Thủ tục quyết toán thuế TNDN cuối năm: Hướng dẫn chi tiết và lưu ý quan trọng

Thủ tục quyết toán thuế TNDN cuối năm

Thủ tục quyết toán thuế TNDN cuối năm là một trong những công việc quan trọng mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Quyết toán thuế TNDN không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp xác định được số thuế phải nộp, từ đó tránh những rủi ro về thuế sau này. Cùng với việc lập báo cáo tài chính cuối năm, quyết toán thuế là bước cuối cùng trong quá trình tổng kết các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính. Để tránh bị phạt và đảm bảo tính chính xác, các doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần thiết. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về thủ tục quyết toán thuế TNDN cuối năm, từ các bước chuẩn bị đến cách thức nộp hồ sơ.

Quyết toán thuế TNDN cuối năm là gì? 

Khái niệm và vai trò của quyết toán thuế TNDN trong doanh nghiệp

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cuối năm là quá trình doanh nghiệp tổng hợp, kê khai và nộp báo cáo thuế TNDN cho cơ quan thuế sau khi kết thúc năm tài chính. Đây là một bước quan trọng nhằm xác định chính xác số thuế TNDN mà doanh nghiệp phải nộp trong năm dựa trên số liệu thực tế của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Vai trò chính của quyết toán thuế TNDN là giúp doanh nghiệp tuân thủ nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật, tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính về thuế. Đồng thời, việc quyết toán còn tạo điều kiện để doanh nghiệp được hoàn thuế nếu phát sinh số thuế đã nộp lớn hơn số phải nộp, hoặc chuyển lỗ sang các năm sau đúng quy định. Ngoài ra, cơ quan thuế cũng dựa vào tờ khai quyết toán để giám sát và kiểm tra tính trung thực, hợp lý trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Đối tượng và thời điểm phải thực hiện quyết toán thuế TNDN

Tất cả các tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có phát sinh thu nhập chịu thuế đều phải thực hiện quyết toán thuế TNDN hàng năm. Bao gồm cả doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH và chi nhánh hạch toán độc lập.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN thường là ngày 31/3 của năm kế tiếp sau năm tài chính. Nếu doanh nghiệp áp dụng năm tài chính khác năm dương lịch, thời hạn quyết toán là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính đó. Việc nộp chậm hoặc sai sót trong quyết toán có thể dẫn đến bị phạt vi phạm hành chính hoặc truy thu thuế.

Cơ sở pháp lý quy định thủ tục quyết toán thuế TNDN 

Các văn bản pháp luật đang áp dụng trong năm tài chính hiện hành

Thủ tục quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) được thực hiện dựa trên hệ thống văn bản pháp luật hiện hành do Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế ban hành. Trong năm tài chính 2024–2025, các văn bản pháp lý chính bao gồm:

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, có hiệu lực từ ngày 01/07/2020, quy định nguyên tắc, quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế trong việc kê khai và quyết toán thuế.

Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12, sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13, quy định rõ về đối tượng chịu thuế, thu nhập chịu thuế và thu nhập được miễn thuế.

Nghị định số 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế.

Thông tư số 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126, trong đó quy định chi tiết hồ sơ quyết toán thuế TNDN, thời hạn nộp và phương thức nộp qua cổng thông tin điện tử.

Các văn bản này là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về nghĩa vụ thuế, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Những điểm mới cần lưu ý theo quy định thuế 2024–2025

Giai đoạn 2024–2025 có một số điểm mới đáng chú ý mà doanh nghiệp cần lưu ý khi quyết toán thuế TNDN:

Cập nhật ngưỡng doanh thu áp dụng thuế suất ưu đãi theo lĩnh vực hoạt động và quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Mở rộng danh mục chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, đặc biệt là chi phí phục vụ chuyển đổi số, chi phí đào tạo nâng cao tay nghề lao động.

Tăng cường kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn và chứng từ thanh toán, đặc biệt với các giao dịch liên kết, chi phí lãi vay vượt ngưỡng.

Yêu cầu khai đầy đủ phụ lục GCN ưu đãi thuế (nếu có) trong hồ sơ quyết toán, để tránh mất quyền lợi.

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử và kê khai điện tử, loại bỏ hoàn toàn các hình thức kê khai giấy.

Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên thông tin pháp luật và sử dụng phần mềm hỗ trợ để đảm bảo thực hiện quyết toán đúng quy định mới nhất.

Hồ sơ quyết toán thuế TNDN cuối năm cần chuẩn bị 

Danh sách tài liệu, biểu mẫu bắt buộc phải nộp

Để thực hiện quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cuối năm đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ gồm các tài liệu, biểu mẫu bắt buộc theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và Luật Quản lý thuế hiện hành. Cụ thể, hồ sơ quyết toán thuế TNDN bao gồm:

Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu số 03/TNDN

Phụ lục kết quả sản xuất kinh doanh theo mẫu 03-1A/TNDN hoặc 03-1B/TNDN (tùy theo hình thức kế toán và quy mô doanh nghiệp)

Phụ lục chuyển lỗ (nếu có) mẫu 03-2A/TNDN

Phụ lục ưu đãi thuế (nếu có) mẫu 03-3A/TNDN hoặc 03-3B/TNDN

Các tài liệu chứng minh các khoản chi phí được trừ, hóa đơn chứng từ đầu ra – đầu vào

Mẫu tờ khai 03/TNDN và bảng kê khai chi tiết

Tờ khai mẫu 03/TNDN là văn bản trung tâm trong hồ sơ quyết toán, thể hiện toàn bộ phần khai nộp thuế TNDN của doanh nghiệp trong năm. Doanh nghiệp cần kê khai chính xác:

Doanh thu thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh

Chi phí hợp lý hợp lệ theo Luật Thuế TNDN

Thu nhập chịu thuế, số thuế TNDN đã tạm nộp trong năm

Số thuế còn phải nộp hoặc được hoàn sau quyết toán

Kèm theo tờ khai, doanh nghiệp cần đính kèm bảng kê khai chi tiết các khoản doanh thu – chi phí – khấu hao – tiền lương – thuế TNDN tạm nộp để cơ quan thuế có căn cứ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Báo cáo tài chính và phụ lục kèm theo hồ sơ quyết toán

Bên cạnh tờ khai thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp bộ báo cáo tài chính năm, bao gồm:

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (nếu có)

Thuyết minh báo cáo tài chính

Ngoài ra, trong trường hợp có hoạt động liên kết, doanh nghiệp cần nộp thêm phụ lục giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP. Hồ sơ quyết toán phải được nộp đúng thời hạn (trước ngày 31/3 năm sau) để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm 

Cách lập tờ khai trên phần mềm HTKK hoặc Cổng thuế điện tử

Để lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cuối năm, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HTKK do Tổng cục Thuế phát hành hoặc thực hiện trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Trên phần mềm HTKK: Mở phần mềm, chọn mục “Tờ khai quyết toán thuế TNDN” – mẫu 03/TNDN. Điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn, sau đó kết xuất file XML để nộp qua cổng thuế.

Trên Cổng thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn): Đăng nhập bằng tài khoản chữ ký số, vào mục “Kê khai thuế” → “Tờ khai quyết toán TNDN” → “Kê khai trực tuyến”. Nhập đầy đủ thông tin theo hướng dẫn, ký số và nộp tờ khai.

Nhập chỉ tiêu tài chính: doanh thu, chi phí, thu nhập chịu thuế

Tờ khai 03/TNDN yêu cầu doanh nghiệp khai báo chi tiết các chỉ tiêu tài chính chủ yếu:

Chỉ tiêu [A1] – Doanh thu tính thuế: Là tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ.

Chỉ tiêu [A2] – Chi phí được trừ: Bao gồm các khoản chi phí hợp lý hợp lệ được trừ theo quy định. Cần có hóa đơn, chứng từ đầy đủ.

Chỉ tiêu [A3] – Thu nhập chịu thuế: Là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí sau khi loại trừ các khoản miễn, giảm theo quy định.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải nhập các khoản thu nhập khác, các khoản lỗ được chuyển trong kỳ, và các khoản ưu đãi thuế nếu có.

Cách xác định thu nhập tính thuế và số thuế phải nộp/nộp thừa

Thu nhập tính thuế TNDN = (Doanh thu tính thuế – Chi phí được trừ) + Thu nhập khác – Lỗ chuyển kỳ trước (nếu có).

Số thuế TNDN phải nộp = Thu nhập tính thuế × Thuế suất áp dụng (thông thường là 20%).

Trường hợp doanh nghiệp đã tạm nộp trong năm nhiều hơn số thuế thực tế thì phần nộp thừa sẽ được khấu trừ vào kỳ sau hoặc làm thủ tục hoàn thuế.

Ngược lại, nếu nộp thiếu, doanh nghiệp phải nộp bổ sung số chênh lệch và có thể bị tính tiền chậm nộp theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Việc lập đúng và đầy đủ tờ khai giúp tránh rủi ro bị xử phạt hành chính thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thuế, khấu trừ hoặc thanh tra sau này.

Cách xác định thu nhập chịu thuế TNDN chính xác 

Các khoản doanh thu tính thuế và doanh thu miễn thuế

Thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là khoản thu nhập của doanh nghiệp sau khi đã trừ chi phí được trừ và các khoản lỗ được kết chuyển (nếu có). Để xác định chính xác, cần phân loại rõ doanh thu tính thuế và doanh thu miễn thuế.

Doanh thu tính thuế bao gồm toàn bộ các khoản thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ; thu nhập từ hoạt động tài chính; thu nhập từ chuyển nhượng tài sản, bất động sản; thu nhập khác như thu hồi các khoản nợ đã xoá, khoản nợ không xác định được chủ,…

Doanh thu miễn thuế bao gồm một số khoản theo quy định như: thu nhập từ hoạt động giáo dục, y tế, khoa học công nghệ nếu đáp ứng điều kiện theo Luật thuế TNDN; thu nhập từ thực hiện hợp đồng nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ được cấp vốn từ ngân sách nhà nước; thu nhập từ chuyển nhượng chứng chỉ giảm phát thải (CERs) được cấp theo quy định quốc tế,…

Chi phí được trừ và chi phí không được trừ theo quy định

Việc xác định đúng chi phí được trừ là bước quan trọng để tính chính xác thu nhập chịu thuế. Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí được trừ là các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Ví dụ: chi phí nguyên vật liệu, tiền lương, khấu hao tài sản cố định, chi phí điện nước, văn phòng phẩm,…

Ngược lại, chi phí không được trừ gồm các khoản chi không phục vụ hoạt động kinh doanh, hoặc chi vượt mức khống chế như: tiền lương không có hợp đồng lao động; chi tiếp khách vượt quá mức khống chế 15% tổng chi được trừ; khoản trích lập quỹ sai quy định; tiền phạt vi phạm hành chính,…

Điều chỉnh thu nhập chịu thuế qua các năm

Doanh nghiệp được kết chuyển lỗ tối đa 5 năm liên tục kể từ năm tiếp theo năm phát sinh lỗ, theo quy định tại Luật Thuế TNDN. Các khoản lỗ được bù trừ vào thu nhập chịu thuế của các năm tiếp theo, giúp giảm số thuế phải nộp. Ngoài ra, khi cơ quan thuế kiểm tra và yêu cầu điều chỉnh, doanh nghiệp phải hạch toán bổ sung chênh lệch vào năm phát sinh sai sót.

Việc xác định đúng thu nhập chịu thuế không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế mà còn tối ưu chi phí hợp pháp.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp 

Mốc thời gian nộp hồ sơ theo quy định của Luật Quản lý thuế

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Nếu doanh nghiệp áp dụng năm tài chính trùng với năm dương lịch (01/01 – 31/12), thì thời hạn quyết toán thuế TNDN sẽ là ngày 31/3 năm sau.

Trường hợp doanh nghiệp áp dụng năm tài chính khác năm dương lịch (ví dụ: từ 01/07 đến 30/06 năm sau), thì thời hạn là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm tài chính đó, tức là ngày 30/9.

Trong hồ sơ quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần nộp tờ khai mẫu 03/TNDN, các phụ lục đi kèm và báo cáo tài chính năm tương ứng. Việc nộp được thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm HTKK.

Mức phạt hành chính khi chậm nộp hoặc kê khai sai

Nếu doanh nghiệp nộp chậm hồ sơ quyết toán thuế TNDN, sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Phạt cảnh cáo: nếu chậm dưới 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 2.000.000 đến 25.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm, số ngày chậm và tính chất sai phạm.

Trường hợp kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt 20% số thuế thiếu và tiền chậm nộp tính theo 0,03%/ngày trên số thuế đó.

Do đó, việc nộp đúng hạn và kê khai chính xác không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.

Một số lỗi thường gặp khi quyết toán thuế TNDN và cách khắc phục 

Sai sót khi xác định doanh thu, chi phí, thuế suất

Một trong những lỗi phổ biến nhất là xác định sai doanh thu chịu thuế và chi phí được trừ. Doanh nghiệp có thể ghi nhận thiếu doanh thu từ các hoạt động không xuất hóa đơn, hoặc kê khai thừa chi phí không đủ chứng từ hợp lệ. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp áp dụng sai thuế suất thuế TNDN (20%, ưu đãi 10%, 17%) dẫn đến sai số thuế phải nộp.

Cách khắc phục:

Doanh nghiệp cần đối chiếu số liệu doanh thu trên sổ kế toán với hóa đơn GTGT, sao kê ngân hàng và hợp đồng để đảm bảo tính đầy đủ. Với chi phí, phải đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ: hợp lý, hợp lệ và có hóa đơn chứng từ hợp pháp. Trường hợp áp dụng thuế suất ưu đãi, cần kiểm tra điều kiện cụ thể trong nghị định thuế.

Nhầm lẫn khi điền thông tin trong tờ khai và phụ lục

Không ít doanh nghiệp điền sai mã số thuế, sai chỉ tiêu trên tờ khai 03/TNDN hoặc các phụ lục đi kèm như PL03-1A, 03-1B, gây khó khăn trong quá trình tiếp nhận hồ sơ hoặc dẫn đến sai lệch số thuế.

Cách khắc phục:

Doanh nghiệp cần rà soát kỹ thông tin định danh, mã ngành, chỉ tiêu doanh thu – chi phí trên từng biểu mẫu. Có thể sử dụng chức năng kiểm tra lỗi trên phần mềm HTKK trước khi nộp tờ khai. Nếu đã nộp sai, cần nộp hồ sơ bổ sung kịp thời.

Không cập nhật mẫu biểu, sử dụng phiên bản phần mềm cũ

Một số doanh nghiệp vẫn sử dụng mẫu tờ khai cũ hoặc phần mềm HTKK không cập nhật khiến hồ sơ bị từ chối hoặc không đúng quy định hiện hành.

Cách khắc phục:

Thường xuyên theo dõi website Tổng cục Thuế để cập nhật phiên bản HTKK mới nhất và các thay đổi biểu mẫu. Trước khi lập tờ khai, kiểm tra kỹ xem phần mềm đang dùng có đúng phiên bản không, tránh sai sót không đáng có.

Dịch vụ hỗ trợ quyết toán thuế TNDN cuối năm cho doanh nghiệp 

Lợi ích của việc thuê dịch vụ kế toán quyết toán thuế chuyên nghiệp

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cuối năm là một trong những nghĩa vụ bắt buộc và quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Việc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến thuế. Ngoài ra, các đơn vị dịch vụ uy tín còn có khả năng rà soát, đối chiếu chứng từ, kiểm tra các khoản chi phí được trừ và không được trừ theo quy định pháp luật, từ đó giúp tối ưu số thuế phải nộp hợp pháp cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc thuê dịch vụ bên ngoài còn đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không có bộ phận kế toán nội bộ chuyên sâu. Nhờ có sự hỗ trợ của chuyên gia, doanh nghiệp dễ dàng lập đầy đủ các biểu mẫu như tờ khai 03/TNDN, báo cáo tài chính, bảng kê chi tiết… và nộp đúng thời hạn quy định, tránh các khoản phạt hành chính không đáng có.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị hỗ trợ uy tín, bảo mật số liệu

Khi lựa chọn dịch vụ kế toán quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần quan tâm đến một số tiêu chí sau:

Kinh nghiệm chuyên môn: Đơn vị đã từng thực hiện quyết toán cho các doanh nghiệp tương đồng về quy mô và ngành nghề.

Đội ngũ nhân sự có chứng chỉ hành nghề kế toán, kiểm toán.

Tính bảo mật: Có cam kết bảo mật dữ liệu tài chính và thông tin doanh nghiệp, sử dụng phần mềm kế toán đạt chuẩn.

Hợp đồng rõ ràng: Có quy định cụ thể về phạm vi công việc, trách nhiệm và chi phí.

Hỗ trợ hậu quyết toán: Có dịch vụ tư vấn, giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc thanh tra.

Gợi ý đơn vị cung cấp dịch vụ quyết toán thuế trọn gói

Tại Việt Nam, có nhiều đơn vị uy tín chuyên cung cấp dịch vụ quyết toán thuế cuối năm như:

Công ty TNHH Kế Toán Gia Minh: Chuyên hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, tư vấn tối ưu thuế.

Công ty Dịch vụ kế toán Anpha: Có mặt tại nhiều tỉnh thành, quy trình làm việc chuyên nghiệp.

Công ty Kế toán Đông Dương: Hỗ trợ online và trực tiếp, phù hợp với doanh nghiệp khởi nghiệp.

Doanh nghiệp nên liên hệ để được tư vấn miễn phí trước khi ký hợp đồng dịch vụ, đảm bảo lựa chọn đúng đơn vị phù hợp nhu cầu.

Như vậy, thủ tục quyết toán thuế TNDN cuối năm là một quá trình quan trọng mà mọi doanh nghiệp không thể bỏ qua. Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bước trong quy trình quyết toán sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của cơ quan thuế, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp cần lưu ý đến các yếu tố như thời hạn quyết toán, hồ sơ cần nộp và các lỗi thường gặp để đảm bảo quá trình quyết toán diễn ra suôn sẻ. Nếu gặp khó khăn trong quá trình quyết toán, doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia thuế để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong các báo cáo tài chính.