩn nổi bật nhất, áp dụng cho mọi thành phần của sản phẩm may mặc – từ sợi vải, chỉ may, nút áo, đến nhãn mác và khóa kéo.

Việc đạt chứng nhận Oeko-Tex giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin với người tiêu dùng quốc tế, đặc biệt tại các thị trường khó tính như châu Âu, Nhật Bản và Mỹ. Ngoài ra, Oeko-Tex còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quy trình sản xuất, tránh các hóa chất cấm theo quy định quốc tế. Đây là một lợi thế cạnh tranh quan trọng trong bối cảnh ngành may mặc toàn cầu ngày càng đề cao yếu tố an toàn và phát triển bền vững.

ISO 9001 – hệ thống quản lý chất lượng trong nhà máy dệt may

ISO 9001 là chứng nhận quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, không chỉ áp dụng riêng cho ngành may mặc mà còn phổ biến trong nhiều lĩnh vực công nghiệp khác. Trong ngành dệt may, ISO 9001 giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định, giảm thiểu lỗi và nâng cao hiệu quả quản lý.

Việc đạt chứng chỉ ISO 9001 đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc quản lý chất lượng như: tập trung vào khách hàng, cải tiến liên tục, ra quyết định dựa trên dữ liệu và đảm bảo sự tham gia của mọi cấp nhân sự. Đây là nền tảng để các công ty may mặc nâng cao uy tín, đáp ứng yêu cầu chất lượng từ các đơn hàng quốc tế và các đối tác nước ngoài.

Bên cạnh đó, nhiều tập đoàn đa quốc gia và thương hiệu lớn trong ngành thời trang thường yêu cầu nhà cung cấp đạt ISO 9001 như một điều kiện tiên quyết để hợp tác. Vì vậy, chứng chỉ này vừa là minh chứng năng lực, vừa là công cụ mở rộng thị trường cho doanh nghiệp dệt may Việt Nam.

Tham khảo thêm: Thủ tục thành lập công ty may mặc

Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng chỉ chất lượng

Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng (Quatest)

Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – gọi tắt là Quatest – là hệ thống các đơn vị trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ). Hiện có ba trung tâm Quatest chính thức hoạt động trên cả nước: Quatest 1 (miền Bắc), Quatest 2 (miền Trung) và Quatest 3 (miền Nam). Đây là những tổ chức có năng lực thực hiện thử nghiệm, giám định và chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy cho sản phẩm hàng hóa, bao gồm cả hàng may mặc.

Chức năng chính của Quatest là kiểm tra chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN), từ đó cấp các chứng chỉ chất lượng bắt buộc hoặc tự nguyện. Với lĩnh vực may mặc, Quatest thực hiện kiểm tra các chỉ tiêu về độ bền màu, hàm lượng formaldehyde, kim loại nặng, độ co rút vải… Các chứng chỉ do Quatest cấp thường được các cơ quan chức năng công nhận rộng rãi, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và xuất khẩu.

Các tổ chức được Bộ Công Thương chỉ định – ví dụ: VinaCert, Intertek

Ngoài hệ thống Quatest, Bộ Công Thương cũng chỉ định một số tổ chức có đủ điều kiện để thực hiện đánh giá và cấp chứng chỉ chất lượng trong lĩnh vực dệt may. Tiêu biểu như VinaCert – Tổ chức chứng nhận và giám định sản phẩm nông nghiệp, công nghiệp và tiêu dùng, hay Intertek – một tập đoàn quốc tế chuyên cung cấp các dịch vụ kiểm tra, giám định và chứng nhận toàn cầu.

Các tổ chức này được chỉ định theo từng ngành nghề cụ thể, đảm bảo năng lực chuyên môn và phòng thử nghiệm đạt chuẩn quốc tế. Với hàng may mặc, họ có thể thực hiện các bài test phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật, như kiểm tra thành phần sợi vải, độ an toàn hóa học, độ bền sản phẩm… Việc sử dụng dịch vụ từ các tổ chức này giúp doanh nghiệp đạt được chứng nhận hợp chuẩn/hợp quy một cách nhanh chóng, đồng thời tăng uy tín khi tham gia thị trường nội địa hoặc xuất khẩu sang các thị trường có yêu cầu kỹ thuật cao.

Thời gian – chi phí xin cấp chứng chỉ chất lượng hàng may mặc

Thời gian kiểm nghiệm mẫu và cấp giấy – tối đa 15 ngày làm việc

Quá trình xin cấp chứng chỉ chất lượng hàng may mặc thường trải qua hai giai đoạn chính: kiểm nghiệm mẫu và thẩm định, sau đó là cấp giấy chứng nhận. Theo quy định, thời gian kiểm nghiệm mẫu sản phẩm dệt may tại các trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng (như Quatest, VinaCert, Intertek…) thường dao động từ 7 – 10 ngày làm việc tùy thuộc vào tính chất và số lượng mẫu kiểm.

Sau khi có kết quả kiểm nghiệm đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ xin cấp chứng chỉ chất lượng. Thời gian cấp chứng chỉ sau khi nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ thường khoảng 3 – 5 ngày làm việc. Như vậy, tổng thời gian tối đa từ lúc nộp mẫu đến khi nhận chứng chỉ có thể kéo dài không quá 15 ngày làm việc, với điều kiện hồ sơ hợp lệ và không yêu cầu bổ sung.

Chi phí xét nghiệm, phí thẩm định, phí công bố – mức dao động

Chi phí để xin chứng chỉ chất lượng hàng may mặc gồm ba phần chính:

Phí kiểm nghiệm mẫu sản phẩm: Mức phí phụ thuộc vào số lượng mẫu, loại vải, các chỉ tiêu cần kiểm tra (hàm lượng formaldehyde, độ bền màu, độ co rút…). Mức phổ biến từ 1.500.000 – 3.500.000 VNĐ/mẫu.

Phí thẩm định hồ sơ và cấp chứng chỉ: Tùy từng tổ chức chứng nhận, chi phí này dao động từ 1.000.000 – 2.500.000 VNĐ/lần cấp.

Phí công bố hợp quy (nếu cần): Trường hợp sản phẩm thuộc nhóm bắt buộc công bố, mức phí dao động từ 500.000 – 1.000.000 VNĐ/lần.

Tổng chi phí cho toàn bộ quá trình cấp chứng chỉ có thể vào khoảng 3.000.000 – 7.000.000 VNĐ cho mỗi sản phẩm/dòng sản phẩm. Doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí khi kiểm nghiệm số lượng lớn hoặc làm chứng chỉ theo lô/hợp đồng dài hạn.

Lưu ý khi xin chứng nhận để xuất khẩu hàng may mặc

Cần thêm hồ sơ kiểm nghiệm tại nước nhập khẩu

Khi xuất khẩu hàng may mặc ra thị trường quốc tế, bên cạnh chứng nhận chất lượng trong nước, doanh nghiệp cần lưu ý đến các yêu cầu kiểm nghiệm tại nước nhập khẩu. Nhiều quốc gia như EU, Hoa Kỳ, Nhật Bản… yêu cầu các sản phẩm dệt may phải vượt qua các bài kiểm tra an toàn, như: hàm lượng formaldehyde, thuốc nhuộm azo, kim loại nặng, khả năng chống cháy, v.v. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với các phòng thí nghiệm quốc tế được công nhận tại nước đến hoặc được nước đó ủy quyền. Kết quả kiểm nghiệm này thường phải được dịch thuật và công chứng để đính kèm trong hồ sơ thông quan. Đây là bước bắt buộc nếu muốn chứng nhận được chấp nhận và hàng hóa được phép nhập khẩu.

Đăng ký mã số doanh nghiệp xuất khẩu hàng dệt may (nếu có)

Một số thị trường yêu cầu doanh nghiệp xuất khẩu phải có mã số đăng ký riêng đối với hàng dệt may – điển hình như Hoa Kỳ yêu cầu mã RN (Registered Number), EU sử dụng mã EORI. Việc đăng ký mã số này giúp xác định nguồn gốc doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình truy xuất, kiểm tra và giám sát chất lượng hàng hóa. Hồ sơ đăng ký thường bao gồm: giấy phép kinh doanh, mã số thuế, danh sách sản phẩm xuất khẩu và thông tin chi tiết về nhà máy sản xuất. Đăng ký sớm mã số sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong quá trình làm thủ tục hải quan và tránh rủi ro bị trả hàng do thiếu điều kiện pháp lý.

Hậu kiểm, thu hồi chứng chỉ và xử phạt vi phạm

Các trường hợp bị rút chứng chỉ hoặc bị xử phạt hành chính

Sau khi chứng chỉ chất lượng hàng may mặc được cấp, cơ quan có thẩm quyền vẫn có thể tiến hành hậu kiểm nhằm đảm bảo doanh nghiệp tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn chất lượng đã được chứng nhận. Trong quá trình này, nếu phát hiện vi phạm, chứng chỉ có thể bị thu hồi, đình chỉ hoặc doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính tùy theo mức độ vi phạm.

Các trường hợp phổ biến có thể dẫn đến việc rút chứng chỉ bao gồm:

– Doanh nghiệp sử dụng mẫu sản phẩm khác so với mẫu đã đăng ký khi cấp chứng chỉ.

– Thay đổi công nghệ sản xuất, nguyên vật liệu đầu vào mà không báo cáo hoặc đăng ký lại chứng nhận.

– Phát hiện sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng trong các đợt kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ.

– Doanh nghiệp làm giả hồ sơ xin chứng chỉ, cung cấp thông tin sai lệch, gian dối.

– Không thực hiện báo cáo định kỳ hoặc không tuân thủ nghĩa vụ công bố thông tin sau khi được cấp chứng nhận.

Mức xử phạt hành chính có thể từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng, tùy thuộc vào hành vi vi phạm và mức độ ảnh hưởng đến người tiêu dùng, thị trường. Trong một số trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể bị thu hồi giấy phép hoạt động hoặc chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu vi phạm hình sự.

Doanh nghiệp cần bảo lưu mẫu sản phẩm và báo cáo định kỳ

Để hạn chế rủi ro và tránh bị xử lý vi phạm sau cấp chứng chỉ, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ hậu kiểm như sau:

– Bảo lưu mẫu sản phẩm đã sử dụng trong quá trình kiểm nghiệm ít nhất 1 năm để phục vụ công tác đối chiếu, giám sát sau này.

– Thực hiện báo cáo định kỳ về chất lượng sản phẩm, quy trình sản xuất và nguyên liệu sử dụng (thường là 6 tháng hoặc 1 năm/lần tùy loại sản phẩm và cơ quan cấp).

– Lưu trữ hồ sơ chứng chỉ, bản test mẫu, hóa đơn đầu vào đầu ra, hợp đồng gia công… để sẵn sàng cung cấp khi được yêu cầu kiểm tra.

– Không thay đổi nhà cung cấp nguyên liệu hoặc quy trình sản xuất nếu chưa thông báo và được sự đồng ý của đơn vị cấp chứng chỉ.

Việc tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu hậu kiểm không chỉ giúp duy trì giá trị pháp lý của chứng chỉ mà còn góp phần nâng cao uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường trong và ngoài nước.

Kinh nghiệm thực tế khi thực hiện thủ tục xin cấp chứng chỉ hàng may mặc

Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối

Trong quá trình thực hiện thủ tục xin cấp chứng chỉ chất lượng hàng may mặc, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Một số lỗi phổ biến bao gồm: (1) thiếu tài liệu trong bộ hồ sơ như giấy đăng ký kinh doanh, mẫu sản phẩm thực tế hoặc kết quả kiểm nghiệm; (2) nộp bản test từ phòng thí nghiệm không được công nhận hoặc không nằm trong danh sách các tổ chức được chỉ định; (3) mẫu sản phẩm không phù hợp với mô tả kỹ thuật, sai mã HS code hoặc thiếu thông tin kỹ thuật cần thiết.

Ngoài ra, một lỗi quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là thiếu dấu xác nhận hoặc đóng dấu không đúng quy định trên các tài liệu pháp lý. Trường hợp doanh nghiệp tự công bố tiêu chuẩn chất lượng nhưng không kèm theo quy trình nội bộ kiểm tra – giám sát chất lượng cũng có thể bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung. Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thống nhất, có kiểm tra chéo trước khi nộp là rất quan trọng để tránh phát sinh.

Cách chọn đơn vị kiểm định – tư vấn uy tín, đúng quy định pháp luật

Việc lựa chọn đúng đơn vị kiểm định là yếu tố then chốt quyết định chất lượng kết quả kiểm nghiệm và mức độ hợp lệ của hồ sơ xin chứng chỉ. Doanh nghiệp nên ưu tiên chọn các tổ chức được chỉ định bởi Bộ Công Thương, điển hình như Quatest, VinaCert, Intertek hoặc SGS. Những đơn vị này không chỉ có năng lực kiểm nghiệm được công nhận mà còn có thể cung cấp kết quả nhanh chóng, đúng chuẩn quốc tế, được chấp nhận rộng rãi tại các thị trường lớn như EU, Mỹ, Nhật Bản.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tìm kiếm đơn vị tư vấn pháp lý có chuyên môn trong lĩnh vực dệt may – xuất khẩu, có kinh nghiệm thực tế làm hồ sơ xin chứng chỉ chất lượng để hỗ trợ quy trình. Những đơn vị tư vấn uy tín sẽ giúp doanh nghiệp phân loại đúng sản phẩm, lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp và chuẩn bị hồ sơ đúng theo yêu cầu pháp luật, từ đó rút ngắn thời gian xử lý và tăng khả năng được cấp chứng chỉ ngay lần đầu nộp. Việc này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp có kế hoạch xuất khẩu theo các đơn hàng gấp hoặc yêu cầu nghiêm ngặt từ phía đối tác.

Thủ tục xin cấp chứng chỉ chất lượng hàng may mặc không còn là vấn đề pháp lý đơn thuần mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp đứng vững trên thị trường trong nước và quốc tế. Sản phẩm có chứng chỉ sẽ dễ dàng được tiêu thụ tại các chuỗi bán lẻ lớn, đảm bảo uy tín, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường khả năng xuất khẩu.

Để thực hiện đúng và đủ các bước từ kiểm nghiệm đến công bố chất lượng, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị tư vấn có kinh nghiệm trong ngành dệt may, tránh làm sai, làm thiếu dẫn đến bị từ chối hoặc bị xử phạt. Nếu bạn đang cần hỗ trợ pháp lý hoặc đăng ký chứng nhận sản phẩm may mặc nhanh chóng, chính xác – hãy liên hệ chuyên gia có thẩm quyền.