Thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động phòng khám tại TPHCM [Hướng dẫn 2025]

Thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động phòng khám tại TPHCM là bước quan trọng khi cơ sở y tế muốn thay đổi thông tin trên giấy phép. Việc thực hiện đúng quy trình giúp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo giấy phép vẫn hợp pháp. Các thay đổi có thể liên quan đến địa chỉ, ngành nghề, người đứng đầu hoặc cơ sở vật chất. Bài viết này hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục và quy trình điều chỉnh giấy phép phòng khám tại TP.HCM. Qua đó, các chủ phòng khám sẽ nắm rõ cách thực hiện nhanh chóng, chính xác và hợp pháp.

Tổng quan về thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động phòng khám tại TPHCM

Giấy phép hoạt động phòng khám là gì? 

Giấy phép hoạt động phòng khám là văn bản pháp lý do cơ quan quản lý y tế cấp, chứng nhận rằng cơ sở khám chữa bệnh đáp ứng đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, nhân sự và chuyên môn để hoạt động hợp pháp. Giấy phép này ghi nhận các thông tin quan trọng như: tên phòng khám, loại hình chuyên khoa, địa chỉ, người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật, phạm vi hoạt động và thời hạn hiệu lực.

Giấy phép hoạt động phòng khám không chỉ là công cụ pháp lý bắt buộc mà còn đảm bảo quyền lợi cho người bệnh, giúp cơ quan quản lý giám sát, thanh kiểm tra và đánh giá chất lượng dịch vụ y tế. Việc có giấy phép hợp pháp cũng nâng cao uy tín của cơ sở y tế, tạo niềm tin cho bệnh nhân, đối tác và cộng đồng.

Đối với cơ sở y tế, giấy phép còn là điều kiện để thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm y tế, kê khai thuế, hợp đồng lao động với nhân sự và mở rộng các dịch vụ khám chữa bệnh trong phạm vi được cấp phép.

Khi nào cần điều chỉnh giấy phép phòng khám? 

Điều chỉnh giấy phép hoạt động phòng khám được thực hiện khi có thay đổi về thông tin quan trọng của cơ sở, bao gồm:

Thay đổi địa chỉ hoặc mở thêm cơ sở mới.

Thay đổi người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật hoặc bổ sung bác sĩ chuyên khoa.

Mở rộng phạm vi chuyên môn hoặc thêm các dịch vụ y tế mới.

Sửa đổi tên phòng khám hoặc loại hình hoạt động.

Việc điều chỉnh giấy phép đảm bảo rằng thông tin trong hồ sơ pháp lý luôn cập nhật, chính xác và hợp pháp, giúp phòng khám tiếp tục hoạt động mà không vi phạm quy định của Sở Y tế. Nếu không điều chỉnh kịp thời, cơ sở có thể bị xử phạt hành chính, đình chỉ hoạt động hoặc mất quyền lợi hợp pháp.

Thực hiện điều chỉnh giấy phép đúng thời hạn cũng giúp cơ quan quản lý dễ dàng giám sát, thanh tra và đánh giá chất lượng dịch vụ, đồng thời tạo môi trường y tế minh bạch và an toàn cho bệnh nhân.

Cơ sở pháp lý về điều chỉnh giấy phép phòng khám 

Luật, nghị định, thông tư liên quan 

Cơ sở pháp lý cho việc điều chỉnh giấy phép phòng khám bao gồm:

Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 15/2023/QH15, quy định điều kiện hành nghề, giấy phép hoạt động và trách nhiệm của cơ sở y tế trong việc thay đổi thông tin.

Nghị định số 109/2016/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về điều kiện cấp, gia hạn, điều chỉnh giấy phép hoạt động y tế, sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 155/2018/NĐ-CP.

Thông tư 07/2022/TT-BYT hướng dẫn thủ tục hành chính điện tử trong lĩnh vực y tế, bao gồm thủ tục nộp hồ sơ điều chỉnh giấy phép.

Các văn bản này quy định chi tiết về hồ sơ cần nộp, thời gian xử lý, thẩm quyền giải quyết, giúp cơ sở y tế thực hiện điều chỉnh giấy phép một cách minh bạch, hợp pháp và đúng quy trình.

Quy định đặc thù tại TP.HCM 

Tại TP.HCM, Sở Y tế là cơ quan trực tiếp tiếp nhận và thẩm định hồ sơ điều chỉnh giấy phép phòng khám. Các quy định đặc thù gồm:

Hồ sơ điều chỉnh phải nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến, kèm bản sao giấy tờ pháp lý, chứng chỉ hành nghề và các tài liệu liên quan đến thay đổi.

Trong trường hợp thay đổi người chịu trách nhiệm chuyên môn hoặc phạm vi chuyên môn, Sở Y tế có thể yêu cầu kiểm tra thực địa hoặc phỏng vấn chuyên môn để đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn y tế.

Thời gian thẩm định hồ sơ tại TP.HCM thường từ 15–30 ngày làm việc, tùy thuộc mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ và phạm vi điều chỉnh.

Các quy định này giúp TP.HCM quản lý chặt chẽ, minh bạch và an toàn các cơ sở khám chữa bệnh, đồng thời đảm bảo phòng khám luôn tuân thủ đúng các tiêu chuẩn về pháp lý và chuyên môn khi hoạt động.

Điều kiện để điều chỉnh giấy phép hoạt động phòng khám 

Điều kiện về cơ sở vật chất và thiết bị y tế 

Khi muốn điều chỉnh giấy phép hoạt động phòng khám, cơ sở y tế phải đảm bảo cơ sở vật chất đáp ứng tiêu chuẩn mới theo quy định hiện hành. Bao gồm diện tích phòng khám, bố trí các phòng chức năng như phòng khám, phòng tiểu phẫu, phòng chờ, khu vực chờ xét nghiệm, phòng lưu bệnh nhân… Các phòng phải được trang bị nội thất, hệ thống chiếu sáng, thông gió, thiết bị y tế hiện đại và an toàn.

Ngoài ra, cơ sở cần đảm bảo thiết bị y tế mới bổ sung hoặc thay đổi phải được kiểm định, bảo trì theo quy định. Các điều chỉnh về cơ sở vật chất phải không làm giảm tiêu chuẩn hoạt động đã được cấp phép, đồng thời phù hợp với phạm vi chuyên môn kỹ thuật mà phòng khám được phép thực hiện.

Điều kiện về người đứng đầu và nhân sự 

Người đứng đầu phòng khám hoặc người chịu trách nhiệm chuyên môn phải có chứng chỉ hành nghề hợp lệ và trình độ chuyên môn phù hợp với phạm vi hoạt động điều chỉnh. Nếu thay đổi người phụ trách chuyên môn, cơ sở phải đảm bảo người mới có đủ kinh nghiệm, chứng chỉ chuyên khoa và lý lịch tư pháp trong sạch.

Ngoài ra, các nhân sự y tế khác cũng cần đáp ứng yêu cầu về trình độ, chứng chỉ hành nghề, số lượng phù hợp với quy mô phòng khám. Điều kiện nhân sự là bắt buộc để cơ quan quản lý y tế có cơ sở xác nhận phòng khám đủ năng lực thực hiện các kỹ thuật mới được điều chỉnh trong giấy phép.

Điều kiện về ngành nghề và phạm vi hoạt động 

Điều chỉnh giấy phép thường liên quan đến mở rộng hoặc thu hẹp ngành nghề, bổ sung kỹ thuật mới hoặc thay đổi phạm vi khám chữa bệnh. Phòng khám chỉ được điều chỉnh nếu các ngành nghề đề xuất nằm trong danh mục ngành nghề cho phép theo quy định của Bộ Y tế.

Các thay đổi về phạm vi hoạt động phải được chứng minh bằng hồ sơ, kế hoạch hoạt động và đề án chuyên môn. Đồng thời, cơ sở phải đảm bảo không vi phạm quy định về khám chữa bệnh, giới hạn kỹ thuật và năng lực thực hiện. Điều kiện này giúp cơ quan quản lý y tế xác định phòng khám đủ điều kiện để thực hiện các hoạt động chuyên môn mới, bảo đảm an toàn cho bệnh nhân.

Hồ sơ cần chuẩn bị để điều chỉnh giấy phép 

Giấy tờ bắt buộc 

Hồ sơ điều chỉnh giấy phép bao gồm:

Bản sao giấy phép hoạt động phòng khám hiện tại có công chứng hoặc chứng thực hợp pháp.

Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật và người chịu trách nhiệm chuyên môn, công chứng hợp lệ.

Giấy tờ liên quan đến cơ sở vật chất và thiết bị y tế mới bổ sung, như hợp đồng mua sắm, biên bản kiểm định, sơ đồ mặt bằng điều chỉnh.

Danh sách nhân sự và chứng chỉ hành nghề của các nhân viên y tế mới, nếu có điều chỉnh về nhân sự.

Đề án hoạt động, kế hoạch chuyên môn kỹ thuật thể hiện phạm vi điều chỉnh ngành nghề.

Toàn bộ giấy tờ cần đầy đủ, hợp pháp và còn hiệu lực, giúp Sở Y tế thẩm định nhanh chóng, hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

Mẫu đơn và biểu mẫu điều chỉnh giấy phép 

Cơ sở y tế cần sử dụng mẫu đơn đề nghị điều chỉnh giấy phép theo hướng dẫn của Sở Y tế địa phương. Mẫu đơn bao gồm:

Thông tin cơ sở: tên, địa chỉ, số giấy phép hiện tại.

Thông tin người đại diện pháp luật và người chịu trách nhiệm chuyên môn.

Nội dung điều chỉnh: cơ sở vật chất, thiết bị, nhân sự, ngành nghề hoặc phạm vi hoạt động.

Cam kết tuân thủ pháp luật và tiêu chuẩn y tế.

Ngoài mẫu đơn, hồ sơ có thể kèm theo biểu mẫu kê khai trang thiết bị y tế, danh sách nhân sự điều chỉnh, sơ đồ mặt bằng mới, giúp cơ quan cấp phép nắm rõ tình hình và đánh giá đầy đủ trước khi ra quyết định điều chỉnh.

Xác nhận thông tin, công chứng và dịch thuật 

Các giấy tờ nộp kèm phải công chứng tại cơ quan có thẩm quyền Việt Nam. Nếu hồ sơ có tài liệu nước ngoài, cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Việc xác nhận thông tin, công chứng và dịch thuật giúp cơ quan quản lý y tế xác minh tính hợp pháp và chính xác của hồ sơ, từ đó thực hiện việc điều chỉnh giấy phép nhanh chóng, bảo đảm an toàn pháp lý và tiêu chuẩn hoạt động phòng khám.

Quy trình điều chỉnh giấy phép phòng khám tại TP.HCM 

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ 

Khi muốn điều chỉnh giấy phép hoạt động phòng khám tại TP.HCM, bước đầu tiên là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác theo quy định của Sở Y tế. Hồ sơ điều chỉnh thường bao gồm: đơn đề nghị điều chỉnh giấy phép theo mẫu của Sở Y tế; bản sao giấy phép hoạt động hiện tại; giấy tờ chứng minh thay đổi liên quan đến cơ sở vật chất, nhân sự, chuyên khoa hoặc phạm vi hoạt động; sơ đồ mặt bằng mới nếu có; danh sách nhân sự và chứng chỉ hành nghề cập nhật; các tài liệu liên quan đến trang thiết bị y tế, máy móc hoặc giấy tờ pháp lý khác.

Ngoài ra, tất cả các giấy tờ phải đầy đủ chữ ký, dấu pháp nhân và bản sao công chứng hợp lệ. Việc chuẩn bị hồ sơ chi tiết, logic sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng, giảm nguy cơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần, tiết kiệm thời gian và chi phí cho phòng khám.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Y tế TP.HCM 

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, phòng khám nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa Sở Y tế TP.HCM. Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra sơ bộ về tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ, đồng thời cấp biên nhận hồ sơ để cơ sở theo dõi tiến trình xử lý. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc thông tin không chính xác, Sở Y tế sẽ thông báo cụ thể để phòng khám bổ sung trong thời hạn quy định.

Hiện nay, TP.HCM cũng hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, giúp cơ sở tiết kiệm thời gian di chuyển và thuận tiện theo dõi tiến độ thẩm định. Việc nộp hồ sơ đúng quy trình và cung cấp đầy đủ giấy tờ sẽ là bước quan trọng để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ và xử lý kịp thời.

Bước 3 – Thẩm định hồ sơ và kiểm tra thực tế 

Sau khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, Sở Y tế sẽ tiến hành thẩm định chi tiết và kiểm tra thực tế cơ sở. Đoàn thẩm định sẽ xem xét toàn bộ nội dung điều chỉnh được đề xuất, bao gồm: cơ sở vật chất, trang thiết bị y tế, phạm vi khám chữa bệnh, nhân sự chuyên môn, giấy chứng nhận hành nghề và các quy trình chuyên môn liên quan.

Trong quá trình kiểm tra thực tế, đoàn sẽ đối chiếu sơ đồ mặt bằng, danh mục trang thiết bị, phòng chức năng, phòng chờ, phòng tiểu phẫu và hệ thống phòng chống lây nhiễm với hồ sơ đã nộp. Nếu phát hiện không khớp hoặc thiếu sót, đoàn sẽ lập biên bản yêu cầu cơ sở khắc phục trong thời hạn nhất định.

Việc thẩm định kỹ lưỡng đảm bảo rằng phòng khám sau điều chỉnh vẫn đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, chất lượng dịch vụ và yêu cầu pháp lý. Thông thường, quá trình thẩm định và kiểm tra thực tế kéo dài 15 – 30 ngày làm việc, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của nội dung điều chỉnh. Nếu đạt yêu cầu, Sở Y tế sẽ lập hồ sơ trình cấp giấy phép điều chỉnh.

Bước 4 – Nhận giấy phép điều chỉnh và lưu trữ hồ sơ 

Khi hồ sơ thẩm định hoàn tất và được phê duyệt, Sở Y tế sẽ cấp giấy phép điều chỉnh cho phòng khám. Giấy phép mới sẽ ghi rõ các thông tin đã được điều chỉnh như phạm vi hoạt động, chuyên khoa, cơ sở vật chất hoặc nhân sự chuyên môn. Phòng khám cần kiểm tra kỹ thông tin trên giấy phép mới để đảm bảo chính xác, tránh sai sót ảnh hưởng đến hoạt động.

Sau khi nhận giấy phép, cơ sở nên lưu trữ hồ sơ gốc và bản sao công chứng một cách khoa học, để phục vụ kiểm tra định kỳ, gia hạn giấy phép hoặc các thủ tục liên quan khác. Việc này giúp phòng khám duy trì hoạt động hợp pháp, tuân thủ đúng quy định pháp luật và đảm bảo quyền lợi trong quá trình khám chữa bệnh tại TP.HCM.

Thời gian xử lý, lệ phí và lưu ý quan trọng 

Quy trình điều chỉnh giấy phép hoạt động phòng khám tại TP.HCM được áp dụng khi cơ sở y tế cần thay đổi thông tin như: tên phòng khám, địa chỉ, phạm vi hoạt động, chuyên khoa hay người chịu trách nhiệm chuyên môn. Thủ tục này yêu cầu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp tại Sở Y tế TP.HCM, đồng thời đảm bảo các thay đổi được cập nhật hợp pháp.

Việc nắm rõ thời gian xử lý, lệ phí và lưu ý quan trọng sẽ giúp chủ phòng khám chủ động sắp xếp kế hoạch hoạt động, tránh gián đoạn và đảm bảo tính hợp pháp. Hồ sơ thiếu hoặc không chính xác có thể khiến quá trình kéo dài, ảnh hưởng đến quyền lợi và hoạt động thường nhật của cơ sở.

Thời gian thẩm định và cấp giấy phép điều chỉnh 

Thời gian thẩm định hồ sơ điều chỉnh giấy phép phòng khám thường từ 15 đến 30 ngày làm việc, tùy thuộc vào tính chất và số lượng thay đổi. Trong quá trình này, Sở Y tế sẽ kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, xác minh thông tin mới và xác nhận cơ sở đáp ứng điều kiện pháp lý.

Nếu hồ sơ bị thiếu giấy tờ hoặc thông tin chưa rõ ràng, thời gian thẩm định có thể kéo dài hơn do yêu cầu bổ sung. Do đó, chuẩn bị hồ sơ chi tiết, đầy đủ và đúng mẫu là yếu tố quan trọng giúp rút ngắn thời gian xét duyệt, tránh phải đi lại nhiều lần và đảm bảo giấy phép điều chỉnh được cấp kịp thời.

Lệ phí và các lưu ý cần biết 

Mức lệ phí điều chỉnh giấy phép phòng khám được quy định theo loại hồ sơ và phạm vi thay đổi. Thông thường, lệ phí dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng, tùy vào nội dung điều chỉnh. Thanh toán có thể thực hiện trực tiếp tại cơ quan thẩm định hoặc chuyển khoản theo hướng dẫn.

Lưu ý quan trọng là: cần giữ biên lai hoặc xác nhận thanh toán để đối chiếu khi nhận giấy phép điều chỉnh. Ngoài ra, nên kiểm tra mẫu hồ sơ mới nhất, giấy tờ chứng thực hợp lệ và thời hạn hiệu lực của các chứng chỉ để tránh hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Dịch vụ hỗ trợ điều chỉnh giấy phép phòng khám tại TP.HCM 

Việc điều chỉnh giấy phép phòng khám yêu cầu hiểu biết về quy định pháp lý, hồ sơ và trình tự thực hiện, đặc biệt với những phòng khám có nhiều chi nhánh hoặc chuyên khoa đa dạng. Vì vậy, nhiều cơ sở lựa chọn dịch vụ hỗ trợ điều chỉnh giấy phép chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ hợp lệ và rút ngắn quy trình xét duyệt.

Đơn vị tư vấn sẽ kiểm tra thông tin thay đổi, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo đúng biểu mẫu và nộp tại Sở Y tế. Họ còn theo dõi tiến trình thẩm định, bổ sung giấy tờ khi có yêu cầu và nhận kết quả thay mặt phòng khám. Nhờ đó, quá trình điều chỉnh giấy phép diễn ra nhanh chóng, chính xác và hạn chế tối đa rủi ro bị trả lại hồ sơ.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp 

Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp phòng khám giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức. Đơn vị tư vấn sẽ rà soát hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ và nộp đúng cơ quan có thẩm quyền.

Ngoài ra, họ còn hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện, tư vấn cách xử lý tình huống phát sinh và theo dõi tiến trình xét duyệt. Điều này giúp chủ phòng khám yên tâm, tập trung vào hoạt động chuyên môn, đồng thời tăng tỷ lệ hồ sơ được cấp giấy phép điều chỉnh nhanh chóng và đúng hạn.

Đơn vị uy tín giúp hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng 

Các đơn vị uy tín tại TP.HCM cung cấp dịch vụ trọn gói từ tư vấn, soạn thảo hồ sơ đến nộp và theo dõi kết quả cấp giấy phép điều chỉnh. Họ có đội ngũ chuyên viên am hiểu pháp luật và kinh nghiệm xử lý nhiều hồ sơ thực tế, giúp phòng khám hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng và chính xác.

Ngoài ra, đơn vị uy tín còn hỗ trợ theo dõi tiến trình, nhận kết quả và tư vấn các bước tiếp theo, đảm bảo giấy phép được cập nhật hợp pháp, tránh gián đoạn hoạt động và tăng uy tín của phòng khám trong mắt cơ quan quản lý và khách hàng.

Thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động phòng khám tại TPHCM giúp cơ sở y tế cập nhật thông tin giấy phép hợp pháp, minh bạch. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng trình tự sẽ rút ngắn thời gian xử lý. Các chủ phòng khám cần nắm rõ các yêu cầu về hồ sơ, lệ phí và quy định pháp lý. Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp có thể tối ưu thời gian và tránh sai sót. Khi giấy phép được điều chỉnh hợp pháp, phòng khám sẽ hoạt động đúng quy định, nâng cao uy tín và đảm bảo quyền lợi người bệnh.